13:00-15:00 Förtroendepersonsutbildning i Rådhuset, KFsalen.

Transkript

1 Kallelse Sida Fastighetsnämnd (2) Box Halmstad Plats: Rådhuset Sammanträdesdatum: Tid: 13:00-15:00 Förtroendepersonsutbildning i Rådhuset, KFsalen. 15:15 Fastighetsnämnd i Rådhuset, sammanträdesrum Oskarström. Ordförande: Carl-Johan Berthilsson Sekreterare: Sofia Lyberg Kallade: Carl-Johan Berthilsson (M), ordförande Carin Söderberg (S), vice ordförande Ola Johnsson (M) Kent Gustafsson (S) Torbjörn Johansson (C) Krister Karlsson (SD) Peter Vencel (S) Sven Palmkvist (M) Sawsan Sahli (S) Magnus Hedman (KD) Rasmus Eliasson (S)

2 Föredragningslista Sida Fastighetsnämnd (2) Ärenden Tid 1. FN Val av protokollsjusterare 2. FN Godkännande av dagordning 3. FN 2019/00007 Fastighetsnämndens verksamhetsberättelse för FN 2019/00008 Redovisning av delegationsbeslut 5. FN 2019/00009 Information

3 Tjänsteskrivelse Fastighetskontoret FN 2019/00007 Ärende FN 2019/00007 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Fastighetsnämnden Fastighetskontoret Bokslut och årsredovisning 2018 Fastighetskontorets förslag till beslut 1. Fastighetsnämnden godkänner fastighetskontorets bokslut och verksamhetsberättelse inklusive måluppfyllelse, personalredovisning och internkontroll för år Fastighetsnämnden lägger redovisningen av ombudgeteringar, resultatbalansering, uppföljning av arbetsmiljöarbete samt kompetensförsörjningsplan till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Enligt anvisningarna från kommunledningsförvaltningen ska förvaltningarnas kommentarer om resultat och verksamhet lämnas till kommunledningsförvaltningen senast den 14 januari Respektive nämnd ska godkänna materialet, vilket ska vara underlag för revisorernas granskning, kommunstyrelsens bokslutsberedning och kommunens årsredovisning. I dokumentet finns, utöver den ekonomiska rapporten och måluppfyllelse, även uppföljning av personalredovisning, internkontroll, uppföljning av arbetsmiljöarbete, kompetensförsörjningsplan samt viktiga händelser under Fastighetskontoret föreslår att fastighetsnämnden godkänner förslaget till bokslut och verksamhetsberättelse, inklusive måluppfyllelse, personalredovisning och internkontroll. Ärendets beredning Ärendet är berett inom förvaltningsstaben på fastighetskontoret och avdelningen för ekonomi på samhällsbyggnadskontoret. Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Beskrivning av ärendet Bakgrund Fastighetskontoret har upprättat bokslut i enlighet med anvisningar från kommunledningsförvaltningens avdelning för ekonomi och styrning. I samband med bokslutet har även verksamhetsberättelse skrivits. Analys och förslag Halmstads kommun, fastighetskontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(2)

4 Tjänsteskrivelse Fastighetskontoret FN 2019/00007 Konsekvenser av förslaget Ärendets beslutsgång Beslutsunderlag 1. Verksamhetsberättelse 2018 innehållande måluppföljning, ekonomisk rapport, personalredovisning samt internkontroll. 2. Kompetensförsörjningsplan Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete 4. Resultatbalansering 5. Ombudgeteringar Information om beslutet Fastighetskontoret Bo Lindmark, t.f. förvaltningschef Handläggare Malin Östlund, funktionschef ekonomi, Ulrika Ståhl, HR-ansvarig samt Sofia Lyberg, nämndsekreterare. Halmstads kommun, fastighetskontoret, Box 153, Halmstad Sida 2(2)

5 Verksamhetsberättelse 2018 Fastighetsnämnden Bokslut 2018

6 Innehållsförteckning 1 Inledning Organisation Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Mod och nytänkande Ekologiskt hållbar utveckling Riktningar Prioriteringar God hälsa och bra arbetsmiljö Internkontroll Utveckling av organisationskultur och värderingar Personalredovisning Kompetensförsörjning Sjukfrånvaro Hälsofrämjande och förebyggande insatser Organisatorisk och social arbetsmiljö Arbetsskador Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Sammanfattande analys Ekonomisk redovisning Nyckeltal (jämförelse mot helårsutfall) Väsentliga händelser Internkontroll Verksamhet Styrning Ekonomi Lagar, riktlinjer och planer Bilagor Bilaga 1: Komptensförsörjningsplan Bilaga 2: Arbetsmiljöarbete uppföljning 2018 Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

7 1 Inledning Kommunens fastigheter utgör en stor del av kommunens förmögenhet och därmed har fastighetsnämnden ett stort ansvar för att arbetet med kommunens lokaler sker långsiktigt och miljömedvetet. Värdet av kommunens fastigheter måste säkerställas för framtiden. Nya kommunala fastigheter byggs energieffektiva och miljömässigt riktiga och den genomförda satsningen på energisparåtgärder i befintliga fastigheter ska fortsatt följas upp. Fortsatt utbyggnad av solenergilösningar ska ske. För att ta nästa steg i arbetet med energieffektiva lokaler kommer nämnden att se över målsättningen vid ny- och ombyggnationer. Kompetensutveckling av vår personal är viktigt för att ligga i framkant av den ständigt pågående utvecklingen inom fastighetsområdet. Samverkan/samarbete med andra kommuner och aktörer inom vårt ansvarsområde, lokalt och regionalt, är därför viktigt för att ligga långt fram i utvecklingen av nya arbetssätt, metoder och systemlösningar. Väl fungerande lokaler är en förutsättning för en väl fungerande verksamhet. Service och information till våra hyresgäster är viktigt så att de kan fokusera på sin kärnverksamhet och servicen till våra medborgare. En stor utmaning för nämnden är att på ett flexibelt sätt tillgodose framtida behov av främst förskoleoch skolplatser. Investeringstakten är fortsatt hög i kommunen och behovet av att färdigställa nya lokaler i rätt tid är en viktig del av fastighetsnämndens uppdrag. Trots genomfört projekt med extraordinärt fastighetsunderhåll kan vi konstatera att det saknas underhållsmedel för att säkerställa det ekonomiska värdet av kommunens fastigheter. Det är av största vikt att nödvändiga medel tillförs för att värdet på kommunens fastighetsbestånd ska bestå och inte utarmas över tid. Nämndens viktigaste uppgift är att öka resurserna för fastighetsunderhåll. Målet under mandatperioden har varit att nå relationen 70/30 mellan planerat och avhjälpande fastighetsunderhåll. Eftersom en stor del av underhållet har berott på akuta åtgärder når vi tyvärr inte målet. Utfallet under 2018 visar att det planerade underhållet ligger på 65 % mot avhjälpande 35 %. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

8 Samhället utvecklas och våra kunders behov och krav förändras. Anställda ställer krav på praktiska och bra arbetsplatser. Våra invånare önskar stimulerande, trygga och trivsamma utrymmen att vistas i, ofta hela dagar och under långa perioder. Vår utmaning är att utveckla och skapa inspirerande och flexibla lokaler som uppfyller kraven och ger stöd för nya arbetssätt. Det är i dag vi bygger framtidens lokaler och vårdar äldre värdefulla fastigheter. Carl-Johan Berthilsson (M), fastighetsnämndens ordförande. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

9 2 Organisation Fastighetsnämndens uppdrag: Ansvara för genomförande av lokalförsörjning Ansvara för förvaltning av kommunens fastighetsbestånd inom förvaltningsfastigheter (verksamhet 209) Ansvara för förvaltning av bebyggda fastigheter (exklusive uthyrning och ägaradministration inom utvecklings- och avvecklingsfastigheter, verksamhet 299) Ansvara för förvaltning (exklusive uthyrning och ägaradministration av AB Industristadens fastigheter) Ansvara för kommunalt byggande (med undantag av gator och vägar, park- och VAanläggningar) Ansvara för tekniska och ekonomiska utredningar för kommunalt byggande (med undantag för vägar, park- och VA-anläggningar) Handlägga bostadsanpassningsbidrag Fastighetsnämnden har under 2018 fullföljt sitt uppdrag i enlighet med reglementet. * Ekonomiavdelningen ligger organisatoriskt under kommunledningsförvaltningen, samhällsbyggnadskontoret. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

