Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden

Transkript

1 Verksamhetsberättelse 2014 Fastighetsnämnden

2 Innehållsförteckning 1 Organisation Viktiga händelser Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål Personalredovisning Nyckeltal Utveckling av organisationskultur och värderingar Invånar- och målgruppsorientering Uppföljning Förenkla helt enkelt Utmaningar och framtid viktiga händelser Bilagor Bilaga 1: Uppföljning SAM 2014 Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse (24)

3 1 Organisation Fastighetskontoret består av en drift- och förvaltarenhet och en byggteknisk enhet. Drift- och förvaltarenheten består av tre geografiska områden med en områdeschef, två-tre förvaltare, två-tre drifttekniker och fastighetsskötare inom varje område, samt en hantverksgrupp med en arbetsledare, sex snickare, en rörläggare och en murare. I drift- och förvaltarenheten ingår även en teknisk stab med drift- och förvaltarchef, två driftingenjörer, en underhållsförvaltare, en fastighetsingenjör, en handläggare samt en projektanställning gällande systematiskt brandskyddsarbete. Byggtekniska enheten utför de ny- och ombyggnationer på kommunala fastigheter som är upptagna i planeringsdirektiv med budget samt de underhållsarbeten och förändringsarbeten som beställs av drift- och förvaltarenheten. Inom den byggtekniska enheten ingår två handläggare för bostadsanpassning, sex projektledare samt en handläggare. En ny byggteknisk chef har anställts från april I förvaltningsledningens gemensamma stab ingår en nämndadministratör och en utvecklingsledare. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse (24)

4 2 Viktiga händelser 2014 Åledsskolan färdigställd Sofiebergs äldreboende färdigställt Eldsbergahallen färdigställd Tetaterkullens förskola inhyrning av paviljong Strandvallens förskola inhyrning av paviljong Järnvägsparken förskola inhyrning av paviljonger Ny gruppbostad Hoppets väg, Sofieberg Översvämningarna Flytt av rådhuspersonalen till Nymansgatan. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse (24)

5 3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Utfall för målen anges enligt följande Status för aktiviteter anges enligt följande Observera att för mätetal hämtas senaste målvärde och utfall. I de fall målvärden satts för tertial snarare än helår, visas tertialmålvärdet i tabellerna. 3.1 Målområde: Barn och utbildning Antalet barn i förskolans grupper ska anpassas utifrån barnens behov av en pedagogisk, trygg och kreativ verksamhet (konkretiserat mål) Utforma och åtgärda 100% av förskolors och skolors lekplatser enligt branschkrav. Under 2014 var tre miljoner avsatta för att åtgärda lekplatser, samt ytterligare tre miljoner under % av lekplatserna var åtgärdade vid årets slut och prognosen är att 100 % är klara i juni Mätetal Målvärde Utfall Åtgärda alla lekplatser. 80% 80% Uppdatera tekniska anvisningar så att standarder för utemiljön finns med. Pågår kontinuerligt. Besiktiga och åtgärda alla lekplatser. Pågår och ska vara färdigt juni Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse (24)

6 3.2 Målområde: Bygga och bo Energianvändningen i kommunala bostäder och lokaler ska minska med 10 procent mellan år 2009 och 2014 (konkretiserat mål) Energianvändningen i kommunala bostäder och lokaler vad gäller uppvärmning, tappvarmvatten, fastighetsel, hushållsel/verksamhetsel ska minska med 10 procent mellan år 2009 och Utfallet är beräknat för helåret 2014 utifrån inrapporterad förbrukning januari till och med oktober. Under 2009 var utfallet 235 kwh/kvm, för 2014 beräknar vi 195 kwh/kvm, vilket ger en minskning med 17 %. Den varma vintern minskar prognosens riktighet. Mätetal Målvärde Utfall Energianvändning avseende uppvärmning, tappvarmvatten, fastighetsel, hushållsel/verksamhetsel i kwh/kvm A-temp och år. -10% -17% kwh/kvm A-temp och år i befintlig byggnation kwh/kvm A-temp och år i nybyggnation. 95 Driftoptimering. Görs kontinuerligt. 3.3 Målområde: Demokrati och dialog Kommuninvånarna ska vara nöjda med kommunens information (konkretiserat mål) Fastighetskontoret ska ha tydlig information på hemsida och intranät för medborgare och verksamhet. Webbplatsen uppdateras med aktuella större byggprojekt. Rutiner och styrdokument har överförts till intranätet. Kommunikatör anställdes på 25 % från och med september Information om vårt fastighetsbestånd kommer så småningom att läggas ut på kommunens karta, i samarbete med byggnadskontoret. Halmstads kommun genomför för närvarande en översyn av det nuvarande kartstödet och möjligtvis kommer inte det att finnas kvar framöver. Vi avvaktar därför att publicera information om vårt fastighetsbestånd tills ett nytt kartsystem är på plats. Mätetal Målvärde Utfall Komplettera hemsida och intranät med information om fastighetsbestånd och nybyggnationsprojekt. 0 0 Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse (24)

