SUNNE KOMMUN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 2016-12-06 1 (1) Sida Ks 337 Revisorernas granskning av kommunens flyktingmottagande och integration Dnr KS2016/292/01 Kommunstyrelsens beslut Revisorernas synpunkter i granskningsrapporten om flyktingmottagande och integration anses besvarad med verksamhetschefens tjänsteskrivelse 2016-11-09. Sammanfattning av ärendet Kommunrevisionen har med biträde av KPMG genomfört en granskning av hur Sunne kommun arbetar med integration och flyktingmottagande. Syftet har varit att dra lärdom av den rådande situationen med hög belastning på flera av kommunens verksamheter. I granskningen har en bedömning gjorts av hur kommunstyrelsens styrning, genomförande och uppföljning fungerar. Sammanfattningsvis konstaterar revisorerna att det utöver den kommunövergripande visionen och strategin för kommunen finns en brist på tydliga politiska direktiv. Arbetet med mottagande och integration har ändå fungerat relativt väl, vilket till stor del beror på en lösningsfokuserad och engagerad personal. Revisorerna lämnar ett antal rekommendationer till förbättringar för hur arbetet med integration och flyktingmottande bättre kan planeras och styras upp av kommunstyrelsen. Granskningsrapporten har överlämnats till verksamhetschefen för individstöd för yttrande. Beslutsunderlag Socialutskottet 2016-11-21, 265 Verksamhetschefens tjänsteskrivelse 2016-11-09 KPMG:s rapport om Integration och flyktingmottagande Beslutet skickas till: KPMG Samtliga verksamhetchefer Kommunrevisorerna Justerare Utdragsbestyrkare
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 2016-11-09 1 (5) Kommunstyrelsen Revisorernas granskning av kommunens flyktingmottagande och integration KS2016/292/01 Förslag till beslut Revisorernas synpunkter i granskningsrapporten om flyktingmottagande och integration anses besvarad med verksamhetschefens tjänsteskrivelse 2016-11-09. Sammanfattning av ärendet I samband med KPMG:s granskning av Sunne kommuns flyktingmottagande framkom att mottagandet fungerat relativt väl, men det fanns områden där revisorerna hade påpekanden och synpunkter. Det kan i stort beskrivas genom att det stora mottagandet under 2015-16 innebar så kraftig arbetsbelastning för flertalet inblandade att arbetet innebar att lösa det konkreta vardagsarbetet. Lagar, avtal och förordningar fanns och erfarenhet från tidigare mottagande. Det överskuggande problemet var möjligheten att finna placering/bostad för de som anvisades. Viktigt är att här påminna om det stora antalet frivilliga och familjehem som erbjöd sina tjänster. De flesta av de punkter som påtalats i rapporten är åtgärdade, men det finns några som återstår däribland kommunens målsättning för integrationen i kommunen. Målsättningen kommer att arbetas vidare med. Likaså att få de rutiner för integrationsarbetet som finns fastställda. Personalresurserna när det gäller återsök av ersättningen från Migrationsverket behöver förstärkas i vissa delar, vilket också är ett pågående arbete. Det är nödvändigt att kontinuerligt följa utvecklingen inom integrationsområdet. För närvarande finns två betydelsefulla områden dels utvecklingen inom ensamkommande barn, dels den sociala situationen med arbete och skola för de som bosatt sig i Sunne kommun. Utredning av ärendet Sunne kommuns revisorer har gett KPMG uppdraget att granska kommunens arbete med motagandet av flyktingar och integrationen. Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org.nr Sunne kommun Verksamhetsstöd 0565-160 00 växel www.sunne.se 744-2684 bankgiro 1. Verksamhetsstöd Kvarngatan 4 0565-16078 direkt felicia.weinberg@sunne.se 212000-1843 org.nr 686 80 Sunne Sunne 0722065790 mobil
2 (5) Det senaste året har antalet nyanlända ökat i stor omfattning och belastningen har varit hög på flera av kommunens verksamheter. I samband med granskningen framkom att arbetet med mottagandet av flyktingar och integrationen konstaterades att flyktingmottagandet fungerar relativt väl, mycket på grund av lösningsfokuserad och engagerad personal, men revisorerna tog även fram några utvecklingsområden. Dessa områden kommer att redovisas punktvis. 