10 3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål 3.1 Mod och nytänkande Konkretiserat mål 1: I Halmstad ska vi ha ett förhållningssätt som präglas av mod och nytänkande och av att vi arbetar tillsammans för att göra skillnad för invånare, besökare och företagare Andel nöjda medarbetare ska öka. Kommentar Medarbetarna är vår största tillgång. Med en god arbetsmiljö som ger motiverade och glada medarbetare kommer det att påverka att vi får nöjda kunder och kommuninvånare som är beroende av de fastigheter vi förvaltar, driftar och bygger. Fastighetskontorets nöjd-medarbetarindex minskade mellan 2013 och 2016 från 76 till 67 i medarbetarindex. Målet sattes då att öka nöjd-medarbetarindex till 78 fram till Medarbetarundersökningen genomfördes under februari 2018, vilken visar att målet är nått, medarbetarindex ligger på 79. Svarsfrekvens var också god, 100 % av de anställda deltog i undersökningen. Flera insatser görs för att höja trivseln på kontoret. Det genomförs tre informationsträffar för hela kontoret varje år, där aktuell information om vad som är på gång tas upp. En förvaltningsdag har genomförts med syftet att skapa vi-känsla och öka gemenskapen. Dagen innehöll förutom aktiviteter även grupparbete med verksamhetsplanen. Syftet är att alla ska få tycka till i framtagandet av mål för verksamheten. En trivselgrupp har skapats med syfte att personalen själva kan bestämma aktiviteter som vi ska göra under året. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet görs inom hela förvaltningen. Fastighetskontorets driftavdelning lämnade under våren in en ansökan om att bli "Årets bästa arbetsplats inom Halmstads kommun Kriterier som togs upp var hur vi bedriver ett aktivt friskvårdsarbete för att främja antalet friskdagar, hur vi tillhandahåller ett bra arbetsmiljöarbete ur både fysisk och psykosocialt perspektiv, där vi har delaktighet och inflytande samt möjlighet till kompetensutveckling och vidareutveckling och arbetar ur ett kund- och invånarperspektiv för att leverera hög service och god kvalitet. Fastighetskontoret var med i slutbedömningen men fick tyvärr inte denna gång priset som årets bästa arbetsplats. Mätetal Utfall T Målvärde Ökning av NMI jmf med 2016 (67) Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

11 Aktiviteter Arbeta med utveckling av organisationskultur. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Kommentar 3.2 Ekologiskt hållbar utveckling Konkretiserat mål 15: Klimatpåverkan i Halmstad ska minska Energianvändningen ska effektiviseras med minst 20 % under perioden Kommentar Under 2009 låg energianvändningen på 235 kwh/kvm i befintlig byggnation. För att nå 20 % minskning till år 2020 bör utfallet då ligga på högst 188 kwh/kvm. Under 2018 låg energianvändningen på 190 kwh/kvm, vilket innebär en minskning med 19,5 % jämfört med 2009 års användning. Resultatet innebär dock en ökning jämfört med de senaste åren. Med ytterligare fokus på uppföljning och driftoptimering har fastighetskontoret mycket goda förutsättningar att uppnå målet till Det finns flera olika anledningar till ökningen de senaste åren, som exempelvis ökade drifttider av ventilationen samt höjda luftflöden, men även kvalitetsgranskning av energistatistik med komplettering av saknad energidata. Som exempel på ökade drifttider kan Vallåsskolan nämnas som ensamt står för nära 20 % av ökningen på grund av att ventilationen måste gå dygnet runt och som därmed ökat sin energianvändning med kwh/år från och med hösten Den största bidragande orsaken till att fastighetskontoret har kunnat minska energianvändningen totalt sett i fastighetsbeståndet beror på EPC-projektet (Energy Performance Contracting), som startade under EPC är en modell för att genomföra energibesparande åtgärder i ett fastighetsbestånd. Dessutom har underhållsbehovet minskat då man höjde standarden på de tekniska installationerna. En del i projektet innebar även utbildning av driftspersonalen. Samtliga installationer i projektet var klara 2011 och därefter fortsätter projektet i en uppföljningsfas där även fortsatt driftoptimering ingår. Denna fas fortgår till EPC-projektet har alltså genererat goda ekonomiska och miljömässiga konsekvenser. Under 2018 togs sex nya solcellsanläggningar i drift. Fyra på olika förskolor, solföljare på Nymansgatan 23 samt en anläggning på Simstadion. Totalt har solcellsanläggningarna producerat kwh och av det har kwh gått ut på nätet som överproduktion. Sedan 2010 har fastighetskontoret nu investerat 22 miljoner kronor i solcellsanläggningar och av detta fått 5,8 miljoner i statligt investeringsbidrag. Mätetal Utfall T Målvärde kwh/kvm A-temp/år i befintlig byggnad (2020 högst 188 kwh) 190 <188 (2020) Aktiviteter Driftoptimering Kommentar Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

12 Aktiviteter Utföra aktiviteter i EPC-projektet Kommentar Andelen fordon under 3,5 ton som förvaltningen skaffar som drivs med förnybara bränslen ska öka. Kommentar Totalt har fastighetskontoret 19 fordon, varav 17 är gasdrivna bilar och två drivs av diesel. Under 2018 har elva bilar bytts ut mot gasdrivna bilar, vilket innebär att fastighetskontoret har ökat andelen fordon som drivs med förnybara drivmedel. De elbilar som förut tillhört fastighetskontoret har på grund av omorganiseringen, KÖP 1, överförts till servicekontoret i ett FM-koncept. Vid tjänsteärenden ska personalen använda sig av bilpoolen. För att medverka till hållbart resande har fastighetskontoret även tre elcyklar och tre resekort för bussresor som används av personalen vid tjänsteärenden. Mätetal Utfall T Målvärde Ökning av andel fordon under 3,5 ton som drivs med förnybara drivmedel. 11 > Kommunala verksamhetsfastigheter ska vara ekologiskt hållbara. Kommentar Miljöbyggnad är ett certifieringssystem, utvecklat för att certifiera byggnader inom områdena energi, inomhusmiljö samt material och kemikalier. En enligt miljöbyggnad undersökt byggnad erhåller sedan betyget guld, silver eller brons. Kärlekens skola ska byggas som ett pilotprojekt enligt miljöbyggnad silver. Projektet kommer därefter att utvärderas och granskas för att bedöma om miljöbyggnad silver är ett arbetssätt att satsa på. Upphandlingen är nu utförd och produktionen startade sommaren 2018 och beräknas vara klar Därmed kommer inte utvärderingen att kunna vara klar under året. Projekteringen har däremot utvärderats under hösten. Utvärdering av miljöbyggnad silver, projektering: Fastighetskontoret ställer sig positiva till att fortsätta med miljöbyggnad i fler projekt för att fortsätta utvärderingen av verktyget. Inget tyder i dagsläget på att pilotprojektet blivit dyrare eller sämre, snarare motsatsen. Då målet syftar till ekologisk hållbar utveckling så kan däremot inte miljöbyggnad anses vara rätt verktyg för att uppnå just detta målet. Miljöbyggnad fokuserar mycket på inomhusmiljön, energi och material samt att man verkligen verifierar resultatet av produkten. Aktiviteter Implementera policy för miljöklassning gällande nya och befintliga kommunala verksamhetsfastigheter. Kommentar Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

