Protokoll från ledningsgruppsmöte 141125 1. Val av sekreterare Per Nilsson 2. Genomgång av läget i verksamheterna Kansli- Gunvi har börjat förbereda för årsskiftet, en bankupphandlig är på gång och anbudstiden har snart gått ut. Gunvi arbetar vidare med redovisning och bokslut. Notavillan Kenneth berättar att man har haft en stressig höst men allt rullar på och planeringen inför julen med personal. Man har en tjänst ute och det har varit ett 60 tal ansökningar. En utbyggnad och därmed också en ombyggnad planeras för fullt. Man har även en personal som går i pension den ½. Man märker av att socialtjänsten är hårt ansatt med många ärenden och en hög arbetsbelastning. Klaragymnasiet Jonas och Jan-Anders berättar att det just nu är ganska lugnt och man har inga större problem för närvarande. Man har haft ett mycket bra möte med socialtjänsten och utbildningsförvaltningen i Kristianstad. Det kommer ett studiebesök med sex elever från Kristianstad kommun till skolan. Jonas berättar om ett eventuellt gemensamt projekt angående arbetslivet och Samhall. Jan-Anders har varit på ett seminarium på skolverket och vittnar om att de fått en betydligt högre kvalitet på deras seminarium och utbildningar. Jan-Anders har även varit på utbildning angående lärlingsutbildning i gymnasieskolan. Sjöarp Läget är under kontroll för det mesta och man har nu genomfört utbildningen i TEACCH. Man har bjudit in personalen på en after work och hoppas på att detta ska vara något som uppskattas av personalen. Konsultgruppen det finns en tjänst ledig och man har fått 47 sökande till tjänsten. En flytt från Notavillans lokaler planeras då Notavillan behöver dessa lokaler för sin egen verksamhet. Familjehemskonsulenterna arbetar mycket med ensamkommande flyktingbarn. Familjerådgivningen har även de fullt upp, en av personalen arbetar och studerar samtidigt. Resurscentrum Katalogen snart klar, många bra föreläsare nästa år och man kan konstatera att det finns många duktiga och kompetenta föreläsare och utbildare internt i våra verksamheter. Det finns ett mycket stort intresse externt för våra utbildningar och handledningar. Ann-Sofie anser att man behöver ta ett helhetsgrepp kring detta för att www.curandivid.se Besöksadress: Ågatan 38 Postadress: Kommunsamverkan Cura Individutveckling, Rådhuset, 374 81 Karlshamn Telefon: 0454-814 60 Fax: 0454-814 61 E-post: curaindivid@karlshamn.se Bankgiro: 5395-4491 Postgiro: 68 73 13-7 Orgnr: 222000-0711
inte tappa initiativet och behöva säga nej till förfrågningar och kommer att arbeta vidare med denna fråga. Cura ungdom Det är ett högt tryck på att ta hand om ensamkommande flyktingbarn och prognosen för 2015 är uppskriven till 35 ungdomar sammanlagt för våra kommuner under 2015. Cura Vik man har fått ett godkänt resultat från IVOs inspektion, just nu har man en hög personalomsättning. Cura Park verksamheten rullar på. Cura Park har störst möjlighet att utöka sin verksamhet trots sin storlek. De som är 18 år kan flytta ut och det finns även en möjlighet att kunna flytta ut även om man inte fyllt 18 år. Det finns även en del personalomsättning inom denna verksamhet. Anna berättar vidare att man har fått ett samarbete med BTH när det gäller visioner och hur man når sina visioner. Anna upplever att detta är ett väldigt spännande projekt som det säkert kan komma mycket gott utav. Cura Boda Niklas berättar att det fungerar bra, man har 10 ungdomar, bra grupp, personalen gör ett mycket bra jobb. Man håller på att rekrytera 6 personal. De nya lokalerna renoveras och detta ska vara klart inom 2 veckor. Ann-Sofie berättar om att man håller på att planera för ytterligare fler boende inom Cura för ensamkommande flyktingbarn. Det finns även ett önskemål från kommunerna att man startar ett HVB hem för yngre barn. Ett önskemål har kommit in från Karlshamns kommun att ingå samarbete med Cura när det gäller att ta emot ensamkommande flyktingbarn. 3. Gunilla Barrskog Gunilla återkopplade från ledningsgruppens utbildning i transformerande ledarskap. Vi gick igenom kort kring de punkter vi pratade om när vi träffades sist. 4. Genomgång av senaste protokollet Kerstin läste upp föregående protokoll som godkändes och las till handlingarna. 5. Information från FC Om man använder privat bil i tjänsten. Ann-Sofie har tagit fram en rutin kring resor i tjänsten. Om man som medarbetare fått sanktionerat från verksamhetschefen att använda sin egen bil och bilen blir skadad vid resa står Cura för självrisken. FC meddelar även att man inom Cura höjer friskvårdspengen till 3000 kr per år för varje anställd.
