Tillkommande information till handbok för projektledning av fastighetsinvesteringsprojekt inom Landstingsservice

Tillkommande information till handbok för projektledning av fastighetsinvesteringsprojekt inom Landstingsservice

Innehåll Tidplaner och tidplanering... 4 Huvudtidplan... 4 Projekteringstidplan... 5 Produktionstidplan... 5 Kvalitetsarbete... 6 Kvalitetssäkring... 6 Kontrollplan enligt PBL... 6 Konstruktionsgenomgångar... 6 Kvalitetsarbete och egenkontroll hos leverantörer... 7 Samgranskning och samordning... 7 Uppföljning och revision... 7 Ekonomi... 8 Budget... 8 Kostnadsuppföljning... 8 Prognos... 8 Kostnadsstyrning... 9 Anskaffningsvärde... 9 Komponentuppdelning av anskaffningsvärdet... 10 Möten... 11 Uppdragsgenomgång... 11 Startmöte... 11 Styrgruppsmöte... 12 Projektmöte... 12 Projekteringsmöte... 12 Teknikmöten... 12 Verksamhetsmöten, eller programavstämningsmöten... 13 Startmöte med entreprenörer... 13 Byggmöten... 13 Ekonomimöten... 13 Erfarenhetsåterföringsmöte... 13 Avrop ramavtal... 14 Avrop investeringsprojekt... 14

Avrop små/begränsade arbeten... 14 Avrop konsulter... 14 Entreprenadupphandling... 15 Inledning... 15 Entreprenadformer... 15 Utförandeentreprenad... 15 Totalentreprenad... 16 Upphandlingsformer... 16 Generalentreprenad... 16 Delad entreprenad... 16 Ersättningsformer... 17 Fast pris... 17 Löpande räkning... 17 Incitamentsavtal... 17 Upphandlingsförfarande... 17 Öppet förfarande... 18 Selektivt förfarande... 18 Anbudsutvärdering... 18 Lägsta pris... 18 Ekonomiskt mest fördelaktiga anbud... 18 Samverkansform... 18 Val av upphandlingsstrategi... 19 Dokumenthantering... 20 Gestaltning... 21 Personalliggare... 22

Tillkommande information Tidplaner och tidplanering Tidplanen är ett av de viktigaste styrinstrumenten i ett byggprojekt. Det är viktigt att tidplanen är känd och respekterad av alla projektdeltagare. Projektledaren svarar för den övergripande tidplaneringen inom de ramar som gäller för projektet. Övriga aktörer i projektet ska aktivt delta i planeringsarbetet genom att lämna underlag till planeringsarbetet avseende det egna arbetet. En grundläggande princip för tidstyrning av projekt är att övergripande tidplaner primärt endast får ändras till följd av beslut som innebär ändrad omfattning eller ändrade förutsättningar för projektet. Ändring av tidplan som berör flera aktiviteter och aktörer i projektet innebär i praktiken omplanering av dessa aktiviteter/aktörer, vilket i sin tur innebär ökad kostnad för projektet. Tidplaner ska fortlöpande följas upp under projektets gång. Om avvikelser från tidplanen konstateras ska orsaken analyseras. Korrigerande åtgärder ska vidtas för att återföra den avvikande aktiviteten till planen och för att säkerställa att avvikelsen inte äventyrar tidplanen för andra aktiviteter i projektet och därmed hela projekttidplanen. Tidplaner anpassas till projektets art och omfattning, den fas projektet befinner sig och hur de ska tillämpas i styrning av projektgenomförandet. Huvudtidplan Alla projekt ska ha en huvudtidplan som beskriver projektets faser, skeden, beslutspunkter, milstolpar och aktiviteter. Huvudtidplanen ska vara godkänd av projektägaren och kommunicerad med projektgruppen och projektets intressenter. Huvudtidplanen kan ingå i projektplanen alternativt utgöra bilaga till projektplanen. Godkänd huvudtidplan fryses som en s.k. basplan (baseline). Avvikelser från basplan kommuniceras med projektägare och i förekommande fall styrgrupp. Ändringar mot basplan beslutas av projektägare och i förekommande fall styrgrupp. Efter eventuell uppdatering och beslut tas en ny basplan fram. En huvudtidplan bör rymmas på A3-format vid utskrift och skapas via Excel, MS Project eller likande program. Huvudtidplanen ska avspegla projekteringstidplan, produktionstidplan och andra eventuella tidplaner i projektet.

Projekteringstidplan En projekteringstidplan upprättas för att styra arbetet med framtagning av handlingar och program- system- och detaljprojekteringsskeden där flera aktörer medverkar i arbetet. Projekteringsledaren ansvarar för framtagande och uppdatering av planen. Aktiviteter inom respektive skede utgår dels från behovet av samordning av arbetet mellan konsulter och dels från behovet av redovisning som erfordras i respektive skede för att erforderligt underlag för nästa skede ska föreligga. Projekteringstidplanen ska vara kopplad till övriga tidplaner för projektet. Mötestider för projekteringsmöten, datasamordningsmöten, samgranskningsmöten etc. bör redovisas i projekteringstidplanen. Respektive konsult ansvarar för tidplanering av eget arbete inom given tidsram. Projekteringstidplanen ska synkronisera med huvudtidplanen och avspegla bl.a. Behov av alternativstudier vad avser förslag och system Plan för myndighetshantering Upphandlingsplan Produktionstidplan, i de fall projektering och byggande sker parallellt Produktionstidplan Total- eller generalentreprenören ansvarar för framtagande och uppdatering av produktionstidplanen. Respektive entreprenör ansvarar för tidplanering av eget arbete inom ramen för given tidsram. Produktionstidplanens aktiviteter anges på den detaljnivå som erfordras som underlag för bl.a. Bestämning av produktionstidens längd Kartläggning av inverkan på befintlig verksamhet Etappindelning Krav på deltider för färdigställande Kartläggning av leveranstider Upphandlingsplanering Projekteringsplanering Samordning av produktionen

Kvalitetsarbete Kvalitetssäkring Projektledaren ansvarar för att ett systematiskt kvalitetsarbetet utförs i projektet. Detta omfattar att planera, leda, kontrollera och följa upp aktiviteter som säkrar att produkten kommer uppfylla ställda krav. Styrningen av kvalitetsarbetet ska utgå från den kvalitetsplanering som genomförs vid planering av projektet. Planeringen av kvalitetsarbetet dokumenteras i projektplanen. I planen ska framgå vilka egenkontroller, granskningar, besiktningar, revisioner etc, som ska genomföras i projektet. Särskilda dokument riktade till anlitade leverantörer upprättas baserat på kvalitetsplanen. Kontrollplan enligt PBL Kontrollplan ska upprättas av kontrollansvarig (KA) som utses av beställaren och godkänns av kommunen. Anmälan om KA görs i samband med att bygganmälan eller ansökan om bygglov lämnas in. Kontrollplanen upprättas och sänds in till kommunen tillsammans med kompletterande efterfrågade handlingar i och med att bygglovet godkänts samt presenteras vid det tekniska samrådet som krävs före byggstart. Efter det tekniska samrådet gås kontrollplanen igenom för eventuell komplettering av de kvalitetskritiska momenten. Kontrollplanen fastställs sedan av kommunen och startbesked erhålls. Därefter kan produktionen påbörjas. Under produktionens följer KA löpande upp momenten i kontrollplanen. Slutlig dokumentation från projektörer och entreprenörer sammanställs. I byggets slutskede sker ett slutsamråd med kommunen där KA redovisar den slutliga dokumentationen tillsammans med den verifierade kontrollplanen. Slutsamråd sker på plats på bygget och om dokumentationen godkänns erhålls ett slutbesked av kommunen. Slutbesked krävs för att få ta byggnaden i bruk. Vite utdöms av kommunen till byggherren om arbetet påbörjas innan startbesked erhållits eller om anläggningen tas i bruk innan slutbesked erhållits. Konstruktionsgenomgångar Vid konstruktionsgenomgång säkerställs att funktionalitetskrav och myndighetskrav uppfylls. Konstruktionsgenomgångar sker teknikområdesvis. Deltagare är berörda parter, exempelvis systemförvaltare, hyresgäst, fastighetsdrift och entreprenör.

Kvalitetsarbete och egenkontroll hos leverantörer Respektive leverantör ska tillämpa sitt kvalitetssystem i projekt. Krav ska ställas vid upphandling att detta har tillräcklig omfattning. Projektörer, entreprenörer och leverantörer ska innan arbetsmoment påbörjas upprätta en egenkontrollplan. Kvalitetskritiska moment ska redovisas i planen. Kontrollen ska dokumenteras så att resultatet går att verifiera mot ställda krav och metod för kontroll ska framgå. Avvikelser från ställda krav ska rapporteras. Leverantör ska på beställarens begäran kunna verifiera att ställda krav är uppfyllda. För att säkra kvaliteten kan stickprov av egenkontroller genomföras. Avhjälpande och korrigerande åtgärder ska ske enligt respektivt leverantörs kvalitetssystem. Samgranskning och samordning Inför varje leverans av ett handlingspaket så som förfrågningsunderlag eller bygghandling, utförs samgranskning. Samgranskningen ska säkerställa att alla uppgifter som har överenskommits under tidigare projektering och vid samordningsmöten är beaktade i handlingen samt att handlingen som helhet, alla discipliner sammantagna, är samordnad och fullständig. Innan bygghandlingar frisläpps för utförande ska granskning och godkännande ske av beställaren. Uppföljning och revision Uppföljning av leverantörers arbete kan ske på olika sätt. En typ av uppföljning sker genom kontinuerlig uppföljning i ordinarie mötesforum, t.ex. vid byggmöten. Uppföljning ska också göras av att egenkontroll utförts och att dessa har önskad nivå. Utöver fortlöpande uppföljning enligt ovan kan uppföljning göras genom revision. Revision kan göras som intern revision eller som andrapartsrevision. Revision kan genomföras för att utvärdera system och rutiners effektivitet och tillämpning men också vid befarad eller konstaterad avvikelse från kvalitetskrav.

