Översiktlig granskning av intern kontroll år 2011

Revisionsrapport Översiktlig granskning av intern kontroll år 2011 Kurt Westerback Cert. kommunal revisor Lars Wigström Cert. kommunal revisor Irene Deravian Stadsrevisionen i Örebro kommun

Översiktlig granskning av intern kontroll år 2011 Innehållsförteckning 1. Övergripande granskning av nämndernas arbete med intern kontroll... 1 1.1. Bakgrund, revisionsfråga och sammanfattande bedömning...1 2. Granskningsresultat i sammandrag...4 2.1. Programområde Barn och utbildning... 4 2.1.1. Programnämnd Barn och utbildning... 4 2.1.2. Gymnasienämnden... 4 2.1.3. Skolnämnd Nordost... 5 2.1.4. Skolnämnd Nordväst... 6 2.1.5. Skolnämnd Sydost...7 2.1.6. Skolnämnd Sydväst... 8 2.1.7. Östernärke områdesnämnd... 9 2.2. Programområde Samhällsbyggnad... 10 2.2.1. Programnämnd Samhällsbyggnad...10 2.2.2. Fastighetsnämnd... 11 2.2.3. Miljönämnd...12 2.2.4. Teknisk nämnd...13 2.2.5. Byggnadsnämnd...14 2.2.6. Fritids- och turistnämnd...15 2.2.7. Kultur- och medborgarnämnd...16 2.2.8. Tysslinge lokala nämnd...17 2.2.9. Glanshammars lokala nämnd...18 2.3. Programområde Social välfärd... 19 2.3.1. Programnämnd Social välfärd...19 2.3.2. Socialnämnd väster...19 2.3.3. Socialnämnd öster...21 2.3.4. Vård- och omsorgsnämnd väster...21 2.3.5. Vård- och omsorgsnämnd Öster... 22 2.3.6. Nämnd för funktionshindrade... 23 2.3.7. Överförmyndarnämnden... 24 2.4. Kommunstyrelsen... 24 2.4.1. Vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsnämnd... 25 Stadsrevisionen i Örebro kommun

1. Övergripande granskning av nämndernas arbete med intern kontroll 1.1. Bakgrund, revisionsfråga och sammanfattande bedömning Av kommunallagen (6 kap. 7 ) framgår att nämnderna skall ha tillräcklig kontroll över sin verksamhet och att verksamheten ska bedrivas på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detta innebär att det är nämnderna själva som ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning, ledning, uppföljning och kontroll av verksamheten så den bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns säkra rutiner som förhindrar förlust för kommunen och säkerställer att räkenskaperna är rättvisande. Tillräcklig intern kontroll förutsätter ett strukturerat arbetssätt enligt definierade processer och rutiner, integrerade i organisation, system och i det löpande arbetet. Stadsrevisionen har i sin årliga riskanalys bedömt att en övergripande granskning ska genomföras av hur samtliga nämnder planerat och bedrivit sitt internkontrollarbete. Kommunal Sektor inom har fått uppdraget att genomföra granskningen. Granskningen avser 2011 års verksamhet. Revisorernas uppgift är att pröva och bedöma om den interna kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig. Revisionsfrågan inriktas mot verksamheternas styrbarhet med avseende på om den interna kontrollen är tillräcklig. Rapporten återger huvudsakligen de resultat som redovisas av de olika nämnderna. Verifiering av resultatet av nämndernas internkontrollåtgärder enligt rapporteringen har inte genomförts inom ramen för denna granskning. Stadsrevisionens översiktliga granskning ska ge för varje nämnd svar på följande granskningsmål: - Har nämnden fattat beslut om granskningsplan för år 2011? - Har valet av granskningsåtgärder föregåtts av en dokumenterad riskbedömning? - Är granskningsåtgärderna enligt den beslutade planen genomförda och rapporterade till nämnden? - Har nämnden på ett tydligt sätt fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? - Har föregående års beslut om åtgärder verkställts och återrapporterats? - Har nämnden rapporterat till kommunstyrelsen? Vid bedömningen av om nämndernas internkontrollåtgärder har varit tillräckliga har utgångspunkten varit det av kommunstyrelsen under år 2009 beslutade doku- Stadsrevisionen i Örebro kommun 1 av 26

