2009-05-04 1 (6) - KOMMERSIELLA VILLKOR Avtalsmall 1. Omfattning Leverantören skall under avtalsperioden tillhandahålla lokalvård till Linköpings universitet, Carl Malmsten furniture studies, Larsbergsvägen 8, Lidingö, Stockholm. 2. Avtalsparter Beställare: Linköpings universitet, org.nr: 202100-3096, IEI, Carl Malmsten furniture studies. Uppdragstagare: 3. Avtalshandlingar/rangordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder något annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Det av parterna signerade avtalet 2. Eventuella framtida bilagor till avtalet 3. Förfrågningsunderlaget, daterat 2009-05-04 4. Bilagor till förfrågningsunderlaget 5. Leverantörens anbud 4. Avtalstid Avtalet gäller fr.o.m. avtalets behöriga undertecknande från båda parters sida, dock, tidigast fr.o.m. 2009-08-01 till och med 2011-07-31 (två (2) år framåt) med möjlighet till ett (1) + ett (1) års förlängning. Avtalet kan således komma att gälla under maximalt fyra (4) års tid. Förlängning skall ske på universitetets begäran senast sex (6) månader före avtalstidens utgång. 5. Kontaktpersoner Vardera parten skall utse kontaktperson/er/ för frågor som avser uppdraget. Denna eller dessa kontaktpersoner skall delta i regelbundna avstämningsmöten med universitetets kontaktpersoner, vilket sker ca sex (6) gånger per år och dessutom när behov uppstår, dock mer intensivt i inledningsfasen. Önskemål om särskilda insatser samt synpunkter på arbetets utförande skall av universitetets utsedda kontaktpersoner framföras direkt till leverantörens kontaktpersoner som ansvarar för att föra informationen vidare till berörd personal. Leverantörens kontaktpersoner för uppdraget skall framgå av lista som leverantören skriver och bifogar anbudet. Denna lista skall kontinuerligt uppdateras vid förändringar och överlämnas till universitetets kontaktperson. Parterna skall verka för att information om avtalet sprids. Arbetsledning eller kontaktperson hos leverantören skall alltid vara
2009-05-04 2 (6) anträffbar/a/ per telefon dagtid 07.00 14.00 och skall kunna beordra snabba insatser av sin personal om universitetet så kräver. 6. Ansvar och utförande Leverantören skall ha en organisation med tekniska och ekonomiska resurser som säkerställer att uppdraget kan genomföras. Leverantören skall utföra uppdraget fackmannamässigt samt tillhandahålla hög service, god tillgänglighet och god kommunikationsförmåga. Frekvensen på lokalvården och själva utförandet av lokalvården skall vara i enlighet med Arbetsbeskrivning för lokalvård (bilaga 2 till förfrågningsunderlaget). Leverantören skall själv hålla med erforderlig utrustning, maskiner och förbrukningsmateriel för uppdragets genomförande. Leverantören skall även utföra underhåll, service och reparation av egen utrustning och maskiner. Lokalvården skall utföras så att störningar för verksamheten i möjligaste mån minimeras. 7. Tid för utförande av lokalvården Lokalvård skall om ej annat överenskommes utföras kl 06.00 19.00 må-fr. Lokalvård i undervisningslokaler skall i regel vara utförd före kl 08.00 må-fr. Universitetet förbehåller sig rätten att ändra rutiner vad gäller arbetstider som föreskrivits. Under icke terminstid skall lokalvård som under terminstid sker oftare än en gång per vecka, endast ske en gång per vecka eller vid behov. Den tid som därmed frigörs skall användas för grundligare rengöring/storstädning. Storstädning och grundlig golvvård skall ske minst en gång per år på icke terminstid, i första hand under sommaren. Plan för storstädning och golvvård skall presenteras för universitetet en gång per år minst två månader före arbetets påbörjande. Leverantören skall, utan kostnad för universitetet, på eget initiativ eller på begäran från universitetet, kunna göra omdisponering av befintlig tid för arbetet så att lokalvården anpassas till verkligt behov. De antal timmar som leverantören angivit i prisbilagan är de timmar som skall nyttjas för uppdraget. 8. Lokaler för uppdraget Lokalvårdsrum tillhandahålls med tillgång till varmt/kallt vatten och utslagsmöjlighet. Universitetet tillhandahåller även rum för omklädning och duschrum. 9. Nycklar/passerkort samt larm och säkerhetsföreskrifter Förvaring av nycklar/passerkort skall ske på ett sådant sätt att de inte kommer i orätta händer, inte lånas ut till obehöriga och inte kopieras. Leverantören skall ansvara för att den egna personalen fått information om vad som gäller avseende nycklar, passerkort och larm. Nycklar skall när personal ej tjänstgör förvaras i säkerhetsskåp som bekostas av leverantören. Vid handhavandefel av larmsystemet debiteras leverantören de kostnader som uppstått. Leverantören skall omgående till universitetets kontaktperson anmäla förlust av nyckel och/eller passerkort. Leverantören svarar för samtliga kostnader som uppkommer till följd av förlust av nyckel och passerkort.
