Revisionsplan 2012 Sollefteå kommun

Transkript

1 Sollefteå kommun Maj-Britt Åkerström Cert. kommunal revisor

2 Innehållsförteckning 1 Uppdrag 1 2 Revisionsuppdraget 1 3 Revisionsplanering Bedömning av väsentlighet och risk Revisionsprojekt Nämndernas övergripande ansvarsutövande Granskning av delårsrapport Granskning av årsredovisning Kommunens risk- och säkerhetsarbete Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Arrendeavtal Anpassning gymnasieskolan Förstudie entreprenader Upphandlings- och inköpsrutiner Intern kontroll Uppföljning av tidigare granskningar 6 Maj 2011 Sollefteå kommun

3 1 Uppdrag Kommunens revisorer har uppdragit till Kommunal Sektor att sammanfatta den revisionsplan som revisorerna fastställt att gälla för år Revisionsuppdraget En grundförutsättning för en tillförlitlig kommunal revision och ytterst en effektiv verksamhet är att samtliga delar av det kommunala verksamhetsområdet årligen blir föremål för revisorernas granskning. Fullmäktiges prövning sker årligen och avser all verksamhet. Prövningen av nämndernas ansvarstagande grundas på revisorernas bedömning och uttalande i revisionsberättelser. 3 Revisionsplanering 3.1 Bedömning av väsentlighet och risk Revisionsprocessens grundstomme är, enligt god revisionssed, analysen av väsentlighet och risk. Analysen som är övergripande, ska ligga till grund för planeringen av granskningens inriktning, omfattning och resursbehov de närmaste åren. I analysen bedöms såväl externa som interna faktorer. Följande revisionsfrågor är aktuella: Inom vilka områden finns risker att väsentliga fel uppstår som negativt kan påverka verksamhetens inriktning, förvaltning och redovisning? Vilka konsekvenser kan uppstå? Vilka risker finns och hur stor är sannolikheten för att fel eller misskötsel uppstår? 3.2 Revisionsprojekt 2012 Revisorerna har, utifrån genomförd väsentlighets- och riskanalys, beslutat genomföra följande revisionsprojekt år Nämndernas övergripande ansvarsutövande Revisorerna ska varje år uttala sig i frågan om ansvarsfrihet för nämnder och styrelser. För att möjliggöra bedömningar och skapa en tydlig grund för detta anger kommunallagen att all verksamhet ska granskas årligen. Revisorernas uttalande i revisionsberättelsen avseende ansvarsfrågan utgår från den övergripande revisionsuppgiften att pröva om nämnden fullgör sitt uppdrag från fullmäktige. I detta ingår bl. a. att pröva hur nämnderna tar till sig och tolkar uppdraget och omvandlar det till något utförbart och uppföljningsbart så att verksamheten når de politiska målen. Revisionsfrågan är: Är nämndernas och kommunstyrelsens ansvarsutövande tillfredsställande? Revisionsobjekt är kommunstyrelsen och nämnderna. Granskningsinsatserna avgränsas till att omfatta uppföljning av fattade beslut av större vikt. Sollefteå kommun 1 av 6

4 3.2.2 Granskning av delårsrapport Krav på delårsrapport och utformning av densamma framgår av Kommunal Redovisningslag, KRL. I kapital 9, 1 regleras att kommunen minst en gång under räkenskapsåret ska upprätta en delårsrapport för verksamheten från räkenskapsårets början. Rapporten ska omfatta en period av minst hälften och högst två tredjedelar av räkenskapsåret. Enligt Kommunallagen är det lagkrav på att kommunen ska formulera verksamhetsmässiga och finansiella mål för god ekonomisk hushållning i budgeten. Dessa mål ska sedan följas upp i delårsrapport och årsredovisning. Kommunens revisorer ska uttala sig om måluppfyllelsen. Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda finansiella målen, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda målen för verksamheten, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Revisionsobjekt är kommunstyrelsen som enligt kommunallagen är ansvarig för delårsrapportens upprättande Granskning av årsredovisning Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning. Vidare ska revisorerna enligt kommunallagen bedöma om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Kommunen har egna riktlinjer för årsredovisningens upprättande som ska följas. Sedan 2005 ska ett skriftligt utlåtande avseende god ekonomisk hushållning från revisorerna biläggas årsredovisningen. Detta sker inom ramen för upprättandet av revisionsberättelsen. Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Lämnar årsredovisningen upplysning om verksamhetens utfall, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen? Är årsredovisningens resultat förenligt med de mål fullmäktige beslutat avseende god ekonomisk hushållning? Har balanskravet uppfyllts och hanteras eventuella underskott i enlighet med balanskravets regler? Är räkenskaperna i allt väsentligt rättvisande? Med rättvisande avses följsamhet mot lag, rekommendationer och god redovisningssed. Revisionsobjekt är kommunstyrelsen som enligt kommunallagen är ansvarig för årsredovisningens upprättande. Sollefteå kommun 2 av 6