mentet Riktlinjer för intern kontroll med tillämpningsanvisningar och förtydliganden. Enligt riktlinjerna ska nämnderna genomföra en dokumenterad riskbedömning av verksamheten som grund för planering och prioritering av internkontrollens omfattning och inriktning. Varje nämnd ska sända en granskningsrapport till kommunstyrelsen senast i december under verksamhetsåret tillsammans med protokollsutdrag. Vad som granskningsplanen och granskningsrapporten ska innehålla framgår av tillämpningsanvisningarna. Kommunstyrelsen sammanställer därefter en rapport över samtliga nämnders granskningsrapporter och gör en samlad utvärdering av systemet för intern kontroll. Kommunstyrelsen ansvarar också för rapporteringen till stadsrevisionen. Utifrån det underlag vi erhållit bedömer vi att följsamheten till kommunstyrelsens riktlinjer och tillämpningsanvisningar behöver förbättras hos flera av nämnderna. Utifrån den dokumentation vi erhållit har någon form av dokumenterad, systematisk riskanalys/riskbedömning inför eventuellt val av egna internkontrollåtgärder inte genomförts av Kommunstyrelsen, de tre programnämnderna, Tysslinge lokala nämnd, Glanshammars lokala nämnd, Kultur- och medborgarnämnden, Fritid- och turistnämnden, Överförmyndarnämnden samt Nämnden för funktionshindrade. Endast Gymnasienämnden, Byggnadsnämnden, Fritid- och turistnämnden, Kulturoch medborgarnämnden samt Vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsnämnden återrapporterar en uppföljning av föregående års granskningsåtgärder, trots att kommunstyrelsen beslutat att samtliga nämnder skulle göra en uppföljning. Nämnderna har i varierande utsträckning beslutat om eller genomfört egna val av kontrollåtgärder. Kommunstyrelsen, de tre programnämnderna, Tekniska nämnden, Glanshammars lokala nämnd och Tysslinge lokala nämnd har inte genomfört någon nämndspecifik granskningsåtgärd. Som skäl har kommunstyrelsen och programnämnderna Barn och utbildning och Samhällsbyggnad angett att de kommungemensamma granskningsåtgärderna är omfattande, ett skäl som samtliga nämnder kunnat hänvisa till. Enligt riktlinjerna ska kommunstyrelsen även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen. För att få en helhetsbild bör återrapporteringen till kommunstyrelsen därför från och med år 2012 också omfatta den verksamhet som bedrivs i de kommunala företagen. För år 2011 har kommunstyrelsen beslutat att samtliga nämnder, utöver nämndernas egna val av granskningsåtgärder, ska granska: Stadsrevisionen i Örebro kommun 2 av 26

Kommunledningskontoret har under året utarbetat förtydliganden och kompletteringar av de kommungemensamma granskningsåtgärderna. Vi bedömer att riktlinjerna, tillämpningsanvisningarna och förtydligandena avseende de kommungemensamma granskningsåtgärderna bör ha varit ett tillräckligt stöd i nämndernas internkontrollarbete. Några av nämnderna framstår i olika delar av internkontrollprocessen som goda exempel för hur arbetet kan bedrivas. Vi bedömer sammantaget att fortsatta framsteg görs i det övergripande internkontrollarbetet. Resultatet visar att det ändå finns behov av ytterligare dialog/kommunikation för att hitta former och metodik för hur de beslutade uppdragen kan återredovisas till nämnderna, kommunstyrelsen, stadsrevisionen och fullmäktige på ett tillräckligt sätt. Några av nämndernas redovisningar av resultat och bedömningar är delvis svårtolkade och allmänna formuleringar används i beskrivningarna till åtgärdsförslag. Omfattningen av granskningsurval varierar också mellan nämnderna. Kommunledningskontoret avser att under år 2012 revidera styrdokument och metod för att bl. a. underlätta nämndernas egen bedömning av om den interna kontrollen är tillräcklig. De egna granskningsåtgärder som de andra nämnderna beslutat att genomföra framgår av skrivningarna för nämnderna inom respektive programområde. Komplettering av underlag har inhämtats fortlöpande under granskningens gång. Stadsrevisionen i Örebro kommun 3 av 26

2. Granskningsresultat i sammandrag 2.1. Programområde Barn och utbildning 2.1.1. Programnämnd Barn och utbildning Nämnden har beslutat om granskningsplan, genomfört beslutade granskningsåtgärder och behandlat granskningsrapporten för år 2011. Granskningen inom det personaladministrativa området är inte relevant för nämnden eftersom den inte har någon egen anställd personal. Vi kan inte heller i år finna att nämnden genomfört någon riskbedömning för egen del och inte heller gjort några egna val av internkontrollåtgärder. Nämnden har bedömt att de gemensamma granskningsområdena är omfattande och därför inte beslutat om några egna specifika åtgärder. Nämndens val av internkontrollåtgärder är inte tillräcklig. Granskningsrapporten anger att granskningen av verksamhetens rutiner för att säkerställa att inköp av externa varor och tjänster följer kommunens upphandlingspolicy och inköpsregler visar att beställarorganisationen är något otydlig och att följsamheten till ramavtal vid beställningar kan förbättras. Granskningen av efterlevnaden av kommunens policy och riktlinjer för representation visar att nämnden i stort följer regelverket men att förbättringar behöver ske främst avseende namn på deltagare och datum för representationen. Rapporteringen till nämnden innehåller förslag till åtgärder. 2.1.2. Gymnasienämnden Nämnden har fattat beslut om granskningsplan, genomfört granskningsåtgärder och behandlat granskningsrapporten för år 2011. Nämnden har genomfört en riskoch väsentlighetsanalys. Stadsrevisionen i Örebro kommun 4 av 26

