PROTOKOLL 1 (13) 2009-10-14 Plats och tid Öppenheten kl 13.15-15.00 Beslutande Stefan Bergman ordförande (s) Jan-Erik Ershag (kd) Britt-Marie Lundström (s) Karl-Erik Gustavsson (s) Margareta Lundgren (s) Robert Ignberg (s) Catarina Lundberg (fp) Leif Holmkvist Jan-Erik Engman (mp) Övriga deltagande Mona Bergqvist kommunal 77 Ersättare Fredrik Barrljung (s) Elsy Larsson (s) Erik Lundgren (fp) Henry Andersson (m) Tjänstemän Helena Markgren förvaltningschef Fredrik Nilsson avdchef lokalförsörjning Christer Norberg avdchef projektavdelningen Ulrica Marklund avdchef ekonomi Eva Nyström avdchef städ 77 Viktoria Berglund enhetschef städ 77 Roger Bohman förvaltare 86 Ralph Hedlund installationsledare 84,85 Peter Lundmark måltidschef Hallgerd Pettersson sekreterare Utses att justera Jan-Erik Ershag Paragrafer 77-87 Underskrifter.. Stefan Bergman, ordförande Hallgerd Pettersson, sekreterare.. Jan-Erik Ershag, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av fastighetsnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2009-10-14 2009-10-20 2009-11-11 Förvaringsplats för protokollet Fastighetskontoret Underskrift. Hallgerd Pettersson
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 77 Dnr 2009-090219 Riktlinjer för lokalvård Fastighetskontoret har sammanställt riktlinjer för att bättre kunna tillmötesgå kundernas önskemål samt tydliggöra ansvarsfördelningen mellan städavdelning och kund. Vidareutvecklingen av arbetssätten är en förutsättning för att uppnå samma effekt och kvalitet som den av kommunfullmäktige beslutade grundnivån städ, inom det ekonomiska utrymme som beslutats i 2009 års och flaggats för i kommande års driftbudget. Riktlinjerna är ett komplement till Lokalförsörjningspolicyn som beslutades av KF 2007-09-18. Riktlinjerna ses i bilaga1. Det arbete som tidigare utfördes utifrån en grundnivå med betoning på frekvenser har nu för att bättre anpassas till verksamheternas olika behov, utvecklats till en kvalitetsnivå där större hänsyn tas till nyttjandegrad av enskilda lokaler.som en följd av detta kommer nya effektivare kostnadsberäkningar och debiteringsrutiner att arbetas fram Städavdelningen har samma intäkter som tidigare, men en viss omfördelning av städkostnader kan komma att ske mellan kunderna. 1. Godkänna riktlinjer för lokalvård. 2. Informera facknämnderna och kommunstyrelsen om de framtagna riktlinjerna. Bilaga 1, Riktlinjer för lokalvård Bilaga 2 Kommunals yttrande angående riktlinjer för lokalvård Kommunstyrelsen Samtliga nämnder
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 78 Dnr 2009-090222 Omfördelning av budget målning av gruvmuseum i Boliden I underhållsplanen som fastighetsnämnden fastställde 2009-02-11 så fanns målning av Gruvmuseum i Boliden med. I budget fanns det avsatt 450 000 kronor för detta. Antagen entreprenör kommer inte att hinna med att måla det under säsongen. Därför vill fastighetskontoret omfördela 450 000 kronor till disponibelt. Omfördela 450 000 kronor från underhållsprojekt målning Gruvmuseum till disponibelt Fastighetskontorets tjänsteskrivelse, daterad 2009-09-25 Förvaltare norr
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 79 Dnr 2009-090227 Information om inbjudan till branschdagar Sveriges kommuner och landsting anordnar årets branschdagar offentlig fastighetsförvaltning 2009, den 3-4 november i Malmö. Förslagsvis två ledamöter från fastighetsnämnden och några tjänstemän från fastighetskontoret. Se bifogat program Inga ledamöter åker
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 80 Dnr 2009-090224 Prognos fastighetsnämnden, september 2009 Fastighetskontoret har sammanställt en kortfattad ekonomisk prognos för innevarande år till KLK. Utförligare prognoser lämnas i tertialrapporter samt vid årsbokslutet. Dessa rapporteringstillfällen innebär att kontoansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella under- och överskott samt att förvaltningen vid budgetavvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Godkänna redovisad information, daterad 2009-09-30 Bilaga 1, prognos för drift och investering, september 2009, daterad 2009-09-30 Bilaga 2, utfall och prognos per driftprojekt, daterad 2009-09-30 Bilaga 3, utfall och prognos per investeringsprojekt 2009, daterad 2009-09-30
