Mäta produktivitet SBUF-projekt nr xxx. Här följer en serie bilder som syftar till att beskriva projektets genomförande

Mäta produktivitet SBUF-projekt nr xxx Här följer en serie bilder som syftar till att beskriva projektets genomförande

Inledande bilder Plockat ur den serie bilder som visades vid det första mötet I arbetsgrupperna

Produktivitet är hett! Upprepade krav på ökad produktivitet Regering, departement Ägare och kunder Ofta jämförelser med andra industrier Fordonsindustrin m fl Rapporter, särskilt mot anläggningsbyggandet Statskontoret Riksrevisionen Stora och medelstora företag tar initiativ Främst produktutveckling I viss mån även processutveckling 3

450,0 400,0 Produktivitetsutvecklingen? 350,0 300,0 250,0 200,0 150,0 100,0 1980 1981 1982 1983 1984 1985 1986 1987 1988 1989 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Sweden Manufacturing Construction Service (Konjunkturinstitutet, 2012-04)

Aktuella initiativ Hållbart samhällsbyggande i världsklass Ett delområde handlar om att mäta effektivitet/produktivitet Inriktas mot att mäta brukarnöjdhet!? BI:s forskningsbaserade initiativ med samma namn Ett delområde är produktivitet Uppgiften är att reda ut vad SCB mäter BI Väst och Byggnadsarbetarförbundet Väst Har inlett samtal om hur produktiviteten kan ökas Ingen har ännu tagit tag i vad som sker ute i projekten 5

Vad är produktivitet? Många olika betydelser, Input/output (eller output/input) Överensstämmelse med mål, specifikationer osv (Faktorer som påverkar produktiviteten) tillämpningar och perspektiv Beroende av aktör, syfte och sammanhang Vad ska åstadkommas med mätningen? Företagsekonomiskt, nationalekonmiskt eller 6

Att genomföra meningsfull mätning Resurssnålhet. Det ska kosta så lite som möjligt att samla data och att återföra data. Låg belastning. Mätningen ska belasta linjepersonalen så lite som möjligt. Relevans och vägledande. Resultaten ska vara användbara, dvs stimulera och vägleda förbättringar. Snabb feedback. Resultaten ska vara aktuella. Extern resurs. Det behövs en extern resurs som samlar data, för annars blir det inte gjort. 7

Grundprinciper för att mäta produktivitet Meningsfullt, användbart, trovärdigt Vägleda förbättringar Stimulera förbättringar Enkelt att förstå på alla organisatoriska nivåer, ska alltså kunna kommuniceras och upplevas vara nära egna ansvaret Resurssnålt att samla in Mäta nära den fysiskt värdeökande processen Mer än ett mätetal Baseras på uppgifter som finns 8

Produktivitetsmätning med ett under-i-från-perspektiv Syfte Stimulera och vägleda verkliga förbättringsinsatser Utgå från vad som händer ute i projekten! Breda målgrupper Linjechefer och utvecklingsansvariga hos beställare, konsulter, entreprenörer, UE och materialleverantörer Resultaten baseras på Intervjuer med nyckelpersoner i alla byggprojekt i samband med färdigställandet Rapportering Årsrapport, kvartalsrapporter Företagen har ständig tillgång till egna data 9

Vad krävs för att åstadkomma detta? Databas för att registrera, sortera och presentera data Sverige Bygger / ByggFakta har databasen och vissa data! Infrastruktur för samla in, bearbeta och rapportera data Sverige Bygger / ByggFakta har infrastrukturen! Ägare till mätningen, resultaten och rapporten Företagen äger egna data Ta ställning senare till ägandet av resultat, rapport mm 10

Detta finns väl redan!? Best Practice (IQ Samhällsbyggnad) Hållbart samhällsbyggande i världsklass (Byggherrarna) Independent Project Analysis (IPA) Nej, det gör det inte! Befintliga verktyg och initiativ är antingen alltför resurskrävande (Best Practice och IPA) eller begränsade till kundens synpunkter. 11

Oliver Wyman's The Harbour Report, published since 1981, is the authoritative guide to automotive manufacturing in North America, and is a leading competitive analysis tool used by OEMs and suppliers to benchmark performance, develop strategies, and improve operations. This website is dedicated to companies that participate in The Harbour Report. The Harbour Report provides a multi-year perspective into which automakers are developing systems and processes related to quality, lean manufacturing, continuous improvement, worker involvement, technology, level of product complexity, process design, and layout. Ron Harbour explains: "We look at how companies are managing their resources. Lean manufacturing and continuous improvement efforts do not always produce immediate improvements, nor are they immediately recognizable. But The Harbour Report succeeds in identifying companies that are producing consistent, sustainable improvements to their manufacturing operations, giving them a cost advantage over their rivals.

Tre parallella arbetsgrupper Initiativet som helhet har utvecklats p g a andra parters intresse i att medverka. Därför har tre arbetsgrupper arbetat parallellt. De två förstnämnda grupperna hade avslutande möten gemensamt. Gruppen med VVS-entreprenörer inledde sitt arbete i juni 2012 och presenteras därför inte vidare i denna ppt-presentation. Sveriges Byggindustrier (SBUF-anslag) Byggentreprenörer Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor (UFOS) Byggherrar förstärkta med konsulter VVS-företagen VVS-entreprenörer 13

Tre arbetsgrupper Byggherrar/Konsulter Leif Andersson Anna Eckerstig Hans Hofflander Jan-Å Johansson Göran Lindahl Claes Grunewald Ulf Kjellberg Berth Olsson Magnus Borglund Byggentreprenörer Johan Alte Claes Dahlman Peter Hårte Rolf Jonsson Jens Lundén Andreas Brendinger Johan Deremar Fredrik Isaksson Pär Åhman VVS-entreprenörer Anders Ekroth Ylva Glissman Stefan Johansson Leif Sahlström Hillevi Skötte Sverige Bygger: Lars Johansson, Liselott Rudh, Peter Åhs Chalmers: Per-Erik Josephson