10. Beställning av hygienartiklar 2009-05-04 3 (6) I uppdraget ingår att, enligt anvisningar från universitetet, för universitetets räkning beställa hygienartiklar ( t ex tvål, toalettpapper och pappershanddukar) hos anvisad leverantör, kontrollera leveranser samt utföra kontroll vid fakturering. 11. Underleverantör Underleverantörer tillåts endast i undantagsfall. Samma krav som ställs på huvudleverantören enligt avtalshandlingarna kommer också att ställas på eventuell underleverantör och i övrigt ansvarar huvudleverantören för eventuell underleverantörs arbete såsom för eget arbete. Leverantören äger inte rätt att anlita eller ändra underleverantör för utförande av uppdraget utan att ha inhämtat universitetets skriftliga medgivande i förväg. Vid val av underleverantör skall huvudleverantören samråda med universitetet. 12. Personal Den personal som leverantören använder för uppdraget skall ha genomgått utbildning som fastslagits av branschens parter eller liknande och vara väl förtrogna med lokalvårdsmetoder och lokalvårdsredskap. Vid tillfällig planerad eller oplanerad frånvaro skall inställelse av ny personal alternativt ökad insats av ordinarie personal, ske samma dag om inte annat överenskommits med universitetet. Vikarier skall ha samma utbildning som ordinarie personal. Vikarier skall av övrig ordinarie personal som utför uppdraget hos universitetet tas om hand på ett sådant sätt att arbetet kan fortgå utan onödiga störningar eller fördröjningar. Leverantören skall utan oskäligt dröjsmål kunna ersätta personal som universitetet anser sakna erforderlig kompetens eller med vilken universitetet anser sig ha samarbetssvårigheter. All personal för uppdraget skall kunna identifiera sig med identitetshandling med foto samt bära namnbricka. 13. Priser och prisreglering I prisbilagan (bilaga 3 till förfrågningsunderlaget) angivna priser, för definierat uppdrag, skall vara fasta under det första avtalsåret. Prisjustering avseende år två, samt eventuell förlängningsperiod skall följa förändringen i Städindex utgiven av SCB i samarbete med Almega Serviceentreprenörerna. Leverantören har rätt att höja priserna högst en gång per år. Höjningens storlek begränsas till detta index förändring under den föregående 12- månadersperioden. Understiger prisförändringen 2 % skall ingen prisjustering ske. Prisjustering måste meddelas universitetet skriftligen minst en (1) månad innan den börjar gälla. 14. Fakturering/följesedel och betalning Fakturering skall ske en gång per månad enligt universitetets anvisningar. Faktureringsavgift och/eller andra ej överenskomna tillägg godkännes ej. Fakturor/följesedlar skall alltid innehålla referens och namn på beställaren. Betalning sker trettio (30) dagar netto, under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt. Moms tillkommer. Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen. Universitetet scannar idag mottagna fakturor för vidare elektronisk hantering. För ett läsbart resultat av scanning krävs att fakturan är tydlig, till exempel att ingen väsentlig information är skriven mot skuggad/färgad bakgrund.