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 81 Dnr 2009-090225 Redovisning av internkontroll 2009 En internkontrollsplan fastställdes av fastighetsnämnden 2009-03-11, Fa 13. Utifrån denna plan har kontroller av de ekonomiska, administrativa samt verksamhetsrelaterade rutinerna gjorts. Avdelningschefer, enhetschefer, förvaltningsekonom samt personalhandläggare har rapporterat resultatet av sina kontroller till förvaltningschefen. Resultatet av detta redovisas i bilaga 1 Inga avvikelser av större vikt fanns att rapportera till nämnden. Mindre avvikelser som kom fram åtgärdades i samband med kontrollmomentet. Godkänna redovisning av genomförande av internkontrollplan 2009. Rapportera redovisningen till kommunstyrelsen. Bilaga 1, Internkontrollplan, redovisning av genomförande 2009 Bilaga 2, Anbud FA 2009 Kommunstyrelsen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 82 Dnr 2009-090221 Svar på avvikelserapport angående Föreningarnas Hus Föreningarnas Hus, som är en föreningsstyrd verksamhet för personer med psykisk ohälsa och för deras närstående, har inkommit med en avvikelserapport om hur fastighetskontoret upplevs ha hanterat informationen kring försäljning av Trivselhuset. Avvikelserna har bestått i brisande rutiner kring information till hyresgäst och dåligt bemötande. Fastighetskontoret har gjort bedömningen att Trivselhuset är i dåligt skick och behov av omfattande underhåll. Därför har fastighetskontoret tagit kontakt med kommunledningskontorets planeringsavdelning för att undersöka om fastigheten behövs för exploateringsverksamhet. En förutsättning för att exploatera fastigheten är att hitta ersättningslokaler för nuvarande hyresgäst. Den nuvarande hyresgästen är socialkontoret, individ- och familjeomsorg och kontakt har tagits med dem. Dock så är en försäljning på idéstadiet och om det ska ske en försäljning/förändring av förvaltning av fastigheten, krävs det beslut av kommunstyrelsen. Givetvis är det olyckligt att en spekulant på fastigheten har kommit till verksamheten utan förvarning. För att undvika detta har det klargjorts vem som är kontaktperson från fastighetskontorets sida, men även vem som är Föreningarnas Hus kontaktperson. Vad gäller dåligt bemötande så anser fastighetskontoret inte att förvaltningens personal har uppträtt på ett sådant sätt att man kan anse att det är dåligt bemötande. Upplevelsen av detta är beklämmande, men har troligtvis sin grund i oklarheter om hur långt framskridna planerna är kring en försäljning och oklarheter gällande kontaktpersoner,vilket har klargjorts vid ett möte på Föreningarnas Hus den 25 september Översända svar på avvikelserapport Fastighetskontorets tjänsteskrivelse, daterad 2009-10-06 Avvikelserapport daterad 2009-09-24 Föreningarnas hus Lokalstrateg socialkontoret
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 83 Dnr 2009-090155 Yttrande angående motion om alternativt nyttjande av skolor med minskade elevunderlag Kommunfullmäktigeledamoten Gunnar Wiksten (C) föreslår i motion att man innan en skola på landsbygden läggs ner ska det utredas om lediga lokaler kan nyttjas som äldreboenden. Genom att det på orten ordnas ett äldreboende kan unga familjer flytta in i de lediga husen och därigenom öka elevunderlaget. Skolans matservering kan då också nyttjas av de gamla och skapa en social kontakt mellan barn och vuxna. Om lokaler sägs upp, så gör fastighetskontoret en förfrågan hos de kommunala verksamheterna om behov av lokal, inbegriper socialnämndens behov av boende, t ex äldreboende. Finns det inget behov så försöker fastighetskontoret hitta externa hyresgäster. Är det en hel fastighet som sägs upp, görs en förfrågan hos de kommunala verksamheterna. Finns det inget behov av lokaler görs en bedömning om fastigheten behövs för kommunal verksamhet, om så inte är fallet föreslås fastigheten säljas. Översända svar på motion till kommunstyrelsens arbetsutskott. Fastighetskontorets tjänsteskrivelse, daterad 2009-10-06 Motion om alternativt nyttjande av skolor med minskade elevunderlag (6/09) Kommunstyrelsens arbetsutskott
