Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll

Transkript

1 Fastighetsnämnd (15) Plats och tid Nymansgatan 23, sammanträdesrum Galgberget, 29 maj 2019 kl. 14:00-16:20 ande Ledamöter Carl-Johan Berthilsson (M), ordförande Carin Söderberg (S), 1:e vice ordförande Kent Gustafsson (S) Torbjörn Johansson (C) Krister Karlsson (SD) Peter Vencel (S) Sven Palmkvist (M) Ersättare Sawsan Salih (S) Magnus Hedman (KD) Rasmus Eliasson (S) Övriga deltagare Kerstin Lorick, Emil Bagler, Martin Zetterman, Ulrika Ståhl, Malin Östlund, Frida Thelvén 40, samt Sofia Lyberg. Justeringsplats Fastighetskontoret, Nymansgatan 23 Paragrafer Justeringsdag Sekreterare... Sofia Lyberg Ordförande... Carl-Johan Berthilsson Justerare... Carin Söderberg ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Fastighetsnämnd Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Fastighetskontoret, Nymansgatan 23 Underskrift Sofia Lyberg

2 Fastighetsnämnd (15) Ärenden FN 31 Dnr FN Val av protokollsjusterare... 3 FN 32 Dnr FN 2019/00056 Godkännande av hyresavtal med Stiftelsen Hallands Länsmuseer Halmstad och Varberg för tillbyggnad av fastigheten Museet FN 33 Dnr FN 2019/00075 Godkännande av hyresavtal med Expandia Moduler AB och barn- och ungdomsförvaltningen för Norra Utmarkens förskola... 5 FN 34 Dnr FN 2019/00041 Fastighetsnämndens yttrande med anledning av utredning Plusbostäder - för ett tryggt boende... 6 FN 35 Dnr FN 2019/00054 Fastighetsnämndens yttrande med anledning av granskning av s fastighetsförvaltning... 8 FN 36 Dnr FN 2019/00053 Fastighetsnämndens yttrande med anledning av granskning av lokalförsörjningen i FN 37 Dnr FN 2017/00104 Begäran om tilläggsanslag för Klaraskolan samt Slottsjordsskolan Söder FN 38 Dnr FN 2019/00033 Fastighetsnämndens delårsrapport januari-april FN 39 Dnr FN 2019/00008 Redovisning av delegationsbeslut FN 40 Dnr FN 2019/00009 Information... 15

3 Fastighetsnämnd (15) FN 31 Dnr FN Val av protokollsjusterare Carin Söderberg (S) väljs att tillsammans med ordföranden (M) justera protokollet.

4 Fastighetsnämnd (15) FN 32 Dnr FN 2019/00056 Godkännande av hyresavtal med Stiftelsen Hallands Länsmuseer Halmstad och Varberg för tillbyggnad av fastigheten Museet 2 Fastighetsnämnden godkänner hyresavtal med Stiftelsen Hallands Länsmuseer Halmstad och Varberg för tillbyggnaden av fastigheten Museet 2. uppför en byggnad på ofri grund för kulturändamål/museum/café/servering på fastigheten Museet 2 som ägs av stiftelsen Hallands Länsmuseer Halmstad och Varberg. Det föreslagna hyresavtalet upprättas på 15 år med en uppsägningstid om 9 månader och förlängningstid om 3 år. Byggnaden kommer att hyras av Stiftelsen Hallands Länsmuseer Halmstad och Varberg genom fastighetskontoret. s beredning har beretts inom fastighetsavdelningen. faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Fastighetsnämnden godkänner hyresavtal med Stiftelsen Hallands Länsmuseer Halmstad och Varberg för tillbyggnaden av fastigheten Museet 2. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.

5 Fastighetsnämnd (15) FN 33 Dnr FN 2019/00075 Godkännande av hyresavtal med Expandia Moduler AB och barn- och ungdomsförvaltningen för Norra Utmarkens förskola 1. Fastighetsnämnden beslutar att teckna hyresavtal med Expandia Moduler AB för hyra av åtta stycken avdelningar förskola, matsal och tillagningskök för Norra Utmarkens förskola. 2. Fastighetsnämnden beslutar att teckna internhyresavtal med barn- och ungdomsförvaltningen för Norra Utmarkens förskola. Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott beslutade i KSU 2017/00318 att ge fastighetsnämnden i uppdrag att placera en förskola med max åtta avdelningar samt matsal och ett tillagningskök på Myllan, del av Halmstad 7:95. s beredning har beretts inom fastighetsavdelningen. faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut 1. Fastighetsnämnden beslutar att teckna hyresavtal med Expandia Moduler AB för hyra av åtta stycken avdelningar förskola, matsal och tillagningskök för Norra Utmarkens förskola. 2. Fastighetsnämnden beslutar att teckna internhyresavtal med barn- och ungdomsförvaltningen för Norra Utmarkens förskola. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.

