HemsidaExpress Instruktionsmanual Du har investerat i en produkt som hjälper dig att göra professionella hemsidor som är lätta att skapa och uppdatera. Vi på HemsidaExpress erbjuder dig att på ett enkelt och effektivt sätt snabbt nå ut med aktuell information och förändringar. Med HemsidaExpress gör du dina egna hemsidor snyggt, snabbt och enkelt! Denna manual beskriver hur du går tillväga för att skapa din egen hemsida med e-postfunktion. Om du har några frågor, tveka inte att kontakta oss: support@hemsidaexpress.se. Du kan även få mer information och tips på vår hemsida www.hemsidaexpress.se Lycka till och tack för att du valt att anlita oss som din leverantör av hemsidan! INNEHÅLLSFÖRTECKNING Val av layout..... sida 2 Justera layout.. sida 3 Redigering Färger/utseende. sida 4-8 Redigering Struktur/innehåll.... sida 9-11 Optimera sidan för sökmotorer... sida 12 Hantera e-post.... sida 13 Läsa e-post... sida 14-19 1
Val av layout Val av layout Du börjar med att på HemsidaExpress startsida fylla i ditt användarnamn och lösenord, och klickar sedan på knappen Logga in. Olika layouttyper visas i fönstret. Du kan förhandsgranska de olika layouterna genom att klicka på knappen Besök. Den valda mallen kommer då upp i ett eget fönster och du kan klicka runt bland menyvalen för att se om mallen motsvarar den typ av utförande du önskar. Du stänger mallen genom att klicka på krysset längst upp till höger på sidan och du kan gå vidare och besöka andra layoutmallar. När du har tittat runt bland de olika mallarna och hittat en som passar dig och ditt företag klickar du på knappen Välj under layoutbilden som du vill ha och du kan nu börja utforma din egen hemsida. Om du sedan, när du skapat din egen hemsida, vill testa en mall med din hemsidas innehåll, kan du klicka på Testa. Då ser du innehållet i din hemsida med färgerna och utseendet från en annan mall. Om du vill använda hemsidan du fick genom Testa klickar du på knappen Byt till. Då har du skapat en hemsida som har samma innehåll men ändrat färger och utseende. 2
Justera Layout Justera layout Justera layout hittar du i menyn till vänster. Här bestämmer du hur layouten på din hemsida ska se ut. Val av meny - genom att klicka i de olika cirklarna väljer du om du vill ha Separata knappar, Sammanhållen knapprad, Fliksystem eller Meny i vänsterkant. Använd undermenyer - om du vill ha en hemsida med underrubriker klickar du i detta alternativ. Sidposition - hur du vill att din hemsida ska visas på Internet. Centrerad, vänster- eller högerställd. Klicka i rutan om du vill att dagens datum ska finnas med på din hemsida. När du har gjort dina val, klicka på OK och du kan nu gå in i menyn till vänster och klicka på Förhandsvisa sida och se hur din hemsida tar form. Ångrar du dig klickar du på Ångra istället för OK. 3
Redigering Färger/utseende Hemsidaexpress - Instruktionsmanual Här under Färger/Utseende väljer du färger, typsnitt, logotyp, teckenstorlek mm till din sida. När du fyllt i uppgifter under en rubrik, klickar du på OK-knappen till höger och du kan nu gå in i menyn till vänster och klicka på Förhandsvisa sida och se hur din hemsida tar form. Om du går in och gör ändringar men ångrar dig klickar du på Ångra istället för OK. Om du glömmer att klicka på OK så registreras inte dina ändringar. När du ska välja färg kan du använda reglagen eller klicka direkt på aktuell färgruta. Kan du färgkoden till en speciell färg kan du knappa in den i rutorna bredvid reglagen. Under rubriken Bakgrund väljer du: Bakgrundsfärg - vilken färg du vill ha runt omkring innehållsrutan på din hemsida. Klicka på färgrutan och ett nytt litet fönster kommer upp där du kan ställa in färgen. När du gjort ditt val klickar du på OK. Du kan också lägga in en bakgrundsbild genom att klicka på Bläddra och hämta en bild från din dator. I så fall visas bakgrundsbilden istället för färgen. Om du väljer att ta bort bilden, används bakgrundsfärgen igen. Under rubriken Innehåll väljer du: Bakgrundsfärg - vilken bakgrundsfärg du vill ha på innehållsrutan, huvuddelen av hemsidan. Klicka på rutan och ett nytt litet fönster kommer upp där du kan ställa in färgen. När du gjort ditt val klickar du på OK. Textfärg - vilken standardfärg du vill ha på texten. Klicka på rutan och ett nytt litet fönster kommer upp där du kan ställa in färgen. När du gjort ditt val klickar du på OK. Typsnitt - klicka på pilen och välj vilket standardtypsnitt du vill ha på texten. Textstorlek - klicka på pilen och välj vilken standardstorlek du vill ha på texten. Fetstil - vill du som standard ha fet stil klickar du i rutan. Ram - om du vill ha en ram runt huvudsidan. Linjestil - klicka på pilen och välj tjocklek på linjen eller ingen linje. Linjetäthet - klicka på pilen och välj mellan heldragen/streckad/punkter. Linjefärg - klicka på rutan och ett nytt litet fönster kommer upp där du kan ställa in färgen. När du gjort ditt val klickar du på OK. Utfyllnad - hur stor marginalen ska vara mellan sidans ram och innehållet i sidan. 4