Nämnden har därutöver valt att genomföra en från förra året fortsatt granskning avseende förekomsten av inställda lektioner inom gymnasieskolan i enlighet med föregående års beslut. Granskningen av förekomsten av inställda lektioner visar att det inte finns tillräcklig beredskap på alla gymnasieskolor för att hantera avvikelser från ordinarie schema. Rutinerna bör förbättras. Resultatet är knappast förvånande och borde ha varit känt redan innan beslutet om granskningsåtgärd. Det saknas ibland tillräckliga kunskaper för att göra rätt beställningar av varor och tjänster hos rätt leverantör till följd av gymnasieskolans breda behov av varor och tjänster vilket medför att antalet beställare bör minskas. Kunskapen om ramavtal och inköpspolicy behöver öka. Granskningen avseende representation visar att rutinerna i huvudsak bedöms fungera bra. Hanteringen av uppgifter i personalsystemet bedöms fungera bra. Vissa brister finns vad avser uppdatering av uppgifter i telesök (TRIO). Rapporten innehåller därutöver uppgifter om förslag till åtgärder, tidpunkter för när åtgärderna ska följas upp samt lägesrapportering avseende uppföljning av åtgärder från föregående år. Nämnden har godkänt rapporten över granskningsåtgärderna och beslutat att överlämna rapporten till kommunstyrelsen. Nämnden har också beslutat att de i granskningsrapporten föreslagna åtgärderna följs upp och rapporteras till nämnden. En uppföljning ska också göras av antalet inställda lektioner, som ska rapporteras till nämnden i maj 2012. 2.1.3. Skolnämnd Nordost Nämnden har fattat beslut om granskningsplan, genomfört granskningsåtgärder och behandlat granskningsrapporten för år 2011. Stadsrevisionen i Örebro kommun 5 av 26

Nämnden har, bl. a. utifrån en för skolområdet gemensam riskbedömning, valt att fortsatt granska stödet till elever i behov av särskilt stöd, rätt/uppdaterade verksamhetskoder för personalen, om rätt behörighet i lärares anställningsinformation samt rutinerna för studie- och konferensresor. Nämndens val av granskningsåtgärder är mer omfattande. Resultatet av granskningen av beställningsprocessen visar att nämnden har många beställare och att inköp inom vissa varugrupper i alltför stor utsträckning sker från fel leverantör. Beställarorganisationen behöver ses över och informationen om ramavtal behöver bli tydligare. Granskningen av rätt/uppdaterade uppgifter i personalsystemet visar på brister i bl. a. tillförlitligheten i registreringen av uppgifterna om anställningen och att information delvis saknas. Nya rutiner behöver upprättas. Granskningarna av efterlevnaden av kommunens policy och riktlinjer för representation samt rutiner för studie- och konferensresor visar att brister finns rörande representation med avseende på bl. a. vilka som deltagit och datum. För studie- och konferenser behöver program finnas med varje gång för att bl. a. kunna bedöma om innehållet är relevant. Resultatet av den förnyade granskningen av åtgärdsprogram för elever i behov av särskilt stöd visar att förbättringar skett i arbetet med att upprätta åtgärdsprogram men att förmågan att analysera elevens behov utifrån en pedagogisk utredning samt att koppla elevens behov till undervisningens innehåll och utformning på gruppnivå (klassen) behöver utvecklas. Nämnden har godkänt granskningsrapporten för år 2011 och uppdragit till förvaltningen att genomföra redovisade förslag till åtgärder. Nämnden har överlämnat rapporten till kommunstyrelsen. Rapporteringen till nämnden innehåller tidpunkter för uppföljning med anledning av resultatet av genomförd internkontroll. 2.1.4. Skolnämnd Nordväst Nämnden har fattat beslut om granskningsplan, genomfört granskningsåtgärder och behandlat granskningsrapporten för år 2011. Stadsrevisionen i Örebro kommun 6 av 26

