Framgångsrik mångfaldsutbildning för Martin & Servera ett case från Aktivering Läs om hur vi med hjälp av engagerande övningar och lyckad kommunikation ökade mångfaldskompetensen hos 3 000 medarbetare och chefer.
Inledning Restaurang- och storköksleverantören Martin & Servera vill skapa en arbetsplats där alla känner sig välkomna till jobbet, oavsett vem man är och var man kommer ifrån. Företaget ser mångfald som en strategisk fråga som bland annat handlar om att säkerställa kompetensförsörjningen och möta kundernas behov. För att öka mångfaldskompetensen i organisationen genomfördes utbildningen Välkommen till jobbet! där 3000 chefer och medarbetare deltog. Martin & Servera valde att använda Aktiverings metodik som möjliggjorde för chefer på alla nivåer att själva leda sina grupper genom processen. Tillsammans utvecklade vi ett utbildningskoncept där deltagarna bland annat fick uppleva hur fördomar och det som uppfattas som normalt ibland ställer till det i mötet med andra, de fick upptäcka vilka beteenden som gör att alla känner sig inkluderade och träna på att säga ifrån när något inte känns okej. I det här caset berättar vi om utbildningen och tipsar om vad som är viktigt att tänka på för att en satsning av det här slaget ska bli framgångsrik och leda till varaktig förändring. KARIN ALLERGREN, VD, AKTIVERING VI SKAPAR FÖRÄNDRINGSPROCESSER SOM VÄCKER MEDARBETARNAS ENGAGEMANG OCH LEDER TILL VERKLIG FÖRÄNDRING. VÅRT BÄSTA RÅD? SÄKERSTÄLL ATT ER FÖRÄNDRINGSPROCESS HANDLAR OM MED ARBETARNAS VARDAG OCH GER CHEFERNA STÖD ATT LEDA. LÄS MER OCH KONTAKTA OSS PÅ AKTIVERING.SE För Martin & Servera handlar mångfald om att ge utrymme för olikheter gällande kön, etnisk tillhörighet, sexuell läggning, funktionsvariation, tro och ålder men också om olika erfarenheter, utbildning och värderingar.
Innehåll Ett företag med höga ambitioner Om utbildningen Välkommen till jobbet! 1. Gör research i medarbetarnas vardag 2. Testa, testa, testa! 3. Låt medarbetarna uppleva, upptäcka och utmanas 4. Film som budskapsbärare 5. Chefsförberedelse är A och O 6. Kommunikation som inspirerade 7. Medarbetardrivet innehåll för igenkänning Resultat Så jobbar vi
Ett företag med höga ambitioner Martin & Servera har verksamhet på flera platser runtom i landet och cirka 3000 medarbetare i lagerverksamhet, kundtjänst, transport och på huvudkontoret som ligger i Årsta. Satsningen på mångfald omfattar dels att utveckla företagskulturen, som utgår från värderingarna engagerad, modig och kompetent, dels att utveckla det strukturella arbetet med mångfald. Exempel på det senare är en ny diskrimineringsfri rekryteringsprocess och en handlingsplan med mätbara mål som bland annat anger hur många av cheferna i företaget som ska vara kvinnor respektive ha utländsk bakgrund. Martin & Servera deltar också i ett forskningsprojekt som har fokus på ledarutveckling och rekrytering. AKTIVERINGS ERFARENHET ÄR ATT DE FÖRETAG SOM LYCKAS BÄST MED SITT FÖRÄNDRINGSARBETE ÄR DE SOM LÅTER KULTUR OCH STRUKTUR SAMSPELA, PRECIS PÅ DET SÄTT SOM MARTIN & SERVERA GÖR. Tidigare jobbade jag på ett företag där det pratades mycket om mångfald men jag märkte aldrig av den i vardagen. På Martin & Servera känns det som att det är mångfald på riktigt. /MEDARBETARE PÅ MARTIN & SERVERA
Om utbildningen Välkommen till jobbet! Tillsammans med Martin & Servera har Aktivering utvecklat en mångfaldsutbildning för samtliga 3000 medarbetare. Utbildningen pågick under 8 veckor och bestod av både individuella uppgifter och övningar i grupp. Gruppövningarna genomfördes i de ordinarie arbetsgrupperna och leddes av respektive chef. Utbildningen var uppdelad i två steg: Det första steget hade fokus på vad mångfald är och vad företaget och individen har att vinna på mångfald. Det andra steget hade fokus på att förstå mer om hur fördomar och normer dagligen påverkar oss, att utforska hur inkluderande beteenden man har i sin egen grupp och hur man säger ifrån om någon agerar på ett oschysst sätt. I det här caset får du veta mer om hur vi skapade utbildningen och hur den gick till. Start för utbildningen Välkommen till jobbet. Du får den här boken av din chef. Gruppövning 1: Vad är mångfald, värdet med mångfald och vilka beteenden som är viktiga för att alla ska känna sig välkomna till jobbet. Gruppövning 2: Om normer och fördomar och vilka beteende vi kan bli bättre på i vår arbetsgrupp för att alla ska känna sig välkomna. Nu börjar det! Efter utbildningen har alla fått mer kunskap om hur vi tillsammans kan skapa en arbetsplats där alla känner sig välkomna oavsett vem vi är eller var vi kommer ifrån. Obligatorisk uppgift: När trivs du som bäst på jobbet? Obligatorisk uppgift: Ge mer beröm Obligatoriska uppgifter: Testa dig själv Sticker du ut? Obligatorisk uppgift: Beteenden som gör skillnad Bidra med din idé! DE HÄR MÅLEN SATTES FÖR UTBILDNINGEN: 1. Medarbetarna skulle uppleva en ökad förståelse för vad mångfald är och vilket värde Martin & Servera ser med mångfald. 2. Medarbetarna skulle få med sig kunskap som de har användning för i vardagen. 3. Medarbetarna skulle ha kunskap om vad de själva kan göra för att alla ska känna sig välkomna i arbetsgruppen.
Våra olikheter är en av Martin & Serveras främsta tillgångar. Med olika erfarenheter och kompetens har vi lättare att lösa problem och tänka nytt vilket gör vårt arbete både bättre och roligare. Vårt arbete med mångfald är en viktig del i att skapa en företagskultur som rustar Martin & Servera för framtiden så att vi kan skapa världens bästa arbetsplats! /HÅKAN ÅKERSTRÖM, VD, MARTIN & SERVERA
1. Gör research i medarbetarnas vardag För att skapa engagemang behöver man säkerställa att innehållet i uppgifter och övningar är relevanta för medarbetarna och handlar om deras vardag. Det bästa sättet att ta reda på hur vardagen ser ut för en viss grupp medarbetare är att uppleva den tillsammans med dem. Som en del i researchen genomförde Aktivering flera studiebesök där vi bland annat besökte lagerverksamheten och fick träffa medarbetare som plockade varor och tog hand om nya beställningar, löste olika vardagliga situationer och kommunicerade med varandra. Under arbetsplatsträffar fick vi ta del av aktuella frågor för arbetsgruppen och vi fick syn på beteendemönster hos medarbetarna. Vi passade också på att intervjua medarbetare vi träffade för att få en djupare förståelse för hur de uppfattade sig själva och sin arbetsgrupp. De insikter vi fick med oss var värdefulla för vårt fortsatta arbete med mångfaldsutbildningen. Baserat på studiebesök, intervjuer och övrig inventering av målgruppen tog vi fram så kallade personas, eller normpersoner, som representerade målgruppen. Det hjälpte till att hålla rätt fokus när vi skapade övningarna i utbildningen.
2. Testa, testa, testa! Genom att ta fram prototyper, genomföra användartester och justera materialet efter användarnas feedback säkerställer vi att övningarna i ett förändringsprogram upplevs som tydliga, relevanta och engagerande. Under utvecklingen av utbildningen Välkommen till jobbet! testades övningarna i fem omgångar. Vi ville skapa de bästa förutsättningar för chefer på alla nivåer att kunna leda sina medarbetare genom en utbildning om ett ämne som inte är alldeles enkelt. Vi behövde hitta balansen mellan att få tillräckligt djupa diskussioner och ändå styra diskussionerna mot en nivå som de allra flesta chefer skulle klara av. För att säkerställa detta gjordes tester på flera arbetsplatser med grupper av chefer och medarbetare, där chefen ledde övningarna med stöd av en prototyp. Aktivering var med i rummet, fångade upp förslag på justeringar och observerade vad som hände i diskussionerna som uppstod. Genom testerna fick vi ovärderlig feedback som användes för att färdigställa utbildningen. ÄVEN OM AKTIVERING INTE PRODUCERAR SPEL BRUKAR VI ANVÄNDA SÄLLSKAPSSPEL SOM EN LIKNELSE FÖR VAD VI VILL ÅSTADKOMMA. SPELAR DU ETT SPEL MED DINA VÄNNER SKA DU INTE BEHÖVA HA SPELUTVECKLAREN I RUMMET FÖR ATT FÖRSTÅ HUR SPELET GÅR TILL. PÅ SAMMA SÄTT UTVECKLAR AKTIVERING SJÄLVINSTRUERANDE MATERIAL SOM GÖR ATT CHEFERNA KAN SAMLA SINA MEDARBETARE OCH SJÄLVA LEDA SIN GRUPP GENOM EN ÖVNING.
3. Låt medarbetarna uppleva, upptäcka och utmanas Vi vet att vi lär oss mest när vi får vara aktiva och ges möjlighet till både reflektion och diskussion. Utbildningen Välkommen till jobbet! bestod av både individuella uppgifter och gruppövningar där medarbetarna fick uppleva, upptäcka och utmanas. Eftersom många av medarbetarna på Martin & Servera inte har tillgång till dator använde vi tryckt material.
EXEMPEL PÅ INDIVIDUELL ÖVNING DÄR MEDARBETARNA FÅR UPPTÄCKA NÅGOT OM SIG SJÄLVA: Cheferna gjorde testet som förberedelse inför gruppövningarna och medarbetarna fick i uppgift att göra testet efter gruppövningarna när de fått lite mer kunskap om normer. Sticker du ut? Om du tillhör normen i ett visst sammanhang betyder det att du tillhör den grupp som uppfattas som mest normal i just det sammanhanget. Men många av oss hamnar ibland i ett sammanhang där vi inte tillhör normen och då kan vi känna oss både obekväma och utsatta. I det här testet får du fundera över om du någon gång haft en dålig upplevelse på grund av vem du är. Kryssa för hur du upplever att påståendena stämmer in på dig: Jag har känt mig utanför eller obekväm på grund av min/mitt: Ålder Kön Utländska bakgrund Hudfärg Fysiska/psykiska funktionsnedsättning Religion Klass Sexualitet Könsidentitet Kroppsstorlek Aldrig Sällan Ofta Har du satt ett eller flera kryss under ofta? Då tillhör du förmodligen inte normen inom detta område men det betyder inte att du ska ändra på dig! För att skapa en arbetsplats där alla känner sig välkomna är det viktigt att vi ser våra kollegors olikheter som tillgångar, och inte hinder. Det är varje individs ansvar att agera och uttrycka sig på ett sätt som får alla att känna sig bekväma och trygga på jobbet, även de som inte tillhör normen. De som bara kryssat i aldrig och/eller sällan har störst ansvar! Har du bara kryssat i aldrig och/eller sällan? Du ser ut att tillhöra normen inom alla områden i det här testet, men tänk på att du har kollegor som inte gör det. För att skapa en arbetsplats där alla känner sig välkomna är det viktigt att vi ser våra kollegors olikheter som tillgångar, och inte hinder. Du som är norm har ett extra ansvar för att visa ditt personliga engagemang genom att alltid agera och uttrycka dig på ett sätt som får alla att känna sig bekväma och trygga på jobbet, även de som inte liknar dig.
EXEMPEL FRÅN GRUPPÖVNING DÄR MEDARBETARNA FÅR UTMANA SIG SJÄLVA: Den här övningen är ett delmoment i den andra gruppövningen i utbildningen. I research-fasen f ick vi syn på att medarbetarna, om de överhuvudtaget agerar, gärna anförtror sig åt sin chef om de själva eller någon annan blir oschysst behandlad. Det är förstås ett f int betyg till cheferna men det mest effektiva sättet att få tillstånd en förändring är att direkt säga till den det berör. Martin & Serveras värdering modig är dessutom helt i linje med ett sånt beteende. I den här övningen f ick medarbetarna i par utmana sig själva med hur de skulle agera om alternativet att anförtro sig åt chefen togs bort. Säg ifrån! 1. Vi läser igenom situationerna och markerar de vi själva har upplevt eller hört någon annan berätta om. 2. Du väljer en av de förkryssade situationerna och diskuterar tillsammans hur du skulle säga ifrån till kollegan som beter sig oschysst. I den här övningen får vi inte välja att be chefen hantera situationen syftet med övningen är att fundera över hur vi själva skulle kunna säga ifrån. Använd gärna tipsen på sidorna 20 och 21 i boken Välkommen till jobbet! En kollega säger nedsättande ord till en annan kollega. En kollega drar ett olämpligt skämt om en annan kollega. En kollega blir aldrig tillfrågad om att följa med på fika eller lunch. En kollega prata nedlåtande om människor på grund av deras utländska bakgrund. En kollega går till personangrepp mot en annan kollega. Dessa göms bakom en skämtsam attityd. En kollega kommenterar en annan kollegas utseende på ett nedlåtande eller sexistiskt sätt. Du kan också välja en egen situation du varit med om eller hört om där du tycker det är viktigt att säga ifrån.
DE BÅDA GRUPPÖVNINGARNA GENOMFÖRDES I MINDRE GRUPPER OM 6-10 PERSONER. DET ÄR EN LAGOM STOR GRUPP FÖR ATT DET SKA BLI DYNAMIK I DISKUSSIONERNA SAMTIDIGT SOM ALLA GES MÖJLIGHET ATT KOMMA TILL TALS. DE CHEFER SOM HADE STÖRRE GRUPPER FICK GENOMFÖRA ÖVNINGARNA FLERA GÅNGER. Arbetsboken Välkommen till jobbet en bok om hur vi blir världens bästa arbetsplats! innehöll fakta, tips och övningar på temat normer och fördomar, och den användes löpande under utbildningen.
4. Film som budskapsbärare I de förändringsprogram vi genomför använder vi oftast film som budskapsbärare, dels för att cheferna ska slippa läsa långa texter innantill, dels för att film är utmärkt för att inspirera och väcka känslor. Filmerna används ofta som introduktion eller summering av en övning. I utbildningen Välkommen till jobbet! tog Aktivering fram flera filmer som stöd för övningarna. Vi gjorde en film med Martin & Serveras VD där han hälsar välkommen till utbildningen och berättar om varför mångfald är viktigt för företaget. Vi gjorde en film som förklarade vad normer är och hur det påverkar oss i vår vardag och en film om fördomar där Zanyar Adami, mest känd som grundare till tidningen Gringo, delar med sig av sin upplevelse av att vara uppväxt med Pippi Långstrump och falukorv och ändå aldrig få känna sig riktigt svensk. Vi gjorde också en film där medarbetare runt om på Martin & Servera fick dela med sig av positiva aspekter av mångfald i vardagen. När jag började jobba här, för 17 år sedan fanns det inte på världskartan att det skulle jobba tjejer på lagret. Jag minns att de ringde in extrapersonal från ett bemanningsföretag och så kom det en tjej. Och vi bara stod och skrattade och tänkte att det här är för tungt, hon kommer ju aldrig klara det här. Men när dan var slut så visade sig att hon hade ju plockat bättre än nån av oss andra. Och sen dess har det ju hänt en hel del, både att vi har fler tjejer på lagret, men också att man har ändrat rutinerna och minskat storleken på många förpackningar. Så nu har arbetet blivit bättre och mindre tungt för alla oss som jobbar här. CITAT UR MEDARBETARFILM SOM TOGS FRAM FÖR UTBILDNINGEN
5. Chefsförberedelse är A och O Mångfald är ett ämne som både kan upplevas som svårt och negativt laddat. För att ge cheferna bästa möjliga förutsättningar att leda sina grupper genom övningarna och stötta sina medarbetare fick samtliga 400 chefer delta i en halvdagsworkshop. Martin & Serveras VD och HR-direktör turades om att introducera workshoppen som sedan leddes av Aktivering. Under workshoppen fick cheferna utforska vad normer är och hur normer påverkar det egna ledarskapet och de fick upp ögonen för sina fördomar. Cheferna fick också prova på övningarna de skulle genomföra med sina medarbetare under utbildningen. Både innan utbildningen Välkommen till jobbet! startade och under dess gång hade cheferna stöd av en digital portal. Portalen skapades i Aktiverings webbaserade tjänst Activate. I portalen presenterades olika förberedande uppgifter för cheferna i ett pedagogiskt flöde. Portalen möjliggjorde också för Martin & Servera att kontinuerligt följa upp aktivitetsnivån hos cheferna, samla in resultat från övningar och utvärdera de övningar som genomförs. Utsnitt från den digitala portalen
6. Kommunikation som inspirerade För att uppmärksamma mångfaldsutbildningen la vi stort fokus på den interna kommunikationen som löpte under hela utbildningen. All kommunikation utgick från konceptet Välkommen till jobbet! Med konceptet ville vi på ett tydligt sätt signalera kärnan i utbildningen: att alla ska känna sig välkomna oavsett vilka de är eller var de kommer ifrån. Kommunikationen täckte både etablerade interna kanaler som intranät och affischer, men också mer oväntade insatser. Bland annat klistermärken med budskap som Får en tjej gå på killtoan? och Hur skulle det vara att bara ha kollegor som liknar dig?. Klistermärken sattes upp runt om i Martin & Serveras lokaler
7. Medarbetardrivet innehåll för igenkänning Vi skapade en ambassadörsgrupp bestående av 9 medarbetare från olika delar av verksamheten. Deras uppgift var att rent praktiskt stötta projektet genom att sätta upp affischer, och klistermärken på sina respektive arbetsplatser. Men framförallt skulle de skapa engagemang kring utbildningen bland sina kollegor. För att förbereda dem skräddarsydde vi en kunskapsdag för ambassadörerna. Under dagen fick de bland annat testa olika övningar från utbildningen och diskutera hur de kunde lyfta Välkommen till jobbet! på sina arbetsställen. Under utbildningens gång drev ambassadörerna med stöd av Aktivering och Martin & Serveras internkommunikationsansvarig Välkommen till jobbet-bloggen på intranätet. Under olika teman delade ambassadörerna med sig av sina egna erfarenheter av att känna sig utsatta för olika typer av diskriminering. De gick även på studiebesök hos företag som ligger i framkant i mångfaldsarbete och fick i uppdrag att luncha med kollegor de inte känner och utmana sig själva att testa nya vanor. Allt detta ledde till personliga inlägg på bloggen.
9 ambassadörer 18 blogginlägg 830 tummen upp 37 kommentarer Jag tyckte att det var både roligt och lärorikt. Att man själv fick tänka till och dela med sig av sina tankar men även läsa andras inlägg var inspirerande. Vissa gjorde mer personliga inlägg och andra mer generella men det var intressant och lärorik att höra andras åsikter och perspektiv. Bloggen var ett bra sätt att få sina egna tankar och andras tankar i rull. SOFIE MARTIN, MÅNGFALDSAMBASSADÖR, MARTIN & SERVERA
Resultat 88% HAR FÅTT EN TYDLIGARE ELLER MYCKET TYDLIGARE BILD AV VAD MÅNGFALD ÄR OCH VILKET VÄRDE MARTIN & SERVERA SER MED MÅNGFALD. 67% KÄNNER ATT DET ÄR TYDLIGARE ELLER MYCKET TYDLIGARE VAD HEN SKA GÖRA FÖR ATT ALLA SKA KÄNNA SIG VÄLKOMNA I ARBETSGRUPPEN. 77% PROCENT KOMMER ATT HA MYCKET STOR ELLER GANSKA STOR ANVÄNDNING AV KUNSKAPEN FRÅN UTBILDNINGEN I SIN VARDAG. Utbildningen har gett upphov till flera konkreta idéer om vad Martin & Servera kan göra för att alla ska känna sig inkluderade, varav många förverkligas under året. Exempel är trygghetsronder i inre och yttre miljöer och lokala trivselgrupper. Vi har fått större förståelse för varandra och kommit varandra närmare. /MEDARBETARE PÅ MARTIN & SERVERA Det var en bra variation mellan filmer, samtal i grupp/parvis och andra övningar viket ledde till bra diskussioner. Materialet gjorde att man kände sig trygg när man har utbildningen, i ett ämne som är ganska svårt. /CHEF PÅ MARTIN & SERVERA
Så jobbar vi Aktivering skapar förändringsprocesser som väcker medarbetarnas engagemang och leder till verklig förändring. Genom att kombinera många års erfarenhet av varumärkesutveckling och kommunikation med change management, modern pedagogik och gamification skapar vi skräddarsydda förändrings program. KONTAKTA OSS SÅ BERÄTTAR VI MER OM HUR VI KAN HJÄLPA TILL. DU NÅR KARIN ALLERGREN PÅ 070-300 51 38, WWW.AKTIVERING.SE