Redigering Färger/utseende Hemsidaexpress - Instruktionsmanual Under rubriken Rubrik väljer du: Vilken färg, typsnitt och storlek som du vill ha på dina rubriker på hemsidan (du kan även göra om dina val direkt i Struktur/innehåll). Textfärg - vilken färg du vill ha på dina rubriker. Klicka på rutan och ett nytt litet fönster kommer upp där du kan ställa in färgen. När du gjort ditt val klickar du på OK. Typsnitt - klicka på pilen och välj vilket typsnitt du vill ha på dina rubriker. Textstorlek - klicka på pilen och välj vilken textstorlek du vill ha på dina rubriker. Fetstil - klicka i rutan om du vill ha fet textstil på dina rubriker. Under rubriken Länkar finns det två underalternativ: Vanliga länkar - utseendet på länkar innan besökaren klickat på dem Besökta länkar - utseendet på länkar som redan besökts. Båda alternativen erbjuder samma möjligheter att ändra utseendet på länkarna, och det är fullt möjligt att ge båda typerna av länkar samma utseende. Enskilda länkar kan även ges annat utseende direkt i sidredigeringsläget under Struktur/innehåll. Textfärg - vilken färg du vill ha på länken. Klicka på rutan och ett nytt litet fönster kommer upp där du kan ställa in färgen. När du gjort ditt val klickar du på OK. Typsnitt - klicka på pilen och välj vilket typsnitt du vill ha på länken. Textstorlek - klicka på pilen och välj vilken textstorlek du vill ha på länken. Fetstil - klicka i rutan om du vill ha fet textstil på länken. Understrykning - klicka i rutan om du vill ha understrykning på länken. 5
Redigering Färger/utseende Hemsidaexpress - Instruktionsmanual För dig som valt menytypen Fliksystem, visas rubriken Flikar. Här återfinns två underalternativ för Vald flik och Övriga flikar. På dessa sidor väljer du vilket utförande du vill ha på respektive flik. Bakgrundsfärg - vilken färg du vill ha på flikarna. Klicka på rutan och ett nytt litet fönster kommer upp där du kan ställa in färgen. När du gjort ditt val klickar du på OK. Textfärg - vilken färg du vill ha på texten på flikarna. Klicka på rutan och ett nytt litet fönster kommer upp där du kan ställa in färgen. När du gjort ditt val klickar du på OK. Typsnitt - klicka på pilen och välj vilket typsnitt du vill ha på menyerna på flikarna. Textstorlek - klicka på pilen och välj vilken textstorlek du vill ha på flikarna. Fetstil - klicka i rutan om du vill ha fet textstil på flikarna. TIPS! Om du vill ha osynliga flikar, välj samma bakgrundsfärg som du valt under huvudrubriken Bakgrund. För dig som valt någon annan menytyp: Separata knappar, Sammanhållen knapprad eller Meny i vänsterkant, visas istället rubriken Menyrad. Här återfinns två underalternativ för Hela menyraden och Valt menyval. På dessa sidor väljer du vilket utförande du vill ha på respektive del av menyraden. Bakgrundsfärg - vilken färg du vill ha på menyn. Textfärg - vilken färg du vill ha på texten på menyn. Typsnitt - klicka på pilen och välj vilket typsnitt du vill ha på texten i menyn. Textstorlek - klicka på pilen och välj vilken textstorlek du vill ha på texten i menyn. Fetstil - klicka i rutan om du vill ha fet textstil på texten i menyn. Understrykning - klicka i rutan om du vill ha understrykning på texten i menyn. Ram - om du vill ha en ram runt menyn. Linjetjocklek - klicka på pilen och välj tjocklek. Linjetäthet - klicka på pilen och välj mellan heldragen/streckad/punkter. Linjefärg - klicka på rutan och välj färg. 6
Redigering Färger/utseende Hemsidaexpress - Instruktionsmanual Under både Flikar och Menyrad finns ett tredje underalternativ Datum. Här väljer du vilket utförande du vill ha på datumangivelsen, om du valt att visa dagens datum. Textfärg - vilken färg du vill ha på texten på menyn. Typsnitt - klicka på pilen och välj vilket typsnitt du vill ha på texten i menyn. Textstorlek - klicka på pilen och välj vilken textstorlek du vill ha på texten i menyn. Fetstil - klicka i rutan om du vill ha fet textstil på texten i menyn. För dig som valt Använd undermenyer, visas huvudrubriken Undermeny. Här väljer du vilket utförande du vill ha på undermenyn: Bakgrundsfärg - vilken färg du vill ha på undermenyn. Textfärg - vilken färg du vill ha på texten på undermenyn. Typsnitt - klicka på pilen och välj vilket typsnitt du vill ha på texten i undermenyn. Textstorlek - klicka på pilen och välj vilken textstorlek du vill ha på texten i undermenyn. Fetstil - klicka i rutan om du vill ha fet textstil på texten i undermenyn. Understrykning - klicka i rutan om du vill ha understrykning på texten i undermenyn. Ram - om du vill ha en ram runt undermenyn. Linjetjocklek - klicka på pilen och välj tjocklek. Linjetäthet - klicka på pilen och välj mellan heldragen/streckad/punkter. Linjefärg - klicka på rutan och välj färg. 7