Nämnden har, bl. a. utifrån en för skolområdet gemensam riskbedömning, valt att fortsatt granska stödet till elever i behov av särskilt stöd, rätt/uppdaterade verksamhetskoder för personalen, om rätt behörighet i lärares anställningsinformation samt rutinerna för studie- och konferensresor. Nämndens val av granskningsåtgärder är mer omfattande. Resultatet av granskningen av beställningsprocessen visar att nämnden har många beställare och att inköp inom vissa varugrupper i alltför stor utsträckning sker från fel leverantör. Beställarorganisationen behöver ses över och informationen om ramavtal behöver bli tydligare. Granskningen av rätt/uppdaterade uppgifter i personalsystemet visar på brister i bl. a. tillförlitligheten i främst registreringen av uppgifterna om anställningen och att information delvis saknas. Nya rutiner behöver upprättas. Granskningarna av efterlevnaden av kommunens policy och riktlinjer för representation samt rutiner för studie- och konferensresor visar att brister finns rörande representation med avseende på bl. a. vilka som deltagit och datum. För studie- och konferenser behöver program finnas med varje gång för att bl. a. kunna bedöma om innehållet är relevant. Syftet behöver också anges vilket ofta brister. Följsamheten till kommunens riktlinjer behöver förbättras. Resultatet av den förnyade granskningen av åtgärdsprogram för elever i behov av särskilt stöd visar att förbättringar skett i arbetet med att upprätta åtgärdsprogram men att förmågan att analysera elevens behov utifrån en pedagogisk utredning samt att koppla elevens behov till undervisningens innehåll och utformning på gruppnivå (klassen) behöver utvecklas. Nämnden har godkänt granskningsrapporten för år 2011 och uppdragit till förvaltningen att genomföra redovisade förslag till åtgärder. Nämnden har överlämnat rapporten till kommunstyrelsen. Rapporteringen till nämnden innehåller tidpunkter för uppföljning med anledning av resultatet av genomförd internkontroll. 2.1.5. Skolnämnd Sydost Nämnden har fattat beslut om granskningsplan, genomfört granskningsåtgärder och behandlat granskningsrapporten för år 2011. Stadsrevisionen i Örebro kommun 7 av 26

Nämnden har, bl. a. utifrån en för skolområdet gemensam riskbedömning, valt att fortsatt granska stödet till elever i behov av särskilt stöd, rätt/uppdaterade verksamhetskoder för personalen, om rätt behörighet i lärares anställningsinformation samt rutinerna för studie- och konferensresor. Nämndens val av granskningsåtgärder är mer omfattande. Resultatet av granskningen av beställningsprocessen visar att nämnden har många beställare och att inköp inom vissa varugrupper i alltför stor utsträckning sker från fel leverantör. Beställarorganisationen behöver ses över och informationen om ramavtal behöver bli tydligare. Granskningen av rätt/uppdaterade uppgifter i personalsystemet visar på brister i bl. a. tillförlitligheten i främst registreringen av uppgifterna om anställningen och att information delvis saknas. Nya rutiner behöver upprättas. Granskningarna av efterlevnaden av kommunens policy och riktlinjer för representation samt rutiner för studie- och konferensresor visar att brister finns rörande representation med avseende på bl. a. vilka som deltagit. För studie- och konferenser behöver program finnas med varje gång för att bl. a. kunna bedöma om innehållet är relevant. Följsamheten till kommunens riktlinjer behöver förbättras. Resultatet av den förnyade granskningen av åtgärdsprogram för elever i behov av särskilt stöd visar att förbättringar skett i arbetet med att upprätta åtgärdsprogram men att förmågan att analysera elevens behov utifrån en pedagogisk utredning samt att koppla elevens behov till undervisningens innehåll och utformning på gruppnivå (klassen) behöver utvecklas. I drygt hälften av de granskade åtgärdsprogrammen saknas beskrivning av elevens behov. Nämnden har godkänt granskningsrapporten för år 2011 och uppdragit till förvaltningen att genomföra redovisade förslag till åtgärder. Nämnden har överlämnat rapporten till kommunstyrelsen. Rapporteringen till nämnden innehåller tidpunkter för uppföljning med anledning av resultatet av genomförd internkontroll. 2.1.6. Skolnämnd Sydväst Nämnden har fattat beslut om granskningsplan, genomfört granskningsåtgärder och behandlat granskningsrapporten för år 2011. Stadsrevisionen i Örebro kommun 8 av 26

