Revisionsrapport KPMG AB 24 oktober 2016 Antal sidor: 14
Innehåll 1. Sammanfattning 1 1.1 Svar på revisionsfrågorna 1 1.2 Bedömning och rekommendationer 2 2. Inledning 3 2.1 Bakgrund 3 2.2 Syfte 3 2.3 Avgränsning 4 2.4 Revisionskriterier 4 2.5 Ansvarig nämnd/styrelse 4 2.6 Metod 4 2.7 Projektorganisation 5 3. Tidigare granskning 5 4. Resultat 5 4.1 Organisation 5 4.1.1 Biståndshandläggning 6 4.1.2 Hemtjänsten 7 4.2 Mål och styrning 9 4.2.1 Politiska mål 9 4.2.2 Styrning och ledning 10 4.2.3 Styrdokument 10 4.2.4 Genomförandeplaner 11 4.3 Ekonomi 11 4.3.1 Budget 12 4.3.2 Uppföljning 13
1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska styrning och ledning inom hemtjänsten. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2016. Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsen har en ändamålsenlig och effektiv ledning och styrning av hemtjänsten avseende resursfördelning, planering och uppföljning. I granskningen konstaterar vi att det har skett organisationsförändringar under senare år som har påverkat verksamheten. 2014 gjordes en organisationsförändring i hela kommunen vilket påverkade hemtjänsten och 2016 skedde nästa förändring vilket påverkade hemtjänstens organisation. Hemtjänsten har under ett antal år haft en central planering av insatser och större hemtjänstgrupper. Fr.o.m. 2016 har planeringen decentraliserats igen och planerarna, de som sköter tidsplaneringen sitter i sina respektive grupper. Grupperna har delvis organiserats om och består av ett antal bubblor. Tanken är att personalen ska ha en större närhet till brukarna och att inte så många olika personal ska besöka enskilda brukare d.v.s. en högre kontinuitet. Att höja kontinuiteten är också ett politiskt mål, ett av flera mål som finns för verksamheten. Ett kvalitetsledningssystem finns och ansvarig finns nu som ska ha kontroll över de riktlinjer och rutiner som finns. har en något högre kostnad för hemtjänsten än riksgenomsnittet. Sunne har också procentuellt flera hemtjänsttagare än andra kommuner liksom flera timmar per brukare. Orsakerna till detta är viktiga att studera. Sunne har underskott gentemot budget, underskott som varit större tidigare. Att det nu är underskott bedöms bero på flera timmar än planerat vilket innebär högre kostnader. 1.1 Svar på revisionsfrågorna Utifrån denna gransknings revisionsfrågor konstaterar vi följande: Finns det mål, riktlinjer och tillhörande system för hur styrning och ledning ska fungera i samtliga led från styrelsen till utförare? Det finns politiska antagna mål, verksamhetsmål och kvantitativa mål som är möjliga att följa upp. Det finns också politiskt antagna riktlinjer samt tillhörande rutinhantering. Alla styrdokument finns samlade på intranätet och ansvarig funktion finns nu med ansvar för uppdatering. Styrdokumenten är tillgängliga för alla behöriga, även personal i vården. Se vidare stycke 4.2 Vilka verktyg och metoder använder kommunen för budgetering och planering av verksamheten? 1
Kommunen fördelar budgeten till hemtjänsten utifrån biståndsbedömda timmar. När beslut om bistånd tas följer en budget med utifrån bedömt antal timmar. Respektive hemtjänstområde har en planerarfunktion som planerar tiden som ska utföras hos brukarna. Vilket inflytande har personalen avseende planering? Planerare bestämmer hur insatsen ska läggas i tid. Personal har i och med att planeringen nu decentraliserats ett större inflytande än tidigare beroende på att planerarna sitter nära personalgruppen. En tanke med decentraliseringen är att personalen ska få ett större inflytande. Finns ändamålsenligt stöd för att planera tid hos brukare inkl. planering av kringtid som t.ex. resor? Det finns ett databaserat system som är ett stöd i planeringen. Finns