Webbriktlinjer för Huddinge kommun 2014 remissvar

SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DIARIENR 2014-04-29 AN-2014/147.119 KS-2014/246.119 1 (3) HANDLÄGGARE Erika Svärdh 08-535 312 05 erika.svardh@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Webbriktlinjer för Huddinge kommun 2014 remissvar Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande Webbriktlinje för Huddinge kommun 2014 remissvar och överlämnar det till kommunstyrelsens förvaltning som sitt yttrande i ärendet. Sammanfattning Kommunstyrelsens förvaltning har tagit fram förslag till riktlinjer för Huddinge kommuns webbplatser. Riktlinjerna ska bidra till att kommunens webbplatser håller hög kvalitet. Syftet med riktlinjerna är ytterst att se till att de som besöker kommunens webbplatser får bra och lättillgänglig information och att de digitala tjänster som finns är väl fungerande och lätta att använda. Riktlinjerna anger den miniminivå som alla kommunens webbplatser ska uppfylla och omfattar även bloggar, e-tjänster och molnjtänster. Social- och äldreomsorgsförvaltningen är positiv till de nya riktlinjerna. Beskrivning av ärendet Huddinge kommun har olika webbplatser som fyller olika syften. Den mest besökta webbplatsen är www.huddinge.se. Webbplatserna är av skiftande kvalitet beroende på hur mycket resurser som avsätts men också på grund av varierande kunskapsnivåer och olika syn på vad som är en bra webbplats. Sedan 2009 då de nuvarande riktlinjerna togs fram har internet utvecklats, inte minst har ny webbteknik skapat möjligheter som inte tidigare fanns. Kommunstyrelsens förvaltning har därför tagit fram nya riktlinjer, i syfte att stödja kommunen olika webbinitiativ på ett bättre sätt men också för att säkerställa att kommunens webbplatser håller önskvärd kvalitet. De viktigaste förändringarna i riktlinjerna är följande: Riktlinjerna omfattar inte bara webbplatser utan även bloggar, e- tjänster och molntjänster. POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen 141 85 Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se www.huddinge.se

SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DIARIENR 2014-04-29 AN-2014/147.119 2 (3) Riktlinjerna förtydligar att vi ska följa kommunens grafiska profil och dess tillämpningar för webb. Vi ska också följa E-delegationens riktlinjer. Specifika krav för mobila enheter finns framtagna. Krav för uppföljning och statistik är tydliggjorda. Riktlinjerna skiljer på olika typer av webbplatser, som fristående webbplatser och mallwebbplatser. Riktlinjerna visar även på vilka tekniska ramverk som ska användas. Riktlinjerna tar upp hantering av domännamn. I slutet av dokumentet finns en checklista där ansvaret för webbplatserna är tydliggjort. Förslaget till riktlinjer ligger i linje med de nya nationella riktlinjer som regeringen (via E-delegationen) tog fram under 2013 i syfte att säkerställa att alla myndigheters webbplatser följer etablerade webbstandarder och håller rätt tillgänglighetsnivå. Förvaltningens synpunkter De nya riktlinjerna är tydliga och kommer att ge förvaltningarna ett bra stöd i arbetet med befintliga och nya webbplatser och e-tjänster. Det är bra att det nu blir ännu tydligare att alla webbplatser ska följa kommunens grafiska profil och att det tydligt ska framgå att det är Huddinge kommun som är avsändaren. Avsnitten om tillgänglighet, enkel navigering och tydligt språk är särskilt viktiga för äldreomsorgsnämndens målgrupper. När det gäller avsnittet om bilder bör det stå att fotografens namn alltid ska anges vid bilden, i stället för den vagare skrivningen om möjligt. I förslaget till riktlinjen står det att om en person är med på en bild ska det finnas ett medgivande som styrker att bilden får användas på webbplatsen. Här bör ett förtydligande göras om vad som gäller vid köp av bilder. Då är det inte kommunen utan fotografen eller bildbyrån som ansvarar för att ett medgivande finns. Under avsnittet Domäner bör det stå att valet av domännamn för fristående webbplatser ska godkännas av kommunens kommunikationsdirektör. Val av domännamn är en viktig profilfråga och det är viktigt att kommunen kan säkerställa att alla domännamn ligger i linje med kommunens profil. Det behöver också finnas anvisningar om hur man använder och utvecklar appar och i vilken utsträckning andra aktörer kan hämta data ur kommunens

SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DIARIENR 2014-04-29 AN-2014/147.119 3 (3) digitala källor för en e-tjänst eller app. Utgångspunkten bör vara att skapa webbtjänster som fungerar väl för såväl smarta telefoner och läsplattor som för datorer. Att göra det möjligt för andra aktörer att hämta data bidrar till att höja servicen gentemot våra invånare. Under avsnittet Ansvar behöver ett förtydligande göras av innebörden av att den enskilde webbredaktören ansvarar för det som publiceras. Merparten av det som en webbredaktör publicerar är på uppdrag av någon annan. Det är också oklart om det är den ansvarige webbredaktören för en ny webbplats som avses, eller alla webbredaktörer. För att ge webbredaktörerna ett bra stöd i arbetet med nya och befintliga webbplatser bör publiceringsanvisningarna uppdateras och eventuellt kompletteras med lathundar och checklistor. Britt-Marie Karlén Social- och äldreomsorgsdirektör Erika Svärdh Kommunikationschef Bilagor Remiss Webbriktlinjer för Huddinge kommun 2014 (dnr KS-2014/246.119) Beslutet delges kommunstyrelsens förvaltning, kommunikationsavdelningen, Erik Ferenius.

REMISS DIARIENR 2014-03-03 KS-2014/246.119 1 (1) Remissinstanser Samtliga nämnder Webbriktlinjer för Huddinge kommun 2014 Bifogade handlingar översänds till ovanstående remissinstanser för yttrande senast den 28 maj 2014 Handläggare: Erik Ferenius, Kommunikationsavdelningen, kommunstyrelsens förvaltning. Skicka era svar genom remissfunktionen i W3D3. Kerstin Z Johansson Chef kommunstyrelsens kansli Delges KS Delegationsbeslut C:16 POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 08-535 301 70 E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se www.huddinge.se 141 85 HUDDINGE

1 (8) HANDLÄGGARE Erik Ferenius 08-535 301 94 erik.ferenius@huddinge.se Riktlinjer för Huddinge kommuns webbplatser 2014 Dessa riktlinjer gäller webbplatser och e-tjänster för Huddinge kommuns verksamheter. Riktlinjerna riktar sig till alla som har ansvar för eller arbetar med webbplatsinnehåll eller webbrelaterade projekt i Huddinge kommun. Riktlinjerna är styrande och beslutas av kommunstyrelsen. I detta dokument används begreppet webbplatser som ett samlingsnamn för webbplatser, externa webbapplikationer, bloggar och e-tjänster. Bakgrund och syfte Det finns flera syften med dessa riktlinjer. Ett är att säkerställa att vi håller hög kvalitet på samtliga våra webbplatser, inte bara utifrån ett kommunikativt och tekniskt perspektiv utan även användbarhetsmässigt och grafiskt. Ett annat syfte är att ta fram så kostnadseffektiva lösningar som möjligt. Webbutveckling kan vara dyrt varför vi måste se till att få så stor avkastning som möjligt för varje investerad krona. Det är också viktigt att värna om vårt varumärke där våra webbplatser har ett uppdrag att stödja kommunens övergripande vision, så att vi kan stärka bilden av Huddinge som en attraktiv kommun att bo, besöka och verka i. Övergripande för alla webbplatser Vår digitala närvaro består av olika delar, som till exempel sociala medier, bloggar, e-tjänster och olika webbplatser. Den centrala webbplatsen är huddinge.se, men kommunen har också många andra viktiga webbplatser. Merparten av våra webbplatser har ett gemensamt uppdrag: de ska stödja användarnas toppbehov så att besökarna snabbt ska kunna utföra ärenden eller få svar på frågor. Med toppbehov avses uppgifter som besökaren rankar högre än sajtens innehåll i stort. Med insikten om vilka behov det är kan man enklare skapa en webbplats som ger rätt service. Vissa av våra webbplatser, som exempelvis bloggar, har delvis en annan uppgift där det mer handlar om att berätta om vår verksamhet och skapa relationer med våra besökare. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Kommunikationsenheten BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 Huddinge TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB www.huddinge.se 141 85 Huddinge

