Verksamhetsberättelse 2013 Fastighetsnämnden
1 Inledning Kommunens fastigheter utgör en stor del av kommunens förmögenhet och därmed har fastighetsnämnden ett stort ansvar för att arbetet med kommunens lokaler sker långsiktigt och miljömedvetet. Värdet av kommunens fastigheter måste säkerställas för framtiden. Nya kommunala fastigheter byggs energieffektiva och miljömässigt riktiga och den genomförda satsningen på energisparåtgärder i befintliga fastigheter ska fortsatt följas upp. Utbyggnad av solenergilösningar ska ske. För att ta nästa steg i arbetet med energieffektiva lokaler har nämnden skärpt målsättningen vid nybyggnationer. Kompetensutveckling är viktigt för att ligga i framkant av den ständigt pågående utvecklingen som sker. Samverkan/samarbete med andra kommuner och aktörer inom vårt ansvarsområde, lokalt och regionalt, är därför viktigt för att ligga långt fram i utvecklingen av nya arbetssätt, metoder och systemlösningar. Väl fungerande lokaler är en förutsättning för en väl fungerande verksamhet. Service och information till våra hyresgäster är viktigt så att de kan fokusera på sin kärnverksamhet och servicen till våra medborgare. Förutsättningar har nu skapats för att fullfölja effektiviseringar av våra olika uppdrag. Detta är vår största utmaning. Den andra stora utmaningen för nämnden är att på ett flexibelt sätt tillgodose framtida behov av främst förskoleplatser. Investeringstakten är fortsatt hög i kommunen och behovet av att färdigställa nya lokaler i rätt tid är en viktig del av fastighetsnämndens uppdrag. Den beslutade samhällsbyggnadsprocessen med en tydlig samverkan inom kommunen och en tidig start av projekten ger nu bättre förutsättningar för att uppfylla kraven som ställs på oss. Efter det genomförda projektet med extraordinärt fastighetsunderhåll har vi fått förutsättningar att långsiktigt kunna planera fastigheternas underhåll i stället för att enbart utföra akut underhåll. Det är av största vikt att förutsättningarna för detta arbete inte förändras på grund av oförutsedda underhållskulder som kvarstår i fastighetsbeståndet. Samhället utvecklas och våra kunders behov och krav förändras. Anställda ställer krav på praktiska och bra arbetsplatser och som invånare önskar vi alla stimulerande, trygga och trivsamma utrymmen att vistas i, ofta hela dagar och under långa perioder. Vår utmaning är att utveckla och skapa inspirerande och flexibla lokaler som uppfyller kraven och ger stöd för nya arbetssätt. Exempel på detta är den nya skolan i Söndrum, kommande äldreboendet på Sofieberg och Kattegattgymnasiet. Det är i dag vi bygger framtidens lokaler och vårdar äldre värdefulla fastigheter. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2013 2(18)
2 Organisation Fastighetskontoret består av en drift- och förvaltarenhet och en byggteknisk enhet. Drift- och förvaltarenheten består av tre geografiska områden med en områdeschef, två-tre förvaltare, åtta drifttekniker och 13-15 fastighetsskötare inom varje område, samt en hantverksgrupp med en arbetsledare, sex snickare, en rörläggare och en murare. I drift- och förvaltarenheten ingår en teknisk stab med drift- och förvaltarchef, två driftingenjörer, en underhållsförvaltare, en handläggare samt en projektanställning gällande systematiskt brandskyddsarbete. Byggtekniska enheten utför de ny- och ombyggnationer på kommunala fastigheter som är upptagna i planeringsdirektiv med budget samt de underhållsarbeten och förändringsarbeten som beställs av drift- och förvaltarenheten. Inom den byggtekniska enheten finns en byggteknisk chef, två handläggare för bostadsanpassning, nio projektledare samt en handläggare. I förvaltningsledningens gemensamma stab ingår en nämndadministratör och en utvecklingsledare. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2013 3(18)
