Tre steg för ett robustare Malmö. En metod för risk- och sårbarhetsanalys Reviderad

Transkript

1 Tre steg för ett robustare Malmö En metod för risk- och sårbarhetsanalys Reviderad

2 Innehållsförteckning Inledning 3 Om metoden 4 Metodens tre steg en översikt 5 Så här används manualen 6 Viktiga definitioner 7 Indikatorer 8 Steg 1 9 Kartlägg er förvaltning Steg 1A 11 Steg 1B 14 Steg 1C 18 Steg 1D 22 Steg 2 25 Analysera oönskade händelser Steg 2A 27 Steg 2B 30 Steg 2C 33 Steg 2D 39 Steg 2E 44 Steg 3 47 Ta fram ett beslutsunderlag för förbättringsåtgärder Steg 3A 49 Steg 3B 53 Steg 3C 56 Steg 3D 60 Steg 3E 62 Mallar Steg 1 64 Mall Steg 1A 65 Mall Steg 1B 69 Mall Steg 1C 70 Mall Steg 1D 71 Mall Steg 1E 72 Mallar Steg 2 74 Mall Steg 2A 75 Mall Steg 2B 77 Mall Steg 2C 78 Mall Steg 2D 79 Mall Steg 2E 80 Mall Steg 2F 81 Mallar Steg 3 83 Mall Steg 3A 84 Mall Steg 3B 85 Mall Steg 3C 86 Mall Steg 3D 87 Mall Steg 3E 88 Mall Steg 3F 89

3 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ INLEDNING 3 Inledning Vårt moderna samhälle är komplext och i många avseenden sårbart. Vi är beroende av många faktorer som påverkar oss och vår organisation: väder, energisystem, drivmedel, matförsörjning och informations- och kommunikationssystem för att nämna några. För att öka våra möjligheter att klara av en kris, där någon eller några sådana faktorer påverkas negativt, måste vi bli bättre på att kartlägga och förstå vilka risker och sårbarheter som finns. Det är först när vi är medvetna om riskerna som vi kan förebygga eller hantera dem, för att därmed minimiera skador på liv och hälsa och kunna upprätthålla det som är samhällsviktigt för kommunen och våra invånare trots stora påfrestningar. För att vi ska lyckas med denna kartläggning är er insats som beredskapssamordnare inom förvaltningarna helt avgörande. Det är ni som kan synliggöra vilka risker som finns inom just er verksamhet. För att underlätta ert arbete med kartläggningen har vi tagit fram metoden som beskrivs i den här manualen Tre steg för ett robustare Malmö. Lyckas vi tillsammans arbeta efter den här metoden kan vi minska sårbarheten och göra Malmö stad till en mer robust organisation som bättre klarar av att hantera extraordinära händelser. EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER En extraordinär händelse definieras som en händelse som avviker från det normala, som innebär en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun. Med andra ord ligger tonvikten i det här arbetet på händelser med potentiellt mycket allvarliga konsekvenser för staden och på verksamheter som om de inte fungerar snabbt leder till mycket allvarliga konsekvenser för stadens invånare. Fokus är med andra ord inte på vardagliga händelser även om dessa kan vara nog så problematiska. Samtidigt är det i vardagen vi kan bygga upp den robusthet som krävs för att klara en allvarlig påfrestning. ÖKAR FÖRMÅGAN TILL CIVILT FÖRSVAR Den här typen av kartläggning kallas för risk- och sårbarhetsanalys förkortat RSA. En risk- och sårbarhetsanalys är en process för att synliggöra och skapa medvetenhet om de risker och sårbarheter som finns inom en organisation eller inom ett geografiskt område, och som kan leda till extraordinära händelser. RSA-arbetet är tänkt att hjälpa kommuner att minska sårbarheten i sin verksamhet och säkerställa en god förmåga att hantera krissituationer. När detta mål uppnås får kommunerna också en grundläggande förmåga till civilt försvar. Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH) styr arbetet med RSA och syftar till att öka medvetenheten och kunskapen hos beslutsfattare och verksamhetsansvariga, ge underlag för planering samt ge underlag för information till medborgare och anställda. Arbetet med RSA är den process som lägger grunden för att nå lagens syfte.

4 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ INLEDNING 4 Om metoden Metoden Tre steg för ett robustare Malmö har arbetats fram gemensamt av Malmö stad och Lunds Tekniska Högskola. I arbetet har det tagits hänsyn till synpunkter från de beredskapssamordnare som redan arbetar med riskoch kontinuitetshantering inom Malmö stad. Den största förändringen är att dessa två processer riskhantering och kontinuitetshantering genom den här metoden slås samman. Det gör vi för att underlätta arbetet för er som arbetar med analysen, och vi ser stora vinster med att samordna dessa aktiviteter. För att skapa kontinuitet med det arbete som redan bedrivs av förvaltningarna har vi behållit så mycket som möjligt av det som redan görs. Synpunkter och önskemål från beredskapssamordnarna har varit en mycket viktig del av arbetet med att ta fram metoden. Vår förhoppning är att Tre steg för ett robustare Malmö ska utvecklas vidare i en process som involverar Malmö stads olika förvaltningar. Metoden vänder sig i första hand till beredskapssamordnare inom Malmö stads förvaltningar. Därför har vi valt att genomgående använda begreppet förvaltning när vi beskriver metoden. Det finns dock inget principiellt som hindrar att metoden används av andra typer av organisationer (verksamheter, avdelningar, bolag, etc.). Vi hoppas att metoden kan bli ett användbart verktyg för fler aktörer och att vi på så sätt tillsammans kan bidra till ett mer robust samhälle.

5 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ INLEDNING 5 Metodens tre steg en översikt Metoden består av tre steg: Steg 1 Kartlägg er förvaltning, Steg 2 Analysera oönskade händelser och Steg 3 Ta fram ett beslutsunderlag för förbättringsåtgärder. Dessa tre steg består i sin tur av olika delsteg som syftar till att göra varje steg lättare att genomföra. Varje delsteg innehåller ett antal frågor som ska besvaras. Svaren ska föras in i de framtagna mallarna. Steg 1 Kartlägg er förvaltning handlar om att kartlägga vilken del av er förvaltnings åtaganden som är samhällsviktiga för Malmö stad och som bör omfattas av RSA-arbetet. I den första delen av Steg 1, som vi kallar Steg 1A, vill vi att ni besvarar vilka åtaganden som er förvaltning har. Ni behöver även beskriva vilka konsekvenser som kan uppstå om åtagandena inte kan genomföras. När ni är klara med det så tar Steg 1B vid. Där ska ni beskriva vilka av dessa åtaganden som är speciellt viktiga att de fungerar. Ett urval av dessa åtaganden går ni sedan vidare med till Steg 1C. Där ska ni göra en bedömning av vad åtagandena är beroende av men också beskriva vilka reservlösningar som finns om beroendena inte är tillgängliga. Avslutningsvis ska ni i Steg 1D föreslå vilka förbättringsåtgärder som ni kunnat identifiera såhär i inledningen av er kartläggning av åtaganden. Steg 2 Analysera oönskade händelser handlar om att utifrån den kartläggning ni har gjort i Steg 1 bedöma olika oönskade händelsers inverkan. Även här har vi delat in det i delsteg, där Steg 2A handlar om att identifiera vilka oönskade händelser som allvarligt kan påverka förvaltningen samt göra ett urval av händelser att analysera vidare. I Steg 2B konkretiseras sedan de händelser som analyseras vidare. I Steg 2C gäller det att beskriva hur de oönskade händelserna påverkar förvaltningen och vilken förmåga förvaltningen har att genomföra sina olika åtaganden i händelsen. Baserat på förmågebedömningana görs i Steg 2D sedan en bedömning av de negativa konsekvenser som uppstår för Malmö stad. När väl det är gjort avslutas det med Steg 2E, där det ska beskrivas vad som kan orsaka de oönskade händelserna. En bedömning av hur troligt det är att de inträffar ska också göras. Steg 3 Ta fram ett beslutsunderlag för förbättringsåtgärder handlar om att, utifrån underlagen från Steg 1 och 2, ta fram ett beslutsunderlag som kan användas för att genomföra förbättringsåtgärder med syftet att riskerna för förvaltningen och Malmö stad minskar samt att förmågan ökar. Förbättringsåtgärder bör inriktas på de åtaganden, beroenden och händelser som är mest kritiska för förvaltningen. Därför presenteras i Steg 3A-C en sammanställning av alla resultat från Steg 1 och 2. I Steg 3D tas möjliga åtgärdsförslag fram och de prioriteras sedan i Steg 3E. Trots att metoden är nedbruten tre steg är det i de flesta fall inte lämpligt att genomföra respektive steg i vid ett och samma tillfälle. Det kan finnas anledning att genomföra olika delar av steget med olika deltagare. T.ex. kan det vara lämpligt att förvaltningsledningen är med och väljer ut vilka åtaganden (Steg 1) eller händelser (Steg 2) som analysen bör inriktas mot. När sedan ett specifikt fokus valts så kan det vara lämpligt att samla en grupp personer mot god kunskap om just detta åtagande eller denna händelse.

6 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 1 12 FIGUR 1. EXEMPEL PÅ HUR ETT ÅTAGANDE KAN BRYTAS NED. TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ MALLAR STEG 1 66 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 1 13 TABELL 1. EXEMPEL BESKRIVNING ÅTAGANDE SNÖRÖJNING. TABELL 2. EXEMPEL BESKRIVNING ÅTAGANDE TILLHANDAHÅLLA/LEVERERA DRICKSVATTEN. TABELL 3. EXEMPEL BESKRIVNING ÅTAGANDE OMEDELBART OMHÄNDERTAGANDE AV BARN OCH UNGDOM ENLIGT LVU/SOL. TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ INLEDNING 6 Så här används manualen Manualen är upplagd för att vara så enkel som möjligt att följa. Metoden består av tre steg som beskriver hur förvaltningarnas arbete med risk- och sårbarhetsanalysen ska genomföras. Skriv gärna ut manualen när ni ska genomföra analysen. Mallarna fyller ni i direkt på skärmen. JANUARI UPPSTART STEG 1 Uppstartsmöte Steg 1, 16 januari. Vid uppstartsmöte får beredskapssamordnare information om årets händelser, underlag och inriktningar, vilka stödinsatser som kommer att erbjudas samt annan viktig information kring processen. Förvaltningarna arbetar aktivt med Steg 1 ETOS genomför eventuella stödinsatser utifrån konstaterat behov under föregående år. DECEMBER PLANERING ETOS tar fram, utifrån utvärderingen, en plan för nästkommande års RSA-process. Denna plan kommuniceras vid uppstarten i januari. Uppdaterad Årskalender publiceras och distribueras till beredskapssamordnare. NOVEMBER ÅTERKOPPLING, UTVÄRDERING & RESULTAT Gemensam träff. Återkoppling steg 3 samt uppstartsmöte inför nästkommande år. Tre Workshops genomförs, ett per kluster, med de olika förvaltningarna. Syfte är att redovisa resultatet av de olika stegen och analyserna. ETOS dokumenterar resultatet som först in som en del i risk- och sårbarhetsanalysen för Malmö stad. OKTOBER ANALYS STEG 3 Steg 3 avslutas. Deadline för inlämning av Steg 3 är 31 oktober. ETOS dokumenterar resultatet som först in i RSA för Malmö stad. Systemet fryses. Årlig avläsning av RSA-data. 31 oktober: Malmö stads risk- och sårbarhetsanalys skickas till Länsstyrelsen i Skåne. FEBRUARI AVSLUT STEG 1 Steg 1 avslutas. Deadline för inlämning av Steg 1 är 28 februari. Förvaltningarna förbereder arbetet med Steg 2. SEPTEMBER UPPSTART STEG 3 Gemensam träff, 6 september. Återkoppling till beredskapssamordnarna kring resultat av Steg 2 Uppstartsmöte Steg 3, 6 september. Steg 3 påbörjas i förvaltningarna. ETOS planerar och genomför eventuella stödinsatser för beredskapssamordnarna för att underlätta Steg 3. MARS UPPSTART STEG 2 Analys och aggregering av inlämnat material från Steg 1 genomförs av ETOS. Uppstartsmöte Steg 2, 1 mars. Steg 2 påbörjas i förvaltningarna ETOS planerar och genomför eventuella stödinsatser för beredskapssamordnarna för att underlätta Steg 2. ÅRSKALENDER FÖR MALMÖ STADS RSA PROCESS 2018 Tre steg för ett robustare Malmö Malmö stads arbete med risk- och sårbarhetanalys (RSA) är en viktig del i arbetet med att minska sårbarheten i stadens olika verksamheter. När det arbetet fungerar bidrar det till en ökad förmåga att hantera krissituationer. En väl fungerande RSA process bygger även en grundläggande förmåga till civilt försvar. I den här årskalendern beskrivs den process som ska styra arbetet i Malmö stad. En synliggjord tydligt beskriven process underlättar för arbetet med att centralt utveckla stadens gemensamma RSA. Arbetsprocessen består initialt av tre steg som sedan analyseras och återkopplas inför kommande år. AUGUSTI FÖRBEREDELSER STEG 3 Fortsatta förberedelser för Steg 3 sker i förvaltningarna. APRIL AVSLUT STEG 2 & ÅTERKOPPLING Gemensam träff för återkoppling till beredskapssamordnarna kring resultat av Steg 1, 5 april. Förvaltningarna fortsätter sitt arbete med Steg 2. Steg 2 avslutas. Deadline för inlämning av Steg 2 är 30 april. ETOS dokumenterar resultatet som förs in i RSA för Malmö stad. MAJ ANALYS STEG 2 Analys och aggregering av inlämnat material från steg 2 genomförs av ETOS. ETOS planerar och genomför eventuella stödinsatser för beredskapssamordnarna. JUNI ANALYS STEG 2 & FÖRBEREDELSER Analys och aggregering av inlämnat material från steg 1 och 2 genomförs av ETOS Förberedelser för Steg 3 sker i förvaltningarna. JULI ANALYS STEG 2 & FÖRBEREDELSER Fortsatt analys och aggregering av inlämnat material från steg 1 och 2 genomförs av ETOS Fortsatta förberedelser för Steg 3 sker i förvaltningarna. ÅRSKALENDERN I årskalendern är det beskrivet när under året som respektive steg ska genomföras. Det finns avsnitt som tydligt går igenom processen och de steg och delsteg som den är uppbyggd av. Mall Steg 1A ORGANISATORISK ENHET DATUM BEREDSKAPSSAMORDNARE ÅTAGANDETS NAMN Vilka aktiviteter består åtagandet av? Vilka konsekvenser kan uppstå vid avbrott? ÅTAGANDETS NAMN Vilka aktiviteter består åtagandet av? Vilka konsekvenser kan uppstå vid avbrott? ÅTAGANDETS NAMN Vilka aktiviteter består åtagandet av? Vilka konsekvenser kan uppstå vid avbrott? ÅTAGANDETS NAMN Vilka aktiviteter består åtagandet av? Vilka konsekvenser kan uppstå vid avbrott? ÅTAGANDETS NAMN Vilka aktiviteter består åtagandet av? Vilka konsekvenser kan uppstå vid avbrott? MALLAR Resultatet ni kommer fram till varje delsteg ska fyllas i en mall. Vilken mall som ska fyllas i står under avsnittet Gör så här i respektive delsteg. Klicka på mallens namn och fyll sedan i resultatet direkt på skärmen. Spara de ifyllda mallarna på datorn. Döp filerna så här: förvaltning_mall_version. Exempel: när Förskoleförvaltningen ska spara ner mallen för Steg 1A blir filnamnet fsk_1a.. När ni är klara med respektive steg, skickar ni mallarna till Ifacts. Bra att känna till HUR SKA VI DELA UPP VÅR VERKSAMHET I SPECIFIKA ÅTAGANDEN? HUR MÅNGA ÅTAGANDEN SKA VI BESKRIVA? Åtaganden som liknar varandra kan slås ihop under en rubrik. Exempelvis liknar Det går inte att ge ett generellt svar på, det beror på vad er förvaltning har för uppdrag. kanske Snöröjning på små vägar och Snöröjning på stora vägar varandra då båda Att dela in verksamheten för detaljerat i många åtaganden leder till onödigt merarbete. dessa kräver bränsle, personal, fordon, och så vidare. Att dela upp verksamheten i för generella åtaganden ger inte heller en rättvisande bild av Vissa åtaganden behöver å andra sidan delas upp i flera rubriker. Ett sådant aktiviteter och konsekvenser. Fem är i regel för få och 20 eller fler är i regel för många. För exempel är Att bedriva operativ verksamhet, se Figur 1, som kan brytas ner i flera att hjälpa er att hamna på lämplig detaljnivå kan ni bryta ner er verksamhet på motsvarande sätt som gjorts i figur 1. Som illustreras i figuren är det möjligt att i flera steg åtaganden eftersom aktiviteterna och konsekvenserna skiljer sig mycket åt beroende bryta BRA ATT KÄNNA TILL Genomgående i manualen finns också avsnitt som kallas Bra att känna till. Det är fördjupad information som ger ytterligare förklaring och stöd i arbetet, och som syftar till att ge svar på eventuella frågor. Exempel Steg 1A ÅTAGANDETS NAMN Snöröjning Vilka aktiviteter består åtagandet av? Att följa väderprognoser, kalla in personal, prioritera gator att röja och genomföra röjning. Vid kraftigt snöfall blir vägar snabbt ofarbara vilket kan ställa till problem för många andra samhällsfunktioner såsom räddningstjänst, Vilka konsekvenser kan uppstå vid avbrott? akutsjukvård och hemtjänst. Fara för människors liv kan snabbt uppstå då väglaget blir besvärligt. EXEMPEL För att det ska vara enkelt att följa delstegen ligger det exempel i texten. på om insatsen handlar om exempelvis en brand eller en trafikolycka. ner åtaganden i alltmer detaljerade åtaganden och aktiviteter. Men för att inte analysen Det är också möjligt att bryta ner vissa åtaganden i mer detalj än andra, t.ex. är "Att ska bli alltför omfattande bör detaljeringsgraden ändå begränsas. bedriva operativ verksamhet" troligen betydligt mer kritiskt än "Att bedriva förebyggande verksamhet" och därmed kan det vara rimligt att bryta ner detta åtagande mer. ÅTAGANDETS NAMN Tillhandahålla/leverera dricksvatten Vilka aktiviteter består åtagandet av? Att transportera råvatten från vattentäckt, rena vattnet, kontrollera vattenkvalitet och att distribuera till kund. ATT BEDRIVA RÄDDNINGSTJÄNST Vilka konsekvenser kan uppstå vid avbrott? Upphör dricksvattenförsörjningen kan problem snabbt uppstå för många delar av samhället, alltifrån påverkan på allmänheten, industrier, och andra samhällsviktiga verksamheter såsom räddningstjänt. ATT BEDRIVA OPERATIV VERKSAMHET ATT BEDRIVA FÖREBYGGANDE VERKSAMHET ÅTAGANDETS NAMN Omedelbart omhändertagande av barn och ungdom enligt LVU/SoL Att avhjälpa trafikolyckor Att svara på sjukvårdslarm Att genomföra släckoch räddningsinsatser Att bedriva tillsynsverksamhet Att bedriva utbildningsverksamhet Att bedriva remissverksamhet Vilka aktiviteter består åtagandet av? Vilka konsekvenser kan uppstå vid avbrott? Att kunna ta emot information om behov av omhändertagande, att genomföra ett snabbt omhändertagande, och att kunna placera det omhändertagna barnet på lämplig plats. Fysiska och/eller psykiska skador på ett barn och/eller familj. Social oro och misstro mot samhällsinstitutioner. Att... Att... Att... Att... Att... Att... Att... Att... Att... Att... Att... Att...

7 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ INLEDNING 7 Viktiga definitioner I manualen använder vi oss av ett antal begrepp som är viktiga att förstå. För att analysarbetet ska bli korrekt är det viktigt att ni som arbetar med metoden är bekväma med innebörden av begreppen. Beroende: Tjänster och resurser som krävs för att genomföra åtaganden. I metoden fokuseras främst på de beroenden där ett bortfall eller en störning i tjänsterna/ resurserna relativt omgående leder till betydligt minskad förmåga att genomföra ett åtagande. Förbättringsåtgärd: En förändring i exempelvis en förvaltnings verksamhet som förväntas ge en minskad risk, sårbarhet och/eller ökad förmåga. Förmåga: Hur väl behoven av ett åtagande kan tillgodoses då en oönskad händelse inträffat. Indikator: Egenskap hos åtaganden, beroenden och/ eller händelser som påverkar hur kritiska de är. Konsekvens: Omfattningen av den skada som uppstår för ett eller flera målområden då en oönskad händelse inträffar. Kontinuitet: Förmågan att fortsätta bedriva sin verksamhet på en acceptabel nivå trots störningar Kritisk: Åtaganden och beroenden är kritiska om ett bortfall av dessa får allvarliga konsekvensen. Om en händelse får allvarliga konsekvenser, så är den kritisk. Målområde: En samling samhälleliga värden som krisberedskaps-arbetet syftar till att skydda. I denna metod har Malmö stad valt att jobba med tre målområden: a. Människors liv och hälsa: Omfattningen på den skadan som uppstår på människors liv och hälsa framför allt i form av dödsfall samt allvarliga fysiska och psykiska skador. b. Samhällets funktionalitet: Omfattningen på de skador som uppstår på verksamheter, funktioner och infrastrukturer som är nödvändiga för att näringsliv, och offentliga verksamheter ska kunna fungera på ett tillfredsställande sätt samt att medborgare ska kunna leva som normalt. c. Övriga grundläggande värden: Omfattningen på de skador som uppstår för sociala värden, såsom motsättningar, misstro, eller otrygghet, miljövärden, ekonomiska värden samt allvarliga överträdelser av lagkrav. Oönskad händelse: Något som inträffar, till följd av exempelvis ett naturligt fenomen eller avsiktlig handling, och som innebär en påfrestning på till exempel en kommun vilket kan mynna ut i allvarliga konsekvenser. Reservlösning: Ett alternativ till den ordinarie tjänst/ resurs som ett åtagande är beroende av vilket kan göra det möjligt att fortsätta genomföra åtagandet trots att tjänsten/resursen är otillgänglig. Risk: En sammanvägning av hur troligt det är att en oönskad händelse ska inträffa och de konsekvenser händelsen kan leda till. Sårbarhet: De egenskaper eller förhållanden som gör ett samhälle, ett system, eller egendom mottagligt för de skadliga effekterna av en händelse. Trolighet: Hur sannolikt det är att en händelse bedöms inträffa eller hur ofta den bedöms inträffa. Åtagande: Ett sammanhängande uppdrag som förvaltningen eller bolaget genomför, ofta i enlighet med styrande dokument såsom budget, nämndsmål, ägardirektiv eller verksamhetsplan. Det finns inget krav på att de åtaganden som inkluderas i RSA-arbetet exakt motsvarar de åtaganden som ev. specificerats för förvaltningen i andra sammanhang. Dvs. det kan här finnas behov av att vara mer eller mindre detaljerad.

