Anvisningar, tidplan och ansvar för arbete med årsbokslutet 2014-12-31 * Med fakultet avses här även övriga enheter Datum Arbetsmoment Ansvar November/ december Bokslutsanvisningar skickas ut från ekonomiavdelningen. 21 nov 8 dec UK intervjuar fakulteterna om innehållet i resultatredovisningen 29 nov Fakturering avseende arbete utfört före december görs i görligaste mån senast den 28 nov. Sista dag för fakturering av inomstatliga kunder är 2 jan och utomstatliga kunder 9 jan December Ekonomerna gör fördelning av arbetskraftskostnader och övriga kostnader som ska fördelas på alla externa uppdrag, samt går igenom vilka externa uppdrag som ska vinstavräknas. Fördelningarna görs i största möjliga utsträckning i Primula där sista datum för registrering är 12/12 (lönebryt 15/12) UK Karin L Susanne L 1 dec Samråd om avgifter enligt 7 avgiftsförordningen 6 dec Lista med påminnelser till kunder skickas ut till fakulteterna 10 dec Mappstruktur i gemensam katalog för bokslutsspecifikationer är klar. Samma bokslutsspecifikationer som 2013 används, respektive kontoansvarig enligt förteckning uppdaterar med f g års värden etc. 10 dec Sista dag för hämtning av kontanta medel i Kalmar (Loomis) för att intäkten ska bokföras på 2014. Skicka in/meila underlag snarast till ekonomiavdelningen 12 dec Sista attest/registreringsdag för löneunderlag till Primula avseende december. 16 dec Påminnelser skickas ut till kunder på förfallna fakturor tom 30/11 Jacob 16 dec erna/institutionerna lämnar in underlag till befarade och konstaterade kundförluster. Viktigt att alla lämnar underlag till ekonomiavdelningen Jacob 19 dec Lån i riksgälden för investeringar gjorda 1406-1411 19 dec Sista dag för hämtning av kontanta medel i Växjö (Loomis) för att intäkten ska bokföras på 2014. Skicka in/meila underlag snarast till ekonomiavdelningen
19 dec Lönefilen för december bokförs Jennie 29 dec Reglera betalningar gentemot andra statliga myndigheter före årsskiftet i görligaste mån. Kontakta ekonomiavdelningens leverantörsgrupp för tidigareläggning av förfallodatum 30 dec Uttag av listor över ankomstregistrerade fakturor, efter kl 15.00 30 dec Sista dag för månadsomföringar (anslag, hyror, centrala avgifter, it-kostnader mm) Midvinternattens köld är hård Tina Los It Gott nytt år önskar ekonomiavdelningen! Början av jan Ändra räntesats i OLFI Anita 2 jan RKG, bokföring räntor, intäkter o anläggningar 2 jan Sista dagen för fakturering inomstatliga kunder 2 jan Inventering av växelkassor görs per 31/12, undertecknas av inventeringsförrättare (ej samma person som kassaansvarig) + närmaste chef. Mall för inventeringsdokument växelkassor finns på hemsidan under: ekonomi/blanketter och mallar. Underlaget skickas till ekonomiavdelningen 7 jan Alla inbetalningar (intäkter) avseende 2014 bokförda i agresso 7 jan Bokföring insättningar dagskassor och kortbetalningar är klar Malin Kundgruppen Jonnie 8 jan Vändning och bokning av semesterlöneskulden är klar. Jennie 8 jan Avskrivningar för december körs 16.00 8 jan Sista dag för bokföring av leverantörsfakturor. För att fakturan ska bokföras på 2014 måste den ha passerat igenom flödet senast 13.00 denna dagen. Fakturor som ankommer efter brytpunkten eller kostnader som bygger på uppskattningar/beräkningar skall periodiseras (konto 2718). Charlotte H Levgruppen 9 jan Sista dagen för fakturering av utomstatliga kunder 9 jan Fråga på ankomstregistrerade leverantörsfakturor körs
ut. Poster över 30 tkr skickas ut till fakultet/avdelning Levgruppen 12 jan Avstämning av ingående och utgående moms. Avstämning EU-moms (görs först) 12 jan Sista dag för omföringar/bokföringsorder mellan institutioner/enheter på olika fakulteter 12 jan Sista dag för bokföring/betalning av interna fakturor 12 jan Sista dag för omföringar inom institutionen 12 jan Studieavgifterna avstämda och bokförda Malin 13 jan Triggrar för indirekta kostnader december körs, kl 13.00 13 jan Kontroll av att stora ankomstregistrerade poster som avser 2013 är periodiserade som upplupna kostnader Levgruppen 14 jan Avstämning av baskonto 7* (transfereringar) = 0 15 jan Sista dag för bokföring/omföring