2 (8) Det ska vara enkelt att använda våra webbplatser. Därför ska vi hela tiden arbeta med att förenkla navigering och logik på webbplatserna. Språket ska följa klarspråksprinciper och de skrivregler som finns för kommunen. Texterna ska också ta hänsyn till sökmotorernas logik och innehålla ord och fraser som vi vet att användarna söker på i sökmotorer. Det är viktigt att besökarna ser att det är Huddinge kommun som är avsändare och står för webbplatsen. Därför ska webbplatserna följa kommunens grafiska profil och dess tillämpningar för webb. Det innebär bland annat att vi ska använda ett speciellt sidhuvud och att det ska finnas en tydlig avsändare på startsidan. Uppgifter som verksamhet, adress, telefonnummer, e-post och organisationsnummer ska finnas med. Bilder som används på webbplatsen ska vara friköpta (eller köpta genom licens) eller vara godkända av fotografen för användning på webb. Om en person är med på en bild ska det finnas ett medgivande som styrker att bilden får användas på webbplatsen. Om möjligt ska även fotografens namn anges vid bilden. Gällande fotografiska bilder finns det specifika riktlinjer framtagna för Huddinge kommun. Många av våra besökare använder mobila enheter när de besöker våra webbplatser. Därför ska alla nya webbplatser byggas i så kallad responsiv design vilket innebär att webbsidorna fungerar bra oavsett vilken skärm besökaren använder. Genom att designa responsivt säkrar vi att våra webbplatser fungerar väl på såväl datorer som i läsplattor och mobiler. För att kunna följa upp hur våra webbsatsningar faller ut ska alla webbplatser ska ha spårningskod för Google Analytics installerad. Kontakta kommunens webbansvarige för hjälp och råd kring detta. Eftersom Huddinge kommun är en offentlig verksamhet ställs extra höga krav på att användargränssnittet är tillgängligt och överskådligt, oavsett om målgruppen är invånare, företagare eller medarbetare. Tillgänglighet innebär att informationen ska vara presenterad på så sätt att den är tillgänglig för alla besökare och användare oavsett ålder, kön, eventuella funktionsnedsättningar, etnisk och kulturell bakgrund eller tekniska förutsättningar. Alla kommunens webbplatser ska följa E-delegationens webbriktlinjer som är statens officiella riktlinjer för hur man bör arbeta med webbplatser inom offentlig sektor i Sverige.

