Rapport avseende granskning av Landstingets upphandlingsverksamhet. Landstinget Västernorrland

Relevanta dokument
Uppföljning av tidigare granskning

Revisionsrapport Granskning av inköpsrutiner och ramavtal. Krokoms kommun

Revisionsrapport Bisysslor Rutiner för kartläggning och rapportering. Härjedalens kommun

Oktober Uppföljning av revisionsrapporter i Timrå kommun

Revisionsrapport Överförmyndarnämnden och valnämnden Översiktlig granskning. Ragunda kommun

Rapport Hantering av föreningsbidrag. Timrå kommun

Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner. Krokoms kommun

Revisionsrapport Leasing av bilar. Krokoms kommun

Revisionsrapport Leasing av bilar. Härjedalens kommun

Rapport avseende granskning av resursfördelning

/6-~c~Æ ~v{; _e/ Elisabeth Friberg, vice ordförrupe. .lile fj ~ C'" Till Kommunstyrelsen

December Rapport Uppföljning av kundcenters verksamhet Östersunds kommun

Rapport avseende granskning av Tillsynsavgifter. Östersunds kommun

Rapport avseende granskning av interna överenskommelser och externa avtal

Granskning avseende assistentersättning

Revisionsrapport Rutiner för rekrytering. Härjedalens kommun

Uppföljning av tidigare granskningar

September Efterlevnad kommunala policydokument- kommunens bolag Östersunds kommun

Rapport avseende granskning av Renhållningsverksamheten. Östersunds kommun

Rapport Hantering av krisberedskap. Timrå kommun

Underhåll av VA-ledningsnät

Oktober Rapport Granskning av Hemtjänsten Härnösands kommun

Dnr SiS inköps- och upphandlingspolicy

Revisionsrapport Arkivrutiner. Härjedalens kommun

Rapport avseende granskning av öppna ärenden. Östersunds kommun

Revisionsrapport Kommunstyrelsens engagemang i Destination Ragundadalen - Översiktlig granskning. Ragunda kommun

Granskning av upphandlingsverksamheten. Sandvikens kommun

Granskning avseende kommunens rutiner och riktlinjer för bisysslor inom kommunledningens verksamhet

Revisionsrapport Representation Regler och rutiner. Härjedalens kommun

December Revisionsrapport Ansökan om ersättning för kostnader från Migrationsverket Östersunds kommun

Revisionsrapport Granskning av årsredovisning RAGUNDA KOMMUN

Granskning avseende Härryda kommuns hantering av upplåning och placeringar.

Rapport Arbetet för att minska sjukfrånvaro Härnösands kommun. Kommunstyrelsen Socialnämnden

Granskning Hänsyn till policydokument vid upphandling. Östersunds kommun

Uppföljning avseende granskning kring Avtalstrohet

Revisionsrapport Granskning av upphandlade ramavtal. Härjedalens Kommun

Granskning av upphandlingsförfarandet. inom utvalda nämnder och förvaltningar

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsprocess efter antagande av ny upphandlingspolicy Trelleborgs kommun

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun

Rapport avseende granskning av kontroller av intäktsredovisningen.

Revisionsrapport. Granskning av efterarbetes- och uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling inom Båstad Kommun.

Rapport avseende granskning av IT-säkerhet. Östersunds kommun

Rapport avseende granskning av överförmyndarens. Östersunds kommun

Uppföljande granskning av upphandlingar inom fastighetsområdet

Uppföljande granskning av inköpsrutin och köptrohet inom kommunen. Mönsterås kommun

Uppföljning av upphandling svar på revisionsskrivelse

Rapport avseende granskning av Leverantörskontroller. Östersunds kommun

Oktober 2014 Pernilla Lihnell, Marcus Carlsson. Härryda kommun Granskning av Härryda kommuns principer för köp av mark

Granskning avseende samordning av kommunens fastighetsskötares kompetens.

Revisionsrapport Granskning av årsredovisning Härjedalens kommun

Revisionernas granskning av upphandling

Revisionsrapport Granskning av årsredovisning Krokoms kommun

Granskning avseende kommunens efterlevnad av rese- och representationspolicy

Granskning av direktupphandling

Granskning av detaljplaneprocessen Vadstena kommun

Rapport avseende granskning av internkontrollarbetet. Timrå kommun

Revisionsnämnden beslutade den 8 april 2013 att överlämna granskningen av internkontrollplaner till kommunstyrelsen.