Redigering Färger/utseende Hemsidaexpress - Instruktionsmanual Under rubriken Logotyp väljer du om och hur du vill visa företagets logotyp på sidan. Logotypen kommer automatiskt att bli klickbar och leda besökaren tillbaks till startsidan. Du kan välja att bara lägga in din logotyp, en hel topp eller utforma en textruta istället för din logotyp. Vanligast är att skapa en egen personlig, grafisk topp till din hemsida i t ex Photoshop. Där du kan utforma din hemsidatopp precis som du vill ha den med logotyp, bakgrund, bilder mm. Logotyp - välj om och vart du vill ha din logotyp. Klicka på pilen och välj mellan: Ingen logotyp, Högst upp till vänster, Högst upp centrerad eller Högst upp till höger. Välj sedan mellan: Behåll bild, Ta bort bild eller Ersätt bild med. Klicka på Bläddra för att hämta en bild som du utformat i förväg. Har du ingen bild, kan du välja Ersätt med text som låter dig skriva vanlig text istället för en grafisk logotyp. TIPS! Under Struktur/Innehåll kan du som är en avancerad användare istället skapa ett helt sidhuvud som ersätter den logotyp du skapar i denna dialog. Följande inställningar är mestadels till för dig som valt att ha en textruta istället för logotyp eller topp: Bakgrundsfärg - vilken färg du vill ha i bakgrunden på ditt företagsnamn. Klicka på rutan och ett nytt litet fönster kommer upp där du kan ställa in färgen. När du gjort ditt val klickar du på OK. Ram - om du vill ha en ram runt logytyptopp. Linjetjocklek - klicka på pilen och välj tjocklek. Linjetäthet - klicka på pilen och välj mellan heldragen/streckad/punkter. Linjefärg - klicka på rutan och ett nytt litet fönster kommer upp där du kan ställa in färgen. Textfärg - vilken färg du vill ha på texten på din logga. Klicka på rutan och ett nytt litet fönster kommer upp där du kan ställa in färgen. När du gjort ditt val klickar du på OK. Typsnitt - klicka på pilen och välj vilket typsnitt du vill ha på texten i loggan. Textstorlek - klicka på pilen och välj vilken textstorlek du vill ha på texten i loggan. Fetstil - klicka i rutan om du vill ha fet textstil på texten i loggan. Understrykning - klicka i rutan om du vill ha understrykning på texten i loggan. Textjustering - klicka på pilen och välj om du vill ha texten i din topp vänsterställd, centrerad eller högerställd. Under rubriken Skiljelinje väljer du: Här kan du välja form på de skiljelinjer du valt att ha på din sida. Skiljelinjen sätter du in när du redigerar i Struktur/ innehåll. Linjestil - vilken tjocklek skiljelinjen ska ha och om linjen ska vara heldragen, streckad eller punkter. Linjefärg - klicka på rutan och ett nytt litet fönster kommer upp där du kan ställa in färgen. När du gjort ditt val klickar du på OK. Nu är du färdig med dina redigeringar under färger/utseende. I menyn till vänster kan du klicka på förhandsvisa sida för att se hur din sida har tagit form. Du kan när som helst gå in på respektive rubrik och göra ändringar. Om du går in och gör ändringar men ångrar dig klickar du på knappen Ångra istället för OK. Om du glömmer att trycka på OK efter en ändring registreras inte dina ändringar. 8
Redigering Struktur/innehåll Hemsidaexpress - Instruktionsmanual Under rubriken Struktur/innehåll lägger du in själva hemsidan, undersida för undersida. Själva redigeringsläget beskrivs i detalj på kommande sidor. Observera att när du ändrat på en sida, skapas automatiskt en s.k. arbetskopia som låter dig förhandsgranska resultatet på sidan utan att den ersätter den befintliga sidan. Du kan därefter fortsätta att redigera arbetskopian tills du är nöjd, och sedan klicka på Publicera. Först då blir den aktuella sidan en del av menyvalet och ersätter den gamla sidan. Om du ångrar dig, kan du ta bort arbetskopian och åter redigera sidan med utgångspunkt från den ursprungliga versionen. Beroende på om du valt en hemsida med eller utan undermenyer ser sidan olika ut: Utan undermenyer En lista på alla redan inlagda sidor visas. 