Syfte: bred mätning för att stimulera o vägleda Det underliggande syftet med detta projekt är att i bred skala stimulera och vägleda förbättringsinsatser hos beställare, konsulter, entreprenörer och andra aktörer inom den svenska samhällsbyggnadssektorn. Detta åstadkoms genom att utveckla ett resurssnålt verktyg för att mäta produktivitet och produktivitetspåverkande faktorer i byggprojekt, genomföra mätningar i bred skala och rapportera resultaten och slutsatserna i en publik rapport. Målet är att etablera en kontinuerlig mätning som löpande presenterar hur produktivitetsdata och produktivitetspåverkande faktorer utvecklas över tiden. Med erfarenhet från de inledande mätningarna kan verktyget vidareutvecklas för att än bättre stimulera och vägleda förbättringsarbetet. Med tiden kan också formerna för att presentera resultat utvecklas. Ur ansökan till SBUF 15

Några utgångspunkter Syftet är (och bör vara) att Vägleda förbättringar Stimulera förbättringar Ska mäta Produktivitet Produktivitetspåverkande faktorer Forma en fungerande mätning Inte nödvändigtvis världens bästa 1+1+1 intervjuer per projekt, i samband med ibruktagandet Kundens projektledare, max 10 minuter Byggplatschefen, max 10 minuter VVS-entreprenörens arbetsledare eller ledande montör, max 10 minuter Detta begränsar antal frågor och typen av frågor! 16

Vad krävs för att åstadkomma detta? Frågeuppsättning, som ger användbara svar (relevans) Databas för att registrera, sortera och presentera data (effektiv) Infrastruktur för samla in, bearbeta och rapportera data (effektiv) Rapporter mm för att informera (välriktade, anpassade) 17

Produktivitet - tre aspekter Tid Kostnad Kvalitet 18

Erfarenheten visar: Börja i rätt ände! Korta ledtider Tid Sänkta kostnader Kostnad Reducera fel och Kvalitet brister 19

1 Kostnad Vad är kostnad? Värdet av resursuppoffring Vilken kostnad är intressant? Och varför? Byggkostnad? Produktionskostnad? 20

Produktionskostnader - flerbostadshus Kostnadselement Andel (%) Moms 17-19 Byggherrekostnader, inkl mark, avgifter, projektering 20-24 Byggkostnad 57-63 Transporter, maskiner 10-12 Material 25-29 Lönekostnader tjänstemän 5-6 Lönekostnader underentreprenörer 5-6 Lönekostnader byggnadsarbetare 10-12 Totalt 100 Källa: BI, CSB 21

2 Tid Vilken eller vilka processer är intressanta? Monteringsarbetet på byggplatsen? Projektering + montering? Från idé till ibruktagande? Brukandet? Vilken slags tid är intressant? Arbetade timmar? Ledtider? (kalendertid mellan milstolpar) 22

Den ideala byggprocessen!? Idé Program Projektering Produktion Förvaltning Eller: Översiktsplaneskede Detaljplaneskede Förstudie Projektering Utförande 23

600 560 520 Projekt Kuggen på Chalmers Lindholmen Projektering Anbud Överklagat anbud Projektering Resource consumption: worked h / day (avg.) 480 440 400 360 320 280 240 200 160 120 80 40 0 2008 01 02 2008 01 17 2008 02 01 2008 02 16 2008 03 02 2008 03 17 2008 04 01 2008 04 16 2008 05 01 2008 05 16 2008 05 31 2008 06 15 2008 06 30 2008 07 15 2008 07 30 2008 08 14 2008 08 29 2008 09 13 2008 09 28 2008 10 13 2008 10 28 2008 11 12 2008 11 27 2008 12 12 2008 12 27 2009 01 11 2009 01 26 2009 02 10 2009 02 25 2009 03 12 2009 03 27 2009 04 11 2009 04 26 2009 05 11 2009 05 26 2009 06 10 2009 06 25 2009 07 10 2009 07 25 2009 08 09 2009 08 24 2009 09 08 2009 09 23 2009 10 08 2009 10 23 Resursförbrukning (timmar/dag) Jan 2008 Okt 2009 24

3 Kvalitet Vilken slags kvalitet 1? Produkten? Uppfylla kundbehov? Möta specifikationer? (inga anmärkningar) Processen? Felfri process? Inga personskador och olycksfall? Vilken slags kvalitet 2? Kvalitetsnivå? Energiförbrukning? Kundhänsyn Inte belasta kundens verksamhet? (om- o tillbyggnad) 25

Kostnader för att korrigera fel Stress 3% Risktagande 6% 29% Felkostnad (%) Kunskap Engagemang 50% 12% Information Felkostnad (%) 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 1 2 3 4 5 6 7 26

Projektets tre+tre aspekter Tid/Process 4 Organisation Kostnad Kvalitet/Produkt 27

4 Organisation Vilken eller vilka organisationer? Beställarens agerande? Konsulters agerande? Byggentreprenörens agerande UEs o materialleverantörers agerande? Andra? Relationer mellan kund och leverantör? mellan leverantörer? mellan ledare och utförare? 28

Många svar måste relateras till basfakta Produkttyp Volymer, ytor Kontraktsform Kundtyp Milstolpar Kommun 29

Vilken slags svar vill vi ha? Hårda data, så här blev det! Ex kr/m2, felkostnad Uppfattningar om hur det fungerat Ex hur har samverkan fungerat? Uppgifter om vilka insatser som vidtagits Ex har använt BIM, har haft gemensamma infomöten 30

Vilken typ av frågor kan vi ställa? 10 minuters uppmärksamhet är kort tid! Frågorna ska kunna besvaras tids-/kostnadseffektivt! Svaren ska kunna behandlas tids-/kostnadseffektivt! Rena faktauppgifter Som individen kan utan att slå i pärmar, ex antal m2 Som kräver extra insats, ex antal timmar på byggplatsen Uppfattningar om olika förhållanden Kryssa på flergradig skala Svara med fritext, ex hur en viss aktör agerat Gjorda insatser Kryssa ja/nej alt på flergradig skala Svara med fritext, ex orsak till fel När, Vad och Hur-frågor? 31