Ekonomi Projektledaren svarar för styrning av projektets ekonomi innefattande att planera, kalkylera, budgetera, följa upp, åtgärda, prognostisera och rapportera projektets ekonomi (kostnad och i förekommande fall intäkter). Vid risk för avvikelse från fastställda ramar ska åtgärder vidtas för att styra mot projektets ram eller hitta alternativa lösningar för projektets genomförande. Projektägare ska informeras i ett tidigt skede och involveras i detta arbete. Om behovet av medel efter analys kvarstår ska projektet rapporteras för förnyat beslut enligt fastställd delegationsordning. Projektledaren ansvarar för att budget upprättas i Agresso. Budget ska brytas ner på uppföljningsbara aktiviteter enligt projektplan och fördelas över tid. Budgeten kan bara revideras när nya beslut fattas om tilldelade medel. Projektledaren ansvarar för att prognos upprättas i Agresso. Prognosen ska brytas ner på uppföljningsbara aktiviteter och skeden enligt projektplan och fördelas över tid. Prognos ska hållas uppdaterad under hela projektet och justeras och förfinas varefter projektet fortskrider. Prognosen ska från och med förstudieskedet innehålla en totalprognos för projektet fördelad på respektive projektfas. Projektledaren ska månadsvis följa upp nedlagda kostnader och stämma av mot fastställd budget. Avvikelser från budget ska rapporteras till projektägare. För fastprisentreprenader ska betalningsplan upprättas. Budget Att budgetera innebär att planera för förbrukningen av resurser/pengar på ett uppföljningsbart sätt och baserat på projektets förutsättningar och ramar. Projektledaren upprättar projektbudget, d.v.s. bryter ned den beslutade tilldelningen på uppföljningsbara aktiviteter och skeden enligt projektplan. Kostnadsuppföljning Kostnadsuppföljning innebär att alla i projektet ingående kostnader följs upp, dels genom avstämning av löpande ersättningar, dels genom sammanställning av överenskomna och prognosticerade ÄTA-arbeten. Kostnadsuppföljning ska göras löpande under hela projekttiden och avvikelser mot budget och prognos ska rapporteras till projektägare. Uppföljning ska ske minst månadsvis. Prognos En prognos är en uppföljningskalkyl för kvarvarande aktiviteter med hänsyn tagen till utförda aktiviteter och förändringar i projektförutsättningar. Prognosen är en beräkning av vad projektet förväntas kosta om inga särskilda åtgärder vidtas. För att säkerställa riktigheten i prognoserna erfordras att projektledaren fortlöpande hanterar och sammanställer uppgifter om beslutade ändringar och ÄTA.

Kostnadsstyrning Kostnadsstyrning innebär vidtagande av åtgärder för att verklig resursförbrukning ska följa budget, samt hanteringar av ändringar i projektets ramar. Kostnadsstyrning omfattar: Löpande kostnadsuppföljning av projektet Löpande kostnadsrapportering av projektet till projektägaren Att vid avvikelse från projektets ramar vidta åtgärder för att verklig resursförbrukning ska följa budget Att hantera ändringar och tillse att det finns finansiering Att genom projektägaren hantera ändringsönskemål som inte ryms inom fastställda ramar Rapportera ändringar som beslutats av projektägaren till styrgrupp Anskaffningsvärde Anskaffningsvärdet utgörs av kostnader för att få tillgången på plats och i skick för att utnyttjas för sitt ändamål. Kostnader som ingår i anskaffningsvärdet ligger till grund för den tillgång som skapas. Exempel på kostnader: Inköpspris Iordningsställande av plats/område för installation/uppförande av tillgången (avser kostnader som ingår i entreprenaden, exempelvis etableringskostnader) Leverans och hantering Installations- och monteringsutgifter Provning av tillgångens funktioner Konsulttjänster såsom arkitekt, ingenjör- och juristtjänster Lagfart Tid för arbetsmöten där PL och entreprenörer samlas för att gå igenom projekt (konferenser, workshops, uppstartsmöten) Internt upparbetad tid av specialister och projektledare dedikerade till projektet Behovsanalys, förstudie och programarbete om projektet går vidare till genomförande Kostnader som inte får ingå i anskaffningsvärdet är inte aktiverbara och ska kostnadsföras när kostnaden uppstår. Exempel på kostnader: Allmänna omkostnader, om de inte är direkt hänförbara till anskaffning Utgifter för provkörning och intrimning, utöver provning av tillgångens funktioner Andra löpande driftförluster som uppstår i ett inledningsskede innan anläggningen når planerad driftsnivå Flyttkostnader Kostnader relaterade till studieresa, utbildning, annonsering/marknadsföring. Kostnader av olika typer förtäring. såsom frukost, lunch, middag oavsett tillfälle Servicekostnader

