Strategi EU-kontor Skåne Nordost 1
Innehållsförteckning 1. Syfte sid. 3 2.1 Mål/inriktning sid. 3 2.2 EU 2020 sid. 4 3.1 Verksamhetsutveckling sid. 4 3.2 Metod och genomförande sid.5 4.1 Strategisk påverkan/samverkan sid.6 4.2 Marknadsföring sid.7 5. Arbetssätt och ansvar sid.7 6.1 Personal sid.8 6.2 Budget sid.9 Bilaga: Handlingsplan 2012 2
Strategi, EU-kontor Skåne Nordost 1. Syfte Strategi för EU-kontor Skåne Nordost ska klargöra hur det EU-relaterade/internationella arbetet i SkNo ska bedrivas och ge underlag för prioriteringar. Strategin är kommunövergripande och ska vara grunden för det EU/ internationella arbetet inom samtliga kommunala nämnder, styrelser och förvaltningar i nordöstra Skåne. Strategin gäller fr.o.m. april 2012. 2.1 Mål/inriktning Strategins övergripande mål utgår från de av styrelsen gjorda prioriteringarna avseende tillväxtarbetet i SkNo: - Utbildning - Infrastruktur - Entreprenörskap - Boendeutveckling Strategin kommer att inriktas mot att: - Använda EU-programmens möjligheter i kommunernas ordinarie utvecklingsarbete, i syfte att stärka verksamhetsutveckling och finansiering. En särskild inriktning mot kommunernas långsiktiga visioner och planer ska göras enligt påbörjad metod, s.k. EPA - EU projektanalys. Arbetet kommer även att omfatta Tillväxt/drivkrafter. - Utveckla och stärka kommunernas EU/internationella kontakter/samarbeten. Mer aktivt deltagande i olika EU-forum. Aktivt deltagande kring projektutveckling/påverkansarbete i den Brysselrepresentation som Kommunförbundet Skåne förväntas öppna under 2012. - Via EU-programmens möjligheter stärka samarbeten enligt Quattro Helix, d.v.s. samarbeten mellan offentlig/kommunal verksamhet, näringsliv, Högskola/Universitet och social ekonomi/ ideell sektor. Insatser som syftar till att skapa kommunövergripande utvecklingsprojekt i SkNo ska eftersträvas. - Utveckling och kompetensutveckling gentemot EU-nätverk/kontaktpersoner kring kommunernas EU-relaterade arbete med inriktning mot verksamhetsutveckling och EUprojektutveckling. - Utveckling av olika marknadsföringsinsatser som syftar till att kommunicera EU:s möjligheter till de kommunala verksamheterna, ex EU:s tillväxtstrategi EU 2020 med tillkommande sammanhållningspolitik för perioden 2014-2020. 3
2.2 EU 2020 EU går in i en ny programperiod 2014 2020, där den nya tillväxtstrategin EU 2020 kommer att vara vägledande för de nya Strukturfonderna. EU kontor Skåne Nordost har i uppdrag att bevaka och kontinuerligt uppdatera sig och att sprida information vidare ut i EU-nätverket och till medarbetare i de kommunala verksamheterna. Som medel kommer hemsida, nyhetsbrev och regelbundna möten/konferenser att användas. EU 2020 strategin fokuserar på fem viktiga utvecklingsområden, där sedan varje medlemsland har antagit egna nationella mål. De svenska nationella målen är: - Minst 80 % i förvärvsarbete, med särskilt beaktande av kvinnors förvärvsarbete. - 4 % av BNP till FOU. - Utsläpp av växthusgaser ska minska med 40 %, förnybar energi ska uppgå till 50 %. - Högst 10 % ska sluta grund- eller gymnasieskola i förtid. - 40-50% ska ha avslutat minst 2-årig eftergymnasial utbildning. - Andelen som står utanför arbetsmarknaden ska minska, särskilt fokus på långtidsarbetslösa/långtidssjukskrivna. EU 2020 tangerar delar av SKNO s övergripande mål och utgör på så vis en god grund för samarbete och fokusering av insatser mellan EU-kontoret och Tillväxtkontoret i SkNo. 3.1 Verksamhetsutveckling Verksamhets- och projektutveckling, utifrån EU-kontorets strategi Strategidokument Ansökan Utvärdering Verksamhetsanalys Utvecklingsbehov Genomförande Projekt och fortsatt arbete Framtid Implementering 4