5 3.2.4 Kommunens risk- och säkerhetsarbete En rad extraordinära händelser har inträffat de senaste åren som ställt mycket höga krav på kommuners och landstings ledningsförmåga. Omfattande krav ställs på organisationen att snabbt kunna fatta beslut om prioriteringar mellan olika behov och önskemål. Stora krav ställs också på att ge medborgarna relevant information om händelseförloppet. En viktig del i kommunens risk- och säkerhetsarbete är att förebygga skador och ha väl fungerande rutiner och en effektiv organisation att hantera uppkomna skador. Lagen om extraordinära händelser i fredstid hos kommuner och landsting trädde i kraft den 1 januari Här krävs att kommuner och landsting för varje ny mandatperiod ska fastställa en plan för hantering av extraordinära händelser och att det ska finnas en krisledningsnämnd. Lagen ersattes den 1 september 2006 av Lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Den nya lagen innebär krav på vissa nya och mer preciserade uppgifter bland annat ett geografiskt områdesansvar. Revisionsfrågan är: Har kommunen en tillräcklig styrning av risk- och säkerhetsarbetet? Följande granskningsmål är aktuella: - Finns policy för säkerhetsarbetet i kommunen? - Finns riktlinjer för säkerhetsarbetet? Är de relevanta och kända i organisationen? - Är det övergripande ansvaret för säkerhetsarbetet tydliggjort? - Genomförs riskanalyser? - Har nämnder och styrelser handlingsplaner för hantering av skador? Revisionsobjekt är kommunstyrelsen Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Enligt kommunallagen ska kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över nämndernas och företagens verksamhet. Styrelsen ska uppmärksamt följa de frågor som kan ha inverkan på kommunens ekonomiska ställning samt hos fullmäktige göra de framställningar som behövs. Styrelsen får från övriga nämnder och beredningar begära de upplysningar som den behöver för att fullgöra sitt uppdrag. Revisionsfråga: Är kommunstyrelsens uppsikt över nämndernas och företagens verksamhet ändamålsenlig och tillräcklig? Följande granskningsmål är aktuella: - Är formerna för uppsikten ändamålsenliga och fungerar de tillfredsställande? - I vilken omfattning och till vilket innehåll sker styrelsens uppsikt? - I vilken utsträckning begär styrelsen upplysningar från nämnderna och företagen? Fungerar begäran om upplysning tillfredsställande? - I vilken utsträckning sker rapportering till fullmäktige? Revisionsobjekt är kommunstyrelsen. Sollefteå kommun 3 av 6