Vem kan/ska man fråga vad om? Vem kan/ska/bör man fråga vad om? I vilken omfattning kan man svara på hur man själv lyckats? När är det bättre att låta motparten (kunden/leverantören) svara? Exempel Hur beställarens agerande varit? Om produkten färdigställts i tid? 32

Nyttan för enskilda företag Benchmarking mot branschgenomsnitt Behöver inte planera och strukturera sina egna mätningar (Kan lägga till egen fråga) Resurssnålare än att göra det själv Det blir gjort, då extern aktör tar ansvaret 33

Många projekt Många projekt Resurssnål datainsamling Stimulera och vägleda Hårda och mjuka data Att lära av Harbour Report Constructing Excellence Svenskt kvalitetsindex 34

Arbetsformen Fyra möten i arbetsgrupperna, med hemuppgift inför varje möte Möte 1 Inledande möte Möte 2 Disk grovt förslag Möte 3 Förberedelser testen Möte 4 utfall test och fortsättning Test på 15-tal byggprojekt Mailenkät till kundens projektledare och till byggplatschefen i varje byggprojekt

Exempel på möjliga frågor 36

Produktivitetspåverkande faktorer, exempel Beställarens agerande Handlingarnas standard Organisationens utseende Leverantörers prestationer Produktivitetsmått, exempel Kr/tim per m2 Tids-/budgetöverensstämm. Ledtider. Största fel. 37

(A) Grunddata (3-5 min) Produkttyp Volymer, ytor Kontraktsform Kund Milstolpar Kommun Osv Används för: Sortera svaren efter Relatera vissa uppgifter till 38

(B) Produktivitetspåverkande faktorer (3-5 min) Sifferbetyg + kommentar om väsentliga faktorer Kundens agerande Handlingarnas standard Organisationens utseende osv Används för: Synliggöra, stimulera och vägleda förändringar hos olika aktörer. Ge genomsnittsvärden för varje faktor totalt, per produkttyp, per region osv. Se trender över tiden. 39

(C) Leverantörernas prestationer (5 min) ca 70% av arbetet köps in av leverantörer! Bedöma största leverantörerna avseende (Sifferbetyg + kommentar) Leveranssäkerheten Produktkvaliteten Relationen Prisvärdet Används för: Synliggöra, stimulera och vägleda förändringar hos olika aktörsgrupper. Ge genomsnittsvärden för varje faktor leverantörskategori, per region osv. Se trender över tiden. 40

(C) Leverantörernas prestationer (5 min) ca 70% av arbetet köps in av leverantörer! Bedöma största leverantörerna avseende (Sifferbetyg + kommentar) Leveranssäkerheten Produktkvaliteten Relationen Prisvärdet Används för: Synliggöra, stimulera och vägleda förändringar hos olika aktörsgrupper. Ge genomsnittsvärden för varje faktor leverantörskategori, per region osv. Se trender över tiden. 41

(D) Största fel (2-3 min) Begränsa till två fel per projekt! Ange största fel orsakad av egna företaget Feltyp Orsak Uppskattad kostnad Ange största fel orsakad av annan aktör Feltyp Orsak Uppskattad kostnad Används för: Synliggöra, stimulera och vägleda förändringar hos olika aktörsgrupper. Visa vanligaste felen och orsakerna. Följa medelkostnaden för största felen över tiden. 42

(D) Största fel (2-3 min) Begränsa till två fel per projekt! Ange största fel orsakad av egna företaget Feltyp Orsak Uppskattad kostnad Ange största fel orsakad av annan aktör Feltyp Orsak Uppskattad kostnad Används för: Synliggöra, stimulera och vägleda förändringar hos olika aktörsgrupper. Visa vanligaste felen och orsakerna. Följa medelkostnaden för största felen över tiden. 43

Svar på första hemläxan Denna hemläxa gjordes före det första mötet. Följande bilder kunde därför presenteras vid det inledande mötet i arbetsgrupperna

Hemläxa Fråga 1: Vad anser du vara mest avgörande för att ett projekt ska bli lyckat. Nämn fem saker. Var så konkret som möjligt. Tidhållning, Nöjd kund, Ekonomin, Rätt kvalitet i slutprodukt, Bra arbetsmiljö inga tillbud. Att det är välprojekterat och att handlingar är framme i tid. Att det finns tillräckligt med tid för produktionsförberedelser. Att projektet är välplanerat. Även från beställarled så det inte kommer ändringar hela tiden. Att det är bra samordning både vad gäller byggya och UE, kontinuerliga planerings och samordningsmöten. Samt att logistiken fungerar. Rätt bemanning: framförallt gällande produktionsledningen på plats. Ledarskap, organisation, kultur, planering och mål Rätt Kund, Rätt Anbudskalkyl, Rätt Planering, Rätt Kapten=platschef, Rätt Besättning Genomarbetad produktionskalkyl, Genomarbetad produktionstidplan, Ett starkt team, som involverar alla, Gemensamt mål för alla i projektet, Genomarbetade handlingar utan fel, inga lösningar på plats Svar utifrån ett tillverkarperspektiv och ej i prioriteringsordning: Lönsamhet, klarar kravspecen, håller tidplan, effektiva processer (inkl förbättringar), nöjd kund. Att det ger önskad nytta, Att avgränsningen, syfte, mål och plan är tydlig, Engagemang, engagemang., Att man håller tiden och budget, Att resultatet är enkelt att förstå och ta till sig/implementera BYGGENTREPRENÖRER 45