Kostnader för evakuering Avbrutna behovsanalyser, förstudier, programarbeten eller andra utredningar som inte leder vidare till genomförande Statusbesiktningar och ritningshjälp Kontering av kostnader som inte får ingå i anskaffningsvärdet hanteras olika beroende på om de är administrativa eller fastighetsrelaterade, se rutin Anskaffningsvärde materiella anläggningstillgångar. Komponentuppdelning av anskaffningsvärdet Kostnader som ingår i anskaffningsvärdet ska fördelas i komponenter. Komponentuppdelningen innebär att fastigheter/fastighetsinvesteringar delas upp i komponenter, såsom exempelvis stomme, fasad, tak, installationer, teknikanläggningar osv, vilka vanligvis har väsentligt olika nyttjandeperioder och byts ut med olika tidsintervall i takt med sin förbrukning. Respektive komponent ska skrivas av utifrån sin förväntade livslängd. Från och med förstudieskedet ska projektledaren göra en uppskattning av vilka komponenter som ingår i investeringen i syfte att få ett korrekt avskrivningsunderlag och därmed underlag för finansiering till beställaren. Komponent-uppdelningen ska följa region Uppsalas regelverk (Principer för avskrivning av materiella anläggningstillgångar CK2014-0160). Alla kostnader i projektet dvs entreprenadkostnad, projekteringskostnad och byggherrekostnader ska delas upp i kompnenter. Mall för komponentavskrivning ska användas. Mallen ska uppdateras med senaste kända informationen i programarbetet och vid avslut av projektet.

Möten Projektets möten organiseras i en struktur, som anpassas till förutsättningarna och behoven i det aktuella projektet. I planeringen bör framgå mötestypens syfte, beslutsnivå och beslutsmässighet, deltagare och mötesfrekvens. Mötesplan redovisas i projektplanen. Nedan finns exempel på olika mötestyper. Ibland används benämningarna, A-, B-, C- eller D-möte: A-möten är LSU:s och hyresgästens beslutsmöten, ex styrgruppsmöten. B-möten är möten där LSU, hyresgäst och representanter för projekteringsgruppen deltar. C-möten är möten för samordning inom projekteringsgruppen. Möten syftar främst till att samordna och gemensamt lösa problem för projekteringsgruppen samt till att bereda frågor som ska beslutas i B-möte. D-möten behandlar frågor som är av den art och omfattning att de inte bör behandlas vid C-möte. Möten anpassas så att kvalificerade deltagare kallas in när de aktuella frågorna ska behandlas. Uppdragsgenomgång Efter det att projektledaren fått uppdraget ska denne granska och analysera underlaget inklusive tilldelade medel. Därefter ska projektledare och projektägare vid möte gå igenom uppdraget och dess förutsättningar. Uppdragets omfattning och ramar justeras vid behov och fastställs. Projektägaren ska informera om angränsande projekt. Projektledaren dokumenterar mötet. Startmöte Projektledaren kallar projektgruppen till startmöte där projektets bakgrund, förutsättningar och planering gås igenom. Innan mötet skickas preliminär projektplan ut till mötesdeltagarna. Minnesanteckningar ska noteras och delges mötesdeltagare och övriga intressenter. Minnesanteckningar ska kunna nås även av externa projektdeltagare. Projektplanen uppdateras efter mötet och överlämnas därefter till närmaste chef för granskning och till projektägaren för godkännande. Projektgruppen justeras vid behov efter mötet.

Styrgruppsmöte En styrgrupp tillsätts i projekt med en investeringsutgift som överstiger 10 miljoner kronor eller i projekt med särskilt behov. Projektägaren ansvarar för att en styrgrupp tillsätts i dessa projekt. Styrgruppen är projektets beslutande organ samt säkerställer att projektet drivs i linje med uppställda mål. Projektledaren ska inför styrgruppsmöte ta fram en projektrapport som beskriver status i projektet. Beslutsunderlag ska tas fram inför beslut som som ska tas i styrgruppen. Projektägaren kallar och för protokoll. Projektledaren är föredragande vid styrgruppsmöten. Deltagare vid styrgruppsmöte är normalt ordförande från den beställande avdelningen, projektägaren, förvaltare/systemförvaltare, chef från projektavdelningen samt en representant för hyresgästen. Ytterligare personer kan ingå i eller adjungeras till styrgruppen efter projektets behov. Projektmöte Projektmöten genomförs konternuerligt under alla faser i projektet. Projektledaren är ordförande. Projektledaren kallar och för protokoll. Deltagare vid projektmöten beror av projektets skede men i senare skeden bör t.ex. projektledare, entreprenör, projekteringsledare, byggledare och representant för hyresgästen delta. Projekteringsmöte Projekteringsmöten med projekterande konsulter genomförs kontinuerligt för planering, styrning och kontroll av projekteringsarbetet. Projekteringsledaren fattar beslut inom ramen för uppdraget, meddelar fortlöpande de direktiv som krävs för projekteringens framdrift samt följer upp arbetet med avseende på omfattning, kvalitet, tid, ekonomi etc. Vid projekteringsmöten kan deltagare t.ex. vara projekteringsledare (ordförande), projektörer, representant för hyresgästen, datasamordnare, systemförvaltare, representant från driftenheten, representant från transport & logistik, servicecontroller och konstprojektledare. Teknikmöten Erfordras för samordning mellan konsulter. Projekteringsledaren bör kalla, leda och föra protokoll. Deltagare är främst projektörer.