Nämnden har, bl. a. utifrån en för skolområdet gemensam riskbedömning, valt att fortsatt granska stödet till elever i behov av särskilt stöd, rätt/uppdaterade verksamhetskoder för personalen, om rätt behörighet i lärares anställningsinformation samt rutinerna för studie- och konferensresor. Nämndens val av granskningsåtgärder är mer omfattande. Resultatet av granskningen av beställningsprocessen visar att nämnden har många beställare och att inköp inom vissa varugrupper i alltför stor utsträckning sker från fel leverantör. Beställarorganisationen behöver ses över och informationen om ramavtal behöver bli tydligare. Granskningen av rätt/uppdaterade uppgifter i personalsystemet visar på brister i bl. a. tillförlitligheten i främst registreringen av uppgifterna om anställningen och att information delvis saknas. Nya rutiner behöver upprättas. Granskningarna av efterlevnaden av kommunens policy och riktlinjer för representation samt rutiner för studie- och konferensresor visar att brister finns rörande representation med avseende på bl. a. vilka som deltagit. För studie- och konferenser behöver program finnas med varje gång för att bl. a. kunna bedöma om innehållet är relevant. Följsamheten till kommunens riktlinjer behöver förbättras. Resultatet av den förnyade granskningen av åtgärdsprogram för elever i behov av särskilt stöd visar att förbättringar skett i arbetet med att upprätta åtgärdsprogram men att förmågan att analysera elevens behov utifrån en pedagogisk utredning samt att koppla elevens behov till undervisningens innehåll och utformning på gruppnivå (klassen) behöver utvecklas. Nämnden har godkänt granskningsrapporten för år 2011 och uppdragit till förvaltningen att genomföra redovisade förslag till åtgärder. Nämnden har överlämnat rapporten till kommunstyrelsen. Rapporteringen till nämnden innehåller tidpunkter för uppföljning med anledning av resultatet av genomförd internkontroll. 2.1.7. Östernärke områdesnämnd Nämnden har fattat beslut om granskningsplan, genomfört granskningsåtgärder och behandlat granskningsrapporten för år 2011. Stadsrevisionen i Örebro kommun 9 av 26

Nämnden har, bl. a. utifrån en för skolområdet gemensam riskbedömning, valt att fortsatt granska stödet till elever i behov av särskilt stöd, rätt/uppdaterade verksamhetskoder för personalen, om rätt behörighet i lärares anställningsinformation samt rutinerna för studie- och konferensresor. Nämndens val av granskningsåtgärder är mer omfattande. Resultatet av granskningen av beställningsprocessen visar att nämnden har många beställare och att inköp inom vissa varugrupper i alltför stor utsträckning sker från fel leverantör. Beställarorganisationen behöver ses över och informationen om ramavtal behöver bli tydligare. Granskningen av rätt/uppdaterade uppgifter i personalsystemet visar på brister i bl. a. tillförlitligheten i främst registreringen av uppgifterna om anställningen och att information delvis saknas. Nya rutiner behöver upprättas. Granskningarna av efterlevnaden av kommunens policy och riktlinjer för representation samt rutiner för studie- och konferensresor visar att brister finns rörande representation med avseende på bl. a. vilka som deltagit samt syfte och namn på enheten/gruppen. För studie- och konferenser behöver program finnas med varje gång för att bl. a. kunna bedöma om innehållet är relevant. Följsamheten till kommunens riktlinjer behöver förbättras. Resultatet av den förnyade granskningen av åtgärdsprogram för elever i behov av särskilt stöd visar att förbättringar skett i arbetet med att upprätta åtgärdsprogram men att förmågan att analysera elevens behov utifrån en pedagogisk utredning samt att koppla elevens behov till undervisningens innehåll och utformning på gruppnivå (klassen) behöver utvecklas. Nämnden har godkänt granskningsrapporten för år 2011 och uppdragit till förvaltningen att genomföra redovisade förslag till åtgärder. Nämnden har överlämnat rapporten till kommunstyrelsen. Rapporteringen till nämnden innehåller tidpunkter för uppföljning med anledning av resultatet av genomförd internkontroll. 2.2. Programområde Samhällsbyggnad 2.2.1. Programnämnd Samhällsbyggnad Nämnden har beslutat om granskningsplan, genomfört beslutade granskningsåtgärder och behandlat granskningsrapporten för år 2011. Granskningen inom det personaladministrativa området är inte relevant för nämnden eftersom den inte har någon egen anställd personal. Stadsrevisionen i Örebro kommun 10 av 26

Vi kan inte heller i år finna att nämnden genomfört någon egen riskbedömning och inte heller gjort några egna val av internkontrollåtgärder. Nämnden har bedömt att de gemensamma granskningsområdena är omfattande och därför inte beslutat om några egna specifika åtgärder. Nämndens val av internkontrollåtgärder är inte tillräcklig. Granskningsrapporten anger att det finns brister i dokumentationen av beställningsrutinerna som säkerställer att inköpen sker korrekt, att köptroheten är god samt att det saknas ramavtal för flera inköpsområden. Granskningen av efterlevnaden av kommunens policy och riktlinjer för representation visar att nämnden i stort sett följer regelverket. Rapporteringen till nämnden innehåller förslag till åtgärder. På förslag av kommunledningskontoret har programnämnden antagit granskningsrapporten och överlämnat den till kommunstyrelsen. Nämnden har också uppdragit åt Stadsbyggnad och Kollektivtrafikenheten att arbeta med de åtgärdsförslag som anges för respektive granskningsområde. 2.2.2. Fastighetsnämnd Nämnden har fattat beslut om granskningsplan, genomfört granskningsåtgärder och behandlat granskningsrapporten för år 2011. Nämnden har genomfört en dokumenterad riskbedömning som underlag för beslut om nämndspecifika internkontrollåtgärder. Nämnden har beslutat om att, utöver de kommungemensamma granskningarna, genomföra granskningar av om aktiviteterna i handlingsplanen avseende fastighetsverksamheten är genomförda, planeringen i lokalförsörjningsprocessen, regelefterlevnad av värdegrundsdokument samt om upphandlingar genomförts enligt lagen om offentlig upphandling, (LOU). Nämndens val av granskningsåtgärder är mer omfattande. Stadsrevisionen i Örebro kommun 11 av 26

Granskningen av om aktiviteterna i handlingsplanen avseende fastighetsverksamheten har genomförts har utgått ur den planerade internkontrollen till följd av att verksamheten uppges ha en egenkontroll av handlingsplanen som systematiskt rapporteras till nämnden. Planeringen i lokalförsörjningsprocessen har ändrats till projektplanering KFÖ Barn och utbildning. Regelefterlevnaden av värdegrundsdokument har också utgått eftersom värdegrunden inte implementerats. Sammantaget bedömer vi därför att träffbilden i nämndens riskbedömning kunde varit bättre. Vid granskningen av beställningsprocessen framkommer brister när det gäller dokumentationen vid avsteg från turordningen vid anlitande av ramavtalsleverantörer inom fastighetsverksamheten. Köptroheten anges vara god inom de områden där ramavtal tecknats. Inom IT-verksamheten kan köptroheten mot ramavtalsleverantörer förbättras liksom beställningsrutinerna och kunskapen om ramavtal. Vid granskningen av om verksamhetens rutiner säkerställer att det finns rätt/uppdaterade visar resultatet att det förekommer en hel del brister där felaktigt angivna chefer och titlar är det största problemet. Vid granskningen av rekryteringsprocessen anges att begränsningen av rekryteringskanalerna upplevs som kontraproduktivt och att PA:s roll som stödfunktion varierar i kvalitet. I samband med representation behövs tydligare uppgifter om syfte och deltagare. Bedömningen av resultatet vid granskningen av projektplaneringen är svårtolkat med allmänna och oprecisa formuleringar med avseende på granskningsresultat. Nämnden har godkänt granskningsrapporten för år 2011 och överlämnat rapporten till kommunstyrelsen. Rapporteringen till nämnden innehåller i begränsad omfattning enbart generellt angiven tidpunkt (år 2012) för uppföljning med anledning av resultatet av genomförd internkontroll. 2.2.3. Miljönämnd Nämnden har fattat beslut om granskningsplan och genomfört granskningsåtgärder och behandlat granskningsrapporten för år 2011. Nämnden har genomfört en dokumenterad riskbedömning som underlag för beslut om internkontrollåtgärder. Stadsrevisionen i Örebro kommun 12 av 26

Nämnden har beslutat om att under år 2011 stickprovsmässigt granska kännedomen och efterlevnaden av rutinen om hot och våld, språkkontroll av ett urval av informationsblad samt ett urval delegationsbeslut med avseende på rättssäkerhet. Resultatet av granskningen rörande representation, rättsäkerhet vid beslut, uppgifter om medarbetarna i kommunens personalsystem samt tillämpningen av rutinen avseende hot och våld bedöms av nämnden vara tillfredsställande med få konstaterade brister. Språkkontrollgranskningen visar på mindre förbättringsmöjligheter vad gäller förenkling av språket. Dokumenterade rutiner saknas till stor del i beställningsprocessen men att inköpsprocessen, utifrån förutsättningarna med liten inköpsvolym, bedöms fungera väl. Nämnden har godkänt granskningsrapporten för år 2011 och överlämnat rapporten till kommunstyrelsen och stadsrevisionen. 2.2.4. Teknisk nämnd Nämnden har fattat beslut om granskningsplan, genomfört granskningsåtgärder och behandlat granskningsrapporten för år 2011. Nämnden har genomfört en dokumenterad riskbedömning som underlag för beslut om internkontrollåtgärder. Nämndens val av internkontrollåtgärder är mer omfattande. Nämnden har, utöver de kommungemensamma åtgärderna, beslutat om att under år 2011 granska rekryteringsprocessen, uppfyllelsen av servicegarantierna, miljökrav vid upphandling av entreprenader med inriktning mot avfallsverksamheten, miljörevision med avseende på miljöledningssystemet samt kundfakturering inom Park och gata samt köptrohet mot ramavtalsleverantörer. Resultatet av granskningen av beställningsprocessen visar att rutinerna skiljer sig åt inom förvaltningen och att processen behöver gås igenom och rutinerna dokumenteras. Köptroheten inom ramavtalsområdena bedöms vara god, även om förbättringar kan göras inom enstaka områden. Det saknas också ramavtal inom flera inköpsområden. Stadsrevisionen i Örebro kommun 13 av 26