(1) Vad anser du vara mest avgörande för att ett projekt ska bli lyckat. Nämn fem saker. Var så konkret som möjligt. Att det finns en marknad för produkten. Grundförhållandena. Att det finns en möjlighet till rationalitet genom upprepning (projektstorlek, detaljplaneföreskrifter mm). Markkostnaderna inkl eventuella infrastrukturkostnader och andra krav som förutsättning för markförvärvet (särskilda miljökrav, krav på dagis mm). Aktörernas kompetens och förmåga att planera, skapa bra personalresurser och samarbeta (arbetschef, platschef, projektörer mm) Ett kompetent väl fungerande team med byggherre, projektledning, arkitekt, övriga konsulter och platschef/byggledare. Väl fungerande berörda kommunala myndigheter. Bra byggledning och underleverantörer. God timing med konjunkturen. Väl formulerade projektmål. Organisation, struktur, rätt tidplan, bra handlingar, engagemang samsyn för projektet Engagerad/kunnig/tillgänglig beställare alt. beställarrepresentant. Hög nivå på handlingar. Rimligt med tid i alla skeden, förstudie, projektering, produktion. Rätt pris, alla inblandade måste få betalt och kunna göra rimlig vinst. Skapa en vi-känsla (beställare entreprenör konsult), vi löser problem som uppkommer tillsammans. Organisation (rätt kompetens och engagemang). Genomarbetad tidplan. Tydligt program/kravspec. Planeringskompetens hos beställare, konsulter och entreprenör. Kvalitetstänkande hos konsult o entreprenör (genomförande sv egen egenkontroll innan leverans) Tydlig beställare. Samverkan mellan alla aktörer. Kompetenta aktörer. Fokus på nyttan med projektet. LCC-tänkande i alla led BYGGHERRAR 46

Hemläxa Fråga 2: Tänk dig att du har full tillgång till all information i 1000 bygg- och anläggningsprojekt, som nyligen färdigställts. Men du får bara ställa fem frågor till kundernas projektledare. Vad skulle du fråga? KOSTNAD Vad har projektet kostat, t ex: kostnad/m2boa Lönsamhet TID Har tidsplanen hållits tillfredsställande? Håller tidplan Effektiva processer (inkl förbättringar), vad var det bästa resp sämsta i projektet Planering KVALITET Nöjd kund. Är ni nöjda med slutprodukten? Hur nöjda är ni, har ni fått vad ni betalat för? Gradera på 5-gradig skala. Blev det som ni förväntade er? Vad är du mest nöjd med Är det något som inte fungerat under produktionen, i så fall vad? Vad skulle kunna förbättras i nästa projekt tillsammans med oss? Vad har varit största bristen/kostnad i projektet? Kvalitetsfel Klarar kravspecen Ätor Vad gjorde ni för att minimera fel/avvikelser i projektet? Preciserade ni huvudmålet och stämde ni av det? 47 Med den upphandling som gjordes, fick ni ut vad ni förvändande er av entreprenörerna?

Hemläxa Fråga 2: Tänk dig att du har full tillgång till all information i 1000 bygg- och anläggningsprojekt, som nyligen färdigställts. Men du får bara ställa fem frågor till kundernas projektledare. Vad skulle du fråga? ORGANISATION Har kommunikationen fungerat? Hur kommunicerade ni era behov/krav? Hur har samarbetet med entreprenören fungerat? Vilken entreprenadform? Samarbetsklimat Organisationsstruktur Hur har entreprenörens platsorganisation fungerat Kommunikationen och samarbete med E BASFAKTA Projektfakta GENERELLT Vad har varit det bästa/kostnadseffektivaste i projektet? Nyckeltal (inkl.utfall, kalkyl mm) Faktorer som påverkat projektet +/- Vad skulle du gjort annorlunda (prioritera) 48

(2) Tänk dig att du har full tillgång till all information i 1000 bygg- och anläggningsprojekt, som nyligen färdigställts. Men du får bara ställa fem frågor till kundernas projektledare. Vad skulle du fråga om? Hur skulle du och dina kollegor använda de sammanvägda svaren? KOSTNAD Total projektkostnad/ BOA (spec vad total är) Total entreprenadkostnad/boa och BTA Kostnadsläge och ort Totalkostnad? Kostnad per BTA och BTV? ORGANISATION Vilken entreprenadform Hur engagerad är byggherren? Hur ser mötesorganisationen ut? Hur sker upphandlingarna? Hur har konflikter hanterats Har huvudentreprenören tidigare arbetat för beställaren? Hur fungerade projekteringsgruppen? Varför? Hur fungerade beställaren? Varför? Hur fungerade entreprenören? Varför? Upphandlingsform? Varför? Hur har du valt projektör/utförare? Vad har du gjort för att befrämja samverkan mellan aktörerna? TID KVALITET KOMMUNIKATION Hur ser protokollen ut och hur snabbt kommer de ut? BASDATA Ange projekt av den typ jag vill benchmarka Hur ser ditt uppdrag ut? Entreprenadform? GENERELLA ERFARENHETER Vad var sämst Vilka förutsättningar saknades Vad var bäst Vilken faktor var absolut viktigast för er framgång ÖVRIGT Väderskyddat och/eller industriellt byggande. I vilken omfattning? Vilka kritiska faktorer/moment fanns? Hur eliminerades riskerna? Hur har du identifierat kundbehovet? BYGGHERRAR 49

Hemläxa Fråga 3: Tänk dig att du har full tillgång till all information i 1000 bygg- och anläggningsprojekt, som nyligen färdigställts. Men du får bara ställa fem frågor till entreprenörens platschef. Vad skulle du fråga? KOSTNAD Kostnad. Vad har projektet kostat. Tex: kostnad/m2boa Lönsamhet TID Vad har ni för system för styrning av produktionen och hur följer ni upp att den följs? Hur säkerställer ni att tidsplanen följs? Har projektering/förberedelser fungerat. Gradera på skala. Produktionstid, Tiden Effektiva processer (inkl förbättringar) vad var det bästa resp sämsta i projektet Håller tidplan KVALITET Hur kvalitetssäkrar ni produkten? Hur hanterar ni arbetsmiljön? Vad har varit största bristen/kostnad i projektet? Ändrade förutsättningar Hur styrde/undvek ni avvikelser/störningar? Klarar kravspecen Underlaget/Handlingarna Vad är du mest nöjd med 50