1. Kommunen föreslås fastställa en plan för hur arbetet med flyktingmottagning och integration ska bedrivas i kommunen där ansvar och rollfördelning framgår. Detta för att säkerställa att arbetet bedrivs ur ett kommunövergripande perspektiv och mål-och lagefterlevnad dels i rådande situation, dels för beredskap inför framtida liknande situationer Den viljeinriktning som det idag arbetats efter framgår följande. Integrationen i Sunne innebär att Tillsammans skapar vi ett hållbart Sunne. Vi tar tillvara varandras olikheter och erfarenheter så att alla människor kan utveckas och växa. Vår historia och kultur bär oss in i framtiden och visar oss vägen, i en tillåtande miljö vågar vi prova nytt. För att nå målen ska tre arbetsstrategier genomsyra allt arbete som bedrivs och alla beslut som tas inom kommunen. Arbetsstrategierna ska även återfinnas i samtliga verksamhets- och handlingsplaner som nu ska göras: *Tillgänglighet: Sunne kommun ska vara tillgängligt för alla oavsett funktionsförmåga såväl när det gäller att få kontakt med olika förvaltningar fysisk miljö, information samt språk. *Medskapande: Sunne kommun lyssnar på invånarnas åsikter och bjuder in barn, unga, vuxna, lokala grupper och företag att delta i kommunens utveckling. *Mångfald: Sunne kommun ska vara en plats där alla människor får plats oavsett identitet och härkomst. En kartläggning har gjorts för att klarlägga vilka rutiner som idag finns och vad som saknas i organisationen. Kartläggningen sträcker sig från 0-100 år och berör alla kommunens verksamheter. Verksamheterna för Individstöd, Barns lärande samt Unga och Vuxnas lärande arbetar utifrån kartläggningen och arbetsstrategierna med en kommunövergripande handlingsplan för mottagande och integration. Handlingsplanen beräknas vara klar under december 2016 för beslut i januari 2017. Kommunen har även påtagit sig särskilt ansvar genom avtal med Migrationsverket och andra aktörer den s.k. LÖKEN (Lokal överenskommelse.) LÖKEN innebär en rollfördelning mellan olika myndigheter såsom Arbetsförmedling, Försäkringskassan och Landstinget(Vårdcentralen i Sunne).
3 (5) 2. Kommunstyrelsen föreslås ta fram plan för bostads-och lokalförsörjning med tillhörande inversteringsplan samt en tidsplan för föreslagna åtgärder. Kommunfullmäktige beslutade den 29 augusti om en bostadsförsörjningsplan för Sunne kommun. 3. Kommunstyrelsen föreslås kartlägga var i organisationen det idag finns brister avseende personalförsörjning och vidare arbeta utifrån ett tydlig kompetensförsörjningsplan där ansvar för kompetensförsörjningen tydliggörs. Detta är av vikt för att säkerställa tillräckliga resurser för personal och kvalitet i verksamheten. Enheten för integration håller sig uppdaterad med forskning om integration, rapporter och ny kunskap, samt ser till att sprida denna kunskap i kommunen. Enheten ansvarar för att ständigt utveckla kommunens integrationsarbete och verka för att kommunens olika verksamheter och anställda har en samsyn gällande integrationsarbetet. Från de olika verksamheterna i kommunen deltar representanter i de regionala nätverk som drivs genom länsstyrelen. Vidare deltar olika tjänstemän på utbildningar både regionalt och nationellt för att ta hem information och kunskap. FOU i Värmland genomför under hösten en satsning på temadagar gällande integration där anställda deltar från olika nivåer inom administrationen. Sunne har genom åren varit aktiv inom kunskapsskridandet i länet. Detta genom samordning av satsningar, projekt inom skolan och som aktör i större konferenser kring integration. Genom att delta i regionala projekt kring etablering för nyanlända ges även i nätverket ett kunskapsutbyte. I varje arbetsutskottssammanträde och på Kommunstyrelsen har det senaste året funnits en punkt för rapportering kring situationen gällande mottagandet av flyktingar samt även betr. asylboenden i kommunen. 4. Kommunstyrelsen bör snarast säkerställa att utredningar av samtliga familjehem och barn genomförs för att säkerställa att barnens behov tillgodoses. Inom enheten Individ och familjeomsorg har sedan sommaren 2016 anställts en konsult, socionom, som genomför utredningarna gällande familjehemen. Han beräknas vara klar senast oktober månad 2016. Varje ärende kommer att tas upp Sociala utskottet för beslut. En större andel är utredda och har erhållit beslut. 5. Kommunstyrelsen föreslås se över arbetet med återsök av statliga medel för minskad sårbarhet i organisationen. Det är av stor vikt att det finns goda rutiner för återsök av statliga medel och tillräckliga resurser för personal med flera personer med kunskap och kompetens i återsökningsprocessen. Kommunstyrelsen bör vidare säkerställa att fördelningsmallen färdigställs och att mallen förankras politiskt.