Allt EU finansierat utvecklingsarbete ska utgå från väl gjorda verksamhetsanalyser enligt ovanstående arbetsmodell, som visar ett projekts förlopp/process. Det innebär att samtliga ansökningar om medfinansiering från olika EU program ska förgås av verksamhetsanalys, där utvecklingsbehov vägs av mot beslutade/uppsatta mål. För att säkra analysernas giltighet kan vissa vetenskapliga och strukturerade metoder användas. Sammantaget förutsätter arbetssättet en fungerande organisation avseende det EU-relaterade arbetet i SkNo ett gemensamt EU-kontor och fungerande lokala EU-företrädare/samordnare med uppdrag och mandat att arbeta med frågorna. Som resultat förväntas arbetssättet leda till att EU finansiering skapar långsiktig nytta i de kommunala verksamheterna. Transnationellt samarbete blir en viktig del i verksamhetsutvecklingen, projektutveckling med utländska partners ska syfta till att nya arbetsmodeller, nya kunskaper kan prövas i verksamheterna. Utbytet bidrar också till ökade resurser, individuell kompetenshöjning och attraktion i konkurrensen om ny arbetskraft. EU-kontor Skåne Nordost ska ge processtöd i genomförande av såväl verksamhetsanalyser som i framtagande av ansökningar, partnersökningar och stöd till pågående projekt kring projektledning och ekonomihantering. 3.2 Metod och genomförande EU-kontorets huvuduppdrag ska vara att bistå kommunernas medarbetare med kvalificerad projektrådgivning, d.v.s. hjälp i att strukturera upp utvecklingsidéer, hitta lämpliga program för finansiering, partners, och kringmaterial, ex blanketter och guidelines. Specifika metoder kan fungera som stöd i problem- och idéformulering, samt i att strukturera upp en idé till att kunna fungera i projektform. Arbetssättet förutsätter kontinuerlig omvärldsbevakning från EU-kontorets sida, samt regelbundna kompetensutvecklingsinsatser gentemot EU-ansvariga/samordnare i deltagande kommuner. Kompetensutveckling kan med fördel genomföras i samverkan med andra aktörer, ex Kommunförbundet Skåne, Region Skåne, Europa Direkt, Europaforum. EU-kontor Skåne Nordost har påbörjat ett arbete kring kommunernas långsiktiga visioner och planer, s.k. EU-Projektanalys EPA. I metodens första del görs en grovanalys kring möjligheter till EUfinansiering inom viktiga utvecklingsområden. Därefter görs en detaljanalys kring prioriteringar. Detta arbete ska fullföljas och framtagna prioriteringar ska prövas fullt ut i konkreta ansökningar. Arbetet förutsätter en fungerande hemmaorganisation för det lokala EU-arbetet. Även i denna del ska samarbete med Tillväxtkontoret eftersträvas, exempelvis ska EU-Projektanalyser göras kring SKNO s s.k. drivkrafter. Det internationella arbetet får allt större betydelse för den kommunala verksamhetsutvecklingen, nya kunskaper och erfarenheter från andra kan prövas. Samtidigt skapar det viktig individuell kompetensutveckling som stärker kommunernas profilering och attraktion. EU-kontoret har en viktig roll att spela i detta arbete - gärna i samarbete med Europa Direkt, som bl.a. fokuserar på skolorna i SkNo. 5