Hemläxa Fråga 3: Tänk dig att du har full tillgång till all information i 1000 bygg- och anläggningsprojekt, som nyligen färdigställts. Men du får bara ställa fem frågor till entreprenörens platschef. Vad skulle du fråga? ORGANISATION Hur hanterar ni leverantörer (upphandling, avrop, rätt tid, rätt innehåll)? Hur har samordning/planering med UE och YA fungerat. Gradera på skala. Hur blev UE/lev involverade och engagerade i hela projektet? Organisationsstruktur Samarbetsklimat Vilka metoder hade ni för att kommunicera och efterlevnaden av tidplanen? Hur kommunicerade ni målen och hur följde ni upp dessa och skapade engagemanget runt det? Kommunikationen och samarbete med K BASFAKTA Projektfakta GENERELLT Vad har varit det bästa/kostnadseffektivaste i projektet? Nyckeltal (inkl.utfall, kalkyl mm) Faktorer som påverkat projektet +/- Hur har beställarens projektledning fungerat (Råd) Ange de 3saker som du vill ta med till nästa projekt och de 3 saker som du inte vill upprepa en gång till. Vad skulle du gjort annorlunda (prioritera) Nöjd kund. 51

(3) Tänk dig att du också har möjlighet att ställa fem frågor till entreprenörens platschef i varje projekt. Vad skulle du fråga om? Hur skulle du och dina kollegor använda de sammanvägda svaren? KOSTNAD TID Får du alla handlingar från konsulter i tid och är de korrekta och informativa? Har beställarrepresentant lämnat erforderliga besked i tid? KVALITET Hur man säkerställer kvalitén? Har handlingars kvalitet varit god? Har de varit väl samordnade? Antal fel? Egna respektive orsakade av andra? ORGANISATION Organisation och bemanning? Vilka UE man avser använda? Erfarenhet från byggnadsarbetarna? Hur kompetenta är dina medarbetare? Hur bra är underleverantörerna? Hur är din relation till företagets inköpsavdelning? Hur fungerar samarbetet med byggherren och projektledaren? Var byggherren rätt bemannad? Har arkitekter/tekniska konsulter funnits tillgängliga under byggtiden? Hur fungerade UE? Varför? Hur fungerade leverantörerna? Varför? ÖVRIGT Hur man arbetar med bygglogistik? Vad saknades? Fanns rätt förutsättningar från byggherren? Har du rätt förutsättningar internt? Kunde något gjorts annorlunda? Vilket/vilka system för logistik, leveranser och lagerhållning har ni använt. Vilka kritiska faktorer/moment fanns? Hur eliminerades riskerna? Vad kan du om den verksamhet som ska husera i byggnaden? Vad kan du om förvaltningsskede och hur påverkar detta ditt sätt att producera? BYGGHERRAR 52

Hemläxa Fråga 4: Tänk dig nu att du får en färsk rapport som sammanfattar hur ditt företags projekt har fungerat i ett antal avseenden. Rapporten innehåller dessutom sammanfattande resultat för ett betydligt större antal projekt. Hur skulle du vilja använda rapporten och dess resultat? Som entreprenör: Analysera resultaten, såväl bra som dåliga erfarenheter och i sann lean-anda använda dessa i företagets förbättringsarbete. Få koll på hur vi ligger till i förhållande till våra konkurrenter. Vilka områden kan vi förbättra. Vad är viktigast för våra kunder. Jämföra resultaten, sortera och analysera för att sedan åtgärda eventuella brister avseende - organisation, rutiner, processer etc. Benchmarking. Identifiera styrkor och svagheter. Ett slutmöte/workshop med inblandande och vissa nyckelpersoner (ex. kunden). Som sedan kokas ner till erfarenheter som kan spridas till alla i företaget. Till att leda och förbättra företagets verksamhet. Arbeta in åtgärder, mål i företagets Affärsplan. Följa upp dessa med nya rapporter. 53

(4) Tänk dig nu att du får en färsk rapport som sammanfattar hur ditt företags alla bygg- och anläggningsprojekt som avslutats under året har fungerat i ett antal avseenden. Rapporten innehåller dessutom sammanfattande resultat för ett betydligt större antal projekt. Skulle du läsa rapporten? Om ja, hur skulle du vilja använda rapporten och dess resultat? Ja, jag skulle försöka bilda mig en uppfattning om hur våra byggen går jämfört med andra och försöka få underlag för benchmarking Absolut! Ja, för att minimera störningar i kommande projekt och också se på det som var bra. Ja, jämföra mina projekts resultat med medel-bygget. Sätta in förbättringsåtgärder inom områden där vi ligger dåligt till Ja, diskutera i min verksamhetsgrupp för att se om vi kan förbättra oss på någon punkt Jag skulle läsa med intresse för att kunna dra slutsatser av vad som fungerat väl och mindre väl inför kommande projekt. Ständiga förbättringar BYGGHERRAR 54

Första förslaget till struktur för frågeformulär Diskuterades vid möte 2

Vad som diskuterats tidigare Produktivitetsmått, ex Ledtider Arbetstimmar per m2 Största fel Påverkande faktorer, ex Beställarens agerande Handlingarnas standard Organisationens utseende Leverantörernas prestationer 56

Intervjun - Strukturen A Basdata t ex produkttyp, geografiskt läge, organisation B Tider och kostnader t ex milstolpar C Produktivitetspåverkande faktorer t ex organisationers agerande D Fel och störningar t ex största fel E Lärdomar t ex vad skulle di gjort annorlunda? OBS: Fördela frågorna på de tre individer som ska intervjuas! 57

A Basdata Produkttyp 1 (bostad, kontor osv) Produkttyp 2 (ny-, om-, tillbyggnad) Geografiskt läge (län, kommun) Volymer, ytor Vad?? Entreprenadform och Ersättningsform Medverkande företag Strategiska val Ex Partnering har tillämpats, BIM har använts, leverantörerna har upphandlats efter tidigare prestation 58

B Tider och kostnader Milstolpar Vilka milstolpar är relevanta och möjliga? Tider: Antal arbetstimmar utförda inom beställarorganisationen, inkl konsulttjänster för projektledning? Kostnader: Vilka kostnader är relevanta och möjliga? Budgetöverensstämmelse? Verklig produktionskostnad? Beräknad driftskostnad? ÄTA? Kvalitet/Energiförbrukning: Beräknad energiförbrukning? 59