13 3.3 Riktningar Riktning 6: All kompetens behövs Frisktalen ska öka. Kommentar Andelen månadsavlönade tillsvidare- och visstidsanställda som har varit friska under 2018 är för männen 46,3 % och för kvinnor 30 %, totalt 43,1 %. Under 2017 var andelen män som var friska 39 % och kvinnor 50 %, totalt 41,1 %. Om man ser till den totala sjukfrånvarotiden i förhållande till ordinarie arbetstid kan man också se att sjukfrånvaron minskat jämfört med samma period 2017, från 4,75 % till 3,91 %. Fastighetskontoret är en liten förvaltning med relativt få medarbetare vilket gör att enstaka personers sjukdom får stor påverkan. All personal har möjlighet att träna under arbetstid, en timme i veckan. Ett gym finns tillgängligt i fastighetskontorets lokaler. En av fastighetskontorets medarbetare har dessutom på eget initiativ regelbundet bjudit in till träningspass i gymmet, vilket har varit mycket uppskattat av personalen. Under hösten har företagshälsovården informerat och gett tips om arbetsmiljö i kontorslandskap. Genomgång av arbetsmiljöföreskrifter som är aktuella för förvaltningen har genomförts. Samtliga medarbetare har under hösten erbjudits en hälso- och arbetsmiljöprofilundersökning av företagshälsovården och 82 % deltog. Vi kommer under våren 2019 att erbjuda en uppföljning för de som vill. Utbildning i HLR erbjöds för samtlig personal under 2017, och för de som inte hade möjlighet att gå den då fick en ny möjlighet under Mätetal Utfall T Målvärde Andelen friska ska öka (jmf 2017). 43,1 >41,1 Aktiviteter Följa och utvärdera statistik Stimulera medarbetarna till motion genom att erbjuda en friskvårdstimme i veckan med hjälp av centrala medel. Kommentar Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

14 3.3.2 Riktning 9: Allt vatten behövs Vid ny- och ombyggnationer genomföra smarta och innovativa lösningar för rening, återanvändning samt minskning av vattenförbrukningen. Kommentar I Kärlekens skola installeras vattenbesparande blandare men kommer inte att kunna tas i drift förrän 2020 då byggnationen står klar. Mätetal Utfall T Målvärde Genomföra ett pilotprojekt under Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

15 4 Prioriteringar 4.1 God hälsa och bra arbetsmiljö Medarbetarna är vår största tillgång. Med en god arbetsmiljö som ger motiverade och glada medarbetare kommer det att påverka att vi får nöjda kunder och kommuninvånare som är beroende av de fastigheter vi förvaltar, driftar och bygger. Fastighetskontorets nöjd-medarbetarindex minskade mellan 2013 och 2016 från 76 till 67 i medarbetarindex. Målet sattes då att öka nöjd-medarbetarindex till 78 fram till Medarbetarundersökningen genomfördes under februari 2018, vilken visar att målet är nått, medarbetarindex ligger på 79. Svarsfrekvens var också god, 100 % av de anställda deltog i undersökningen. Flera insatser görs för att höja trivseln på kontoret. Det genomförs tre informationsträffar för hela kontoret varje år, där aktuell information om vad som är på gång tas upp. Varje avdelning har där fått möjlighet att presentera sin arbetsgång för övriga. En förvaltningsdag genomfördes under hösten med syftet att skapa vi-känsla och öka gemenskapen. Dagen innehöll fysisk aktivitet samt grupparbete gällande verksamhetsmål för En trivselgrupp har skapats med syfte att personalen själva kan bestämma aktiviteter som vi ska göra under året. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet görs inom hela förvaltningen. Fastighetskontorets driftavdelning har under våren lämnat in en ansökan om att bli "Årets bästa arbetsplats inom Halmstads kommun Kriterier som togs upp var hur vi bedriver ett aktivt friskvårdsarbete för att främja antalet friskdagar, hur vi tillhandahåller ett bra arbetsmiljöarbete ur både fysisk och psykosocialt perspektiv, där vi har delaktighet och inflytande samt möjlighet till kompetensutveckling och vidareutveckling och arbetar ur ett kund- och invånarperspektiv för att leverera hög service och god kvalitet. Fastighetskontoret var med i slutbedömningen men fick tyvärr inte denna gång priset som årets bästa arbetsplats. All personal har möjlighet att träna under arbetstid, en timme i veckan. Ett gym finns tillgängligt i fastighetskontorets lokaler. En av fastighetskontorets medarbetare har dessutom på eget initiativ regelbundet bjudit in till träningspass i gymmet, vilket är mycket uppskattat av personalen. Under hösten informerade företagshälsovården om arbetsmiljö i kontorslandskap. En förteckning över gällande arbetsmiljöföreskrifter för förvaltningen är upprättad och utlagd på gemensam yta. Samtliga medarbetare har under hösten erbjudits en hälso- och arbetsmiljöprofilundersökning av företagshälsovården och 82 % deltog. Vi kommer under våren 2019 att erbjuda uppföljning på dessa för de som vill. Utbildning i HLR genomfördes för de som inte kunde gå under Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

16 4.2 Internkontroll Fastighetsnämndens internkontroll ska säkerställa att - Verksamheten på ett kostnadseffektivt sätt uppfyller satta mål - Information om verksamheten och finansiell rapportering är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig - Lagar, regler och riktlinjer följs - Möjliga risker identifieras, bedöms efter grad av väsentlighet och förebyggs eller förhindras Internkontrollen inbegriper ekonomi men är inte begränsad till detta område. Ur organisationens egen synvinkel kan internkontrollen utgöra en trygghet för förtroendevalda och medarbetare. Fastighetsnämndens uppdrag består till stor del av att genomföra beslutade investeringsprojekt, utföra planerat och felavhjälpande underhåll samt drift och förvaltning. Det innebär att förvaltningen årligen utför ett stort antal upphandlingar/inköp och beställningar. Internkontrollen under 2018 har innefattat följande punkter: Överlämnandeprocess, följs rutinerna? Följs delegationsordningen? Fungerar verksamhetens rutin för uppföljning av genomförda direktupphandlingar? (kommungemensam) Görs inköp enligt ramavtalen? Stämmer underlagen mot det som är utbetalt avseende bostadsanpassningsbidrag? Stämmer beställningen mot det som är levererat? Gör våra kunder beställningar enligt fastställd rutin vad gäller byggprojekt? Kontroll av genomförda/planerade åtgärder i Handlingsprogram för skydd mot olyckor. (kommungemensam) Internkontrollerna visar att inga större avvikelser har noterats. Vad gäller rutiner för direktupphandlingar visar stickproven att en faktura avviker i hantering och är gjord som en direktupphandling där endast en leverantör fått frågan. Inköpet har inte gjorts via kommunens system för direktupphandling och följer därmed inte kommunens regler. Verksamheten uppmärksammas på att direktupphandlingar över kr ska göras i kommunens system för direktupphandlingar samt att på exempelvis arbetsplatsträffar gå igenom kommunens anvisningar för inköp. Vad gäller beställningar från kund så är det framförallt omfattningen som ibland är oklar/vag. Vid otydligheter ska kontoret vända tillbaka beställningen och i dialog utforma en tydlig beställning. Kontrollen avseende åtgärder i Handlingsprogrammet för skydd mot olyckor visar att en åtgärd återstår; att ta fram en planering för hur verksamheten berörs av bortfall av system för kommunikation. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

17 4.3 Utveckling av organisationskultur och värderingar Fastighetskontoret fortsätter arbetet med att utveckla organisationskultur och värderingar. Målet är att fullt ut nå visionen genom att i den dagliga gärningen leva som vi lär. Fastighetskontorets vision: "Fastighetskontoret ska motsvara framtida förväntningar på hög och snabb leveranssäkerhet inom kompetensområdet, ett starkt kundfokus samt en hög kostnadseffektivitet. Förvaltningen ska vara transparant, tydlig och möjliggöra en optimal samverkan internt samt med övriga bolag och förvaltningar. Vidare ska verksamheten ha ett utvecklat processinriktat arbetssätt som ökar effektiviteten." Vi fortsätter vårt arbete internt med gemensamma regelbundna informationsmöten, förvaltningsdag, trivselgrupp samt gemensam träning på arbetstid för de som vill. Trivselgruppen har bidragit med ett antal aktiviteter som stärkt gemenskapen på fastighetskontoret. Vidare satsar kontoret stort på digitalisering och har investerat i en VR-studio för att kunna digitalisera projekt, visualisera dem tidigt i byggprocessen som virtuella prototyper i skala 1:1 samt skapa en tidig dialog med beställare och politik för bättre förståelse. Genom detta nya arbetssätt skapar vi även möjligheter att samordna all teknisk dokumentation både i projekt och efter i förvaltningsfasen i en och samma modell. Förvaltningens förhoppning är att detta arbetssätt ska sprida sig till fler förvaltningar i kommunen så vi tillsammans kan optimera stadsbyggnaden, på ett tidigt stadie visualisera samt ha en dialog med invånarna. I medarbetarundersökningen som genomfördes under våren 2018 framkom det att förvaltningens målarbete kunde förbättras. En förvaltningsdag med samtliga medarbetare genomfördes under hösten där vi arbetade med våra mål inför verksamhetsplaneringen i syfte till att bryta ner dessa i aktiviteter på respektive avdelning. Detta för att höja medvetenheten och kunskapen om våra målbilder. Dagen innehöll även aktiviteter i syftet att skapa vi-känsla och öka gemenskapen. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