3 Viktiga händelser under 2013 Brand på Fyllingeskolan, återställande Ökade kostnader för snöröjning och halkbekämpning Ökad skadegörelse främst på skolor och förskolor Stormarna Simone och Sven Ombyggnad Kronobränneriet färdigställt Söndrumsskolan färdigställd Wekalyckans förskola färdigställd Breareds förskola färdigställd Amorinen gruppbostad klar Stomgården gruppbostad klar Solcellsinvesteringar på Söndrumsskolan, Mjellby konstmuseum, Gården Ön samt Halmstad Arena. Sommarjobb, 33 ungdomar Avrops- och inköpsutbildning Utbildning i utvecklande ledarskap Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2013 4(18)
4 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Prognos för målen anges enligt följande Status för aktiviteter anges enligt följande Observera att för mätetal hämtas senaste målvärde och utfall. I de fall målvärden satts för tertial snarare än helår, visas tertialmålvärdet i tabellerna. 4.1 Målområde: Barn och utbildning 4.1.1 Antalet barn i förskolans grupper ska anpassas utifrån barnens behov för en pedagogisk, trygg och kreativ verksamhet (konkretiserat mål). 4.1.1.1 Planera utformningen av utemiljön så att man skapar en trygg och kreativ miljö, som även ger förutsättning för en effektiv skötsel. Projektgrupp sätts samman för varje enskilt projekt, bestående av representanter från fastighetskontoret och barn- och ungdomsförvaltningen. Utveckla en utemiljöstandard som uppfyller verksamhetens och fastighetskontorets krav. I samarbete med barn- och ungdomsförvaltningen. 4.1.1.2 Planera utformning av förskola så att man skapar en trygg och kreativ miljö. Projektgrupp sätts samman för varje enskilt projekt, bestående av representanter från fastighetskontoret och barn- och ungdomsförvaltningen. Utveckla en flexibel standardförskola som uppfyller verksamhetens och fastighetskontorets Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2013 5(18)
krav. I samverkan med barn- och ungdomsförvaltningen och samhällsbyggnadskontoret. 4.2 Målområde: Bygga och bo 4.2.1 Kommunen ska hushålla med markresurserna genom att förtäta befintlig bebyggelse samtidigt som tillgången till goda närmiljöer säkerställs (konkretiserat mål). 4.2.1.1 I samband med nyproduktion förbereda för en möjlig framtida förtätning. Gruppbostad på Sofieberg är förberedd för utbyggnad. Patrikshills Annex, förskola, utreds om den skulle kunna renoveras och byggas om i två plan. Vid projektering av en nybyggnation även utreda och om möjligt förbereda för en tillbyggnad, alternativt bygga i två plan, t.ex. en avdelning på en förskola eller en lägenhet på en gruppbostad. I samverkan med samhällsbyggnadskontoret. 4.3 Målområde: Demokrati och dialog 4.3.1 Kommuninvånarna ska vara nöjda med kommunens information (konkretiserat mål). 4.3.1.1 Fastighetskontoret ska ha tydlig information för medborgare och verksamhet. Hemsidan har uppdaterats med aktuella byggprojekt. Rutiner och styrdokument har överförts till intranätet. Kommunikatör anställd på 25 % från och med september 2013. Informera om vår verksamhet och om våra fastigheter på hemsida och intranät. 4.3.2 Kommuninvånarna ska ha möjlighet att vara delaktiga i kommunens utveckling (konkretiserat mål). 4.3.2.1 Fastighetskontoret ska öka delaktigheten för medborgare vid ny- och ombyggnationer. Brukarna är alltid med i projekteringsskedet. Kvibille samhällsförening bjöds in angående Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2013 6(18)
utbyggnad av Kvibille förskola. Inga fler projekt har varit aktuella under 2013. Mätetal Målvärde Utfall Genomföra två st. systematiska brukar- och invånardeltaganden per år. Högst2 1 4.4 Målområde: Miljö och energi 4.4.1 Energianvändningen i kommunala bostäder och lokaler ska minska med 10 procent mellan år 2009 och 2014 (konkretiserat mål). Mätetal Målvärde Utfall 2. kwh/m2 A-temperatur och år i befintlig byggnation 197% 3. kwh/kvm A-temperatur och år i nybyggnation 1. Energianvändning avseende uppvärmning, tappvarmvatten, fastighetsel, hushållsel/verksamhetsel i kwh/kvm A-temperatur och år 197% Genomföra en nybyggnation som ett lågenergihus. (2015) 4.4.1.1 Energianvändningen i nyproducerade byggnader och lokaler ska minska. Vid nyproduktion projekterar vi för att energianvändningen ska ligga minst 15 % under BBR 19. Mätetal Målvärde Utfall 15 % lägre kwh/m2/år än BBR 19. Lägst15% 15% Vid nyproduktion ska vi projektera för att energianvändningen ska ligga minst 15 % under BBR med kompensation för ventilation. 