C Produktivitetspåverkande faktorer Byggentreprenörens organisation Platsledningen har varit väl kompetent för detta projekt Entreprenörens platsorganisation har fungerat väl Det har varit lätt att kommunicera och samarbeta med entreprenör. Byggentreprenörens agerande Har hållit tidplanen väl genom hela produktionen Byggentreprenören har haft god ordning och reda Byggplatsen har varit välstädad Byggentreprenörens prestation Byggentreprenörens arbete har inte stört vår egen verksamhet Leveranssäkerheten (att de levererar rätt och riktiga grejer i tid) Produktkvaliteten (att standarden på varan eller tjänsten är bra) Prisvärdet (bra pris i f t vad som levereras och hur) Frågor till kundens projektledare 60

C Produktivitetspåverkande faktorer Kundens organisation Kunden har haft tillräcklig organisation Kunden har uppvisat hög kompetens Relationen till oss har varit bra Kundens agerande Kunden har uppvisat god beslutsförmåga Kunden har gett klara besked (i tid) Kunden har tydliggjort målet med projektet Kunden har löst uppkomna oenigheter på bra sätt Kundens prestation Projektet har varit välplanerat från beställarled Det har varit få ändringar Handlingarnas standard Handlingarna har varit tydliga och fullständiga Byggbarheten har varit god Handlingarna har leverats i tid Projektörerna har varit bra att samarbeta med Den egna organisationen Vårt företag har gett oss det stöd vi önskat Arbetsledningen på byggplatsen har varit tillräcklig Våra interna förberedelser har fungerat väl Våra egna yrkesarbetare har överlag varit väl engagerade UE har överlag varit väl engagerade Frågor till platschefen 61

D Leverantörens prestation Leveranssäkerheten att de levererar rätt och riktiga grejer i tid Produktkvaliteten att standarden på varan eller tjänsten är bra Relationen lätt att ha att göra med, skapar inga extra insatser från oss Prisvärdet bra pris i f t vad som levereras och hur 62

E Fel och störningar Det största egna felet Ange det största felet som orsakats av det egna företaget Vilken typ av fel? Vilken byggdel? Vilken orsak? Uppskatta kostnaden för att korrigera felet (oavsett vem som betalar) Det största felet av annan aktör Ange det största felet som orsakats av annan aktör Vilken typ av fel? Vem orsakade felet (färdig lista över aktörsgrupper) Vilken byggdel? Vilken orsak? Uppskatta kostnaden för att korrigera felet (oavsett vem som betalar) 63

F Lärdomar Lärdomar Vad skulle du framförallt ha gjort annorlunda om du fick starta om? Resultatet Hur nöjda är ni med slutprodukten? 64

Risker Vad kan vi förvänta oss att kundens projektledare svarar på? platschefen svarar på? VVS-entreprenören svarar på? Hur stor är risken att projektledaren/platschefen säger nej? företaget sätter stopp? Hur säkra bör svaren vara för att vara användbara? 65

Följande bilder med påhittade data visades för 50-talet byggentreprenörer i mars 2012

Produktiviteten i svenskt byggande 2011 University of Technology Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor (U.F.O.S)

Produktivitetsläget i svenskt byggande 2011 Produktivitetsutvecklingen har varit stark i den svenska byggsektorn under 2011. Det gäller särskilt bostadsbyggandet i de större tätorterna och ombyggnad av badrum i äldre bostadshus. Ledtiden från idé till färdig produkt har kortats med 3,2% under året. Det är särskilt handläggningstiderna hos kommunerna som har snabbats upp. Dessa har minskat från 17,7 till 16,5 veckor. Kostnaden för de största felen har minskat med 7,6% under året, vilket är anmärkningsvärt. Anläggningsbyggandet är särskilt utmärkande. Jämförelser mellan enskilda projekt uppvisar dock fortsatt stora skillnader. Den största förbättringspotentialen bedöms fortsatt ligga i (1) mer resurser till kommunernas handläggare, (2) utveckling av beställarkompetensen och (3) tidsanvändningen under produktionsfasen. Rapporten baseras på information som lämnats av projektledare hos byggherrar, bygg-entreprenörer och VVS-entreprenörer i 2714 byggprojekt färdigställda i Sverige under 2011.

Antal projekt 2011 (2010) Bostäder Andra hus Anläggning 10-25 mkr 311 (299) 423 (401) 213 (205) 25-50 mkr 220 (201) 295 (258) 181 (189) 50-100 mkr 209 (222) 199 (175) 126 (145) 100-500 mkr 133 (149) 150 (147) 102 (92) 500+ mkr 0 (0) 37 (41) 15 (11) Totalt 873 (871) 1104 (1022) 737 (742)

Hållbar framgång Reducera störningar Korta ledtider Sänkta kostnader Fokus på att minska förbrukningen av resurser

Påverkande faktorer Produktivitetsmått Beställarens agerande Produktionskostnad Handlingarnas standard Organisationens utseende Byggentrepren. prestationer Leverantörers prestationer Arbetstid Ledtider Störningar Felkostnader Nöjd kund Hållbar framgång Omvärldsfaktorer Energibehov

Påverkande faktorer Produktivitetsmått Beställarens agerande +1,2% Produktionskostnad +1,2% Handlingarnas standard Organisationens utseende Byggentrepren. prestationer Leverantörers prestationer -1,5% +0,8% +0,2% +3,5% Arbetstid Ledtider Störningar Felkostnader Nöjd kund -1,2% - 2,5% - 6,7% +1,6% Hållbar framgång Omvärldsfaktorer +/- 0% Energibehov - 5,4%

140000 120000 Felkostnader 100000 80000 60000 2010 2011 40000 20000 0 5-10 mkr 10-25 mkr 25-50 mkr 50-100 mkr 100-500 mkr 500+ mkr

140000 120000 Felkostnader 100000 80000 60000 Vanligaste feltyperna 1 Ändringar 22% 2 Planeringsfel 20% 3 Sena leveranser 9% 2010 2011 40000 20000 0 5-10 mkr 10-25 mkr 25-50 mkr 50-100 mkr 100-500 mkr 500+ mkr

Ledtider privat husbyggande 2010 4,8 6,2 6,2 18,9 månader 1,8 2011 4,9 5,7 5,9 18,7 månader 1,8 +2,1% -8,1% -4,8% -1,1% -2,4%

Arbetstid (tim/m2) Flerbostadshus Hantverkare Tjänstemän 86,4 78,3 83,1 79,7 25,1 25,1 26,3 21,9 Sthlm Gbg Skåne Övriga

Nöjd kund 2010 2011 94 94 94 93 93 92 92 91 91 90 89 89 Bostäder Kontor Skolor Vårdbyggn Industribyggn Sportanläggn Hur nöjda är ni med slutprodukten som helhet?