rutiner för ett flexibelt personalnyttjande mellan hemtjänstområden? T.ex. personalpool, vikariehantering. Hur säkerställer kommunstyrelsen att personalresurser utnyttjas optimalt? En personalpool finns för vikariehantering. Personal ska gå mellan områden om behov finns. I och med den nya organisationen jobbar personalen i bubblor vilket är en hemvist, men tanken är att man vid behov ska byta områden Finns riktlinjer och rutiner för uppföljning av verksamheten? Följer kommunstyrelsen upp mål, uppdrag och direktiv i tillräcklig utsträckning? Kommunstyrelsen följer upp mål i och med tertialuppföljningar och delårsuppföljning. De verksamhetsmål som finns för vård och omsorg är kvantitativa och följs upp regelbundet. Som exempel kan nämnas uppföljning av kontinuitet. Hur säkerställs kvalitet/värde för brukaren? Kvaliteten för brukaren säkerställs genom uppföljning av biståndsbeslut som görs regelbundet, minst en gång per år. Varje brukare ska ha en genomförandeplan. Den används ej i den uppföljning som biståndshandläggarna gör idag men inom en snar framtid kommer den att göra det. Nationella brukarundersökningar görs vars resultat inhämtas av kommunen. 1.2 Bedömning och rekommendationer Vår övergripande bedömning av hemtjänsten i Sunne är att det i stort är en väl fungerande verksamhet. Det finns en tydlig styrning från mål till uppföljning. Budgeten fördelas utifrån biståndsbeslut, vilket vi bedömer som positivt, dock anser vi att förvaltningen bör överväga att mäta den utförda tiden för att skapa en större kunskap om effektiviteten. 2
Som framgår av rapporten har nyligen en omorganisation gjorts som är av stor betydelse för styrning och ledning av organisationen. Då avser vi decentraliserad planering av hemtjänsten och ett större personalinflytande än tidigare. Vår bedömning är att detta arbetssätt i slutändan kommer att gagna brukaren. Vår bedömning är vidare att en noggrann uppföljning nu görs i och med det förändrade arbetssättet. Ekonom tar fram tydliga underlag som visar tendenser till en större effektivitet. Mot bakgrund av gjord granskning lämnar vi följande rekommendationer: Vi rekommenderar förvaltningen att noga följa kostnadsutvecklingen i och med den nya organisationen med planering i grupperna. Kommer det att bli en effektivare verksamhet rent kostnadsmässigt? Vad kommer det att innebära i kvalitet för brukaren? Vi rekommenderar förvaltningen att överväga att börja mäta utförd tid. Detta i syfte att veta den exakta tiden hos brukaren. Det kan finnas en risk att administrationen ökar i och med en decentraliserat hantering av planeringen. Vi rekommenderar att förvaltningen följer detta noga. Det kan finnas en risk för större trögrörlighet i och med arbete i mindre grupper, bubblor. Vi rekommenderar förvaltningen att arbeta för en stor rörlighet. 2. Inledning 2.1 Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska styrning och ledning av hemtjänsten. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2016. Hemtjänstens område är ofta svårt att planera och budgetera bland annat med anledning av verksamhetens föränderlighet. För att kunna bedriva verksamheten ändamålsenligt och kostnadseffektivt är det nödvändigt med en flexibel organisation. Detta innebär också att kvalificerad uppföljning av verksamheten, insatser och bemanning är av yttersta vikt. I organiseras hemtjänsten under kommunstyrelsens socialutskott. Kommunens revisorer gör bedömningen i sin riskanalys att en fördjupad granskning inom området bör genomföras. 2.2 Syfte Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsen har en ändamålsenlig och effektiv ledning och styrning av hemtjänsten avseende resursfördelning, planering och uppföljning. 3
I granskningen har följande frågeställningar belysts: Finns det mål, riktlinjer och tillhörande system för hur styrning och ledning ska fungera i samtliga led från styrelsen till utförare? Vilka verktyg och metoder använder kommunen för budgetering och planering av verksamheten? Vilket inflytande har personalen avseende planering? Finns ändamålsenligt stöd för att planera tid hos brukare inkl. planering av kringtid som t.ex. resor? Finns rutiner för ett flexibelt personalnyttjande mellan hemtjänstområden? T.ex. personalpool, vikariehantering. Hur säkerställer kommunstyrelsen att personalresurser utnyttjas optimalt? Finns riktlinjer och rutiner för uppföljning av verksamheten? Följer kommunstyrelsen upp mål, uppdrag och direktiv i tillräcklig utsträckning? Hur säkerställs kvalitet/värde för brukaren? 2.3 Avgränsning Granskningen har omfattat ordinärt boende (hemtjänst) inom kommunstyrelsens verksamhet. 2.4 Revisionskriterier Vi har bedömt om verksamheten uppfyller; Fullmäktigebeslut Interna riktlinjer och rutinbeskrivningar Verksamhet/effektivitet utifrån gällande praxis och utifrån vilken föreställning som definierar en väl fungerande verksamhet 2.5 Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen har avsett kommunstyrelsen. 2.6 Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudier av relevanta dokument 4
Intervjuer med berörda tjänstemän o Verksamhetschef o Enhetschef bistånd o Enhetschefer hemtjänst o Ekonom o Socialt ansvarig samordnare o Representanter från personalgrupperna. Vid samtliga intervjuer har förtroendevalda revisorer deltagit. 2.7 Projektorganisation Granskningen har genomförts av Lena Forssell, certifierad kommunal yrkesrevisor under ledning av David Bäcker, certifierad kommunal yrkesrevisor och kundansvarig i. 3. Tidigare granskning Revisorerna gjorde år 2013 en granskning avseende kartläggning av planeringsenheten ur effektivitets- och servicesynpunkt. Granskningen gjordes mot bakgrund av en förändring inom äldreomsorgen med införande av en central bemanningsenhet för hemtjänsten. Granskningen redovisade ett antal förbättringsförslag med fokus på organisationsstruktur, befogenheter och ansvarsfördelning. Granskningen pekade vidare på behovet av gemensamt arbetssätt, behov av effektivare rutter i planeringen, effektivare schemaläggning samt hantering av flexsystem för personal. Granskningen pekade också på vikten av budgeten som styrmedel. 4. Resultat 4.1 Organisation Myndighetsdelen d.v.s. biståndshandläggningsenheten, och verkställighetsfunktionerna är separerade i organisationen. Verkställigheten är alla verksamheter och i denna granskning har vi fokuserat på hemtjänsten. 5
4.1.1 Biståndshandläggning Enheten för biståndshandläggning består av 4,0 årsarbetare biståndshandläggare, 2,0 avgiftshandläggare samt 0,5 assistent. Ytterligare en handläggare kommer att anställas inom en snar framtid. Enhetschef leder enheten. Enheten ansvarar för handläggning enligt SoL 1. För att få vissa insatser krävs ett särskilt myndighetsbeslut enligt SoL. Biståndshandläggare utreder och fattar beslut på delegation. Vägledning vid handläggning av bistånd enligt SoL, äldre och personer med funktionsnedsättning finns framtagen och är beslutad i Socialnämnden 2012-03-07. Vägledningen ska vara ett stöd för handläggarna i deras bedömning och ska även fungera som information till andra intresserade. Vägledningen bygger på lagstiftningen och alla insatser ska fattas utifrån enskilda individuella behov. Lagens formulering kan ge utrymme för tolkning. I syfte att säkerställa att biståndsbeslut, så långt möjligt, fattas enligt samma bedömningsgrunder för personer med likartade behov, finns denna vägledning framtagen. Vägledningen anger vilka kriterier som gäller för rätt till insats. Beviljade insatser bedöms utifrån den enskildes behov med vid särskilda skäl kan en individuell prövning resultera i ett beslut som avviker från vägledningen. I Sunne finns också en lokal rutin för myndighetsutövning enligt SoL inom äldre- och handikappomsorgen. Rutinen visar hur ett myndighetsbeslut ska handläggas från ansökan till överlämnande till ansvarig verkställare. Efter ansökan om bistånd sker en utredning och beslut fattas som kommuniceras med den enskilde. Beslut som inte beviljas, helt eller delvis kan överklagas. Biståndshandläggarna använder ett databaserat verksamhetssystem, Procapita. Systemet innehåller mallar för handläggning och bedöms som användarvänligt. Enheten är nu på gång med att införa ÄBIC 2 som är ett behovsinriktat och systematiskt arbetssätt med strukturerad dokumentation, anpassad för socialtjänstens äldreomsorg. När beslut är taget skickas beställning till aktuell verksamhet. Enhetschef och planerare tar emot beställningen och deras ansvar är att verkställa. Enhetschef för biståndshandläggarna ansvarar för resursfördelningen av budgeten till hela äldreomsorgen. I samband med att ett beslut om insats tas följer budget för insatsen med. (Se vidare avsnitt 4.3.1) I biståndshandläggarnas ansvar ligger också att följa upp beslut om insats. Många beslut är tillsvidarebeslut och då ska uppföljning ske en gång per år enligt aktuell lagstiftning. Beslut som är tidsbegränsade följs upp i och med att systemet signalerar att beslutet går ut. Tidsbegränsade beslut är att föredra om man vill ha täta uppföljningar. Biståndshandläggarna har i dagsläget ca 450 öppna ärenden. Under en tidsbegränsad period under 2016 har enheten haft extra stöd för att hinna med uppföljningar. 1 Socialtjänstlagen 2 Äldres behov i centrum 6
Vårdplanering för de som är medicinskt färdigbehandlade sker numera i hemmet istället för på sjukhuset. Detta bedöms av de intervjuade som mycket positivt för alla parter. Granskarens kommentarer Lagens formulering kan ge utrymme för tolkning därför är det viktigt att riktlinjer eller vägledning finns som anger kommunens tolkning av lagstiftningen. Detta finns i Sunne och vi bedömer vägledningen och den lokala rutinen som tydliga och ändamålsenliga. Vi noterar att vägledningen är fyra år gammal och bör revideras. Biståndshandläggning är myndighetsutövning och en mycket viktig funktion i den kommunala verksamheten, här genereras den verksamhet som ska bedrivas och därmed även kvalitet och kostnader. Vi bedömer organisationen och arbetssättet hos biståndshandläggarenheten som ändamålsenligt. Uppföljning är viktigt. Insatser som ej följs upp kan innebära att rättssäkerheten försämras för den enskilde men det kan också bli kostsamt för kommunen. 4.1.2 Hemtjänsten Hemtjänsten ingår i verksamhetsområde vård och omsorg. År 2014 genomfördes en organisationsförändring i kommunen och från år 2015 finns ansvaret för hemtjänsten under verksamhetschef för vård och omsorg. Hemtjänsten har genomgått en förändring fr.o.m. verksamhetsåret 2016. Förändringen innebär en förskjutning sker från en centralstyrd hemtjänst till en mer decentraliserad. En bakgrund till förändringen är äldreberedningens mål att minska antal personal hos de enskilda brukarna. (se vidare under avsnitt 4.2.1) Stora hemtjänstgrupper har visat sig kunna innebära svårigheter i planeringen om man vill ha färre olika personal hos brukarna. Sunne gjorde studiebesök i ett antal kommuner med goda exempel samt studerade den hemtjänstutveckling som skett i Skönsmon i Sundsvall och som har utgjort exempel på ett annat sätt att planera insatser. En orsak till att man ville förändra organisationen var också att man bedömde att enskilda medarbetare i hemtjänsten känner ett större