Verksamhetsmöten, eller programavstämningsmöten Möten med hyresgäst för avstämning av funktionella och tekniska lösningar mot gällande program. Projektledaren eller någon som projektledaren utsett kallar, leder och för protokoll. Deltagare bör vara hyresgäst, projektägare, funktionsplanerare, projekteringsledare samt berörda konsulter. Startmöte med entreprenörer Startmöte med upphandlad entreprenör behandlar bl.a. uppdragets omfattning och gränsdragning, ekonomi, tider och organisation. Vid startmöte ska även genomgång ske av handlingar och uppgifter som enligt kontrakt ska tillhandahållas av entreprenören. Deltagare bör vara projektledare (ordförande), entreprenör, projekterande konsult, driftenheten, datasamordnare. Byggmöten Byggmöte är ett kontraktspartsmöte mellan byggherren och entreprenören där bl.a. ekonomi, tider, kvalitet och miljö hanteras. Byggmöten hålls i alla projekt. Möten genomförs fortlöpande under hela produktionsskedet med periodicitet som anpassas till projektets art och omfattning. LSU:s byggledare kallar och för protokoll. Deltagare bör vara projektledare, byggledare och entreprenör. Andra funktioner kallas vid behov. Ekonomimöten Separata möten vid stora projekt där ekonomifrågor behandlas. Projektledaren kallar och för protokoll. Deltagare bör vara projektledare, byggledare, projektägare, hyresgäst och entreprenör. Erfarenhetsåterföringsmöte Projektledaren kallar till möte för utvärdering och utbyte av erfarenheter i projektet. Deltagare bör vara projektledare, projektägare samt övriga berörda funktioner från LSU, hyresgäst, konsulter och entreprenörer. Vid mötet kan man även göra en utvärdering på plats och därmed utvärdera fysiska resultatet.

Avrop ramavtal Se gällande avtal när det gäller detaljer för hur dessa ska tillämpas. Avrop investeringsprojekt Partneringentreprenör kan anlitas för förstudiefasen, programfasen och genomförandefasen inkl. projektering. Projektering och produktion i projekt som endast omfattar en disciplin kan avropas på ramavtal fastighetsunderhåll. Avrop små/begränsade arbeten I projekt där ingen projektör eller arkitekt anlitas tillämpas en enklare byggprocess. Entreprenör avropas. Hantering av relationsunderlag/-ritningar klarläggs. Avrop konsulter Genomförande av behovsanalyser, förstudier samt framtagning av program-, systemhandlingar och bygghandlingar kan avropas av konsulter enligt ramavtal. Byggadministativa konsulter, t.ex. projektledning, byggledning, partneringledning, datasamordning, kan avropas enligt ramavtal. Avrop ska omfatta en uppdragsbeskrivning samt konsultens budget och beskrivning av uppdragets genomförande.

Entreprenadupphandling pphandling Nedanstående text om entreprenadupphandling är till stor del hämtad från rapporten Entreprenadupphandlingar Hur kan byggherrar främja effektivitet och innovation genom lämplig upphandlingsstrategier, Konkurrensverket uppdragsforskningsrapport 2014:4. Avsnitt 7.2-7.7 innehåller information om olika delkomponenter i en upphandling. I avsnitt 7.8 ges exempel på hur delkomponenterna kan kombineras på ett systematiskt sätt i det enskilda projektet beroende på dess förutsättningar. Inledning Entreprenadupphandling kan sammanfattas i att välja den mest lämpade entreprenören för ett specifikt projekt och ge möjligheter och drivkrafter för ett bra genomförande. Det finns många faktorer som påverkar vilken upphandlingsstrategi som ska väljas i ett byggprojekt, t.ex.: Graden av komplexitet Osäkerhet och tidspress Beställarens kompetens och erfarenhet Marknadsläget Projektmål Viktiga delkomponenter vid val av upphandlingsstrategi är: Entreprenadform Ersättningsform Upphandlingsförfarande Anbudsutvärdering Grad av samverkan Entreprenadformer De två huvudtyperna av entreprenadformer är utförandeentreprenad och totalentreprenad. Det finns även specialvarianter av dessa så som t.ex. styrd totalentreprenad eller tidig upphandling av entreprenörer på konsultkontrakt. Utförandeentreprenad Beställaren har projekterings- och funktionsansvar. Beställaren bär den fulla risken för projekteringens ändamålsenlighet. Till sin hjälp anlitar beställaren tekniska konsulter som var och en för sig tar fram handlingar inom sitt fackområde att samgranskas av beställaren för att säkerställa helheten. Entreprenören utför entreprenaden i enlighet med de av beställaren tillhandahållna handlingarna. Entreprenörens risk är i huvudsak begränsad dels till att utförandet ska vara fackmässigt och dels till förekomsten av hinder som beställaren inte rår över. Som standardavtal används AB 04.

Totalentreprenad Beställaren baserar upphandlingen på tekniska rambeskrivningar eller på en systemhandling. Beställaren får endast en leverantör, totalentreprenören, som i sin tur anlitar projektörer och underentreprenörer. Entreprenören har projekteringsansvaret och avgör hur de angivna kraven ska uppfyllas och att produkten ytterst fungerar för avsett ändamål. Som standardavtal används ABT 06 En särksild form av totalentrepread betecknas funktionsentreprenad och innebär att entreprenören utöver att utföra entreprenaden också ska under en avtalad tid svara för underhåll av entreprenaden. Upphandlingsformer Generalentreprenad En generalentreprenör ansvarar för hela produktionen gentemot beställaren. Generalentreprenören, vanligen en byggentreprenör, handlar upp olika underentreprenader för andra delar av entreprenaden. En genrealentreprenör ansvarar för sina underentreprenörers arbeten som för sina egna. Generalentreprenören ansvarar för att samordna samtliga underentreprenörers arbetetn med varandra och med generalentreprenörens egna arbeten. Både utförande och totalentreprenad utförs ofta i form av generalentreprenad. Delad entreprenad Delad entreprenad kan vara baserad både på utförande- och totalentreprenad. Det förra är vanligare. Beställaren träffar avtal med var och en av entreprenörerna. Entreprenörerna svarar för olika delar, exempelvis byggandsarbeten, elarbeten och markarbeten. Beställaren svarar för samordningen av arbetena, både tekniskt, fysiskt och tidsmässigt, vilket ställer höga krav på kompetens och resurser hos beställarens byggledningsorganisation. Beställaren använder ofta en extern projektledning för samordningsarbetet. Delad entreprenad ger möjlighet till kortare projekttid genom att projektering och produktion genomförs parallellt genom att dela upp produktionen i olika faser, t.ex. grundläggning, stomme och stomkomplettering. Entreprenörer för dessa faser upphandlas successivt i takt med att projekteringen framskrider.

Ersättningsformer Fast pris och löpande räkning är de två huvudtyperna av ersättningsformerna. Fast pris Vid fast pris kommer köpare och säljare överens om slutpriset innan kontraktet skrivs. Entreprenören tar risken för oväntade händelser eller ineffektivt arbete som kan påverka kostnaden. Kvaliteten på beställarens handlingar avgör entreprenörens möjlighet att begära ersättning för arbeten som beställaren utgått från skulle ingå i kontraktssumman. Löpande räkning Vid löpande räkning får entreprenören får entreprenören betalt för de faktiska kostnaderna för att utföra uppdraget. I entreprenadavtal regleras detta ofta som á-priser eller enligt självkostnadprincipen. Ett á-pris är ett pris som ska täcka entreprenörens samtliga kostnader för en fullt färdig enhet av det arbete som á-priset avser inklusive räntor, centraladministration och vinst. Vid tillämpning av självkostnadsprincipen ersätts entreprenören för sina verifierade självkostnader för att utföra arbetet samt därutöver ett entreprenörsarvode för att täcka kostnader för räntor, centraladministration samt ge vinst. Det är vanligt att parterna avtalar om timpriser för yrkesarbetare och arbetsledning som överensstämmer med självkostnaden för dessa för att inte behöva redovisa självkostnaden krona för krona. Löpande räkning innebär att beställaren i princip tar hela risken för att projektet kan genomföras som planerat. Detta ställer stora krav på byggherrens kostnadsstyrning. Incitamentsavtal Det är vanligt att denna typ av avtal innebär att entreprenören får betalt för verifierade självkostnader. Parterna har dock kommit överens om en riktkostnad för projektet som ligger till grund för incitamentsberäkning. Incitamentet innebär att parterna delar på vinst reskektive risk vid under- respektive överskridande av riktkostnaden vilket resulterar i en kombination av löpande räkning och fast pris. Löpande räkning med incitament är en vanlig ersättningsform vid partnering. Incitamentsbaserad ersättning är också vanlig vid tidig upphandling av entreprenör och gemensam projektering. Upphandlingsförfarande Vid offentlig upphandling gäller lagen om offentlig upphandling (LOU). LOU utgår i huvudsak från två upphandlingsförfaranden för upphandlingar över tröskelvärdet, öppet och selektivt förfarande. I vissa situationer kan beställaren välja konkurresnpräglad dialog och i undantagsituationer även förhandlat förfarande. För upphandlingar under tröskelvärdet finns nationella regler i forma av förenklat förfarande (motsvarar närmast öppet förfarande) och urvalsförfarande (motsvarar närmast selektivt förfarande). Reglerna är i stort desamma som för upphandlingar över tröskelvärdet förutom andra krav på annonsering. Direktupphandling kan i speciella undantagsfall ge beställaren möjlighet att bjuda in en eller flera entreprenörer att lämna anbud utan föregående annonsering.