7 Informera om vår verksamhet och om våra fastigheter på hemsida och intranät. Information om större nybyggnadsprojekt sker löpande. Information om fastighetsbeståndet kommer att publiceras när nytt kartsystem finns på plats Kommuninvånarna ska ha möjlighet att vara delaktiga i kommunens utveckling (konkretiserat mål) Fastighetskontoret ska öka delaktigheten för medborgare vid ny- och ombyggnationer. En träff har genomförts med Kvibille Samhällsförening angående utbyggnad av Lundsgårds förskola. Mätetal Målvärde Utfall Antal genomförda medborgarmöten under året. 1 1 Fastighetskontoret ska informera medborgare, samhällsföreningar och andra berörda intressenter vid ny- och större ombyggnationer, genom att samla till medborgarmöte. 3.4 Målområde: Miljö och energi Minst 90 procent av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas (konkretiserat mål) De fordon under 3,5 ton som fastighetskontoret anskaffar ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas. Beställning sker alltid enligt policy, med undantag av när det finns läkarintyg för att beställa fordon med automatlåda. Total har tre fordon beställts under perioden januari-december. Av dessa har ett fordon beställts med automatlåda pga arbetsmiljökrav. Mätetal Målvärde Utfall Andelen anskaffade fordon under året som drivs med förnybara bränslen ska öka. 67% Tjänstefordon som fastighetskontoret införskaffar ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas. Under 2013 beställdes totalt nio fordon, varav fyra med förnybart bränsle (44 %). Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse (24)

8 3.5 Målområde: Näringsliv och arbetsmarknad Halmstads kommun ska när det gäller kommunpolitikers och kommunala tjänstemäns attityder till företagande finnas bland de 25 bästa kommunerna år 2014 på Svenskt Näringslivs ranking (konkretiserat mål) Fastighetskontoret ska utveckla sin samverkan med branschorganisationer inom sitt verksamhetsområde. En träff har genomförts med Sveriges Byggindustrier och ytterligare en träff är inbokad i februari Mätetal Målvärde Utfall Två träffar med branschorganisationer per år 2 1 Utöka samverkan med Sveriges Byggindustrier och övriga branschorganisationer Unga människors möjlighet att etablera sig på arbetsmarknaden ska öka (konkretiserat mål) Fastighetskontoret ska skapa möjligheter för att fler ungdomar ska kunna etablera sig på arbetsmarknaden. Totalt har 30 ungdomar erbjudits sommarjobb i tre veckor var. Två elever från Kattegattgymnasiet har praktiserat i hantverksgruppen. Inga nya elever har kunnat tas emot från gymnasiets lärlingsutbildning pga för få elever sökt till fastighetsskötarprogrammet. Mätetal Målvärde Utfall Erbjuda 30 platser för sommarjobb Ta emot tre elever/år från gymnasiets lärlingsutbildning för fastighetsskötare. 3 1 Erbjuda en lärlingsplats i hantverksgruppen. 1 2 Fastighetskontoret ska erbjuda platser för sommarjobb, praktikplatser samt lärlingsplats. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse (24)