Byggentreprenörens prestation - enligt kunden Göteborg Stockholm Leveranssäkerheten 73 (72) 72 (72) Produktkvaliteten 87 (85) 84 (83) Prisvärdet 82 (82) 80 (78) Relationen till oss 91 (91) 88 (87) Återköp (Skulle du välja samma byggentreprenör igen?) 93 (91) 90 (90)

Byggentreprenörens prestation enligt VVS-entreprenören Organisation och kompetens tillräcklig organisation hög kompetens god relation till oss Tydlig ledning tydliga mål god beslutsförmåga gett klara besked (i tid) Samverkan löst uppkomna oenigheter åstadkommit god samverkan 84 89 89 85 91 94 91 90

Detta är möjligt januari 2013! F n pågår en förstudie Syftet är i bred skala stimulera och vägleda förbättringsinsatser hos beställare, konsulter, entreprenörer och andra aktörer inom den svenska samhällsbyggnadssektorn. Resurssnålt verktyg för att mäta produktivitet och produktivitetspåverkande faktorer Rapportera resultat och slutsatser publikt Bygger på korta intervjuer med tre nyckelpersoner Kundens projektledare Byggentreprenörens platschef VVS-entreprenörens arbetsledare i många projekt!

Att ta ställning till, exempel Nyttoaspekten - Intresse finns - Är nyttan/intresset tillräckligt? Affärsmodellen - Har inte testat betalningsviljan - Finansiering? Infrastrukturen - Finns org. för att samla data - Enkäter eller telefonintervjuer? - Hur säkerställa att ind. svarar? Innehållet - Finns bruttolista - Vad ska prioriteras? Leveransen (resultatpresentat.) - Finns idéer - Var? Hur? När? För vem? Resursinsatsen. Vad kostar att - samla och hantera data - skapa och underhålla databas - presentera resultat

Huvudalternativ ang fortsättning Go Löpande eller momentan mätning? Alla projekt över x mkr (ca 3000) eller stickprov (ca 500)? Alla produkttyper eller begränsa till en produkttyp? Mailenkäter eller telefonintervjuer? Organisation? No-go Lägga ner

Mäta produktivitet i projektorienterad verksamhet Produktivitetsmått av typen input/output (eller output/input) fungerar väl vid repetitiva verksamheter Vid projektorienterad verksamhet, t ex bygg- och anläggning, måste dessa mått kompletteras med andra typer av mått Ledtider och störningar är relevanta Ex Ericssons mjukvaruutveckling mäter ledtider (snabbt ut på marknaden) Ex Saab Space mäter fel, felupptäckt och felkostnader (riskfyllda verksamheter) Behöver kombinera mått som stimulerar till förbättringar, dvs mått på produktivitet mått som vägleder förbättringar, dvs mått på förhållanden som styr produktivitet

Test - enkät Två urval Projekt föreslagna av arbetsgrupperna Vissa respondenter vidtalade i förväg Projekt hämtade ur Sverige Byggers databas Ingen respondenter vidtalad i förväg Svar, utskick + 1 påminnelse Kundens projektledare 7 fullständiga svar (15 utskick) Byggplatschef 12 fullständiga svar (20 utskick) Kommentarer Ingen markant skillnad i svarsfrekvens mellan urvalsgrupperna 50% svarsfrekvens är relativt mycket. Kan inte räkna med så hög svarsfrekvens i löpande mätning.

Här följer råbilder som exempel på resultat Presenterades som underlag för diskussion vid det avslutande mötet i arbetsgrupperna

Hållbar framgång Reducera störningar Korta ledtider Sänkta kostnader Fokus på att minska förbrukningen av resurser

Syfte: bred mätning för att stimulera/vägleda Det underliggande syftet med detta projekt är att i bred skala stimulera och vägleda förbättringsinsatser hos beställare, konsulter, entreprenörer och andra aktörer inom den svenska samhällsbyggnadssektorn. Detta åstad-koms genom att utveckla ett resurssnålt verktyg för att mäta produktivitet och produktivitetspåverkande faktorer i byggprojekt, genomföra mätningar i bred skala och rapportera resultaten och slutsatserna i en publik rapport. Målet är att etablera en kontinuerlig mätning som löpande presenterar hur produktivitetsdata och produktivitetspåverkande faktorer utvecklas över tiden. Med erfarenhet från de inledande mätningarna kan verktyget vidareutvecklas för att än bättre stimulera och vägleda förbättringsarbetet. Med tiden kan också formerna för att presentera resultat utvecklas. Vinsten är (1) värdet av den faktiska produktivitetsförbättringen som verktyget förväntas bidra till, (2) att man visar handlingskraft och tar täten i den produktivitetsdrivande mätningen, och (3) att många företag nu slipper lägga egen kraft på att skapa system för att mäta, analysera och återrapportera data för produktivitetsutveckling. Ur ansökan till SBUF

Påverkande faktorer Produktivitetsmått Beställarens agerande Produktionskostnad Handlingarnas standard Organisationens utseende Byggentrepren. prestationer Leverantörers prestationer Arbetstid Ledtider Störningar Felkostnader Nöjd kund Hållbar framgång Omvärldsfaktorer Energibehov

Vad vi har gjort Formulerat en förstudie baserat på tidigare diskussioner Format två arbetsgrupper Projektledare, förstärkta med konsulter Byggentreprenörer, förstärkta med Sveriges Byggindustrier (VVS-entreprenörersgruppen träffas 8 juni) Tagit fram frågeformulär för kund-projektledare och byggplatschef Testat som mailenkät på ett femtontal projekt Testat intresset för möjliga mätresultat vid ett seminarium med 50-talet byggentreprenörer Påbörjat en utvärdering av möjligheten att mäta