18 5 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid December 2017 visstid (%) December 2018 visstid (%) Totalt ,019 0 Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt December 2017 kvinnor (%) December 2018 kvinnor (%) Totalt Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män Totalt December 2017 kvinnor (%) December 2018 kvinnor (%) Totalt ,9 0 Timavlönad personal Januari-December 2017 Januari-December 2018 Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Totalt ,1 Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) December 2017 December 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt , Medelålder - tillsvidareanställda Enhet Totalt 43,7 44,6 Åldersfördelning - tillsvidareanställda Enhet Summa Totalt Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron Januari-December 2017 (totalt, i %) Januari-Decemberi 2018 (totalt, i %) 1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 4,75 3,91 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 56,67 56,2 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 2,11 1,33 4. Summa sjukfrånvarotid för män 5,28 4,5 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 2,1 1,06 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen år 1,2 1,39 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre 9,1 7,76 Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

19 Sammanfattande analys Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt Förvaltningschef och avdelningschef för bygg- och projektavdelningen avslutade sina tjänster under hösten. Nyrekrytering pågår. Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt Kompetensförsörjning Pensionsavgångar Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning Summa Andel Tekniker ,03 Handl + adm 1 1 0,05 Totalt Bristyrken Bristyrken per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning Tekniker 4 Ingenjörer 2 Totalt Antal Vi kommer att fortsättningsvis ha en brist på ingenjörer och tekniker då samhällsbyggnationen fortsätter expandera med mer nybyggnation som nya förskolor, skolor, äldreboende etc. Detta kommer också öka på vårt kompetensbehov vad gäller förvaltning och drift Kompetens Vilka strategier har förvaltningen/bolaget för att säkerställa att rätt kompetens finns i verksamheten nu och inom 2-5 år? Kompetensförsörjningsplan för bifogas. Uppföljning och kort rapport kring analys digital kompetens 1-5 år Under 2018 har fastighetskontoret investerat i en VR-studio där byggande och stadsplanering ska bli bättre,effektivare och billigare med virtuell ny teknik. En början blir att utbilda våra berörda medarbetare Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

20 så de kan bedriva sina projektmöten med hjälp av denna virtuella studio. På 1-5 års sikt är målet att hela samhällsbyggnadsprocessen skall använda sig av denna teknik. Denna har på ett mycket konkret sätt ökat vår digitala kompetens och har startat upp arbetet med funderingar kring ytterligare projekt vad gäller digital mognad hos våra medarbetare Jämställdhets- och mångfaldsperspektivet Vilka strategier har förvaltningen/bolaget för att säkerställa jämställdhets- och mångfaldsperspektivet i planering, genomförande och uppföljning av verksamheten? Mångfalds- och jämställdhetsaspekten ska genomsyra all planering, genomförande och uppföljning av verksamheten. Jämställdhets- och mångfaldsperspektivet ingår också som en naturlig del i kompetensförsörjningsplanen. Planen är bifogad. Vi strävar efter att våra arbetsförhållanden lämpar sig för både män och kvinnor. Vi underlättar i möjligaste mån för våra anställda att ta ut lagstadgad föräldraledighet samt tar hänsyn till att mötestider förläggs så att inte dagishämtning etc. påverkas. Föräldralediga ska inbjudas till möten och aktiviteter samt få information om förändringar i verksamheten. Vi tar vid all rekrytering hänsyn till lagen som syftar till att motverka diskriminering och främja lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Vi arbetar för att få en jämnare könsfördelning vid tjänstetillsättningar under förutsättning att tillräcklig kompetens och lämplighet finns. Mångfalds- och jämställdhetsfrågor ska tas upp som en av punkterna på APT. Vi deltar i kommunens övergripande inkluderingsnätverk Ledarskap Hur arbetar förvaltningen med att utveckla chefer? Genom att ha en tydlig och välkänd vision och målbild för verksamheten, kan vi vid medarbetarsamtalen etc. besluta om utvecklingsåtgärder för resp. medarbetare/chef som stämmer med verksamhetens mål. Detta utesluter inte åtgärder som uppkommer mellan tidpunkterna för medarbetarsamtalen. Förvaltningen rekryterar bl.a. nyutexaminerade medarbetare s.k. juniorer, där resp. junior följer individuella utvecklingsplaner som är upprättade utifrån verksamhetens behov. Vi har under två deltagare som går/kommer att gå chefsförsörjningsprogrammet "Morgondagens ledare". Detta måste ses som en kommunövergripande chefsförsörjning och kommer Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

21 inte kopplas direkt tillbaka till Fastighetskontorets chefsförsörjning. Vi har en medarbetare som kommer gå "utvecklande ledarskap för arbetsledare" under våren. Denna medarbetare har under våren 2019 också fått möjlighet att prova på som tf. chef på vår avdelning för drifttekniker. Chefers upplevda situation Detta fanns som en punkt i medarbetarenkäten men då vi är för få chefer på Fastighetskontoret så fick vi inget resultat som vi kan hänvisa till Motivation, ledarskap och styrning (HME) Analys av resultat HME Medarbetarundersökningen visar på en mycket positiv trend vad gäller motivation och ledarskap sedan förra mätningen När det gäller styrning har vi även där en positiv trend men den visar viss svaghet när det gäller kännedom om våra mål, måluppfyllelsen och utvärdering av dessa. enps När det gäller frågan om hur sannolikt man skulle rekommendera sin arbetsplats visar trenden på en stor differens i positiv riktning. Vi går här från -17 till 21 i mätningen. Detta är resultatet av ett mycket aktivt arbete med arbetsmiljöarbete och trivsel. Hur vi arbetar tillsammans När det gäller hur vi arbetar tillsammans i förvaltningen visar medarbetarenkäten på en mycket positiv trend när det gäller arbetsklimatet med väl fungerande team med stor motivation, balans mellan yrkesliv och privatliv och förtroende för ledarskap. Det som sticker ut är att man önskar mer återkoppling från chef och i viss mån att man saknar rimliga förutsättningar för sitt uppdrag. Detta ser vi som en direkt koppling till resultatet vad gäller styrning. 5.2 Sjukfrånvaro Antal sjukdagar per yrkesgrupp tillsvidareanställd personal Yrkesgrupp Tekniker 10,41 25,12 23 Handläggare + adm 4,25 6,42 12 Ledningsarbete Sjukfrånvaro (sjukdagar i snitt per tillsvidareanställd) Januari-December 2017 Januari-December 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 6,4 17,19 15,07 3,4 15,85 13,41 Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

