Verksamhetsplan

Transkript

1 Verksamhetsplan Fastighetsnämnden 2018 Verksamhetsplan Fastighetsnämnden Halmstads kommun

2 Innehållsförteckning 1 Ordförandens inledning Vision och värdegrund Nämndens uppdrag Planeringsanalys Befolkningsökning - Halmstad växer så det knakar Andelen unga och äldre blir allt fler Miljöförändringar och vattenbrist Krav på kommunen skärps Strukturomvandling i näringslivet Digitala utmaningar och möjligheter Kunskap en nyckeltillgång Koncernövergripande prioriteringar Kommunfullmäktiges mål Mod och nytänkande Ekologiskt hållbar utveckling Riktningar Prioriteringar God hälsa och bra arbetsmiljö Internkontroll Utveckling av organisationskultur och värderingar Nyckeltal Internbudget Ekonomiska förändringar Bilagor Internkontroll Verksamhetsplan Fastighetsnämnden Halmstads kommun

3 1 Ordförandens inledning Kommunens fastigheter utgör en stor del av kommunens förmögenhet och därmed har fastighetsnämnden ett stort ansvar för att arbetet med kommunens lokaler sker långsiktigt och miljömedvetet. Värdet av kommunens fastigheter måste säkerställas för framtiden. Nya kommunala fastigheter byggs energieffektiva och miljömässigt riktiga och den genomförda satsningen på energisparåtgärder i befintliga fastigheter ska fortsatt följas upp. Fortsatt utbyggnad av solenergilösningar ska ske. För att ta nästa steg i arbetet med energieffektiva lokaler kommer nämnden att se över målsättningen vid ny- och ombyggnationer. Kompetensutveckling av vår personal är viktigt för att ligga i framkant av den ständigt pågående utvecklingen inom fastighetsområdet. Samverkan/samarbete med andra kommuner och aktörer inom vårt ansvarsområde, lokalt och regionalt, är därför viktigt för att ligga långt fram i utvecklingen av nya arbetssätt, metoder och systemlösningar. Väl fungerande lokaler är en förutsättning för en väl fungerande verksamhet. Service och information till våra hyresgäster är viktigt så att de kan fokusera på sin kärnverksamhet och servicen till våra medborgare. En stor utmaning för nämnden är att på ett flexibelt sätt tillgodose framtida behov av främst förskoleoch skolplatser. Investeringstakten är fortsatt hög i kommunen och behovet av att färdigställa nya lokaler i rätt tid är en viktig del av fastighetsnämndens uppdrag. Trots genomfört projekt med extraordinärt fastighetsunderhåll kan vi konstatera att det saknas underhållsmedel för att säkerställa det ekonomiska värdet av kommunens fastigheter. Det är av största vikt att nödvändiga medel tillförs för att värdet på kommunens fastighetsbestånd ska bestå och inte utarmas över tid. Nämndens viktigaste uppgift är att öka resurserna för fastighetsunderhåll. Målet under mandatperioden är att nå relationen 70/30 mellan planerat och avhjälpande fastighetsunderhåll. Samhället utvecklas och våra kunders behov och krav förändras. Anställda ställer krav på praktiska och bra arbetsplatser. Våra invånare önskar stimulerande, trygga och trivsamma utrymmen att vistas i, ofta hela dagar och under långa perioder. Vår utmaning är att utveckla och skapa inspirerande och flexibla lokaler som uppfyller kraven och ger stöd för nya arbetssätt. Det är i dag vi bygger framtidens lokaler och vårdar äldre värdefulla fastigheter. Carl-Johan Berthilsson (M), fastighetsnämndens ordförande. Verksamhetsplan Fastighetsnämnden Halmstads kommun