Kommunförbundet Skåne har för avsikt att under 2012 öppna en Brysselrepresentation för de skånska kommunerna med huvudsaklig inriktning mot: - Ge stöd i projektutveckling och bevaka relevanta program. - Påverkansarbete och bevakning av kommunala intressen. - Tillhandahålla servicefunktioner som kontaktförmedling och kontaktskapande verksamhet som syftar till att skapa kommunal marknadsföring. Ett skånskt Brysselkontor skapar en ny resurs och nya möjligheter för det EU-relaterade arbetet i SkNo. Den metodmässiga utmaningen kommer att ligga i en konkret utveckling av projekt som finansieras av Kommissionens s.k. Sido/Sektorsprogram. Transport, infrastruktur, miljö, hälsa, forskning är exempel på utvecklingsområden i dessa program. Aktivt deltagande i olika tematiska nätverk stärker det Brysselbaserade arbetet. Sannolikt kommer flera av de identifierade projekten i EPA-analyserna att utformas inom ramen för dessa program. Ett långsiktigt mål för det Brysselbaserade arbetet är att även bedriva påverkan (gentemot Kommissionen och Sv. regering) vad gäller utformning och programprioriteringar för att på så vis uppnå optimal kommunal nytta. 4.1 Strategisk påverkan/samverkan Utvecklingen i SkNo är i hög grad beroende av vad som händer i omvärlden. Det är därför viktigt att EU-kontorets omvärldsbevakning även inkluderar internationella processer som påverkar SKNO s kommuner. 60-70% av lagstiftningen som styr de kommunala beslutsprocesserna styrs direkt av EU. Det är därför viktigt att ha ett proaktivt förhållningssätt till övriga Europa och den integrationsprocess som unionsarbetet utgör. De kommunala förvaltningarna bör ha som mål att göra egna analyser av de områden som direkt berörs av europeisk lagstiftning och även inkludera analys av hur framtiden kan se ut. Sammantaget kan dessa analyser bli en viktig tillgång då man ska identifiera verksamheternas utvecklingsbehov och leta efter lämplig medfinansiering från EU. EUkontoret bidrar med rådgivning i detta arbete. Som ett led i arbetet med strategisk påverkan/samverkan utgör olika former av nätverksarbete en bra möjlighet. Bra projektarbete med hög kvallite är ett sätt att bli en attraktiv samarbetspartner, här har EU-kontoret en viktig roll att spela i SkNo. På lokal nivå bör samverkan inriktas mot Europadirekt och Europaforum/Hässleholm, Högskolan Kristianstad, Landsbygdsprogram och Leaderkontor, företagarföreningar, försäkringskassor, arbetsförmedlingar, föreningsliv och social ekonomi mm. På regional nivå bör samverkan inriktas mot Kommunförbundet Skåne, Region Skåne, Länsstyrelsen i Skåne mm. På nationell nivå bör samverkan utvecklas mot ex SKL, Vinnova, men framförallt gentemot Regeringskansliet. Projektutveckling inom flera viktiga EU-program är beroende av att Sveriges regering prioriterar utvecklingsarbetet. På internationell/brysselnivå bör samverkan inriktas mot Kommunförbundets Skånes Brysselkontor, Kommissionens Direktorat, internationella nätverk för samverkan och utveckling, olika Programkontor för EU:s fonder och program mm. 6
4.2 Marknadsföring Det internationella arbetet ska bidra till att göra det attraktivt att leva och bo i nordöstra Skåne. Det ska bidra till tillväxt för näringslivet, skapa kontakter, attrahera investeringar. Marknadsföring av SkNo som destination för den internationella turismen är idag en viktig insats som i sin tur skapar nya arbetstillfällen. För att bredda och fördjupa insatserna ska EU-kontoret utveckla sin samverkan med övriga ansvariga inom Tillväxtkontor/grupper. 