Projektledning 2 ED3 KTS3 31 jan 2017 Rune Olsson, IEI, PIE Dagens program: Skapa underlag för projektledning Grupps utveckling och Projektledarskap Projektgenomförande Fatta beslut Möten Motivation Erfarenhetsutbyte med andra grupper Att starta projekt rätt Följ en arbetsordning Lära känna varandra Följ checklistan: 1AttSkapaBraStartProjektgrupp Milstolpeplan Mål Plan Aktiviteter Tydliga steg med framgångskriterier. Gruppens utveckling Tre huvudfaser: 1 Tillhöra 2 Kontroll (eller Rollsökning) 3 Samhörighet FIRO = Fundamental Interpersonal Relationship Orientation Rune Olsson. PIE. IEI. LiU.
Vem är du? Vad ska jag göra här? Vad ska vi jobba med? Lyssnar dom på mig? Vad får jag bestämma? Vad får jag ut av mitt arbete? Ger varandra uppskattning Kan hantera konflikter Olikheter välkomnas Gruppsutveckling Tankar, Stämning i gruppen Osäkerhet Strikta regler Vi vara lik de andra Rollsökning Vem bestämmer egentligen Formell ledare granskas. Konflikter ofta stormiga. Trygghet Tillit till varandra Frånvarandes tankar är närvarande TILLHÖRA Kort tid KONTROLL Lång tid SAMHÖRIGHET 1Att starta ett projekt målorienterat.pdf 1AttSkapaBraStämningArbetslagV807.pdf Gå igenom dessa checklistor för era egna projekt just nu. Skriv gruppkontrakt och måldokument/projektplan Rune Olsson. PIE. IEI. LiU. Grupps utveckling och Ledarens fokus Vad man tänker och ser i gruppen Vad ska jag göra? Vad ska jag bidra med? Vem är du? Vad ska vi jobba ihop med? Varför just vi? Och varför grupp och inte enskilda arbetsuppgifter? Anpassning! Lyssnar dom på mig? Vad får jag ut av mitt arbete? Är jag accepterad? Vem bestämmer? Ifrågasättande Kan hantera konflikter konstruktivt Olikheter välkomnas Ömsesidigt beroende Nivåer, Steg Stämning i gruppen Ledarens fokus TILLHÖRA KONTROLL Kolla på http://www.iei.liu.se/pie/olssonrune/material/norrkopinged?l=sv SAM- HÖRIGHET Osäkerhet Strikta gränser mellan personers arbetsuppgifter Undersöker spelregler Vem bestämmer egentligen? Flöde i arbetet. Utbyte av tankar Frånvarandes tankar är närvarande Söker olika åsikter Man behöver inte tycka lika Stor tillit till varandra Målet för gruppens arbete Förväntningar på var och en Mest: STYRA Låta alla komma till tals Vara tydlig med återkoppling Beröm Visa uppskattning Delegera och följ upp. Mest: STÖDJA Hur är det i vår grupp? Var tycker ni att ni står i gruppens utveckling? Vilka tecken tyder på detta?
Rationellt beslutsfattande Speciellt vid projektarbete behöver folk tänka rationellt: Rätt mötesordning: Intuitiv problemlösning Hitta viktigaste kraven: Parvisa jämförelser av krav Välj rätt beslut: Beslutsmatris Tank e- steg Intuitiv Problemlösning 1 Ställs inför ett problem Undersöker 2 Undrar, Tänker Sover på saken Arbetssteg Mötesordning anpassad till intuitivt tänkande 1 Möte 1: Diskussion Klargör. Undersöker. Staplar alternativ 2 Tid för eftertanke 3 IDÉ! Insikt! AHA 3 Möte 2:Analys av idéer 4 Kollar om det fungerar 4 Möte 3: Beslut Parvisa Jämförelser (fattigmans hierarki) Ett sätt att rangordna krav Arbetssteg: 1 lista tänkbara krav 2 gör eventuellt en grov sortering i två grupper 3 sätt de krav som finns i den viktigaste gruppen i kolumnen under Krav 4 skriv i samma ordning överst i kolumnerna 1 6 5 jämför parvis te x Sugförmåga mot pris: vilket av dessa krav är viktigast? Sätt 1 om Sugförmåga vann över jämförelsen. 6 fortsätt med alla paren. 7 Räkna antal vunna jämförelser. Dessa ger en rangordning. Alternativa sätt att använda Parvisa Jämförelser: 8 Sätt en viktsfaktor för respektive krav. 9 I en grupp kan det vara svårt att komma överens. Då kan var och en få göra sitt val oberoende av de andra. I tabellen skriver man då in antalet personer som gjort valet ( tex valt sugförmåga mot pris på raden Sugförmåga ) Krav 1 Sugförmåga Parvisa Jämförelser Exempel. Köpa dammsugare 2 Pris 3 Räckvidd 4 Design 5 Buller 6 Tillbehör Antal vunna jämförels er Sugförmåga 1 1 1 1 1 5 1 Pris 0 0 1 0 0 1 5 Räckvidd 0 1 1 0 0 2 4 Design 0 0 0 0 0 0 6 Buller 0 1 1 1 0 3 3 Rang ord ning Tillbehör 0 1 1 1 1 4 2 Eventuell viktsfaktor
Beslutsmatris SEMESTER MED FAMILJEN Projektmötet: Krav Analys Vad behöver vi tänka på Idéer Bada Sol a Sh op a Nat ur Ko stn ad Anv änd Spa ra Förk asta Förslag till förbättring före, Fjällen - + - + 0 slän g Pappa åker med kompis under och Gotland + + + + + OK Mallorca + + + 0 - Spa r Spara pengar till annat år efter mötet? Meetings at Scania Before the meeting Define the meeting: information meeting or Decision-making meeting Decide form of meeting: face-to-face, telephone, video or web conference Define the goal and purpose of the meeting Decide who to invite to the meeting: the person calling the meeting formulates the agenda, which shall include participants, date,location as well as starting and finish times. Decide a set time for each item on the aganda and who is responsible for that item s discussion. Distribute the agenda and other relevant documents a week before the meeting at the latest so participants can be prepared. Scania-meeting During the meeting: the chairman: Open the meeting and welcome the participants Check that everyone invited is present Go through relevant background information e g previous decisions Sum up after each item and make clear: WHO is doing WHAT and WHEN Manages the meeting and keep the discussions relevant to the subject Ensure that time limits are not exceeded. After the meeting Brief minutes are to be written and circulated within two days of the meeting Decisions and assignements are clearly stated.
Anslag i alla konf-rum How to have a good meeting at Scania Come prepared Turn off the mobile phone Start on time Stick to the agenda Adress the whole group Be brief and to the point Don t interupt Are you listening? Decide: WHO is doing WHAT and WHEN Start and finish on time Diskutera i era grupper Hur vill ni lägga upp möten? Problemlösning Fast dagordning? Växla ordf och sekr Beslutsform? Mötesordning: ett diskussionsmöte och beslutsmöte senare Beslutsmatris Parvis jämförelse Intressentanalys VAD som ska göras Intressentanalys NYTTAN med projektet Kunna SÄLJA in och FÖRANKRA projektet Hitta STÖDpersoner Hitta RISKMOMENT VEM Intresserad av VAD I vilken projektfas finns detta intresse att bevaka. Lämpligaste tidpunkter för kontakt. Bör informeras före Hur bör intressenten kontaktas Övrigt Leverera RÄTT sak på RÄTT sätt Skapa DELAKTIGHET Upptäck INTRESSEKONFLIKTER Hitta VERKLIGA behov
Hur engagera, motivera, skapa vi-anda? Kick-off; Lära känna varandra, klargöra roller, rutiner, regler Fira framgångar: Fika, belöning för att vi nått målet eller delmål. Dela ut mindre uppgifter som ger Snabb, konstruktiv feedback Rätt information till rätt person vid rätt tidpunkt Platt organisation Vad motiverar oss människor? Två modeller: Maslow Herzberg Maslows behovstrappa Maslows behovshierarki Herzbergs faktorer Självförverkligande: Utmanande uppgifter, Uppskattning, feedback Behov av uppskattning: Fira framgångar, Konstruktiv feedback Självförverkligande; att utveckla sig själv Jag-känsla; respekt, uppskattning, inflytande, status Motivations faktorer Svåra att mäta Framgångsrikt utfört arbete Prestation Arbetsuppgiftens värde i sig Ansvar Utvecklingsmöjligheter Befordran Erkännande Sociala behov: Alla hörda, lyssnade på Trygghetsbehov: Tydliga roller, rutiner, regler, Tydliga anställningsförhållanden Fysiska behov: Raster, Sömn, Bra mat, God arbetsmiljö Samhörighet med andra, Att vara accepterad Trygghet; ordning och reda, Skydd mot yttre faror Fysiologiska behov Hygien- Faktorer Mätbara Mättbara Lön Fysisk miljö Personalpolitik Relationer till arbetskamrater och arbetsledning Arbetsförhållanden Teknisk hjälp Företagets policy
Herzberg & Olssons sex parametrar för framgång vid projekt och förändring ZZZ + Kompetens + Belöning = Förvirring Vision + Kompetens Vision + ZZZ Vision + Kompetens + ZZZ + Belöning + Belöning = Rädsla = Gradvis förändring + Belöning för rätt = Rätt Resultat Vision + Kompetens Vision + Kompetens Vision + Kompetens + ZZZ + Belöning + ZZZ + Belöning = Frustration = Dålig start + ZZZ = Irritation Ledarskap: Tio budord om belöning (organisationer) 1 Det finns ett belöningssystem i alla organisationer 2 Handlingar som belönas blir utförda 3 Viktig fråga: Vad är det som ska belönas? 4 Precisera visioner, mål och prestationskrav på alla nivåer och för alla enskilda 5 Identifiera för var och en vilket som är nödvändigt för att organisationen ska nå sitt mål 6 De anställdas prestationer ska bedömas och mätas på ett sätt som är accepterat 7 Använd belöningar som uppfattas som belöningar 8 Rättvisa är det som folk uppfattar som rättvisa 9 Förankra de värderingar som belöningssystemet bygger på i hela organisationen 10 Utvärdera regelbundet och anpassa systemet Återkoppling efter möten Beröm varandra När du fått hjälp tacka för den. High Five efter gemensam framgång Fira framgång Säg också ibland: Nästa gång försöker vi göra på annat sätt. Gör det till nästa gång vi möts i maj.
Skriver ni loggbok? Den xxxxxx diskuterade vi detta beslöt vi att Kalle ska göra xxx och meddela Sven senast Under mötet diskuterade vi frågan om Och fann tre alternativ 1 billig Stina utvecklar 2 snabb Pelle planerar 3 kvalitet Kajsa skriver kravspec Projektuppföljning: Vad och hur ska vi följa upp? Framgångskriterier Hur vet du att du gjort ett bra jobb när du går hem efter en arbetsdag? Uppgift till nästa gång: svara på frågan! Framgångsrika projekt Framgångskriterier Några tankar från tidigare år: 1.Vad innebär det att ett projekt är framgångsrikt? 2.Vad krävs för att ett projekt ska bli framgångsrikt? Uppnår mål Alla nöjda Budget håller Mår bra Tidsplan håller Beställare nöjd Milstolpar uppnås Kompetenta medarbetare Förbereder nästa del av projektet Hängivna medarbetare
Nästa gång i maj: Projektuppföljning: Vad och hur ska man följa upp? Framgångskriterier Scanias modell: PER: Project Experience Review. Ta med loggbok. Erfarenhetsutbyte mellan grupperna Träffas alla grupper samtidigt. Avsätt ca 30 min. Bestäm vad ni ska utbyta erfarenheter om, t ex: Hur era tidsplaner ser ut, hur ni fördelat arbetsuppgifter, problem just nu, detta har funkat bra, osv Ge varje grupp ett nummer: 1 till 6. Ge varje gruppmedlem ett nummer 1 till 6. börja räkna från den som har ljusast kläder på sig, så blir det slumpvis. Den gruppmedlem som fått samma nummer som den egna gruppens nummer är Värd. Alla går till den grupp vars nummer man fått. Värden berättar hur värdens grupp har resonerat och gjort i det man vill byta erfarenheter om. Gästerna ställer frågor. När man känner sig klar, går man tillbaka till egna gruppen. Skriv ner de idéer som utbytet har gett. Välj de bästa: Verkställ! Ett vanligt utfall är att man känner sig nöjd med egna grupparbetet. För man är väl i nivå med vad som sker i de andra grupperna. Lycka till! Har ni några frågor så maila mig rune.olsson@liu.se Ses i maj.