9 3.6 Målområde: Omsorg och stöd Nivån på den upplevda kvaliteten avseende insatser för äldre och personer med funktionsnedsättning ska bibehållas (konkretiserat mål) Fastighetskontoret ska utveckla moderna och ändamålenliga äldreboenden. Inblandade förvaltningar har samarbetat i projektet, vilket enligt brukarna har uppfattats som positivt. Eftersom inflyttning skedde under sommaren 2014, kan en fördjupad studie göras först under våren Utvärdera pilotprojektet Sofiebergs äldreboende. I samverkan med hemvårdsförvaltningen och samhällsbyggnadskontoret. (2014) Fördjupad studie görs under våren Målområde: Trygghet, säkerhet och folkhälsa Invånare och besökare som känner sig trygga i Halmstad ska öka (konkretiserat mål) Skadegörelse ska minska i kommunala fastigheter Trygghetsvandringar har genomförts i Getinge, Bäckagård samt vid Maratonvägen; Östergårdsskolan/Linehedsskolan. Trygghetsvandringarna har genomförts i samarbete med HFAB, försäkringsmäklare, KRIS, Trygga Halmstad m.fl, där både fastighetskontoret och fastighetsnämnden har deltagit. Mätetal Målvärde Utfall Trygghetsvandringar 2 3 Fastighetskontoret ska fortsätta arbetet med förebyggande åtgärder i samverkan med kommunens riskhanteringsgrupp. Fastighetskontoret ska uppdatera sina tekniska anvisningar så att standarder för planering av utemiljöer, på ett sådant sätt att skadegörelse och brott inte uppmuntras, finns med. Fastighetskontoret och fastighetsnämnden ska medverka vid trygghetsvandringar två gånger per år. Samverkan har skett med kommunens riskhanteringsgrupp. Förebyggande åtgärder har gjorts, t.ex. ronderingar. Finns med vid varje projektering för varje skola och förskola. Tre trygghetsvandringar har genomförts under Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse (24)

10 3.8 Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar Giftfri vardag för barn och ungdomar Giftfri vardag för barn och ungdomar Medverka i kartläggning gällande hälsofarliga kemikalier. Pågår. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse (24)

11 4 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål 4.1 Nämndens/styrelsens mål Kommunala fastigheter ska underhållas med anpassade metoder och byggas miljömässigt och långsiktigt hållbara. Projektering sker efter Sunda Hus-konceptet vad gäller energi- och materialval, vilket har gjorts på Söndrumsskolan, Enslövsskolan, Sofiebergs äldreboende samt Stomgården. Kompetensutveckling inom området miljöklassad byggnad. Kompetensutveckling inom området bevarandevärda byggnader. Två möten har genomförts med Region Halland. Utbildning genomförs under 2015 tillsammans med kulturmiljö Halland Andel nöjda kunder ska öka. Aktuellt Målet är att öka nöjd-kund-index till 56. Utfall 2013: 53. Mätetal Målvärde Utfall Nöjd-kund-index (NKI) ska vid nästa mättillfälle (2015) öka med 3 betygsenheter (jmf 2013). 0 0 Utföra aktiviteter utifrån resultatet av 2013-års NKI. Handlingsplan är klar och åtgärder påbörjade Genomföra en nybyggnation som ett lågenergihus (2015) Ej påbörjat. Genomföra en nybyggnation som ett lågenergihus (2015) Ej påbörjat Uppföljning av planerat underhåll Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse (24)

12 Underhållsplan redovisas i fastighetsnämnden i december. Uppföljning av underhållsplan redovisas i fastighetsnämnden kvartalsvis. Fördelning akut/planerat underhåll redovisas i fastighetsnämnden kvartalsvis. Underhållsplan redovisades för fastighetsnämnden i december. Uppföljning av underhållsplan har redovisats för fastighetsnämnden kvartalsvis. Fördelning av akut/planerat underhåll har redovisats för fastighetsnämnden kvartalsvis Minska antalet sjukfrånvarodagar Under 2013 var antalet sjukdagar/tillsvidareanställd 14,5. Under 2014 ligger snittet på 13,1 sjukdagar/tillsvidareanställd. Totalt har antalet sjukdagar minskat jämfört med förra året Mätetal Målvärde Utfall Antalet sjukdagar/tillsvidareanställd ska minska (jmf 2013). 13,1 Aktivt använda företagshälsovårdens tjänster (t.ex. erbjuda hälsoprofiler). Stimulera medarbetare till motion genom att erbjuda olika typer av motion- och friskvårdssatsningar med hjälp av centrala medel. Åtgärder har genomförts enligt uppdragsplanering med Previa. Alla medarbetare har erbjudits att delta i träningspass på Nordic Wellness, efter arbetstid ca en gång/månad. Dessutom har alla möjlighet att träna en timme per vecka på sin arbetstid, i samband med lunch NMI (nöjd medarbetarindex) ska vid nästa mättillfälle öka. Nöjd medarbetarindex mäts först under Målet är då att index ligger på 78. Mätetal Målvärde Utfall Nöjd medarbetarindex (NMI) 0 0 Aktivt arbeta med resultatet från 2013 års NMI samt upprätta handlingsplaner. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom hela förvaltningen. Alla avdelningar har upprättat handlingsplaner utifrån sitt NMI-resultat, som man arbetar efter. Sker löpande. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse (24)