4.4.1.2 Energianvändningen i kommunala bostäder och lokaler vad gäller uppvärmning, tappvarmvatten, fastighetsel, hushållsel/verksamhetsel ska minska med 15 procent mellan år 2009 och 2014. Energianvändningen ligger på 197 kwh/kvm A-temp och år i befintlig byggnation. Utfallet är baserat på faktiska siffror från januari till och med november, men med prognos för hela året. Eftersom december varit relativt varm kommer siffran att ändra sig när de faktiska siffrorna tas fram i februari. Ett utfall för energianvändningen i nybyggnation kan tas fram två år efter färdigställande. Den totala energianvändningen minskade bara med 4 % mellan 2009 till 2013, men eftersom ytan ökat med ca 15 % så har energianvändningen minskat med ca 16 %. Utfallet gäller enbart verksamhet 209. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2013 7(18)
Inventering och utförande av energibesparande åtgärder görs kontinuerligt. Inventera och utföra energibesparande åtgärder. Görs kontinuerligt. 4.4.2 En ökande andel av den energi kommunen använder ska komma från förnybara energikällor (konkretiserat mål). 4.4.2.1 En ökande andel av den energi kommunen använder ska komma från förnybara energikällor. Samverkan LBVA, HEM, HFAB. Fastighetskontoret har lagt ett investeringsäskande i planeringsdirektiven för att ersätta oljepannan på Mjellby konstmuseum med en pelletspanna, men inga medel beviljades. Andelen förnybar och återvunnen energi ser ut att minska till ca 13 %. För 2012 låg andelen på ca 14 %. Siffran är dock preliminär och ett faktiskt utfall kan tas fram först i februari. En anledning till minskningen är att i de objekt som tillkommit under året har det i majoriteten av fallen installerats fjärrvärme, vilket inte räknas som förnybar eller återvunnen energi. Utfallet gäller enbart verksamhet 209. Mätetal Målvärde Utfall Andel förnybar och återvunnen energi i kommunala lokaler ska öka. 13% Ansöka om medel hos kommunfullmäktige för att ersätta oljepannan på Mjellby konstmuseum med en pelletspanna. 4.4.3 Minst 90 procent av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas (konkretiserat mål). 4.4.3.1 Minst 90 procent av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas. Alla fordon beställs som miljöfordon. Tjänstefordon som fastighetskontoret införskaffar ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2013 8(18)
4.5 Målområde: Näringsliv och arbetsmarknad 4.5.1 Halmstads kommun ska när det gäller kommunpolitikers och kommunala tjänstemäns attityder till företagande finnas bland de 25 bästa kommunerna år 2014 på Svenskt Näringslivs ranking (konkretiserat mål). 4.5.1.1 Fastighetskontoret ska utveckla sin samverkan med branschorganisationer inom sitt verksamhetsområde. Två träffar har under året genomförts med Byggindustrin. Mätetal Målvärde Utfall Genomföra två st. träffar med branschorganisationer per år. Högst2 2 4.5.2 Unga människors möjlighet att etablera sig på arbetsmarknaden ska öka (konkretiserat mål). 4.5.2.1 Fastighetskontoret ska skapa möjligheter för att fler ungdomar ska kunna etablera sig på arbetsmarknaden. Fastighetskontoret tillhandahöll 33 platser för sommarjobb under 2013 och tre platser för praktikplatser. Praktikplatserna tillsätts i sin tur av UAF (gymnasieskolan). Fastighetskontoret tillhandahåller även en praktikplats i hantverksgruppen för en rörläggare, som också tillsätts genom UAF (Kattegattgymnasiet). Mätetal Målvärde Utfall 30 platser för sommarjobb. Högst30 33 Tre st. praktikplatser/år. Högst3 3 En lärlingsplats i hantverksgruppen. 1 1 Fastighetskontoret ska erbjuda 30 platser för sommarjobb, tre st. praktikplatser per år för elever som går fastighetsskötarutbildning på gymnasiet, samt en lärlingsplats i hantverksgruppen. I samarbete med utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen. 4.6 Målområde: Omsorg och stöd 4.6.1 Den upplevda kvaliteten avseende insatser för äldre och personer med funktionsnedsättning ska bibehållas (konkretiserat mål) 4.6.1.1 Utveckla moderna och ändamålenliga äldreboenden. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2013 9(18)
Aktuellt 2014. Utvärdera pilotprojektet Sofiebergs äldreboende. I samverkan med hemvårdsförvaltningen och samhällsbyggnadskontoret. (2014) 4.7 Målområde: Resor och trafik 4.7.1 Energianvändningen från kommunens tjänsteresor med personbilar ska minska med tio procent mellan 2009 och 2014 (konkretiserat mål). 4.7.1.1 Energianvändningen från tjänsteresor med personbilar ska minska. Under 2013 har antalet tågresor vid tjänsteresor ökat, 38 gånger totalt, jämfört med 2012 då man åkte totalt 33 gånger. Mätetal Målvärde Utfall Antalet tågresor ska öka under 2013 (jmf 2012). 33% 38% I samband med tjänsteresor ska kollektivtrafiken i högre grad användas, för att minska resor med bil. 4.8 Målområde: Trygghet, säkerhet och folkhälsa 4.8.1 Invånare och besökare som känner sig trygga i Halmstad ska öka (konkretiserat mål). 4.8.1.1 Skadegörelse och brott ska minska i kommunala fastigheter. Skadekostnaderna för Halmstads kommun 2013 (ca 2 miljoner) har ökat med ca 48 % jämfört med 2012 (ca 1,4 miljoner). 2012 var ett år med förhållandevis låga skadekostnader. En stor del av skadekostnaden utgörs av branden på Fyllingeskolan. I samband med brandincidenter under våren 2013 har fastighetskontoret samverkat med riskhanteringsgruppen kring gemensamma åtgärder. Trygghetsvandring har gjorts i Fyllinge och i Andersberg, där fastighetsnämnden, HFAB, försäkringsmäklare, KRIS, Trygga Halmstad m.fl. deltog. Mätetal Målvärde Utfall Skadekostnader ska minska med 10 % per år. Lägst-10% 48% Trygghetsvandring minst en gång per år. 1 2 Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2013 10(18)
Fastighetskontoret ska fortsätta arbetet med förebyggande åtgärder i samverkan med kommunens riskhanteringsgrupp. Fastighetskontoret och fastighetsnämnden ska medverka vid trygghetsvandringar en gång per år. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2013 11(18)
5 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål 5.1 Nämndens/styrelsens mål 5.1.1 Kommunala fastigheter ska underhållas med anpassade metoder och byggas miljömässigt och långsiktigt hållbara. Vi projekterar efter Sunda Hus-konceptet vad gäller energi- och materialval på Söndrumsskolan, Enslövsskolan, Sofiebergs äldreboende samt Stomgården. Sunda Hus Miljödata är ett system för hälso- och miljöbedömning av produkter i bygg och fastighetsbranschen. En utvärdering av systemet kan göras först efter att byggnationerna står klara. Val av system görs under 2014. Välja ett lämpligt system för att i kommunala fastigheter ha möjlighet att kunna miljöklassa byggnaderna. 5.1.2 Nöjd-kund-undersökning ska göras under 2013. Evimetrix har på uppdrag av fastighetskontoret under hösten genomfört en undersökning om lokalhyresgästernas värderingar av sina lokaler och fastighetskontorets service. Resultatet visade att nöjd-kund-index ökade med 2 betygsenheter, från 51 till 53. Totalindex ges ett betyg på 51, vilket är en betygsenhet lägre än i föregående undersökning 2011. Totalindex förklaras av tre övergripande kvaliteter Lokalerna, NKI och Ansvarsfördelningen. Mätetal Målvärde Utfall Nöjd-kund-index (NKI) ska vid nästa mättillfälle ha ökat med 4 % på totalindex (jmf med 2011). 4% 4% Nöjd-kund-undersökning ska genomföras under 2013. Undersökning genomförd under hösten. 5.1.3 Kulturminnesvärda fastigheter/byggnader ska ses över. Inventeringen av vilka byggnader som är kulturminnesmärkta är klar, genom webbkartan på Halmstads kommuns hemsida. En inventering över vad för typ av brandskydd som finns i dessa byggnader är genomförd. För att kunna kostnadsberäkna ett utökat brandskydd behöver medel tillskjutas. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2013 12(18)
Inventera och kostnadsberäkna ett utökat brandskydd i kulturminnesvärda byggnader. Kulturminnesvärda fastigheter ska markeras i Solen. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2013 13(18)