Vid granskningen av om verksamhetens rutiner säkerställer att det finns rätt/uppdaterade visar resultatet att det förekommer en del brister med felaktiga uppgifter om chefer och titlar. Vid granskningen av representation har få brister uppmärksammats. Vid granskningen av rekryteringsprocessen bedöms att begränsningen av rekryteringskanalerna upplevs som kontraproduktivt och att PA:s roll som stödfunktion varierar i kvalitet. Resultatet av kontrollmomentet avseende hur servicegarantierna uppfylls visar att de flesta servicegarantier uppfylls mycket väl men att det brister i tillgänglighetsgarantin för klagomålshanteringen och kundserviceprocessen. Det saknas dokumenterade rutiner för informationsutbyte med kundtjänst. Granskningen av upphandling av entreprenader inom avfallsverksamheten inriktades mot upphandling av mobil kärltvätt. Granskningen visade att en del av kraven enligt avtal och kravspecifikation inte var uppfyllda. Granskningen av miljörevision med avseende på miljöledningssystemet omfattade fem enheter inom nämndens verksamhetsområde och inriktades mot målsättningar, rutiner och processplan. Förbättringsmöjligheter finns främst med avseende på dokumentstyrning och avvikelsehantering. Kundfaktureringen inom Park och Gata behöver snabbas upp. Nämnden har godkänt granskningsrapporten för år 2011 och överlämnat rapporten till kommunstyrelsen (kommunledningskontorets controller) samt beslutat att förvaltningen ska återkomma i början av år 2012 med rapport om hur man arbetar med områden som granskningsrapporten pekar ut. Rapporteringen till nämnden innehåller tidpunkter för uppföljning med anledning av resultatet av genomförd internkontroll. Återrapporteringen är i vissa delar ofullständig och svårtolkad bl. a. i förhållande till den beslutade granskningsplanen. 2.2.5. Byggnadsnämnd Nämnden har fattat beslut om granskningsplan, genomfört granskningsåtgärder och behandlat granskningsrapporten för år 2011. Stadsrevisionen i Örebro kommun 14 av 26

Nämnden har genomfört en dokumenterad riskbedömning som underlag för beslut om internkontrollåtgärder. Nämndens val av internkontrollåtgärder är mer omfattande. Nämnden har, utöver de kommungemensamma åtgärderna, beslutat om att under år 2011 granska rutiner för geografisk information vid krissituationer, hantering av reseräkningar och outvecklad e-tjänst inom bygglovsverksamheten. Resultatet av granskningen av beställningsprocessen visar att det finns brister i dokumentationen av beställningsrutiner och att köptroheten inom ramavtalsområdena är god men också att förbättringar kan göras. Granskningen av om verksamhetens rutiner säkerställer att det finns rätt/uppdaterade visar enligt nämndens bedömning ett gott resultat i de delar som nämnden kan påverka. Vissa behov av rättningar och översyn av delar i personalsystemet Personec och Trio har anmälts. Vid granskningen av rutinerna för hur representation ska verifieras, konteras och attesteras har brister konstaterats. Vid granskning av geografisk information vid kriser har iakttagits att rutinerna för att tillgodose krisorganisationens behov inte har aktualiserats. Åtgärder har vidtagits. Granskningen av rutinerna vid hantering av reseräkningar visar att det i en del fall finns otillräckliga underlag (bilagor) och att ingen gemensam rutin följdes. Granskningen avseende e-tjänsten inom bygglovsverksamheten visar att det webbformulär som finns tillgängligt inte är tillräckligt bra vare sig för den bygglovssökande eller för handläggarna. Förvaltningen saknar en samtalspartner med ITteknisk kompetens för att kunna gå vidare. I granskningsrapporten redovisas även en sammanställning av uppföljning av resultatet av 2010 års internkontroll. Nämnden har antagit granskningsrapporten för år 2011, överlämnat rapporten till kommunstyrelsen samt uppdragit åt förvaltningen att arbeta med de åtgärdsförslag som anges för varje granskningsområde samt implementera redan vidtagna åtgärder. Rapporteringen till nämnden innehåller tidpunkter för genomförande och uppföljning med anledning av resultatet av genomförd internkontroll. 2.2.6. Fritids- och turistnämnd Nämnden har fattat beslut om granskningsplan, genomfört granskningsåtgärderna samt behandlat granskningsrapporten för år 2011. Stadsrevisionen i Örebro kommun 15 av 26