13 5 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid Dec 2014 andel visstid (%) Dec 2013 andel visstid (%) Totalt ,5 % 5 % Andelen visstidsanställda har minskat jämfört med samma mätperiod förra året. Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt Dec 2014 andel kvinnor (%) Dec 2013 andel kvinnor (%) Totalt % 14 % Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män Totalt Dec 2014 andel kvinnor (%) Dec 2013 andel kvinnor (%) Totalt % 0 % Timavlönad personal Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Totalt Fastighetskontoret har under år 2014 använt sig av timavlönad personal i mindre utsträckning än år Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % Åldersfördelning - tillsvidareanställda Enhet Summa Totalt Medelålder - tillsvidareanställda Enhet Totalt Medelåldern på 49 år är densamma som föregående år. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse (24)

14 Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön Fastighetskontoret Enhet Kvinnor Män Totalt Totalt Totalt Vid samma tidperiod år 2013 var könsfördelningen för chefer 2 kvinnor respektive 4 män. Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön Fastighetskontoret 2014 Enhet Kvinnor Män Totalt Totalt Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning Sum ma And el Handläggar- och administratörsarbete % Hantverkararbete med mera Teknikarbete 12,5 % ,5 % Totalt % 20% av fastighetskontorets personal kommer att lämna kontoret inom en 5 års period. Under år 2015 lämnar 3 personer kontoret om ingen väljar att kvarstå i anställning längre. Statistiken visar också att flest pensionsavgångar finns under kategorin hantverkararbete med mera (fastighetsskötare och hantverkare). Sjukfrånvaro Sjukdagar i snitt Kvinnor Män Totalt Totalt Totalt 19,05 12,15 13,10 14,53 Antal sjukdagar i snitt har minskat med 1,43 dagar i jämförelse med föregående år och ligger nu på 13,10 dagar. Jämfört med år 2012 så har antal sjukdagar i snitt minskat med 2,85 dagar, år 2012 var antalet sjukdagar i snitt 15,95 dagar. Kort- och långtidssjukfrånvaro - andel (%) sjukdagar 14 dagar eller mindre Enhet Kvinnor Män Totalt Totalt Totalt 15 % 38 % 33 % 30 % Korttidssjukfrånvaron har ökat från 30% till 33% Fastighetskontoret är en liten förvaltning med relativt få medarbetare vilket gör att även enstaka personers sjukdom får stor påverkan på sjuktalen. Kort- och långtidssjukfrånvaro - Andel (%) sjukdagar mer än 14 dagar Enhet Kvinnor Män Totalt Totalt Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse (24)