3 (8) Sammanfattning Kommunens webbplatser ska stödja användarnas toppbehov och det ska vara enkelt att använda webbplatserna och förstå texterna på dem. Webbplatserna ska följa våra grafiska webbtillämpningar, vara tillgänglighetsanpassade och följa E-delegationens webbriktlinjer. Nya webbplatser ska vara mobilanpassade. Avsändaren av webbplatsen ska tydligt framkomma och bilder ska vara betalda och/eller godkända före publicering. Olika typer av webbplatser Huddinge.se Huddinge.se är navet bland våra webbplatser. Här ska användarna kunna hitta relevant information och utföra olika ärenden. Webbplatsen ska också leda och guida besökaren vidare till andra webbplatser som finns i kommunen. Så mycket som möjligt av kommunens verksamhet ska rymmas på huddinge.se. Det är enklare för användaren att hitta information på ett ställe än att leta på flera platser på nätet. Det är också mer kostnadseffektivt om vi utvecklar och trimmar några få webbplatser istället för att ha en spretig flora av många webbplatser som ska underhållas och utvecklas. Det innebär att vi inte ska ta fram separata webbapplikationer om innehåll och teknisk lösning med fördel går att implementera på huddinge.se. Mallwebbplatser med delvis egen profil Vissa verksamheter har behov av att ha en egen webbplats med en delvis egen profil, utanför huddinge.se. Exempel på detta är skolor och olika kultur- och fritidsverksamheter. Vi kallar dessa webbplatser för mallwebbplatser. Vi ska endast ta fram mallwebbplatser om det föreligger specifika skäl, som att verksamheten har en egen identitet och att målgruppen, det vill säga besökarna på webbplatsen, finner det enklare att gå till en separat webbplats. Även om vi tar fram en mallwebbplats ska viss grundinformation om verksamheten ska finnas på huddinge.se. Mallwebbplatser ska finnas inom kommunens gemensamma tekniska ramverk (se mer under Tekniskt ramverk). Kommunikationsansvarig från respektive förvaltning beslutar i samråd med kommunens webbansvarige om en mallwebbplats ska tas fram.

4 (8) Fristående webbplatser med egen profil Inom kommunen finns det verksamheter som kan ha behov av en egen profil. Det kan till exempel vara konsthallar eller kommunala bolag som behöver profilera sig på ett sätt som inte låter sig göras inom kommunens befintliga tekniska och grafiska ramverk. För dessa verksamheter är det tillåtet att ta fram en fristående webbplats med egen profil. Det ska dock framgå på dessa webbplatser att det är Huddinge kommun som är ägare av verksamheten. Liksom för mallwebbplatserna är det viktigt att viss grundinformation om verksamheten finns på huddinge.se, även om vi tar fram en fristående webbplats. Fristående webbplatser behöver inte ligga inom kommunens gemensamma tekniska ramverk. Kommunens kommunikationschef beslutar om en fristående webbplats ska tas fram. Bloggar Kommunen uppmuntrar olika verksamheter eller personer att berätta om vad de gör. Det kan handla om en specifik verksamhet, ett projekt eller något annat. Exempel på bloggar som finns i kommunen är en blogg om kommunens varumärke, en blogg om retrobiblioteket, en blogg om Huddinges historia och olika pedagogbloggar. En blogg har ofta en mer personlig och informell karaktär än en webbplats och bör därför ligga utanför huddinge.se. Kommunens bloggplattform ska användas för alla bloggar som drivs i Huddinge kommuns namn eller för någon av Huddinge kommuns verksamheter. Kommunens webbansvarige eller ansvarig kommunikatör från respektive förvaltning beslutar om start av blogg samt löpande kvalitetsuppföljning. E-tjänster Kommunen har olika webblösningar som av tekniska skäl inte låter sig integreras i huddinge.se. Det kan vara e-tjänster som är hårt knutna till olika verksamhetssystem och därför är svåra att flytta in i kommunens webbmiljö. Ambitionen är dock att våra e-tjänster ska integreras i huddinge.se eftersom det underlättar för användarna att slippa förflyttas mellan olika användargränssnitt. En integrerad webbmiljö gör också att användarna kan slippa olika inloggningsförfaranden för de kommunala tjänster som de nyttjar. Om e-tjänsten måste ligga på en fristående plats är det viktigt att säkerställa god användbarhet. Därför ska alltid medarbetare med expertkunskap inom