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 84 2009-090229 Sammanträdestider för 2010, fastighetsnämnden Fastighetskontoret har upprättat förslag till sammanträdestider för fastighetsnämnden och dess arbetsutskott, med reservation för ändringar. Au onsdagar kl 15.00, Fa kl 13.15 om ej annat anges enligt följande: Beredning Arbetsutskott Fastighetsnämnd Mån kl 15.00 Onsdag Onsdag Närheten Närheten Öppenheten 25/1 3/2 10/2 22/2 3/3 10/3 29/3 7/4 14/4 26/4 5/5 19/5 24/5 2/6 9/6 30/8 8/9 15/9 27/9 6/10 13/10 25/10 3/11 10/11 29/11 8/12 15/12 Godkänna föreslagna sammanträdestider Sekretariatet
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 85 Dnr 2009-090233 Tillbyggnad av Ridhus, tilldelningsbeslut Fastighetskontoret har genom annons på kommunens hemsida infordrat anbud på rubricerat objekt enligt anbudsförteckning daterad 2009-09-01. Utvärdering har gjorts utifrån total anbudssumma enligt värderingsmall AF-1.Med hänvisning till AFB.15 i Administrativa Föreskrifter kommer av 3 huvuddelar endast huvuddel 1 och 2 att utföras i detta skede. Efter granskning av anbuden, som bedömts efter en på förhand upprättad värderingsmall AF-1 där högst viktad poäng föreslås bli vinnande anbud. 1. Föreslå kommunstyrelsens arbetsutskott att igångsättningsbeslut ges. 2. beslutar att ge tilldelningsbeslut till: NCC Construction Sverige AB till en anbudssumma av 12 059 000 kr (huvuddel 1och 2). 3. Rolf Lindström utses som byggledare. 4. Uppdra till beställarombud, Christer Norberg att teckna kontrakt. Anbudsgivare Anbudssumma Viktad poäng totalpris 1. Peab Sverige AB 14 700 000 kr 4,37 2. NCC Construction Sverige AB 13 244 000 kr 8,85 3. Norra Västerbotten Bygg AB 13 930 000 kr 6,79 4. Contractor Bygg i Skellefteå AB 13 984 000 kr 5,54 5. Skanska Sverige AB-Hus Norr 16 458 000 kr 2,25 Kommunstyrelsens au Anbudsgivare
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 86 Dnr 2009-090236 Fönsterbyten Skellefteå kommun, tilldelningsbeslut Enligt FAau:s beslut 62 dat.2009-09-09 tilldelades NCC Construction i Sverige AB att utföra fönsterbyten i Bolidenskolan, Sörböleskolan och Pantern E-fyran. Byskeskolan och Kv. Hjorten skulle utföras i ett senare skede. Vi avser att nu göra en tilläggsbeställning på resterande byggnader till tilldelad entreprenör enligt tidigare gjord utvärdering. beslutar att göra en tilläggsbeställning för Byskeskolan och Kv. Hjorten till: 1. NCC Construction Sverige AB till en anbudssumma av 1 009 000 kr. 2. Rolf Lindström utses som byggledare. 3. Uppdra till beställarombud, Christer Norberg att teckna kontrakt NCC Construction Sverige AB:s anbud, varav Byskeskolan Kv. Hjorten Total anbudssumma 643 000 kr 366 000 kr 1 009 000 kr Fastighetsnämnd Anbudsgivare
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 87 2009-090237 Information Roger Bohman förvaltare informerade om Auraskolan i Skellefteham, renovering av källare, byte av dörrar för nya krav på brandsäkerhet och installation av hiss.byte av ytskikt i kök och diskrum. Anpassning gjord att skolan även ska användas som fritidslokal. Seminariet Hållbar stadsutveckling den 9 och 10 november är 5 ledamöter anmälda till seminariet. Delegationsbeslut Anskaffningsbeslut avseende inköp av varor och tjänster: 2009-10-09 inköp av styrutrustning för 169 500 kr från Styr-Teknik AB. beslutar Godkänna informationen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 88 2009-090235 Delgivningar Delges och läggs till handlingarna Informationsenheten, klk Skellefteå kommuns ekonomiska nyhetsbrev Kiruna sparar 100 miljoner kronor Skolans budget i balans trots tuffa sparkrav Därför är det viktigt att köpa enligt avtal Budgetansvar innebär också ansvar för helheten Idéer för att spara kom gärna med fler Kristen är början på något nytt Långsiktiga åtgärder behövs Skellefteås kostnader högre än genomsnittet Varför har rika Skellefteå inte råd, Bert Öhlund? Nya ekonomichefen hamnade mitt i krisen Frågor och svar om kommunens ekonomi Kommunfullmäktige 2009-09-15 205 Barn-och ungdomspolitiskt program Kommunfullmäktige 2009-09-15 225 Avtal med Skellefteå AIK hockey om ny ishall vid Skellefteå kraft arena, fritidsnämnden Kommunfullmäktige 2009-09-15 209 Motion om en handlingsplan för förbättring av ljudmiljön i skolorna (4/09) Kommunfullmäktige 2009-09-15 207 Motion om att byta glödlampor och lågenergilampor mot lysdiodlampor (16/08) Kommunfullmäktige 2009-09-15 204 Utredning om måltidsverksamheten Kommunfullmäktige 2009-09-15 226 Överförande av förvaltning av Alderbaran 4 och 14, stadsdelen Centrum, till kommunstyrelsen beslutar Lägga delgivningarna till handlingarna