8 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ INLEDNING 8 Indikatorer I Steg 1 och 2 samlas information in om förvaltningen och ni kommer att göra en mängd olika bedömningar. Baserat på dessa bedömningar kan sedan ett antal olika indikatorer kopplat till åtaganden, beroenden och händelser skapas. Indikatorerna används i Steg 3 för att bedöma hur kritiska åtagandena, beroendena och händelserna är vilket blir en viktig utgångspunkt för att föreslå förbättringsåtgärder. FÖR ÅTAGANDEN ANVÄNDS FÖLJANDE INDIKATORER: (inom parentes anges vilket steg information om indikatorn samlas in) Hur tidskritiskt är åtagandet? (Steg 1B) Hur många beroenden har åtagandet? (Steg 1C) Hur tidskritiska är åtagandets beroenden? (Steg 1C) Hur omfattande är reservlösningarna? (Steg 1C) Är åtagandet prioriterat i oönskade händelser? (Steg 2C) Vilken förmåga finns att genomföra åtagandet i de oönskade händelserna? (Steg 2C) FÖR HÄNDELSER ANVÄNDS FÖLJANDE INDIKATORER: (inom parentes anges vilket steg information om indikatorn samlas in) Vilka konsekvenser uppstår för de olika målområdena? (Steg 2D) Hur trolig är händelsen? (Steg 2E) Vilken förmåga finns att genomföra prioriterade åtaganden i händelsen? (Steg 2C) Finns det några trender som gör händelsen alltmer trolig och/eller allvarlig? (Steg 2E) FÖR BEROENDEN ANVÄNDS FÖLJANDE INDIKATORER: (inom parentes anges vilket steg information om indikatorn samlas in) Hur tidskritiskt är beroendet? (Steg 1C) Hur många åtagandet har det aktuella beroendet? (Steg 1C) Hur omfattande är reservlösningarna? (Steg 1C) I hur många händelser påverkas beroendet? (Steg 2C)

9 T R E S T E G F Ö R E T T R O B U S TA R E M A L M Ö STEG 1 1 9

10 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 1 10 Steg 1 Kartlägg er förvaltning Syftet med Steg 1 är att kartlägga vilken del av förvaltningens åtaganden som är samhällsviktiga för Malmö stad och som därmed bör fokuseras på i RSA-arbetet. Detta görs genom att koppla förvaltningarnas åtaganden till de så kallade målområden som Malmö stad har tagit fram som relevanta för RSA-arbetet (Människors liv och hälsa, Samhällets funktionalitet och Övriga grundläggande värden). Syftet är även att kartlägga vilka beroenden som förvaltningen har för att utföra sina åtaganden, samt vilken förmåga man har att kunna fortsätta utföra sina åtaganden även om det man är beroende av inte finns tillgängligt. Avslutningsvis syftar Steg 1 till att även föreslå åtgärder som framstår som uppenbara. Målet är att ni ska beskriva er förvaltning med ett antal åtaganden som varken är alltför få eller alltför för många. Om ni beskriver för många åtaganden blir processen att genomföra de tre stegen väldigt arbetskrävande. Å andra sidan, om ni beskriver för få åtaganden, så kan de bli för breda och innehålla alltför stor variation av aktiviteter. Till en början kan beskrivningen av åtaganden ske på ett övergripande och grovt sätt men sedan kan detta göras mer detaljerat speciellt för de mest kritiska åtagandena nästföljande år. SAMMANFATTNINGSVIS SVARAR STEG 1 PÅ FÖLJANDE FRÅGOR: Vilka åtaganden har er förvaltning? Vilka av era åtaganden måste fungera? Vad är era åtaganden beroende av och vilka reservlösningar finns om beroendena inte finns tillgängliga? Vilka förbättringsåtgärder kan ni redan nu föreslå? AVSLUTNINGSVIS I STEG 1 När Steg 1 är avslutat fyller beredskapssamordnare i Mall Steg 1E. Där listar beredskapssamordnaren vilka personer som arbetat med eller varit delaktiga i respektive delsteg.

11 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 1 11 Steg 1A Vilka åtaganden har er förvaltning? Mål Att identifiera och beskriva samtliga åtaganden som förvaltningen har med en lämplig detaljeringsgrad. GÖR SÅ HÄR 1 Utgå ifrån er verksamhetsplan eller liknande dokument. Identifiera de åtaganden som er förvaltning har och bryt ner verksamheten, på liknande sett som som görs i figur 1 nedan. Fokusera på vad er verksamhet faktiskt gör snarare än vad den på pappret bör göra. Identifiera även åtaganden som inte ingår i er ordinarie verksamhet men som ni vet att ni kommer att genomföra vid en kris. För detta finns det inte en mall. 2 Beskriv ett antal åtaganden med en kort rubrik och vilka specifika aktiviteter som åtagandet innebär. Försök att få med så många åtaganden som möjligt som ni nyss har identifierat. Skriv ner dessa i Mall Steg 1A.pdf. 3 I samma mall gör ni en kort beskrivning av vilka konsekvenser som kan uppstå om åtagandet inte kan genomföras. När ni fyllt i mallen, spara ner den enligt instruktionen på sida 6.

12 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 1 12 Bra att känna till HUR SKA VI DELA UPP VÅR VERKSAMHET I SPECIFIKA ÅTAGANDEN? Åtaganden som liknar varandra kan slås ihop under en rubrik. Exempelvis liknar kanske Snöröjning på små vägar och Snöröjning på stora vägar varandra då båda dessa kräver bränsle, personal, fordon, och så vidare. Vissa åtaganden behöver å andra sidan delas upp i flera rubriker. Ett sådant exempel är Att bedriva operativ verksamhet, se Figur 1, som kan brytas ner i flera åtaganden eftersom aktiviteterna och konsekvenserna skiljer sig mycket åt beroende på om insatsen handlar om exempelvis en brand eller en trafikolycka. Det är också möjligt att bryta ner vissa åtaganden i mer detalj än andra, t.ex. är "Att bedriva operativ verksamhet" troligen betydligt mer kritiskt än "Att bedriva förebyggande verksamhet" och därmed kan det vara rimligt att bryta ner detta åtagande mer. HUR MÅNGA ÅTAGANDEN SKA VI BESKRIVA? Det går inte att ge ett generellt svar på, det beror på vad er förvaltning har för uppdrag. Att dela in verksamheten för detaljerat i många åtaganden leder till onödigt merarbete. Att dela upp verksamheten i för generella åtaganden ger inte heller en rättvisande bild av aktiviteter och konsekvenser. Fem är i regel för få och 20 eller fler är i regel för många. För att hjälpa er att hamna på lämplig detaljnivå kan ni bryta ner er verksamhet på motsvarande sätt som gjorts i figur 1. Som illustreras i figuren är det möjligt att i flera steg bryta ner åtaganden i alltmer detaljerade åtaganden och aktiviteter. Men för att inte analysen ska bli alltför omfattande bör detaljeringsgraden ändå begränsas. FIGUR 1. EXEMPEL PÅ HUR ETT ÅTAGANDE KAN BRYTAS NED. ATT BEDRIVA RÄDDNINGSTJÄNST ATT BEDRIVA OPERATIV VERKSAMHET ATT BEDRIVA FÖREBYGGANDE VERKSAMHET Att avhjälpa trafikolyckor Att svara på sjukvårdslarm Att genomföra släckoch räddningsinsatser Att bedriva tillsynsverksamhet Att bedriva utbildningsverksamhet Att bedriva remissverksamhet Att... Att... Att... Att... Att... Att... Att... Att... Att... Att... Att... Att...

13 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 1 13 Exempel Steg 1A TABELL 1. EXEMPEL BESKRIVNING ÅTAGANDE SNÖRÖJNING. ÅTAGANDETS NAMN Vilka aktiviteter består åtagandet av? Vilka konsekvenser kan uppstå vid avbrott? Snöröjning Att följa väderprognoser, kalla in personal, prioritera gator att röja och genomföra röjning. Vid kraftigt snöfall blir vägar snabbt ofarbara vilket kan ställa till problem för många andra samhällsfunktioner såsom räddningstjänst, akutsjukvård och hemtjänst. Fara för människors liv kan snabbt uppstå då väglaget blir besvärligt. TABELL 2. EXEMPEL BESKRIVNING ÅTAGANDE TILLHANDAHÅLLA/LEVERERA DRICKSVATTEN. ÅTAGANDETS NAMN Vilka aktiviteter består åtagandet av? Vilka konsekvenser kan uppstå vid avbrott? Tillhandahålla/leverera dricksvatten Att transportera råvatten från vattentäckt, rena vattnet, kontrollera vattenkvalitet och att distribuera till kund. Upphör dricksvattenförsörjningen kan problem snabbt uppstå för många delar av samhället, alltifrån påverkan på allmänheten, industrier, och andra samhällsviktiga verksamheter såsom räddningstjänt. TABELL 3. EXEMPEL BESKRIVNING ÅTAGANDE OMEDELBART OMHÄNDERTAGANDE AV BARN OCH UNGDOM ENLIGT LVU/SOL. ÅTAGANDETS NAMN Vilka aktiviteter består åtagandet av? Vilka konsekvenser kan uppstå vid avbrott? Omedelbart omhändertagande av barn och ungdom enligt LVU/SoL Att kunna ta emot information om behov av omhändertagande, att genomföra ett snabbt omhändertagande, och att kunna placera det omhändertagna barnet på lämplig plats. Fysiska och/eller psykiska skador på ett barn och/eller familj. Social oro och misstro mot samhällsinstitutioner.

14 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 1 14 Steg 1B Vilka av era åtaganden måste fungera? Mål Att ta fram en lista över de åtaganden som ni anser är av störst vikt för Malmö stad att upprätthålla. GÖR SÅ HÄR 1 Gå igenom samtliga åtaganden, som listat i Steg 1A, och välj ut de åtaganden som ni ska arbeta vidare med i detta steg. 2 Gå igenom de åtaganden ni valt ut och svara på frågan: Hur lång tid tar det innan allvarliga konsekvenser kan inträffa om åtagandet inte kan utföras1? Malmö stad har fastställt att allvarliga konsekvenser uppstår om något av målområdena påverkas på nedanstående sätt. Utgå ifrån att det råder ofördelaktiga förhållanden. Människors liv och hälsa: Åtminstone två människor avlider eller mer än 10 personer skadas allvarligt. Samhällets funktionalitet: Omfattande störningar i enstaka samhällsfunktioner som får stora negativa effekter på många aktörer i samhället, till exempel att tågtransporter slutar fungera, att elförsörjningen försvinner i stora delar av Malmö stad, att stor del av akutsjukvårdens normala kapacitet upphör. Övriga grundläggande värden: Omfattande och relativt långvariga motsättningar mellan grupper, misstro mot samhällsinstitutioner, social oro och/eller otrygghet i befolkningen, omfattande miljökonsekvenser och/eller omfattande skador på ekonomi/egendom och/eller att förvaltningen gör betydande överträdelser av lagkrav. Gör en bedömning per målområde i något av följande tidsintervall: a. 0-4 h b h c. 12 h-1 dygn d. 1-3 dygn e. 3 dygn-1 v f. mer än en v g. leder inte till de allvarliga konsekvenserna oberoende av hur långt avbrottet är. 3 Gör nu en sista bedömning av om åtagandet ska väljas ut till nästa steg. Urvalet görs utifrån era bedömningar av hur lång tid det tar för att allvarliga konsekvenser ska uppstå. Gå i första hand vidare med de åtaganden där ni bedömt att det uppstår allvarliga konsekvenser inom tre dygn. Detta innebär att om ni endast har åtaganden som leder till allvarliga konsekvenser efter mer än tre dygn behöver ni inte genomföra delsteg 1C och 1D. Men givetvis kan en förvaltning jobba vidare även med åtaganden som är mindre tidskritiska då detta kan skapa ett stort värde för förvaltningen. 4 Fyll i detta i Mall Steg 1B. För respektive åtagande ni valt ut, behöver Mall 1B.pdf fyllas i och sparas ner som enskilda filer en fil per åtagande. Glöm inte att lägga till åtagandets namn i filnamnet (ex Mall 1B Snöröjning.pdf ). 1 Denna tid kallades i förra versionen av metoden för Tillgänglighetskrav.