6 Fastighetsnämnd (15) FN 34 Dnr FN 2019/00041 Fastighetsnämndens yttrande med anledning av utredning Plusbostäder - för ett tryggt boende Fastighetsnämnden beslutar att överlämna yttrande enligt bilaga daterad , Fastighetsnämndens yttrande med anledning av utredningen Plusbostäder - för ett tryggt boende. Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott har skickat utredningen Plusbostäder för ett tryggt boende på remiss till samtliga nämnder och bolag samt kommunala pensionärsrådet inom, samtliga samhällsföreningar inom, företagsorganisationer och andra verksamhetsutövare, med sista svarsdatum den 5 juni Definitionen för en Plusbostad lyder: En tillgänglighetsanpassad och social boendeform för äldre (65+) som ger trygghet. De som bor i ett plusboende ska, förutom sitt boende, ha tillgång till en gemensamhetslokal med möjlighet till gemensamma aktiviteter och samvaro samt en värd/värdinna som en gemensam social resurs. Det finns en god närmiljö med tillgång till kommunikationer, service, rekreationsplatser och grönområden. Fastighetsnämnden lämnar remissvar enligt bilaga daterad , Fastighetsnämndens yttrande med anledning av utredningen Plusbostäder - för ett tryggt boende. s beredning Utredningen har gjorts av en arbetsgrupp bestående av representanter från hemvårdsförvaltningen och kommunledningsförvaltningen. Remissvaret har på fastighetskontoret beretts av t.f. förvaltningschefen. faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Fastighetsnämnden beslutar att överlämna yttrande enligt bilaga daterad , Fastighetsnämndens yttrande med anledning av utredningen Plusbostäder - för ett tryggt boende.

7 Fastighetsnämnd (15) sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.

8 Fastighetsnämnd (15) FN 35 Dnr FN 2019/00054 Fastighetsnämndens yttrande med anledning av granskning av s fastighetsförvaltning Fastighetsnämnden beslutar att överlämna yttrande enligt bilaga daterat Fastighetsnämndens yttrande med anledning av granskning av s fastighetsförvaltning till kommunrevisionen i Halmstad. PwC har av revisorerna i fått i uppdrag att granska kommunens fastighetsförvaltning. Granskningen syftade till att svara på frågan om fastighetsnämnden och servicenämnden bedriver en ändamålsenlig fastighetsförvaltning. I granskningen lämnas ett antal rekommendationer. Revisorerna önskar ta del av de åtgärder som nämnderna avser vidta med anledning av granskningsresultatet, senast den 5 juli Fastighetsnämndens yttrande redovisas i särskild bilaga, daterad , Fastighetsnämndens yttrande med anledning av granskning av s fastighetsförvaltning. s beredning Granskningen har genomförts genom intervjuer med servicekontorets förvaltningschef, verksamhetschef och biträdande verksamhetschef för FM-service, fastighetskontorets t.f. förvaltningschef, fastighetschef och projektledare, hemvårdsförvaltningens förvaltningschef, lokalplanerare och ingenjör, barn- och ungdomsförvaltningens förvaltningschef och planeringsutvecklare samt s t.f. ekonomichef/budgetchef. Remissvaret är på fastighetskontoret berett av t.f. förvaltningschef. faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Fastighetsnämnden beslutar att överlämna yttrande enligt bilaga daterat Fastighetsnämndens yttrande med anledning av granskning av s fastighetsförvaltning till kommunrevisionen i Halmstad.

9 Fastighetsnämnd (15) sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.

10 Fastighetsnämnd (15) FN 36 Dnr FN 2019/00053 Fastighetsnämndens yttrande med anledning av granskning av lokalförsörjningen i Fastighetsnämnden beslutar att överlämna yttrande enligt bilaga daterad , Fastighetsnämndens yttrande med anledning av granskning av lokalförsörjningen i till kommunrevisionen. PwC har av de förtroendevalda revisorerna i fått i uppdrag att granska kommunens lokalförsörjning. Granskningen syftade till att svara på frågan om kommunstyrelsen, fastighetsnämnden och barn- och ungdomsnämnden har ändamålsenliga rutiner med tillräckliga beslutsunderlag för kommunens lokalförsörjningsprocess. I granskningen lämnas ett antal rekommendationer. Revisorerna önskar ta del av de åtgärder som kommunstyrelsen och nämnderna avser att vidta med anledningar granskningsresultatet, senast den 5 juli Fastighetsnämnden lämnar remissvar i särskild bilaga, daterad , Fastighetsnämndens yttrande med anledning av granskning av lokalförsörjningen i. s beredning Granskningen har PwC gjort genom intervjuer med kommundirektör, chef för myndighets- och projektsamordning, t.f. ekonomichef/budgetchef, fastighetskontorets t.f. förvaltningschef, fastighetschef och projektledare på bygg- och projektavdelningen, förvaltningschef och planeringsutvecklare på barn- och ungdomsförvaltningen. Fastighetskontorets remissvar har beretts av t.f. förvaltningschef på fastighetskontoret. faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Fastighetsnämnden beslutar att överlämna yttrande enligt bilaga daterad , Fastighetsnämndens yttrande med anledning av granskning av lokalförsörjningen i till kommunrevisionen. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.

