Handledning och checklista för klarspråk i Brottsofferjouren 2015-02-24
Innehåll Vad är klarspråk?... 2 Varför ska vi skriva klarspråk?... 2 Hur du kan använda checklistan... 2 Innan du börjar skriva... 2 Vem ska läsa texten?... 3 Alla texter har ett budskap... 3 Strukturera texten... 3 När du skriver... 3 Skriv för läsaren... 4 Rubriken ska stämma överens med textens innehåll... 4 Skriv text som är lätt att läsa... 5 Fundera på vilka ord du använder... 5 Skriv ut förkortningar... 6 Undvik kursiv text... 6 Skriva för webben... 6 När du är klar med texten... 7 Vill du veta mer?... 7 Checklista för klarspråk... 8 Sida 1 av 8
Vad är klarspråk? Ett klart, tydligt och begripligt språk utan krångliga ord och förkortningar och som är anpassat för mottagaren detta kallar vi klarspråk. Du skriver för att du vill föra fram ett budskap. Klarspråk underlättar för den som ska läsa din text att förstå och ta till sig det som du vill säga. Förstår inte läsaren texten, går budskapet förlorat. Sedan 2009 finns Språklagen där det finns tydligt stöd för klarspråk, bland annat står det att myndigheters språk ska vara vårdat, enkelt och begripligt. Varför ska vi skriva klarspråk? Klarspråk är en fråga om demokrati alla ska kunna förstå vad som står i Brottsofferjourens texter. All information och kommunikation, både tryckt och digital, inom Brottsofferjouren ska därför ha ett klart och tydligt språk och en formgivning som gör det lätt att ta till sig innehållet. Denna handledning är ett redskap för dig när du skriver texter inom Brottsofferjouren. Språket är ett viktigt verktyg och därför ska vi sträva efter att se till att våra texter är så tillgängliga som möjligt. Handledningen är en del av vårt tillgänglighetsarbete. Vi har också tagit fram Brottsofferjourens policy för tillgänglighet ur ett funktionshinderperspektiv (som du hittar under Jourarbetarmenyn). Hur du kan använda checklistan I slutet av denna handledning hittar du en checklista som innehåller ett antal frågor. Dessa kan du använda för att ta reda på hur tillgänglig din text är och för att göra din text så tydlig och begriplig som möjligt. Innan du börjar skriva Det lönar sig att sätta sig ner en stund och verkligen tänka igenom det du vill skriva om. Tänk särskilt noga på vem det är som ska läsa och förstå din text. Detta gäller för alla typer av texter. Det kan vara mejl, rapporter, remissvar, inbjudningar, konferensprogram, informationsfoldrar eller verksamhetsberättelser. Att ha en klar tanke om vad, hur och för vem du vill skriva kommer underlätta för dig under själva skrivandet. Sida 2 av 8
Vem ska läsa texten? Fundera på målgruppen och vem den typiska läsaren är. Vem ska läsa texten och varför? Hur insatt är läsaren i ämnet och vad vill hen veta om ett visst ämne? Vem är det som ska ta del av ditt budskap och vilka förutsättningar har hen? Att tänka på dessa frågor hjälper dig att ge din text ett tydligt fokus. Alla texter har ett budskap Budskapet kan vara allt från instruktioner, uppmaningar till handling eller helt enkelt att bara informera. Fundera på vad du vill att läsaren ska veta eller göra efter att hen har läst din text. Se till att budskapet är så tydligt som möjligt. Strukturera texten En längre text måste ha en viss ordning för att den ska vara enkel att förstå och den ska följa en röd tråd. Den har en början och ett slut och en textmassa däremellan. En längre text bör dessutom ha en innehållsförteckning så att läsaren snabbt kan orientera sig i texten. Tänk så här: Skriv vad du ska skriva om. Skriv det. Skriv vad du har skrivit om. När det gäller e-post är det mycket viktigt att tänka på vilken ton du använder. I ett mejl använder man sig ofta av ett mer avslappnat och vardagligt språk. Detta är dock lättare att missuppfatta eftersom det inte kompletteras av kroppsspråk och tonfall. Därför bör du alltid skriva efter principen: Trevlig Tydlig Trevlig. Inled mejlet med att vara trevlig. Var sen så tydlig som möjligt med det du vill säga. Avsluta med något trevligt. När du skriver Det finns många sätt att göra en text tydlig och lätt att ta till sig. Bearbeta textens innehåll och struktur, använd dig av relevanta rubriker, enkla ord och ett lättläst språk för att göra din text riktigt bra. Sida 3 av 8
Skriv för läsaren Skriv det viktigaste först! En läsare ska inte behöva ta sig genom en hel text för att förstå det viktigaste. Svara på läsarens frågor, i den ordning läsaren har dem. Tänk på läsaren och försök genom en tydlig och överskådlig struktur att vägleda hen genom texten. Skriv ur läsarens perspektiv "du kan få" i stället för "vi ger dig" (även du i stället för det opersonliga man ). Använd direkta uppmaningar för att göra det tydligt vad läsaren ska göra. Till exempel: fyll i, kontakta, undersök, meddela. Var tydlig med vad, när och hur läsaren ska göra något. Stora textmassor kan kännas oöverkomliga. Lätta gärna upp texten genom att göra om delar av den till punktlistor eller informationsrutor. Att tänka på när du skriver en punktlista: Håll listan kort, max sju punkter. Undvik punktlistor i flera nivåer. Strukturera punkterna på samma sätt. Använd dig så långt det är möjligt av aktiva verb. Aktiva verb använder man för att beskriva handlingar. Ett exempel: skriv Du kan kontakta myndigheten i stället för Myndigheten kontaktas, kontakta är ett aktivt verb och kontaktas är ett passivt verb. Rubriken ska stämma överens med textens innehåll En rubrik ska snabbt ge läsaren information om vad en text handlar om. Mellanrubriker gör texten luftig och lätt att ta till sig samt underlättar för den som bara vill skumläsa igenom texten. Vid eventuella mellanrubriker använd ett aktivt verb och styckets tre viktigaste ord. Strunta i rubriker som inledning och bakgrund skriv i stället om vad stycket faktiskt handlar om och använd dig av nyckelord som återfinns i texten. Sida 4 av 8
Ett tips för att fånga läsaren är att formulera rubriker som påståenden, uppmaningar eller frågor. Skriv text som är lätt att läsa Skriv korta stycken så att läsaren snabbt får en överblick. En lång text utan bra styckesindelning och mellanrubriker är svår att orientera sig i och ta sig igenom. Gör nytt stycke varje gång texten behandlar något nytt. Variera meningarnas längd. För många långa meningar gör texten svårläst och för många korta gör den hackig. Här är några tips för att göra din text lätt att läsa: Börja meningar med till exempel: Du kan, vi har, Brottsofferjouren ska, stödpersonen får. Använd gott om bindeord som eftersom och därför. Skriv könsneutralt. Använd hen där det passar. Undvik metaforer och liknelser eftersom dessa kan missuppfattas av en del läsare. Fundera på vilka ord du använder Det är alltid bra att noga tänka igenom vilka ord du använder dig av i en text. När du ska beskriva något, välj det ord läsaren troligtvis själv hade valt och är bekant med. Se till att alltid förklara fackord och interna uttryck. Det finns dock vissa ord som vi alltid ska använda oss av. Här följer några exempel: Använd: gärningsperson webbplats mejl funktionsnedsättning I stället för: gärningsman hemsida mail handikapp Vi använder oss av webbplats i stället för hemsida eftersom hemsida hänvisar bara till en enda sida, medan webbplats är en benämning på en samling webbsidor. Ordet hemsida bör inte användas alls enligt Svenska datatermgruppen på grund av att det kan bli missförstånd vad som menas. Sida 5 av 8
Det är också viktigt att tänka på att skriva en person med och sen funktionsnedsättningen. Skriv en man med autism och inte en autistisk man. En person är inte sin funktionsnedsättning, det är inte personens identitet, utan hen är en person med en funktionsnedsättning. Skriv ut förkortningar Skriv ut alla ord för att undvika missförstånd. Det kan vara svårt att veta vilka förkortningar som alla känner till och vilka som måste skrivas ut. Det finns ingen anledning att förkorta ord, läsaren sparar ingen tid på förkortningar. Undvik kursiv text Kursiv text försvårar läsningen för många. Dessutom är kursiv text mycket svårare att läsa på skärm än på papper. Samma sak gäller för understruken text. Den ska främst användas till länkar för att markera att något är klickbart. Använd fet text när du vill betona specifika ord. Om du vill lyfta fram en hel mening eller ett stycke kan du bryta ut det helt från texten genom att använda indrag. Så här kan det till exempel se ut när du använder indrag för att bryta ut ett stycke från en text. Lämna gärna också en tom rad före och efter stycket som du vill lyfta fram. Skriva för webben När du publicerar texter på en webbplats finns det ett par saker att tänka på. De flesta läsare på webben skumläser för att de vill hitta konkret information snabbt, därför bör du utforma dina webbtexter lite annorlunda än dina vanliga texter. Skriv kort och koncist. Tumregeln är att en webbtext bör vara hälften så lång som en vanlig text. Använd fler mellanrubriker. Det underlättar för läsaren att hitta rätt. Gör tydliga länkar. Besökaren ska kunna förstå vart länken leder även om den lyfts ur sitt sammanhang. Skriv inte "för mer information om Sida 6 av 8
konferensen, klicka här" utan skriv i stället "Information om konferensen". 1 När du är klar med texten Läs alltid genom texten en extra gång. Detta gäller för alla typer av texter. När det gäller längre texter kan det vara bra att skriva ut texten och läsa igenom. Låt en kollega eller två läsa den. Låt texten vila ett par dagar och när du sen läser den igen gör det högt! Då kommer du lättare att höra om texten flyter. Tänk dig hur den typiska läsaren av din text är och läs texten genom hens ögon för att försäkra dig om att texten faktiskt riktar sig till den målgrupp du har tänkt dig. Dubbelkolla så att texten följer vår grafiska profil. Du hittar vår grafiska profil under Jourarbetarmenyn. Vill du veta mer? Klarspråkstest Med hjälp av Klarspråkstestet kan du ta reda på hur begriplig en text är. Det finns på Institutet för språk och folkminnen där det finns mycket annan bra information. LIX På Lix.se kan du testa läsbarheten i din text. Läsbarhetsindex (LIX) kan användas för att få uppfattning om hur lätt eller svår en text är att läsa. LIX är baserat på medeltalet ord per mening och andelen långa ord (ord med fler än 6 bokstäver) uttryckt i procent. Tydliga texter Bok skriven av Jenny Forsberg. Behändig och lättläst bok med många bra tips. Norstedts, 2011. 10 tips för tillgänglighet Hur er organisation blir mer tillgänglig för personer med funktionsnedsättning. Sveriges förenade studentkårer, 2014 1 Tips för att göra namn på länkar i exempelvis Word: markera orden du vill ska vara själva länken, högerklicka, välj hyperlänk och kopiera in webbadressen i fältet adress och klicka OK. Sida 7 av 8
Checklista för klarspråk Är din text utformad enligt Brottsofferjourens Grafiska riktlinjer? Har du skrivit det viktigaste först? Framgår en tydlig avsändare tidigt i texten? Har du en kort sammanfattning i början och slutet av din text? Vänder sig texten direkt till läsaren? (Du/ni) Är det tydligt vad läsaren ska göra, varför och hur? Innehåller din text den information som läsaren behöver? Beskriver rubrikerna det som texten innehåller? Har du använt mellanrubriker? Har du blandat korta och långa meningar? Kommer det viktigaste verbet tidigt i meningarna? Har du använt aktiva verb i text och rubrik? Har du skrivit ut alla förkortningar? Förklarar texten fackord och interna uttryck för läsaren? Har du använt enkla och tydliga ord som läsaren förstår? Har texten en personlig och trevlig ton? Har du läst texten högt? Har du låtit någon annan läsa texten? Sida 8 av 8