15 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 1 15 Exempel Steg 1B För åtagandet snöröjning TABELL 4. MALL FÖR DOKUMENTATION AV STEG 1B MED EXEMPEL PÅ IFYLLNAD. BEDÖMNING AV HUR LÅNG TID DET TAR INNAN ALLVARLIGA KONSEKVENSER KAN INTRÄFFA OM ÅTAGANDET INTE KAN UTFÖRAS? 0-4 h 4-12 h 12 h-1 dygn 1-3 dygn 3 dygn-1 v Mer än 1 v Aldrig Hur lång tid tar det innan åtminstone två människor kan avlida eller mer än 10 personer kan skadas allvarligt? Hur lång tid tar det innan omfattande störningar i enstaka samhällsfunktioner kan uppstå? Hur lång tid tar det innan omfattande men relativt kortvariga motsättningar mellan grupper, misstro mot samhällsinstitutioner, omfattande social oro och/eller otrygghet i befolkningen kan uppstå? Tid det tar innan allvarliga konsekvenser kan inträffa. Motsvaras av kortaste tiden av de tre bedömda tiderna ovan. Motivering/resonemang kopplat till Bedömning av tid till allvarliga konsekvenser. Mycket i staden är starkt beroende av fungerande vägtransporter vilket innebär att stora samhällsstörningar snabbt kan uppstå om viktiga farleder inte längre kan användas. VÄLJS ÅTAGANDET UT TILL STEG 2B? Motivering till valet JA NEJ Stora konsekvenser på kort tid.

16 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 1 16 Bra att känna till HUR SER KOPPLINGEN UT MELLAN ETT ÅTAGANDE OCH ALLVARLIGA KONSEKVENSER? Många åtaganden som en förvaltning genomför är viktiga för andra aktörer, andra samhällsviktiga verksamheter och/eller medborgare. Om åtagandet under en viss tid inte kan genomföras så uppstår problem i samhället. När det gäller vissa åtaganden kan allvarliga konsekvenser uppstå efter en viss tid och det är denna tid som bedöms i Steg 1B. Se nedan för en illustration av kopplingen mellan åtagande och allvarliga konsekvenser. VAD LIGGER TILL GRUND FÖR DE FASTSTÄLLDA GRÄNSERNA FÖR ALLVARLIGA KONSEKVENSER? När gränserna för allvarliga konsekvenser har fastställts har utgångspunkten varit att försöka lyfta fram sådana händelser som kan leda till stora hanteringsbehov i staden, det vill säga att det kan innebära stora utmaningar och stor belastning på stadens förvaltningar. Det innebär alltså inte nödvändigtvis att konsekvenserna i de olika kategorierna är helt jämförbara. FIGUR 2. KOPPLING MELLAN ÅTAGANDEN OCH ALLVARLIGA KONSEKVENSER ÅTAGANDEN...leder efter en viss tids bortfall till... ALLVARLIGA KONSEKVENSER Människors liv och hälsa Samhällets funktionalitet Övriga grundläggande värden

17 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 1 17 HUR SKA VI VETA HUR LÅNG TID DET TAR INNAN DET UPPSTÅR ALLVARLIGA KONSEKVENSER? Hur lång tid det tar innan allvarliga konsekvenser uppstår kommer givetvis att bero på omständigheterna i övrigt. Om åtagandet är av sådan art att det endast utförs då behov av åtagandet föreligger, till exempel rycker räddningstjänster endast ut när det uppstår ett behov av en räddningsinsats, så ska det antas att det föreligger ett behov vid tidpunkten för ett avbrott i åtagandet. På samma sätt är avbrott i snöröjningen endast ett problem på vintern. Bedömningarna ni gör här ska därför göras utifrån att förhållandena är ofördelaktiga, exempelvis att det är kraftigt snöfall när ni bedömer Snöröjning eller att det är influensatider när ni bedömer Akutsjukvård. HUR SKA VI GÖRA MED ÅTAGANDEN SOM INTE ÄR EN DEL AV VÅR ORDINARIE VERKSAMHET UTAN SOM VI ENDAST FÅR DÅ EN KRIS INTRÄFFAT? Om åtagandet inte ingår i den ordinarie verksamheten utan endast genomförs då en kris inträffar, såsom kriskommunikation, eller evakuering av människor, behöver tid till allvarliga konsekvenser inte bedömas. Detta eftersom tiden starkt hade berott på vad det är för händelse som hade inträffat. Händelser kommer att beröras i mer detalj i Steg 2. HUR BEDÖMER VI ÅTAGANDEN SOM BESTÅR AV FLERA OLIKA AKTIVITETER? Det kan vara så att åtagandet består av ett antal olika aktiviteter. Till exempel, för att åtagandet Att förse patienter med mat ska fungera måste mat handlas in, tillredas och distribueras. När ni bedömer tiden det tar för allvarliga konsekvenser att uppstå ska ni utgå ifrån att det är avbrott i hela åtagandet, det vill säga ingen av de specifika aktiviteterna kan utföras. VI HAR INTE TILLRÄCKLIG KUNSKAP OM HUR ANDRA FÖRVALTNINGAR ELLER ANDRA AKTÖRER UTANFÖR MALMÖ STAD FUNGERAR, HUR SKA VI DÅ KUNNA GÖRA BEDÖMNINGEN? Vilka konsekvenser som uppstår om det blir avbrott i ett åtagande och hur lång tid det tar innan allvarliga konsekvenser uppstår beror på hur andra aktörer och förvaltningar påverkas om det aktuella åtagandet inte kan utföras. Det är dock inte alltid en förvaltning har den kunskapen. Därför kan det vara viktigt att undersöka hur andra aktörer beroende av förvaltningens åtagande, till exempel genom att ta kontakt med dessa. I takt med att analyser genomförs i andra förvaltningar kommer även information om hur deras beroenden ser ut att bli tillgängliga vilket kan utnyttjas vid bedömning av hur kritiska era åtaganden är. HUR SKA VI AVGÖRA VILKA ÅTAGANDEN VI JOBBAR VIDARE MED I STEG 1C? Ett riktvärde är att ni ska jobba vidare med alla de åtaganden som inom tre dygn leder till allvarliga konsekvenser om de inte kan utföras. Detta innebär att om ni endast har åtaganden som leder till allvarliga konsekvenser efter mer än tre dygn behöver ni inte genomföra delsteg 1C och 1D. Men givetvis kan en förvaltning jobba vidare även med åtagandet som är mindre tidskritiska då detta kan skapa ett stort värde för förvaltningen.

18 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 1 18 Steg 1C Vad är era åtaganden beroende av och vilka reservlösningar finns om beroendena inte finns tillgängliga? Mål Att kartlägga vad era åtaganden är beroende av samt bedöma de reservlösningar som finns för att kunna fortsätta utföra åtagandena trots att beroendena inte är tillgängliga. GÖR SÅ HÄR 1 Utgå ifrån Mall Steg 1B. Börja med det mest tidskritiska åtagandet som ni har identifierat. Skriv ner vilka beroenden era åtagande har för att kunna utföras. Välj i första hand beroenden utifrån den lista som ni kommer att ha fått inför genom förandet av Steg 1. Beroendena i den fördefinierade listan är strukturerad efter följande kategorier: Personal till exempel sjuksköterska, utbildad lastbilsförare. Tekniskt system/infrastruktur till exempel telefoni, IT-system, vägar, järnvägar, digitalt journalsystem. Utrustning och byggnader till exempel fordon, apparater och ledningsplats. Varor och tjänster till exempel mat, medicin, bränsle och el. Skulle något ni är beroende av inte finnas i listan kan ni även specificera egna/ nya beroenden. 2 Ange vem eller vilka som förvaltar, tillhandahåller eller äger det ni är beroende av. Välj mellan den egna förvaltningen, annan förvaltning (och i så fall vilken) eller extern aktör. 3 Beskriv vilka reservlösningar som finns på plats i er förvaltning och som kan användas om det ni är beroende av inte skulle finnas tillgängligt. Ange om det är ni själva som förvaltar över reservlösningen eller om det är en annan aktör som förvaltar den. Till exempel kan reservlösningar handla om att: Lagerhålla en viss vara till exempel lager av bränsle. Byta ut en vara eller tjänst mot en annan till exempel reservkraft vid bortfall av el, nödvatten vid bortfall av dricksvatten, användning av personal från andra verksamheter vid bortfall av ordinarie personal. Ställa om verksamheten att klara sig utan ett visst system eller vara till exempel övergång till manuella rutiner istället för användning av ett digitalt system.

19 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG Gör en bedömning av hur viktigt beroendet är för att kunna utföra det aktuella åtagandet det vill säga hur snabbt och hur allvarligt kommer åtagandet att påverkas om varken beroendet eller reservlösningarna finns tillgängliga? 1. Åtagandet kommer att påverkas snabbt och endast utföras i mycket begränsad omfattning. 2. Åtagandet kommer antingen att påverkas snabbt men fortfarande kunna utföras i viss utsträckning eller påverkas först efter en viss tid men då endast utföras i mycket begränsad omfattning. 3. Åtagandet kommer att påverkas först efter en viss tid och då även fortfarande kunna utföras i viss utsträckning 5 Gör en bedömning av hur omfattande de tillgängliga reservlösningarna i den förra punkten är, det vill säga hur väl de kan ersätta det ordinarie beroendet när det inte längre finns tillgängligt. Bedömningen av reservlösningarna görs enligt en skala 1-4 se Tabell 5. TABELL 5. RESERVLÖSNINGARNAS OMFATTNING. SKALA BESKRIVNING 1. Reservlösningar saknas helt eller så saknas kunskap om huruvida reservlösningar finns 2. Enstaka, relativt osäkra reservlösningar finns med begränsad uthållighet vilket innebär att tiden till allvarliga konsekvenser fördröjs och/eller att konsekvenserna reduceras något 3. Flera relativt osäkra eller enstaka relativt säkra reservlösningar finns med måttlig uthållighet vilket innebär att tiden till allvarliga konsekvenser fördröjs och/eller att konsekvenserna reduceras relativt mycket 4. Flera relativt säkra reservlösningar finns med god uthållighet vilket innebär att tiden till allvarliga konsekvenser i fördröjs och/eller att konsekvenserna reduceras i stor utsträckning. 6 När ni genomfört punkterna ovan för ert mest tidskritiska åtagande forsätter ni med det näst viktigaste, det tredje viktigaste, och så vidare. Hur många åtaganden ni väljer att analysera varje år bestämmer ni själva utifrån tillgänglig tid och resurser. Men ett lämpligt antal kan vara cirka fem. När ni fyllt i mallen, spara ner den enligt instruktionen på sida 6.