5 (8) användargränssnitt och interaktionsdesign vara delaktiga i framtagande av gränssnitt för e-tjänster. Det är också ett krav att kommunens grafiska webbtillämpningar följs för e-tjänsterna. IT-ansvarig eller e-tjänsteansvarig på respektive förvaltning har ansvar för att riktlinjerna ovan följs och att webbansvarig eller förvaltningskommunikatör involveras i framtagande av gränssnitten för e-tjänster. Molntjänster och sociala medier Utbudet och kvaliteten på molntjänster 1 har ökat markant de senaste åren och Huddinge kommun kommer sannolikt att använda fler sådana framöver. Bra molntjänster kan vara ett kostnadseffektivt sätt att snabbt komma igång med en funktion eller webbtjänst, i stället för själv utveckla eller köpa in ett system. Med molntjänster avses i detta sammanhang webbtjänster som används i kommunikation med våra medborgare. Baksidan med molntjänster är att vi har sämre anpassningsmöjligheter och kontroll över utveckling och säkerhet. En annan nackdel med molntjänster är att man ofta är tvungen att låta besökaren lämna den egna webbplatsen för att komma till tjänsten. Det kan uppfattas som krångligt men kan även skapa ett förtroendeproblem eftersom många molntjänster har en egen profil och eget utseende som man inte kan påverka. Det är därför önskvärt om våra besökare kan stanna så länge som möjligt på våra webbplatser för att utföra sina ärenden. Vi bör också sträva efter att integrera molntjänster i våra egna webbplatser. Ibland är det dock inte görbart av kostnadsskäl eller tekniska skäl varför vi får använda molntjänsten som den ser ut. I dessa fall ska det framgå tydligt när besökaren lämnar Huddingewebbplatsen och att man förflyttas till den externa tjänsten. Om vi använder molntjänster eller externa applikationer är det viktigt att vi använder en etablerad leverantör för att säkerställa leveranskapacitet och kvalitet. Det ska gå att testa systemet under en tid och det ska gå att kontrollera kundnöjdhet med referenser. Notera också de juridiska aspekterna av användandet av en molntjänst. Den som använder en molntjänst för personuppgiftsbehandling är också personuppgiftsansvarig för behandlingen även om den utförs av molntjänstleverantören. Innan en molntjänst tas i bruk måste därför den personuppgiftsansvarige bedöma om den personuppgiftsbehandling som man 1 Molntjänst = olika funktioner som tillhandahålls som en tjänst på Internet där användaren inte behöver ha teknisk kunskap eller kontroll över infrastrukturen för tjänsten. Exempel på molntjänster är Dropbox, Google och Facebook.

6 (8) vill låta molntjänstleverantören utföra kommer att vara tillåten enligt personuppgiftslagen. På Datainspektionens webbplats finns mer information om regler och rutiner gällande molntjänster. Sociala medier är väl använt inom kommunen och en viktig kommunikationskanal för olika verksamheter. Även för sociala medier bör vi sträva efter att integrera delar av tjänsten i våra vanliga webbmiljöer. Det kan till exempel handla om ett nyhetsflöde från Facebook eller ett Twitterflöde som kan läsas in med en widget. För sociala medier finns specifika riktlinjer och handledningar framtagna. Kommunens webbansvarig eller förvaltningskommunikatör ska alltid involveras före inköp av en molntjänst. Sammanfattning Huddinge.se är navet för alla våra webbplatser och så mycket som möjligt av kommunens verksamhet ska rymmas där. Vi ska endast ta fram mallwebbplatser om det föreligger specifika skäl. Vi ska endast ta fram fristående webbplatser om det föreligger specifika skäl. Fristående webbplatser behöver inte ligga inom kommunens gemensamma tekniska ramverk. Uppmuntra till bloggande men säkerställ att bloggarna ligger i kommunens gemensamma bloggramverk. Kommunens webbansvarige eller kommunikatör från respektive förvaltning ska vara delaktiga i framtagande gränssnitten av nya e- tjänster och vid inköp av molntjänster. Endast testade och etablerade tjänster och applikationer ska användas. Tekniskt ramverk Kommunen har ett flera olika tekniska ramverk som ska användas för våra webbplatser. Syftet med ramverken är som nämnts tidigare att hushålla med våra utgifter och att ha ett sammanhållet grafiskt gränssnitt. I ett gemensamt ramverk kan fler webbplatser tillgodogöra sig nya funktioner vilket håller nere utvecklingskostnaderna. Det finns tre ramverk att använda: 1. Ramverk för Huddinge.se: Dessa mallar avser dels huddinge.se men också det utseende som till exempel finns på vår e-tjänsteplattform (service.huddinge.se).

7 (8) 2. Ramverk för mallwebbplatser: Detta ramverk togs ursprungligen fram för våra grundskolor men det fungerar även utmärkt för separata webbplatser för olika kultur- och fritidsverksamheter (eller andra verksamheter) som Huddingehallen och Huddinge kulturskola. Detta ramverk ska användas för samtliga verksamheter som behöver en separat webbplats inom Huddinge kommun (med undantag för så kallade fristående webbplatser). 3. Ramverk för bloggar: Detta ramverk ska användas för de bloggar som drivs inom Huddinge kommun, oavsett verksamhetsområde. Domäner Det är viktigt att vi använder huddinge.se som huvuddomän eftersom det tydligt signalerar vem som är avsändaren av webbplatsen. Som besökare till en kommunal verksamhet, vare sig det är ett fysiskt eller digitalt besök, måste man på ett enkelt sätt förstå att det är kommunen som står bakom verksamheten. Alla våra gemensamma tekniska ramverk har huvuddomänen huddinge.se. Vi kan enkelt koppla på subdomäner till huvuddomänen, som till exempel grundskolor.huddinge.se, kulturfritid.huddinge.se eller service.huddinge.se. Det finns verksamheter som sedan länge har använt sig av ett externt domännamn, som till exempel huddingehallen.com. Dessa domännamn kan vara inarbetade varför det kan finnas motiv till att behålla dem. Det är dock viktigt att man gör en så kallad pekning för dessa webbadresser, så att besökaren förflyttas till den ordinarie webbplatsen efter att man har skrivit in det externa domännamnet. På sikt bör vi byta ut gamla domännamn med comtoppdomän till huddingedomännamn. För en fristående webbplats är det tillåtet att använda det domännamn som man finner lämpligt. För molntjänster och sociala medier används av naturliga skäl inte heller vår egen domän. Samtliga domäner som används i verksamheten ska ägas av Huddinge kommun. Både teknisk- och administrativ kontakt ska vara ställda på en funktion eller enhet vid Huddinge kommun. E-postadressen ska aldrig gå till en medarbetare utan till en funktionsbrevlåda. Ansvar och checklista för nya webbplatser Kommunens webbansvarige ansvarar för dessa riktlinjer och respektive förvaltningschef ansvarar för att de följs. För varje webbplats som publiceras i Huddinge kommuns namn eller för någon av Huddinge kommuns

8 (8) verksamheter ska det finnas en ansvarig webbredaktör. Den personen ansvarar för att dessa riktlinjer kompletteras med syfte, mål, målgrupp/er, förvaltningsorganisation och uppföljning för den egna webbplatsen. I förvaltningsorganisationen ska ingå vem som har rätt att fördela behörigheter för användare. För innehållets giltighet och relevans ansvarar faktaägaren. Den enskilde webbredaktören ansvarar för det som publiceras, även om det sker på andras plattformar, exempelvis på sociala medier. Verksamheter som önskar ta fram en ny webbplats ska alltid kontakta kommunens webbansvarige eller någon av kommunikatörerna på respektive förvaltning. Ta gärna checklistan nedan till hjälp: Checklista för nya webbplatser Vad är syftet med webbplatsen vilket jobb ska den göra? Vilka är de primära målgrupperna? Vilka är de främsta användarbehoven vad tror vi besökarna i första hand vill göra på webbplatsen? Hur ska webbplatsen underhållas och förvaltas? Vilka resurser finns till förfogande? Beslut om start och stängning av webbplats Det är förvaltningens kommunikationsansvarige eller kommunens webbansvarige som godkänner en webbplats innan den blir publik. De har också mandat att stänga en webbplats om den inte anses hålla tillräckligt hög kvalitet eller om den inte följer dessa riktlinjer.