6 Prioriteringar Fastighetsnämndens uppdrag består i att ansvara för kommunalt byggande, förvalta kommunens och Industristadens fastighetsbestånd samt att handlägga bostadsanpassningsbidrag. Förvaltningen utför årligen ett stort antal upphandlingar/inköp och beställningar. Under 2013 har fördjupad kontroll utförts gällande kontrollmomenten upphandling/inköp samt beställningar. Fastighetsnämnden och fastighetskontoret utgör en del av Halmstads näringsliv med ett stort ansvar att ge ökade livschanser för unga. Under 2013 har 33 ungdomar mellan 18-25 år erbjudits sommarjobb under ca fem veckor var. I samverkan med utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden erbjuder vi praktikplatser för de som går lärlingsutbildningen som fastighetsskötare på Sturegymnasiet. Det är tre platser/år, utbildningen är tre år vilket ger totalt nio platser. Förhoppningen är att detta arbete ska underlätta ungas möjligheter att etablera sig på arbetsmarknaden. Det skapar även intresse för de tjänster vi erbjuder och kan underlätta framtida rekrytering. En god hälsa och en god arbetsmiljö är grundförutsättningar för en bra och effektiv verksamhet. Under 2013 har fastighetskontoret bl.a. arbetat med bemötande och att stärka vi-känslan kopplat till kulturprojektet. För att bibehålla friska medarbetare och öka medvetenheten inom olika områden har fastighetskontoret arbetat med både hälsofrämjande och kunskapshöjande insatser under året bland annat genom föreläsning inom ergonomi. Med hjälp av olika friskvårdsinsatser har vi stimulerat medarbetarna till fysisk aktivitet. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2013 14(18)
7 Invånar- och målgruppsorientering Fastighetskontoret arbetar för att öka delaktigheten för medborgare vid om- och nybyggnationer, genom att samla till medborgarmöte eller att engagera samhällsföreningar. Brukarna är alltid med i projekteringsskedet. Under 2013 bjöds Kvibille samhällsförening in angående utbyggnaden av Kvibille förskola. Fastighetskontoret har tillsammans med fastighetsnämndens kommitté för Lokalhållande föreningar haft fyra möten med Lokalhållande föreningar under året. Sex stycken synpunkter via "Å-sikten" har kommit till fastighetskontoret, där flertalet berörde framtiden för Najaden. Alla inkomna åsikter har registrerats i diariet. Serviceåtagande Enligt värdegrunden ska alla halmstadsbor ha möjlighet till delaktighet och inflytande i de demokratiska processerna. Genom att i serviceåtaganden tydliggöra vilka tjänster och vilken service vi kan erbjuda samt ange tidsperspektiv för dessa åtaganden, och vad som förväntas av kommuninvånaren, så är förhoppningen att delaktighet och inflytande skapas i handläggningsprocessen. Fastighetsnämnden beslutade i december 2011 om serviceåtagande för bostadsanpassning och felanmälan. Handläggning av bostadsanpassningsbidrag - vad vi lovar - En mottagningsbekräftelse ska skickas inom tre arbetsdagar där det framkommer kontaktuppgifter till handläggaren samt besked om ev. kompletterande handlingar krävs. - Vi ska handlägga varje inkommen, komplett ansökan snarast, dock inom sju arbetsdagar. - Vi ska handlägga omgående, efter att ev. ägarmedgivande erhållits, vid brådskande ärenden. Gäller främst tröskelborttagning och stödhandtag. Resultat 2013: De ofullständiga ansökningarna har minskat betydligt under året - en minskning med ca 75 % jämfört med 2012.Troligen är den fortsatta positiva utvecklingen ett resultat av den justerade blanketten samt våra återkommande träffar med intygsskrivaren där vi poängterar vikten av att blanketten är fullständigt ifylld för att på så vis inte fördröja processen för den enskilde. Serviceåtagandet har uppfyllts vad avser mottagningsbekräftelsen, d.v.s. de sökande har fått en mottagningsbekräftelse inom tre arbetsdagar. Dock har inte handläggningen kunnat påbörjas inom sju arbetsdagar i samma utsträckning som tidigare, trots att vi får betydligt färre ofullständiga ansökningar. Detta beror på arbetsbelastningen samt förbättrade handläggningsrutiner som påbörjats efter semesterperioden 2013. Vårt mål är att merparten av bedömningarna, i varje enskilt ärende (projekt), ska göras på plats hos den enskilde samt att vi ska öka antalet uppföljningar med besök för att säkerhetsställa att anpassningarna blivit utförda på ett tillfredsställande sätt. I genomsnitt har handläggningen under 2013 kunnat påbörjas inom tio arbetsdagar. Handläggning av felanmälan - vad vi lovar - Den som felanmäler ska få återkoppling på sin felanmälan senast inom fem arbetsdagar. - Återkopplingen ska ges på den mailadress som uppges i felanmälan. - Om felanmälan kräver längre handläggningstid skickas ett meddelade om detta via uppgiven mailadress. Resultat 2013: Vid felanmälan har den som felanmäler fått återkoppling inom fem arbetsdagar i majoriteten av de anmälda ärendena. Återkoppling har getts via angiven mailadress i anmälan. Detta följs upp i DeDu på drift- och förvaltarenheten en gång i månaden och i de fall man hittar fel åtgärdas detta omgående. Under 2014 fortsätter arbetet med att uppfylla serviceåtagandet med en tydlig och transparent återkoppling till kund. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2013 15(18)
8 Internkontroll En allmän status av tio stycken kontrollmoment har gjorts och av dessa har två särskilt utvalda moment kontrollerats djupare. Förvaltningen utför årligen ett stort antal upphandlingar/inköp och beställningar. Under 2013 har fördjupad kontroll utförts gällande kontrollmomenten upphandling/inköp samt beställningar. Syftet med en översyn är att fastighetsnämnden vill säkerställa att det finns en tillräcklig intern kontroll inom nämndens verksamhetsområde samt lyfta fram eventuella risker och brister. Vad gäller myndighetsbesiktningar uppfylls inte kraven för OVK. Enligt uppgjord plan ska OVK-besiktningarna vara klara och godkända under våren 2014, om inget oförutsett inträffar. I verksamhetscontrollingen som gjordes i december 2012 framkom att fastighetsnämndens internkontrollplan upptog en del moment som bedömdes ha relativt låg eller måttlig risk och att man bör överväga att fokusera på de moment som bedöms ha en hög risk för att säkerställa att dessa beaktas. Fastighetsnämnden beslutade därför den 30 januari 2013 att en översyn av internkontrollmomenten skulle göras i samband med verksamhetsplanen för 2014, vilket gjordes i form av en risk- och väsentlighetsanalys. Av årets kontrollpunkter är det fyra stycken som inte följer med i internkontrollplanen för 2014. Man bedömer att dessa punkter fungerar tillfredsställande och/eller att riskbedömningen är låg. Dessa kontrollpunkter gäller: myndighetsbesiktningar, kemikaliehantering, fastighetskontorets hemsida samt introduktion för nyanställda. En ny kontrollpunkt för 2014 gäller kontroll av underlag för bostadsanpassningsbidrag. Fördjupad kontroll Upphandling/inköp Samhällsbyggnadskontorets ekonomi har på förvaltningens uppdrag genomfört en fördjupad översyn avseende fastighetsnämndens internkontrollmoment "upphandling/inköp". De stickprov som gjorts på leverantörsfakturor visar att majoriteten av inköpen är gjorda enligt upphandlade ramavtal. De inköp som är gjorda utan avtal beror på att det vid tidpunkten inte fanns något upphandlat avtal och i vissa fall saknas det än idag avtal. Granskningen av fakturor visar att när det finns upphandlade avtal följs dessa. I de fall avsteg görs beror detta på att den upphandlade leverantören inte kan erbjuda det som efterfrågas, t.ex. vid specialbeställningar. Det har även framkommit att det eventuellt finns ett behov av att göra nya upphandlingar inom vissa områden. Fördjupad kontroll Beställningar Fördjupad internkontroll har genomförts av kontrollmomentet "beställningar". Inom området beställningar har kontrollmoment finns rutiner för beställningar och efterlevs de? utförts. Kontroll har gjorts av att rutinbeskrivningar finns och är inlagda på intranätet. Utbildning har getts för berörda angående var rutinbeskrivningar finns. Utbildning gällande hur beställningsrutinen ska tillämpas genomfördes i januari för berörda. Efter internkontroll i maj genomfördes en repetitionsutbildning i slutet av maj. Stickprov på beställningar har tagits av enhetschefer, områdeschefer samt arbetsledare. Vid stickprovstagning kan konstateras att beställningarna gjorts enligt gällande rutin. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2013 16(18)