4 (5) Under 2015 har tre ekonomer och ekonomichef deltagit i utbildning angående ersättningar från Migrationsverket. Överförmyndarhandläggare, utredningshandläggare på IFO och verksamhetschef för Individstöd deltog i samma utbildning för att ha en gemensam grund att gå vidare från. Efter utbildningen har åtgärder genomförts för att säkerställa att återsökning av medel från Migrationsverket görs i den utsträckning som reglerna tillåter. Återsökningsprocessen har genomlysts och fler återsöker idag för de olika verksamheter där kostnader uppkommer, t ex inom skola, äldreomsorg och LSS. Förslag till fördelningsmodell med konteringsuppgifter har tagits fram och används under 2016. Eftersom flyktingströmmen under hösten 2015 såg radikalt förändrad ut från tidigare år har uppskattad fördelning gjorts för 2016. Modellen har bearbetats och överenskommits i samråd mellan handläggare, ekonomer och verksamhetschefer inför 2016. 6. Kommunstyrelsen föreslås säkerställa att riktlinjer för den nystartade integrationsenheten fastställs för att ge ökade förutsättningar till en ändamålsenlig verksamhet. Det finns idag påbörjade riktlinjer för integrationsenheten. Det som framkommer i genomgången är att en handlingsplan för hela kommunens alla ansvarsområden ska ingå och att det finns rutiner att förhålla sig till för samtliga verksamheter som möter målgrupen. Detta arbete kommer att utföras gemensamt av Verksamheterna för Individstöd, Barns lärande samt Unga och Vuxnas för att nå helheten av integrationsuppdraget. 7. För att tydliggöra mål, arbetsmetoder och ansvar bör kommunstyrelsen fortsätta att utveckla och formalisera samverkan med andra aktörer. Sunne kommun är en part bland ett stort antal aktörer i samverka kring integrationen i Sunne kommun. Det är Svenska kyrkan som är sammankallande och deltagandet har under året varit mycket stort. Polisen och brandchefen genom Trygghetscenter har deltagit samt flera tjänstemän utifrån olika ansvarsområden inom integration. Även politiska företrädare har deltagit i samverkansmötena. Engagemanget och ansvarstagandet från de frivilliga organisationerna har varit mycket stort. Vad som kommit fram i diskussioner gällande utvärdering av mötesordningen är att organisationerna tycker att det varit bra att kunna få en korrekt information eftersom det förekommer stor ryktesspridning i integrationsfrågor. Det har varit bra och handlingskraftigt när någonting behövts åtgärdats. Känslan att inte vara ensam, att dela på arbetet och kunna ta olika ansvarsområden har varit en framgångsfaktor.
5 (5) Beslutsunderlag Verksamhetschefens tjänsteskrivelse 2016-11-09 KPMG:s rapport om Integration och flyktingmottagande Berit Westergren Kommunchef Felicia Weinberg Verksamhetschef Beslutet skickas till: KPMG Samtliga verksamhetchefer Kommunrevisorerna