1. Klicka på Lägg till sida högst upp till höger för att skapa en ny sida. 2. Klicka på namnet på en sida eller Ändra för redigera en befintlig sida. 3. Använd listpilarna under Ordningsföljd för att sortera om eller inaktivera sidor. 4. Klicka på Förhandsvisa för att se en viss sida, som öppnas i ett nytt fönster. 5. Klicka på Tag bort om du permanent vill ta bort en sida. OBS! En borttagen sida går inte att återfå! Du kan också klicka på Kopiera om du har gjort en sida med viss layout och vill återanvända den layouten till andra sidor. Med undermenyer En lista på alla redan inlagda toppsidor visas. Med toppsida menas de sidor som visas i huvudmenysystemet, till skillnad från de sidor som visas i undermenyerna. 1. Klicka på Lägg till sida högst upp till höger för att skapa en ny toppsida. 2. Använd listpilarna under Ordningsföljd för att sortera om eller inaktivera toppsidor. 3. Klicka på Lägg till undersida för att skapa en ny undersida till en toppsida. 4. Klicka på Flytta ner för att göra om en toppsida till en undersida. 5. Klicka på Tag bort för att ta bort en toppsida med alla dess undersidor. OBS! En borttagen sida går inte att återfå! 6. Klicka på namnet på en toppsida för att bläddra fram alla dess undersidor. 6.1. Klicka på namnet på en undersida eller Ändra för redigera den. 6.2. Använd listpilarna under Ordningsföljd för att sortera om eller inaktivera undersidorna. 6.3. Klicka på Förhandsvisa för att se en viss undersida, som öppnas i ett nytt fönster. 6.4. Klicka på Flytta för att flytta en undersida till en annan toppsida, eller göra som egen toppsida. 6.5. Klicka på Tag bort om du permanent vill ta bort en undersida. OBS! En borttagen sida går inte att återfå! Bland undersidorna kan du också klicka på Kopiera om du har gjort en sida med viss layout och vill återanvända den layouten till andra sidor. Notera att den första undersidan alltid är kopplad till sin respektive toppsida, dvs den visas automatiskt och går inte att flytta eller ta bort på annat sätt än att ta bort hela toppsidan. Klicka på Till grundläge för att återgå till läget där du bl.a. kan sortera om toppsidorna. TIPS! Oavsett om du arbetar med eller utan undermenyer, kan du skapa nyhetssidor och dokument som inte är del av menysystemet, utan länkas från en annan sida. Lägg till en sida, välj Förhandsvisa och kopiera hela adressen till sidan från adressfältet i din webbläsare. Klistra sedan in denna adress som en länk på en annan sida. 9
Redigering Struktur/innehåll Hemsidaexpress - Instruktionsmanual Knapprad och funktioner När du är inne i en sida för att lägga in text och bilder så finns ovanstående knapprad längst ner på sidan där du kan göra följande val: Klicka på pilen och välj om du vill skriva en rubrik, paragraf, block osv. Det går även bra att göra dessa ändringar när all text är inlagd. Klicka på pilen och välj vilket typsnitt (bokstävernas utseende) du önskar på texten. Klicka på pilen och välj vilken storlek på typsnitt du vill ha. Välj fet (bold), kursiv (italics), understruken eller genomstruken text. Klicka på pilen och välj textfärg. Klicka på pilen och välj bakgrundsfärg till text. Nedsänkt eller upphöjd text. Vällj om texten ska vara vänsterställd, centrerad, högerställd eller kantställd. Välj punktlista, nummerlista eller om du önskar något specialtecken. För att skapa en länk: skriv in lite text, markera texten och klicka på kedjan Skapa länk och lägg in länkadressen. För att radera en länk markerar du den och klickar Ta bort länk. Skapa/redigera en bild. En ruta kommer upp där du hämtar en bild från din dator genom att klicka på knappen vid Bildens URL. Välj bilden du önskar och följ dialogen som för dig tillbaks till första rutan. Justering - klicka på pilen och välj vart du vill ha bilden i förhållande till sidans text. Dimensioner - ange bildens mått. Ram - om du önskar en svart ram runt bilden. Skriv in önskad tjocklek i siffror. Vertikalt- och Horisontellt tomrum - om du önskar luft runt bilden. När du är klar klickar du på Skapa. Ångrar du dig klickar du på Ångra. Ändra inställning på befintlig bild. Klicka på bilden, klicka sedan på Skapa/redigera-knappen och gör dina ändringar. Om du vill radera en bild klickar du på bilden och trycker Delete. Sätt in en skiljelinje. Om du t ex vill göra en avgränsning på sidan. Färg och form på skiljelinjen kan du ändra under Redigering färger/utseende. Skapa ny tabell. Bra hjälp när du vill ha text eller bilder i särskilda positioner. Välj hur många kolumner och rader du önskar. Rutorna är dynamiska, placera in text eller bild. 10
