Upphandlingsbestämmelser inom Ale kommun 1. Syfte Syftet med dessa bestämmelser är att säkra Ale kommuns upphandlingsprocess. Varor och tjänster ska upphandlas korrekt enligt lagar, beslut och förordningar och ske för kommunens bästa. Bestämmelserna gäller samtliga sektorer samt nämnder och gäller all upphandling och samtliga inköp inom Ale kommun. 2. Regelverk Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) reglerar all upphandling och de fem grundläggande principerna för offentlig upphandling är: 2.1 Likabehandlingsprincipen 2.2 Principen om icke diskriminering 2.3 Principen om transparens 2.4 Proportionalitetsprincipen 2.5 Principen om ömsesidigt erkännande Lagen (2008:962) om valfrihetssystem (LOV) reglerar vad som gäller när upphandlande myndigheter konkurrensutsätter delar av sin verksamhet genom att överlåta till brukaren att välja utförare bland leverantörer i ett valfrihetssystem. 3. Upphandlingsenheten Upphandlingsenheten har ett samordningsansvar för kommunens upphandlingar. Samordningsansvaret innebär att för kommunens bästa genomföra upphandlingar som resulterar i för kommunen fördelaktiga avtal, med beaktande av krav från beställarna, med främjande av konkurrensen och med beaktande av övriga i kommunen fattade beslut. Sida 1 av 5
4. Inköpscentral Kommunen har möjlighet att medverka i samordnade upphandlingar som genomförs av en inköpscentral 1, förutsatt att detta bedöms bli mer ekonomiskt lönsamt än om kommunen skulle genomfört upphandlingen i egen regi. Detta under förutsättning att kommunens krav och behov tillgodoses fullt ut. 5. Förhållningssätt Kommunens upphandlingar ska genomföras affärsmässigt och öppet. Konkurrensen på en marknad ska alltid tas tillvara och krav som ställs ska vara rimliga i förhållande till vad som upphandlas. Jävsreglerna gäller samtliga personer som medverkar vid en upphandling och försiktighetsprincipen ska alltid vidtas. Jäv gäller även extern personal så som konsulter som medverkar vid framtagande av förstudie, upphandlingsunderlag m.m. För att misstankar om brott mot brottsbalkens regler om mutbrott och bestickning inte ska uppkomma ska gåvor och tjänster från externa som huvudregel alltid avböjas. 6. Uteslutning av leverantör En leverantör ska uteslutas som anbudsgivare om leverantören är dömd för brott 2. En leverantör kan uteslutas 3 som anbudsgivare om leverantören inte kan förklara negativa omständigheter avseende ekonomi, brister i yrkesutövningen, oreglerade skatteskulder osv. Krav ska ställas enligt vita jobb -mocellen i samband med upphandling av tjänster. Avtalet med en leverantör ska sägas upp om: - leverantören blir dömd för brott 1 - leverantören drabbas av ekonomiska svårigheter, brister i sin yrkesutövning eller inte betalar lagstadgade avgifter och skatter - leverantören inte lever upp till vad som finns angivit enligt vita jobb 7. Miljöhänsyn vid upphandling Sida 2 av 5
Kommunen ska ta miljöhänsyn vid upphandlingar och i första hand efterfråga miljömärkta produkter och miljökrav ska ställas på leverantörerna. 8. Social hänsyn och etiska krav Kommunen ska vid upphandlingar beakta social hänsyn samt ställa etiska krav. 9. Upphandlingsförfarande Vid beräkning av en upphandlings värde ska hela avtalets löptid inklusive option/förlängning ingå och en sammanräkning ska göras för hela kommunen. Öppet förfarande: värdet på kontraktet är minst 1,8 Mkr*, annonsering minst 40 dagar Förenklat förfarande: värdet på kontraktet upp till 1,8 Mkr*, annonsering minst 28 dagar *(för entreprenader är gränsen 45 Mkr) 10. Direktupphandling En direktupphandling får genomföras om upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl så som en naturkatastrof eller brand. Gränsen för lågt värde anges i LOU. För upphandlingsbelopp upp till 100 tkr kan upphandlingen genomföras av den enheten som upphandlingen berör och vid dessa tillfällen ska direktupphandlingsbestämmelserna följas, se bilaga 1 regler vid direktupphandling. För upphandlingsbelopp över 100 tkr ska upphandlingsenheten kontaktas. 11. Ramavtal Upphandlingsenheten beslutar om ramavtal. Ramavtal ska tecknas för regelbundet återkommande inköp inom ett varu- eller tjänsteområde. Ramavtal gäller hela organisationen Sida 3 av 5
och är tvingade avtal. 12. Överprövning och upphandlingsskadeavgift En leverantör ges alltid möjlighet att överpröva ett beslut i en upphandling. Innan en upphandling kan avslutas ska samtliga anbudsgivare som lämnat anbud tilldelas information om hur upphandlingen har genomförts. Leverantörerna har 10 dagar (avtalsspärr) på sig att lämna in en överprövning. Om kommunen felaktigt genomför en direktupphandling kan Konkurrensverket bötfälla kommunen (upphandlingsskadeavgift) 13. Uppföljning Ramavalstroheten ska följas upp regelbundet inom varje sektor. 14. Upphandlingsprocessen Sida 4 av 5
Steg 1 Upphandlingsenheten utser en upphandlare som är ansvarig projektledare för upphandlingen. Externa projektledare kan utses när upphandlingens art kräver viss specialistkompetens så som entreprenader och IT-system. I dessa fall ska upphandlingsenheten vara delaktig under processen. Arbetsgrupper inför en upphandling sammansätts utifrån respektive upphandlings art och komplexitet. Steg 2 Ett förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor arbetas fram. Steg 3 Upphandlingen läggs in i och annonseras i kommunens upphandlingssystem, vilket innebär att alla intresserade anbudsgivare ges möjlighet att hämta ut underlaget via nätet. Steg 4 Frågor och svar, öppning av anbud, kvalificering och utvärdering genomförs enligt gällande regelverk. Steg 5 Tilldelningsbeslut fattas av upphandlingsenheten. Steg 6 Avtal tecknas. Sida 5 av 5