15 Totalt 85 % 62 % 67 % 70 % Långtidssjukfrånvaron har minskat från 70% till 67% i jämförelse med Fastighetskontoret är en liten förvaltning med relativt få medarbetare vilket gör att även enstaka personers sjukdom får stor påverkan på sjuktalen. Sjukfrånvaro per yrkesgrupp Yrkesgrupp Hantverkararbete med mera 25,30 17,42 15,12 Tabellen visar sjukfrånvaron uppdelat per yrkesgrupp. Yrkesgrupper med färre än 10 medarbetare redovisas inte. Inom fastighetskontoret är hantverkararbetare med mera (fastighetsskötare och hantverkare) den aktuella gruppen att redovisa. Statistiken visar att antal sjukdagar i snitt ligger på 15,12 dagar under år 2014 vilket är en minskning med 2,3 dagar jämfört med år Medarbetarskap och ledarskap Fastighetskontoret har strävat efter att bibehålla ett gott samverkansklimat. Utifrån förra årets resultat av medarbetarundersökningen bedömde fastighetskontorets ledning också att förvaltningen som helhet behöver arbeta med framförallt följande områden: lönesättning och lönesamtal, tydliga mål samt uppföljning av mål, kvalitetsarbetet samt arbetsplatsträffar. Detta har förvaltningen arbetat med under året och kommer att arbeta med även framöver. År 2013 gjorde Fastighetskontoret en satsning på chefer och ledare genom att låta alla medverka i utbildningen utvecklande ledarskap som Halmstads kommun anordnar. Förvaltningen har under år 2014 bytt förvaltningschef och den personal som suttit i Rådhuset har flyttat till nya lokaler. Individuella utvecklingsplaner I varje medarbetarsamtal (och även vid behov däremellan) så pratar chefen med sina medarbetare om individens arbetsförhållanden. I medarbetarsamtalet diskuteras även utbildnings- och utvecklingsbehov. När det gäller lönesättning och koppling till individuella prestationer arbetar Fastighetskontoret för ökad lönespridning i enlighet med Halmstads kommuns lönepolitiska strategi. Den individuella lönesättningen ska grundas på måluppfyllelse och resultat där medarbetare som bäst bidrar till verksamhetens mål och utveckling ska uppmuntras. Mångfalds- och jämställdhetssatsningar Fastighetskontoret arbetar kontinuerligt med mångfalds- och jämställdhetsfrågor. I medarbetarsamtal (och även vid behov däremellan) pratar vi om individens arbetsförhållanden. Vi har flest manliga anställda men vill säkerställa att våra arbetsförhållanden lämpar sig likaväl för kvinnor (så långt det är möjligt). I medarbetarsamtalet diskuteras även utbildnings- och utvecklingsbehov. Vi försöker att underlätta för våra medarbetare att kombinera arbete och föräldraskap. Bland annat genom att ha en positiv inställning till föräldraledighet och genom att, om möjligt, undvika att lägga möten för sent på eftermiddagen med tanke på dagishämtning etc. Vi tänker på de som är föräldralediga och informerar dem om vad som är på gång i verksamheten, bjuder in dem till aktiviteter etc. Förutsatt att tillräcklig kompetens och lämplighet finns, arbetar vi för att öka andelen kvinnor, både som söker och får anställning hos oss på Fastighetskontoret. Vi kartlägger löneskillnader och arbetar för att osakliga skillnader inte ska förekomma, vare sig på grund av kön eller annat. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse (24)

16 På våra APT pratar vi om bemötande, både i relationer med varandra och externt samt om sexuella trakasserier samt handlingsplaner för detta. Hälsofrämjande och förebyggande insatser - Inom ordinarie budget Fastighetskontoret har identifierat arbetsmiljön i hantverkargruppen och utifrån det genomfört skräddarsydda insatser med syfte att förbättra arbetsmiljön samt förebygga ohälsa. Fastighetskontoret har även erbjudit samtliga medarbetare utbildning med fokus på Första hjälpen och HLR. Hälsofrämjande och förebyggande insatser - Med centrala medel Fastighetskontoret har under år 2014 gjort friskvårdssatsningar i syfte att öka medarbetarnas fysiska aktivitet. Medarbetarna har fått lov att utöva friskvård under sammanlagt 1 timme per vecka på arbetstid, kontoret har även arrangerat gemensamma träningstillfällen under året. Hälsofrämjande och förebyggande insatser - Företagshälsovårdens delaktighet i det hälsofrämjande arbetet Fastighetskontoret har tillsammans med företagshälsovården identifierat arbetsmiljön i hantverkargruppen och utifrån det genomfört skräddarsydda insatser med syfte att förbättra arbetsmiljön samt förebygga ohälsa. Företagshälsovården har även anlitats när det gäller genomförande av Första Hjälpen och HLR-utbildningar. Arbetsskador En arbetsskada har inträffat under året. Incidenten gällde en praktikant från Kattegattgymnasiet som ramlade från en stege och skadade sig under sin praktik på Fastighetskontoret. Skolan har anmält incidenten till arbetsmiljöverket och arbetsgivaren har utrett ärendet. Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Enligt bifogad uppföljning kan vi se att många delar fungerar väl på fastighetskontoret. Kontoret arbetar aktivt med sina rutiner för arbetsmiljöarbetet, har bra insikt över vad som gäller vid arbetsanpassning/rehabilitering, brandskyddsarbete, skyddsronder mm. Hantering av kemiska produkter och maskiner finns det bra rutiner kring och kontoret har en väl fungerande samverkansorganisation. Något som kan ses som ett utvecklingsområde är att mer information kring arbetsmiljön på kontoret kan anslås på intranätet och på så sätt förtydligas och bli mer lättillgängligt. Information om vilka personer som är skyddsombud respektive huvudskyddsombud saknas, likaså tydliga rutiner för informationsspridning när det gäller föreskrifter från arbetsmiljöverket. När det gäller utbildning inom arbetsmiljö, första hjälpen och krisstöd/krishantering saknar vissa ledningspersoner dessa utbildningar. Ett annat utvecklingsområde är att förbättra spridningen av information från samverkansgruppens/skyddsommittens möten till respektive medarbetare samt hur förvaltningens uppföljning av genomförda åtgärder inom arbetsmiljöområdet fungerar. Sammanfattande analys Antalet tillsvidareanställda är lika många jämfört med föregående år. Fastighetskontoret har under år 2014 använt sig av timavlönad personal i mindre utsträckning än år Kontoret har för övrigt inga större avvikelser vad gäller personalbilden. Medelåldern ligger kvar på 49 år och inom en femårsperiod beräknas 20% av kontorets medarbetare att gå i pension. Under 2015 är det totalt 3 personer som väntas gå i pension om man inte väljer att kvarstå i anställning längre. Med tanke på den generationsväxling som råder är det viktigt att fundera över hur kompetensbehovet ser ut framöver och vilken planering fastighetskontoret måste göra för att kunna möta detta på bästa möjliga sätt. Fastighetskontoret månar om att profilera sig som en attraktiv arbetsgivare, bla genom att erbjuda trainee-, lärlingsoch praktikplatser. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse (24)

17 Nyckeltal som är kopplade till närvaro/frånvaro visar att korttidssjukfrånvaron har ökat något medan långtidssjukfrånvaron har minskat. Detta resulterar i en liten minskning av antal sjukdagar som ligger på 13,10 sjukdagar per tillsvidareanställd i snitt jämfört med 14,53 dagar år Eftersom en stor del av fastighetskontorets medarbetare har ett periodvis fysiskt krävande arbete är det viktigt att försöka förhindra förslitningsskador i tex rygg, axlar och knän. Vi försöker att arbeta förebyggande, dels genom att stimulera medarbetarna till fysisk aktivitet med hjälp av olika friskvårdsinsatser och dels genom riktade insatser från företagshälsovården. Arbetet kring kontorets systematiska arbetsmiljöarbete visar att många delar fungerar väl på fastighetskontoret. Kontoret arbetar aktivt med sina rutiner för arbetsmiljöarbetet, har bra insikt över vad som gäller vid arbetsanpassning/rehabilitering, brandskyddsarbete, skyddsronder mm. Hantering av kemiska produkter och maskiner finns det bra rutiner kring och kontoret har en väl fungerande samverkansorganisation. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse (24)

18 6 Nyckeltal 6.1 Nyckeltal/resultat som följs av kommunfullmäktige/kommunstyrelsen Nyckeltal Utfall T3 Utfall T2 Utfall T1 Utfall 2013 Utfall 2012 Utfall 2011 Totalkostnad per kvm, verksamhetsfastigheter Energianvändning kwh, verksamhetsfastigheter Akut underhåll, procent 44% 44% 44% 34% 34% 29% Planerat underhåll, procent 56% 56% 56% 66% 66% 71% Produktionskostnad per kvm, förskolor Tidsåtgång projektering, förskolor Avser antal månader. Tidsåtgång byggnation, förskolor Avser antal månader 6.2 Nyckeltal/resultat som följs av verksamheten Nyckeltal Utfall T3 Utfall T2 Utfall T1 Utfall 2013 Utfall 2012 Utfall 2011 BRA, förvaltningsoch utvecklingsfastigheter (kvm) Totalkostnad, förvaltningsfastigheter (kr/kvm) Underhållskostnad förvaltningsfastigheter (kr/kvm) Energianvändning (MWh) Utfall 2014 avser Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse (24)

19 Nyckeltal Utfall T3 Utfall T2 Utfall T1 januari-oktober. kwh/kvm A- temp/år i befintlig byggnad Utfall 2013 Utfall Utfall 2011 kwh/kvm A- temp/år i nybyggnation Nettokostnad bostadsanpassning per invånare (kr/inv) Produktionskostnad förskola (kr/kvm) Produktionskostnad gruppbostad (kr/kvm) Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse (24)

20 7 Utveckling av organisationskultur och värderingar Förvaltningen har under året bytt förvaltningschef och den personal som suttit i Rådhuset har under året flyttat till nya lokaler. Detta är det första steget mot att skapa ett gemensamt fastighetskontor. Under 2015 är tanken att hela organisationen ska ses över och en flytt av resterande personal på fastighetskontoret ska ske. Vi blir lokaliserade på ett och samma ställe vilket kommer att bidra till ett förbättrat kommunikations- och arbetsklimat. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse (24)

21 8 Invånar- och målgruppsorientering Fastighetskontoret arbetar för att öka delaktigheten för medborgare vid om- och nybyggnationer, genom att samla till medborgarmöte eller att engagera samhällsföreningar. Brukarna är alltid med i projekteringsskedet. Under 2014 bjöds Kvibille samhällsförening in angående utbyggnaden av Lundsgårds förskola. Fastighetskontoret har tillsammans med fastighetsnämndens kommitté för Lokalhållande föreningar haft fyra möten med Lokalhållande föreningar under året. Fyra synpunkter har kommit till fastighetskontoret via "Å-sikten", varav tre berörde Najaden. Alla inkomna åsikter har registrerats i diariet. Serviceåtagande Enligt värdegrunden ska alla halmstadsbor ha möjlighet till delaktighet och inflytande i de demokratiska processerna. Genom att i serviceåtaganden tydliggöra vilka tjänster och vilken service vi kan erbjuda samt ange tidsperspektiv för dessa åtaganden, och vad som förväntas av kommuninvånaren, så är förhoppningen att delaktighet och inflytande skapas i handläggningsprocessen. Fastighetsnämnden beslutade i december 2011 om serviceåtagande för bostadsanpassning och felanmälan. Handläggning av bostadsanpassningsbidrag - vad vi lovar - En mottagningsbekräftelse ska skickas inom tre arbetsdagar där det framkommer kontaktuppgifter till handläggaren samt besked om ev. kompletterande handlingar krävs. - Vi ska handlägga varje inkommen, komplett ansökan snarast, dock inom sju arbetsdagar. - Vi ska handlägga omgående, efter att ev. ägarmedgivande erhållits, vid brådskande ärenden. Gäller främst tröskelborttagning och stödhandtag. Resultat 2014: De ofullständiga ansökningarna har fortsatt att minska men uppskattningsvis är ca 10 % fortfarande ofullständiga, främst avseende vad man ansöker om men även att underskrift saknas. Serviceåtagandet har inte kunnat uppfyllas främst avseende påbörjandet av handläggningen men även gällande mottagningsbekräftelsen, d.v.s. de sökande har inte fått en mottagningsbekräftelse inom tre arbetsdagar och/eller att handläggningen påbörjats inom sju arbetsdagar. Uppskattningsvis har det i genomsnitt handlat om ca. fem resp. tio dagar. Detta beror på hög arbetsbelastning med en ökning av antalet ärenden samt förändrade arbetsrutiner. Vårt mål är att merparten av bedömningarna, i varje enskilt ärende (projekt), ska göras på plats hos den enskilde samt att vi ska öka antalet uppföljningar med besök för att säkerhetsställa att anpassningarna blivit utförda på ett tillfredsställande sätt. Handläggning av felanmälan - vad vi lovar - Den som felanmäler ska få återkoppling på sin felanmälan senast inom fem arbetsdagar. - Återkopplingen ska ges på den mailadress som uppges i felanmälan. - Om felanmälan kräver längre handläggningstid skickas ett meddelade om detta via uppgiven mailadress. Resultat 2014: Vid felanmälan har den som felanmäler fått återkoppling inom fem arbetsdagar i majoriteten av de anmälda ärendena. Återkoppling har getts via angiven mailadress i anmälan. Detta följs upp och i de fall man hittar fel åtgärdas detta omgående. Under 2015 fortsätter arbetet med att uppfylla serviceåtagandet med en tydlig och transparent återkoppling till kund. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse (24)

22 9 Uppföljning Förenkla helt enkelt 9.1 Bemötande Förslag B1: Levandegör riktlinjer för service och bemötande Har förvaltningen/bolaget genomfört förankring hos personalen? x Klar Påbörjad Ej klar Andel av personalen där förankring skett (%) Förankring planeras vara genomförd (mån/år) Förslag Ä2: Uppföljning och återkoppling av dissonanser Har förvaltningen/bolaget en rutin eller ett kvalitetssystem som systematiskt fångar upp dissonanser i samspelet förvaltning/bolag? Ja x Nej, och planerar ingen rutin/kvalitetssystem Nej, och planerar ingen rutin/kvalitetssystem När kan rutinen/systemet vara i bruk? (mån/år) Förslag Ä4: Myndighetsavgifter kommungemensamt förhållningssätt Hur är din förvaltnings/bolags status angående sammanställning av avgifter enligt punkt Ä4A? - Klar - Påbörjad - Ej klar När beräknas den vara klar? (mån/år) När beräknas den vara klar? (mån/år) Ej aktuell. 9.2 Samarbete och samverkan Förslag S1: Öka din arbetsplats kunskap om andra verksamheter i kommunen Antal organiserade aktiviteter för att fördjupa kunskapen om andra delar i kommunens organisation som är relevanta för din förvaltnings/bolags verksamhet Oftare än 6 gånger/år 2-6 gånger/år 1 gång/år x Sällan/aldrig S1C: Intranätet: Lägg ut information om din verksamhet, hämta information om andras verksamheter, utnyttja de sociala funktionerna alla i samverkan med närmsta chef Antal organiserade aktiviteter för att fördjupa kunskapen om andra delar i kommunens organisation som är relevanta för din förvaltnings/bolags verksamhet Oftare än 6 gånger/år 2-6 gånger/år 1 gång/år x Sällan/aldrig Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse (24)