4 2 Vision och värdegrund Halmstads vision har tre hjärtan Vi har en vision om framtiden i Halmstad. Den beskriver hur kommunen vill att Halmstad ska upplevas av alla som bor här och av besökare. Halmstads vision består liksom kommunens vapen av tre hjärtan. De tre hjärtanen bygger tillsammans visionen för Halmstads kommuns utveckling. Hemstaden Vi är en kommun där människor möts med trygghet, respekt och kärlek. Kunskapsstaden Vi är en kommun där människor växer och utvecklas genom livslångt lärande och kreativitet, företagsamhet och innovativt tänkande. Upplevelsestaden Vi har en atmosfär som ger livslust genom aktivitet, gemenskap och livskvalitet. Värdegrund Vår vision om Halmstad bygger på demokratiska värden. Alla halmstadsbor ska ha möjligheten till delaktighet och inflytande i de demokratiska processerna. I Halmstad har alla människor lika värde och vår gemenskaps kännetecken är ömsesidig respekt. Alla som möter kommunens verksamhet ska känna att de har samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter. Halmstads kommuns utveckling ska vara långsiktigt hållbar. Detta innebär att utvecklingen tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Verksamhetsplan Fastighetsnämnden Halmstads kommun

5 3 Nämndens uppdrag Fastighetsnämndens ansvarsområde Fastighetsnämnden ansvarar för att kommunens mål i tillämpliga delar förverkligas inom ramen för givna ekonomiska ramar. Fastighetsnämnden ska se till att verksamheten drivs i enlighet med gällande arbetsmiljölagstiftning och föreskrifterna för arbetsmiljön. Inom ansvarsområdet ligger följande uppgifter: - ansvara för genomförande av lokalförsörjning - ansvara för förvaltning av kommunens fastighetsbestånd inom vht 209 (förvaltningsfastigheter) - ansvara för förvaltning av bebyggda fastigheter, exklusive uthyrning och ägaradministration inom vht 299 (utvecklings- och avvecklingsfastigheter) - ansvara för förvaltning, exklusive uthyrning och ägaradministration av AB Industristadens fastigheter. - ansvara för kommunalt byggande med undantag av gator och vägar, park- och VA-anläggningar - ansvara för tekniska och ekonomiska utredningar för kommunalt byggande med undantag för vägar, park- och VA-anläggningar - handlägga bostadsanpassningsbidrag - ansvara för att HR-riktlinjen följs Hamnområdet ingår inte i fastighetsnämndens ansvarsområde. Delegering från kommunfullmäktige Fastighetsnämnden ska besluta i följande grupper av ärenden: - utarrendera, uthyra eller annars upplåta kommunens fastigheter exklusive upplåtelse av offentlig plats. Verksamhetsplan Fastighetsnämnden Halmstads kommun

6 4 Planeringsanalys 4.1 Befolkningsökning - Halmstad växer så det knakar Större efterfrågan på byggnationer och externa förhyrningar. Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på kort sikt? Befolkningsökningen i Halmstads kommun ställer ökade krav på en effektiv och väl fungerande lokalförsörjning med stort fokus på genomförandedelarna. Rutinerna för budgetering och prioritering av byggprojekt och externa förhyrningar har förbättringspotential och stort fokus kommer att ligga på att ha ett korrekt och komplett beställningsunderlag innan projekt kostnadsbedöms för att sedan beslutas. Åtgärder Rekrytering/konsulthjäl p. Tydliga beställningar. Konsulter. Uppdatering av beställningsunderlag. på lång sikt? Rekrytering. Översyn av lokalförsörjningsprocessen. 4.2 Andelen unga och äldre blir allt fler Större efterfrågan på byggnationer och lokaler. Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på lång sikt? Andelen äldre ökar i takt med att staden växer och att vi lever längre. Konsekvensen för fastighetskontoret blir samma som i den generella befolkningsökningen d.v.s., ökade krav på en effektiv och väl fungerande lokalförsörjningsprocess med stort fokus på genomförandedelarna. Rutinerna för budgetering och prioritering av byggprojekt och externa förhyrningar har förbättringspotential och stort fokus kommer att ligga på att ha ett korrekt och komplett beställningsunderlag innan projekt kostnadsbedöms för att sedan beslutas. Åtgärder Rekrytering/konsulthjäl p. Tydliga beställningar. Konsulter. Uppdatering av beställningsunderlag. på lång sikt? Rekrytering. Översyn av lokalförsörjningsprocessen. Verksamhetsplan Fastighetsnämnden Halmstads kommun