20 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 2 20 Exempel Steg 1C TABELL 6. MALL FÖR DOKUMENTATION AV STEG 1 C MED EXEMPEL PÅ IFYLLNAD FÖR ÅTAGANDET SNÖRÖJNING. BEROENDE Personal utbildad för snöröjning VEM/VILKA TILLHANDAHÅLLER? Gatukontoret BEROENDET FÖRVALTAS AV...den egna förvaltningen...en annan förvaltning...en extern aktör BEFINTLIGA RESERVLÖSNINGAR NR BESKRIVNING AV RESERVLÖSNING OCH VEM SOM FÖRVALTAR RESERVLÖSNINGEN Skrivna avtal finns med grannkommuner Inget avtal finns men bra nätverk som skulle kunna utnyttjas Hur snabbt och hur allvarligt kommer åtagandet att påverkas om varken beroendet eller reservlösningarna finns tillgängliga? Påverkar med detsamma Påverkar till viss del Påverkar i liten utsträckning eller inte alls Motivering/resonemang kopplat till Bedömning av tid till allvarliga konsekvenser Snöröjning är helt beroende av personal som kan utföra uppgiften. Bedömning av hur omfattande reservlösningarna är 1. Reservlösningar saknas helt 2. Enstaka, relativt osäkra reservlösningar finns med begränsad uthållighet vilket innebär att tiden till allvarliga konsekvenser fördröjs och/eller att konsekvenserna reduceras något 3. Flera relativt osäkra eller enstaka relativt säkra reservlösningar finns med måttlig uthållighet vilket innebär att tiden till allvarliga konsekvenser fördröjs och/eller att konsekvenserna reduceras relativt mycket 4. Flera relativt säkra reservlösningar finns med god uthållighet vilket innebär att tiden till allvarliga konsekvenser i fördröjs och/eller att konsekvenserna reduceras i stor utsträckning Motivering/resonemang kopplat till Bedömning av reservlösningarna Till viss del kan personal från grannkommunerna hyras in med kort varsel. Personal från andra aktörer kan möjligtvis även nyttjas men det finns inga rutiner på plats för hur den personalen ska ringas in och instrueras.

21 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 1 21 Bra att känna till SKA VI TA MED ALLA BEROENDEN SOM VI KAN KOMMA PÅ? Beroenden som endast kan påverka ett åtagande marginellt behöver inte tas upp utan det är bara beroenden som allvarligt kan påverka ett åtagande som behöver listas. Vidare är det endast era direkta beroenden ni ska lista. Det vill säga, om ni är beroende av el så behöver ni inte fundera på vad den aktör som tillhandahåller elen i sin tur är beroende av. HUR HÄNGER BEROENDEN, ÅTAGANDEN OCH RESERVLÖSNINGAR IHOP MED VARANDRA? I figuren nedan illustreras hur dessa begrepp hänger ihop. För att kunna genomföra ett åtagande krävs att beroenden (i form av t.ex. resurser eller tjänster) är tillgängliga. Om det sker ett avbrott i ett beroende kan det påverka genomförandet av åtagandet. Om så blir fallet beror på om det finns några reservlösningar (alternativa resuser, leverantörer etc.) som kan fördröja, minska eller undvika påverkan på åtagandet. VAD ÄR KOPPLINGEN MELLAN TID TILL ALLVARLIGA KONSEKVENSER FÖR ETT ÅTAGANDE (STEG 1B) OCH TID TILL ALLVARLIGA KONSEVEKSER FÖR ÅTAG- ANDETS BEROENDEN (STEG 1C)? Tid till allvarliga konsekvenser för ett åtagande och tid till allvarliga konsekvenser för åtagandets beroenden är direkt kopplade med varandra. I exemplet i Steg 1B bedömdes att ett avbrott i åtagandet Snöröjning leder till allvarliga konsekvenser efter 0-4 timmar. Då är det rimligt att även beroendet tillgång till bränsle bedöms som 0-4 timmar då snöröjningen är helt beroende av bränsle. DET FINNS ETT STORT ANTAL AKTÖRER SOM TILLHANDAHÅLLER DET VI ÄR BEROENDE AV, HUR SKA VI GÖRA DÅ? Om det är flera olika aktörer som tillhandahåller det ni är beroende av (till exempel COOP, ICA och Axfood) så ange ett samlingsnamn på dessa till exempel Matvarugrossist. FIGUR 3. BEROENDEN...påverkar förmågan att utföra... ÅTAGANDEN...leder efter en viss tids bortfall till......kan fördröja, minska eller undvika påverkan på... ALLVARLIGA KONSEKVENSER Människors liv och hälsa RESERVLÖSNINGAR Samhällets funktionalitet Övriga grundläggande värden

22 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 1 22 Steg 1D Vilka förbättringsåtgärder kan ni redan nu föreslå? Mål Att föreslå förbättringsåtgärder som ni redan nu kan identifiera 2. GÖR SÅ HÄR 1 Identifiera de viktigaste förbättringsåtgärderna som har framkommit i de första delstegen och som bör genomföras. Förbättringsåtgärder som bör vidtas finns till exempel om ni har identifierat: Åtaganden som: a. Är tidskritiskt (Steg 1B) b. Har många beroenden (Steg 1C) c. Har beroenden som är tidskritiska (Steg 1C) d. Har reservlösningar som är bristande? (Steg 1C) Beroenden som: a. Är tidskritiskt (Steg 1C) b. Påverkar många åtaganden (Steg 1C) c. Har reservlösningar som är bristande? (Steg 1C) 2 Ange förbättringsåtgärden med rubrik och kort beskrivning, ansvarig person, vilken effekt ni avser uppnå med åtgärden, vad åtgärden förväntas kosta och om det finns några positiva eller negativa sidoeffekter i Mall Steg 1D i filen Mall Steg 1D.pdf. När ni fyllt i mallen, spara ner den enligt instruktionen på sida 6. 2 Notera att ni kommer att jobba mer med förbättringsåtgärder i Steg 3.

23 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 1 23 Exempel Steg 1D TABELL 7. MALL FÖR DOKUMENTATION AV STEG 1 D MED EXEMPEL PÅ IFYLLNAD FÖR ÅTAGANDE SNÖRÖJNING. ÅTGÄRD UTVÄRDERING AV ÅTGÄRD Rubrik Positiva och negativa Beskrivning Effekt Kostnad Ansvarig person sidoeffekter Omförhandla avtal Omgående omförhandla avtalet pga avsaknad av robust avtal med bränsleleverantör Mer tillförlitliga leveranser från leverantör vilket leder till ökad förmåga till kontinuitet Begränsad kostnad Inga speciella

24 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 1 24 Bra att känna till OM VI REDAN I STEG 1 IDENTIFIERAR ÅTGÄRDER, VARFÖR BEHÖVER VI ÄVEN JOBBA VIDARE MED STEG 2? I Steg 2 kommer ytterligare analyser att genomföras vilket ger er ett ännu bättre underlag att inse åtgärdsbehov samtidigt som det kan det vara viktigt att få igång ett behov av förbättringsåtgärder så tidigt som möjligt. Steg 1D blir därmed endast en kort avstämning kring om det finns uppenbara förbättringsåtgärder. VAD BÖR ÅTGÄRDERNA INRIKTAS MOT? Åtgärderna som föreslås bör framför allt handla om aspekter som den egna förvaltningen kan bestämma över och påverka. Vidare kan det handla om att kommunicera till andra aktörer eller till ETOS att det finns åtgärder som de bör vidta. Den person som utses som ansvarig för åtgärden bör vara någon inom förvaltningen, då det handlar om kommunikation av åtgärdsbehovet till den andra aktören.

25 T R E S T E G F Ö R E T T R O B U S TA R E M A L M Ö STEG

26 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 2 26 Steg 2 Analysera oönskade händelser I Steg 2 är tanken att ni ska fundera över hur er förvaltning skulle kunnat påverkas av olika oönskade händelser - dvs ni använder händelserna för att undersöka vad förvaltningen har förmåga att hantera och inte hantera. Ni ska jobba både med händelser som ni själva har identifierat och händelser som ETOS har identifierat och vill att samtliga förvaltningar ska analysera under året. Som hjälp i Steg 2 kommer ni att få en sammanställning av arbetet som gjorts i Steg 1. Syftet med Steg 2 är att vidareutveckla underlaget för att föreslå förbättringsåtgärder. Detta görs genom att identifiera vilka oönskade händelser som kan påverka förvaltningen och på vilket sätt de påverkar förvaltningen. Syftet är även att bedöma vilken förmåga förvaltningen har att genomföra sina åtaganden om en oönskad händelse inträffar och vilka konsekvenser som i så fall kan uppstå för Malmö stad. Avslutningsvis ska ni beskriva möjliga orsaker till händelserna och hur troligt det är att de inträffar. SAMMANFATTNINGSVIS SVARAR STEG 2 PÅ FÖLJANDE FRÅGOR: Vilka oönskade händelser kan allvarligt påverka förvaltningen och vilka av dessa ska analyseras under året? Hur kan händelserna som ni valt ut konkretiseras? Vilken förmåga har förvaltningen att genomföra sina åtaganden om utvalda händelser inträffar? Vilka negativa konsekvenser kan uppstå? Vad kan orsaka de oönskade händelserna och hur troligt är det att de inträffar? AVSLUTNINGSVIS I STEG 2 När Steg 2 är avslutat fyller beredskapssamordnare i Mall Steg 2F. Där listar beredskapssamordnaren vilka personer som arbetat med eller varit delaktiga i respektive delsteg.

27 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 2 27 Steg 2A Vilka oönskade händelser kan allvarligt påverka förvaltningen och vilka av dessa ska analyseras under året? Mål Att få insikter om vilka händelser som allvarligt kan påverka förvaltningen och dess åtaganden. GÖR SÅ HÄR 1 Brainstorma i grupp för att identifiera händelser som allvarligt kan påverka förvaltningens beroenden och/eller åtaganden. Utgå från kartläggningen ni gjorde i Steg 1. De händelser som ni kom fram till genom er brainstorming och som ni bedömer kommer påverka er särskilt mycket och/eller där er förvaltning spelar en viktig roll för hanteringen av händelsen bör prioriteras i det vidare analysarbetet. Försök välja händelser som är så olika varandra som möjligt. När ni fyllt i mallen, spara ner den enligt instruktionen på sida 6. TABELL 8: KATEGORIER ÖVER OLIKA TYPER AV HÄNDELSER. 2 Välj ur tabell 8 vilken kategori som passar bäst för era identifierade händelser (en kategori för varje händelse). Fyll i resultatet i filen som heter Mall Steg 2A.pdf. 3 Utöver de händelser som ni identifierat har även ETOS valt ut några händelser. Välj utifrån dessa händelser vilka ni vill gå vidare med och sikta på att totalt gå vidare med 2-3 stycken. När ni väljer, utgå ifrån följande aspekter: De händelser som ETOS har valt ut ska analyseras vidare. Om ni efter noggrant övervägande bedömer att er förvaltning inte kommer att påverkas eller ha en roll i hanteringen av händelsen så kan den väljas bort. Motivera då tydligt varför. HÄNDELSEKATEGORI Naturolyckor Olyckor Teknisk infrastruktur & försörjningssystem Antagonistiska hot & social oro Sjukdomar EXEMPEL PÅ HÄNDELSER INOM KATEGORIN Storm, Översvämning, Ras och skred, Skogsbrand Farliga anläggningar, Farligt gods, Brand, CBRN (kemiska, biologiska, radiologiska och nukleära hot), Tågolycka, Flygolycka Vattenbrist, Teleavbrott, Elavbrott, Fjärrvärmebortfall, IT-bortfall, Drivmedelsbrist Kriminalitet, Terror, Samhällsomstörtande verksamhet, Social oro, Dataintrång Pandemi, Epidemi, Influensa, Epizooti (epidemi för djur)