11 Fastighetsnämnd (15) FN 37 Dnr FN 2017/00104 Begäran om tilläggsanslag för Klaraskolan samt Slottsjordsskolan Söder Fastighetsnämnden föreslår att kommunfullmäktige beviljar fastighetsnämnden ett tilläggsanslag om 31 miljoner kronor för merarbeten utöver de anslagna markarbetena. Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott beslutade den 6 mars 2017, KSU 62 och KSU 61, att ge fastighetsnämnden i uppdrag att placera tillfälliga skollokaler på Sannarpsområdet för 540 elever, och tillfälliga skollokaler på Kattegattsområdet för 300 elever. Det överfördes 15 miljoner kronor i medel till markarbetena i beslut den 3 oktober 2017, KSU 201, för Slottsjordsskolan Söder samt 17 miljoner kronor till markarbetena i beslut den 24 oktober 2017, KSU 213. Totalt 32 miljoner för markarbeten. Fastighetskontoret har slutfört arbetena med de tillfälliga skollokalerna för Slottsjordsskolan Söder samt är i det närmaste färdig med arbetena för de tillfälliga skollokalerna för Sannarps grundskola, Klaraskolan. Slutprognosen för att anpassa lokalerna samt markarbetena är 63 miljoner kronor. Då tiden i projektet har varit väldigt pressad så har ärendet hanterats väldigt skyndsamt. Av den anledningen utfördes det inte någon förstudie eller ordentligt kalkyl i tidigt skede. Det utfördes en grov uppskattning från tidigare paviljongetableringar, och vid den tidpunkten hade endast förskolepaviljonger etablerats. Skolornas utemiljö samt innemiljö är att likställa med en permanent byggnation, vilket är ett krav för att få bedriva undervisning. Kostnaderna för projekten är fördelade enligt nedan: Klaraskolan Mark Anpassningar Byggherrekostnad Ej fakturerat/slutfört Slottsjordsskolan Söder Mark 26 miljoner 7,5 miljoner 4,5 miljoner ca 2 miljoner 15,5 miljoner

12 Fastighetsnämnd (15) Anpassningar Byggherrekostnad 4,5 miljoner 3 miljoner Klaraskolans markarbeten har blivit mycket mer omfattande än vad man kunde förutse innan projektet startades. De stora extrakostnaderna har där varit att schakta bort dålig och förorenad mark samt bygga ett stort bullerplank med tanke på byggnadernas placering. I kostnaderna för anpassningar ingår framförallt att anpassa skolorna med tele/data samt lås och larm. I byggherrekostnader ingår anslutningsavgifter, projektering samt projektledning. De totala kostnaderna för etablering samt anpassningar är i paritet med tidigare paviljongetablering (Getingeskolan) om man ser till antal elever och bruttoarea. Kostnaderna är dock höga totalt sett jämfört med vissa tidigare paviljongetableringar som legat till grund för budgetering. s beredning har beretts inom bygg- och projektavdelningen på fastighetskontoret. faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Kommunfullmäktige beviljar fastighetsnämnden ett tilläggsanslag om 31 miljoner kronor för merarbeten utöver de anslagna markarbetena. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.

13 Fastighetsnämnd (15) FN 38 Dnr FN 2019/00033 Fastighetsnämndens delårsrapport januari-april 2019 Fastighetsnämnden godkänner fastighetskontorets delårsrapport januari april 2019, innehållande verksamhets-, personal- och ekonomisk redovisning. Delårsbokslut, som innehåller verksamhets-, personal och ekonomiredovisning har upprättats för perioden januari till och med april 2019 med tillhörande helårsprognos per den 31:e december s beredning är berett inom förvaltningsstaben och ekonomiavdelningen. faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Fastighetsnämnden godkänner fastighetskontorets delårsrapport januari april 2019, innehållande verksamhets-, personal- och ekonomisk redovisning. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.

14 Fastighetsnämnd (15) FN 39 Dnr FN 2019/00008 Redovisning av delegationsbeslut Fastighetsnämnden har tagit emot redovisningen av delegationsbeslut Följande anmäls till fastighetsnämnden: om bostadsanpassningsbidrag Personaladministrativa ärenden

15 Fastighetsnämnd (15) FN 40 Dnr FN 2019/00009 Information Fastighetsnämnden har tagit emot informationen. Månadsrapport från fastighetssystemet DeDu Projektredovisning Fastighetsunderhåll Studiebesök fastighetsnämnden 26 juni Brev från Kvibille Allförening Dataskyddsombudet Frida Thelvén informerar om GDPR och fastighetsnämndens personuppgiftsansvar, kl. 15:00.