6 3.2.6 Arrendeavtal Kommunen har tecknat ett antal arrenden avseende bl. a. jakt och fiske. Det är av stor vikt att de som tecknar avtalen har tillräcklig kompetens för detta. Eventuella sbrister kan resultera i ekonomisk skada och/eller badwill för kommunen. Det är även viktigt att ha god kontroll på vilka avtal som finns och uppsägningstider för dessa. Revisionsfråga: Är processerna för avtalshantering och avtalsskrivning tillförlitliga och effektiva? Följande granskningsmål är aktuella: - Finns någon policy för upplåtande av arrendeavtal? - Upprättas avtal på ett rättssäkert sätt? Är kompetensen för avtalsupprättande tillfredsställande? - Vilka är behöriga att teckna avtal? - Vilka avtal finns? Är avtalen förtecknade? Vem/vilka ansvarar för förteckning? - Bevakas uppsägningstider på ett tillfredsställande sätt? - Har kommunen åsamkats kostnader eller extra arbetsinsatser på grund av dåliga avtal? Revisionsobjekt är kommunstyrelsen Anpassning gymnasieskolan För att möta ändrade förutsättningar för gymnasieverksamheten såsom minskat elevantal och därmed totalt minskat resursbehov krävs analys och långsiktig planering inför framtiden. Revisionsfråga: Bedriver barn- och skolnämnden verksamhetsplanering och anpassning till demografiska förändringar inom gymnasieskolan på ett effektivt sätt? Granskningen omfattar följande kontrollmål: - Hur ser elevutveckling och pensionsavgångar ut? - Vilka aktiviteter bedriver nämnden för att anpassa verksamheten utifrån demografiska förändringar? - Vilket arbete bedriver nämnden för att öka attraktionskraften i kommunens egen gymnasieskola? Hur arbetar nämnden med att anpassa utbildningsutbudet till gymnasieungdomarnas och arbetsmarknadens efterfrågan? Revisionsobjekt är barn- och skolnämnden Förstudie entreprenader Förstudien genomförs för att kartlägga omfattningen av entreprenadverksamheten i kommunen. Revisionsfråga: Vilken art och omfattning avser entreprenadverksamheten i kommunen? Revisionsobjekt är samtliga nämnder som upphandlar entreprenadverksamhet. Sollefteå kommun 4 av 6

7 3.2.9 Upphandlings- och inköpsrutiner För all offentlig upphandling gäller att vissa grundläggande EU-rättsliga principer måste följas, vilka är reglerade i lagarna om offentlig upphandling (lagen om offentlig upphandling och lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster). Lagarna utgår från principerna om likabehandling, ickediskriminering, öppenhet, proportionalitet och ömsesidigt erkännande. Från halvårsskiftet 2010 har skärpningar i lagstiftningen införts som bl. a. medför större risker för upphandlande myndighet att drabbas av skadestånd eller andra straffavgifter vid felaktigt genomförda upphandlingar. Revisionsfråga: Handläggs kommunens upphandlingar i enlighet med gällande lagstiftning och kommunens inköpspolicy? Granskningen omfattar följande granskningsmål: - Finns en dokumenterad aktuell organisations-/rutinbeskrivning inklusive arbets- och ansvarsfördelning för upphandlingsverksamheten? Är detta känt i organisationen? - Har den upphandlande enheten beslutade rutiner för egenkontroll av upphandlingars affärsmässighet och följsamhet till gällande rätt (lagar, riktlinjer, praxis)? - Hur sker upphandlingar av investeringar och ramavtal? - Följs gällande ramavtal (köptrohet)? Revisionsobjekt är barn- och skolnämnden Intern kontroll Det är viktigt att den interna kontrollen kring kontokort, mobiltelefoner och fria förmåner fungerar tillfredsställande. Revisionsfråga: Är den interna kontrollen avseende kontokort, mobiltelefoner och fria förmåner tillräcklig? Följande kontrollmål är aktuella: Hur många kontokort och bensinkort finns i kommunens namn? Hur förvaras de? Finns förteckningar över korten (innehavare och förvaringsplats)? Finns regler för hur korten får användas? Hur sker uppföljning av användning? Vilka attesterar fakturor? Vilka regler finns för mobiltelefonanvändning (märke, kapacitet, byten, återlämning, privata samtal, surfning m.m.)? Vilka fria förmåner förekommer? Finns kommunövergripande regler och rutiner för detta? Är beskattning av förmåner aktuell? Sollefteå kommun 5 av 6

8 Uppföljning av tidigare granskning Målet med revisorernas arbete är inte bara att det efter årets slut ska leda till en revisionsberättelse. Revisorernas arbete ska också leda till en bättre trygghet, säkerhet och effektivitet. Därför är det nödvändigt att de förslag som lämnats tidigare år löpande följs upp så att revisorerna kan bedöma om erforderliga åtgärder vidtagits från kommunens sida. Uppdraget innebär att följa upp att föreslagna åtgärder enligt tidigare granskningar genomförs. Uppföljningen år 2012 har avgränsats till att avse projektet Investeringar i Vallaskolan. Uppföljning av genomförda granskningar av delårsrapport och årsredovisning sker i annan ordning. Revisionsfrågan är: Vilka åtgärder har blivit genomförda med anledning av de förslag och synpunkter som lämnades i revisionsrapport 2010? Granskningen avser kommunstyrelsen. Sollefteå kommun 6 av 6