28 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 2 28 Exempel Steg 2A TABELL 9. EXEMPEL PÅ HÄNDELSER SOM BRAINSTORMATS FRAM I STEG 2A. IDENTIFIERADE HÄNDELSER HÄNDELSETYP VÄLJS HÄNDELSEN UT TILL STEG 2B? Vinterstorm Naturolyckor JA NEJ Kemikalieutsläpp Olyckor JA NEJ Elbrist Teknisk infrastruktur och försörjningssystem JA NEJ Politikermord Antagonistiska hot och social oro JA NEJ BESKRIV HÄNDELSENS RELEVANS FÖR FÖRVALTNINGEN HÄNDELSER FRÅN ETOS VÄLJS HÄNDELSEN UT TILL STEG 2B? (om händelsen inte väljs ut ska det tydligt motiveras) Långvarigt förorenat vatten Förvaltningen har ett stort beroende av tillgång till rent vatten vilket gör att händelsen är viktig att analysera påverkansfaktorer etc. JA NEJ Desinformation Det är inte troligt att desinformation skulle påverka förvaltningen då den inte ansvarar för verksamhet som är ett troligt mål för desinformationskampanjer. JA NEJ

29 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG Bra att känna till HUR SKA VI GÖRA FÖR ATT KOMMA PÅ VILKA HÄNDELSER SOM KAN PÅVERKA OSS? Börja med att utgå från kartläggningen av åtaganden och beroenden som ni gjorde i Steg 1, och diskutera ett beroende eller åtagande i taget. Fundera på vilka händelser som kan påverka just detta beroende eller åtagande. Det kan handla om att ett avbrott i beroendet och/eller åtagandet uppstår. Alternativt kan händelsen innebära att det uppstår ökade behov av ett av era åtaganden, till exempel att behovet av primärvård ökar då en influensaepidemi inträffar. Ni kan också använda er av händelsekategorierna i Tabell 8. Diskutera vilka händelser inom varje kategori som skulle påverka era åtagande och beroenden. Utgå från händelsekategorierna och diskutera vilka händelser inom varje kategori som skulle påverka era åtagande och beroenden. Vidare kan ni fundera på vad som tidigare drabbat förvaltningen kan dessa händelser inträffa igen? Även händelser som inträffat i andra kommuner eller länder kan vara relevanta för er förvaltning. Avslutningsvis är det viktigt att de personer som deltar i brainstormingen representerar en bredd av kompetenser och perspektiv eftersom det ger goda förutsättningar för att komma på en bred uppsättning möjliga händelser. VI HAR IDENTIFIERAT FLERA HÄNDELSER SOM ÄR I PRINCIP SAMMA HÄNDELSE ELLER INNEBÄR I PRINCIP SAMMA SAK FÖR OSS, HUR SKA VI BEHANDLA DESSA? Under en brainstorming händer ofta att olika personer identifierar i princip samma händelse men kanske med lite olika benämning, till exempel storm respektive hård vind. De kan slås ihop till en händelse med en gemensam benämning. VARFÖR VILL ETOS ATT VI SKA ANALYSERA NÅGRA HÄNDELSER SOM DE VALT UT VARJE ÅR? Varje förvaltning ska analysera vilka händelser som är relevanta för just deras verksamhet. Samtidigt behöver Malmö stad ett brett underlag som ger en helhetsbild av hur vissa speciellt relevanta händelser kan påverka staden. Därför ska ni analysera både händelser som ni själva identifierar och händelser som ETOS valt ut, och som alla förvaltningar ska analysera det aktuella året. De händelser som ETOS väljer ut kommer att vara valda baserat på att de påverkar många förvaltningar, men det kan finnas förvaltningar som inte alls berörs av vissa av dem. Om så är fallet kan förvaltningen gå vidare utan någon djupare analys av händelsen och istället fokusera mer på de händelser som de själva identifierat.

30 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 2 30 Steg 2B Hur kan händelserna som ni valt ut konkretiseras? Mål I Steg 2 är tanken att ni ska fundera över hur er förvaltning hade kunnat påverkas av olika oönskade händelser - dvs ni använder händelserna för att undersöka vad förvaltningen har förmåga att hantera och inte hantera. GÖR SÅ HÄR 1 Konkretisera de händelser som ni har valt ut från brainstormingen. Använd gärna de fyra faktorer som beskrivs i Tabell 10 då ni beskriver händelsen. Tänk på att det är ni själva som här väljer hur allvarlig den händelse som ni vill testa er förmåga mot ska vara. 2 Fyll i resultatet i Mall Steg 2B som ligger i filen som heter Mall Steg 2B-E.pdf. När ni fyllt i mallen, spara ner den enligt instruktionen på sida 6. TABELL 10. FAKTORER SOM SKA BESKRIVAS FÖR ATT KONKRETISERA DEN HÄNDELSE SOM SKA ANALYSERAS. FAKTORER SOM KONKRETISERAR EN HÄNDELSE Allvarlighetsgrad Geografisk utbredning Varaktighet Förvarningstid BESKRIVNING Anger hur "kraftig/intensiv" händelsen är, till exempel vindstyrka om det är en storm, vattennivåer vid översvämning, antal personer som direkt drabbas vid en allvarlig bussolycka. Anger hur stort geografiskt område som påverkas av händelsen vilket skulle kunna vara delar av en kommun, hela kommunen, även grannkommuner, hela landet, även andra länder. Anger hur länge händelsen kan förväntas pågå, vilket skulle kunna vara mycket kortvarigt (till exempel en explosion som sker på bråkdelen av en sekund) upp till mycket utdragna händelser (till exempel en strejk som varar i flera veckor). Anger om man kan få förvarningar om att händelsen är på väg att inträffa. För vissa händelser går det inte att få förvarningar (till exempel elavbrott p.g.a tekniskt fel). För vissa andra kan man få förvarningar någon dag innan (terrordåd som föregås av hot) eller så kan man få det flera dagar eller mer i förväg (till exempel väderhändelser som föregås av prognoser).

31 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 2 31 Exempel Steg 2B TABELL 11. EXEMPEL PÅ KONKRETISERING AV HÄNDELSEN: LÅNGVARIGT FÖRORENAT VATTEN. HÄNDELSE BESKRIVNING Allvarlighetsgrad Geografisk utbredning Varaktighet Förvarningstid Långvarigt förorenat vatten Fritext (Läs sida 30 för instruktioner)

32 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG Bra att känna till VARFÖR SKA HÄNDELSEN KONKRETISERAS? En händelse, till exempel en explosion, ett skred eller spridning av en sjukdom, kan vara olika omfattande och allvarlig. Om en storm slår till kan vindhastigheten vara extremt kraftig och långvarig eller mindre kraftig och snabbt övergående. Vid en översvämning kan vattennivåerna vara något över de normala och inträffa utan förvarning eller extremt mycket över de normala men möjliga att få förvarning om. Ett elavbrott kan pågå i några timmar eller flera veckor, och så vidare. En allvarlig variant av händelsen kan givetvis påverka förvaltningen, och i förlängningen staden, betydligt mer än en mild variant av händelsen. Därför måste det vara tydligt vad det är för händelse som analyseras och därmed möjliggöra bedömningen av förmågor och konsekvenser. Tänk på att det är ni själva som väljer hur allvarlig händelse ni vill testa er förvaltning mot. HUR SKA VI TÄNKA NÄR VI KONKRETISERAR HÄNDELSEN? Välj en allvarlig variant av händelsen, till exempel en omfattande översvämning eller långvarigt elavbrott. Det ska alltså handla om händelser som är extraordinära eller som skulle kunna utvecklas till att bli extraordinära om hanteringen av dem misslyckas. Samtidigt kan en händelse alltid antas bli ännu allvarligare. Därför bör händelsen rimligen kunna inträffa i staden snarare än att det är ett fullkomligt orealistiskt scenario. För att skapa en verklighetsförankring så skulle ni, om möjligt, kunna utgå från någonting som redan hänt hos er eller hos någon annan. Spetsa sedan till den händelsen genom att tänka på vilka den händelsen hade kunnat drabba, vad som hade hänt om den förvärrats eller blivit långvarig.

33 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 2 33 Steg 2C Vilken förmåga har förvaltningen att genomföra sina åtaganden om utvalda händelser inträffar? Mål Nu ska ni analysera hur de oönskade händelserna påverkar förvaltningens förmåga att genomföra sina viktigaste åtaganden. GÖR SÅ HÄR 1 Bedöm huruvida vart och ett av era åtaganden är prioriterade under den aktuella händelsen eller om de kan prioriteras ned utan att det får några betydande negativa konsekvenser för Malmö stad? Åtaganden som ej är prioriterade kan bortses ifrån i nedanstående moment. 4 Genomför punkt 1-2 för samtliga händelser ni valt ut. Fortsätt fylla i filen Mall Steg 2B-E.pdf. När ni fyllt i mallen, spara ner den enligt instruktionen på sida 6. 2 Diskutera hur händelsen påverkar förvaltningen utifrån de frågor som anges i Tabell 12. Dokumentera det viktigaste från diskussionen i punktform i Mall Steg 2C som ligger i filen som heter Mall Steg 2B-E.pdf. 3 Bedöm, utifrån diskussionen i punkt 2-3, vilken förmåga ni har att genomföra respektive prioriterat åtagande - dvs i vilken utsträckning går det att tillgodose de behov av åtagandet som kommer att finnas under händelsen? Använd bedömnings skalorna i Tabell 13.

34 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 2 34 TABELL 12. UTGÅNGSPUNKTER FÖR DISKUSSION KRING FÖRMÅGA. TABELL 13. FAKTORER SOM SKA BESKRIVAS FÖR ATT KONKRETISERA DEN HÄNDELSE SOM SKA ANALYSERAS. UTGÅNGSPUNKTER FÖR DISKUSSION KRING FÖRMÅGA SKALA BESKRIVNING Kan något eller några av åtagandets beroenden påverkas? I vilken utsträckning kommer reservlösningarna för de beroenden som blir otillgängliga att kunna användas för att fortsätta genomföra åtagandet? Hur påverkas målgrupperna för åtagandet (medborgare, andra förvaltningar, privata aktörer, med flera) i den aktuella händelsen? Kan ökade behov av åtagandet uppstå? Om det uppstår ökade behov av åtagandet, i vilken utsträckning finns möjligheter att klara av det ökade behovet genom till exempel omprioriteringar? Finns något annat stöd, till exempel erfarenheter från tidigare kriser eller övningar, som kan användas när en bedömning av förmågan ska ske? 1. Behoven som finns av åtagandet kan inte tillgodoses överhuvudtaget. 2. Behoven som finns av åtagandet kan till viss del tillgodoses. Stora delar av åtagandet kan inte utföras alls, alternativt utförs åtagandet på en betydligt lägre nivå (betydligt lägre omfattning, kraftigt försämrad kvalitet, starkt fördröjt, etc.) 3. Behoven som finns av åtagandet kan tillgodoses i relativt stor utsträckning. Vissa delar av åtagandet kan inte utföras alls, alternativt utförs åtagandet på en något lägre nivå (något minskad omfattning, något sämre kvalitet, till viss del fördröjt, etc.) 4. Behoven som finns av åtagandet kan i princip fullständigt tillgodoses, de vill säga händelsen har marginell påverkan på det aktuella åtagandet.