på fakulteterna/ motsvarande 15 jan Sista dag för löpande bokföring på 2014. Period 1413 öppnas 15 jan Sista dag att registrera förutbetalda/upplupna intäkter och kostnader. Beloppsgränsen för periodiseringar är 30 000 kr för enskild post 15 jan Uttag och kontroll av listor till projektansvariga, innan eventuella periodiseringar har gjorts 16 jan Sista dag för registrering av hst/hpr i Ladok hänförliga till december 2014 16 jan Sista dag för inrapportering av forskarstuderande i Ladok hänförliga till 2014 16 jan Triggrar för indirekta kostnader december period 13 körs, kl 13.00 18 jan Definitiv VB körs (inkl diff VB). Sista dag att registrera är den 16/1. STUD Birger 15-20/1 Avstämning av balanskonton exkl 15*, 25*, 29*. erna stämmer av sina delar av respektive konto. Ekonomiavdelningen sammanställer och ansvarar för totala kontoavstämningen och de konton/delar av konton som inte bokförts på särskild organisation. 15-19 jan Samfinansiering och periodisering av projekt. erna periodiserar sina projekt, bokför samfinansieringen. Samtliga avtal som tillhör projekten scannas in i agresso + ansvarsförteckning ekonomiavdelningens avstämning balansräkning 17 jan Hermes inrapportering av decemberutfallet 17 jan Hermes prelimenärt anslagsutfall för hela året 19 jan Hermes motpartsinformation skall vara inrapporterad, komplettering i motpartsmodul görs fram till 23 jan
19 jan Departementsfaktura klar UK Lars 21 jan Kontrolldag för ekonomer! Genomgång av listor efter gjorda periodiseringar mm. Kontrollera stora förändringar på balanskonton Rättningar kommer inte att göras av fel som upptäcks efter detta datum. scontrollern meddelar på ekonomiavdelningen när man är klara 19 jan Anslagsavräkning och fördelning av anslag till institutionerna skall vara klart. (utifrån underlag 19 jan) 19 jan Anslagsavräkningen bokförd i agresso 22 jan Ekonomiavdelningens kontrolldag för Agresso (alla bokningar klara!) 23 jan Ombokning av ingående moms mellan statligt och icke statligt 23 jan Hermes: Sista dag för motpartsavstämningen, avvikelser kommenterade 23 jan erna sänder in kommentarer / analys till det ekonomiska resultatet för 2014 till Ekonomiavdelningen. Rapport LN14 används som underlag till analysen. 23 jan Utkast resultatredovisning i årsredovisningen 2014 skickas ut till rektorsgruppen, Linnestudenterna, fakulteterna, NLU, förvaltning (inklusive uppgiftslämnare) för synpunkter senast 27 jan 26 jan Checklista årsbokslut från fakulteterna till ekonomiavdelningen 26 jan Utkast resultatredovisning i årsredovisning 2014 klart 20-26 jan Avstämning av resterande balanskonton (15*, 25* och 29*). Universitetsövergripande analys av balansräkningens poster samt intäkts- och kostnadskonton 26 jan Sista dag för bokföring avseende 2014 dvs period 1413 stängs 26-30 jan Sammanställning av utkast: Resultat- och balansräkning Resultat per verksamhetsområde Noter, väsentliga uppgifter mm Redovisningsprinciper 26-30 jan Kontroller av siffror både i specar, årsredovisning UK enligt ansvarsförteckningen samt extrakontroll av relationerna 23-27 jan Behandlingshistoriken i bokslutspärmarna 27 jan Synpunkter på utkast resultatredovisning i
årsredovisningen 2014 från fakulteter, NLU, förvaltning mfl NLU Förvaltning mfl 31 jan Realekonomisk sammanställning 2 feb Transparenslagen, särskild redovisning enligt Lag (2005:590) om insyn i vissa finansiella förbindelser m.m. 3 feb Årsredovisning skickas till MBL UK Susanne L 4 feb Utfallsfil transaktioner, RR, BR, specifikationer, analyser till revisor. Granskning vecka 8 4-10 feb Kvalitetsgranskning av ÅR UK 11 feb ÅR skickas till Sofia för utskick till US UK 16 feb Hermes: Sista dag för avstämning av inrapporterat bokslut, RR, BR, noter och anslag mot slutlig RR, BR och ÅR. Kontroll av samtliga bokslutsrapporter 16 feb Hermes: Rapportering av särskild info 19 feb US beslutar om årsredovisning 2014 US 23 feb ÅR skickas till regeringen mfl. UK 23 feb Hermes: sista dag för ändring av inrapporterat utfall 16-20 feb Riksrevisionen granskar årsbokslutet 2014 27 feb Ekonomisk och teknisk mall UK Lars 22 feb-10 mars EA-värdering rapporteras Charlotte B