Praktikrapport Kvalificerad arbetspraktik med samhällsvetenskaplig inriktning [HT14], Göteborgs universitet Molina Bansil Ohlsson Kandidat i offentlig förvaltning med inriktning på ledarskap i offentliga organisationer och förvaltningsekonomi Praktikant på SDF Lundby, Ekonomiavdelningen v 5 Besöksadress: Wieselgrensgatan 11, SDF Lundby Stad hus Postadress: SDF Lundby, Wieselgrensgatan 11, 417 21, Göteborg
Inledning Stadsdelen Lundby är en attraktiv plats på centrala Hisingen och expansiv stadsdel i Göteborg som har drygt 47 000 invånare. Detta ger både möjligheter som att minska skillnaderna i hälsa, utbildning och socioekonomiska förutsättningar och ställer höga krav på verksamheternas förmåga att anpassa sig till dagens situation och i framtiden i syftet med att ge invånarna den service de har rätt till. SDF Lundby består av stadsdelsnämnd som erbjuder förvaltningen stöd, service och tjänster till invånarna inom områdena förskola, skola, kultur, fritid, kommunal hälso- och sjukvård, omsorg för individer och familjer samt omsorg för äldre och personer med funktionsnedsättning. Förvaltningsledningen leds av stadsdelsdirektören och består av sektorcheferna, cheferna för stödfunktionerna samt förvaltningscontrollern. SDF Lundby arbetar med stadsutveckling, kvalitet, medborgardialog, folkhälsa, och miljö i stadsdelen för att uppfylla målen som nämnden har fastställt. Figuren nedan ger en översiktlig bild av Lundbys förvaltningsorganisation. Lundby Stadshuset har fem våningar där jag befinner mig på den femte våningen tillsammans med mina trevliga och hjälpsamma kollegor samt Utvecklingsavdelning och Personalavdelning. Arbetsmiljön är trevlig med en vacker utsikt på skolans gård och ett litet öppet rum för fredagsfika för alla tre avdelningar. Personalen är oftast upptagna men oftast på plats men man har möjlighet att flexa.
Ekonomiavdelningen består av redovisning-/inköpsenheten (4 ekonomer & 1 ekonomiassistent) som ansvarar för utbetalningar, dagrapport, bokslut och inköps- och upphandlingspolicyn. I avdelningen tillhör även budget-/uppföljningsenheten. Här finns verksamhetsekonomer (5 förvaltare) som stödjer sina sektorers chefer vid kontering, prognosarbete, bokslut tillsammans med redovisningsansvarig. Dessutom ingår IT-enheten (2 personal) som ansvar för IT-frågor. Alla dessa enheter arbeta för att stödja båda intern kunder (förvaltningsverksamheters personal) och externa kunder (invånare) för att erbjuda en bra service och för att uppnå stadens mål. Mina arbetsuppgifter på ekonomiavdelning i SDF Lundby Mina arbetsuppgifter kan delas i tre olika kategorier: kvalificerat utredningsarbete/granskning (via Winst-systemet), vanliga arbetsuppgifter (via Nekssus) och övriga arbetsuppgifter (via Rappet-systemet och PC-lev utbetalningar). Det första utredningsarbete jag gjorde handlar om att granska 150 stycken fakturor som Lundby Stadsdelsförvaltnings verksamheter har beställt, betalat, granskat och attesterat. Granskningen har skett genom en stratifierat per avdelning och sektor som fokuserade på inköpsprocess i Winst-system. Winst är ett system som Göteborgs stad använder för att hantera sin inköps- och fakturaprocess samt upphandlingspolicy. Under en månads arbete med systemet har jag lärt mig mycket om det, exempelvis hur man tar fram ramavtal för att se om verksamheter har följt regelverk och rutiner vid inköp. Om verksamheter har inte följt regelverk och rutiner för inköp eller har använt ramavtal på fel sätt räknas detta som en direktupphandling. Denna direktupphandling skall resultera i att förvaltningen blir tvungen att betala eller ersätta uppkommen skada för en leverantör en skadeståndoch/upphandlingsskadeavgift som kan uppgå till lägst 10 000 kr och högst 10 000 000 kr (LOU: 16 kap. 20 & LOU: kap 17. 4). Därefter bedömer jag varje faktura om denna är förenlig med verksamhetens kostnad vilket tycker jag är svårt att bedöma i synnerhet när det gäller verksamheten för personer med psykiska funktionshinder. Det andra utredningsarbetet jag gjorde är en utvärdering i SDF Lundbys verksamheter avseende Winst-systemet. Utvärderingen har skett genom en webenkätundersökning till cirka 40 utvalda personalen som har beställarroll inom förskolor/skolor i SDF Lundbys verksamheter vilket tog mer en månad att slutföra. Genom denna utvärdering har jag fångat upp respondenternas uppfattningar, värderingar på införandet av systemet i Göteborgs kommunala verksamheter. Personalernas synpunkter kommer att analyseras och användas i
