Introduktion för nya medarbetare vid Fakulteten för hälsa och samhälle
Välkommen till Malmö högskola och Fakulteten för hälsa och samhälle! Vi är glada över att du har valt att arbeta vid Fakulteten för hälsa och samhälle! Som nyanställd har man ofta många frågor och funderingar kring hur saker fungerar på den nya arbetsplatsen. Detta introduktionshäfte är tänkt som en första presentation av hälsa och samhälle där vi har samlat nyttig information som kan vara bra för dig som nyanställd att ta del av. Det finns även mycket information på vår hemsida, gå in och läs mer på www.mah.se/hs. Under rubrikerna För medarbetare hittar du en hel del information gällande personalfrågor. Än en gång välkommen och vi hoppas att du kommer att trivas hos oss!
Innehållsförteckning: 1. Gemensam introduktion Mah 2. Introduktion vid Fakulteten för hälsa och samhälle 3. Arbetstid och semester 4. Lön 5. Kompetensregister och forskarnav 6. Egenrapportering i Palasso 7. Friskvård 8. Sjukdom/Vård av barn 9. Företagshälsovård 10. Förmåner för medarbetare 11. Högskolan en offentlig myndighet 12. Pension och försäkringar 13. Diarium och arkiv 14. Samverkan 15. Arbetsmiljö/skyddsombud 16. Fackliga företrädare 17. Telefoni 18. Reception och adresser 19. Utrymning 20. Husservice 21. Datoridentitet och E-post 22. Lokalbokning 23. Bilparkering och tjänstecyklar 24. Ekonomi 25. Kompetensutveckling 26. Kommunikation 27. Malmö högskolas organisation 28. Ledning och Fakultetsstyrelse 29. Återvinning 30. Rökning
1. Gemensam introduktion vid Malmö högskola Malmö högskola inbjuder två gånger om året samtliga nyanställda till en gemensam introduktion. Syftet är att du som nyanställd ska få kunskap om Malmö högskola, dess visioner och mål. Under introduktionen kommer du att få träffa rektor, förvaltningschef och funktionsansvarig inom förvaltningen samt få tillfälle att besöka de andra områdena vid Malmö högskola. 2. Introduktion vid Fakulteten för hälsa och samhälle Prefekten eller närmsta chef har det övergripande ansvaret för den arbetsplatsanknutna introduktionen. När en ny medarbetare ska börja är prefekten ansvarig för att det iordningsställs ett rum och införskaffas datoridentitet och behörighet till aktuella datorsystem. I övrigt lägger prefekten upp den arbetsplatsanknutna introduktionen utifrån behovet på den egna enheten. Prefekten har möjlighet att utse en mentor för den nyanställde som håller i introduktionen. Ett kompletterande introduktionssamtal bör också genomföras med personalfunktionen vid kansliet. Detta samtal är först och främst tänkt som en genomgång av den så kallade egenrapporteringen i personalsystemet Palasso. I egenrapporteringen registrerar varje medarbetare semester, sjukdom samt föräldraledighet och/eller annan tjänstledighet. Där kan du även lägga till kontaktuppgifter till anhöriga och hantera dina reseräkningar. Kontakta personalspecialist Johanna Bengtsson 040-665 74 23 alt. Sophie Bucquet Ericsson 040-665 74 48 för att boka tid. 3. Arbetstid och semester För administrativ personal: Arbetstiden för administrativ personal är 39 timmar och 45 minuter i veckan. Dock arbetar vi 40 timmar i veckan, vilket gör att klämdagarna är inarbetade. Under vissa dagar före helgdag minskas också arbetstiden. För teknisk och administrativ personal finns ett flextidsavtal. Flextiderna morgontid är 07.00-09.00 och på eftermiddag/kväll är det 15.00 19.30. Arbetsdag Trettondagsafton 4 Skärtorsdagen 2 Den 30 april som infaller på en; a) måndag - torsdag 2 b) fredag 4 Dagen före Alla Helgons dag 4 Den 23 december som infaller på en fredag 4 Timmar
För lärare och doktorander är årsarbetstid/semester följande: 1756 timmar för medarbetare med 28 semesterdagar t.o.m. året du fyller 29 år 1732 timmar för medarbetare med 31 semesterdagar t.o.m. året du fyller 39 år 1700 timmar för medarbetare med 35 semesterdagar fr. om året du fyller 40 år För lärare finns ett arbetstidsavtal. För mer information, se http://www.mah.se/medarbetare/medarbetarnyheter/medarbetarnyheter-2014/nyttarbetstidsavtal-klart/ Du har rätt till semester redan första året som du arbetar. Om du inte varit anställd hela året minskas semestern så att den svarar mot de antal dagar du varit anställd. Du ansöker om semester via egenrapporteringen i PA-systemet Palasso. Länk till Palasso finner du på hemsidan (se även under avsnitt 2). Ansökan om semester ska alltid godkännas av din närmsta chef eller motsvarande. Du måste ta ut minst 20 semesterdagar per år och får inte ha mer än totalt 35 sparade semesterdagar. Semesterdagar för teknisk/administrativ personal baseras också på ålder: T.o.m. året du fyller 29 år 28 semesterdagar Fr.o.m. året du fyller 30 år 31 semesterdagar Fr.o.m. året du fyller 40 år 35 semesterdagar. 4. Lön Lön utbetalas via Nordea den 25:e i månaden eller närmast liggande vardag. Överföringsuppdrag kan ordnas via din ordinarie bank alternativt via Nordea. Blankett bifogas ditt anställningsavtal och kan även fås via registrator Lena Winslow. Som nyanställd ska du lämna in skattesedel och eventuellt jämkningsbesked till lönehandläggare Karin Adamsson. Karin tillhör GV (Gemensamt verksamhetsstöd), Studentcentrum, hämtställe 70 och kan nås på tel. 040-665 70 09 eller karin.adamsson@mah.se För alla medarbetare som arbetar deltid vid högskolan och som inte tjänstgör varje dag gäller måste ett schema över arbetstider inlämnas till arbetsgivaren. Schemat skickas med internposten eller via mail till lönehandläggare Karin Adamsson, hämtställe 70. Anledningen är bl.a. att semesterkoefficienten ändras då man inte tjänstgör varje dag.
5. Kompetensregister och forskarnav För att bli sökbar i växeln och på Malmö högskolas hemsida måste du som är nyanställd fylla i uppgifter om dig själv i telefon och kompetensregistret. Detta gör du via en administrationssida genom att logga in med din dator/användaridentitet. Du ändrar/uppdaterar själv dina uppgifter även då du t.ex. byter namn, telefonnummer, eller titel. Detta för att växeln skall kunna ge korrekt information om dig, och för att du ska finnas med på Malmö högskolas hemsida. Du kan läsa mer om telefon och kompetensregistret under http://www.mah.se/medarbetare/telefoniservice/. För dig som är forskare Ett grundläggande verktyg i Malmö högskolas forskningskommunikation är Forskarnavet. Detta synliggör dig som forskare, dina publikationer och forskningsprojekt. Du ska aktivera dina sidor i forskarnavet när du har registrerat dig i personal- och kompetensregistret. Inloggning samt instruktioner finner du på: http://mah.se/medarbetare/for-forskare/personlig-webbsida/. På samma sida finner du en mall för aktuella forskningsprojekt. Har du frågor om Forskarnavet, vänd dig till Charlotte Löndahl Bechmann, kommunikatör. 6. Egenrapportering i Palasso Via Palasso egenrapportering ansöker du om semester, rapporterar föräldraledighet, ledighet för vård av barn samt sjukfrånvaro. Du rapporterar även dina eventuella utlägg för tjänsteresor och bisysslor i Palasso egenrapportering. Det finns även möjlighet att lägga in kontaktuppgifter till anhöriga. Alla medarbetare ska regelbundet redovisa bisysslor, oavsett om man har bisysslor eller inte. Anmälan görs vid nyanställning samt en gång per år eller om förhållandena ändras. Anmälan görs via egenrapporteringen i Palasso. För introduktion i Palasso egenrapportering, kontakta personalspecialist Johanna Bengtsson 040-665 74 23 alt. personalspecialist Sophie Bucquet Ericsson 040-665 74 48. 7. Friskvård Som anställd kan du få bidrag till olika friskvårdsaktiviteter såsom motion, rökavvänjning eller massage. Du kan få ersättning för styrkta kostnader gällande friskvård med max 1500 kr per kalenderår. Du skickar in originalkvitto med namn och arrangör, vilken typ av friskvård/motion det är samt för vilken tid avgiften gäller till
Karin Adamsson, lönehandläggare, hämtställe 70. Blanketten Ersättning för friskvård, sjukvård och läkemedel finns på Malmö högskolas hemsida. Läs mer om vilka aktiviteter som ersätts på www.mah.se/medarbetare under Personalfrågor/ Anställning/Friskvård/Friskvårdsersättning. 8. Sjukdom/vård av sjukt barn Vid sjukdom ska du snarast meddela din närmaste chef. Den första sjukdagen ska rapporteras i egenrapporteringen i Palasso. När du sedan återgår i arbete ska du registrera din sista sjukdag i systemet. Om du blir sjuk på din semester och vill ha semesterdagar till godo ska du genast sjukanmäla dig till lönekontoret. Vid anmälan per brev är det poststämpelns datum som räknas som sjukanmälningsdag. Du anmäler även vård av barn via egenrapporteringen. Vid sjukt barn ska du även kontakta försäkringskassan. 9. Företagshälsovård Vår företagshälsovård är Avonova hälsa, Hans Michelsensgatan. 1B. Du når dem via tel. 040-607 27 70. För att använda företagshälsovården krävs alltid en överenskommelse i förväg med närmsta chef. Avonova kan bl.a. vara behjälpliga med följande: - Telefonrådgivning inom hela arbetsmiljöområdet till enskilda anställda och till arbetsledare - Enskilda konsultativa besök utifrån arbetsrelaterade problem. - Genomförande av specificerade hälsoundersökningar av samtliga anställda regelbundet. - Rådgivning/stöd till enskilda och/eller grupper av anställda vid det akuta skedet i olika krissituationer och/eller vid missbruksproblematik eller psykosociala bekymmer. - Utförande av stödåtgärder vid akuta händelser som rör kränkande särbehandling och konflikthantering. Avonovas telefontider: Mån-tors: 08.00-16.30 Fred: 08.00-15.00 Lunchstängt: 12.00 12.45 10. Förmåner för medarbetare Vårt kollektivavtal, villkorsavtalet ger dig som anställd rätt till bl.a. följande förmåner:
Vid vissa tillfällen som t.ex. läkarbesök har du rätt att vara ledig med bibehållen lön. Högskolan ersätter vissa sjukvårds- och läkemedelskostnader Vid föräldraledighet har du rätt till föräldrapenningstillägg för de dagar du tar ut föräldrapenning till sjukpenningsnivån från Försäkringskassan. Möjlighet att vara ledig en dag vid flytt. 11. Högskolan en offentlig myndighet Högskolan är en offentlig myndighet och styrs därför av bl.a. förvaltningslagen (1986:223) som fastställer hur högskolan ska gå tillväga vid sin behandling av olika ärenden, bland annat vad gäller service gentemot enskilda personer och samverkan med andra myndigheter. Förvaltningslagen anger myndighetens serviceskyldighet gentemot medborgarna, vilket innebär att högskolan ska lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i sådana frågor som rör vår verksamhet. Frågor från enskilda skall besvaras så snart som möjligt, via telefon, e-post eller på annat lämpligt sätt. Högskolans status som myndighet innebär också att den lagstadgade offentlighetsprincipen ger alla medborgare rätt till insyn i verksamheten inom Malmö högskola. I stort sett alla handlingar är offentliga, förutom handlingar kopplade till upphandlingsärenden. Den generella principen i Personuppgiftslagen,(1998:204), är att samtycke krävs för publicering av personuppgifter. Om osäkerhet råder om detta bör du fråga de berörda personerna. För personer med skyddad identitet får publicering av personuppgifter överhuvudtaget inte ske. 12. Pension och försäkringar Information om dina pensionsförmåner hittar du på www.spv.se. Malmö högskola betalar även in en kompletterande ålderspension, KÅPAN Tjänste, till dig. Genom din anställning har du också en grupplivförsäkring. För mer information kontakta den centrala personalavdelningen. 13. Diarium, arkiv och internpost Post som är adresserad med högskolans namn öppnas av högskolans registrator. Direktadresserad post skickas till personen i fråga. Allmänna handlingar skall diarieföras så snart de inkommer till myndigheten. Även personadresserad post som består av allmänna handlingar skall snarast lämnas in till registrator för diarieföring. Lena Winslow är registrator vid Fakulteten för hälsa och samhälle. Du når Lena på tel. 040-665 74 54 eller via mail; registrator.hs@mah.se. Om du är osäker på om en personadresserad inkommen handling ska diarieföras kontakta Lena för mer
information. När du har semester är det viktigt att du hänvisar din mail till någon vid myndigheten tjänstgörande kollega alternativt hänvisar till reception.hs@mah.se. 14. Samverkan Vid hälsa och samhälle finns en lokal samverkansgrupp, tillika skyddskommitté. Den lokala samverkansgruppen består av fackliga representanter, dekanus, kanslichef, samt en prefekt. Samtliga prefekter kan väcka frågor till gruppen och adjungeras när det är påkallat av de ärenden som finns på dagordningen. Enligt gällande avtal för samverkan (D nr PA 19-2012/488) ska gruppen bl.a. behandla frågor om budget, personal och verksamhet. I möjligaste mån arbetar fakulteten för att samverkan när det är möjligt sker i dialog vid respektive institutions arbetsplatsträffar. 15. Arbetsmiljö/Skyddsombud Vid HS bedrivs arbetsmiljöarbetet via samverkansgruppen. Skyddskommittén verkar i gemensamt organ med samverkansgruppen, utökad med skyddsombud och en studentrepresentanter. 16. Fackliga företrädare Saco-S OFR-Lärarförbundet OFR-ST Ann-Mari Campbell Ann-mari.campbell@mah.se 040-665 74 37 Anne-Marie Wangel anne-marie.wangel@mah.se 040-665 74 55 Henrik Steen Henrik.steen@mah.se 040-665 79 02 17. Telefoni Malmö högskolas växel nås via 99. För att ringa internt räcker det med att slå de sista fem siffrorna i en anknytning. Om du ska ringa externt måste du alltid slå en nolla först och därefter det externa numret. Kopplat till telefonen finns en röstbrevlådetjänst som även kan lyssnas av utanför kontoret. Instruktioner för detta återfinns på Malmö högskolas hemsida: www.mah.se/medarbetare/telefoniservice/manualer/.
18. Reception och adresser Receptionen vid Hälsa och samhälle, Jan Waldenströms gata är öppen måndag fredag 08.00 13.00 under terminerna. Receptionen är bl.a. behjälplig när det gäller inoch utlämning av tentamen. Receptionen i Orkanenhuset har öppet måndag-fredag 08.00-16.30. Postadress: Malmö högskola Fakulteten för hälsa och samhälle 205 06 Malmö högskola Internpost hämtställen Interna Beteckning Område/enhet hämtställe (omr/enh) nr 40 LS KSM NMS BUS IS IDV Lärande och samhälle, Orkanen Kultur-språk-medier Natur-miljö-samhälle Barn-unga-samhälle Individ-samhälle Idrottsvetenskap 40 Drivhuset, Orkanen 40 CPS AKL 41 KS K3 US Centrum för professionsstudier, Orkanen Akademiskt lärarskap, Orkanen Kultur och samhälle, Kranen/Ubåtshallen Konst, kultur och kommunikation Urbana studier 41 TS Teknik och samhälle, Kranen/Ubåtshallen 41 CTA Centrum för tillämpad arbetslivsforskning, Ubåtshallen 44 OD Odontologiska fakulteten, Tandvårdshögskolan 46 HS Fakulteten för hälsa och samhälle, Malmö sjukhusområde, Jan Waldenströms gata 25 Biomedicinsk vetenskap Hälso- och välfärdsstudier Vårdvetenskap Kriminologi 70 GV Gemensam förvaltning Administrativa avdelningen (ekonomi) Personalavdelningen Kommunikationsavdelningen Rektorns kansli
Innovation och utveckling Plan- och lokalavdelningen Enheten för kompetensutveckling och utvärdering 70 BIT Telefoni/Reception/Vaktmästeri, Servicecenter, Studentcentrum 72 GF Niagaraprojektet plan 1 och 2, Kårhuset Studentkåren plan 3 och 4, Kårhuset 74 BIT IT, Orkanen 75 BIT Orkanenbiblioteket 76 MIM Malmö institute for studies of migration, diversity and welfare, Gäddan 8 78 HS Hälsa och samhälle, Socialt arbete, Scylla 79 KS SPS GPS Kultur och samhälle,gäddan 8 Institutionen för språkstudier Globala politiska studier 19. Utrymning Sjukhusområdet: Utrymningsplanen finns uppsatt på varje plan vid trapphusen och hissarna. Återsamlingsplats är området framför CRC, Clinical Research Centre, granne med HS-byggnaden. Orkanen/Scylla: Utrymning sker genom trapphusen och på bottenplan genom dörrar direkt till det fria. De som inte kan använda trappor, ska utrymma horisontellt och ställa sig åt sidan i trapphusen i avvaktan på assistans. Hissar kan inte användas för utrymning. Titta på närmaste utrymningsplan för att se hur du ska utrymma! Återsamlingsplats efter utrymning är utanför huvudentrén till Orkanen. 20. Husservice Husservice huvudsakliga åtaganden är följande: Post och godshantering Kopiering/Scanning (ej kompendier o dyl men tentamenskopiering) Kontorsmaterial Felanmälningar gällande huset Nycklar och multikort Larm AV/kopiator/Skrivarsupport till anställda på HS Säkerhet och brandskydd Fakturahantering Städadministration När det gäller frågor och synpunkter på städningen vidareförmedlar verksamhetsteknikerna synpunkterna till städentreprenören.
Sjukhusområdet: Husservice bemannas av verksamhetstekniker; Thomas Karlsson, tel. 040-665 79 01 eller thomas.karlsson@mah.se och systemingenjör Henrik Steen, tel. 040-665 79 02 eller henrik.steen@mah.se. Henrik Steen är brand- och säkerhetsansvarig. Orkanen/Scylla: Bengt Stridh, bengt.stridh@mah.se, tel. 040-66 58201, är ansvarig för ReproHörnan och övriga utplacerade kopiatorer/skrivare i Orkanen samt för framställning av multikort för personal, entreprenörer och tillfälliga gäster i Orkanen. Han förvaltar även Orkanens nycklar. Benny Jönsson, benny.jonsson@mah.se, tel. 0709-655999, har hand om upphandling, larm och säkerhetsfrågor, lokaler, hantverkare och lokalbokning. Lars Schill, lars.schill@mah.se, tel. 040-66 58193, arbetar främst med uppgifter kring lokaler och därtill knutna resurser samt med den lokala servicen i Orkanen. 21. Datoridentitet och E-post Dator, användaridentitet och e-postadress ska vara klart när du börjar din anställning. För detta ansvarar respektive prefekt. Prefekten kontaktar i god tid före nyanställning, systemingenjörerna vid hälsa och samhälle. Det är också dem du kontaktar om du behöver IT-support. Monzer El-Dakkak når du på tel. 040-665 77 17 eller via mail monzer.el-dakkak@mah.se och Vedran Boskovic når du på tel. 040-665 74 19 eller via mail; vedran.boskovic@mah.se. 22. Lokalbokning Lokaler bokar du genom att kontakta lokalbokningen på Orkanen, 040-665 83 11. 23. Bilparkering och tjänstecyklar För information om månadsabonnemang och tillgängliga parkeringsplatser, se www.parkeringmalmo.se. Kartor över högskolan och information om kommunikation till och från olika byggnader hittar du på www.mah.se/karta. Tjänstecyklar för korttidsutlåning finns och om du vill låna cykel bokar du detta samt hämtar nycklar i receptionen. 24. Ekonomi Inköp av varor och tjänster:
Samtliga inköp av såväl varor som tjänster skall vara godkända i förväg av dekanus, prefekt eller ekonomiansvarig/controller (Kristina Persson). Regler för offentlig upphandling skall alltid beaktas och endast leverantörer som högskolan eller staten tecknat avtal med skall användas. Inköp skall ske mot faktura. Det är viktigt att den person som gör beställningen uppger sin egen identitet och att det är förankrat med den som ska slutattestera fakturan. För information om Malmö högskolas aktuella avtal, se: http://www.mah.se/medarbetare/ekonomifragor/inkop-och-upphandling/ Malmö högskola har elektronisk fakturahantering. Kontaktperson på hälsa och samhälle är Annelie Boij Mårtensson, tel. 040-665 79 48 eller via mail; annelie.boij@mah.se. 25. Kompetensutveckling Olika typer av utbildningar för chefer och medarbetare vid högskolan ges regelbundet. För aktuellt program och anmälan, se: http://www.mah.se/medarbetare/personalfragor/kompetens/kompetensutveckling/ 26. Kommunikation Fakultetens kommunikatörer - Charlotte Löndahl Bechmann, Mikael Matteson och Marianne Holst arbetar med såväl intern som extern kommunikation, vilket bland annat innebär utbildnings- och forskningskommunikation, marknadsföring, presskontakter samt event. Mikael och Charlotte är redaktörer för fakultetens webbsidor samt nyhetsbrevet som går ut till samtliga medarbetare vid fakulteten en gång per vecka. Marianne ansvarar bland annat för annonsering kring kurser och utbildning samt evenemang. Presentationer av fakulteten på svenska och engelska finner du på: http://mah.se/medarbetare/for-hs-medarbetare/kommunikationsfragor/ Informationsmaterial som logotyp, grafisk manual och presentationer av Malmö högskola hittar du på: http://mah.se/medarbetare/informationsfragor/ 27. Malmö högskolas organisation Malmö högskola består av fem fakulteter/områden: Fakulteten för hälsa och samhälle (HS) Fakulteten för kultur och samhälle (KS) Fakulteten för lärande och samhälle (LS) Odontologiska fakulteten (OD) Teknik och samhälle (TS)
Dessutom finns det ett gemensamt verksamhetsstöd (GV). 28. Ledning och fakultetsstyrelse vid Fakulteten för hälsa och samhälle Verksamheten vid Fakulteten för hälsa och samhälle leds av dekanus Tapio Salonen. Ansvarig för fakultetens kansli är kanslichef Ewa Strömsten. Högsta beslutande organ är fakultetsstyrelsen. Fakultetsstyrelsen har inför högskolestyrelsen det samlade ansvaret för verksamheten vid hälsa och samhälle, d.v.s. grundutbildning, forskarutbildning och forskning. I ansvaret ingår även förvaltning av anslag, personal och lokaler enligt högskolestyrelsens och rektors delegation. I fakultetsstyrelsen ingår 11 företrädare för lärarna, tre företrädare för studenterna, 3 företrädare för det omgivande samhället och två fackliga företrädare. Ordförande i fakultetsstyrelsen är Anders Åkesson. Fakulteten för hälsa och samhälle erbjuder utbildningar och forskning som främjar hälsa och goda liv. Fakulteten är indelad i olika institutioner och ett fakultetskansli. Institutionerna och prefekterna är följande: Institutionen för biomedicinsk vetenskap: Zoltan Blum Institutionen för vårdvetenskap: Ania Willman Institutionen för socialt arbete: Linda Lill Institutionen för kriminologi: Marie Torstensson Levander Institutionen för hälso- och välfärdsstudier: T.f. prefekt Berndt Hjälm 29. Återvinning För återvinning av papper finns speciella kartonger till ditt arbetsrum samt behållare i anslutning till kopieringsmaskiner. Vi återvinner också kartong/wellpapp, lysrör, kemikalier och batterier kontakta husservice för information om var det ska lämnas. 30. Rökning Högskolans och sjukhusets område är en rökfri miljö, rökning sker vid anvisade platser.