Verksamhetsberättelse 2017

Transkript

1 Verksamhetsberättelse 2017 Fastighetsnämnden Bokslut 2017 Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Organisation Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Sociala fonder Trygghet Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål Andelen nöjda kunder ska öka Prioriteringar Personalredovisning Kompetensförsörjning Ledarskap Sjukfrånvaro Hälsofrämjande och förebyggande insatser Organisatorisk och social arbetsmiljö Arbetsskador Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Sammanfattande analys Ekonomisk redovisning Nyckeltal Väsentliga händelser Internkontroll Verksamhet Styrning Ekonomi HR/medarbetare Bilagor Bilaga 1: Komptensförsörjningsplan Bilaga 2: Uppföljning systematiskt arbetsmiljöarbete Bilaga 3: Drift och investeringsredovisning Bilaga 4: Drift- och investeringsredovisning Bilaga 5: Ombudgetering 205 Bilaga 6: Ombudgetering 209 Bilaga 7: Resultatbalansering Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

3 1 Inledning Läsanvisningar Utfall för målen anges enligt följande: Prognosen är att målet kommer att nås Prognosen är osäker Prognosen är att målet inte kommer att nås Status för aktiviteter anges enligt följande: Pågående, slutdatum har passerats Startdatum ännu inte nått Pågående Avslutad Inte påbörjad Kommunens fastigheter utgör en stor del av kommunens förmögenhet och därmed har fastighetsnämnden ett stort ansvar för att arbetet med kommunens lokaler sker långsiktigt och miljömedvetet. Värdet av kommunens fastigheter måste säkerställas för framtiden. Nya kommunala fastigheter byggs energieffektiva och miljömässigt riktiga och den genomförda satsningen på energisparåtgärder i befintliga fastigheter ska fortsatt följas upp. Fortsatt utbyggnad av solenergilösningar ska ske. För att ta nästa steg i arbetet med energieffektiva lokaler kommer nämnden att se över målsättningen vid ny- och ombyggnationer. Kompetensutveckling av vår personal är viktigt för att ligga i framkant av den ständigt pågående utvecklingen inom fastighetsområdet. Samverkan/samarbete med andra kommuner och aktörer inom vårt ansvarsområde, lokalt och regionalt, är därför viktigt för att ligga långt fram i utvecklingen av nya arbetssätt, metoder och systemlösningar. Väl fungerande lokaler är en förutsättning för en väl fungerande verksamhet. Service och information till våra hyresgäster är viktigt så att de kan fokusera på sin kärnverksamhet och servicen till våra medborgare. En stor utmaning för nämnden är att på ett flexibelt sätt tillgodose framtida behov av främst förskoleoch skolplatser. Investeringstakten är fortsatt hög i kommunen och behovet av att färdigställa nya lokaler i rätt tid är en viktig del av fastighetsnämndens uppdrag. Trots genomfört projekt med extraordinärt fastighetsunderhåll kan vi konstatera att det saknas underhållsmedel för att säkerställa det ekonomiska värdet av kommunens fastigheter. Det är av största vikt att nödvändiga medel tillförs för att värdet på kommunens fastighetsbestånd ska bestå och inte utarmas över tid. Nämndens viktigaste uppgift är att öka resurserna för fastighetsunderhåll. Målet under mandatperioden är att nå relationen 70/30 mellan planerat och avhjälpande fastighetsunderhåll. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

4 Samhället utvecklas och våra kunders behov och krav förändras. Anställda ställer krav på praktiska och bra arbetsplatser. Våra invånare önskar stimulerande, trygga och trivsamma utrymmen att vistas i, ofta hela dagar och under långa perioder. Vår utmaning är att utveckla och skapa inspirerande och flexibla lokaler som uppfyller kraven och ger stöd för nya arbetssätt. Det är i dag vi bygger framtidens lokaler och vårdar äldre värdefulla fastigheter. Carl-Johan Berthilsson (M), fastighetsnämndens ordförande. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

5 2 Organisation Fastighetsnämndens ansvarsområde - ansvara för genomförande av lokalförsörjning - ansvara för förvaltning av kommunens fastighetsbestånd inom vht 209 (förvaltningsfastigheter) - ansvara för förvaltning av bebyggda fastigheter, exklusive uthyrning och ägaradministration inom vht 299 (utvecklings- och avvecklingsfastigheter). Hamnområdet ingår inte i fastighetsnämndens ansvarsområde - ansvara för förvaltning, exklusive uthyrning och ägaradministration av AB Industristadens fastigheter - ansvara för kommunalt byggande med undantag av gator och vägar, park- och VA-anläggningar - ansvara för tekniska och ekonomiska utredningar för kommunalt byggande med undantag för vägar, park- och VA-anläggningar - handlägga bostadsanpassningsbidrag Delegering från kommunfullmäktige; fastighetsnämnden ska besluta i följande grupper av ärenden: - utarrendera, uthyra eller annars upplåta kommunens fastigheter exklusiveupplåtelse av offentlig plats. Fastighetsnämnden har under 2017 fullföljt sitt uppdrag i enlighet med reglementet. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

6 Fastighetskontorets organisation från den 1 januari * Ekonomiavdelningen ligger organisatoriskt under kommunledningsförvaltningen, samhällsbyggnadskontoret. Den 1 januari 2017 genomfördes en organisationsförändring med anledning av KÖP 1. Delar av driftavdelningen flyttades och bildade ett FM-koncept på servicekontoret. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

7 3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål 3.1 Sociala fonder Konkretiserat mål 1: Kommunen ska vara en attraktiv arbetsplats Andel nöjda medarbetare ska öka Kommentar Fastighetskontorets nöjd-medarbetarindex minskade från 76 under 2013 till 67 under Målet är att nöjd-medarbetarindex fram till 2018 ska öka till 78. Fastighetskontoret har nyligen genomgått två omorganiseringar, dels samgruppering av all personal till gemensamma lokaler på Nymansgatan och sedan delades driftavdelningen upp och fastighetsskötarna flyttades över till ett FM-koncept på servicekontoret den 1 januari Flera insatser görs för att höja trivseln på kontoret. Det genomförs tre informationsträffar för hela kontoret varje år, där aktuell information om vad som är på gång tas upp. En förvaltningsdag genomfördes under hösten med syftet att skapa vi-känsla och öka gemenskapen. Dagen innehöll samarbetsövningar, fysisk aktivitet och en föreläsning som handlade om motivation, attityd och förändring. En utvärdering visade att personalen var genomgående positiv till förvaltningsdagen och gav den ett medelbetyg på 8,2 av 10. En trivselgrupp har skapats med syfte att personalen själva kan bestämma aktiviteter som vi ska göra under året. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet görs inom hela förvaltningen. Mätetal Utfall Målvärde Ökning av NMI jmf med (2018) 78 Aktiviteter Arbeta med utveckling av organisationskultur. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom hela förvaltningen. Kommentar Sjukfrånvaron ska minska Kommentar Sjukfrånvaron har jämfört med 2016 minskat från 19,9 till 15,1 dagar i snitt per tillsvidareanställd. Den stora skillnaden beror till stor del på omorganisationen. Antalet tillsvidareanställda har minskat med 33 medarbetare som från och med den 1 januari 2017 tillhör servicekontoret i samband med den Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

8 kommunövergripande omorganisationen gällande samordning av tekniska tjänster. Om man ser till den totala sjukfrånvarotiden i % av ordinarie arbetstid så har sjukfrånvaron ändå minskat något, från 5,8 % under 2016 till 4,8 % under Fastighetskontoret är en liten förvaltning med relativt få medarbetare vilket gör att enstaka personers sjukdom får stor påverkan. All personal har möjlighet att träna under arbetstid, en timme i veckan. Det har även erbjudits fyra PTtimmar under våren som man fick anmäla sig till. Ett gym har inrättats på Nymansgatan, vilket uppskattas och utnyttjas flitigt. Mätetal Utfall Målvärde Antalet sjukdagar/tillsvidareanställd ska minska (jmf 2016). 15,1 <19,9 Aktiviteter Följa och utvärdera statistik Stimulera medarbetare till motion genom att erbjuda en friskvårdstimme i veckan, med hjälp av centrala medel. Kommentar 3.2 Trygghet Konkretiserat mål 9: Kommunens verksamhet ska vara fossilbränslefri år Andelen fordon utan fossila drivmedel ska öka Kommentar Totalt har fastighetskontoret 20 fordon, varav sex stycken är gasdrivna. De elbilar som förut tillhört fastighetskontoret har på grund av omorganiseringen, KÖP 1, överförts till servicekontoret i ett FMkoncept. En ny elbil har beställts, vilket innebär att fastighetskontoret ökat andelen fordon utan fossila drivmedel under året. Däremot når inte kontoret det utsatta mätetalet att öka med två fordon. Efter omorganisationen minskade möjligheten att använda elbilar på grund av att verksamheten kör långa sträckor. Målet sattes när fastighetsskötarna fortfarande fanns kvar på fastighetskontoret. Vid tjänsteärenden ska personalen använda sig av bilpoolen, som idag består av tre fordon, en elbil och två etanoldrivna bilar och som ska tillgodose behovet för både fastighetskontoret och barn- och ungdomsförvaltningens anställda på Nymansgatan. Det finns ett stort behov av att bilpoolen utökas med fler bilar, så att inte personalen använder sina privata fordon upptill. För att medverka till hållbart resande har fastighetskontoret köpt in två nya elcyklar under året, och har nu totalt tre elcyklar som används av personalen vid tjänsteärenden. Dessutom anmälde kontoret sig till tävlingen "cykelvänlig arbetsplats". Det finns även tillgång till två resekort för bussresor vid tjänsteärenden. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

9 Mätetal Utfall Målvärde Antal införskaffade fordon utan fossila drivmedel Kommunala verksamhetsfastigheter ska vara ekologiskt hållbara. Kommentar Miljöbyggnad är ett certifieringssystem, utvecklat för att certifiera byggnader inom områdena energi, inomhusmiljö samt material och kemikalier. En enligt Miljöbyggnad undersökt byggnad erhåller sedan betyget guld, silver eller brons. Kärlekens skola ska byggas enligt miljöbyggnad silver. Projektet kommer därefter att utvärderas och granskas för att bedöma om miljöbyggnad silver är ett arbetssätt att satsa på. Utvärderingen hann dock inte bli klar under 2017 eftersom projekteringen fortfarande pågår. Aktiviteter Implementera policy för miljöklassning gällande nya och befintliga kommunala verksamhetsfastigheter Kommentar Energianvändningen ska effektiviseras med minst 20 % under perioden Kommentar Under 2009 låg energiförbrukningen på 235 kwh/kvm i befintlig byggnation. För att nå 20 % minskning till år 2020 bör utfallet då ligga på högst 188 kwh/kvm. Under 2017 ligger energianvändningen på 182 kwh/kvm, vilket innebär en minskning med 22,6 % jämfört med 2009 års förbrukning. Fastighetskontoret anser sig därför kunna klara målet till Under 2017 togs två nya solcellsanläggningar i drift; Gullbrandstorpsskolan och Valhallaskolan. Vallåsskolans anläggning har återmonterats och Getingeskolans har monterats på Fyllingeskolan istället. Totalt har solcellsanläggningarna under 2017 producerat kwh och av det har kwh gått ut på nätet som överproduktion. Sedan 2010 har fastighetskontoret nu investerat 18 miljoner kronor i solcellsanläggningar och av detta fått 4,6 miljoner i statligt investeringsbidrag. Mätetal Utfall Målvärde kwh/kvm A-temp/år i befintlig byggnad 182 (2020) <188 Aktiviteter Driftoptimering Utföra aktiviteter i EPC-projektet Kommentar Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

10 Under 2017 bygga enligt projekteringsanvisningar fastställda av fastighetsnämnden. Kommentar Halmstads kommuns projekteringsanvisningar inom fastighetsområdet ska användas vid projektering och byggande av lokaler för Halmstads kommun. Anvisningarna ska vara en hjälp för konsulter och entreprenörer som utför tjänster för Halmstads kommun i form av nybyggnader, om- och tillbyggnader. Projekteringsanvisningarna har reviderats och finns nu tillgängliga på fastighetskontoret intranät. Anvisningarna kommer även att revideras halvårsvis. Aktiviteter Byggnation enligt projekteringsanvisningar. Kommentar Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

11 4 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål 4.1 Andelen nöjda kunder ska öka Kommentar I januari 2016 implementerades en ny organisation på fastighetskontoret som bättre möter de ökade kundkraven samt kraven på kostnadseffektivitet. Verksamheten har centraliserats till gemensamma lokaler på Nymansgatan. Samlokaliseringen och förändringen av organisationen hjälper oss att nå vårt mål, att motsvara förväntningar på hög och snabb leveranssäkerhet inom kompetensområdet, ett starkt kundfokus samt en hög kostnadseffektivitet. Vi arbetar för att verksamheten ska ha ett utvecklat processinriktat arbetssätt som ökar effektiviteten. Vi har vår största kund, barn- och ungdomsförvaltningen, som närmsta granne i samma lokaler, vilket vi ser som en stor fördel då förutsättningarna för en god kommunikation och bra service ökat. Mätetal Utfall Målvärde Nöjd-kund-index (NKI) ska vid nästa mättillfälle (2018) öka med 3 betygsenheter (jmf 2013). - (2018) 56 Aktiviteter Utföra aktiviteter utifrån resultatet av 2013-års NKI. Kommentar Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

12 5 Prioriteringar God hälsa och bra arbetsmiljö Att medarbetare har en god hälsa och en bra arbetsmiljö är grundförutsättningar för att kunna bedriva en effektiv och bra verksamhet. De arbetsmiljö- och hälsofrämjande aktiviteter som fastighetskontoret genomfört under år 2017 utgår bland annat från resultatet av den genomförda medarbetarundersökningen samt uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Fastighetskontorets medarbetare har bland annat kunnat utöva friskvård under sammanlagt en timme per vecka på arbetstid. Dessutom erbjöds personalen PT-timmar under våren. Ett gym har inrättats på Nymansgatan som används flitigt. Internkontroll Fastighetsnämndens internkontroll ska säkerställa att - Verksamheten på ett kostnadseffektivt sätt uppfyller satta mål - Information om verksamheten och finansiell rapportering är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig - Lagar, regler och riktlinjer följs - Möjliga risker identifieras, bedöms efter grad av väsentlighet och förebyggs eller förhindras Internkontrollen inbegriper ekonomi men är inte begränsad till detta område. Ur organisationens egen synvinkel kan internkontrollen utgöra en trygghet för förtroendevalda och medarbetare. Fastighetsnämndens uppdrag består till stor del av att genomföra beslutade investeringsprojekt, utföra planerat och felavhjälpande underhåll samt drift och förvaltning. Det innebär att förvaltningen årligen utför ett stort antal upphandlingar/inköp och beställningar. Vid internkontrollen avseende upphandlingar/inköp uppmärksammas verksamheten på att vara vaksamma på i fall det inom vissa områden eventuellt borde tecknas ramavtal. När beställningar görs utanför ramavtal, kräver policyn att man tar in minst tre anbud. För att undvika detta vid återkommande beställningar kan man göra en direktupphandling för ett år framåt och under den tiden beställa med beställningsmall istället för vid varje beställningstillfälle ta in tre anbud. Utveckling av organisationskultur och värderingar Under 2016 har en ny organisation implementerats på fastighetskontoret som bättre möter de ökade kundkraven samt kraven på kostnadseffektivitet. I samband med organisationens implementering centraliserades verksamheten till gemensamma lokaler på Nymansgatan. Samlokaliseringen och förändringen av organisationen hjälper oss att nå vårt mål: "Fastighetskontoret ska motsvara framtida förväntningar på hög och snabb leveranssäkerhet inom kompetensområdet, ett starkt kundfokus samt en hög kostnadseffektivitet. Förvaltningen ska vara transparant, tydlig och möjliggöra en optimal samverkan internt samt med övriga bolag och förvaltningar. Vidare ska verksamheten ha ett utvecklat processinriktat arbetssätt som ökar effektiviteten." Vi har också vår största kund, barn- och ungdomsförvaltningen, som närmsta granne i samma lokaler, vilket vi ser som en stor fördel då förutsättningarna för en god kommunikation och bra service ökat. Flera insatser görs för att höja trivseln på kontoret. Det genomförs tre informationsträffar för hela Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

13 kontoret varje år, där aktuell information om vad som är på gång tas upp. En förvaltningsdag genomfördes under hösten med syftet att skapa vi-känsla och öka gemenskapen. Dagen innehöll samarbetsövningar, fysisk aktivitet och en föreläsning som handlade om motivation, attityd och förändring. En utvärdering visade att personalen var genomgående positiv till förvaltningsdagen och gav den ett medelbetyg på 8,2 av 10. En trivselgrupp har skapats med syfte att personalen själva kan bestämma aktiviteter som vi ska göra under året. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

14 6 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid Dec 2016 visstid (%) Dec 2017 visstid (%) Totalt ,8 0,019 Könsfördelning - tillsvidareanställda Dec 2016 Dec 2017 Kvinnor Män Totalt kvinnor (%) kvinnor (%) Totalt Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män Totalt Dec 2016 kvinnor (%) Dec 2017 kvinnor (%) Totalt ,2 1,9 Timavlönad personal Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Totalt Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 98,8 99,4 99, ,6 Åldersfördelning - tillsvidareanställda Enhet Summa Totalt Medelålder - tillsvidareanställda Enhet Totalt 48,9 43,7 Fastighetskontoret har sedan 2015 haft en nedåtgående trend vad gäller medelålder och extra stark under Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

15 6.1 Kompetensförsörjning Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning Summa Andel Handl- admarb ,09 Teknik ,08 Totalt Bristyrken per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning Antal Ingenjörer 3 Totalt 3 Vilka strategier har förvaltningen/bolaget för att säkerställa att rätt kompetens finns i verksamheten nu och inom 2-5 år? Kompetensförsörjningsplan för bifogas. Vilka strategier har förvaltningen/bolaget för att säkerställa jämställdhets- och mångfaldsperspektivet i planering, genomförande och uppföljning av verksamheten? Mångfalds- och jämställdhetsaspekten ska genomsyra all planering, genomförande och uppföljning av verksamheten. Jämställdhets- och mångfaldsperspektivet ingår också som en naturlig del i kompetensförsörjningsplanen. Planen är bifogad. Vi strävar efter att våra arbetsförhållanden lämpar sig för både män och kvinnor. Vi underlättar i möjligaste mån för våra anställda att ta ut lagstadgad föräldraledighet samt tar hänsyn till att mötestider förläggs så att inte dagshämtning etc. påverkas. Föräldralediga ska inbjudas till möten och aktiviteter samt få information om förändringar i verksamheten. Vi tar vid all rekrytering hänsyn till lagen som syftar till att motverka diskriminering och främja lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Vi arbetar för att få en jämnare könsfördelning vid tjänstetillsättningar under förutsättning att tillräcklig kompetens och lämplighet finns. Mångfalds- och jämställdhetsfrågor ska tas upp som en av punkterna på APT. 6.2 Ledarskap Hur arbetar förvaltningen med att utveckla chefer? Genom att ha en tydlig och välkänd vision och målbild för verksamheten, kan vi vid medarbetarsamtalen etc. besluta om utvecklingsåtgärder för resp. medarbetare/chef som stämmer med verksamhetens mål. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

16 Detta utesluter inte åtgärder som uppkommer mellan tidpunkterna för medarbetarsamtalen. Förvaltningen rekryterar bl.a. nyutexaminerade medarbetare s.k. juniorer, där resp. junior följer individuella utvecklingsplaner som är upprättade utifrån verksamhetens behov. Vi har medarbetare som kommer att gå utbildningen "Utvecklande ledarskap för specialister" med början våren Sjukfrånvaro Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron 2015 Totalt i % 2016 Totalt i % 2017 Totalt i % 1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 6,44 5,79 4,75 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 64,03 56,36 56,67 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 1,57 2 2,11 4. Summa sjukfrånvarotid för män 7,18 6,29 5,28 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller 8,87 6,68 2,1 yngre 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen år 1,45 0,82 1,2 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre 8,73 8,09 9,1 Antal sjukdagar per tillsvidareanställd Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 4,0 21,9 19,88 6,4 17,19 15,07 Sjukfrånvarointervall - tillsvidareanställd personal Antal dagar Totalt Antal sjukdagar per yrkesgrupp tillsvidareanställd personal Yrkesgrupp Teknikarbete 13,75 10,41 25,12 Hantverkare mm 26,3 29,75 0 Handläggare och adm 0 4,25 6,42 Det höjda antalet sjukdagar när det gäller yrkesgruppen teknikarbete beror på att det finns två långtidssjuka samt att 33 personer överflyttats till servicekontoret, vilket gör att antal sjukdagar slås ut på färre personer vilket höjer siffran. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

17 6.4 Hälsofrämjande och förebyggande insatser Inom ordinarie budget Med centrala medel Fastighetskontoret har under 2017 använt de centrala hälsofrämjande medlen till att låta medarbetarna utöva friskvård under sammanlagt 1 timme per vecka på arbetstid. Detta ska ske i anknytning till Nymansgatan för att få ett högt utnyttjande av gymmet. Företagshälsovårdens delaktighet i det hälsofrämjande arbetet Utbildning i hjärtlungräddning inklusive hjärtstartsutbildning genomförd under våren I stort sett samtliga medarbetare deltog. Hälso- och arbetsmiljöprofiler kommer efter beslut i ledningsgruppen 2017 att erbjudas samtlig personal och genomföras under Organisatorisk och social arbetsmiljö Hur har förvaltningen/bolaget arbetat med att implementera föreskriften i verksamheterna? Information i ledningsgrupp, på förvaltningsdag och APT har gjorts av HR-ansvarig. Besök av arbetsmiljöverket som i samband med detta informerat. 6.6 Arbetsskador Arbetsskador Typ av arbetsskada Antal 2015 Antal 2016 Antal 2017 Olycksfall Färdolycksfall Sjukdom Totalt Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Resultat av uppföljningen (sammanfattning) Uppföljning bifogas. 6.8 Sammanfattande analys Antalet tillsvidareanställda har minskat med 33 medarbetare som from tillhör servicekontoret i samband med den kommunövergripande omorganisationen gällande samordning av tekniska tjänster. Detta påverkar i stort sett alla nyckeltal. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

18 Fastighetskontoret har totalt 52 medarbetare varav 51 tillsvidareanställda och en visstidsanställd. Andelen kvinnor har ökat från 11 % till 19% Till viss del påverkat av minskningen av totalt antal medarbetare men också genom medvetna rekryteringar. Ingen timavlönad personal under Den totala sjukfrånvaron har minskat något, från 5,14 % till 4,75 %. Sjukfrånvaron i snitt har under året minskat från 19,88 till 15,07, vilket också påverkats av omorganisationen. Fastighetskontoret är en liten förvaltning med relativt få medarbetare vilket gör att enstaka personers sjukdom får stor påverkan. Medelåldern har minskat från 48,9 till 43,7, dels genom omorganisationen men också genom medvetna rekryteringar. Inom en femårsperiod kommer 8 % av kontorets anställda gå i pension. En kompetensförsörjningsplan gällande är framtagen och bifogas. Med tanke på att det är en generationsväxling så är det viktigt att i tid se över det ev. kompetensgap som kommer att uppstå. Fastighetskontoret månar om att profilera sig som en attraktiv arbetsgivare, bl.a. genom att erbjuda trainee-, lärlings- och praktikplatser, delta i arbetsmarknadsmässor etc. Vi jobbar också aktivt med att rekrytera nyutexaminerade medarbetare, s.k. juniorer, där varje junior följer en individuell utvecklingsplan som är upprättad utifrån verksamhetens behov. Vi samarbetar också med högskolan genom att delta i programrådet för Bygg- och Fastighetsekonomprogrammet. Vi har också jobbat medvetet med väl genomförda intervjuer och introduktioner som är en viktig del i marknadsföringen. Alla som varit på intervju ska känna att "där vill jag jobba". Sjukfrånvaron i snitt har under året minskat från 19,88 till 15,07. Fastighetskontoret är en liten förvaltning med relativt få medarbetare vilket gör att enstaka personers sjukdom får stor påverkan. Eftersom en stor del av fastighetskontorets medarbetare har ett periodvis fysiskt krävande arbete arbetar vi förebyggande genom att stimulera medarbetarna till fysisk aktivitet med hjälp av olika friskvårdsinsatser och genom riktade insatser från företagshälsovården. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

19 7 Ekonomisk redovisning Verksamhet 205 Fastighetskontor Avvikelse administration Kkr Lönekostnader lägre än budget Lokalkostnader lägre än budget 500 Övriga kostnader lägre än budget Intäkter från fördelade timmar lägre än budget Bostadsanpassningsbidrag högre än budget -60 Summa avvikelse -50 Driftredovisning Årets resultat är kkr jämfört med kkr föregående år, vilket är en förändring med knappt -900 kkr. Intäkterna är ca kkr lägre än förra året, men även de totala kostnaderna är lägre, ca kkr. Detta beror främst på att 33 av 46 fastighetsskötare har lämnat verksamheten på grund av en omorganisation som trädde i kraft vid årsskiftet. Detta innebär bland annat att lönekostnaderna är ca kkr lägre i år. Lokalkostnaderna hamnade på samma nivå som förra året. Kostnader för bostadsanpassning blev drygt 850 kkr högre än Årets avvikelse är 51 kkr. Investeringsredovisning Investeringsnettot slutade på -347 kkr vilket är samma belopp som förra året. Nyckelskåp har införskaffats till Nymansgatan. Budgetavvikelsen är 20 kkr. Verksamhet 209 Förvaltningsfastigheter Avvikelse verksamhetslokaler Kkr Lokalkostnader högre än budget, ej budgeterade inhyrningar Interna hyresintäkter högre än budget pga ej budgeterade inhyrningar Lägre kapitalkostnader pga ej genomförda investeringar Lägre interna hyresintäkter pga ej genomförda investeringar Kostnader sålda varor och tjänster (främst paviljonger) Intäkter sålda varor och tjänster (främst paviljonger) Energikostnader lägre än budget Kattegattgymnasiet lägre driftkostnader pga rivning Eneas förlikning ger lägre konsultkostnader än budget Medel för skadefall och skadegörelse, reserv, självrisker Utrangeringar Summa avvikelse Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

20 Driftredovisning Årets resultat är kkr vilket är kkr högre än föregående år. Förändringen mellan åren beror bland annat på att Nymansgatan 23 har flyttats över från samhällsbyggnadskontoret i år samt att en förlikning har gjorts i EPC-projektet som var lägre än förra årets avsättning. Intäkterna är kkr vilket är kkr mer än föregående år och beror till största del på högre intäkter för sålda tjänster, kkr som främst avser arbeten med etablering av nya förskolepaviljonger. Externa hyresintäkter är ca kkr högre främst beroende på att Nymansgatan 23 har flyttats till fastighetskontoret från samhällsbyggnadskontoret, friskolan Vittra ger externa hyresintäkter. Momsbidraget är kkr högre än föregående år och beror på att vi nu även får återsöka moms för boende för ensamkommande flyktingbarn samt ny inhyrning av Harplinge äldreboende. Kostnaderna för perioden är totalt kkr vilket är kkr högre än föregående år. Internräntan är kkr lägre än föregående år och främsta anledningen är att kommunens interna räntesats har sänkts. Lokalkostnaderna är ca kkr högre än föregående år. Detta beror främst på ett antal nya paviljonger som löser lokalbrist inom förskolor och skolor; t ex Fyllinge förskolepaviljong och Vallås förskolepaviljong. Även Harplinge äldreboende och tillfälliga skollokaler på Plönninge-gymnasiet, senare under året skolpaviljonger i Getinge, har tillkommit sedan förra året. Energin visar ett utfall på kkr, vilket är kkr högre än föregående år och beror på nya paviljonger som är eluppvärmda samt att Nymansgatan har bytt verksamhet. Kostnad för sålda tjänster är kkr högre än föregående år och beror främst på markarbeten och omkostnader för paviljonger. Utrangeringar av pågående projekt som inte uppnår gränsen för investeringar (ett basbelopp per anläggning) samt utredningskostnader i samband med PCB-sanering har gjorts med totalt kkr. Totalt är budgetavvikelsen kkr. En budgetavvikelse på ca kkr för lokalhyra beror tills största del av förhyrda lokaler, bland annat Getingeskolans tillfälliga lokaler på Plönninge, Dungens förskolepaviljong samt UAFs Komvux vid Högskolan. De ökade lokalhyrorna ger även en högre intern hyresintäkt. Kapitalkostnaderna är kkr lägre än budget på grund av budgeterade, ej färdigställda investeringar. Detta ger även en lägre internhyra. Avvikelsen kkr för intäkter och kostnader sålda tjänster avser främst verksamhetsanpassning för Nyhemsskolan på Sturegymnasiet, samt markarbeten och omkostnader för paviljonger. Energikostnaderna är lägre än budgeterat (4 600 kkr) och förlikningen i EPC-projektet ger en positiv budgetavvikelse med ca kkr. Kattegattgymnasiet är till stora delar rivet vilket ger en positiv kostnadsavvikelse eftersom driftkostnaderna blir lägre än budget (2 000 kkr). Budgetreserv för bland annat självrisker i samband med skadefall och skadegörelse är ej förbrukat vilket ger en positiv avvikelse med kkr. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

21 Utrangeringar av pågående projekt som inte uppnår gränsen för investeringar (ett basbelopp per anläggning) samt utredningskostnader i samband med PCB-sanering har gjorts med kkr. Investeringsredovisning Årets investeringsnetto är kkr jämfört med kkr förra året, vilket ger ett högre netto med ca kkr. Främst är det byggnation av förskolor och skolor som ger förändringen mellan åren. Även projekten som avser reinvesteringar har bidragit till ökningen. Nästan 45% förbrukades av investeringsbudgeten 2017, föregående år förbrukade vi 37%. Investeringsbidrag från Länsstyrelsen har erhållits med nästan kkr under året, bland annat för solceller (Österledsskolan, Östergårdsskolan, BAS och Örjanhallen) samt för upprustning av skollokaler/utemiljö från Boverket (Backatorpet, Lärkan, Haverdals byskola samt Esperedskolan). Investeringar med det största utfallet under året är: Reinvesteringar kkr Getingeskolan, markarbete, paviljonger o rivning kkrharplinge ny fsk, 4-avd kkrfrösakull ny fsk kkrkv Hjorten ny fsk 12-avd kkr Aleskogen, permanent fsk 8-avd kkrny fsk Söndrum, Trollberget Bergsgård kkrkärlekens nya fsk kkrlineheds skola, om- o tillbyggnad kkrnytt växthus/växtdepå kv Krämaren kkrsamlokalisering BUF o FK Södra Vård kkrkärlekens IP, omklädningsrum kkrheden Oskarström ny fsk kkrlinehedsparken, 5 avd paviljonger kkrövriga projekt kkr. Investeringsnetto totalt kkr Årets investeringsnetto slutade på kkr vilket är en avvikelse mot ramen med kkr. Det innebär att 45% av budgeten är förbrukad. Främst beror avvikelsen på lägre utgifter för skolor och förskolor samt gruppbostäder/daglig vht. Även projektet Hallands konstmuseum (ingår i övriga projekt) påverkar avvikelsen. Avvikelsen beror till största delen på förseningar och senareläggningar av projekt. Skolor/förskolor (avvikelse kkr) Ny förskola på kv Hjorten, Linehed avviker med ca kkr jämfört med årets budget. Av potten för ersättning/upprustning av dåliga lokaler, skolor och förskolor är ca kkr inte förbrukade i år. För Örjansskolans nya annex visas en avvikelse på ca kkr. Steningeskolan visar en avvikelse på ca kkr. Byggnation har inte påbörjats ännu på dessa projekt. För paviljongsskolorna på Sannarp och Kattegattområdet finns ett utfall på totalt kkr i år. Budget för dessa kommer först år Övriga senarelagda förskolebyggnationer är Frösakull (8 200 kkr), Söndrum ( kkr), Oskarström ( kkr), Nymansgatan ( kkr) samt Jutarum ( kkr). Gruppbostäder/daglig verksamhet (avvikelse kkr) En avvikelse på kkr avser Snöstorps gruppbostad. Socialförvaltningen har nyligen lagt beställning på byggnationen. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

22 Idrottsanläggningar (avvikelse kkr) Kärlekens IP omklädningsrum över budget, kkr kommer i budget Reinvesteringar (avvikelse kkr) Något högre utfall än budgeterat. Övriga projekt (avvikelse kkr) Hallands konstmuseum förbrukade ca kkr i år mot budgeterade kkr vilket ger en avvikelse på kkr. Söndrums tandpoliklinik visar en avvikelse på kkr. Samlokalisering FK o BUF på Nymansgatan avviker med ca kkr, projektet är nu avslutat. PCB-sanering visar en avvikelse på ca kkr. Avloppsanläggningar visar en avvikelse på ca kkr på grund av senareläggning. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

23 8 Nyckeltal Nyckeltal Utfall T Utfall T Utfall T Totalkostnad, verksamhetsfastigheter (kr/kvm) Energianvändning, verksamhetsfastigheter (kwh) Akut underhåll (%) 31% 35% 41% Planerat underhåll (%) 69% 65% 59% Total projektkostnad, förskola* (kr/kvm) Kostnaden avser total projektkostnad Tidsåtgång projektering, förskola* (månader) Tidsåtgång bygglov inklusive buller- och partikelmätning, förskola* (månader) Tidsåtgång upphandling förskola* (månader) Tidsåtgång byggnation förskola* (månader) BRA, förvaltnings- och utvecklingsfastigheter (kvm) Underhållskostnad förvaltningsfastigheter (kr/kvm) 119, Energianvändning i befintlig byggnad (kwh/kvm A-temp/år) Energianvändning i nybyggnation enligt projekterat värde (kwh/kvm A- temp/år) Total projektkostnad äldreboende** (kr/kvm) * Förskola, referens: platsbyggd, fyra avdelningar med tillagningskök. ** Äldreboende, referens: typ Sofiebergs äldreboende. Projektkostnad för äldreboende kan inte anges då inget äldreboende byggts under Kostnad och tidsåtgång för byggnation av förskola kan inte anges då förutsättningarna skiljer sig åt från gång till gång. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

24 9 Väsentliga händelser Bildandet av FM-konceptet som medförde uppdelning av driftavdelningen, där fastighetsskötarna med tillhörande budget flyttades över till servicekontoret. Underlag för beställningar har arbetats fram av fastighetskontoret i samverkan med servicekontoret. Evakuering av Getingeskolan. Fastighetskontoret har fått flera panikbeställningar av paviljonger under året, vilka skapat kaossituationer som vi trots allt löst. Resultatet är en kraftig ökning av arbetsbelastningen och omprioriteringar av planerade projekt och underhåll. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

25 10 Internkontroll 10.1 Verksamhet Överlämnandeprocess Kontrollmoment Följs rutinerna avseende överlämnandeprocessen? Kontroll är gjord att checklista har följts vad gäller överlämnande av entreprenader. Checklistan har följts, det fanns inget att anmärka på Styrning Delegation Kontrollmoment Följs delegationsordningen? Kontroller är gjorda att beställaren har rätt delegation. Stickprov har gjorts utifrån signerade hyresavtal i Summarum och av beställningar. Det fanns inget att anmärka Ekonomi Upphandling/inköp Kontrollmoment Görs inköp enligt ramavtalen? 17 st. stickprov togs ur redovisningen perioden 1 februari 2017 till den 31 juli 2017 i vht 205 och vht 209. Kontroller gjordes på att ramavtalen följs. Stickprov på fakturor ur ekonomisystemet jämförs med ramavtal. Kontroll har även gjorts om samtliga attestanter har rätt utbildning, dvs. avrop-, inköps- eller upphandlingsutbildning. Av 17 kontrollerade fakturor har: 13 stycken ropats mot ramavtal, samtliga från avtalsentreprenör nr 1 om rangordning var tillgänglig. 2 upphandlingar har gjorts i konkurrens. 2 beställningar gjordes utanför ramavtal och utan direktupphandling. Inga direktupphandlingar har genomförts. Verksamheten uppmärksammas på att vara vaksamma på i fall det inom vissa områden eventuellt borde tecknas ramavtal. När beställningar görs utanför ramavtal, kräver policyn att man tar in minst tre anbud. För att undvika detta vid återkommande beställningar från en leverantör där avtal saknas kan man göra en direktupphandling för ett år framåt och under den tiden kunna beställa med beställningsmall istället för vid varje beställningstillfälle ta in tre anbud. Rutinen behöver kompletteras med tydligare beställningsblankett för andra typer av avrop än entreprenadoch konsulttjänster. Vidare rekommenderas att slutattesterande chef ska kontrollera att beställningsmall används och att de som beställer har gått rätt utbildning. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

26 Utbetalning bostadsanpassningsbidrag Kontrollmoment Stämmer underlagen mot det som är utbetalt avseende bostadsanpassningsbidrag? Fyra akter valdes slumpmässigt ut av de beslut som är tagna under Följande ärendenummer kontrollerades: 15513, 15893, och Kontroll gjordes att faktura och/eller e-anordning finns och att den stämmer överens med det beviljade beloppet. Allt stämde, det fanns inget att anmärka Leveranskontroll Kontrollmoment Stämmer beställningen mot det som är levererat? En leveranskontroll har utförts på verksamhet 209. Urvalet visade 1633 st fakturor och av dessa valdes fem fakturor slumpmässigt ut. Det begärdes in underlag från ansvarig beställare via mail och efter det kontrollerades leveransen på plats. Samtliga fakturor hade beställningsunderlag och samtliga fakturor gick att kontrollera på plats med hjälp av en fastighetsförvaltare samt anställda/boende på plats. Det fanns inget att anmärka på vid kontrollerna, samtliga beställningar var utförda och kunde bekräftas Oklara beställningar från kund gällande byggprojekt Kontrollmoment Gör våra kunder beställningar enligt fastställd rutin vad gäller byggprojekt? Kontroll gjordes av beställningar av projektering och upphandling av två skolor samt beställning av en förstudie. I ett fall saknades kravställning, hänvisning till tidigare objekt, samordning av befintliga paviljonger samt utredning av utvändiga ytor, typ parkering. I ett av fallen saknades tidigare utredningar som hade varit bra att ha som underlag. Vid otydligheter ska kontoret vända tillbaka och få kompletterande uppgifter och svar på det som inte framgår i beställningen HR/medarbetare Kompetensplan Kontrollmoment Har vi en kompetensplan? Kompetensförsörjningsplan har tagits fram och bifogas verksamhetsberättelsen. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun