Verksamhetsplan

Transkript

1 Verksamhetsplan

2 Innehållsförteckning 1 Ordförandens inledning Vision och värdegrund Nämndens uppdrag Planeringsanalys Befolkningsökning - Halmstad växer så det knakar Andelen unga och äldre blir allt fler Miljöförändringar och vattenbrist Krav på kommunen skärps Strukturomvandling i näringslivet Digitala utmaningar och möjligheter Kunskap en nyckeltillgång Koncernövergripande prioriteringar Kommunfullmäktiges mål Attraktivitet för tillväxt Ekologisk hållbarhet Nyckeltal Internbudget Ekonomiska förändringar Ekonomiska konsekvenser Investeringar Internkontroll Risk- och väsentlighetsanalys Internkontrollplan Verksamhetsplan

3 1 Ordförandens inledning Kommunens fastigheter utgör en stor del av kommunens förmögenhet och därmed har fastighetsnämnden ett stort ansvar för att arbetet med kommunens lokaler sker långsiktigt och miljömedvetet. Värdet av kommunens fastigheter måste säkerställas för framtiden. Nya kommunala fastigheter byggs energieffektiva och miljömässigt riktiga och den genomförda satsningen på energisparåtgärder i befintliga fastigheter ska fortsatt följas upp. Fortsatt utbyggnad av solenergilösningar ska ske. För att ta nästa steg i arbetet med energieffektiva lokaler kommer nämnden att se över målsättningen vid ny- och ombyggnationer. Kompetensutveckling av vår personal är viktigt för att ligga i framkant av den ständigt pågående utvecklingen inom fastighetsområdet. Samverkan/samarbete med andra kommuner och aktörer inom vårt ansvarsområde, lokalt och regionalt, är därför viktigt för att ligga långt fram i utvecklingen av nya arbetssätt, metoder och systemlösningar. Väl fungerande lokaler är en förutsättning för en väl fungerande verksamhet. Service och information till våra hyresgäster är viktigt så att de kan fokusera på sin kärnverksamhet och servicen till våra medborgare. En stor utmaning för nämnden är att på ett flexibelt sätt tillgodose framtida behov av främst förskoleoch skolplatser. Investeringstakten är fortsatt hög i kommunen och behovet av att färdigställa nya lokaler i rätt tid är en viktig del av fastighetsnämndens uppdrag. Trots genomfört projekt med extraordinärt fastighetsunderhåll kan vi konstatera att det saknas underhållsmedel för att säkerställa det ekonomiska värdet av kommunens fastigheter. Det är av största vikt att nödvändiga medel tillförs för att värdet på kommunens fastighetsbestånd ska bestå och inte utarmas över tid. Nämndens viktigaste uppgift är att öka resurserna för fastighetsunderhåll. Målet under mandatperioden är att nå balans mellan planerat och avhjälpande fastighetsunderhåll. Samhället utvecklas och våra kunders behov och krav förändras. Anställda ställer krav på praktiska och bra arbetsplatser. Våra invånare önskar stimulerande, trygga och trivsamma utrymmen att vistas i, ofta hela dagar och under långa perioder. Vår utmaning är att utveckla och skapa inspirerande och flexibla lokaler som uppfyller kraven och ger stöd för nya arbetssätt. Det är i dag vi bygger framtidens lokaler och vårdar äldre värdefulla fastigheter. Carl-Johan Berthilsson (M), fastighetsnämndens ordförande. Verksamhetsplan

4 2 Vision och värdegrund Halmstads vision har tre hjärtan Vi har en vision om framtiden i Halmstad. Den beskriver hur kommunen vill att Halmstad ska upplevas av alla som bor här och av besökare. Halmstads vision består liksom kommunens vapen av tre hjärtan. De tre hjärtanen bygger tillsammans visionen för Halmstads kommuns utveckling. Hemstaden Vi är en kommun där människor möts med trygghet, respekt och kärlek. Kunskapsstaden Vi är en kommun där människor växer och utvecklas genom livslångt lärande och kreativitet, företagsamhet och innovativt tänkande. Upplevelsestaden Vi har en atmosfär som ger livslust genom aktivitet, gemenskap och livskvalitet. Värdegrund Vår vision om Halmstad bygger på demokratiska värden. Alla halmstadsbor ska ha möjligheten till delaktighet och inflytande i de demokratiska processerna. I Halmstad har alla människor lika värde och vår gemenskaps kännetecken är ömsesidig respekt. Alla som möter kommunens verksamhet ska känna att de har samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter. Halmstads kommuns utveckling ska vara långsiktigt hållbar. Detta innebär att utvecklingen tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Verksamhetsplan

5 3 Nämndens uppdrag s ansvarsområde ansvarar för att kommunens mål i tillämpliga delar förverkligas inom ramen för givna ekonomiska ramar. ska se till att verksamheten drivs i enlighet med gällande arbetsmiljölagstiftning och föreskrifterna för arbetsmiljön. Inom ansvarsområdet ligger följande uppgifter: - ansvara för genomförande av lokalförsörjning - ansvara för förvaltning av kommunens fastighetsbestånd inom vht 209 (förvaltningsfastigheter) - ansvara för förvaltning av bebyggda fastigheter, exklusive uthyrning och ägaradministration inom vht 299 (utvecklings- och avvecklingsfastigheter) - ansvara för förvaltning, exklusive uthyrning och ägaradministration av AB Industristadens fastigheter. - ansvara för kommunalt byggande med undantag av gator och vägar, park- och VA-anläggningar - ansvara för tekniska och ekonomiska utredningar för kommunalt byggande med undantag för vägar, park- och VA-anläggningar - handlägga bostadsanpassningsbidrag - ansvara för att HR-riktlinjen följs Hamnområdet ingår inte i fastighetsnämndens ansvarsområde. Delegering från kommunfullmäktige ska besluta i följande grupper av ärenden: - utarrendera, uthyra eller annars upplåta kommunens fastigheter exklusive upplåtelse av offentlig plats. Verksamhetsplan

6 4 Planeringsanalys 4.1 Befolkningsökning - Halmstad växer så det knakar Större efterfrågan på byggnationer och externa förhyrningar. Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på kort sikt? Befolkningsökningen i Halmstads kommun ställer ökade krav på en effektiv och väl fungerande lokalförsörjning med stort fokus på genomförandedelarna. Rutinerna för budgetering och prioritering av byggprojekt och externa förhyrningar har förbättringspotential och stort fokus kommer att ligga på att ha ett korrekt och komplett beställningsunderlag innan projekt kostnadsbedöms för att sedan beslutas. Åtgärder Rekrytering/konsulthjälp. Tydliga beställningar. Hur hanteras utmaningen Hur hanteras utmaningen på kort sikt? Konsulter. Uppdatering av beställningsunderlag. Hur hanteras utmaningen på lång sikt? Rekrytering. Översyn av lokalförsörjningsprocessen. 4.2 Andelen unga och äldre blir allt fler Större efterfrågan på byggnationer och lokaler. Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på lång sikt? Andelen äldre ökar i takt med att staden växer och att vi lever längre. Konsekvensen för fastighetskontoret blir samma som i den generella befolkningsökningen d.v.s., ökade krav på en effektiv och väl fungerande lokalförsörjningsprocess med stort fokus på genomförandedelarna. Rutinerna för budgetering och prioritering av byggprojekt och externa förhyrningar har förbättringspotential och stort fokus kommer att ligga på att ha ett korrekt och komplett beställningsunderlag innan projekt kostnadsbedöms för att sedan beslutas. Åtgärder Rekrytering/konsulthjälp. Tydliga beställningar. Hur hanteras utmaningen Hur hanteras utmaningen på kort sikt? Konsulter. Uppdatering av beställningsunderlag. Hur hanteras utmaningen på lång sikt? Rekrytering. Översyn av lokalförsörjningsprocessen. Verksamhetsplan

7 4.3 Miljöförändringar och vattenbrist Mer planerat underhåll Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på lång sikt? Yttrar sig i extrema väderförhållanden. Stormar och kraftigare nederbörd med risk för översvämningar kan ge omfattande skador på befintliga byggnader, vatten- och avloppssystem och infrastruktur. Medför ökat underhållsbehov och dyrare investeringar. Byggnationer måste anpassas mer efter extrema väderförhållanden. Vattenbristen ställer högre krav på tekniska lösningar och beteendeförändringar som reducerar förbrukningen. Värmeböljor och ökat krav på komfort kommer att innebära krav på kyla i kommunala fastigheter, i första hand äldreboendena. Sammantaget medför de alltmer extrema väderförhållandena höga krav på organisationen och påverkar kostnaden för drift och underhåll av fastigheterna. Åtgärder Äska pengar i budgetprocessen för investeringar. Hur hanteras utmaningen Hur hanteras utmaningen på kort sikt? Avhjälpande underhåll. Hur hanteras utmaningen på lång sikt? Planerat underhåll Alternativa byggmetoder Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på kort sikt? Fastighetskontoret utreder möjligheterna att bygga mer miljöneutralt med syfte att i första hand minska koldioxidutsläppen. Resultatet dokumenteras i projekteringsanvisningarna. Åtgärder Utreda alternativa byggtekniker för att minska koldioxidpåverkan Hur hanteras utmaningen Hur hanteras utmaningen på kort sikt? Lägga in det i projekteringsanvisningar. Verksamhetsplan

8 4.4 Krav på kommunen skärps Genom att effektivisera vårt sätt att arbeta skapar vi en konkurrenskraftig kommun. Det är en utmaning att ta tillvara den tekniska utvecklingen och att anpassa oss till nya arbetssätt. Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på kort sikt? I planeringsdirektiv med budget ligger en effektivisering av teknisk drift i kommunen. Denna effektivisering ska fastighetskontoret leverera tillsammans med fem andra förvaltningar. Genom att se över våra arbetssätt och samordna lämpliga delar ökar vi produktiviteten och sänker därmed kostnaderna. Detta skulle kunna vara ett steg för att kunna möta en framtida utmaning från privata aktörer inom området och fortfarande kunna leverera till konkurrenskraftigt pris. Åtgärder Kompetensutveckling. Utveckling inom miljöområdet Hur hanteras utmaningen Hur hanteras utmaningen på kort sikt? Utföra rätt arbetsuppgifter. Hur hanteras utmaningen på lång sikt? Rekrytering, effektivisering och delvis automatisering. Hur hanteras utmaningen på kort sikt? Konsult Hur hanteras utmaningen på lång sikt? Rationalisering och produktivitetsökning genom automatisering samt samordning och rekrytering. 4.5 Strukturomvandling i näringslivet Risk för personalomsättning. Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på kort sikt? Fastighetskontoret ser redan nu att det är allt svårare att rekrytera kompetent personal till de tekniska yrken som vi har i vår verksamhet och som vi behöver ha för att kunna leverera vårt uppdrag. Inom projektledning, förvaltning, energioptimering och tekniska specialister för att nämna några områden är det redan riktigt tufft att hitta, attrahera och behålla personal. Åtgärder Rekrytering. Hur hanteras utmaningen Hur hanteras utmaningen på kort sikt? Konsulter. Hur hanteras utmaningen på lång sikt? Rekrytering och utökat samarbete med både högskola och näringsliv. Verksamhetsplan

9 Åtgärder Personalutveckling Hur hanteras utmaningen Hur hanteras utmaningen på kort sikt? Arbeta med att vara en attraktiv arbetsgivare Hur hanteras utmaningen på lång sikt? Arbeta med att vara en attraktiv arbetsgivare 4.6 Digitala utmaningar och möjligheter Installation av bredband och fiber till kommunala lokaler. Förändrade arbetssätt med ny teknik. Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på kort sikt? I fastighetskontorets uppdrag ingår sedan några år att alla fastigheter i vårt bestånd ska ha fiber in med möjlighet till bredband. Det är krav som vi ser positivt på då det dels skapar möjligheter för verksamheterna i lokalerna att kommunicera via nätet och förhoppningsvis spara både tid och pengar på interaktiva möten, färre resor och minskad miljöpåverkan. För fastighetskontorets del innebär det att vi får möjligheten att erbjuda våra kunder ett mer komplett hyrespaket enligt modellen One Stop Shop : "Hyr av fastighetskontoret så levererar vi allt i ett och samma kontrakt". I kommunens miljömål för ett fossilfritt Halmstad 2025 kommer infrastrukturen med laddstolpar för elbilar som ett välkommet bidrag. Här samarbetar flera förvaltningar över gränserna för att kunna realisera målet. På fastighetskontoret bidrar vi både genom att ha med laddstolpar i projekteringsunderlag för nybyggnation, installera laddstolpar vid befintliga fastigheter samt genom att själva leva som vi lär och om möjligt använda oss av eldrivna fordon och maskiner Kraven på dokumentation ökar Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på kort sikt? Fastighetskontoret ser över möjligheterna att digitalisera hela eller delar av arkivet. Åtgärder Arkivering av digitala handlingar Hur hanteras utmaningen Hur hanteras utmaningen på kort sikt? Konsult Hur hanteras utmaningen på lång sikt? Rekrytering Verksamhetsplan

10 4.7 Kunskap en nyckeltillgång Kompetensförsörjningen blir en utmaning att klara framöver, gäller alla typer av yrkeskategorier. Åtgärder Kompetensutveckling Personalutveckling Hur hanteras utmaningen Hur hanteras utmaningen på kort sikt? Utbildning efter behov, budget och lagkrav. Hur hanteras utmaningen på lång sikt? Kompetensplanering med fokus på en föränderlig omvärld. Hur hanteras utmaningen på kort sikt? Åtgärder för personalutveckling. Hur hanteras utmaningen på lång sikt? Åtgärder för personalutveckling. 4.8 Koncernövergripande prioriteringar Samordning av teknisk drift Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på kort sikt? I planeringsdirektiv med budget finns en viljeyttring om att samordna alla tekniska förvaltningar under perioden. Denna samordning ska fastighetskontoret leverera tillsammans med fem andra förvaltningar. Genom att se över våra arbetssätt och samordna lämpliga delar ökar vi produktiviteten och sänker därmed kostnaden. I princip är detta ett steg för att kunna möte en framtida utmaning från privata aktörer inom området och fortfarande kunna leverera till konkurrenskraftigt pris. Det ligger också i linje med fastighetskontorets vision som en renodlad teknisk förvaltning. Åtgärder Tydliggöra beställar- och utförarorganisationen genom upprättande av AFF-avtal och nya arbetssätt. Hur hanteras utmaningen Verksamhetsplan

11 5 Kommunfullmäktiges mål 5.1 Attraktivitet för tillväxt Konkretiserat mål 4: Halmstads kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare Frisktalen ska öka. Mätetal Periodicitet Andel friska tillsvidareanställda ska öka (% jmf 2018). (År) >43, Andel nöjda medarbetare ska öka. Mätetal Periodicitet Ökning av NMI jmf med 2018 (79). (År) Aktiviteter Fortsatt arbete med utveckling av organisationskultur Förbättra styrning och ledning Mätetal Periodicitet Mappning och visualisering av interna processer 2019 (100%). (År) Aktiviteter Mappning och visualisering av interna processer på fastighetskontoret och med andra förvaltningar och bolag Förbättra samordning och erfarenhetsåterkoppling internt mellan avdelningarna. Aktiviteter Uppföljning av överlämnandeprocessen Återkoppling av processarbetet för hela kontoret på frukostmöte Effektivisering genom digitala arbetssätt Aktiviteter Utvärdera möjligheter med ny teknik (VR) Verksamhetsplan

12 5.2 Ekologisk hållbarhet Konkretiserat mål 7: Halmstads kommun arbetar för en ekologiskt hållbar utveckling Vid ny- och ombyggnationer genomföra smarta och innovativa lösningar för rening, återanvändning samt minskning av vattenförbrukningen. Mätetal Periodicitet Genomföra ett pilotprojekt under (År) Aktiviteter Utse en grupp som gör benchmarking och som därefter kan ge förslag på hur man kan minska vattenförbrukningen. Installera vattensparande blandare på Kärlekens skola (2020) Energianvändningen ska effektiviseras med minst 20 % under perioden Mätetal kwh/kvm A-temp/år i befintlig byggnad (2020 högst 188 kwh) Periodicitet (År) 20% 2021 Aktiviteter Driftoptimering Utföra aktiviteter i EPC-projektet Solenergiprojekt Ta fram förslag på energisparprojekt Kommunala verksamhetsfastigheter ska vara ekologiskt hållbara. Aktiviteter Implementera policy för miljöklassning gällande nya och befintliga kommunala verksamhetsfastigheter utifrån pilotprojektet Kärlekens skola (2020). Tas upp i projekteringsanvisningarna (2020) Verksamhetsplan

13 6 Nyckeltal Kategori Nyckeltal Periodicitet Nyckeltal/resultat som följs av kommunfullmäktige/kommunstyrelsen Totalkostnad, verksamhetsfastigheter (kr/kvm) Energianvändning i befintlig byggnad (kwh/kvm A-temp/år) Avhjälpande underhåll (%) Planerat underhåll (%) BRA, förvaltnings- och utvecklingsfastigheter (kvm) Underhållskostnad förvaltningsfastigheter (kr/kvm) Planerat underhåll - behov (kr/kvm) Planerat underhåll - budget (kr/kvm) (Tertial) (År) (År) (År) (År) (År) (År) (År) Verksamhetsplan

14 7 Internbudget Halmstads kommun, Fastighetskontor Verksamhet: 205 Administration Budget 2018 Budget 2019 Budget-förändring Verksamhetens Intäkter Därav Utdelade timmar Därav Interna intäkter Därav Övrigt Lönekostnader Därav Löner till arbetstagare Därav PO-pålägg Därav Övriga lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav Avskrivningar Därav Internränta Övriga kostnader Därav Bostadsanpassning Därav Bidrag lokalhållande förening Därav Övrigt Verksamhetens kostnader Total nettokostnad Verksamhetsplan

15 Halmstads kommun, Fastighetskontor Verksamhet: 209 Förvaltningsfastigheter Budget 2018 Budget 2019 Budget-förändring Verksamhetens Intäkter Därav Externa Hyror Därav Interna Hyror Därav Momsbidrag Därav Övriga intäkter Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav Avskrivningar Därav Internränta Därav Kapitalkostnader justering Övriga kostnader Därav Energi Därav Vatten Därav Serviceavtal fastighetsdrift Därav FM-service Därav Fastighetsservice, yttre skötsel, material Därav Drifttekniker egen tid Därav Underhåll Därav Försäkringsavgifter Därav AO-pålägg Därav Övrigt Verksamhetens kostnader Total nettokostnad Verksamhetsplan

16 8 Ekonomiska förändringar Ekonomiska ramar och investeringar fastställs slutligen i kommunfullmäktiges planeringsdirektiv med budget. Utöver första året under planeringsperioden är slutliga beslut inte tagna, varför budgeten kan förändras till innehåll och/eller belopp. 8.1 Ekonomiska konsekvenser Ekonomiska konsekvenser Rekrytering eller köp av konsulthjälp Äska medel för investeringar Utveckling inom miljöområdet samt rekrytering och kompetensutveckling Rekrytering samt personalutveckling Rekrytering eller köp av konsulthjälp Digitala handlingar tex ritningar Kompetens- och personalutveckling Effektiviseringar och kostnadsreduktioner Ökade försäkringskostnader (ska fördelas i hyra) Ramförändring Summa Drift 2019 Effektiviseringar och kostnadsreduktioner Drift 2020 Drift 2021 Drift 2022 Minskade kostnader tack vare effektivisering FM-service. Sänkta hyror till förvaltningar Drift 2023 Drift 2024 Ramförändring Här anges årlig förändring av budgetramen enligt planeringsdirektiv med budget. Verksamhetsplan

17 8.2 Investeringar Investeringar Investerin g 2019 Investerin g 2020 Investerin g 2021 Investerin g 2022 Investerin g 2023 Investerin g 2024 Arbetsmaskiner, 5 år (VHT 205) Underhållsanslag Förvaltningsfastigheter, Förändringsarbeten Solvärmelösningar, kommunala lokaler Utomhusmiljö/lekplatser, skolor och förskolor, BUF Utrustning storkök, SM Fettavskiljare, krav LBVA Samordning IT-uppkoppling kommunens lokaler Hallägrahallen, åtgärder fukt och konstruktionsskador Belysningsmaster Örjans vall Förskolor och skolor, upprustning/ersättning av dåliga lokaler, årligt anslag Förskolor, 22 avd, nya och ersättning, färdigställda Staketåtgärder Gathenhielmsväg -500 Grundskoleutbyggnad; Om- och tillbyggnad Linehedsskolan Miljöåtgärd, utbyte armaturer med kvicksilverlampor Miljöförändring och vattenbrist Mickedala ridskoleverksamhet Förbättring av Vallåsskolans utemiljö Uppgradering IT-miljö (dataundercentraler), totalt Mkr Halmstad Arena bad Förskola i Holm (flytt fr anslag 299) Ny grundskola Kärleken KS2015/00732 (flyttat fr 299) Gullbrandstorpsskolan om- och tillbyggnad PCB-åtgärder efter inventering Taksäkerhet, inventering och åtgärder Engelbrekts förskola, 5 avd. inkl. sovavdelning Summa Arbetsmaskiner, 5 år (VHT 205) Vht 205 administration. Behov av investeringar i arbetsmaskiner fortsätter 2024 Verksamhetsplan

18 Underhållsanslag Behov av ökat underhållsanslag jmf med KÖP från år 2021 för 2021 med ytterligare 2,5 Mkr till 70 Mkr, 2022 en ökning med 8,5 Mkr till 80 mkr, för 2023 en ökning m 17,5 Mkr till 90 Mkr och ny post Mkr Förvaltningsfastigheter, Förändringsarbeten Årligt anslag, sammanslaget med skötbord/akustik Fettavskiljare, krav LBVA Ökning av medel begärda från år 2022 Belysningsmaster Örjans vall 3 st, västra sidan Förskolor, 22 avd, nya och ersättning, färdigställda 2019 Nymansgatan Miljöåtgärd, utbyte armaturer med kvicksilverlampor Anslaget behövs inte 2019 eftersom investeringen är genomförd och klar 2018 Miljöförändring och vattenbrist Ny post. Stormar och kraftigare nederbörd med risk för översvämningar kan ge omfattande skador på befintliga byggnader, vatten- och avloppssystem och infrastruktur. Detta medför ökat underhållsbehov och dyrare investeringar. Byggnationer måste anpassas mer efter extrema väderförhållanden. Vattenbristen ställer högre krav på tekniska lösningar och beteendeförändringar som reducerar förbrukningen. Värmeböljor och ökat krav på komfort kommer att innebära krav på kyla i kommunala fastigheter, i första hand äldreboenden. Verksamhetsplan

19 Uppgradering IT-miljö (dataundercentraler), totalt 10 Mkr Ny post. Investeringen innebär stegvis utbyte av gammal teknik vad gäller dataundercentraler som ska bytas ut till webbservrar. Ett första steg mot att möta en virtuell miljö är att lägga över driften på ITservice med underhållsavtal vad gäller virtuella servrar för att säkerställa backup av processorkraft och datasäkerhet mm. Halmstad Arena bad Byte klinkers och tätskikt på plana ytor ovan bassänger. Utvändig och invändig målning. Ny entre bad inkl flytt av två wc. PCB-åtgärder efter inventering För att uppnå myndighetskrav gällande PCB i befintliga fastigheter. Verksamhetsplan

20 9 Internkontroll 9.1 Risk- och väsentlighetsanalys Verksamhet Risk Sannolikhet Konsekvens Risktal Överlämnandeprocess Kvalitetskontroll fastigheter Styrning Om myndighetskraven inte är uppfyllda, t.ex. brandskyddet, kan verksamheten inte flytta in Risk Sannolikhet Konsekvens Risktal Delegation Att beslut tas som man inte har rätt till, enligt delegationsordningen Ekonomi Risk Sannolikhet Konsekvens Risktal Upphandling/inköp Fakturaattest Utbetalning bostadsanpassningsbidrag Garantibesiktningar Leveranskontroll Beställningar Ramavtalsentreprenörer Kontroll av inköp över kr. Skadestånd till de upphandlade leverantörerna. Skadestånd till leverantörer som inte fått förfrågan vid en direktupphandling ifall ingen förnyad konkurrensutsättning skett. Följs anvisningar för attest? Att fel belopp utbetalas. Följs rutiner för garantibesiktningar? Att betald vara eller tjänst inte levererats. Följs rutinerna vid beställningar avseende entreprenader? Anlitas ramavtalsentreprenörer som inte uppfyller kraven? Verksamhetsplan

21 9.1.4 Lagar, riktlinjer och planer Risk Sannolikhet Konsekvens Risktal Post- och dokumenthantering Åtgärder i handlingsprogram för skydd mot olyckor Följs dokumenthanteringsplanen vad gäller diarieföring samt gallring? HR/medarbetare Risk Sannolikhet Konsekvens Risktal Introduktion för nyanställda Hot och våld mot personal - bostadsanpassning, jour/beredskap Sker introduktion för nyanställda enligt rutin? Finns det rutiner för att minska risken för hot och våld mot personal och följs de? Verksamhetsplan

22 9.2 Internkontrollplan Verksamhet Risk Kontrollmoment Periodi citet Hur sker granskning Vem granskar kontrollm omentet Avrapport ering till Överlämnande process Välj genom stickprov ut tre projekt som färdigställts och överlämnats. Följ upp dokumentationen och se efter om rutinen har följts enligt överlämnandeprocessen. År En gång om året Bygg-och projektchef Förvaltning schef Kvalitetskontro ll fastigheter Ta fram månadsrapporter ur DeDu som visar hur många felanmälningar som är gjorda och hur många av dem som är åtgärdade År Varje månad Fastighetsc hef Förvaltning schef Ekonomi Risk Kontrollmoment Periodi citet Hur sker granskning Vem granskar kontrollm omentet Avrapport ering till Beställningar Välj genom stickprov ut tre beställningar som våra kunder gjort på byggprojekt. Följ upp dokumentationen och se efter om beställningen följer den fastställda rutinen. År En gång om året. Bygg- och projektchef Förvaltning schef Kontroll av inköp över kr. Ta stickprov på fakturor över kr för att se om inköp gjorts enligt gällande rutiner. Kontrollera att köpet är gjort enligt ramavtal, om upphandling gjorts i särskild ordning eller om direktupphandling skett enligt kommunens anvisningar. År En gång om året Funktionsc hef ekonomi Förvaltning schef Lagar, riktlinjer och planer Risk Kontrollmoment Periodi citet Hur sker granskning Vem granskar kontrollm omentet Avrapport ering till Åtgärder i handlingsprogr am för skydd mot olyckor Ta del av verksamhetens dokumenterade uppföljning av vilka åtgärder som genomförts samt vilka åtgärder som kvarstår. Välj genom stickprov ut en åtgärd ur handlingsprogram för skydd mot olyckor som verksamheten är ansvarig för. Följ upp dokumentation samt rapportering av denna åtgärd. År En gång om året Driftchef Förvaltning schef Verksamhetsplan

23 Verksamhetsplan