Vi kan inte finna att nämnden har genomfört någon systematisk, dokumenterad riskbedömning som underlag för beslut om internkontrollåtgärder. Nämnden har beslutat om att, utöver de kommungemensamma åtgärderna, granska att det finns underskrivna underlag för bokföringsorder. Resultatet av granskningen av beställningsprocessen visar att dokumenterade rutiner saknas och att kännedomen om ramavtalen behöver förbättras. Granskningen av representation visar på förbättringsmöjligheter med avseende på kontering och i underlagen till fakturorna. Det finns också behov av att göra styrdokumenten inom området mer kända i verksamheten. Granskningen av om verksamhetens rutiner säkerställer att det finns rätt/uppdaterade visar enligt nämndens bedömning ett gott resultat. Nämndens granskning avseende om underskrivna underlag finns för bokföringsorder visar att tillämpningen av rutinen kan förbättras. I granskningsrapporten och i bilagor redovisas dokumentation av rutiner som är en följd av 2010 års granskningsresultat. Nämnden har godkänt granskningsrapporten för år 2011. 2.2.7. Kultur- och medborgarnämnd Nämnden har fattat beslut om granskningsplan, genomfört granskningsåtgärderna samt behandlat granskningsrapporten för år 2011. Stadsrevisionen i Örebro kommun 16 av 26

Vi kan inte finna att nämnden har genomfört någon systematisk, dokumenterad riskbedömning som underlag för beslut om internkontrollåtgärder. Nämnden har beslutat om att, utöver de kommungemensamma åtgärderna, granska att det finns underskrivna underlag för bokföringsorder och att utdrag skett ur belastningsregistret för de som kommer i kontakt med skolan, barnomsorgen och liknande verksamheter. Resultatet av granskningen av beställningsprocessen visar att dokumenterade rutiner saknas i flera verksamheter och att kännedomen om de ramavtal som finns behöver förbättras. Granskningen av representation visar på förbättringsmöjligheter främst med avseende på kontering och datum för representationen. Det finns också behov av att göra styrdokumenten inom området mer kända i verksamheten. Granskningen av om verksamhetens rutiner säkerställer att det finns rätt/uppdaterade visar enligt nämndens bedömning att alla personer var registrerade på ett korrekt sätt. Nämndens granskning avseende om underskrivna underlag finns för bokföringsorder visar att tillämpningen av rutinen kan förbättras. Kontroll med belastningsregistret görs vid månadsanställning av lärare inom kulturskolan vilken är den enda verksamhet inom nämndens område där detta är möjligt. I granskningsrapporten och i bilagor redovisas dokumentation av rutiner som är en följd av 2010 års granskningsresultat. Nämnden har godkänt granskningsrapporten för år 2011. 2.2.8. Tysslinge lokala nämnd Nämnden har fattat beslut om granskningsplan, genomfört granskningsåtgärder enligt riktlinjerna samt behandlat granskningsrapporten för år 2011. Vi kan inte finna att nämnden har genomfört någon dokumenterad riskbedömning som underlag för beslut om internkontrollåtgärder. Nämnden har heller inte genomfört några nämndspecifika granskningsåtgärder. Stadsrevisionen i Örebro kommun 17 av 26

Resultatet av granskningen av beställningsprocessen visar att dokumenterad rutin saknas och att kännedomen om vilka ramavtal som finns behöver förbättras. Granskningen av representation visar på förbättringsmöjligheter främst med avseende på kontering och datum för representationen. Det finns också behov av att göra styrdokumenten inom området mer kända i verksamheten. Granskningen av om verksamhetens rutiner säkerställer att det finns rätt/uppdaterade visar enligt nämndens bedömning att alla personer utom en var registrerade på ett korrekt sätt och det har åtgärdats. Nämnden har beslutat att anta granskningsrapporten för år 2011 som överlämnats till kommunstyrelsen. 2.2.9. Glanshammars lokala nämnd Nämnden har, enligt protokollsutdrag, fattat beslut om att förslaget till internkontrollplan för år 2011 ska kompletteras med en riskbedömning och beslutas av nämnden i februari 2011. Vi kan inte finna att nämnden behandlat interkontrollplanen för 2011. Internkontrollåtgärder har genomförts och granskningsrapporten har behandlats av nämnden. Vi kan inte finna att nämnden har genomfört någon dokumenterad riskbedömning som underlag för beslut om internkontrollåtgärder. Nämnden har heller inte genomfört några nämndspecifika granskningsåtgärder. Resultatet av granskningen av beställningsprocessen visar att dokumenterad rutin saknas och att kännedomen om vilka ramavtal som finns behöver förbättras. Granskningen av representation visar på förbättringsmöjligheter främst med avseende på kontering, syfte, deltagare och datum för representationen. Det finns också behov av att göra styrdokumenten inom området mer kända i verksamheten. Granskningen av om verksamhetens rutiner säkerställer att det finns rätt/uppdaterade visar enligt nämndens bedömning att alla personer var registrerade på ett korrekt sätt. Stadsrevisionen i Örebro kommun 18 av 26