SDF Lundbys verksamhetsplanering för 2015 och för verksamhetsutveckling och för att öka effektiviteten i arbetssätt i hela staden. Jag har jobbat mycket i Hypergene-systemet (Nekksus) där jag bl.a. gjort en sammanställning av Lundbys personalbudget, genom att räkna årslön och personalomkostnader för 2015 (dvs. personalens kostnader). Därefter fick jag jobba med att avstämma Älvstadens resultat genom ta fram verksamhetens intäkter respektive kostnader för augusti 2014. Med hjälp av min handledare kunde jag klara alla dessa arbetsuppgifter. Jag har fördjupat mig inom Lundbys resultaträknings inklusive extern och intern för aug/sep 2014, analys mellan årens resultat (2013 och 2014) och även att analysera internhandeln/transaktioner av förvaltningsinternt under 2013 och 2014. Det lärorika och utmanande uppdraget jag fick är att göra ett budgetsförlag för Lundby inför 2015 som jag har matat in i Nekksus. Här gjorde jag först ett budgetsförlag för befolkningsram och resursram som sedan blev en central budget för SDF Lundby. Alltså man gör en prognos för olika poster såsom intäkter (taxor avgifter och ersättning, bidrag osv) och kostnader: (Köp av huvudverksamhet, Lokal- och markhyr fast service etc.). Resultat på dessa måste vara lika med nämndens budget i SFD Lundby som Göteborgs stad har fastställt. Genom att söka olika typ av stöd på avdelningen kunde jag slutföra detta uppdrag bra och självklart med justering i slutet tillsammans med min handledare då det krävs mycket kunskap om situation/läge i Lundbys verksamheter för att göra ett bra prognosarbete. Utöver mina arbetsuppgifter har jag även hjälpt organisationen med att göra utbetalningar i PClev-system på grund av att ansvarig var frånvaro nästan 2 veckor från jobbet vilket jag gjorde alldeles utmärkt. Jag fick även ett annat uppdrag från Stödprocessgruppen (förvaltningscontroller) på andra avdelningen att flytta över information av 90 enheter i Lundby från 2014 till 2015 i Rappet-system. Tur att cheferna gör sitt bästa att hjälpa mig för annars skulle jag inte hinna göra klart detta på 2,5 veckor. Detta system är för ledning- och styrningsgruppen för att underlätta för granskare att följa upp alla händelser t.ex. vision och riktlinjer i Lundbys kommunala verksamheter. Förutom dessa uppdrag har jag även deltagit på olika typ av aktiviteter bland annat att träffa personal på utvecklingsavdelning för att presentera prognos/budget för personal på utvecklingsavdelning inför 2015. Jag fick även vara med när externa revisorer kom till Lundby Förvaltningen för att göra avstämningsarbetet av redovisningen dvs. bokslut för
augusti 2014 vilket jag tycker mycket intressant då jag kunde relatera till de kunskaper jag har. Jag deltog även i uppföljningen och redovisningen av Äldreboende verksamheter och EU-projekten Goda livschanser och Partnerskap, dialog och samverkan. Förutom att ha haft möten med olika avdelningar har jag under oktober varit på Iintraservice tillsammans med alla Stadsdelsförvaltningar i Göteborg för genomgång av Swedbank förladdat kort och att prata om nyheter i Nekksus-ekonomisystem. Jag var även på Statskontoret i Göteborg för en allmän utbildning i Nekksus och Agresso. Arbetspraktikkursens analys (Reflektioner) Kvalificerad arbetspraktik kursen har gett möjlighet att öka min kompetens och arbetslivserfarenhet vilket betyder mycket i början av min karriär. Genom praktikkursen har jag fått värdefulla kunskaper som att arbeta med olika system t.ex. Hypergene (Nekksus) för budget- och prognosarbete samt analysarbete för förvaltningen. Jag har skaffat mig en förståelse om hur Winst-systemet fungerar på Lundby stadsdelsförvaltning. Jag har skaffat mig arbetslivserfarenhet när