7 4.3 Miljöförändringar och vattenbrist Mer planerat underhåll Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på lång sikt? Yttrar sig i extrema väderförhållanden. Stormar och kraftigare nederbörd med risk för översvämningar kan ge omfattande skador på befintliga byggnader, vatten- och avloppssystem och infrastruktur. Medför ökat underhållsbehov och dyrare investeringar. Byggnationer måste anpassas mer efter extrema väderförhållanden. Vattenbristen ställer högre krav på tekniska lösningar och beteendeförändringar som reducerar förbrukningen. Värmeböljor och ökat krav på komfort kommer att innebära krav på kyla i kommunala fastigheter, i första hand äldreboendena. Sammantaget medför de alltmer extrema väderförhållandena höga krav på organisationen och påverkar kostnaden för drift och underhåll av fastigheterna. Åtgärder Äska pengar i budgetprocessen för investeringar. Avhjälpande underhåll. på lång sikt? Planerat underhåll Alternativa byggmetoder Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på kort sikt? Fastighetskontoret utreder möjligheterna att bygga mer miljöneutralt med syfte att i första hand minska koldioxidutsläppen. Resultatet dokumenteras i projekteringsanvisningarna. Åtgärder Utreda alternativa byggtekniker för att minska koldioxidpåverkan Lägga in det i projekteringsanvisningar. Verksamhetsplan Fastighetsnämnden Halmstads kommun

8 4.4 Krav på kommunen skärps Genom att effektivisera vårt sätt att arbeta skapar vi en konkurrenskraftig kommun. Det är en utmaning att ta tillvara den tekniska utvecklingen och att anpassa oss till nya arbetssätt. Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på kort sikt? I planeringsdirektiv med budget ligger en effektivisering av teknisk drift i kommunen. Denna effektivisering ska fastighetskontoret leverera tillsammans med fem andra förvaltningar. Genom att se över våra arbetssätt och samordna lämpliga delar ökar vi produktiviteten och sänker därmed kostnaderna. Detta skulle kunna vara ett steg för att kunna möta en framtida utmaning från privata aktörer inom området och fortfarande kunna leverera till konkurrenskraftigt pris. Åtgärder Kompetensutveckling. Utveckling inom miljöområdet Utföra rätt arbetsuppgifter. på lång sikt? Rekrytering, effektivisering och delvis automatisering. Konsult på lång sikt? Rationalisering och produktivitetsökning genom automatisering samt samordning och rekrytering. 4.5 Strukturomvandling i näringslivet Risk för personalomsättning. Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på kort sikt? Fastighetskontoret ser redan nu att det är allt svårare att rekrytera kompetent personal till de tekniska yrken som vi har i vår verksamhet och som vi behöver ha för att kunna leverera vårt uppdrag. Inom projektledning, förvaltning, energioptimering och tekniska specialister för att nämna några områden är det redan riktigt tufft att hitta, attrahera och behålla personal. Åtgärder Rekrytering. Konsulter. på lång sikt? Rekrytering och utökat samarbete med både högskola och näringsliv. Verksamhetsplan Fastighetsnämnden Halmstads kommun

9 Åtgärder Personalutveckling Arbeta med att vara en attraktiv arbetsgivare på lång sikt? Arbeta med att vara en attraktiv arbetsgivare 4.6 Digitala utmaningar och möjligheter Installation av bredband och fiber till kommunala lokaler. Förändrade arbetssätt med ny teknik. Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på kort sikt? I fastighetskontorets uppdrag ingår sedan några år att alla fastigheter i vårt bestånd ska ha fiber in med möjlighet till bredband. Det är krav som vi ser positivt på då det dels skapar möjligheter för verksamheterna i lokalerna att kommunicera via nätet och förhoppningsvis spara både tid och pengar på interaktiva möten, färre resor och minskad miljöpåverkan. För fastighetskontorets del innebär det att vi får möjligheten att erbjuda våra kunder ett mer komplett hyrespaket enligt modellen One Stop Shop : "Hyr av fastighetskontoret så levererar vi allt i ett och samma kontrakt". I kommunens miljömål för ett fossilfritt Halmstad 2025 kommer infrastrukturen med laddstolpar för elbilar som ett välkommet bidrag. Här samarbetar flera förvaltningar över gränserna för att kunna realisera målet. På fastighetskontoret bidrar vi både genom att ha med laddstolpar i projekteringsunderlag för nybyggnation, installera laddstolpar vid befintliga fastigheter samt genom att själva leva som vi lär och om möjligt använda oss av eldrivna fordon och maskiner Kraven på dokumentation ökar Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på kort sikt? Fastighetskontoret ser över möjligheterna att digitalisera hela eller delar av arkivet. Åtgärder Arkivering av digitala handlingar Konsult på lång sikt? Rekrytering Verksamhetsplan Fastighetsnämnden Halmstads kommun