Redigering Struktur/innehåll Hemsidaexpress - Instruktionsmanual Tabellradsinställningar och tabellcellsinställningar. Gör egna cell-inställningar. Under fliken avancerade inställningar kan du t ex ändra bakgrundsfärg på en tabell. Skapa rad före/efter/ta bort i din tabell. Skapa kolumn före/efter/ta bort i din tabell. Dela upp/sammanfoga tabellceller din tabell. T ex en layout med en bild och text under i två kolumner. Ångra inmatningen/gör om inmatningen. Ändra css-stilar. För avancerade användare som vill göra ändringar på detaljnivå. Rensa skräpkod. Ta bort formatering. Slå av/på osynliga element. Om du önskar få tabellens linjer synliga. Editera HTML-koden. För avancerade användare som vill titta på eller ändra HTML-koden direkt. Hjälp. Beskrivning av funktionerna i struktur/innehåll. TIPS FÖR REDIGERINGSLÄGET! Vill du börja på nästa rad utan att få en ny paragraf med tomrum, tryck Skift + Return istället för bara Return. Då blir det en radbrytning inom samma stycke. Vill du att texten ska ligga bredvid bilden, ställ antingen in Justering på bildens egenskaper eller skapa en tabell med två eller fler kolumner, där bilden ligger i en kolumn och texten i nästa kolumn. Om du klistrar in text från t.ex. en ordbehandlare, kan det dyka upp lite s.k. skräpkod som redigeringsverktyget försöker städa bort med funktionerna Rensa skräpkod och Ta bort formatering. Markera gärna lite text åt gången och tryck flera gånger på knapparna för att rensa så mycket som möjligt. I undantagsfall kan man vara tvungen att manuellt rensa i HTML-koden, om man har sådana kunskaper. Speciellt sidhuvud och sidfot Istället för att lägga in en logotyp (se Färger/utseende) kan den avancerade användaren istället tillverka en speciell sida som fungerar som sidhuvud på alla sidor. Gör som ovan, men tänk på att begränsa sidhuvudets höjd. På motsvarande sätt kan du lägga in en speciell sidfot som ersätter den standardiserade sidfoten längst ner på varje sida. 11
Optimera sidan för sökmotorer På Internet finns det olika sökmotorer (AltaVista, Google, Yahoo, Leta m fl.) som besökarna använder sig av när de letar efter något specifikt. Det finns flera metoder för att din sida ska komma högt bland sökresultaten. Till att börja med kan du på varje sida lägga in s.k. META-taggar, en beskrivande text och nyckelord som beskriver ditt företag och sidans innehåll. Dessa texter och ord syns inte på själva hemsidan, utan finns enbart dolda i koden för att sökmotorerna ska hitta dem. Du kan ange individuella META-taggar (sökord) för varje sida genom att fylla i formuläret nedanför redigeringsfönstret. Dessutom kan du fylla i sökord som ska gälla för samtliga sidor genom att på startsidan för Struktur/innehåll klicka på Lägg till vid rubriken Sidans allmänna sökord. META-tagg Beskrivning (META-tagg) Här skriver du en löpande text med riktiga meningar som förklarar vad sidan handlar om. T ex: Skönhetssalong som tillhandahåller tjänster och produkter inom skönhetsindustrin. Salong med kvalitet, omtanke och rådgivning. Nyckelord (META-tagg) Här skriver du olika ord som kan förekomma i din verksamhet. Det ska vara kommatecken mellan orden, t.ex. permanent, slingor, manikyr, pedikyr, massage, hårvård, hårfärger, styling, hårspabehandlingar, hårbottenmassage, hårförlängning, extension, American Crew, D:fi, Goldwell, Kerastase, Loréal, Nouba, Redke, Sebastian osv. Mer om att optimera sidan för sökmotorer Utöver att lägga in beskrivning och nyckelord är en av de viktigaste metoderna för att uppnå bra sökresultat att texten på själva sidan är tydlig, att viktiga söktermer på ett naturligt sätt förekommer högt upp. Det vill säga, de verksamhetsområden som du är expert på ska framgå i text. Använder du bilder, se till att lägga bildbeskrivningar. De flesta sökmotorer gör en avvägning mellan vilka nyckelord du använt och vilka ord som faktiskt förekommer på sidan. Har du alltför många nyckelord (fler än 20-30 st per sida) kan dessa uppfattas som en helgardering och vändas emot dig. Nästa steg blir att se till att andra hemsidor länkar till din sida. Det kan vara leverantörer, kollegor, kunder, bloggar m.m. Sökmotorerna tar hänsyn till hur många och vilka sidor som länkar till dig. Ju större sidor med många besökare, desto viktigare länk. Du kan i gengäld skapa en sida med länkar tillbaks, men tänk gärna på att bara länka till relevanta sidor, så dina besökare slipper hamna på skräpiga sidor som du på sätt och vis rekommenderat genom att länka dit. Tänk på att det tar lite tid innan sökmotorerna gått igenom din sida. För att påskynda den s.k. indexeringen kan du skicka in sidans adress till respektive sökmotor (Google, Yahoo, MSN Live Search osv). Även i detta avseende är det viktigt att din sida finns länkad från någon annan sida - annars kommer heller aldrig sökmotorerna ha en chans att hitta den! Med dessa enkla grunder bör du på lite sikt kunna uppnå ett gott sökresultat, men kom ihåg att ju mer allmänna sökord du använder, desto större är konkurrensen om att synas. Det finns fler metoder i form av annonsering m.m. som du kan få mer information om och hjälp med om du vänder dig till oss. 12