6. Kvalitetsfrågor Klagomålshantering - Kerstin gick igenom den broschyr som hon tagit fram när det gäller klagomålshantering för icke personal. Om man har klagomål som klient, anhörig, god man, elev ska man använda sig av denna broschyr. Den lämnas in till personal som ser till att lämna den vidare till verksamhetschefen som ska utreda klagomålet vidare enligt den arbetsgång som finns. Kerstin har även tagit fram en blankett som kan fyllas i direkt på datorn för muntliga klagomål. Arbetsgången för att utreda ett klagomål finns tydligt angivet på den blankett som ska användas för detta ändamål. Det är viktigt att tänka på om det finns ett diarienummer på klagomålet så ska även detta fyllas i. Sammanställning av klagomål Verksamhetschefen gör en sammanställning för den egna verksamheten en gång per år och Kerstin gör en sammanställning två gånger per år. Kerstin kommer att skicka ut information om klagomålshanteringen till all personal inom Cura. Kvalitetsmöte Verksamhetschefer är inte med på dessa möten i fortsättningen utan dessa möten ska ses som arbetsmöten för de i personalen som ingår i denna grupp. Utvärderingsblankett Kerstin presenterar den nya utvärderingsblanketten och gör en sista ändring innan den skickas ut. Webben nästa alla verksamheter har fått en uppdatering av sin webbsida men inte riktigt alla ännu, arbetet med detta fortsätter. Nyhetsbrev Kerstin har haft en hög arbetsbelastning vilket har gjort att nyhetsbreven inte blivit av, i december kommer ett nyhetsbrev att skickas ut och Kerstin eftersöker hjälp med att man skickar in både text och bild om man vill ha in något i nyhetsbrevet. Kalendarium Kerstin har lagt upp en gemensam kalender där man kan se vilka möten som är inlagda och om något blir inställt eller ändrat får man tillgång till det direkt. Kerstin uppmanar alla att se över sina kalendrar med de mötena som skickats ut och att man avbokar redan nu om det finns möten som man vet inte fungerar redan nu under 2015. Ann-Sofie påpekar att chefsmötena och ledningsgruppsmötena är av hög prioritet och bör inte avbokas. Cura ungdomsboende ses som en enhet när det gäller sammanställning av klagomål. Varje verksamhetschef utreder varje klagomål för den egna verksamheten. Jonas lyfter fram den text som Kerstin hjälpt till att göra för den annons som sattes in i Framtidsvalet och tackar för ett bra samarbete.