9 Utmaningar och framtid viktiga händelser 2014-2016 Nöjda kunder Väl fungerande lokaler är en förutsättning för en väl fungerande verksamhet. God service och bra information till våra hyresgäster är en viktig förutsättning för att de ska kunna bedriva en effektiv verksamhet. Under hösten 2013 har fastighetskontoret genomfört en nöjd-kundundersökning bland våra kunder. Resultatet av enkäten kommer att ligga till grund för vårt fortsatta utvecklingsarbete med målsättningen att NKI ska öka med minst tre betygsenheter vid nästa mättillfälle 2015. Globalisering och teknikutveckling Världen binds samman alltmer genom ett ökat ömsesidigt beroende i form av handel, informationsutbyte, värderingar etc. Globaliseringen har pågått under en längre tid men till följd av teknikutvecklingen har takten ökat. Nya kommunikationsmöjligheter, enklare och snabbare sätt att förflytta sig har ökat rörligheten och det globala utbytet. Globaliseringen ställer nya krav på flexibilitet och omställningsförmåga men den skapar även nya möjligheter till samarbeten över tidigare gränser. Teknikutvecklingen har stor påverkan på samhället genom ökad rörlighet och digital kommunikation. Det ändrar förutsättningen för kultur, demokrati, arbetsliv och hur vi kommunicerar med kunder och medarbetare. Den tekniska utvecklingen skapar också andra möjligheter på t.ex. miljöområdet med alternativa energikällor och nya arbetsmetoder med tekniska hjälpmedel och behov av utbildning. Lagstiftning och myndighetsbeslut Förändringar i lagstiftning, föreskrifter och myndighetsbeslut påverkar verksamheten för exempelvis investeringar och underhållsplanering. Egenkontroller inom arbetsmiljö, brandskydd, miljö, ventilation och inomhusmiljö innebär förändrade arbetssätt och ökade arbetsinsatser. Kompetensutveckling är viktig för att ligga i framkant av den ständigt pågående utvecklingen. Samverkan med andra kommuner och aktörer inom vårt ansvarsområde, lokalt och regionalt, är därför viktig för att ligga långt fram i utvecklingen av nya arbetssätt, metoder och systemlösningar. Pensionsavgångar Andelen äldre kommer att öka de närmaste åren då den stora fyrtiotalsgenerationen går i pension. Totalt kommer antalet pensionärer i riket att öka med 3,3 % till 2020. Det betyder 4 600 st. för Halmstads del eller ca 3 %. På fastighetskontoret beräknas ca 16 % av personalen gå i pension inom en femårsperiod. Detta ställer krav på omfattande arbete med kompetensöverföring och kompetensförsörjning för att säkerställa en väl fungerande verksamhet framöver. Ekonomisk konjunktur Konjunkturen i Sverige är fortsatt orolig. Det beror till stor del på en betydande ekonomisk oro ute i världen där flera nationer har betydande obalanser i sina ekonomier och där de ekonomiska samarbetena ifrågasätts. Det är en stor utmaning för hela EU att se till att sysselsättningsgraden för befolkningen i åldrarna 20-64 ökar för att kunna finansiera de ökade kostnaderna bland annat på grund av att vi blir äldre. För att skapa arbete och ge en stabil utveckling av Europas ekonomier så behöver det satsas ytterligare pengar på forskning och utveckling, hållbar tillväxt och utbildning av unga. De prognoser som tas fram för skatteutfall och andra intäkter visar en positiv utveckling, men underlagen fortsätter att vara relativt osäkra. Osäkerheten i ekonomin påverkar bl.a. byggverksamheten och därmed prisbilden på byggprojekt. En av nämndens uppgifter är att leverera byggprojekt i rätt tid, till rätt kostnad och med rätt kvalitet. Under de senaste åren har det gjorts flera upphandlingar av byggprojekt till attraktiva prisnivåer men trenden visar att vi går mot en högre prisbild. Nya entreprenörer visar intresse för att lämna anbud till kommunen och marknaden totalt sett flaggar för att det finns utrymme för fler arbeten. Detta kan innebära att prisökningen kommer att hålla sig inom rimliga nivåer. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2013 17(18)