23 Förslag S2: Uppmuntran storytelling Är uppmuntran och positiv förstärkning på APT eller motsvarande ett stående inslag på mötesagendan på din förvaltning/bolag? Ja x Nej Vilka åtgärder planeras för att förbättra läget? Hur ofta tas uppmuntran och positiv förstärkningupp i dialog med anställda? Ofta re än 6 gån ger/ år 1 gån g/år x 2-6 gånger/år Sällan/aldrig Förslag S3: Introduktionsprogram för nyanställda I vilken omfattning planerar din förvaltning/bolag medverkan i det kommungemensamma introduktionsprogrammet för nyanställda? x Vi skickar alla nyanställda Vi skickar chefer och nyckelpersoner Vi skickar ingen Andel av person alen (%) Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse (24)

24 10 Utmaningar och framtid viktiga händelser Kommunens fastigheter utgör en stor del av kommunens förmögenhet och därmed har fastighetsnämnden ett stort ansvar för att arbetet med kommunens lokaler sker långsiktigt och miljömedvetet. Värdet av kommunens fastigheter måste säkerställas för framtiden. Nya kommunala fastigheter byggs energieffektiva och miljömässigt riktiga och den genomförda satsningen på energisparåtgärder i befintliga fastigheter ska fortsatt följas upp. Fortsatt utbyggnad av solenergilösningar ska ske. För att ta nästa steg i arbetet med energieffektiva lokaler har nämnden skärpt målsättningen vid nybyggnationer. Kompetensutveckling av vår personal är viktigt för att ligga i framkant av den ständigt pågående utvecklingen inom fastighetsområdet. Samverkan/samarbete med andra kommuner och aktörer inom vårt ansvarsområde, lokalt och regionalt, är därför viktigt för att ligga långt fram i utvecklingen av nya arbetssätt, metoder och systemlösningar. Väl fungerande lokaler är en förutsättning för en väl fungerande verksamhet. Service och information till våra hyresgäster är viktigt så att de kan fokusera på sin kärnverksamhet och servicen till våra medborgare. En stor utmaning för nämnden är att på ett flexibelt sätt tillgodose framtida behov av främst förskoleplatser. Investeringstakten är fortsatt hög i kommunen och behovet av att färdigställa nya lokaler i rätt tid är en viktig del av fastighetsnämndens uppdrag. Den beslutade samhällsbyggnadsprocessen med en tydlig samverkan inom kommunen och en tidig start av projekten skapar bättre förutsättningar för att uppfylla kraven som ställs på oss. Efter genomfört projekt med extraordinärt fastighetsunderhåll kan vi konstatera att fortsatt ökande resurser krävs för att säkerställa det ekonomiska värdet av kommunens fastigheter. Det är av största vikt att förutsättningarna för detta arbete inte förändras på grund av oförutsedda underhållskulder som kvarstår i fastighetsbeståndet. Nämndens viktigaste uppgifter under programperioden är att öka resurserna för fastighetsunderhåll. Relationen 60/40 ska gälla mellan planerat och akut fastighetsunderhåll. Samhället utvecklas och våra kunders behov och krav förändras. Anställda ställer krav på praktiska och bra arbetsplatser. Våra invånare önskar stimulerande, trygga och trivsamma utrymmen att vistas i, ofta hela dagar och under långa perioder. Vår utmaning är att utveckla och skapa inspirerande och flexibla lokaler som uppfyller kraven och ger stöd för nya arbetssätt. Det är i dag vi bygger framtidens lokaler och vårdar äldre värdefulla fastigheter. Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse (24)