10 4.7 Kunskap en nyckeltillgång Kompetensförsörjningen blir en utmaning att klara framöver, gäller alla typer av yrkeskategorier. Åtgärder Kompetensutveckling Personalutveckling Utbildning efter behov, budget och lagkrav. på lång sikt? Kompetensplanering med fokus på en föränderlig omvärld. Åtgärder för personalutveckling. på lång sikt? Åtgärder för personalutveckling. 4.8 Koncernövergripande prioriteringar Samordning av teknisk drift Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på kort sikt? I planeringsdirektiv med budget finns en viljeyttring om att samordna alla tekniska förvaltningar under perioden. Denna samordning ska fastighetskontoret leverera tillsammans med fem andra förvaltningar. Genom att se över våra arbetssätt och samordna lämpliga delar ökar vi produktiviteten och sänker därmed kostnaden. I princip är detta ett steg för att kunna möte en framtida utmaning från privata aktörer inom området och fortfarande kunna leverera till konkurrenskraftigt pris. Det ligger också i linje med fastighetskontorets vision som en renodlad teknisk förvaltning. Åtgärder Tydliggöra beställaroch utförarorganisationen genom upprättande av AFF-avtal och nya arbetssätt. Verksamhetsplan Fastighetsnämnden Halmstads kommun

11 5 Kommunfullmäktiges mål 5.1 Mod och nytänkande Konkretiserat mål 1: I Halmstad ska vi ha ett förhållningssätt som präglas av mod och nytänkande och av att vi arbetar tillsammans för att göra skillnad för invånare, besökare och företagare Andel nöjda medarbetare ska öka. Mätetal Målvärde 2018 Målvärde 2019 Målvärde 2020 Ökning av NMI jmf med 2016 (67). 78 Aktiviteter Arbeta med utveckling av organisationskultur. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. 5.2 Ekologiskt hållbar utveckling Konkretiserat mål 15: Klimatpåverkan i Halmstad ska minska Energianvändningen ska effektiviseras med minst 20 % under perioden Mätetal Målvärde 2018 Målvärde 2019 Målvärde 2020 kwh/kvm A-temp/år i befintlig byggnad (2020 högst 188 kwh) 20% Aktiviteter Driftoptimering Utföra aktiviteter i EPC-projektet Andelen fordon under 3,5 ton som förvaltningen skaffar som drivs med förnybara bränslen ska öka. Mätetal Målvärde 2018 Målvärde 2019 Målvärde 2020 Ökning av andel fordon under 3,5 ton som drivs med förnybara drivmedel Kommunala verksamhetsfastigheter ska vara ekologiskt hållbara. Aktiviteter Implementera policy för miljöklassning gällande nya och befintliga kommunala verksamhetsfastigheter. Verksamhetsplan Fastighetsnämnden Halmstads kommun

12 5.3 Riktningar Riktning 6: All kompetens behövs Frisktalen ska öka. Mätetal Målvärde 2018 Målvärde 2019 Målvärde 2020 Antalet friskdagar/tillsvidareanställd ska öka (jmf 2017). Aktiviteter Följa och utvärdera statistik Stimulera medarbetarna till motion genom att erbjuda en friskvårdstimme i veckan med hjälp av centrala medel Riktning 9: Allt vatten behövs Vid ny- och ombyggnationer genomföra smarta och innovativa lösningar för rening, återanvändning samt minskning av vattenförbrukningen. Mätetal Målvärde 2018 Målvärde 2019 Målvärde 2020 Genomföra ett pilotprojekt under Verksamhetsplan Fastighetsnämnden Halmstads kommun

13 6 Prioriteringar 6.1 God hälsa och bra arbetsmiljö Att medarbetare har en god hälsa och en bra arbetsmiljö är grundförutsättningar för att kunna bedriva en effektiv och bra verksamhet. De arbetsmiljö- och hälsofrämjande aktiviteter som fastighetskontoret planerar under år 2018 utgår bland annat från resultatet av den genomförda medarbetarundersökningen samt uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Fastighetskontoret kommer år 2018 att använda pengarna för hälsofrämjande medel till att låta medarbetarna utöva friskvård under sammanlagt 1 timme per vecka på arbetstid. 6.2 Internkontroll Fastighetsnämndens internkontroll ska säkerställa att - Verksamheten på ett kostnadseffektivt sätt uppfyller satta mål - Information om verksamheten och finansiell rapportering är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig - Lagar, regler och riktlinjer följs - Möjliga risker identifieras, bedöms efter grad av väsentlighet och förebyggs eller förhindras Internkontrollen inbegriper ekonomi men är inte begränsad till detta område. Ur organisationens egen synvinkel kan internkontrollen utgöra en trygghet för förtroendevalda och medarbetare. Fastighetsnämndens uppdrag består till stor del av att genomföra beslutade investeringsprojekt, utföra planerat och felavhjälpande underhåll samt drift och förvaltning. Det innebär att förvaltningen årligen utför ett stort antal upphandlingar/inköp och beställningar. 6.3 Utveckling av organisationskultur och värderingar Under 2017 har en ny organisation implementerats på fastighetskontoret med fokus på tekniska frågor förknippade med fastigheter, drift, projektledning och byggnation. Parallellt med implementationen har fastighetskontoret i samverkan med all personal utformat nya lönekriterier som ligger i linje med vår vision och med kontorets värdegrunder. Vision: "Fastighetskontoret ska motsvara framtida förväntningar på hög och snabb leveranssäkerhet inom kompetensområdet, ett starkt kundfokus samt en hög kostnadseffektivitet. Förvaltningen ska vara transparant, tydlig och möjliggöra en optimal samverkan internt samt med övriga bolag och förvaltningar. Vidare ska verksamheten ha ett utvecklat processinriktat arbetssätt som ökar effektiviteten." Verksamhetsplan Fastighetsnämnden Halmstads kommun

14 7 Nyckeltal Nyckeltal Totalkostnad, verksamhetsfastigheter (kr/kvm) Energianvändning, verksamhetsfastigheter (kwh) Avhjälpande underhåll (%) Planerat underhåll (%) Total projektkostnad, förskola* (kr/kvm) BRA, förvaltnings- och utvecklingsfastigheter (kvm) Underhållskostnad förvaltningsfastigheter (kr/kvm) Energianvändning i befintlig byggnad (kwh/kvm A-temp/år) * Förskola, referens: platsbyggd, fyra avdelningar med tillagningskök. Verksamhetsplan Fastighetsnämnden Halmstads kommun

15 8 Internbudget 8.1 Ekonomiska förändringar Ekonomiska ramar och investeringar fastställs slutligen i kommunfullmäktiges planeringsdirektiv med budget. Utöver första året under planeringsperioden är slutliga beslut inte tagna, varför budgeten kan förändras till innehåll och/eller belopp Ekonomiska konsekvenser Ekonomiska konsekvenser Drift 2018 Drift 2019 Drift 2020 Drift 2021 Drift 2022 Drift 2023 Rekrytering eller köp av konsulthjälp Äska medel för investeringar Utveckling inom miljöområdet samt rekrytering och kompetensutveckling Rekrytering samt personalutveckling Rekrytering eller köp av konsulthjälp Kompetens- och personalutveckling Summa Verksamhetsplan Fastighetsnämnden Halmstads kommun

16 9 Bilagor 9.1 Internkontroll Risk- och väsentlighetsanalys Verksamhet Risk Mediehantering Att media får fel information. Överlämnandeprocess Om myndighetskraven inte är uppfyllda, t.ex. brandskyddet, kan verksamheten inte flytta in. Information internt och mellan FK och SBK Ges information vid planerade arbeten och ombyggnationer till berörda? Inomhusklimat utöver myndighetskrav Hur visar vi nämnden vad vi gör i projekten? Sanno likhet Konse kvens Riskta l Styrning Risk Delegation Att beslut tas som man inte har rätt till, enligt delegationsordningen. Sanno likhet Konse kvens Riskta l Ekonomi Risk Upphandling/inköp Skadestånd till de upphandlade leverantörerna. Skadestånd till leverantörer som inte fått förfrågan vid en direktupphandling ifall ingen förnyad konkurrensutsättning skett. Fakturaattest Följs anvisningar för attest? Utbetalning bostadsanpassningsbidrag Att fel belopp utbetalas. Garantibesiktningar Följs rutiner för garantibesiktningar? Leveranskontroll Att betald vara eller tjänst inte levererats. Beställningar Att beställda uppdrag blir dyrare än nödvändigt, eller inte klara i tid. Otydligt arbetsmiljöansvar. Beställningar Följs rutinerna vid beställningar avseende entreprenader? Ramavtalsentreprenörer Anlitas ramavtalsentreprenörer som inte uppfyller kraven? Sanno likhet Konse kvens Riskta l Verksamhetsplan Fastighetsnämnden Halmstads kommun

17 Risk Sanno likhet Konse kvens Riskta l Materialval i projekt Används material i projekt/underhåll som inte uppfyller kraven? Ekonomisk kontroll av prisförändringar i byggprojekt (mellan anslag till anbudsinhämtning går det ofta lång tid) Oklara beställningar från kund gällande byggprojekt och externa förhyrningar För lite underhållspengar leder till fastigheters värdeminskning Lagar, riktlinjer och planer Risk Post- och dokumenthantering Följs dokumenthanteringsplanen vad gäller diarieföring samt gallring? Myndighetsbesiktningar Finns rutiner och följs de? Sanno likhet Konse kvens Riskta l HR/medarbetare Risk Introduktion för nyanställda Sker introduktion för nyanställda enligt rutin? Ökad sjukfrånvaro eller medarbetare slutar Risk att ännu en översyn av organisationen skapar oro och att medarbetare slutar. Hot och våld mot personal - bostadsanpassning, jour/beredskap Finns det rutiner för att minska risken för hot och våld mot personal och följs de? Hur säkerställer nämnden de anställdas arbetsmiljö? Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Kompetensplan framöver, har vi rätt kompetens? Sanno likhet Konse kvens Riskta l Internkontrollplan Verksamhet Kontrollmoment Hur sker granskning Periodicitet Följs rutinerna avseende överlämnandeprocessen? Styrning Stickprov en gång om året Kontrollmoment Hur sker granskning Periodicitet År Vem granskar kontrollmo mentet Bygg-och projektchef Vem granskar kontrollmo mentet Avrapporte ring till Förvaltnings chef Avrapporte ring till Verksamhetsplan Fastighetsnämnden Halmstads kommun

18 Kontrollmoment Hur sker granskning Periodicitet Följs delegationsordningen? Ekonomi Stickprov en gång om året. Kontrollmoment Hur sker granskning Periodicitet Görs inköp enligt ramavtalen? Stämmer underlagen mot det som är utbetalt avseende bostadsanpassningsbidrag? Stämmer beställningen mot det som är levererat? Gör våra kunder beställningar enligt fastställd rutin vad gäller byggprojekt? Stickprov en gång om året. Stickprov en gång om året. Stickprov en gång om året. Stickprov en gång om året. År År År År År Vem granskar kontrollmo mentet Förvaltnings chef och samtliga avdelningsc hefer Vem granskar kontrollmo mentet Funktionsch ef ekonomi Funktionsch ef ekonomi Funktionsch ef ekonomi Bygg- och projektchef Avrapporte ring till Förvaltnings chef Avrapporte ring till Förvaltnings chef Förvaltnings chef Förvaltnings chef Förvaltnings chef Verksamhetsplan Fastighetsnämnden Halmstads kommun