Investeringar och underhåll Fastighetsnämnden ansvarar för kommunens verksamhetsfastigheter, vilka utgör en betydande del av kommunens förmögenhet. Att förvalta och underhålla dessa optimalt så att värdet kan bevaras för framtida generationer är viktigt. Efter det genomförda projektet med extraordinärt fastighetsunderhåll är förutsättningarna bättre att långsiktigt planera fastigheternas underhåll.fastighetsnämnden kommer under 2014 att genomföra betydande upphandlingar i form av investerings- och underhållsprojekt och har därför en fortsatt nyckelroll i kommunen att ligga i framkant vad gäller kunskap kring upphandlingar av byggprojekt. Investeringstakten är fortsatt hög i kommunen och behovet av att färdigställa nya lokaler i rätt tid är en viktig del av fastighetsnämndens uppdrag. Samhällsbyggnadsprocessen med en tydlig samverkan inom kommunen och tidig påverkansmöjlighet gällande projekten ger oss bättre förutsättningar för att kunna leverera beslutade investeringar enligt uppdrag. Klimatförändringar Människans påverkan på miljön och medvetenheten om denna är en stor global drivkraft. I dagsläget förbrukar människan årligen resurser som motsvarar ett och ett kvarts jordklot en utveckling som inte är hållbar i längden. Att arbeta med miljömässigt hållbar utveckling och resurshushållning blir allt viktigare. Uppmärksamheten kring miljöpåverkan tenderar att fokusera på klimatfrågan som är en stor och viktig del av miljöpåverkan, men även frågor som ren luft, mark och vatten, biologisk mångfald och balans i ekosystemen är viktiga frågor. Kännedom om miljöpåverkan gör att människor vill göra aktiva val i sin livsstil för att minska den negativa påverkan på miljön. Detta ger återspegling på bland annat boende- och resandemönster och kan även på sikt komma att påverka hur man väljer t.ex. skola. Enligt FN:s klimatpanel IPCC är den globala uppvärmningen ca 0,7 grader de senaste 100 åren, men takten i uppvärmningen har varit dubbelt så snabb de senaste 50 åren än för perioden som helhet. EU:s och Sveriges mål är att den globala medeltemperaturen högst får öka med två grader under detta århundrade, för Sverige innebär det troligen tre till fem grader. Ett varmare klimat medför ökade nederbördsmängder, vilket leder till översvämningar, ökade rasrisker och erosion längs vattendrag, sjöar och kuster. Mer nederbörd och allt oftare återkommande extrema nederbördstillfällen skapar belastningar på vatten- och avloppssystem och kan orsaka skador på bebyggelse och infrastruktur. Det faktum att klimatförändringarna till stor del beror på vår användning av fossila bränslen ställer höga krav på omställning till förnyelsebara bränslen och på hållbara transporter. Då det gäller kommunens fastigheter så krävs ett tillskott av investeringsmedel för ett genomförande. Energianvändning Klimatdebatten och bevisen för den pågående globala uppvärmningen ökar hela tiden fokus på energianvändningen. Kommunens byggnader konsumerar betydande mängder energi för uppvärmning, el och vatten och ett grundläggande uppdrag för förvaltningen är att säkerställa att åtgången av tillförd energi minimeras. Miljötänkande ska prägla vårt arbete och kommunens handlingsprogram för hållbar energi, övergripande och konkretiserade mål samt den politiska satsningen på två miljoner för solenergilösningar ska leda till att miljöpåverkan från energianvändning i kommunala fastigheter minskar. Den globala uppvärmningen yttrar sig i extrema väderförhållanden. Kraftigare nederbörd och risk för översvämningar kan ge omfattande skador på byggnader. Värmeböljor och ökat krav på komfort kommer att innebära krav på kyla i kommunala fastigheter, i första hand äldreboendena. Installeras kyla kommer kommunens energianvändning att öka i motsats till de ställda energimålen. Sammantaget medför de alltmer extrema väderförhållandena höga krav på organisationen och påverkar kostnaden för drift och underhåll av fastigheterna. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2013 18(18)