E-post Skapa e-post konto En e-postadress underlättar din kontakt med både dina blivande och befintliga kunder. E-post är en bra kommunikation som är öppen dygnet runt både för dig och för alla som vill komma i kontakt med dig och ditt företag. Lägg till e-postadress För att skapa ett eller flera e-postkonton till ditt företag gör du så här: Gå till menyn till vänster på HemsidaExpress sida och klicka på Hantera e-post. Klicka sedan på Lägg till e-postadress. I rutan efter Fullständigt namn fyller du i användarens för och efternamn. Sedan fyller du i den e-postadress som du önskar, t.ex. info, förnamn, efternamn, kundtjänst, order osv. Delen efter @ utgör ditt domännamn och är redan ifyllt. Fyll sedan i det lösenord som du önskar och bekräfta det sedan igen. Om du klickar i rutan Använd som catch-all så innebär det att du kan ta emot e-post även om avsändaren har skrivit något fel i din e-postadress. Observera att du kan endast använda catch-all på ett av dina e-postkonton om du har fler e-postadresser. Klickar du i rutan catch-all på flera konton är det den senast ifyllda som gäller. Med catch-all kan även viss oadresserad e-postreklam nå dig. Klicka i rutan Använd autosvarsfunktion, om du vill att avsändaren ska få ett autosvar att e-posten har kommit fram till dig första gången den skickar ett e-postmeddelande till dig. Skriv in det meddelande som du vill att avsändaren får i rutan Autosvarsmeddelande, t ex Företaget har mottagit ditt meddelande och vi svarar dig så fort vi kan. När du har fyllt i alla uppgifter klickar du på knappen Bekräfta längst ner till höger på sidan eller på knappen Ångra om du vill återgå till föregående sida. Lägg till e-postalias Klicka på Lägg till e-postalias om du önskar att allmän e-post, t ex e-post som går till info, order mm, ska kunna läsas av flera e-postkonton eller om du vill vidarebefordra till en annan e-postadress, antingen i HemsidaExpress system eller utomstående e-postleverantör. Läsa e-post När du ska läsa din e-post går du till menyn till vänster på sidan och klickar på Läs e-post. En ny sida öppnas och du loggar in med hela din e-postadress och ditt valda lösenord och klickar sedan på knappen Logga in. 13
E-posthantering Meddelandelista Lista av meddelanden som finns i mappen. Klicka på mappnamnet på listan av mappar och listan av meddelanden visas. Det står också hur många meddelanden som finns på sidan och hur många som sammanlagt finns i mappen. T ex: Visar meddelanden 1-2 (2 totalt). Notera att det totala antalet av meddelanden oftast inte är samma som antalet ej lästa meddelanden (på mapplistan bredvid mappnamnet, som visningen är aktiverad). Näst på sidan finns val för att flytta meddelanden till andra mappar och att ta bort meddelanden. På listan visas information om avsändare, datum och ämne. Dessa kan modifieras i indexeringsordning i inställningar. Obs! På lisan kan också finnas en ruta med +,! eller A. Om det finns en + betyder det att meddelandet har bilagor. A betyder att du har svarat på meddelandet.! betyder att meddelandet har skickats med hög prioritet. Resten är ämnen för meddelanden. På vänstra sidan finns en kontrollruta för att markera meddelandet för flyttning eller radering. Att läsa meddelanden Klicka på ämnet på ett av meddelandena och meddelandet visas. En sak som du noterar är att www- och e-postadresser är klickbara länkar, du kan klicka dessa för att gå till en sida eller att skriva ett nytt meddelande. En annan egenskap är att meddelandet visas med olika färger. Normalt är ett svar identifierad med > tecken. Webbmail kan skilja upp till två svar i rad och visa texten med olika färger. På extramenyn (under de vanliga) finns tre fält. Den vänstra kan du klicka på för att radera meddelandet eller att gå tillbaks till listan. I mitten finns länkar till föregående och nästa meddelande. På högra sidan finns postfunktioner. Index Tar dig tillbaka till