5. Arbetssätt och ansvar EU-relaterat och internationellt arbete ska präglas av långsiktighet och god framförhållning. Arbetet ska planeras, budgeteras, dokumenteras och utvärderas för att slutligen kunna implementeras på ett bra sätt. EU-arbete och möjligheten till finansiering ska inarbetas i kommunernas löpande planeringsoch budgetprocess. Förvaltningarnas årliga verksamhetsplaner ska redogöra för lämpliga prioriteringar i det EU-relaterade/internationella arbetet. Resultatet ska sedan ingå som en särskild del i årsredovisningarna. EU-nätverket i SkNo utgörs av ansvariga kommunala kontaktpersoner, samt EU- kontor. Nätverket träffas 2-3 ggr/termin och har ett rullande schema för värdskapet vid sina träffar. Varje kommun ska ha minst en ansvarig EU-kontaktperson med övergripande ansvar för kommunens EU-relaterade verksamhetsutveckling. Tydligt uppdrag, mandat och tid för uppdraget utgör nödvändiga förutsättningar. De finansiella resultaten redovisas årligen via kommunernas budgetredovisningar och ingår i kontaktpersonernas uppdrag. EU- kontor Skåne Nordost ansvarar för att bearbetning av inrapporterat material sammanställs och dokumenteras på ett överskådligt sätt. Underlaget utgör en viktig grund för analys av det EU-relaterade arbetets betydelse i SkNo. EU-kontoret ska erbjuda deltagande kommuner hög kompetens i arbetet med verksamhetsanalyser, projektrådgivning, processtöd och omvärldsanalyser. Arbetet ska organiseras utifrån team - modell där varje medarbetare har specifik och hög kompetens. Teamledare ansvarar för EU-kontorets metodmässiga utvecklingsarbete, samt ledning av teamet. Däri ingår även uppföljning och dokumentation, som 2 ggr/år ska redovisas inför chefsgrupp, samt 1ggr/år inför styrelse. Chefsgrupp/styrelse SkNo ansvarar för att utvecklingsarbetet bedrivs i enlighet med antagen strategi. Chefsgrupp utgör styrgrupp för EU-kontorets verksamhet. Värdkommun har arbetsgivaransvar och ansvar för övergripande administration, personal, lön, och arbetsmiljö. Anställningar genomförs via Värdkommun i samråd med EU-kontor och Chefsgrupp. EU-kontorets verksamhet ska vart tredje år underställas extern utvärderare. Utvärdering ska i första hand fokusera på insatsernas kvalitativa resultat, d.v.s. nyttan av EU-projekt/finansiering i de kommunala verksamheterna. Varje år ska en handlingsplan upprättas för EU-kontorets verksamhet, innehållande prioriteringar och aktiviteter. EU-kontoret utarbetar förslag till årlig handlingsplan som bereds i chefsgrupp och går till Skåne Nordost styrelse för beslut. 7
6.1 Personal EU- kontoret har i tidigare strategi, antagen september 2008 en grundbemanning a 2.0 tjänst. EU-kontoret föreslås även fortsättningsvis bemannas a 2.0 tjänst, fördelade enligt följande: EU-koordinator, teamledare: Ansvarar för metodutvecklingsarbete kring projektrådgivning, ledning av teamet, EU-projekt analyser(epa), prioritering av insatser, arbetsfördelning. Ansvarar för EU-kontorets ekonomihantering gentemot SkNo/Kristianstad kommun. Ansvarar för rapportering gentemot styrgrupp/skno chefsgrupp, samt för arbetsgivarfrågor gentemot värdkommun/hässleholm. Arbetar aktivt med projektrådgivning och med övriga uppdrag enligt strategi. EU-koordinator, projektrådgivning: Aktivt deltagande i projektrådgivning, EU-projektanalyser(EPA) och med övriga uppdrag enligt strategi. 6:2. Budget Driftsbudget (12 mån) Kostnader: Personal 2.0 tjänst, inkl 0.42% po: 1 430 000:- Lokaler, 4 kontorsrum: 200 000:- Administration (it-stöd, tfn, kontorsmaterial, resor): 207 000:- Kompetensutveckling (seminarier, kurser, informationsmaterial, utvärdering): 80 000: - Summa: 1 917 000:- Finansieringsbudget (12 mån) Värdkommunsbidrag: 267 000:- Höörs andel efter befolkning: 150 000:- Ur Skåne Nordosts budget: 1 500 000:- Summa: 1 917 000:- 8
9