35 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 2 35 Exempel Steg 2C TABELL 14. EXEMPEL PÅ KONKRETISERING AV HÄNDELSEN: LÅNGVARIGT FÖRORENAT VATTEN. ÅTAGANDEN Åtagandets namn Tillhandahålla hemtjänst Drift av äldreboende Hantering av socialbidrag Ordna nödvatten till äldreboenden Krisinformation Är åtagandet prioriterat i den aktuella händelsen? JA JA JA JA JA NEJ NEJ NEJ NEJ NEJ Nyckelpunkter från diskussionen om förmåga Ökade vårdbehov. Akutsjukvården förväntas inte klara av att ta emot alla Mycket begränsad förmåga att klara av detta. Starkt beroende av stöd från... - Svara på frågan nedan innan du fyller i kolumnen till höger Vilken förmåga finns att genomföra åtagandet i den aktuella händelsen? Beroendets namn BEROENDEN SOM KAN BLI OTILLGÄNGLIGA I HÄNDELSEN Hemtjänstpersonal Vatten Mat

36 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG Bra att känna till HUR KAN FÖRVALTNINGEN PÅVERKA DE KONSEKVENSER SOM UPPSTÅR I EN OÖNSKAD HÄNDELSE? När det inträffar en händelse, till exempel storm, elavbrott, IT-haveri, upplopp, eller liknande kan de åtaganden en förvaltning har påverkas. Hur stora konsekvenser det får för de som har behov av åtagandet medborgare, andra förvaltningar, privata aktörer, med flera beror delvis på förvaltningens förmåga att tillgodose behovet när det inträffar en oönskad händelse. Om förvaltningen har en god förmåga att genomföra sina åtaganden så kan förvaltningen begränsa konsekvenserna som uppstår i Malmö stad. Om förvaltningen däremot har brister i sin förmåga så kan negativa konsekvenser uppstå för Malmö stad. Detta illustreras i figur 4 av den mittersta konsekvens-rutan. Ett exempel kan vara att äldre personer med vård- och omsorgsbehov skadas eller avlider till följd av att det uppstår brister i förmågan att genomföra åtagandet hemtjänst. Utöver de konsekvenser som uppstår till följd av att förvaltningen inte kan utföra sina åtaganden kan även händelsen leda till konsekvenser som ligger innanför förvaltningens ansvarsområde. T.ex. kan detta vara barn som dödas av en våldsverkare på en skola. Konsekvenserna av denna händelse uppstår inte främst av att skolverksamhet inte kan bedrivas men det är en konsekvens som åtminstone i viss utsträckning kan förebyggas av skolverksamheten - dvs det ligger innanför deras ansvarsområde. Detta illustreras i fig 4 av den nedre konsekvens-rutan. FINNS DET ÄVEN KONSEKVENSER SOM FÖRVALTNINGEN RIMLIGEN INTE KAN PÅVERKA I EN OÖNSKAD HÄNDELSE? Å andra sidan uppstår det ofta även negativa konsekvenser som en förvaltning rimligen varken kan förebygga eller påverka genom hur de agerar vid händelsen. Dvs. detta är konsekvenser som ligger utanför förvaltningens ansvarsområde. Det kan handla om att personer omedelbart omkommer vid en bussolycka, att en explosion gör att flera människor omkommer och skadas eller att sjukdomsfall inträffar vid en epidemi. I figur 4 illustreras detta av konsekvens-rutan längst upp. Fokus för detta delsteg är de konsekvenser som en förvaltning kan påverka genom den förmåga de har att genomföra sina åtaganden. Händelsen kan göra att förvaltningen inte alls eller bara till viss del kan tillgodose de behov av åtagandet som finns hos era målgrupper (medborgare, andra förvaltningar, privata aktörer, med flera) eller som uppstår hos era målgrupper då oönskade händelser inträffar.

37 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG VAD ÄR DET SOM KAN LIGGA BAKOM BRISTANDE FÖRMÅGA HOS EN FÖRVALTNING I EN HÄNDELSE? För det första kan detta ske genom att händelsen påverkar eller slår ut något av de beroenden åtagandet har. Till exempel kan ett sabotage leda till att IT-system (beroende) blir otillgängligt vilket gör att förmågan att betala ut socialbidrag (åtagande) minskar. Hur allvarlig påverkan blir beror på om reservlösningar (som analyserades i Steg 1) saknas, är otillräckliga eller också påverkas av händelsen. Till exempel, om en epidemi inträffar kanske inte personal från grannkommuner finns tillgänglig. För det andra kan händelsen göra att det uppstår ökade behov av förvaltningens åtaganden jämfört med vad som normalt är fallet. Till exempel kan behovet av hemtjänst öka då det inträffar en värmebölja. VAD SKA VI ANVÄNDA SOM UTGÅNGSPUNKT NÄR VI BEDÖMER FÖRMÅGAN ATT GENOMFÖRA VÅRA ÅTAGANDEN? KAN VI ANVÄNDA NÅGON INFORMATION FRÅN STEG 1? Från Steg 1 kommer ni att få ut sammanställningar av de kartläggningar av åtaganden som ni har gjort. I denna sammanställning framgår till exempel beroendena och reservlösningarna för de kartlagda åtagandena. Använd sammanställningen som utgångspunkt för att ta reda på förvaltningens förmåga att genomföra åtagandet i den aktuella händelsen. FIGUR 4. ÖVERSIKT ÖVER HUR EN HÄNDELSE KAN PÅVERKA EN FÖRVALTNING OCH HUR FÖRVALTNINGEN KAN PÅVERKA DE NEGATIVA KONSEKVENSER SOM UPPSTÅR....kan direkt leda till... KONSEKVENSER...som ligger utanför förvaltningens ansvarsområde OÖNSKADE HÄNDELSER...påverkar... ÅTAGANDEN Beroenden Reservlösningar...leder vid bristande förmåga till... KONSEKVENSER...som uppstår pga att förvaltningen inte kan utföra sina åtaganden...kan direkt leda till... KONSEKVENSER...somligger innanför förvaltningens ansvarsområde

38 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG VI HAR JU INTE HUNNIT KARTLÄGGA ALLA ÅTAGANDEN I STEG 1 HUR SKA VI KUNNA BEDÖMA FÖRMÅGAN ATT GENOMFÖRA DESSA ÅTAGANDEN UTAN TILLGÅNG TILL EN KARTLÄGGNING? För de prioriterade åtaganden som ännu inte kartlagts i Steg 1 kommer diskussionen att bli något mer omfattande, eftersom ni även kort måste diskutera vilka beroenden och reservlösningar som åtagandet har. Försök dock begränsa omfattningen på diskussionen eftersom dessa åtaganden lär analyseras i detalj ett annat år. SKA VI ENDAST FOKUSERA PÅ ÅTAGANDEN SOM KONSTATERATS VARA TIDSKRITISKA I STEG 1? Nej, när oönskade händelser inträffar kan det uppstå negativa konsekvenser både genom att åtaganden som snabbt leder till allvarliga konsekvenser genom att icke-tidskritiska åtaganden påverkas. Vissa händelser kan ju vara väldigt utdragna i tid och pågå i dagar, veckor eller månader, och därmed leda till omfattande konsekvenser om det påverkar ett åtagande trots att detta åtagande inte är tidskritiskt. ÄVEN OM VI HAR KONKRETISERAT HÄNDELSEN I STEG 2B SÅ KAN VÅR FÖRMÅGA VARIERA BEROENDE PÅ OMSTÄNDIGHETER OCH TILLFÄLLIGHETER HUR SKA VI TÄNKA? När ni i Steg 2C ska bedöma era åtaganden kommer ni förmodligen att upptäcka att svaret på denna fråga ofta blir det beror på. Det vill säga att stor påverkan kan uppstå, beroende på om det till exempel är väldigt kallt när händelsen inträffar eller om det är semestertider, eller någon annan omständighet. För att angripa detta problem kan ni tänka så här: Diskutera hur förvaltningen påverkas av den aktuella händelsen om ni har riktig otur och förutsättningarna alltså är ogynnsamma. Ett sådant exempel är att en översvämning drabbar just en av era känsliga lokaler. Diskutera därefter hur förvaltningen påverkas om ni har lite tur och förutsättningarna är gynnsamma. Till exempel om era reservlösningar fungerar som de är tänkta att fungera. Utifrån dessa två ytterligheter gör ni en bedömning av hur förvaltningen påverkas i den aktuella händelsen i det mest realistiska fallet. Utgå från den realistiska bedömningen i det fortsatta arbetet. Samtidigt, om ni inser att det finns situationer eller omständigheter där förmågan hade varit väldigt låg så kan detta vara ett skäl att vidta förbättringsåtgärder.

39 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 2 39 Steg 2D Vilka negativa konsekvenser kan uppstå? Mål Översikt över hur en händelse kan påverka en förvaltning och hur förvaltningen kan påverka de negativa konsekvenser som uppstår. GÖR SÅ HÄR 1 Gör en bedömning av vilka negativa konsekvenser som uppstår inom er förvaltnings ansvarsområde och till följd av att ni inte helt kan tillgodose de behov som finns av era åtaganden. För in resultatet i filen som heter Mall Steg 2B-E.pdf. 2 Bedöm hur välgrundad ni anser att er samlade konsekvensbedömning är. Använd bedömningsklasserna i Tabell 15. TABELL 15. KONSEKVENSKLASSER FÖR BEDÖMNING AV KONSEKVENSER FÖR MÅLOMRÅDET LIV OCH HÄLSA. KONSEKVENSKLASS BESKRIVNING 5. Över 20 döda och/eller över 100 allvarligt skadade döda och/eller upp till 100 allvarligt skadade döda och/eller tiotals allvarligt skadade 2. Flertalet allvarligt skadade, enstaka dödsfall 1. Enstaka skadefall 3 Genomför punkt 1-2 för samtliga händelser ni valde ut i 2A. När ni fyllt i filerna, spara ner den enligt instruktionen på sida 6.

40 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 2 40 TABELL 16. KONSEKVENSKLASSER FÖR BEDÖMNING AV KONSEKVENSER FÖR MÅLOMRÅDET SAMHÄLLETS FUNKTIONALITET. KONSEKVENSKLASS BESKRIVNING 5 Extremt kraftiga och långvariga störningar i flera samhällsfunktioner som får extremt stora negativa effekter på väldigt många aktörer i samhället, t.ex. andra förvaltningars, företags, eller organisationers förmåga att bedriva sin verksamhet. Ex 1: Större delen av Malmö strömlöst i flera dagar och i princip ingen fungerande kollektivtrafik i Malmö under en vecka och Hemtjänst kan i princip inte utföras under en vecka. Ex 2: Betalningssystem helt ur funktion i flera dagar och Större delen av Malmö saknar fjärrvärme under flera dagar och Kraftigt begränsad akutsjukvård under flera dagars tid. 4 Kraftiga och relativt långvariga störningar i enstaka samhällsfunktioner, eller betydande störningar i flera samhällsfunktioner, som får stora negativa effekter på väldigt många aktörer i samhället, t.ex. andra förvaltningars, företags, eller organisationers förmåga att bedriva sin verksamhet. Ex 1: Större delen av Malmö strömlöst i flera dagar. Ex 2: Halva Malmö saknar fjärrvärme under flera dagar och Endast mycket begränsad funktion i mobiltelefoni under flera dagars tid. 3 Omfattande störningar i enstaka samhällsfunktioner som får stora negativa effekter på många aktörer i samhället, t.ex. andra förvaltningars, företags, eller organisationers förmåga att bedriva sin verksamhet. Ex 1: Halva Malmö saknar vattenförsörjning under 2 dagars tid. Ex 2: Endast mycket begränsad funktionalitet i mobiltelefoni under 2 dagars tid. 2 Måttliga störningar som påverkar en relativt begränsad mängd aktörer i samhället, till exempel allvarliga men kortvariga, t.ex. andra förvaltningars, företags, eller organisationers förmåga att bedriva sin verksamhet. Ex 1: Flertal viktiga vägar inte farbara under någon dags tid. Ex 2: Endast akutsjukvård kan utföras under någon dags tid. 1 Begränsade störningar i samhällsfunktioner som får påverkan för få andra aktörer i samhället, t.ex. andra förvaltningars, företags, eller organisationers förmåga att bedriva sin verksamhet. Ex 1: 50 hushåll förlorar elförsörjningen under upp till ett dygn. Ex 2: Brist på baslivsmedel under någon dags tid.