Jämförelsetal. Östersunds kommun

ABCD. Intern kontroll avseende inköp Revisionsrapport. Arvika kommun. KPMG Antal sidor: 12

Granskning av upphandlingsverksamhet

Revisionsrapport. Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen. Sammanfattning

Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen

Rapport avseende granskning av ITverksamheten. Härnösands kommun

Granskning av upphandlingsverksamhet

Projekt med extern finansiering styrning och kontroll

Kommunstyrelsen Skolnämnden Samhällsnämnden Revisionsrapport Grundläggande granskning 2018

Revisionsrapport Granskning av rutiner för utbetalning av försörjningsstöd

Svar på revisorernas granskningsrapport av Kalmar kommuns inköpsprocess

Granskning av upphandlingsverksamhet

Rapport Granskning av projektstyrning. Östersunds kommun

Landstingets ärende- och beslutsprocess

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholms kommun. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholm Energi AB. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn

Landstingets ärende- och beslutsprocess - uppföljning

Stockholms stad, Bromma stadsdelsförvaltning Helalivet Omsorg AB. Johan Rasmusson Magnus Källander Teodora Heim Malin Lundberg

Revisionsrapport Fastighetsunderhåll Samhällsbyggnadsnämnden. Krokoms kommun

Rapport avseende granskning av Brandskyddsansvaret. Östersunds kommun

Upphandling och inköp

Revisionsrapport Från beslut till genomförande Samhällsbyggnadsnämnden Barn och utbildningsnämnden. Krokoms kommun

Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna

Revisionsrapport Ramavtal Sundsvalls kommun Linda Marklund, Revisionskonsult Per Ståhlberg, Cert. kommunal revisor

Rapport avseende granskning av resursfördelning inom socialnämnden. Timrå kommun

Uppföljning av 2013 års granskningar i Östersunds kommun. Östersunds kommun

Löpande granskning av rutin för upphandling

Revisionsrapport Fastighetsunderhåll. Ragunda kommun

Arbetsutskottets förslag till beslut. Landstingsstyrelsen föreslår att fullmäktige beslutar att

Februari Revisionsrapport Ansökan om ersättning för kostnader från Migrationsverket Timrå kommun

Granskning av kommunens beredskap avseende EKO-frågor. Mora kommun

Granskning av avtalsefterlevnad

Revisionsrapport Granskning upphandling

Rapport avseende granskning av Tillsyn och omsorg - psykiskt funktionsnedsatta. Östersunds kommun

Revisionsrapport Kultur och fritidsfrågor Organisation och ekonomi. Härjedalens kommun

Rapport Granskning av Personalsystemet Heroma

Habo kommun Granskning av interna kontrollplaner i Habo kommun. Februari 2014 Sofia Josefsson och Louise Abrahamsson

POLICY FÖR INKÖP OCH UPPHANDLING

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksam heten Kristianstads kommun

Uppföljning av upphandlingsgranskning från 2011

Revisionsrapport Gymnasieskolans Organisation och ekonomi. Härjedalens kommun

Februari Rapport Styrning och uppföljning inom grundskolan Härnösands kommun

Policy för inköp och upphandling

Transkript:

Rapport avseende granskning av Landstingets upphandlingsverksamhet Landstinget Västernorrland Januari 2014

Innehåll Sammanfattning... 1 Inledning... 2 Uppdrag och bakgrund... 2 Revisionsfråga... 2 Revisionskriterier... 2 Avgränsning... 3 Metod... 3 Granskningsresultat... 4 Upphandlingspolicy och delegationsbeslut... 4 Organisation och ansvarsfördelning... 5 Stöd vid inköp... 6 Uppföljning och utvärdering... 7 Förutsättningar för kostnadsreduktion... 7 Revisionell bedömning... 10 Bilagor... 13

Sammanfattning Uppdrag och bakgrund På uppdrag av Landstinget Västernorrlands revisorer har Deloitte granskat landstingets upphandlingsverksamhet. Revisionsfråga Det övergripande syftet med granskningen har varit att bedöma om landstingets upphandlingsverksamhet bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Granskningen syftar även till att bedöma om det finns förutsättningar för att uppnå den kostnadsreduktion som 2010 års översyn indikerade. Revisionskriterier Granskningen har huvudsakligen utgått från följande bedömningsgrunder: Kommunallag (1991:900) Lag (2007:1091) om offentlig upphandling Interna styrdokument avseende upphandling och inköp. Svar på revisionsfrågan Vi bedömer att landstingets upphandlingsverksamhet inte fungerar fullt ut ändamålsenligt. Landstingsstyrelsen har inte vidtagit tillräckliga åtgärder för att nå upp till fullmäktiges mål. Vi bedömer vidare att det i dagsläget saknas förutsättningar för att nå den kostnadsreduktion som 2010 års översyn indikerade. Iakttagelser Granskningen visar att upphandlingsenheten nyligen genomfört en omorganisation och att det pågår ett utvecklingsarbete av upphandlingsverksamheten. Verksamheten behöver dock utvecklas vidare, främst avseende uppföljning och utvärdering. Vi har även noterat att ansvarsfördelningen inom den omorganiserade upphandlingsenheten bör förtydligas. Rekommendationer Utifrån genomförd granskning rekommenderar vi att: ansvarsfördelningen inom upphandlingsenheten formaliseras. upphandlingspolicyn revideras och görs tillgänglig på intranätet. rutiner tas fram för uppföljning av avtalstrohet och för uppföljning och utvärdering av upphandlingsprocessen. i övrigt fortsätta arbeta för att uppnå önskat läge enligt den översyn som genomfördes år 2010. Östersund 2014-01-31 DELOITTE AB Marianne Harr Projektledare Mattias Holmetun Projektmedarbetare 1

Inledning Uppdrag och bakgrund Landstinget genomförde år 2010 1 en översyn av landstingets upphandlingsverksamhet i syfte att effektivisera och förbättra landstingets inköpsprocesser. Översynens resultat gav indikationer på att det givet förändringar av organisation, arbetssätt med mera finns möjligheter till en betydande kostnadsreduktion. På uppdrag av Landstinget Västernorrlands revisorer har Deloitte granskat om landstingets upphandlingsverksamhet bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och om det finns förutsättningar för att uppnå den kostnadsreduktion som 2010 års översyn indikerade. Ansvarig nämnd är landstingsstyrelsen. Revisionsfråga Inom ramen för granskningens övergripande syfte ska granskningen besvara följande kontrollmål: Är upphandlingsverksamheten organiserad och dimensionerad för att ge en kostnadseffektivitet i upphandlingsverksamheten? Finns en tydlig ansvarsfördelning mellan landstingets upphandlingsavdelning och övriga verksamheter? Finns en tydlig ansvarsfördelning inom upphandlingsenheten? Är landstingets riktlinjer och regelverk för upphandlingsverksamheten anpassade till gällande upphandlingslagstiftning? Ger den information som finns tillgänglig på landstingets intranät ett tillräckligt stöd vid inköp? Genomförs uppföljning och utvärdering av genomförda upphandlingar (avseende ekonomiskt utfall, kvalitet, antalet överprövade upphandlingar etc.)? Genomförs uppföljningar av efterlevnaden av landstingets interna riktlinjer och regelverk? Genomförs uppföljningar av att inköp sker utifrån upphandlade avtal? Finns förutsättningar för att uppnå den kostnadsreduktion som 2010 års översyn indikerade? Revisionskriterier Granskningen har huvudsakligen utgått från följande bedömningsgrunder: Kommunallag (1991:900) Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) 1 Utredning av upphandlings-och inköpsverksamheten Slutrapport, 29 okt 2010 2

Landstingsplan Policys, riktlinjer och regler avseende upphandling och inköp inom Landstinget Västernorrland Avgränsning Granskningen avgränsas till upphandling av ramavtal. Metod Granskningen har genomförts genom dokumentanalyser och intervjuer. En förteckning av de som intervjuats framgår av bilaga 1. Rapporten har faktagranskats av upphandlingschefen, upphandlingsenhetens controller samt projektledaren för INSE-projektet. 3

Granskningsresultat Upphandlingspolicy och delegationsbeslut Inom landstinget finns en, av landstingsstyrelsen, fastställd upphandlingspolicy. Policyn omfattar även riktlinjer för upphandling av vilka framgår att all upphandling ska ske i samverkan mellan upphandlingsenheten och användarna. Enligt policyn utgör följande dokument förutsättningarna för landstingets samtliga upphandlingar: Beskrivning av upphandlade enheter, bilaga 1 med datum 2000-06- 30. Belopp för direktupphandling, bilaga 2 med datum 2000-06-30. Kvalitetshandbok för Landstinget Västernorrland, bilaga 3 med datum 2000-06-30. Regler för utrustningsprojekt, bilaga 5 med datum 2000-06-30. Landstingets miljöpolicy. Landstingets arbetsordning och delegationsreglemente. Lagar och författningar. Av policyns bilaga 2A framgår de beloppsgränser som gäller för direktupphandling ute i verksamheten. Direktupphandling får ske ute i verksamheten upp till två prisbasbelopp 2 om inköpet avser varor och upp till 4 prisbasbelopp om inköpet avser tjänster. Upphandlingsenheten får, enligt policyn, direktupphandla upp till 7 prisbasbelopp, vilket varken är förenligt med gällande vidaredelegation eller LOU. Enligt gällande vidaredelegering från landstingsdirektören 3 får upphandlingschefen genomföra direktupphandling för hela landstingets räkning upp till 15 procent av tröskelvärdet enligt lagen om offentlig upphandling. Denna vidaredelegation överensstämmer med den beloppsgräns som gäller för direktupphandlingar enligt 15 kap, 3, 2 st, LOU och motsvarar ca 271 tkr 4 (ca 6 prisbasbelopp). Vi har vid vår granskning noterat att det pågår en revidering av upphandlingspolicyn. Enligt upphandlingschefen återstår endast en komplettering med miljöaspekter innan den nya policyn kan fastställas. Enligt upphandlingschefen pågår ett arbete för att förbättra styrningen av upphandlingsverksamheten genom framtagande av både en upphandlingsstrategi och en verksamhetsplan för upphandlingsenheten. 2 Prisbasbelopp 2013: 44 500 kr Prisbasbelopp 2014: 44 400 kr 3 Dnr 13LS302 4 www.kkv.se, 2014-01-07 4

Organisation och ansvarsfördelning Enligt 6 i landstingsstyrelsens reglemente har landstingsstyrelsen ansvar för att fullgöra landstingets uppgifter inom lagen om offentlig upphandling. Ansvaret vid utförandet av landstingets upphandlingar är fördelat mellan verksamheten och upphandlingsenheten. Som nämnts ovan ska all upphandling ske i samverkan mellan upphandlingsenheten och verksamheten. Den revidering av policyn som pågår innebär i huvudsak ingen förändring i detta avseende. För att en upphandling ska genomföras krävs i normalfallet att upphandlingsenheten får ett uppdrag av en verksamhet/beställare. Upphandlingsuppdraget lämnas till upphandlingsenheten på, för ändamålet, fastställd blankett. Upphandlingarna genomförs i projektform och leds av upphandlingsenheten. Den uppdragsgivande verksamheten ansvarar för att upphandslingsprojektet bemannas med kompetens från berörd verksamhet samt för utformningen av kraven för varan/tjänsten. Den upphandlare som utsetts till projektledare ansvarar för att upphandlingsprojektet tillförs övrig kompetens som är nödvändig för genomförandet av upphandlingen, t.ex. experter inom medicinteknik, IT och fastighet. Upphandlingsenheten organisation och kompetens Den översyn av upphandlings- och inköpsverksamheten som genomfördes under 2010 visade att övriga verksamheter inom landstinget bedömde att upphandlingsenheten var underbemannad och att resurserna behövde utökas för att säkra en effektiv upphandlingsprocess. Vid sammanträdet den 14 juni 2011 beslutade landstingsstyrelsen att i budget för 2012 samt i plan för 2013-2014 inarbeta en utökning av upphandlingsenheten till 21 personer. Beslutet fattades utifrån en kartläggning av kompetens- och resursbehovet på upphandlingsenheten 5 som slutrapporterades i januari 2011. Av kartläggningen framgår att upphandlingsenheten bör bestå av upphandlingschef, två jurister, två controllers, en miljöansvarig, fyra personer som jobbar med e-handel, en administratör och 10 upphandlare. Enligt upphandlingschefen omfattar enheten i dagsläget 25 personer och har till viss del en annan sammansättning än vad som föreslogs i kartläggningen. Enheten består i dagsläget av upphandlingschef, en jurist, en controller, miljöhandläggare, administratör, elva upphandlare, tre avtalshandläggare samt sex handläggare för inköp och e-handel. Den nya organisationen av upphandlingsenheten trädde enligt upphandlingschefen i kraft den första januari 2014. 5 Kartläggning av kompetens- och resursbehovet på upphandlingsenheten Slutrapport, januari 2011 5

Enligt upphandlingschefen övervägs om det ska tillsättas chefer för upphandlarna respektive E-handel och Inköpsservice inklusive avtalshandläggarna. Inom enheten finns en bred kompetens och en mångårig erfarenhet från offentlig upphandling och förhandlingar. Enligt upphandlingschefen har enheten dock haft en hög personalomsättning under de senaste åren. Fem av de elva upphandlarna och två av de tre avtalshandläggarna är nyanställda. Upphandlingschefen uppger att det är svårt att rekrytera upphandlare med erfarenhet av LOU vilket gör att en nyrekrytering oftast innebär en begränsad kapacitet under en upplärningsperiod på mellan sex och tolv månader. Ansvarfördelning inom upphandlingsenheten Enligt upphandlingschefen finns inga arbetsbeskrivningar för de befattningar som finns i den omorganiserade upphandlingsenheten. Upphandlingschefen uppger dock att avsikten är att sådana beskrivningar ska tas fram. Av processdokumentationen framgår dock i viss utsträckning hur ansvaret inom upphandlingsenheten har fördelats. Upphandlarna ansvarar för upphandlingen fram till dess att avtalet undertecknats av båda parter (landstinget enligt delegationsordning och leverantör). Efter undertecknandet av avtalet anses upphandlingen vara avslutad och ärendet övergår till en avtalsprocess. Avtalet överlämnas då till avtalshandläggare som ansvarar för upprättande av en avtalsplan som ska belysa de aktiviteter som ska genomföras för avtalet under avtalsperioden. Stöd vid inköp På landstingets intranät finns information som beskriver vad som gäller vid inköp och upphandling. Informationen omfattar bland annat kontaktuppgifter till upphandlingsenheten, avtalskatalog, tillvägagångssätt för att beställa behörigheter till inköpssystem, manualer som beskriver hur beställningar går till, rutiner för de fall då varor och tjänster saknas i inköpssystem/avtalskatalog och blanketter för upphandlingsuppdrag. Vi har dock noterat, liksom vid tidigare genomförd granskning 6, att landstingets upphandlingspolicy inte finns tillgänglig på landstingets intranät. Enligt upphandlingschefen kommer den reviderade policyn att publiceras på intranätet i anslutning till den övriga informationen om upphandling. Intervjuer avseende den information som finns tillgänglig på landstingets intranät och i inköpssystemen samt avseende upphandlingsenhetens tillgänglighet har genomförts med beställare inom landstinget. Vid dessa intervjuer har framkommit att den information som finns tillgänglig på intranätet och i inköpssystemen i stort sett ger ett tillräckligt stöd vid inköpen. De intervjuade uppger även att de fått den hjälp de behövt i de fall upphandlingsenheten kontaktats för ytterligare information och/eller stöd. Ett par av de intervjuade upplever dock att strukturen på intranätet gör att det är svårt att hitta fram till informationen. 6 Inköp utan upphandling, Revisionsrapport juni 2010 6

Som även framkommit vid tidigare granskning 7 upplever de intervjuade att den sökmotor som finns i avtalskatalogen inte utgör ett tillräckligt stöd för att hitta gällande avtal. Det har även framkommit synpunkter på att de produkt- och tjänstebeskrivningar som finns i upphandlings-/inköpssystemen inte är tillräckligt informativa. Enligt upphandlingschefen har det påbörjats ett arbete inför upphandling av ett nytt upphandlingssystem och i detta arbete kommer, enligt uppgift, sökfunktionen i avtalskatalogen att beaktas. De intervjuade beställarna upplever överlag att det är tydligt hur de ska agera om avtal saknas för de varor och tjänster som de behöver och vart de kan vända sig om frågor skulle uppstå. Upphandlingsenhetens tillgänglighet uppges vara tillräcklig i de allra flesta fall. Uppföljning och utvärdering Av landstingsplanen 2013-2015 framgår att gjorda inköp ska följas upp och kontrolleras samt att det krävs trohet, från samtliga verksamheter, mot ingångna avtal. Upphandlingschefen och upphandlingsenhetens controller ser uppföljning och utvärdering av verksamheten som ett utvecklingsområde liksom uppföljning av efterlevnad av styrdokument och förekomsten av inköp som görs vid sidan om upphandlade avtal (avtalstrohet). Upphandlingsenheten har under de senaste åren inte haft någon verksamhetsplan men som tidigare nämnts pågår ett arbete för att ta fram en sådan. Enligt upphandlingschefen och controllern har det, som en del i detta arbete, tagits fram kortsiktiga mål och aktiviteter. Enligt uppgift genomförs månadsvisa uppföljningar av de kortsiktiga målen. Handläggningen av upphandlingar följs regelbundet upp bl.a. avseende antal ärenden per upphandlare och handläggningstid. Av processdokumentationen för avtalsprocessen framgår att uppföljningar av ramavtal genomförs enligt den avtalsplan som fastställs för respektive avtal. Sådan uppföljning kan, om det anses aktuellt för det enskilda avtalet, bland annat omfatta förekomst av reklamationer, efterlevnad av avtalsvillkor och avstämningsmöten med leverantören. Enligt upphandlingschefen och controllern genomförs inte någon systematisk och regelbunden uppföljning av avtalstrohet eller efterlevnaden av interna styrdokument. Detta beror, enligt upphandlingschefen, på att den manuella hanteringen för att få ut relevant statistik ur landstingets upphandlings- och inköpssystem är för omfattande. Förutsättningar för kostnadsreduktion Vid den översyn av upphandlings- och inköpsarbetet som genomfördes år 2010 identifierades en potential till kostnadsbesparingar på totalt 70-102 miljoner kr. Beloppet räknades fram utifrån ett uppskattat inköpsbelopp om ca 2,7 miljarder kronor och ett antal andra antaganden/förutsättningar. En 7 Inköp utan upphandling, Revisionsrapport juni 2010 7

förutsättning var att landstinget genomförde ett antal föreslagna åtgärder och uppnådde ett börläge. Åtgärdsförslagen (drygt 50 punkter) bestod bland annat av införande av nytt e-handelssystem, utveckling av kategoristyrning, uppföljning av avtalstrohet och efterlevnad av styrdokument, framtagande av ny upphandlingsrutin och upphandlingspolicy där upphandlingsenheten involveras i samtliga upphandlingar, utökning av upphandlingsenheten samt upprättande av kommunikationsplan för att stärka kännedomen om upphandlingsfunktionens uppdrag/roll och vikten av avtalstrohet. I rapporten från översynen rekommenderades landstinget att lansera ett program för att uppnå det föreslagna börläget samt för att säkra att maximal nytta uppnås med befintliga systemstöd och arbetssätt. Vid landstingsstyrelsens sammanträde 2011-06-14 behandlades yttrande över revisionsrapporten Inköp utan upphandling. Av yttrandet framgår att landstingsstyrelsen beslutat att genomföra samtliga föreslagna åtgärder. Utifrån översynen pågår satsningen Inköpsstrategi med E-handel INSE, för att utveckla landstingets inköpsorganisation och därigenom förbättra möjligheterna för att nå de mål som fullmäktige beslutat och förbättra landstingets totala ekonomi. Det framgår dock inte av ovan nämnda yttrande när förändringsarbetet ska vara genomfört men enligt projektledaren 8 för INSE-projektet skulle förändringarna ha varit genomförda vid utgången av år 2013. Enligt upphandlingschefen och projektledaren för INSE-projektet har de föreslagna åtgärderna hittills endast genomförts till viss del. Enligt projektledaren för INSE-projektet är införandet av det nya e- handelssystemet en förutsättning för att kunna genomföra många av de övriga förbättringsåtgärderna. Införandet av det nya e-handelssystemet har dock blivit kraftigt försenat. Enligt uppgift beror förseningen bland annat på att det inte funnits pengar att avsätta för inköp av det nya systemet (ca 5-7 mkr) samt att det uppstått förseningar i upphandlingsarbetet. Beslut om genomförande av en upphandling av ett nytt e-handelssystem fattades av landstingsstyrelsen i september år 2013. Av landstingsplanen 2013-2015 framgår att den beräknade kostnadsreduceringseffekten inom området inköp och upphandling som ska effektueras fram till år 2014 uppgår till 81 miljoner kr. Denna kostnadsreduceringseffekt är, enligt landstingsstyrelsens yttrande över revisorernas rapport Inköp utan upphandling, beräknad utifrån att upphandlingsenheten är inblandade i en inköpsvolym om 2,7 miljarder kronor, en fördubbling jämfört med år 2010. Av landstingsplanen 2014-2016 framgår att en kostnadsreduceringseffekt om 59 miljoner kronor inom området inköp och upphandling ska effektue- 8 Projektledaren var upphandlingschef vid tidpunkten för översynen. 8

ras fram till år 2015. Beloppet har beräknats efter en uppdaterad spendanalys 9 genomförd i maj 2012. Enligt den uppdaterade spendanalysen, som baseras på inköpsdata från år 2011, beror skillnaden mellan den uppskattade kostnadsreduceringseffekten i översynen (102 mkr inkl. moms, 93 mkr exkl. moms) och i landstingsplanerna (81 respektive 59 mkr exkl. moms) bland annat på att kategorin Läkemedel har lyfts ut och hanteras för sig samt att landstinget har beslutat att inte lägga ut delar av ambulanstransporterna på entreprenad. 9 En spendanalys är ett hjälpmedel för att analysera en organisations inköpsmönster. Den kan användas som grund för att utforma inköpsstrategier och ger förutsättningar för att t.ex. analysera hur inköp sker. 9

Revisionell bedömning Vi bedömer att landstingets upphandlingsverksamhet inte fungerar fullt ut ändamålsenligt. Landstingsstyrelsen har inte vidtagit tillräckliga åtgärder för att nå upp till fullmäktiges mål. Denna bedömning grundar vi främst på följande iakttagna brister: den nya upphandlingsorganisationen ännu inte är helt inarbetad och ansvarsfördelningen inom upphandlingsenheten bör förtydligas, det saknas rutiner och systemstöd för systematisk och regelbunden uppföljning av avtalstroheten och efterlevnaden av interna styrdokument, det saknas dokumenterade rutiner för systematisk och regelbunden uppföljning och utvärdering av upphandlingsenhetens processer. Vi bedömer vidare att det i dagsläget saknas förutsättningar för att nå den kostnadsreduktion som 2010 års översyn indikerade. Denna bedömning grundar vi på: att de i översynen föreslagna åtgärderna endast har genomförts till viss del, att det pågående utvecklingsarbetet blivit kraftigt försenat, att befintliga sökfunktioner för sökning av produkter/gällande avtal behöver förbättras. Organisation och ansvarsfördelning Upphandlingar genomförs i projektform och ska enligt de styrande dokumenten alltid genomföras i samverkan mellan upphandlingsenheten och övrig verksamhet. Upphandlingsenhetens personella resurser har sedan 2010 utökats med 10 tjänster och omorganiserats för att skapa bättre förutsättningar för att kunna möta landstingets totala behov av upphandlingar på ett effektivt sätt. Organisationen är dock ännu så pass ny och en stor del av upphandlingsenhetens personal har tillträtt sina tjänster relativt nyligen vilket innebär att det troligen kommer att krävas en viss inlärningsperiod innan organisationen kan fungera effektivt. Vi bedömer att ansvarsfördelningen mellan landstingets upphandlingsenhet och övriga verksamheter är tillräckligt tydlig. Av upphandlingspolicyn, både den nu gällande och det förslag på ny policy som vi tagit del av, samt den information om upphandling som finns tillgänglig på landstingets intranät framgår hur ansvaret fördelats. Ansvarsfördelningen inom upphandlingsenheten kan dock förtydligas. Till viss del framgår ansvarsfördelningen för den omorganiserade upphandlingsenheten av processdokumentationen. Förutsättningarna för en effektiv 10

upphandlingsverksamhet skulle dock, enligt vår mening, stärkas om ansvarsfördelningen formaliseras på ett tydligare sätt. Styrande dokument Den nu gällande upphandlingspolicyn är till vissa delar inte förenlig med gällande lagstiftning och överensstämmer inte med gällande delegationsbeslut. Granskningen visar dock att det pågår ett utvecklingsarbete av interna styrdokument för upphandlingsverksamheten. Policyn kommer att revideras så att den inte längre strider mot lagstiftningen. Enligt uppgift håller även en upphandlingsstrategi samt en verksamhetsplan för upphandlingsenheten på att arbetas fram för att tydliggöra vilka mål upphandlingsverksamheten ska styras utifrån. Stöd vid inköp Vi bedömer att den information som finns tillgänglig på landstingets intranät ger ett tillräckligt stöd vid inköp. Denna bedömning delas av de flesta av beställare inom landstinget som vi genomfört intervjuer med. Informationen på intranätet bör dock kompletteras med gällande upphandlingspolicy. Uppföljning och utvärdering Granskningen visar att uppföljning och utvärdering av upphandlingsverksamheten kan förbättras. Som även konstaterats vid tidigare granskningar 10 saknas rutiner och systemstöd för systematisk och regelbunden uppföljning av avtalstroheten och efterlevnaden av interna styrdokument. Landstingsfullmäktiges krav på uppföljning och kontroll av avtalstrohet uppfylls således inte. Det saknas även dokumenterade rutiner för systematisk och regelbunden uppföljning och utvärdering av upphandlingsenhetens processer. Förutsättningar för kostnadsreduktion Landstingsstyrelsen har fattat beslut om genomförande av samtliga föreslagna åtgärder som framkom i översynen. Granskningen visar dock att de åtgärder som föreslogs vid översynen inte har genomförts och det börläge som utgjorde en förutsättning för den identifierade årliga potentialen till kostnadsreduktion (102 msek) har därmed inte uppnåtts. Som beskrivits ovan saknar landstinget rutiner och systemstöd för uppföljning av förekomsten av inköp som görs vid sidan om upphandlade avtal. Landstinget har därför inte tillräckliga förutsättningar för att kunna beräkna eventuell kostnadsbesparing som uppnås genom upphandlingsverksamheten. En förutsättning för kostnadsreduktion genom upphandlingsverksamheten är att avtalstroheten är hög och att inköps-/beställningsprocessen är effektiv. För att öka möjligheterna för en hög avtalstrohet och en effektiv inköps- /beställningsprocess är det viktigt att upphandlade avtal hålls tillgängliga 10 Inköp utan upphandling, Revisionsrapport juni 2010 Inköp vid landstingets folkhögskolor, Revisionsrapport november 2012 11

och att sökbarheten är god. Granskningen visar att de befintliga sökfunktionerna för sökning av produkter/gällande avtal behöver förbättras. Rekommendationer Utifrån genomförd granskning rekommenderar vi att: ansvarsfördelningen inom upphandlingsenheten formaliseras. upphandlingspolicyn revideras skyndsamt och tillgängliggörs på landstingets intranät. rutiner tas fram för uppföljning av avtalstrohet. rutiner tas fram för uppföljning och utvärdering av upphandlingsprocessen. i övrigt fortsätta arbeta för att uppnå börläget enligt den översyn som genomfördes år 2010. 12

Bilagor Bilaga 1 - Intervjuade Nils Göran Johansson Upphandlingschef Ingrid Berglund Stjernberg Controller, Upphandlingsenheten Sören Lanner Projektledare, Inköpsstrategi med E-handel-INSE Carina Öhgren Beställare, Städ/transport Carina Liljestrand Beställare, HR Anna Vallin Beställare, Medicinskt bibliotek Lena Pettersson Beställare, Hjälpmedel Helen Hägg Beställare, Hjälpmedel Marie Fertig Beställare, Ålsta Folkhögskola Viviane Rönnqvist Beställare, Forskning och utveckling 13

Med Deloitte avses en eller flera av Deloitte Touche Tohmatsu Limited, en brittisk juridisk person (Eng: limited by guarantee ), och dess nätverk av medlemsfirmor, som var och en är juridiskt åtskilda och oberoende enheter. För en mer detaljerad beskrivning av den legala strukturen för Deloitte Touche Tohmatsu Limited och dess medlemsfirmor, besök www.deloitte.com/about. Deloitte erbjuder tjänster inom revision, skatterådgivning, business consulting och finansiell rådgivning till offentliga och privata klienter inom en mängd branscher. Med ett globalt nätverk av medlemsfirmor i mer än 150 länder, kan Deloitte erbjuda spetskompetens av världsklass och djup lokal expertis för att hjälpa klienter med de insikter de behöver för att ta itu med sina mest komplexa utmaningar. Deloitte har 200 000 medarbetare i nätverket alla fast beslutna att bli standard of excellence. Detta dokument innehåller endast allmän information. Varken Deloitte Touche Tohmatsu Limited, dess medlemsfirmor eller deras närstående företag (gemensamt kallade "Deloittes Nätverk") lämnar råd eller tjänster genom denna publicering. Innan beslut fattas eller åtgärd vidtas som kan påverka din ekonomi eller din verksamhet, bör du konsultera en professionell rådgivare. Inget företag inom Deloittes Nätverk är ansvarigt för någon skada till följd av att man har förlitat sig på information i detta dokument. 2013 Deloitte AB