jag fick jobba med utbetalningar i PClev-system och Rappetsystem, där jag hjälpte Stödprocessgruppen. Jag fått kunskap genom t.ex. en allmän utbildning inför implementeringen av Agresso ekonomisystem inom Göteborgs stad och dessutom har jag hunnit utveckla min datorkunskap, i synnerhet i Microsoft Excel då jag arbetade mycket med kalkylering. Praktikens värde är mycket väsentlig för mig för att den har ökat min självförtroende på något sätt, visa mig hur arbetslivet ser ut och har gett mig en giltig referens samt ett bra kontaktnätverk i samband med arbetssökandet. Jag tycker att min tidigare utbildning Kandidat i offentlig förvaltning har gett mig mycket stöd för mina arbetsuppgifter under praktiken eftersom den utbildningen inriktar sig inom offentliga verksamheter. Mina arbetsuppgifter handlar mycket om juridik, ekonomi, organisation och politik vilka ingår i min tidigare utbildning. Kursen granskning av politik och offentlig förvaltning har gett mig mycket god kunskap inom programteori som till exempel processutvärdering eller utvärdering som jag har använt när jag gjorde mitt utredningsarbete. Mitt huvudämne Förvaltningsekonomi har gett mig goda kunskaper om finansiell analys och kalkylering. Externredovisningskursen har också gett mig goda kunskaper om grundläggande modeller i löpande bokföring för kommuner som till exempel, kund- och leverantörsreskontra osv. Självklart med hjälp av min handledare och mina trevliga kollegor har jag klarat mina arbetsuppgifter bra.
Det som jag tycker har varit bra är att jag fick delta i alla aktiviteter/möte och utbildningar som rör ekonomiavdelning där jag har lärt mig mycket om hur förvaltningen fungerar som en organisation. Genom de här mötena och utbildningarna har jag träffat mycket personal i Lundbys förvaltning och även på andra förvaltningar i Göteborgs stad. Detta tycker jag kan skapa ett bra nätverk som jag kan använda i framtiden. Det som har blivit mindre bra var att jag började praktisera i mitten av delårsbokslutsperioden (dvs. 1 sept) och min handledare hade inte stor möjlighet att kunna ta emot mig när det behövs. Jag har fått göra fem olika arbetsuppgifter på en gång vilket tycker jag var svårt i synnerhet när man inte vet exakt vad man skall göra. Att inte ha en tydlig eller ibland ingen instruktion alls hur man löser arbetsuppgifter var tufft men som tur att jag har vågat fråga runt i avdelningen så jag kunde lösa mina arbetsuppgifter. Rekommendationer till framtida praktikanter (Tips och Trix) Under min praktikperiod så var min handledare inköpssamordnare och var kontaktperson samt redovisningsansvarig i SF Lundby. Kort sagt, han var alltid upptagen så det är viktigt att du som praktikant måste ha en fungerande penna och ett A5 block med kalender där du skriver alla förslag, information, möte, som handledaren har sagt så att du inte kommer glömma viktig information. Dina anteckningar är viktiga därför att du kommer att använda dem för att besvara alla tre olika skoluppgifter som du skall lämna in för att bli godkänd på denna kurs. Att planera hur du skall använda den lilla tiden som finns är viktigt och våga fråga alla funderingar du har är alltid bra för att de är erfarna och kan mycket som du kommer att ha nytta av i framtiden. Som en praktikant hos SDF Lundby måste du kunna visa dina intressen att lösa dina arbetsuppgifter. Självklart man måste våga be om hjälp på de olika avdelningarna när det behövs. Du behöver inte bekymra dig då alla har varit nya en gång och du är där för att skaffa dig arbetslivserfarenhet och lära dig så mycket som möjligt som du kan ta med dig efter praktikperioden. Det är viktigt att du börja med din praktikuppgift i mitten av praktikperioden så att du hinner göra klart innan jullov/semester. Att ge ett förslag när det behövs vid organisationsplanering är inget fel för att ibland behöver vi komplettera deras kompetenser för att försöka stödja organisationen att uppnå sitt mål. Du kan försöka vara med på så många möten, aktiviteter och utbildningar som möjligt för att visa ditt engagemang och du säkert kommer att vinna någonting på detta.