Enkätens innehåll Kundens projektledare A Grunddata B Tider och kostnader C Produktivitetspåverka nde faktorer - C1 Förstudien - C2 Programfasen - C3 Projekteringsfasen - C4 Upphandlingsskedet - C5 Produktionsskedet D Fel och störningar E Lärdomar Byggplatschefen A Förutsättningar och strategiska val B Tider och kostnader C Produktivitetspåverkande faktorer - C1 Kunden - C2 Konsulterna och handlingarna - C3 Leverantörernas prestationer - C4 Vår egen organisation D Fel och störningar E Lärdomar

30 000 25 000 Produktionskostnad (kr/m2) Produktivitetsmått Produktionskostnad 20 000 Arbetstid 15 000 Ledtider 10 000 Störningar Felkostnader 5 000 Nöjd kund 0 Fyra flerbostadshus. Från kundens projektledare Energibehov

Byggkostnad utfall/budget (enl byggentr) Under budget Över budget -30,0% -20,0% -10,0% 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0%

Arbetstid tim/m 2 BOA 10,91 Produktivitetsmått Produktionskostnad 9,43 Arbetstid Ledtider 1,36 1,38 Störningar Felkostnader Nöjd kund Tjänstemän Arbetare, inkl UE Energibehov Två flerbostadshus. Från kund-projled o byggplatsch

Ledtider (antal månader) Produktivitetsmått Projektet pågår Produktionskostnad Arbetstid Ledtider Störningar Felkostnader Nöjd kund 0 10 20 30 40 50 60 Energibehov Program Projektering Upphandling Bygg Åtg besanm 1-16,5 2,5-14 0,5-7,5 11-21 0-4

400000 350000 300000 250000 Felkostnad (kr) Produktivitetsmått Produktionskostnad 200000 150000 100000 50000 Påhittad Påhittad Påhittad Verklig Arbetstid Ledtider 0 2009 2010 2011 2012 Störningar Felkostnader Byggentreprenören Störningsfritt projekt? Nej Ja Nöjd kund Kunden Energibehov 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

5 Kundnöjdhet Produktivitetsmått Produktionskostnad 4 Arbetstid 3 2 Ledtider Störningar Felkostnader Nöjd kund 1 Energibehov

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Beräknad energiförbrukning (kwh/m 2 år) Produktivitetsmått Produktionskostnad Arbetstid Ledtider Störningar Felkostnader Nöjd kund Energibehov

Påverkande faktorer Beställarens agerande Handlingarnas standard Organisationens utseende Byggentrepren. prestationer Leverantörers prestationer Omvärldsfaktorer

Beställarens agerande enl. PC Beställarens agerande Kunden har haft tillräcklig organisation Kunden har uppvisat hög kompetens Handlingarnas Relationen till oss har varit bra standard Kunden har tydligt presenterat sina mål med projektet Organisationens utseende Kunden har uppvisat god beslutsförmåga Kunden har gett klara besked (i tid) Byggentrepren. prestationer Kunden har löst uppkomna oenigheter på bra sätt Leverantörers Kunden har åstadkommit en god samv. mellan aktörerna prestationer Projektet har varit välplanerat från beställarled Omvärldsfaktorer Det har varit få ändringar -100-75 -50-25 0 25 50 75 100

Förutsättningar, samverkan och resultat, före byggstart Först Progr Proj Uppdr var tydligt prec o väl avgränsat 75 80 86 Det fanns tillr m tid för att utföra tillfr.st proj 75 80 80 Vi hade rätt org för att utf tillfredsst arbete 75 83 83 Ind i gruppen kände varandra väl sedan tidigare 75 71 71 Samverkan inom gruppen fungerade väl 75 91 89 Vi hade bra kunskap om risker i proj vid avsl arb 75 77 93 Vi uppnådde ett tillfredsställande resultat 75 89 90 Enligt kundens projektledare

Teknisk kompetens Ledningskompetens Leveranstider (punktlighet) Effektmålsmedvetenhet/best krav Produktionskostnadsmedvetenhet Samarbetsförmåga/tillgänglighet Lyhördhet för beställaren Kvalitet på levererade handlingar Arkitektonisk utformning Prisvärde Handlingarna har varit tydliga och fullständiga Byggbarheten har varit god (produktionstekniskt bra lösningar) Handlingarna har leverats i tid Projektörerna har varit bra att samarbeta med Konsulternas agerande under projekteringen 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Inst-kons Konstruktör Arkitekt Konsulterna och handlingarna 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Arkitekt Konstruktör

Byggentreprenörens organisation och agerande (enl kund) Byggentrepr har lyckats minimera störningarna på vår verksamhet Byggplatsen har varit välstädad Byggentreprenören har löst uppkomna konflikter på ett bra sätt Byggentr. har åstadkommit en god samverkan på byggplatsen Byggentreprenören har klarat av att ta hand om sena ändringar Byggentreprenören har drivit projektet väl strukturerat Byggentreprenören har haft god framförhållning Det har varit lätt att kommunicera och samarbeta med entreprenör. Byggentreprenören hade tillräcklig organisation för projektet Byggentreprenörens platsorganisation har fungerat väl Platsledningen hade kompetens för att driva projektet 60 65 70 75 80 85 90 95 100

100 Byggentreprenörens prestation (kund) 95 90 85 80 75 70 65 60 55 50 Leveranssäkerheten Produktkvaliteten Prisvärdet Alla (100 %) kunder skulle valt samma byggentr igen!

100 Leverantörernas prestationer (enl PC) 90 80 70 60 50 40 Leveranssäkerhet Produktkvalitet Samarbetet Prisvärdet Rör Vent El

Förutsättningar för byggarbetet Begränsad tid Kompl produkt Markförhållanden 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Plan Produktivitet 2012 Omfattning Nybyggnad flerbostadshus (376 projekt) Nybyggnad kontor (138 projekt)?? Datainsamling Grunddata från Sverige Bygger Intervjuer med kundens projektledare, byggplatschefen och VVS-entreprenörens arbetsledare?? Rapport Vintern 2013