2009-05-04 4 (6) 15. Försäkring Leverantören skall ha sedvanlig ansvarsförsäkring till ett värde av minst en miljon kronor kombinerad med företagsförsäkring för sin egendom. Försäkring skall finnas under hela avtalsperioden. Gällande försäkringsbevis skall inför varje nytt avtalsår utan anmodan översändas till Linköpings universitet. 16. Kvalitet och uppföljning Leverantören skall se till att lokalvårdskvaliteten säkras och skall därför tillhandahålla kvalitetssystem och/eller kvalitetsplan för uppdraget samt för sin verksamhet. Universitetet förbehåller sig rätten att även göra egna kvalitetskontroller under avtalsperioden och eventuellt ge kompletterande anvisningar för leverantörens kvalitetskontroll. Resultatet av kontrollerna skall fortlöpande diskuteras mellan beställare och leverantör. 17. Arbetsmiljö och miljö Leverantören skall följa de arbetsmiljöföreskrifter som Arbetsmiljölagen föreskriver och i övrigt följa gällande lagstiftning tillämplig på uppdragets utförande. Leverantören skall målmedvetet verka för att verksamheten och uppdraget bedrivs på bästa miljöanpassade sätt med hänsyn till lokaler, arbetsmiljö, utrustning, kemisk tekniska produkter, materiel och ekonomi. Leverantören skall fånga upp och ta tillvara de erfarenheter leverantören får i det löpande arbetet för att minska negativ miljöpåverkan. Leverantören skall delta i universitetets arbete med källsortering samt bortforsling av avfall enligt universitetets anvisningar. Leverantören skall även kunna vara till hands för information och kunskapsspridning avseende källsortering till universitetets personal och studenter. Anvisningar kan komma att förändras marginellt under avtalsperioden. Leverantören skall i så fall, utan extra ersättning, kunna göra mindre justeringar av avfallshanteringen. Leverantören skall, efter information från universitetet, verka för att minimera problemen för personer med olika former av allergi. För den regelmässiga lokalvården får enbart städkemikalier som uppfyller kraven för den nordiska miljömärkningen Svanen eller Svenska naturskyddsföreningens miljömärkning, Bra miljöval eller motsvarande användas. 18. Sekretess Leverantören är medveten om att det vid universitetet förvaras känslig information. Det åligger samtlig personal hos leverantören att inte sprida den information leverantörens personal får kännedom om vid utförande av uppdraget i universitetets lokaler. Leverantören skall före uppdragets start signera ett avtal om tystnadsplikt för lokalvårdare vid Linköpings universitet, Carl Malmsten furniture studies. Det åligger leverantören att se till att samtlig personal hos leverantören som utför uppdraget åt Linköpings universitet följer avtalet.
19. Uppsägning och hävning 2009-05-04 5 (6) Avtalet kan sägas upp av Linköpings universitet med tre (3) månaders uppsägningstid om uppdragstagaren åsidosätter vad som åligger denne enligt avtal, dvs avviker från vad Linköpings universitet har rätt att kräva enligt samtliga handlingar i denna upphandling, eller i övrigt inte uppfyller de krav som kan ställas på service och kvalitet i lokalvårdsbranschen och ej inom rimlig tid vidtaget godtagbar rättelse. Avtalet kan sägas upp av Linköpings universitet med trettio (30) dagars uppsägningstid om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina skyldigheter eller åtaganden enligt avtalet och ej inom rimlig tid vidtaget godtagbar rättelse. Universitetet har rätt att omedelbart häva ingånget avtal om leverantören: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och universitetet kan visa detta, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. Uppsägning skall ske skriftligen. 20. Marknadsföring Leverantören får ej uppge Linköpings universitet som referens i marknadsföring utan universitetets samtycke enligt Lag om namn och bild i reklam. 21. Force Majeure Part är ej ansvarigt för dröjsmål eller skada som beror på omständighet utanför hans kontroll som han skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder han skäligen inte kunnat undvika eller övervinna. Som sådan omständighet skall anses lagbud, myndighetsåtgärd eller föreläggande, krigshändelse, strejk, lockout, blockad eller annan liknande omständighet eller händelse. Förbehållet i fråga om händelser på arbetsmarknaden gäller om leverantören själv vidtager eller är föremål för sådan konflikt eller därmed liknande omständighet. Den part som avser att åberopa ovan beskriven omständighet skall utan oskäligt dröjsmål skriftligen underrätta motparten därom. 22. Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg kan endast göras genom en skriftlig handling, undertecknad av behöriga företrädare för båda parter.
23. Överlåtelse av avtal 2009-05-04 6 (6) Avtalet får ej helt eller delvis överlåtas på annan part utan skriftlig godkännande av motparten. 24. Tvist Eventuell tvist i anledning av ingånget avtal skall avgöras i första hand genom förhandling mellan parterna och i andra hand av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår.