Hur får man en kommunal RSA att funka? Tankar och erfarenheter från utvecklingsarbete i Malmö stad HENRIK HASSEL & ALEXANDER CEDERGREN, LUNDS UNIVERSITET GABRIELLA WESTHEIM, MALMÖ STAD
Utveckling av RSA-arbete i Malmö stad Forskningsintresse: Förstå varför RSA-arbetet (inte) funkar och hur det kan funka bättre Går arbetet att mäta, följa upp och utvärdera? Strävan efter ett helhetsgrepp på RSA-processen där RSA-metoden utgör en av flera delar Andra delar handlar exempelvis om att få till förankring, engagemang, stöd, utbildning, feedback, kontinuitet, osv
Designforskning som ett sätt att brygga teori och praktik PRAKTIK DESIGNFORSKNING KUNSKAPSBAS Praktiska problem Utmaningar i Malmö stad Konstruera RSA i Malmö stad Teorier Metoder Erfarenheter RSA-metoder Forskning Utvärdera Fas 1: Förstå behov, begränsningar och utmaningar för kommunal RSA Fas 2: Utveckla metod/process tillsammans med Malmö stad Fas 3: Observera, följa upp och utvärdera Fas 4: Dra generella lärdomar om implementering och utvärdering av RSA-arbetet
1. Utmaningar
Utmaningar för kommunal RSA Har undersökts genom intervjuer, enkäter och workshops + andras forskning (t.ex. FOI) Exempel på utmaningar: Organisering av RSA-arbetet Kompetens och behov av information Överlappande koncept och aktiviteter Bristande kontinuitet i arbetet Synliggörande av nyttan för involverade Informationsdelning/-spridning Både sociala/organisatoriska utmaningar och tekniska/metodmässiga
Några utgångspunkter för RSA-arbetet i Malmö stad Bygga vidare på befintligt RSA-arbete Förenkla metodbeskrivningen så långt som möjligt Successiv fördjupning av arbetet Användning av IT-system och gemensam vokabulär Utnyttja synergier mellan olika begrepp, koncept och aktiviteter Fokusera på det förvaltningen har kunskap om Inrikta på verksamhet som är samhällsviktig
2. Metod
Integrerad risk- och kontinuitetshantering Syfte: stödja förvaltningarna att utveckla robusthet i sina verksamheter sätter det samhällsviktiga i centrum och ge ett relevant underlag till andra aktörer Tre huvudsakliga steg som är under utveckling och testas mot en referensgrupp: 1. Kartläggning av förvaltning 2. Analys av oönskade händelser 3. Föreslå förbättringsåtgärder Integrerar principer från riskanalys och kontinuitetshantering Händelsefokus och verksamhetsfokus
Steg 1 Kartläggning av förvaltning Baserat på principer från kontinuitetshantering Identifiera åtaganden som vid avbrott på kort tid leder till allvarliga konsekvenser Kartlägga beroenden och reservlösningar Omfattningen på steget varierar för olika förvaltningar Gemensamt vokabulär för att beskriva beroenden Tidig identifiering av förbättringsförslag
Steg 2 Analys av oönskade händelser Utgår från kartläggningen från steg 1 Förvaltningsspecifika och kommungemensamma händelser Analys av hur händelserna påverkar förvaltningen och konsekvenser som uppstår av detta Sker avbrott i beroenden/åtaganden? Kommer reservlösningar finnas tillgängliga? Uppstår ökade behov av åtagandena? Uppstår behov av nya åtaganden? Analys av orsaker, indikationer och trolighet om kunskap finns
Steg 3 Föreslå förbättringsåtgärder Presentera resultaten från föregående steg för att identifiera: Kritiska åtaganden Kritiska beroenden Händelser med hög sannolikhet och konsekvens Ligger till grund för inriktning/prioritering av åtgärder Förebygga störningar, öka förmåga att motstå dem, etc.
Metodutveckling Status just nu Första två stegen har testats i en referensgrupp, utvärderats och revideringar genomförs nu Steg 3 testas tidigt i höst och metoden testas i stor skala senare i höst Vidare utveckling av metoden Skapa helhetsbilder utifrån förvaltningarnas analyser Involvera icke-kommunala verksamheter
3. Utvärdering (pågående arbete)
Utvärdering Frågeställningar: Har vi lyckats väl med vårt RSA-arbete? Bör vi revidera något i vårt upplägg? Leder användning av metoden till att vi uppfyller de syften vi har? Syften finns uttryckta i t.ex. förarbeten m.m. Ex. minska risker och sårbarheter i samhället och öka hanteringsförmågan Är dock inte nödvändigtvis precis detta som en specifik aktör vill uppnå Malmö har vissa mer specifika syften
Utvärdering i en ideal värld RSA Mätning av faktiska effekter Färre extraordinära händelser, lägre konsekvenser, mer kostnadseffektiva åtgärder, etc. i jämförelse med en kontrollgrupp Utmaningar för RSA-utvärdering: Svårt att skapa jämförbara kontrollgrupper i praktiken Tar mycket lång tid att se effekter Inte bara RSA som påverkar utfallen 20 kommuner som använt RSAprocessen 20 kommuner som inte använt RSA-processen 6 händelser 100 döda 1 M kr/räddat liv 10 händelser 200 döda 2 M kr/räddat liv Färre händelser Lägre konsekvenser Mer effektiva åtgärder
Utvärdering i en realistisk värld RSA Koppla långsiktigt önskade effekter till mer kortsiktiga utfall För att åstadkomma X på sikt måste vi först åstadkomma Y Logisk modell för hur vi antar att önskvärda effekter skapas Dock mycket komplext osäkra orsak-verkansamband Variationsrik utvärderingen bör genomföras Många variabler, olika nivåer, olika fokus, olika sätt att samla in data Sammantaget kan mätningarna ge en indikation på hur lyckat RSA-arbetet är Brett, aktivt deltagande Föreslagna åtgärder Attitydförändringar Väl motiverade beslut Ökad förståelse Höjd kunskapsnivå Implementerade åtgärder Förändrade beteenden Färre händelser Lägre konsekvenser Mer effektiva åtgärder
Vill du veta mer? Henrik.hassel@risk.lth.se Alexander.cedergren@risk.lth.se Gabriella.westheim@malmo.se www.cencip.lu.se www.risk.lth.se