22 Sjukfrånvarointervall - tillsvidareanställd personal Andel sjukdagar (%) Januari-December 2017 Januari-December Totalt Hälsofrämjande och förebyggande insatser Inom ordinarie budget Medel har avsatts för personalfrämjande åtgärder i form av en trivselgrupp som anordnar gemensamma aktiviteter för medarbetarna. Med centrala medel Fastighetskontoret har under 2018 använt de centrala hälsofrämjande medlen till att låta medarbetarna utöva friskvård under sammanlagt 1 timme per vecka på arbetstid. Detta ska ske i anknytning till Nymansgatan för att få ett högt utnyttjande av gymmet Företagshälsovårdens delaktighet i det hälsofrämjande arbetet En uppföljande utbildning har genomförts gällande Hjärt-lungräddning samt hjärtstartare för de medarbetare som ej genomfört denna under Under hösten har samtlig personal erbjudits en hälso-och arbetsmiljöprofilundersökning hos företagshälsovården. 82 % har deltagit. Vi kommer också under våren 2019 erbjuda en uppföljning på ovan hälso- och arbetsmiljöprofilundersökning. Vi har under hösten haft föreläsning genom företagshälsovården om vad man skall tänka på när det gäller ergonomi och regler vid användning av kontorslandskap. 5.4 Organisatorisk och social arbetsmiljö Hur har förvaltningen/bolaget arbetat med att implementera föreskriften i verksamheterna? Fortsatt arbete med information om föreskriften i ledningsgrupp, förvaltningsdag och i samverkansgrupp och arbetsplatsträffar. Sammanställning av samtliga gällande AFS:ar har gjorts och finns tillgänglig på gemensam yta. 5.5 Arbetsskador Arbetsskador Typ av arbetsskada Antal 2016 Antal 2017 Antal 2018 Olycksfall Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

23 Typ av arbetsskada Antal 2016 Antal 2017 Antal 2018 Färdolycksfall Sjukdom Totalt 5.6 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Resultat av uppföljningen (sammanfattning) 5.7 Sammanfattande analys Fastighetskontoret har totalt 51 tillsvidareanställda. Andelen kvinnor är oförändrat 19%.. Ingen timavlönad personal under Den totala sjukfrånvaron har minskat från 4,75 % till 3,91%. Sjukfrånvaron i snitt har under året minskat från 15,07 till 13,41. Fastighetskontoret är en liten förvaltning med relativt få medarbetare vilket gör att enstaka personers sjukdom får stor påverkan. Medelåldern har ökat från 43,7 till 44,6. Inom en femårsperiod kommer 8 % av kontorets anställda gå i pension. En kompetensförsörjningsplan gällande är framtagen och bifogas. Med tanke på att det är en generationsväxling så är det viktigt att i tid se över det ev. kompetensgap som kommer att uppstå. Detta gör vi bl.a. genom bemanningsplanering. Fastighetskontoret månar om att profilera sig som en attraktiv arbetsgivare, bl.a. genom att erbjuda trainee-, lärlings- och praktikplatser, delta i arbetsmarknadsmässor etc. Vi jobbar också aktivt med att rekrytera nyutexaminerade medarbetare, s.k. juniorer, där varje junior följer en individuell utvecklingsplan som är upprättad utifrån verksamhetens behov. Vi samarbetar också med högskolan genom att delta i programrådet för Byggoch Fastighetsekonomprogrammet. Vi har också jobbat medvetet med väl genomförda intervjuer och introduktioner som är en viktig del i marknadsföringen. Alla som varit på intervju ska känna att "där vill jag jobba". Vi har genom vår digitala VR-studio skapat en ökad kännedom och marknadsföring av Fastighetskontoret då vi som första kommun gjort denna investering. Vi har visningar och samarbete med både högskola, myndigheter, andra kommuner och privata näringslivet. Eftersom fastighetskontorets medarbetare har ett periodvis fysiskt krävande arbete samt en hel del stillasittande arbete, arbetar vi förebyggande genom att stimulera medarbetarna till fysisk aktivitet med hjälp av olika friskvårdsinsatser och genom riktade insatser från företagshälsovården. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

24 Fastighetsnämnden Verksamhet: 205 Fastighetskontor Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Helårsutfall 2017 Helårsutfall 2018 Budget 2018 Helårsutfall 2018 Budgetavvikelse 2018 Budgetavvikelse fg rapport Periodutfall jmf fg år Prognosförändring fg rapport Verksamhetens Intäkter Därav realisationsvinster Därav utdelade timkostnader Därav interna intäkter Därav övrigt Lönekostnader Därav löner till arbetstagare Därav PO-pålägg Därav timlön Därav övertid Därav beredskap Därav semesterlön Därav sjuklön Därav övriga lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Därav Realisationsförluster Därav Bostadsanpassning Därav Bidrag lokalhållande förenin Därav Övrigt Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat

25 Fastighetsnämnden Verksamhet: 205 Fastighetskontor Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Helårsutfall 2017 Helårsutfall 2018 Budget 2018 Helårsutfall 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster Investeringsutgifter Investeringsnetto

26 Fastighetsnämnden Verksamhet: 205 Fastighetskontor Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Lokalhyror högre än budget Interna intäkter högre än budget Högre kostnader bostadsanpassning Högre lönekostnader än budget Övriga intäkter något högre än budgeterat Övriga kostnader högre än budgeterat Föregående Budgetavvikelse budgetavvikelse Summa avvikelse driftredovisning

27 Fastighetsnämnden Verksamhet: 209 Förvaltningsfastigheter Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Helårsutfall 2017 Helårsutfall 2018 Budget 2018 Helårsutfall 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens Intäkter Därav Realisationsvinster Därav Externa Hyror Därav Interna Hyror Därav Momsbidrag Därav Sålda tjänster Därav Övriga intäkter Lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav Avskrivningar Därav Internränta Därav Kapitalkostnader justering Övriga kostnader Därav Realisationsförluster Därav Utrangeringar Därav Energi Därav Vatten Därav Serviceavtal fastighetsdri Därav Fastighetsskötsel/FM-ser Därav Underhåll Därav Försäkringsavgifter Därav Administrativt pålägg Därav Kostnader för sålda tjäns Därav Övrigt Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat

28 Fastighetsnämnden Verksamhet: 209 Förvaltningsfastigheter Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Helårsutfall 2017 Helårsutfall 2018 Budget 2018 Helårsutfall 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster Investeringsutgifter Därav Förskolor Därav Skolor Därav Gruppbostäder/daglig vht Därav Idrottsanläggningar Därav Reinvesteringar fd UH Därav Övrigt Investeringsnetto

29 Fastighetsnämnden Verksamhet: 209 Förvaltningsfastigheter Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Budgetavvikelse Föregående budgetavvikelse Högre kapitalkostnader p g a genomförda investeringar Högre lokalkostnader p g a ej budgeterade hyrda lokaler Internhyror högre än budget p g a investeringar och nya hyrda lokaler Kostnader för sålda varor och tjänster Intäkter för sålda varor och tjänster Övriga intäkter högre än budget Försäkringsavgifter högre än budget Administrativt pålägg högre än budget Fastighetsskötsel högre än budget Energi och vattenkostnader lägre än budget Underhållskostnader högre än budget Övriga kostnader högre än budget Utrangeringar pågående projekt Summa avvikelse driftredovisning

30 Fastighetsnämnden Verksamhet 205 Administration Driftredovisning Utfall årsresultat Årets resultat är kkr att jämföra med kkr för Intäkterna är nästan kkr högre än förra året och beror på högre interna intäkter samt intäkter för timkostnader. Lönekostnaderna blev nästan kkr högre. Månadslön har betalats ut till fler personer i år jämfört med föregående år och ökningen beror på nyrekryteringar. Lokalkostnaderna är 400 kkr högre är föregående år. Kostnader för bostadsanpassning är nästan kkr högre i år. Antalet ärenden är nästan detsamma men under 2018 har ett antal stora ärenden hanterats såsom en tillbyggnad, flera köksanpassningar och en ökning av antal hissar. Bidrag till lokalhållande föreningar på samma nivå som Utfall budgetavvikelse Årets avvikelse är kkr vilket motsvarar ett överskridande av budgeten med 10%. Bostadsanpassningen överskred sin budget med kkr vilket motsvarar 15%. Detta beror på ett antal större ärenden, varav några sent under året. Lönekostnaderna överskred budget med kkr beroende på fler anställda. Lokalkostnaderna överskred budget med 600 kkr och övriga kostnader såsom hyra av bil och kontorsutrustning samt licenser förbrukade kkr över budget. Detta kompenseras av intäkter på kkr över budget och beror på fler fördelade timmar och interna intäkter. Prognos förändring mot föregående prognos Förändringen är -900 kkr och avser främst kostnaderna för bostadsanpassningen. Några större fakturor har inkommit som vi vid förra prognostillfället inte förutsåg skulle belasta året.