Öppet förfarande Öppet förfarande innebär att alla leverantörer som önskar får lämna anbud. Selektivt förfarande Beställaren bjuder in minst fem potentiella anbudsgivare att inkomma med anbud. Samtidigt annonseras inbjudan för att fånga upp andra tänkbara anbudsgivare. Därefter görs en prövning av inkomna anbudsansökningar mot de kvalificeringskrav som beställaren har ställt upp. De anbudsgivare som klarar kraven bjuds sedan in att lämna anbud. Anbudsutvärdering Anbudsutvärdering kan vid offentlig upphandling ske genom lägsta pris eller ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. Lägsta pris Lägsta pris innebär att beställaren väljer det anbud som har det lägsta priset. Detta tilldelningskriterium är vanliga vid utförandeentreprenad än vid totalentreprenad då det finns ett annat utrymme för kvalitetsskillnader mellan olika lösningar. Ekonomiskt mest fördelaktiga anbud Modellen tar hänsyn både till pris och till mjuka parametrar. Exempel på vanliga mjuka parameterar är slutförda entreprenader med referenser, tillgång till personal, maskiner och utrustning, miljö- och kvalitetsledningssystem samt kompetens hos organisationen. Andra mjuka parametrar är LCC-kostnad, energiförbrukning, förväntad livslängd etc. Ju tidigare upphandlingen sker och ju större osäkerheten är desto vanligare med större fokus på mjuka parametrar. Samverkansform I komplexa projekt med stor osäkerhet kan det vara lämpligt att fokusera på samarbete. Det kan då vara aktuellt med partnering. För att uppnå samverkansfokus i en byggentreprenad krävs att även entreprenadform, ersättningsform och framförallt anbudsutvärdering anpassas efter detta. Vid upphandling av partneringprojekt läggs stor vikt på de framtida partnernas samarbetsförmåga, organisation och förmåga att skapa kostnadseffektiva lösningar. Upphandling av såväl projektörer som entreprenörer som ska delta i partneringsamarbetet ska ske i ett tidigt skede. Löpande räkning med öppna böcker är en typisk del i ett partneringprojekt. Vid löpande räkning definieras en s.k. riktkostnad till vilken det ekonomiska incitamentet är knutet. Viktigt är att det föreskrivs att riktkostnaden ska justeras utifrån angivna kriterier. Det som är reglerbart är vanligen programändringar, funktionsändringar och väsentliga kvalitetsförändringar. Ofta tillämpas också bonussystem baserat på såväl hårda som mjuka parametrar, t.ex. tidhållning, arbetsmiljö, samarbetsförmåga etc.

Val av upphandlingsstrategi För varje ovan redovisad delkomponent - entreprenadform, upphandlingsform, ersättningsform, upphandlingsförfarande, anbudsutvärdering samt samverkansform finns olika alternativ att välja bland. Beroende på byggprojektet och dess förutsättningar väljs en kombination av alternativ bland delkomponenterna som formar en systematisk helhet. Projektering Konkurrens Coopetition Samarbete Utförd av Gemensam Gemensam leverantör projektering med projektering med (ABT) eller beställaren eller delat ansvar, tidig av beställare leverantören som upphandling på (AB) huvudansvarig ABK (AB/ABT) Ersättningsform Fast pris Löpanderäkning med incitament eller fast arvode Upphandlingsförfarande Öppen, många anbud Anbudsutvärdering Högt fokus på pris Samverkansform Ingen samverkan Begränsad, få anbud Fokus på både pris och mjuka parametrar Samverkansinslag Löpande räkning med bonusmöjlighet Förhandlingsinslag Högt fokus på mjuka parametrar Full samverkan De olika alternativen i tabellen kan kombinderas på många olika sätt för att få en lämplig balans mellan samarbete och konkurrens som passar ett specifikt projekt och dess egenskaper. Grundformerna av utförandeentreprenad (AB) och totalentreprenad (ABT) främjar ett fokus på konkurrens eftersom de särskiljer och tydliggöra aktörernas ansvarsförhållanden. Tidigt upphandlade entrepreader där aktörerna genomföra gemensam projektering baserad på konsultkontrakt (ABK) ger högt fokus på samverkan. Coopetition främjas av att entreprenören upphandlas tidigt och att aktörerna genomför genomför gemensam projektering på AB eller ABT där en av parterna är huvudansvarig. Fast pris främjar konkurrensfokus medan löpande räkning med bonusmöjligheter främjar samverkan. Coopetition kan främjas genom en kombination av fast och rörlig del baserat på löapande räkning med incitament eller fast arvode. Ett öppet upphandlingsförfarande med många anbud främjar kokurrens medan ett selektivt förfarande eller förhandling främjar coopetition eller samverkan. Anbudsutvärdering med högt fokus på lägsta pris främjar konkurrens medan fokus på mjuka parametrar främjar samarbete. Coopetition främjas av fokus på både lägsta pris och kjuka parametrar. I konkurrensfokuserade entreprenader används inga specifika samverkansaktiviteter. I partneringprojekt är samverkansaktiviteter och samverkansverktyg viktiga för att främja ett högre fokus på samverkan.

Dokumenthantering LSU är en offentlig förvaltning. Projektledaren är ansvarig för att dokumenthanteringen i ett projekt sker på ett korrekt sätt. Projektledaren ansvarar för att informera övriga projektdeltagare om gällande regler vid projektstart. En allmän handling är antingen inkommen eller upprättad. Handlingen behöver inte vara diarieförd för att räknas som allmän. Alla allmänna handlingar är inte offentliga, vissa handlingar kan sekretessbeläggas. För att sekretessbelägga en handling krävs hänvisning till gällande lagrum. Sekretessbelagda handlingar ska diarieföras. En icke allmän handling är t.ex. arbetsmaterial så som koncept, utkast, kopior, egna anteckningar, externt upprättade handböcker, exempel från kollegor på andra håll samt sådant som skickats fram och tillbaka mellan olika parter innan godkännande. Som ett minimum ska avtal/avrop, beslut, bygglovshandlingar, slutbesiktningsprotokoll och anmälan om projektavslut s.k. färdig lokal diarieföras i ett projekt. Projektägaren ansvarar för att projektanmälan med bilagor, förslag till beslut och rapporter diarieförs. Om inte annat har överenskommits ansvarar projektledaren för dokument och handlingar i ett projekt. Ansvaret omfattar även att rensa arbetsmaterial innan arkivering. Arkiverat material blir per automatik offentligt. Gallringsbara handlingar överlämnas till registrator som gallrar efter gällande gallringsbeslut. Arkivet består av LSU:s allmänna handlingar och är dokumentation från avslutade projekt samt handlingar som tas fram i pågående projekt.

Gestaltning Gestaltning handlar om principer för utformning av fysisk miljö inom- och utomhus. För kvarteret sjukhuset (Akademiska sjukhuset) finns ett övergripande gestaltningsprogram, se www.regionuppsala.se/dokument. I projekt på Akademiska sjukhusområdet ska hänsyn tas till det övergripande gestaltningsprogrammet. Beroende på projektets storlek kan ett specifikt gestaltningsprogram behöva tas fram i ett projekt. Ett gestaltningsprogram kan omfatta så väl miljön utomhus vid entréer, infarter, cykel- och bilparkeringar, parkanläggningar osv, som inomhusmiljön i sjukvårdsmiljö, allmänna utrymmen, undervisningslokaler och administrativa lokaler. Ny och befintlig konst ska också hanteras i gestaltningen. Experter kan behöva anlitas vid gestaltningen: arkitekter, landskapsarkitekter, inredningsarkitekter och konstkonsulter som har specialkompetens i dessa frågor. Stadsbyggnadsfrågor ska behandlas i samråd med kommunens samhällsplaneringskontor. Tidig hantering och samverkan kring gestaltningsfrågor är viktigt för att projektet ska få ett gott resultat. En del i gestaltningen är att den aktuella miljön studeras och utvärderas. En metod som kan användas är gåtur med valda deltagare.

Personalliggare Enligt lag ska det finnas elektroniska personalliggare på byggarbetsplatser där byggverksamhet bedrivs. En personalliggare är en förteckning över de som är verksamma på byggarbetsplatsen samt när de har börjat och slutat varje arbetspass. Mer information om personalliggare finns på www.skatteverket.se. LSU har som byggherre skyldighet att upprätta personalliggare samt att se till att det finns rätt utrustning för att föra personalliggare på respektive byggarbetsplats. Utrustningen består av in- och utcheckningsstationer monterade på de byggarbetsplatser LSU anmält till Skattemyndigheten i kombination med en app för smartphone. Registreringen sker med ID06-kort och ska användas av samtliga entreprenörer som arbetar på ramavtalsuppdrag åt LSU oavsett uppdragets storlek. Nuvarande byggarbetsplatser är anmälda efter ort eller plats. Flera in- och utcheckningsstationer finns på Akademiska sjukhuset. Därutöver finns in- och utcheckningsstationer i Enköping, Wik, Tierp, Östhammar och Bålsta samt på Kungsgärdet, Samariterhemmet och bussdepån i Fyrislund. Årsta och Östervåla vårdcentraler är även de anmälda arbetsplateser men där finns inga fysiska in- och utcheckningsstationer, entreprenören använder sig där av en app för in- och utcheckning. Projekt-ledaren måste förvissa sig om att arbetsplatsen är anmäld till Skattemyndigheten innan produktionsskedet påbörjas. Ansvarig för anmälan av byggarbetsplatser är funktionen verksamhetsstöd på projektavdelningen. Om ett projekt ska starta på en plats som inte är anmäld som byggarbetsplats och där endast en ramavtalsentreprenör kommer att avropas kan projektledaren delegera ansvaret för personalliggare enligt skatteförfarandelagen; AFC.345/AFD.345 Elektronisk personalliggare Entreprenören ska överta samtliga skyldigheter avseende elektronisk personaliggare enligt 39 kap 11b och 12 samt 7 kap 2a och 4 Skatteförfarandelagen.. Observera att det inte går att delegera vid delad entreprenad.