Personakter enligt socialtjänstlagen, s.k. SoL-akter, inom vd- och omsorg samt LSS-verksamheten Handlingar som kan uppstå i samband med handläggningen av ärenden Anmälningar/ ansökan Ansökningar från enskild om bistånd service, med eventuella bilagor ProCapita Papper Personakt om de ger upphov till ärende, annars ärendepärm i arkivskåp - Server Bevaras/ om den tillhör personakt annars vid inaktualitet. 2 Papper/ 2 Papper/ Registreras i ProCapita om anmälan/ ansökan leder fram till ärende, förvaras sedan i personakt. Om iden inte leder till ärende förvaras den i pärm Kan bl.a. gälla ekonomiskt bistånd, hemtjänst, plats i särskilda boendeformer m.m. Ansökningsformulär finns på www.torsby.se Ansökningar kan även inkomma via telefon och måste då registreras i verksamhets- ~ 1 ~
Journal Utredningar i enskilt ärende Beslut i enskilt ärende om bistånd och/ insats 2 Papper/ 2 Papper/ 2 Papper/ systemet. Överklagande, med bilagor Beslut/domar i förvaltningsdomstol Kallelser (till möte med handläggare m.m.) Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, handlingsplaner, W3D3 Papper Tjänstemans W3D3 Papper Tjänstemans W3D3/ ProCapita Papper Tjänstemans / personakt PDF Server Bevaras 3 Papper Notering om inkommen överklagan görs i ProCapita PDF Server Bevaras 3 Papper Notering om beslut/domar görs i ProCapita PDF Server Bevaras/ 3 /2 Papper/ 2 Papper/ Kallelser i samband med överklagan hanteras i W3D3, övriga kallelser inom biståndsärendet hanteras i ProCapita ~ 2 ~
serviceplaner och vdplaner Hänvisning till t.ex. arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare, habilitering m.m. Gäller LSS Ansökningar till institutioner om vd Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, hem för vd boende m.m. (räkningar för undersökning utförda på uppdrag av socialtjänsten) ProCapita Papper Personakt - Server Gallras efter 2 2 Papper/ Gäller LSS Meddelande om utskrivning från sluten hälso- och sjukvd, vdhem liknande SIP samordnad individuell plan ProCapita, Meddix Papper Personakt - Server Bevaras/ Meddix Papper Personakt - Server Bevaras/ 2 Papper/ 2 Papper/ LSSverksamheten hanterar detta i Meddix, ett slutet system mellan landsting och kommuner. Planering mellan kommuner och landsting inom öppenvden. ~ 3 ~
Anmälan och beslut om ställföreträdare/ombud 2 Papper/ Överenskommelser Underlag till fastställande av avgift Avgiftsbeslut Inkomstförfrågan Inkomna och upprättade handlingar av betydelse i ärendet Server Bevaras/ ProCapita - Server Bevaras/ 2 Papper/ Kan ex förekomma vid särskilda omständigheter 2 Digital Tas inte ut på papper 2 Digital Tas inte ut på papper 2 Papper/ 2 Papper/ Sänds till den enhet där personakten förvaras. Inkomna och upprättade handlingar av tillfällig och/ rutinmässig karaktär - Papper Personakt Vid inaktualitet Gallras senast vid arkivläggning. Registerkontroller som utgör underlag till beslut ex inkomsthämtning ProCapita - Server Bevaras/ 2 Digital Inkomster hämtas hos Försäkringskassan m.fl. ~ 4 ~
Fullmakter Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll m.m. 2 Papper/ Fullmakt för anhörig finns på baksidan av inkomstförfrågan. Fullmakter gällande gode män inkommer från överförmyndarnämnden och utgör egen handling. Meddelanden från hyresvärd (hyresskulder, uppsägning m.m.) Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter 2 Papper/ Skriftligt samtycke måste finnas Samtycke 2 Papper Måste finnas för att olika enheter nom socialtjänsten ~ 5 ~
Handlingar som kan uppstå under genomförandet av insatser Genomförandeplaner (arbetsplaner, omsorgsplaner m.m.) 2 Papper/ m.m. ska få dela information mellan sig. Handlingen finns även på lokal server. Överenskommelser om insatser i särskilt boende 2 Papper/ Levnadsberättelser Inflyttningssamtal Journalblad Löpande arbetsanteckningar Signeringslistor för hemtjänstinsats ProCapita Papper Personakt - Server Gallras efter 5 2 Papper/ 2 Papper/ 2 Papper/ Dokumenteras normalt genom journalanteckning Dokumenteras normalt genom journalanteckning När dokumentationen sammanfattas i personakt Handlingar som rör avvikelsehantering Ensolution Papper Pärm på tjänstemans - Server Gallras efter 5 Rapporter/ handlingar som ~ 6 ~
Avtal om handhavande av annans medel - Papper Personakt Bevaras/ 2 Papper blir del av Lex Sarah-ärenden bevaras med ärendeakten i W3D3 Fickpengsredovisning - Papper Pärm på tjänstemans 10 Redovisas för anhörig/god man. ~ 7 ~