31 Investeringsredovisning Utfall årets nettoinvesteringar Inga investeringar är gjorda i verksamheten under året. Förra året investerades för 347 kkr. Utfall budgetavvikelse Budgetavvikelsen blev 80 kkr, d v s hela ramen då inga investeringar gjorts under året. Prognos förändring mot föregående prognos Ingen förändring.

32 Fastighetsnämnden Verksamhet 209 Förvaltningsfastigheter Driftredovisning Utfall årsresultat Utfallet för året är kkr. Föregående år var utfallet kkr, en förändring på kkr. Lokalkostnaderna är högre än föregående år ( kkr), främst beroende på nya hyrda paviljonger, bl a Klaraskolan, Slottsjordsskolan söder, Getinge, Furulund och Lineheds skolor, Vallås och Vrenninge förskolepaviljonger samt Kulturskolans nya lokaler på Söder. Kapitalkostnaderna är kkr högre än föregående år främst på grund av nyligen etablerade Klaraskolan, Slottsjordsskolan söder, Getingeskolans paviljonger, Trollbergets Norra fsk, Hedens fsk, Frösakulls fsk, tillbyggnad av förskolan i Harplinge samt ombyggnaden av Örjans Vall. På grund av de nya lokalerna är också internhyrorna avsevärt högre än föregående år ( kkr). De administrativa påläggen är högre än föregående år, ca kkr, både på grund av nya objekt men även på grund av förändrad finansieringsmodell för administrativa kostnader. Kostnad för fastighetsskötsel och FM-service har ökat med ca kkr beroende dels på nya objekt och dels på nytt avtal mellan fastighetskontoret och servicekontoret där fler tjänster ingår i det fasta priset i år. Därmed blir övriga kostnader lägre än föregående år (5 200 kkr). Försäkringsavgifterna är ca kkr högre i år på grund av nytt försäkringsavtal från 1 juli. Intäkter och kostnader för sålda tjänster är ca 26 Mkr lägre i år beroende på färre paviljongsetableringar. Utrangeringar har gjorts med ca 600 kkr vilket är kkr lägre än föregående år. Årets utrangeringar är projekt som inte kommer upp i gränsen för investeringar samt avbrutna reinvesteringsprojekt. Utfall budgetavvikelse Resultatet för 2018 är kkr vilket är inom den fastställda ramen. Intäkts- och kostnadsavvikelsen är kkr främst beroende på nya objekt. Kapitalkostnaderna är kkr högre än budget på grund av färdigställda investeringar, bl a Klaraskolan, Slottsjord Södra, Harplinge -, Slättåkra -, Frösakull -, Hedens - och Trollberget Norra förskola samt paviljonger för Getingeskolan. Kommunen har även förvärvat Patrikshills fd äldreboende den 1 juni i år vilket ger obudgeterade kapitalkostnader. Lokalkostnaderna är kkr högre än budget främst på grund av obudgeterade hyrda paviljonger, exempelvis Klaraskolan, Slottsjord södra, Getinge, Furulund och Linehedsskolan. Detta tas ut genom högre internhyra ( kkr).

33 Det administrativa påslaget är högre än budget (3 300 kkr) både på grund av nya objekt men även på grund av förändrad finansiering av administrativa kostnader. Avvikelsen på kkr under intäkter och kostnader för sålda tjänster avser främst markarbeten och omkostnader för paviljonger. Försäkringsavgifterna är kkr högre än budget beroende på nytt avtal. Kostnaderna för fastighetsskötsel/fm-service är kkr högre än budget dels beroende på nya objekt och dels beroende på nytt avtal mellan fastighetskontoret och servicekontoret där fler tjänster ingår i det fasta priset. I och med det nya avtalet blir även övriga kostnader lägre än budget ( kkr). Även självrisker och prestationsbonus för energisparprojektet ger lägre övriga kostnader än budget. Övriga intäkter, bl a momsbidrag och värmetillägg, är kkr högre än budget. Prognos förändring mot föregående prognos Förändringen jämfört med föregående prognos är endast ca 30 kkr.

34 Investeringsredovisning Utfall årets nettoinvesteringar Årets investeringsnetto är kkr att jämföra med kkr för 2017, vilket är en förändring på kkr. Främst är det projekt avseende förskolor och skolor som bidrar till ett högre utfall. Utfallet för dessa projekt stannade på kkr jämfört med kkr förra året. Investeringsinkomster, främst statliga investeringsbidrag har erhållits med kkr under året, att jämföra med kkr för Projekten med största utfallen är följande: Investeringsinkomster Statligt bidrag Hallands konstmuseum, tillbyggnad Statligt bidrag Östergårdsskolan, utvändigt uh Statligt bidrag Vallåsskolan renovering fasad Statligt bidrag Östergårdsskolan fasadrenovering Statligt bidrag Slottjordsskolan, renovering Havet Bidrag fotbollsförbund Örjans Vall Övriga statliga investeringsbidrag Investeringsinkomster Investeringsutgifter Reinvesteringar Lineheds skola, om- och tillbyggnad Aleskogens fsk, 8 avd Kv Hjorten ny fsk Klaraskolan, Sannarps grundskola Sofiebergsskolan tillbyggnad Hallands konstmuseum, tillbyggnad Kärleken ny grundskola Örjansskolans nya annex Kastanjeallén Slottjordsskolan söder Heden Oskarström ny fsk Jutarums fsk, tillbyggnad Ny fsk Söndrum, Trollberget Bergsgård Frösakull, ny fsk Steninge grundskola och förskola Bolmensgatan, ny fsk Övriga projekt Investeringsutgifter kkr kkr kkr -780 kkr -750 kkr -400 kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr kkr Utfall budgetavvikelse Årets avvikelse är kkr, varav kkr avser inkomster och kkr är avvikelsen för utgifter. Detta innebär att 71% av den fastställda budgeten för utgifter förbrukades.

35 Avvikelsen på utgiftssidan beror främst på lägre utgifter för skolor, förskolor och gruppbostäder. Största budgetavvikelserna finns i följande projekt: Ny grundskola Kärleken kkr (anslag flyttat från SHBK, byggn startar) Steningeskolan kkr (projektering ) Nymansgatan,ny fsk kkr (byggnation ej påbörjad) Hjorten, ny fsk Linehed kkr Gullbrandstorpsskolan, ombyggnad kkr Grupbbostad Åled kkr (endast förstudie 2018) Gruppbostad Snöstorp kkr (endast förstudie 2018) Hallands konstmuseum, tillbyggnad kkr Aleskogens fsk kkr Sannarps grundskola kkr Linehedsskolan, tillbyggnad kkr Övriga projekt kkr (inkl bidrag) Totalt kkr Förskolor (avvikelse kkr) Största avvikelserna finns inom projekten Nymansgatan ( kkr), Hjorten Linehed ( kkr), Holms skola (7 500 kkr) och Aleskogens fsk (överskrids med kkr, nya medel 2019). Skolor (avvikelse kkr) Största avvikelserna finns inom projekten Kärleken ny grundskola ( kkr), Steningeskolan ( kkr), ombyggnad Gullbrandstorpsskolan ( kkr), tillbyggnad Linehedsskolan (överskrids med kkr), Sannarps grundskola (överskrids med kkr)och Slottjordsskolan söder (överskrids med kkr). Gruppbostäder/daglig verksamhet (avvikelse kkr) Stora avvikelser är gruppbostäder i Åled ( kkr), Snöstorp ( kkr) samt ombyggnad daglig verksamhet Bofinksvägen och Kadriljen (9 400 kkr) är de största avvikelserna. Idrottsanläggningar Ombyggnad av Örjans Vall. Reinvesteringar fd UH Diverse projekt. (avvikelse 800 kkr) (avvikelse kkr) Övriga projekt (avvikelse kkr) Hallands konstmuseum, tillbyggnad ( kkr) PCB-sanering (8 800 kkr), ventilationsarbeten för Sannarpsskolan (5 300 kkr), ombyggnad BAS (5 200 kkr) samt IT-uppkoppling. Prognos förändring mot föregående prognos Prognosförändringen är kkr och beror på lägre utgifter avseende gruppbostäder och daglig verksamhet jämfört med förra prognosen samt investeringsbidrag för Hallands konstmuseum som tillkommit.

36 7 Nyckeltal (jämförelse mot helårsutfall) Nyckeltal Utfall 2018 Utfall 2017 Utfall 2016 Totalkostnad, verksamhetsfastigheter (kr/kvm) Vi har sett över urvalet avseende vilka kostnader som finns med i totalkostnaden därav den stora sänkningen från förra uppföljningen. Vi har plockat bort kostnader som är vidarefakturerade. Energianvändning, verksamhetsfastigheter (kwh) Avhjälpande underhåll (%) 35% 31% 35% Planerat underhåll (%) 65% 69% 65% Total projektkostnad, förskola (kr/kvm). Referens: Bergsgård, fyra avdelningar inklusive tillagningskök. Upphandlad: 2017, byggår: Förutsättning: Upphandlad tillsammans med två andra fyra-avdelningsförskolor, vilket hållit nere kostnader. BRA, förvaltnings- och utvecklingsfastigheter (kvm) Underhållskostnad förvaltningsfastigheter (kr/kvm) Energianvändning i befintlig byggnad (kwh/kvm A-temp/år) Energiförbrukning paviljonger kontra platsbyggda under 2018 Total energianvändning i paviljonger kwh. Några exempel som jämförelse är enligt nedan. Paviljong kwh/atemp 2018 Typ av uppvärmning Teknikförskolans paviljong 179 Direktverkande el Aleskogens förskolepaviljong 238 Direktverkande el Laxöns förskolepaviljong 170 Direktverkande el Saltkråkan fsk/alléns fsk 239 Direktverkande el Östra Lyckan förskolepaviljong 198 Direktverkande el Platsbyggda kwh/atemp 2018 Typ av uppvärmning Källviks fsk 136 Vattenburen värme, fjärrvärme Bäckagårds fsk 133 Vattenburen värme, fjärrvärme Fyllinge fsk 155 Vattenburen värme, fjärrvärme Gullbrandstorps fsk 87 Vattenburen elvärme, värmepump Kärlekens fsk 158 Vattenburen värme, fjärrvärme Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

37 8 Väsentliga händelser Personalförändringar, både förvaltningschef samt bygg- och projektchef har valt att sluta sina tjänster. Kontoret har satsat stort på digitalisering och har investerat i en VR-studio för att kunna digitalisera projekt, visualisera dem tidigt i byggprocessen samt skapa en tidig dialog med beställare och politik för bättre förståelse. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

38 9 Internkontroll 9.1 Verksamhet Överlämnandeprocess Kontrollmoment Följs rutinerna avseende överlämnandeprocessen? Kommentar Kontroll är gjord på följande projekt som överlämnats: Furulundsskolans paviljonger; checklista är korrekt ifylld, inget att anmärka. Klaraskolan; gäller förhyrning, Checklistan är mer anpassad för entreprenader och bör även anpassas efter förhyrningar. Inget att anmärka i övrigt. Målning Bäckagårdsskolan; checklista är korrekt ifylld, inget att anmärka. 9.2 Styrning Delegation Kontrollmoment Följs delegationsordningen? Kommentar Stickprov är gjorda för att kontrollera att beställaren har rätt att beställa enligt delegationsordningen. Kontroll har gjorts på följande beställningar: Kärlekens skola, nybyggnation, en entreprenad samt två konsultbeställningar. Gullbrandstorps skola, byte golvmattor. Gäddans förskola, nytt frysaggregat samt inkoppling nya frysar. Kvarngränds förskola, matta samt målning av skrubb. Brearedsskolan, lagerbyte. Rådhuset, byte av frekvensomformare. Lundsgårdsförskola, strömställare för frånvarodetektering Det fanns inget att anmärka på någon av beställningarna, de är gjorda helt i enlighet med delegationsordningen. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

39 9.2.2 Dokumentation av genomförda direktupphandlingar saknas (gemensam för kommunkoncernen) Kontrollmoment Kontroll av verksamhetens rutin för uppföljning av genomförda direktupphandlingar Kommentar Totalt har fyra direktupphandlingar hanterats via kommunens system för direktupphandlingar. För att kontrollera om det skett direktupphandlingar utanför systemet har fem stickprov tagits på belopp mellan kr. och maxbeloppet för direktupphandling kr. Stickproven har tagits genom att i Unit4 välja Visa inköp-avtal-statistik och valts bland de avtal som har avtalstrohet Nej/Vet ej och som är inom beloppsspannet. Fem fakturor har valts av medarbetare på ekonomiavdelningen och sen har vi kontaktat respektive projektledare för att kontrollera hur inköpet har hanterats. Tre av fakturorna ingår i upphandlingar gjord i särskild ordning genom kommunens system för upphandlingar. En faktura avser ett avrop mot nr 1 av våra ramavtalsentreprenörer för tekniska konsulter-mark. En faktura avviker i hantering och är gjord som en direktupphandling där endast en leverantör fått frågan. Inköpet har inte gjorts via kommunens system för direktupphandling och följer därmed inte kommunens regler. Slutsats och åtgärd: Kontrollen visade på att kommunens tillämpningsanvisningar och dokumentation av direktupphandlingar inte har följts. Verksamheten uppmärksammas på att direktupphandlingar över kr. ska göras i kommunens system för direktupphandlingar samt att på exempelvis arbetsplatsträffar gå igenom kommunens anvisningar för inköp. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

40 9.3 Ekonomi Upphandling/inköp Kontrollmoment Görs inköp enligt ramavtalen? Kommentar Kontroll ska genomföras för att kontrollera om vi använder oss av upphandlade ramavtalsleverantörer i tillämpliga fall och annars att korrekt direktupphandling alternativt upphandling är gjord. Dessutom ska beställaren ingå i inköpsorganisationen samt ha relevant utbildning (avropare respektive inköpare). Urval har slumpmässigt gjorts på 15 leverantörsfakturor på fastighetskontoret under perioden januari till juni Åtta fakturor som är bokförda som drift och underhåll samt sju fakturor som är bokförda på investeringsprojekt valdes slumpmässigt ut. Kontroll har genomförts för att se att ramavtalen följs genom stickprov på fakturor ur ekonomisystemet som sedan jämförts med ramavtal. Av de 15 fakturor som kontrollerats har: Elva beställningar ropats mot ramavtal, enligt rangordning. Två beställningar ropats mot tidigare ramavtal En direktupphandling genomförts En upphandlats enligt serviceavtal 13 av de 15 kontrollerade fakturorna har beställningsunderlag. De två resterande fakturorna saknar beställningsunderlag. I ett av fallen avser fakturan ett serviceavtal och i det andra fallet har ingen beställning gjorts då det gällde en periodisk kontroll som handlats upp centralt. Samtliga har avroparutbildning och för 13 av beställningarna har personen inköpsutbildning. I de två fall där personen inte har inköpsutbildningen har avrop gjorts mot ramavtal. I dessa fall krävs inte utbildningen. Inga avvikelser att rapportera. Vi rekommenderar att verksamheten ser över dokumentering av beställningar. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