meddelandelistan. Ta bort Klicka för att radera meddelandet. Eventuella bilagor raderas samtidning. Spara de bilagor du vill ha kvar. Föregående Klicka för att läsa föregående meddelande. Nästa Klicka för att läsa nästa meddelande. Vidarebefodra Skicka mailet vidare. Vidarebefodra som bilaga Skicka mailet vidare som en bilaga. Svara Klicka för att svara avsändaren. Det ursprungliga meddelandet markeras med > tecken. Det är möjligt att vissa rader inte börjar med >, detta kan tyvärr inte undvikas. Du kan försöka att ändra antalet tecken per rad i inställningarna. Du kan skriva kommentar var som helst i meddelandet, du kan också lägga till bilagor. Svara alla Som Svara men meddelandet skickas både till avsändaren och till samtliga mottagare av det ursprungliga meddelandet. Visa hela brevhuvudet Detta val visar hela brevhuvudet, inklusive den väg som meddelandet skickades för att nå mottagaren, och annan information om själva meddelandet. Visa utskriftsvänlig version Om du vill skriva ut ett meddelande, kan du klicka på denna länk. Då öppnas ett nytt fönster med själva meddelandet, fast utan navigation och menyer. Klicka på knappen Skriv ut för att skriva ut meddelandet. Ladda ner detta brev som en fil Klicka på denna länk för att spara detta meddelande som en textfil på din egen dator. Ett enkelt brevhuvud placeras högst upp. 14
E-post hantering Att skriva meddelanden Till: Först på sidan finns Till: fält. Här skriver du in mottagarens e-postadress. Du kan på en och samma gång skicka meddelandet till flera mottagare, skilj adresserna från varandra med komma. Du kan också hämta adresserna från adressboken. Raden kan bli så lång att den inte ryms helt i fältet som syns, alla adresser finns med ändå. Kopia: Här fyller du i adresser till de som ska ha en kopia av brevet, precis på samma sätt som Till: Dold kopia: Det betyder att ingen av andra mottagare kan se att någon har fått en kopia av meddelandet. Ärende Rubriken av meddelandet. Brevfot Det stora textfältet. Skriv ditt meddelande här. Eventuell signatur finns redan ifylld. Adresser Öppnar sökningsfunktionen för adresser. Mer info under rubriken Adresser. Bifoga Denna funktion gör det möjligt att bifoga filer. Filerna måste finnas på din hårddisk. Du kan använda knappen Browse för att leta efter filen. Alternativt, om du vet hela sökvägen, kan du skriva in denna i fältet. Bilagan läggs till när du trycker på knappen Lägg till. När man har lagt till minst en bilaga dyker en ny knapp upp på sidan. Med den kan du radera bilagor ifall du har valt fel. 15
E-post hantering Adresser Adressbok är fantastiskt tidsparande. Adresser som man ofta använder är sparade på ett händigt sätt. Om din webbläsare stödjer Javascript, kanske du också vill använda det. Välj Javascript-adressbok i inställningarna. Det är ett trevligt hjälpmedel med sina egna pop-up fönster. Den vanliga HTML-adressboken fungerar även i webbläsare som inte har stöd för Javascript. Ingen behöver vara utan adressbok. Kortnamn Skriv in ett bekant namn här. Något som hjälper dig att minnas och som gör att du känner igen vems adress denna är. E-post adress Här ska det vara en komplett adress. Det går inte att gissa här. En e-post adress har två delar. Den första är för att identifiera mottagaren, till exempel sven.berg eller sventeb. Den andra är den mottagande domänen, till exempel storfirma.se eller laroanstalt.edu. Det allra sista i adressen är antingen en landskod (tex. se, fi, us) eller någon annan toppdomän adress (företag har ofta com, organisationer org, nätverksföretagen net, många amerikanska högskolor och universitet edu, osv). Mittemellan dessa två delar skriver man @. Adresserna ovan blir då: sven.berg@storfirma.se och svanteb@laroanstal.edu. Om adressen är felaktig är det mycket sannolikt att du får tillbaka automatsvar som informerar dig om att det inte finns någon sådan mottagare. Extra information Här kan du också skriva in någonting som hjälper dig att komma ihåg vem adressen tillhör. Det finns mer plats här än det du kan skriva in i kortnamn fältet. Om personen ifråga är någon du har träffat på en affärsresa kan du skriva till exempel: Vi träffades på mässan i Hannover 2000. Lägg till i Personlig adressbok Fyll i fälten. De första tre (Kortnamn, E-postadress och Förnamn) är obligatoriska. Efternamnet och Extra information är frivilliga. Ändra eller Ta bort vald Med hjälp av dessa knappar kan du välja att ändra eller ta bort adresser. Du kan bara ändra en adress åt gången. Mappar Du kan spara meddelanden i olika mappar. Det är praktiskt om du har många meddelanden och du vill ha dem i någon slags ordning. Skapa mapp Skriv in namnet på en ny mapp och välj sedan om det ska vara en undermapp till Drafts, Sent eller Trash. Klicka sedan på Spara. Om du inte vill ha den som en undermapp väljer du Ingen. Byta namn på en mapp Du kan byta namn på alla andra mappar utom mapparna för inkomna och skickade meddelanden och papperskorgen. Ta bort Mapp För att ta bort mappar. Observera att det inte går att ta bort alla mappar som finns på listan. Avaktivera/Aktivera Definition: Aktivera: Nya mappar som skapas tas inte automatiskt i bruk, aktivera dem här. Avaktivera: Tar mappen ur bruk utan att radera den. Du kan använda så många mappar som du vill. När du avaktiverar en mapp flyttas den till listan för aktiverbara mappar. När du aktiverar en mapp flyttas den till listan för avaktiverbara mappar. 16
E-post hantering Inställningar Du har många alternativ i Webbmails inställningar. Vad du kan göra beror på installationen. När du förändrar någonting förändras det bara för dig, du kan inte av misstag förändra andras inställningar. Personlig profil Här skriver du in personlig information, t ex namn och adress. Utseende Omfattar bl.a. färger, språk och hur brev visas. Färgmarkering av brev Brev kan markera brev som innehåller en särskild ärenderad., eller Mappar Hur mappar visas och hanteras. Indexeringsordning Vilka kolumner som visas i index och ordningen på dessa. Byt lösenord Byt lösenordet till ditt e-postkonto. 17
E-post hantering Sök Du kan enkelt hitta de meddelanden som uppfyller sökkriterierna. Allmänt Välj mapp, skriv in text och välj från vilka fält man skall leta. När du klickar på Sök visas listan på meddelanden som uppfyller sökkriterierna. Du kan klicka på meddelandet och läsa det som vanligt.observera att den aktiva mappen är den som sökningen utförs på om du inte väljer någon annan mapp. Var skall man söka På högra sidan av textrutan finns knappen man kan använda att välja vilka fält som sökningen gäller. Du kan välja mellan texten i meddelandet, överallt, ärende, från, kopia eller till mottagare. Text - sökningen görs i texten i meddelandet. Överallt - hela meddelandet söks, inklusive rubrikerna. Om du inte vet var du skall söka, välj detta. Årende - bara rubriken Ärende genomsöks. Från - Från-rubrikerna genomsöks. Observera att detta kan vara mer än et som visas. En vanlig Från-rubrik innehåller både ett namn och adressen. Webbmail visar ofta bara namnet, men sökningen görs på hela informationen. Till - Till i rubriken genomsöks. Ett meddelande kan ha flera mottagare, samtliga genomsöks. Kopia - som Till, men för rubriken kopia. 18
E-post hantering Ofta förekommande frågor Många av de vanligaste frågorna förekommer gång på gång. Detta är en lista över de vanligaste frågorna och svaren till dessa. Kan jag på en och samma gång använda flera namn från adressboken? Ja. Adressboksökning visar alla träffar som uppfyller sökkriterierna. Man kan på önskat sätt välja vilka som skall vara mottagare (Till:) eller mottagare till en kopia. Samtliga valda adresser fylls i rätt när man trycker på knappen Använd Adresser. Kan jag plocka adresser från meddelanden till adressboken? Nej, inte automatiskt. Du kan markera adressen och klippa och klistra, om din webbläsare har stöd för detta. WebbMail utvecklas dock kontinuerligt, det är möjligt att det i framtiden kommer att gå att plocka adresser från meddelanden. Vad betyder webbmail? När det gäller vår WebbMail, är det en webbaserad tjänst, förinställd för att ge dig åtkomst till din E-postlåda utan att du behöver göra ytterligare inställningar. Var kan jag använda webbmail? Överallt där det finns åtkomst till nätet och en webbläsare. Dock finns det ännu inte stöd för trådlös användning med WAP/WML. Varför använda webbmail istället för en vanlig E-postläsare? Det är troligt att webbmail aldrig kommer att ersätta vanliga E-postläsare, men vem vet? I vilket fall som helst, det är bekvämt om du befinner dig långt borta från din dator, hos en kompis, på en resa, hemma eller på jobbet och vill läsa dina meddelanden. Det är inte särskilt roligt att behöva lista ut hur man konfigurerar en E-post-läsare som man kanske inte har sett tidigare, göra det arbetet, läsa/skicka post, och sedan rensa bort allt man har gjort. WebbMail är gjort för att komplettera E-post-läsare, inte för att ersätta dem. Hur fungerar detta? WebbMail är förinställd att kommunicera med e-postservern med en teknik som kallas IMAP. Rutinerna som används är specialskrivna för bästa funktionalitet. 19