7. HR- frågor Rekryteringsstatus Just nu är det många rekryteringar igång. Jessica har gjort en sammanställning för hur det ser ut just nu. Vilken typ av rekrytering och hur långt man har kommit. Antal sökande, hur många som kallats till intervju och hur många som anställts. De tjänster som finns ute just nu är verksamhetschef, behandlare Notavillan natt, personligt ombud, lärare i engelska, boendehandledare Cura Boda. Jessica för även statistik över hur många av sökandena som är män respektive kvinnor då det finns ett mål inom Cura för en jämnare könsfördelning. Organisationsschema Jessica har gjort ett organisationsschema över alla Curas verksamheter där enkelt kan utläsa hur verksamheten är uppbyggd. Jessica har även gjort anteckningar kring personal som är studieledig, eller vikarie osv. Jessica har även planer på att införa vilket uppdrag man har som medarbetare som t ex. brandskyddsansvarig. Gemensamt introduktionsprogram Det finns ett grundintroduktionsprogram som finns på Kloker. Varje verksamhet har sin egen variant och det finns en risk att nya uppdateringar inte följer med ut i verksamheterna. Jessica gör ett grundförslag där det finns ett innehåll som är grunden och i detta förslag ska finnas utrymme för lokala rutiner. Gemensam rutin för polisregisterutdrag En diskussion förs kring om det ska finnas en gemensam rutin för att hämta in utdrag även efter man är anställd. Det kommer troligtvis en lag som kommer att begränsa möjlighet att begära utdrag. KFS rekommenderar att man begär utdrag bara vid nyanställningar. Beslut blir att vi endast begär in vid nyanställningar. Klaragymnasiet gör varje år på grund av anmärkning från IVO, men andra verksamheter begär endast in vid nyanställning. Just för tillfället görs ingen förändring utan vi avvaktar tills annat sägs. Viktigt att dessa diarieförs. 8. Kompetensutveckling och Resurscentrums uppdrag. Ann-Sofie har skrivit ihop ett PM angående denna fråga. Det har varit en del frågor och oklarheter kring denna fråga tidigare och detta PM ska räta ut en del frågor. Kompetensutveckling ska utgå från det definierade behovet som tagit fram vid SWOT-analysen. Ann-Sofie fattar beslut kring de större behoven angående
kompetensutveckling. PM skickas ut av Ann-Sofie till alla medarbetare. 9. Ekonomisk rapport Gunvi redovisar att Cura går mot ett kraftigt överskott även detta år. Gunvi går igenom resultatet för varje verksamhet. Viktigt att tänka på att man bör handla nu i december om verksamheten behöver och inte i januari, men självklart ska alla kostnader kunna motiveras. PUL Gunvi är nu PUL-ombud för Cura Individutveckling. Ett program finns men har inte reviderats sedan 2010. Under 2015 ska detta göras aktuellt och man kommer att använda den programvara som finns. Gunvi behöver verksamhetschefernas hjälp att ta fram de uppgifter som behövs. Man ska föra ett register över vilken information som finns lagrad. Den enskildes personuppgifter ska skyddas på rätt sätt. Diariet Det är viktigt för verksamhetscheferna att se över att det inte finns allmänna handlingar i deras e-postlådor, om det finns ska detta diarieföras. Det gäller handlingar som kommer in från myndigheter och som kräver ett beslut. Det är bättre att skicka vidare ett mail till Gunvi om man är osäker på om det ska diarieföras eller inte. Gunvi hjälper gärna till med bedömningen om det ska diarieföras eller om det är ett arbetsmaterial. Vikarieansökningar ska också diarieföras och skickas till Jessica. Avtalskalendern Alla verksamhetschefer har fått inloggning till denna kalender och Gunvi har lagt in verksamhetschefen och därmed får denna ett mail om det är ett avtal som är på väg att gå ut. Övriga fråga Kerstin Man får gärna ta med sig kvalitetshandboken, det finns fler att tillgå. Anna- skyddsrond. hot/smitta, ska det göras en ny rond och förutsättningarna ser likadant ut nu som tidigare. Santi, Kenneth, Ann-Lill, My och Jessica ska utgöra en arbetsgrupp, Jessica är sammankallande. Per Nilsson