41 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 2 41 TABELL 17. KONSEKVENSKLASSER FÖR BEDÖMNING AV KONSE- KVENSER FÖR MÅLOMRÅDET ÖVRIGA GRUNDLÄGGANDE VÄRDEN. TABELL 18. KLASSER FÖR HUR VÄLGRUNDADE BEDÖMNINGARNA AV HÄNDELSERNAS KONSEKVENSER OCH TROLIGHET ÄR. KONSEKVENSKLASS BESKRIVNING KONSEKVENSKLASS BESKRIVNING 3. Omfattande Skattningen baseras på omfattande underlag relevant information, data, statistik, kunskap och/eller erfarenhet. Det är konsensus kring skattningen. 2. Underlag i viss Det finns viss, men begränsad, relevant omfattning information, data, statistik, kunskap och/ eller erfarenhet. Det är i huvudsak konsensus kring skattningen. 1. Mycket begränsat Skattningen baseras på mycket bristande underlag information, data, statistik, kunskap och/ eller erfarenhet. Det finns olika åsikter om skattningen. 0. Underlag/kunskap Underlag och kunskap om konsekvenserna/ för skattning saknas troligheten för den aktuella händelsen är så bristfälligt att ingen skattning kan göras. 5 Extremt omfattande, långvariga motsättningar mellan grupper, misstro mot samhällsinstitutioner, social oro och/eller otrygghet i befolkningen, extremt omfattande miljökonsekvenser och/eller extremt omfattande skador på ekonomi/egendom. Ex 1 : Omfattande konflikter mellan stora delar av befolkningen, våldsamma kravaller och upplopp under mer än en veckas tid, extremt omfattande skadegörelse. Ex 2: Stora delar av samhället har förlorat förtroendet för polis- och domstolsväsendet under mycket lång tid. 4 Omfattande och relativt långvariga motsättningar mellan grupper, misstro mot samhällsinstitutioner, social oro och/eller otrygghet i befolkningen, omfattande miljökonsekvenser och/eller omfattande skador på ekonomi/egendom och/eller att förvaltningen gör allvarliga överträdelser av lagkrav. Ex 1: Allvarliga politiska eller religiösa motsättningar mellan befolkningsgrupper. Ex 2: Stark misstro mot någon eller några offentliga instanser. 3 Omfattande men relativt kortvariga motsättningar mellan grupper, misstro mot samhällsinstitutioner, omfattande social oro och/eller otrygghet i befolkningen, betydande miljökonsekvenser och/eller betydande skador på ekonomi/egendom och/eller att förvaltningen gör betydande överträdelser av lagkrav. Ex 1: Ungefär hälften av befolkningen känner stark otrygghet under flera veckors tid. Ex 2: Omfattande konflikter mellan ett antal mindre befolkningsgrupper. 2 Begränsade, långvariga motsättningar mellan grupper, misstro mot samhällsinstitutioner, social oro och/eller otrygghet i befolkningen, begränsade miljökonsekvenser och/eller begränsade skador på ekonomi/egendom och/eller att förvaltningen gör vissa överträdelser av lagkrav. Ex 1: Vissa politiska eller religiösa motsättningar mellan begränsade delar av befolkningen. Ex 2: Utbredd otrygghet hos ungefär hälften av befolkningen under en veckas tid. 1 Begränsade, kortvariga motsättningar mellan grupper, misstro mot samhällsinstitutioner, social oro och/eller otrygghet i befolkningen, mycket begränsade miljökonsekvenser och/eller mycket begränsade skador på ekonomi/egendom och/eller att förvaltningen gör mycket begränsade överträdelser av lagkrav. Ex 1: Omfattande men kortvariga demonstrationer. Ex 2: Utbredd otrygghet bland mindre delar av befolkningen. 0 Inga konsekvenser

42 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 2 42 Exempel Steg 2D TABELL 19. EXEMPEL PÅ KONKRETISERING AV HÄNDELSEN: LÅNGVARIGT FÖRORENAT VATTEN. Liv och hälsa? Samhällets funktion? Övriga grundläggande värden? SAMLADE KONSEKVENSER TILL FÖLJD AV HUR FÖRVALTNINGEN PÅVERKAS Beskrivning Många äldre förväntas bli drabbade där förmågan inte är tillräcklig att ta hand om dem tillräckligt snabbt. Ingen större påverkan på samhällets funktionalitet förväntas. Viss oro i samhället kan förväntas då många anhöriga blir oroliga. Bedömning (1-5) HUR VÄLGRUNDAD ANSER NI ATT KONSEKVENSBEDÖMNING ÄR? 3. Omfattande underlag 2. Underlag i viss omfattning 1. Mycket begränsat underlag 0. Underlag för skattning saknas

43 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG Bra att känna till HUR SKA VI TÄNKA NÄR VI SKA BEDÖMA KONSEKVENSERNA I DETTA STEG? Tanken är inte att ni ska bedöma de sammanlagda negativa konsekvenser som uppstår i Malmö stad till följd av den aktuella händelsen. Detta beror på en mängd faktorer såsom andra aktörers förmågor. Istället ska ni fundera på vilka negativa konsekvenser som uppstår då ni inte helt kan tillgodose de behov som finns av just era åtaganden det vill säga det grönmarkerade i Figur 4. Kan ni fullständigt tillgodose alla behov så uppstår givetvis inga negativa konsekvenser alls till följd av hur er förvaltning påverkas. Samtidigt är det viktigt att ni även försöker ta hänsyn till de följdkonsekvenser som kan uppstå av att just er verksamhet påverkas - t.ex. om många aktörer har ett beroende av era åtaganden kommer konsekvenserna för samhällets funktionalitet att bli större. ÄVEN OM VI HAR KONKRETISERAT HÄNDELSEN I STEG 2B OCH BEDÖMT FÖRMÅGAN I STEG 2C KAN KONSEKVENSERNA SOM UPPSTÅR VARIERA BEROENDE PÅ OMSTÄNDIGHETER OCH TILLFÄLLIGHETER HUR SKA VI TÄNKA? Använd samma tankesätt som det som i det förra delsteget. Det vill säga: Diskutera hur stora konsekvenserna blir av den aktuella händelsen om förutsättningarna skulle vara ogynnsamma. Diskutera därefter hur stora konsekvenserna blir om förutsättningarna var gynnsamma. Utifrån dessa två ytterligheter gör ni en bedömning av konsekvenserna som uppstår i den aktuella händelsen i det mest realistiska fallet. Samtidigt, om ni inser att det finns situationer elller omständigheter där konsekvenserna blir väldigt stora så kan detta vara ett underlag för förbättringsåtgärderna.

44 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 2 44 Steg 2E Vad kan orsaka de oönskade händelserna och hur troligt är det att de inträffar? Mål Att analysera vad som kan orsaka de oönskade händelserna, samt om det finns indikatorer som gör att det blir mer eller mindre troligt att händelsen inträffar. GÖR SÅ HÄR 1 Välj ut en av de händelser ni jobbat med i steg 2C-D och identifiera vilka möjliga orsaker den kan ha. 2 Bedöm om ni upplever att det finns trender eller indikationer på att händelsen håller på att bli allt mer eller mindre trolig och/eller allvarlig. Dokumentera de ev. trender och indikationer ni kommer fram till i punktform i Mall Steg 2E som ligger i filen som heter Mall Steg 2B-E.pdf. 5 Genomför punkt 1-4 för samtliga händelser ni valt ut. När ni fyllt i mallen, spara ner den enligt instruktionen på sida 6. TABELL 20. KONSEKVENSKLASSER FÖR BEDÖMNING AV SANNOLIKHET FÖR MÅLOMRÅDET LIV OCH HÄLSA. KLASS BESKRIVNING 5. Oftare än 1 gång per år 4. 1 gång per år 1 gång per 10 år 3. 1 gång per 10 år 1 gång per 50 år 2. 1 gång per 50 år 1 gång per 500 år 1. Mer sällan än 1 gång per 500 år 3 Gör en bedömning av hur trolig den oönskade händelsen är. Använd bedömningsklasserna i Tabell Motivera bedömningen av trolighet och bedöm sedan utifrån klasserna i Tabell 20 hur välgrundad ni anser att bedömningen är.

45 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 2 45 Exempel Steg 2E TABELL 21. EXEMPEL PÅ KONKRETISERING AV HÄNDELSEN: LÅNGVARIGT FÖRORENAT VATTEN. VILKA ORSAKER KAN DEN OÖNSKADE HÄNDELSEN HA? Rubrik på orsaken Avsiktlig handling Beskrivning Någon har med avsikt kontaminerat vattnet med biologiska eller kemiska substanser. TRENDER/INDIKATIONER SOM FINNS PÅ ATT HÄNDELSEN BLIR ALLT MER ELLER MINDRE TROLIG/ ALLVARLIG? Bedömning av trend Beskrivning av trender/indikationer BEDÖMNING AV HUR TROLIGT DET ÄR ATT DEN OÖNSKADE HÄNDELSEN INTRÄFFAR 2 Det finns få inträffade fall av denna omfattning i Sverige HUR VÄLGRUNDAD BEDÖMNINGEN AV HÄNDELSENS TROLIGHET ÄR 3. Omfattande underlag 2. Underlag i viss omfattning 1. Mycket begränsat underlag 0. Underlag för skattning saknas

46 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG 2 46 Bra att känna till VI SAKNAR KUNSKAP OM HUR TROLIGA HÄNDELSERNA ÄR, ORSAKERNA TILL DEM, OCH/ELLER TRENDER/INDIKATIONER OCH SÅ VIDARE. VAD SKA VI GÖRA DÅ? I många fall analyseras händelser som förvaltningen kan ha väldigt lite kunskap om när det gäller vad som kan orsaka dem, och hur troligt det är att de inträffar. Känner ni att underlaget ni har tillgång till och era kunskaper är för svaga om den aktuella händelsen så kan ni välja att inte göra någon bedömning av orsaker och trolighet. Med andra ord kommer omfattningen på detta delsteg att bero på den kunskap respektive förvaltning har om de händelser som analyseras. Finns mycket kunskap i förvaltningen kan det bli ett omfattande delsteg men finns lite kunskap blir det ett mindre omfattande delsteg. VAD MENAS MED TRENDER/INDIKATIONER? Med trender menas pågående förändringar som gör att händelserna blir antingen mer eller mindre troliga i framtiden. Några exempel på vad det kan vara: sociala förändringar såsom ökad segregation och utanförskap, tekniska förändringar såsom ökad användning av elbilar, eller naturrelaterade förändringar såsom klimatförändringar. Med indikationer menas uppkomst av incidenter som kan indikera att den oönskade händelsen är nära förestående. Till exempel är det känt att om en skola utsätts för en ökad grad av klotter kan det vara en indikation på att en anlagd brand kan inträffa i närtid.

47 TRE STEG FÖR ETT ROBUSTARE MALMÖ STEG