Granskning av representation

Granskning av representation Internrevisionen 2017-05-05

RAPPORT 2 (11) Granskning av representation INNEHÅLL 1 SAMMANFATTNING... 3 2 INLEDNING... 4 2.1 Bakgrund... 4 2.2 Syfte... 4 2.3 Omfattning och avgränsning... 4 2.4 Metod och tillvägagångssätt... 4 2.5 Bedömningsgrunder... 5 3 IAKTTAGELSER BETRÄFFANDE EFTERLEVNAD AV INTERNA RIKTLINJER... 6 3.1 Representation i Polismyndigheten... 6 3.2 Styrdokument... 6 3.3 Kontrollmiljö... 7 3.4 Stickprovsgranskningen... 7 4 SAMMANFATTANDE BEDÖMNING... 8 BILAGA RPC BESLUTSPROTOKOLL 2017-05-05

RAPPORT 3 (11) 1 Sammanfattning Internrevisionen har i enlighet med revisionsplanen granskat hanteringen av representation inom Polismyndigheten. Syftet med granskningen har varit att bedöma efterlevnaden av polisens riktlinjer för representation. Granskningen har omfattat intern och extern representation inom Polismyndigheten via stickprov från Palasso och Agresso. Intervjuer har genomförts med controller och handläggare på Ekonomiavdelningen (EA) och handläggare på Polisens Administrativa Center (PAC PA HR och EA) samt vissa personer i verksamheten i samband med stickprovsgranskningen. Internrevisionen gör bedömningen att efterlevnaden av riktlinjer för representation påvisar väsentliga brister relaterade till 1) hur representationen konterats i Agresso och registrerats i Palasso, 2) hur momsen hanterats, samt 3) kvalitén och fullständigheten i underlagen för representationen. Granskningen har dock inte påvisat några tecken på vidlyftig representation och riktlinjernas regler beträffande vin och/eller öl samt att dricks inte ska ingå i underlaget efterlevs. Internrevisionen har konstaterat en väsentlig brist som föranlett att internrevisionen rekommenderat att förbättringsåtgärder vidtas. Följande rekommendation har lämnats: - EA/HR tar initiativ till att höja kunskapen om hanteringen av representation inom myndigheten. Framförallt gäller detta för de som har ansvaret att kontrollera underlagen, d.v.s. person som tecknar beslutsattest. - PAC PA utvecklar och tydliggör i handbok till Palasso egenrapportering rutiner kring arkivering av underlag och hänvisningar till riktlinjer för representation. - HR lämnar underlag till EA för komplettering av riktlinje med avsnitt om hur underlag i Palasso ska hanteras och sparas. - EA ser över möjligheten att höja kontrollmiljön samt till en mer central förvaring, uppföljning och kontroll samt på sikt digitalisering. Antal Mycket väsentlig brist 0 Väsentlig brist 1 Mindre väsentlig brist 0 Svar med förslag på åtgärder med anledning av internrevisionens rekommendationer har lämnats av HR-avdelningen och Ekonomiavdelningen. Rikspolischefen har beslutat att föreslagna åtgärder ska genomföras (se bilaga).

RAPPORT 4 (11) 2 Inledning Granskningen har utförts i enlighet med revisionsplanen för 2016-17. 2.1 Bakgrund Representation är ett samlingsbegrepp för uppskattning och gästfrihet som en myndighet tar emot eller visar utomstående kontakter och sina anställda. Enligt skattelagstiftningen ska representation ha ett direkt samband med verksamheten. I Polismyndigheten finns en nationell riktlinje för bl.a. representation. Enligt riktlinjen ska all representation ske med gott omdöme och återhållsamhet och i enlighet med statsförvaltningens krav på att använda offentliga resurser effektivt och hushålla väl med statens medel. I internrevisionens tidigare granskningar har framkommit brister i underlag för representation och felaktigheter kring momsregisteringar. 2.2 Syfte Syftet med granskningen har varit att granska och bedöma efterlevnaden av polisens riktlinjer för representation. Med utgångspunkt i myndighetsförordningens 3, att verksamheten bedrivs enligt gällande rätt och redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt, har internrevisionen bedömt hanteringen av representation/efterlevnaden av interna riktlinjer inom Polismyndigheten. Granskningen har syftat till att bedöma följande frågeställning: Hanteras intern och extern representation i Polismyndigheten i enlighet med polisens riktlinjer för representation? 2.3 Omfattning och avgränsning Granskningen har omfattat intern och extern representation inom Polismyndigheten via stickprov från Palasso och Agresso. Granskningen är en s.k. ordning och reda granskning och är inte att betrakta som en processgranskning och har heller inte omfattat IT applikationer relaterade till hanteringen av representation. 2.4 Metod och tillvägagångssätt Intervjuer har genomförts med controller och handläggare på Ekonomiavdelningen (EA) och handläggare på Polisens Administrativa Center (PAC PA HR) för att få beskrivning av rutiner men även för att ställa frågor kring iakttagelser som gjorts under granskningen. Kontakter har också tagits med berörda personer i verksamheten i samband med stickprovsgranskningen och vid begäran om underlag. Registeranalys har genomförts av uppgifter ur ekonomisystemet Agresso och lönesystemet Palasso. Stickprovsgranskningen omfattade totalt 114 transaktioner under perioden 2016-06 2016-11 där urvalet riktats mot områden där risken för fel bedömts som störst. Granskningen har omfattat kontroll av: om posten avsett representation om rätt löneart/konto registrerats/belastats hantering av moms

RAPPORT 5 (11) fullständiga underlag Stickprovet utgjordes av poster från lönearter och konton för representation samt vissa andra lönearter och konton där poster relaterade till representation skulle kunna förekomma. I nedanstående tabell framgår vilka lönearter (Palasso) och konton (Agresso) som ingick i stickprovet. Palasso Löneart Intern representation 4074 Extern representation 4077 Övriga reskostnader (inrikes) 8580 Övriga reskostnader (utrikes) 8581 Kostnadsersättningar 4010 Utlägg personalkostnader 4076 Agresso Konto Intern representation 4960 Extern representation 5521 Övriga reskostnader (inrikes) 5511 Övriga reskostnader (utrikes) 5512 Övriga personalkostnader 4988 Kurs och konferens (intern) 4812 Kurs och konferens (extern) 4813 Granskningen har genomförts av internrevisorn Carl Ygge under perioden december 2016 februari 2017. Rapporten sakgranskades under perioden 2017-03-07 till 2017-03-21 av Ekonomiavdelningen och HR avdelningen (PAC PA). Begäran om inhämtande av åtgärdsförslag skickades till RPC kansli 2017-03-31. Svar med förslag på åtgärder med anledning av internrevisionens rekommendationer lämnades 2017-04-24 av Ekonomiavdelningen och HR avdelningen. 2.5 Bedömningsgrunder Internrevisionens iakttagelser, bedömningar och grunder för lämnade rekommendationer framgår av den löpande texten i rapporten. För respektive rekommendation har internrevisionen bedömt bristen vid tidpunkten för granskningen. Internrevisionens bedömning följer nedanstående mall. Bedömning Röd - Mycket väsentlig brist Orange - Väsentlig brist Gul - Mindre väsentlig brist Beskrivning Brist som allvarligt påverkar Polismyndighetens måluppfyllelse enligt instruktion eller regleringsbrev och/eller medför stora negativa konsekvenser för Polismyndighetens verksamhet och/eller innebär att Polismyndigheten inte uppfyller myndighetsförordningens krav på effektivitet, lagenlighet, redovisning och hushållning. Brist som påverkar den granskade verksamheten så att uppställda mål inte nås och/eller medför betydande negativa konsekvenser för verksamheten. Brist som inte påverkar den granskade verksamhetens måluppfyllelse men som medför negativa konsekvenser för verksamheten.

RAPPORT 6 (11) 3 Iakttagelser beträffande efterlevnad av interna riktlinjer 3.1 Representation i Polismyndigheten Den externa representationen riktar sig till utomstående kontakter och syftar till att inleda och utveckla dessa kontakter. Den interna representationen omfattar personalfrämjande åtgärder och utgörs av aktiviteter som syftar till att skapa goda arbetsförhållanden och som är riktade till myndighetens egen personal i samband med informationsmöten och fester 1. Enligt Agresso konton för extern och intern representation har kostnaderna för representation under 2015 och 2016 uppgått till följande belopp: År 2015 2016 Intern representation (Agresso konto 4960) 7 228 900 kr 11 636 400 kr Extern representation (Agresso konto 5521) 1 148 500 kr 1 432 100 kr Internrevisionen har jämfört kostnaderna för representation i Polismyndigheten med två andra stora myndigheter, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan, och det kan konstateras att kostnaden för representationen är vid beaktande av antalet anställda lägre inom Polismyndigheten. 3.2 Styrdokument EA ansvarar för att ta fram riktlinjer och sprida information kring bl.a. hantering av intern och extern representation. Polismyndighetens riktlinje för bl.a. representation 2, som är daterad 2013-11-29, är enligt EA gällande för hela myndigheten och ingår i Ekonomihandboken. Enligt riktlinjerna ska beslut om intern/extern representation följa myndighetens arbetsordning samt fattade beslut om budgetdelegering. I bilaga till riktlinjerna ges exempel på en mängd olika händelser/aktiviteter med beskrivning av krav på underlag, maximalt momsavdrag, konto att belasta m.m. I riktlinjerna framgår också vilka uppgifter som ska biläggas fakturan alternativt anges i kommentarsfältet i EFH (elektronisk fakturabehandling, Agresso). Det framgår dock inte hur underlag ska sparas för utlägg som registreras i Palasso. Utöver riktlinjerna finns även en rutinbeskrivning 3, daterad 2014-05-15, som bl.a. beskriver redovisning av representation och konferens. Polismyndighetens riktlinjer för attester 4, beskriver attestordningen, d.v.s. reglerar rätten att förfoga över myndighetens medel samt beskriver olika attestbehörigheter och vad dessa innebär. 1 Polisens riktlinjer för representation, personalvårdsförmåner, konferenser och gåvor, dnr A107.226/2013 2 Samma som fotnot 1 3 Polismyndigheternas m.fl. Avsnitt 3.4.4.1.2 Representation rutinbeskrivningar, dnr A004.155/2014 4 Polismyndighetens riktlinjer för attester, PM 2015:16

RAPPORT 7 (11) Utöver dessa finns handbok till Palasso egenrapportering, daterad 2016-01-01, och handbok som beskriver hur man attesterar/godkänner i Palasso egenrapportering, daterad 2016-01-01, som PAC PA HR ansvarar för. I dessa handböcker framgår inte hur underlag till utlägg ska sparas och vem som ska spara underlagen. Vidare är informationen mycket kortfattad om representation och med endast en hänvisning till representation på Intrapolis. För fakturahantering i Agresso finns manualer/rutinbeskrivningar som EA ansvarar för. EA har enligt uppgift anordnat representationsutbildningar vid vissa tillfällen. 3.3 Kontrollmiljö Agresso EA ansvarar för Agresso, d.v.s. är informationsägare och kravställare. Kontrollmiljön i Agresso består av inbyggd kontrollattest och beslutsattest av fakturor som efter attest skickas till PAC för betalning. Attestliggare upprättas enligt blankett för kostnadsställe och skickas till PAC som efter kontroll registrerar detta i Agresso. I myndigheten finns det ett antal fakturasamordnare som hjälper verksamheten med bl.a. att kontera fakturor och i vissa fall beräkna moms innan de skickas till berörd fakturamottagare. PAC EA genomför kontroller av samtliga fakturaposter över visst belopp och slumpvis beträffande övriga poster. Kontrollen avser jämförelse mellan faktura och betalningsuppdrag. PAC EA har också genomfört stickprovskontroll av representation inom myndigheten. Palasso HR ansvarar för Palasso, d.v.s. är informationsägare och kravställare. Kontrollmiljön i Palasso består av att varje utlägg måste registreras av en person (egenrapportör) och godkännas av annan person (attesterande chef) i Palasso som ska kontrollera underlagen. Ansökan om attestbehörigheter görs via Polisens administrationsportal (PAP) och Behörighetscenter godkänner ansökan om personen är chef och ansökan gäller för dennes organisation. Är personen inte chef avslås ansökan, likaså om den gäller för någon annan organisation. Inom den Nationella operativa avdelningen (Noa) kontrollerar handläggare tillhörande EA samtliga utlägg och genomför stickprovskontroller av reseräkningar. PAC PA HR genomför kontroller på poster i lönefilerna men genomför inga specifika kontroller avseende representationsutlägg, t.ex. att begära in underlag för ett utlägg. 3.4 Stickprovsgranskningen Internrevisionens granskning har inte påvisat några tecken på vidlyftig representation. Riktlinjernas regler beträffande vin och/eller öl följs och dricks har inte ingått i underla-

RAPPORT 8 (11) get. Det förekommer brister i hanteringen av representationen som är relaterade till hur kostnaderna bokförs, i underlagen för kostnaderna samt hur momsen har hanterats enligt nedanstående: Löneart/konto för representation Palasso. Fel löneart har registrerats i ett flertal fall med exempel som följer i nedanstående tabell: Utlägg Registrerad löneart, avser Korrekt löneart, avser Pensionsgåva 4076, utlägg personalkostnad 4074, intern representation Utlägg avslutande middag 4010, kostnadsersättningar 4074, intern representation på konferens Avtackning 4076, utlägg personalkostnad 4074, intern representation Utlägg för extern lunch 8581, övriga reskostnader utrikes 4077, extern representation Agresso. Fel konto har belastats i ett flertal fall med exempel som följer i nedanstående tabell: Utlägg Belastat konto, avser Korrekt konto, avser Pensionsgåva 4988, övriga personalkostnader 4960, intern representation Flerdagskonferenser utan avslutande middag sista 4960, intern representation 4812,4813, kurs och konferens, intern/extern dagen Jubileumsmiddag med anställda och tidigare anställda 5521, extern representation 4960, intern representation Underlag för representation Palasso. Underlag saknas helt i några fall (3 av 50 = 6 %) och delvis i ett flertal fall vilket försvårat bedömningen av om rätt löneart registrerats eller konto belastats. Underlag som saknas är syfte, deltagarförteckning, beslut samt i något fall program. Agresso. I några fall består underlaget endast av faktura. I ett flertal fall saknas underlag delvis. Underlag som saknas är syfte, deltagarförteckning, beslut samt program och protokoll. Hantering av moms Palasso. Moms är i ett flertal fall inte rapporterad separat i egen rapporteringen (ER) alternativt är fel belopp rapporterat. Agresso. Moms har i ett flertal fall felaktigt avdragits helt och i några fall inte avdragits alls trots att myndigheten har rätt till momsavdrag. 4 Sammanfattande bedömning Internrevisionen bedömer att befintliga övergripande riktlinjer med tillhörande bilaga generellt innehåller tydlig information om hur representation ska hanteras. För utlägg som redovisas i Palasso framgår dock inte i något styrdokument hur underlag till utlägg ska sparas och vem som ska spara underlagen. Vidare kan en tydligare hänvisning göras till riktlinjerna för representation i handboken till Palasso egenrapportering.

RAPPORT 9 (11) Utfallet av stickprovsgranskningen påvisade ett relativt stort antal fel i hanteringen av representation men beloppsmässigt inte materiella, d.v.s. i regel inte överstigande 1.000 kronor. Internrevisionen gör bedömningen att kännedomen om hur representation ska hanteras, trots tidigare representationsutbildningar som EA anordnat, behöver förbättras. Informations- och utbildningsinsatser skulle kunna ske i form av t.ex. e-learning. Kontrollmiljön bedöms heller inte som tillräcklig mot bakgrund av antalet fel. Det finns en modell för intern styrning och kontroll som bygger på tre ansvarslinjer. Modellen används både inom privat och offentlig verksamhet. Ansvarslinjerna kan användas för att beskriva vilka som ansvarar för vad inom riskhantering och intern styrning och kontroll. Enligt modellen för intern styrning och kontroll (se nedan) som bygger på tre ansvarslinjer utgörs första ansvarslinjen av myndighetens dagliga verksamhet och processer. I första ansvarslinjen ska det finnas en god intern kontroll i samtliga delar. Den interna kontrollen ska förebygga fel, avsiktliga eller oavsiktliga. I den andra ansvarslinjen ligger myndighetens regelbundet återkommande uppföljning och efterkontroller. Chefer, controllers och funktioner som arbetar med risker är en del i den här ansvarslinjen. Tredje ansvarslinjen utgörs av internrevisionen som granskar och bedömer den interna styrningen och kontrollen inom första och andra ansvarslinjen. Internrevisionen gör bedömningen att bristerna förekommer både i första- och andra ansvarslinjerna, vilka därför behöver ses över. Internrevisionen anser att initiativet till en förstärkning av kontrollmiljön borde tas av EA som ansvarar för att säkerställa en väl fungerande process för intern styrning och kontroll samt att följa upp verksamheten. En förstärkning av kontrollmiljön skulle kunna ske genom t.ex. en mer centraliserad förvaring, uppföljning och kontroll samt på sikt digitalisering.

RAPPORT 10 (11) Internrevisionen har ungefär samtidigt med denna granskning genomfört en granskning av Polismyndighetens attestrutiner Palasso 5. I granskningarna har liknande iakttagelser och bedömningar gjorts. Rekommendation Orange - Väsentlig brist Internrevisionen rekommenderar att: - EA/HR tar initiativ till att höja kunskapen om hanteringen av representation inom myndigheten. Framförallt gäller detta för de som har ansvaret att kontrollera underlagen, d.v.s. person som tecknar beslutsattest. - PAC PA utvecklar och tydliggör i handbok till Palasso egenrapportering rutiner kring arkivering av underlag och hänvisningar till riktlinjer för representation. - HR lämnar underlag till EA för komplettering av riktlinje med avsnitt om hur underlag i Palasso ska hanteras och sparas. - EA ser över möjligheten att höja kontrollmiljön samt till en mer central förvaring, uppföljning och kontroll samt på sikt digitalisering. Konsekvenserna av om rekommendationen inte följs är en felaktig redovisning, att förordning (2000:606) om myndigheters bokföring och god redovisningssed inte följs samt risk för förtroendeskada. Även små belopp kan orsaka stor skada för allmänhetens förtroende för myndigheten. Detta kan medföra betydande negativa konsekvenser för verksamheten. Åtgärder med anledning av internrevisionens rekommendation Svar lämnat av Åtgärder Ansvarig Tidsplan EA och HR 1, Genomföra översyn av riktlinjerna för representation och informationsinsatser i samband med införandet av riktlinjerna. 2, Ta fram rutin för hur underlag (originalkvitton) ska hanteras i Agresso samt hantering av underlag i Palasso. Rutin kommer att publiceras inom ramen för ekonomihandboken. 3, Chefer och medarbetare kommer att uppmärksammas via Intrapolis på att fel förekommer. Dialog mellan chefer och medarbetare ska ytterligare säkerställas via finansiella controllers. 1, EA 2, EA och HR 3, EA 1, Översyn av riktlinjer för representation sker när regeringen fattat beslut om ändring i förordningen om myndighetens rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt. 5 Granskning av Polismyndighetens attestrutiner Palasso, rapport 2017-05-05, dnr A178.767/2016

RAPPORT 11 (11) 2, Rutin för hantering av underlag 31 december 2017 3, 31 december 2017 INTERNREVISIONEN Carl Ygge