41 9.3.2 Utbetalning bostadsanpassningsbidrag Kontrollmoment Stämmer underlagen mot det som är utbetalt avseende bostadsanpassningsbidrag? Kommentar Kontroll genomfördes för att bekräfta att faktura och/eller e-anordning finns och att det stämmer överens med det beviljade beloppet. Slumpmässigt urval av fem akter gjordes fysiskt på plats i arkivet på avdelningen Bostadsanpassningen för perioden januari till augusti Följande akter kontrollerades: Ärendenummer 2018:110, beviljat bidrag kr för uppsättning av stödhantag, utbetalat belopp kr. Alla underlag finns, inget att anmärka på. Ärendenummer 2018:136, beviljat bidrag kr för en dörröppnare, utbetalat belopp kr. Alla underlag finns, inget att anmärka på. Ärendenummer 2018:177, beviljat bidrag kr för en ramp, utbetalat belopp kr. Alla underlag finns, inget att anmärka på. Ärendenummer 2018:018, beviljat bidrag kr för reparation av dörrautomatik, utbetalat belopp kr. Alla underlag finns, inget att anmärka på. Ärendenummer 2018:214, beviljat bidrag 0 kr för installation av trappräcken utomhus, utbetalat belopp 0 kr. Ansökan avslogs, alla underlag finns, inget att anmärka på. Alla underlag fanns på plats och utbetalade belopp stämde med beslut. Det finns inget att anmärka på Leveranskontroll Kontrollmoment Stämmer beställningen mot det som är levererat? Kommentar En leveranskontroll har utförts på verksamhet 209. Urvalet visade 100 fakturor och av dessa valdes fem fakturor slumpmässigt ut. Det begärdes in underlag från ansvarig beställare via mail och efter det kontrollerades leveransen på plats. Samtliga fakturor hade beställningsunderlag och samtliga fakturor gick att kontrollera på plats med hjälp av en fastighetsförvaltare samt anställda/boende på plats. Det fanns inget att anmärka på vid kontrollerna, samtliga beställningar var utförda och kunde bekräftas. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

42 9.3.4 Beställningar Kontrollmoment Gör våra kunder beställningar enligt fastställd rutin vad gäller byggprojekt? Kommentar Kontroll har gjorts av följande projektbeställningar: Klaraskolan, projektnummer /864066, Beställningsmallen skulle kunna förenklas, vissa rubriker är överflödiga. Kärlekens skola beställning : Uppdraget skulle kunna vara lite mer utförligt beskrivet. Workshop, utredning av skollokaler, granskning av beställning "Specifikation av uppdrag till fastighetskontoret angående workshop kring om- och tillbyggnader av skolor" Otydlig beställning, det framgår inte vilka skolor som ingår. Otydlig omfattning av uppdraget. Vad gäller beställningar från kund så är det framförallt omfattningen som ibland är oklar/vag. Vid otydligheter ska kontoret vända tillbaka beställningen och i dialog utforma en tydlig beställning. 9.4 Lagar, riktlinjer och planer Föreslagna åtgärder i Handlingsprogram för skydd mot olyckor genomförs inte (gemensam för kommunkoncernen) Kontroll av genomförda/planerade åtgärder i Handlingsprogram för skydd mot olyckor 1. Kontroll har gjorts av de punkter som fastighetsnämnden är huvudansvarig för i Handlingsprogrammet för skydd mot olyckor. Se nedanstående kommentarer i tabellen. Av punkterna är det en åtgärd som återstår att utföra; att ta fram en planering för hur verksamheten berörs av bortfall av system för kommunikation. Under arbetet med verksamhetsplanen har fastighetsnämnden informerats om handlingsprogrammet för LSO. I ett fall där man bedömde att det krävdes extra resurser i form av investeringar har begäran om verksamhetsförändring gjorts i verksamhetsplanen Fastighetsnämnden har dessutom under mandatperioden fått information om och lämnat remissvar angående Handlingsprogrammet för skydd mot olyckor, FN 11, den 23 mars Kontoret har valt att särskilt kontrollera punkten Barnolyckorregelbundna besiktningar av lekmiljöer. 100 % av lekplatserna är säkerhetsbesiktigade. Stickprov har gjorts på tre utförda lekplatsbesiktningar; Haverdals förskola, Wekalyckan 3, Frennarps förskola paviljong samt Brogårds förskola, Akaciavägen 1. Kontrollen avser besiktningar av lekutrustningar där både A- och B- fel åtgärdats. Det fanns inget att anmärka på. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

43 Checklista åtgärder ur handlingsprogram för skydd mot olyckor Ansvar Kommentar Bränder Räddningstjänsten samt kommunens riskhanteringsgrupp ska identifiera och föreslå tekniska lösningar i kommunens fastigheter för att på ett tidigt stadium kunna stoppa bränder. Vid riktad nybyggnation för riskgrupper ska lämplig brandskyddsnivå beaktas utifrån behov och förutsättningar. Barnolyckor Regelbundna besiktningar ska göras av lekmiljöerna, både utifrån åtgärder kopplade till underhåll och/eller säkerhet. Väderrelaterade olyckor Alla förvaltningar och bolag ska ta fram en planering som visar hur verksamheten berörs av bortfall av ett eller flera system för kommunikation och hur sådana situationer ska hanteras. Värmeböljor Definiera verksamhetskrav gällande lokaltemperaturer vid värmeböljor. Inventera samt prioritera behovet av kylanläggningar i kommunala fastigheter. Fjärrvärme/fjärrkyla En inventering/sammanställning av vilka kommunala fastigheter samt fastigheter där kommunen bedriver verksamhet som har fjärrvärme ska genomföras. En prioritering ska göras av vilka fastigheter/verksamheter som ska försörjas med alternativa system alternativt att verksamheten ska flyttas ifall fjärrvärmen slås ut. RN, FN HFAB, FN FN, TE, BUN, UAN. Samtliga FN FN, HEM. FN, HEM. FN, HEM, alla utifrån respektive verksamhets behov. Fastighetskontoret deltar i kommunens riskhanteringsgrupp och vidtar beslutade åtgärder löpande. Riskgrupper är boenden som idag regleras i BBR och där sprinklerkrav finns. Automatlarm installeras i samtliga boenden. 100 % av lekplatserna är säkerhetsbesiktigade. Både A- och B-fel åtgärdas efter varje besiktning. Tre stickkontroller är gjorda på fakturor där kontrollen avser besiktningar av lekutrustningar där både A- och B-fel åtgärdats. Det fanns inget att anmärka på. Återstår Krav på lokaltemperatur ska komma från verksamheterna enligt säkerhetsansvarig på KLF. Krav på lokaltemperatur ska komma från verksamheterna enligt säkerhetsansvarig på KLF. Inventering har sammanställts. I fastighetskontorets inventering framgår fastigheternas prioriteringsordning vid bortfall av fjärrvärme. Krav ska även komma från verksamheterna. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

44 Fastighetskontoret Kompetensförsörjningsplan Fastighetskontorets uppdrag är att ansvara för genomförande av kommunens lokalförsörjning som att ansvara för byggande, förvaltning och teknisk drift av kommunens fastighetsbestånd. I uppdraget ingår även att handlägga myndighetsuppgiften bostadsanpassning. För att lyckas med uppdraget är det viktigt att vi ligger i framkant med kompetensutveckling och nogsamt följer den pågående utvecklingen inom fastighetsområdet. Idag består fastighetskontoret av totalt 51 medarbetare, 9 på bygg- och projektavdelningen, 26 på driftavdelningen, 10 på fastighetsavdelningen och 6 i förvaltningsstaben. Av dessa 51 medarbetare är 10 kvinnor. Vi har i ledningsgruppen arbetat fram en kompetensförsörjningsplan vilken redovisas nedan samt i bilagda bemanningsplanering vilken gäller över de kommande tre åren. De frågeställningar vi utgått från är följande: Vart är världen på väg? Vad behöver vi vara bra på? Hur skaffar vi den kompetens vi behöver? Vart är världen på väg? Tekniken går ständigt framåt. Mycket är hands-on inom teknikområdet. Vi måste ständigt kompetensutveckla vår personal inom teknik. Vi kommer jobba mer med automatisering alternativa arbetsmetoder digitalisering. Detta gör att vi behöver få en digitaliseringsmognad hos vår personal. Vi har under hösten 2018 investerat i en VR-studio där man bokstavligt talat kan gå omkring i skolor, förskolor och andra byggprojekt redan under byggets projektering. Virtual reality-tekniken kommer att underlätta förståelsen för den fastighet vi ska bygga. Vi kan på ett helt nytt sätt involvera verksamheten som ska använda byggnaden. Kompetens/kompetensutveckling inom detta område kommer att prioriteras under Skapad av: Ulrika Ståhl Sida 1 (4) Uppdaterad av: C:\Users\soflyb7308\Desktop\ekonomi bokslut\komptensforsorjningsplan FK docx