ansvar och kommer närmare sina brukare om man har mindre grupper och s.k. bubblor. Se vidare nedan. Vid intervjuer med enhetscheferna framkommer att man anser att nuvarande organisation är mer verksamhetsnära än tidigare. Tidigare anser man att verksamheten kom längre bort från brukarna vilket var det en nackdel. De tycker sig redan se att verksamheten nu är mera kostnadseffektiv. Hemtjänsten är uppdelad i tre enheter samt hemtjänst natt. Inom varje enhet finns ett antal grupper och inom varje grupp finns ett antal bubblor. Tanken med bubblorna är att personalen ska tillhöra en bubbla i första hand och arbeta i andra bubblor i andra hand. I varje hemtjänstgrupp finns en planerare med ansvar för planering av beslutad tid. Planerarna arbetar både med planering av insatser och med direkta insatser hemma hos brukare. Planerarna har tidigare suttit centralt, tillsammans, men har nu fr.o.m. i år flyttat till sina respektive grupper. 7
Detta för att kunna ha mer närvaro och ha mer kontroll över verksamhetens behov. Planerarnas ansvar är att planera insatsen tidsmässigt utifrån den personal man har. Från början var det ett projekt att decentralisera planeringen, numera är detta permanentat då man redan nu kan se positiva effekter. Antalet planerare ska vara detsamma som tidigare med centraliserad planering och totalt finns 2,6 årsarbetare planerare avsatt till planering. Det är uträknat per område hur mycket planeringstid som ska finnas på tjänsterna, resten ska vara ren brukartid. En fördel med den decentraliserade organisationen är också enligt de intervjuade den samverkan som nu kan ske mellan schemaläggare och planerare. Planerarna är de som rekryterar vikarier direkt från bemanningspoolen. Bemanningspoolen tillhandahåller vikarier till hela äldreomsorgen och är organiserad direkt under verksamhetschef. Poolen, som har funnits i ca två år, fungerar enligt de intervjuade bra och tillgången på vikarier är förhållandevis god och det är sällan som ordinarie personal behöver beordras in. Däremot är det svårare att rekrytera sommarvikarier. Flexibel arbetstidsmodell tillämpas vilket innebär att vårdpersonalen kan lägga sitt schema utifrån önskemål inom vissa ramar. Enligt enhetscheferna fungerar schemaplaneringen bra. Arbetstagarna har flextid som ingår i årsarbetstiden. Detta innebär en möjlighet att spara den tid man arbetat för mycket och ta ut vid annat tillfälle enligt speciella regler. Idag kan man ha 60 timmar plustid eller 30 timmar minustid. Tiden regleras vid årsskiftet. Plus- eller minustid registreras i personalsystemet. Sunne har en förhållandevis låg sjukfrånvaro inom äldreomsorgen. Vid intervjuer framkommer ett antagande att närheten i bubblorna innebär lägre sjukskrivningar. I tillämpas LOV 3. Idag finns ingen godkänd utförare för omvårdnadsinsatser men däremot för serviceinsatser. Korttidsplatser finns liksom växelvård. Hemtjänsten arbetar nära hemsjukvården och kommunens rehabiliteringsenhet. Detta har stor betydelse för de som bor hemma. Här arbetar man i team med representanter för olika professioner kring den enskilde. Detta arbetssätt bedöms mycket positivt av de vi intervjuat. Kompetensutveckling för vårdpersonal vill man prioritera. Just nu uppges att det är många som läser in undersköterskekompetens vilket man anser vara mycket positivt. Granskarens kommentarer Förändringen av arbetssättet bedömer vi som intressant och mycket viktigt att följa upp utifrån både ekonomiska och kvalitetsmässiga variabler. 3 LOV, Lagen om valfrihetssystem 8
Det finns risk för att den administrativa tiden ökar när planerarna sitter decentraliserat. Vår erfarenhet från andra kommuner visar att detta är en reell risk och vi rekommenderar förvaltningen att ha kontroll över detta. Vår bedömning är att vikariehanteringen fungerar på ett ändamålsenligt sätt. De vi intervjuat uttrycker samtliga att de är nöjda och att det fungerar bra. Det kan finnas en risk att personalen blir trögrörlig, d.v.s. inte arbetar inom andra områden. Detta bör man vara observant på. Vi bedömer också att schemaläggningen fungerar ändamålsenligt enligt den modell man har för önskescheman. Den tid som läggs ner för schemaläggning bedömer vi vara i nivå med vad som läggs ner i tid i andra kommuner. Här finns det anledning för arbetsledningen att vara observanta då schemaläggning i vissa fall kan tendera att ta mycket tid i anspråk. Enhetscheferna bör ha den kontrollen och vi bedömer att de har det idag. 4.2 Mål och styrning 4.2.1 Politiska mål arbetar utifrån visionen Sunne är platsen där modet växer, livet är enkelt och allting är möjligt. Det finns fyra prioriterade områden och till varje prioriterat område finns övergripande och kvantitativa mål kopplade. Äldreberedningen från 2015 har lyssnat in hur kommunmedborgarna vill ha det i framtiden med äldreomsorgen. I beredningen konstaterades att det inte finns behov av flera särskilda boendeplatser utan det är vanliga lägenheter som saknas. Vid intervjuer framkommer att det nu kommer att byggas lägenheter i centrala Sunne. Äldreberedningen konstaterade vidare att det var alldeles för många personal som besökte enskilda brukare i deras hem vid behov av hemtjänst. Den s.k. kontinuiteten inom hemtjänsten i Sunne ligger idag på ca 16 personal under en 14-dagarsperiod vilket är jämförbart med genomsnittet i landet. Äldreberedningen konstaterade att detta måste bli lägre och målet är nu 10 personal. Vård och omsorg har verksamhetsmål och kvantitativa mål. Det kvantitativa målet är Möjlighet att finna rätt bostad oavsett livssituation, ålder och att behov ökar. Detta mål pekar på det problem som finns idag med brist på lägenheter. Indikatorer/mätmetoder för detta är dels väntetid till särskilt boende och dels antal medarbetare som besöker en hemtjänsttagare under 14 dagar. 9
Nedan redovisas jämförande siffror angående kontinuitet. Personalkontinuitet. Antal personer som en hemtjänsttagare möter under 14 dagar, medelvärde Sunne 15 Värmland 16 Riket 15 Fig 1. Personalkontinuitet nationell statistik 2015. Källa: Kolada Granskarens kommentarer Det finns politiska mål. Verksamhetsmålen och de kvantitativa målen bedömer vi som tydliga och fullt möjliga att följa upp. Målet med en lägre personalkontinuitet bedömer vi ha fått ett genomslag i organisationen. 4.2.2 Styrning och ledning En ledningsgrupp finns för hela vård- och omsorgsverksamheten. Ledningsgruppen består av verksamhetschef, enhetschefer, MAS 4, SAS 5 och ekonom. Ledningsgruppen träffas en gång per månad och minnesanteckningar förs som läggs ut på intranätet. Förvaltningsledningen ställer sig positiva till ledarskapsutveckling och flera enhetschefer har genomgått en sådan. Fokus inför 2017 kommer att ligga på utbildning i ekonomi och arbetsmiljö för enhetscheferna. 4.2.3 Styrdokument På intranätet samlas all information, alla riktlinjer och rutiner. Dessa är avsedda både för chefer men också för övrig personal. Tanken är att alla som har ett behov av information ska kunna få svar via intranätet. Tjänsten som SAS är relativt ny och under uppbyggnad. Funktionen arbetar med kvalitetsledningssystem och riktlinjer, rutiner och dokumentation. Tjänsten är ansvarig för att alla riktlinjer och rutiner är uppdaterade på intranätet. Rutiner finns för Lex Sarah och Lex Maria. Klagomålshantering finns och här letar man nya rutiner i och med den nya organisationen. Vi har i denna granskning tagit del av de rutiner som finns. Många rutiner redovisas också i form av flödesscheman. Under våren 2017 kommer en utbildningssatsning att ske angående social dokumentation. 4 MAS = Medicinskt ansvarig sjuksköterska 5 SAS = Socialt ansvarig samordnare 10
4.2.4 Genomförandeplaner Enligt SoL 6 och Lagen om stöd till vissa funktionshindrade 7 ska det finnas genomförandeplaner. Genomförandeplanen har sin utgångspunkt i ett fattat beslut om insats och ska i detalj beskriva hur en insats ska omsättas i praktisk handling. Ansvaret för att dessa upprättas finns på enhetschef och det är personalen som gör själva genomförandeplanen. Det finns en ansvarig personal i varje bubbla som har ansvar för att genomförandeplaner upprättas för varje brukare. Idag finns genomförandeplaner hos alla brukare inom hemtjänsten men enligt uppgift varierar de i kvalitet. Biståndshandläggarna har hittills inte använt genomförandeplanerna i sin uppföljning av insatser. I och med att ÄBIC införs kommer detta att bli nödvändigt. Rutiner finns för genomförandeplaner och färdig blankett. Granskarens kommentarer: Det finns en ledningsgrupp. Vid intervjuer framkommer att den fungerar bra. Det finns rutiner samlade som alla behöriga har tillgång till. Vi bedömer detta som positivt samtidigt som vi vill poängtera att styrdokument alltid måste hållas aktuella. Vår bedömning är att det görs idag. Införandet av ÄBIC är positivt. Vår bedömning är att det gagnar enhetlig handläggning. 4.3 Ekonomi Vid jämförelse med andra kommuner kan man se att Sunne har något högre kostnader för äldreomsorgen totalt jämfört med andra kommuner. Den s.k. standardkostnaden visar att Sunne har något högre kostnader än både riket och Värmlands län. Behov och utförda insatser är avgörande för den kommunala kostnaden. Nedan redovisas antal invånare som var beviljade insatser samt antal timmar per person. Invånare 65+ som var beviljade hemtjänst. Andel % Sunne 7,7 40,1 Värmland 6,6 35,5 Riket 7,6 32,0 Fig 2. Hemtjänstinsatser 2015. Källa: Kolada. Beviljade/beräknade hemtjänsttimmar/mån och person med hemtjänst. Antal tim 6 SoL 3 kap. 5 7 LSS 6 11
Här kan man se att Sunne har fler antal invånare procentuellt än andra kommuner som är beviljade hemtjänst. Man kan också se att antalet beviljade timmar är flera i Sunne jämfört med andra. Nedan redovisas några jämförelsetal avseende kostnader för hemtjänsten: Kostnad hemtjänst äldreomsorg, kr/inv 65+ Kostnad hemtjänst äldreomsorg, kr/brukare Sunne 23 623 305 746 636 Värmland 22 973 350 763 848 Riket 19 574 257 758 881 Fig 3. Kostnader för hemtjänst 2105. Källa Kolada Kostnad hemtjänst äldreomsorg, kr/beviljad timme Ovanstående visar att Sunne har en dyrare hemtjänst än andra kommuner om man ser till kr/inv 65 år och äldre. När man däremot tittar på kostnad per beviljad timme så är kostnaderna lägre, detsamma gäller kostnad per brukare, där är kostnaderna lägre än genomsnittet i Värmland men högre än genomsnittet i riket. I flerårsplanen anges att den äldre befolkningen inte ökar mycket men att de grupper som ökar är de äldre över 80 år. Detta antas påverka budgeten då kostnaderna för hemtjänsten befaras öka. Bristen på centrala boenden kan komma att innebära ökningar för hemtjänsten. Historiskt har hemtjänsten haft större eller mindre underskott. I och med den nya organisationen 2015 har förvaltningen arbetat mycket med att få en budget och en verksamhet i balans. Inför 2016 prognostiseras ett underskott. Detta beror på fler utförda timmar än beräknat. 4.3.1 Budget Budgeten för hela vård- och omsorg, enligt verksamhetsplan, är 184 344 tkr netto. Av detta så utgör hemtjänsten 34 374 tkr vid ingången för 2016. I och med att resurser fördelas utifrån biståndsbeslut så förändras denna summa under året. När beslut som tas om hemtjänstinsats följer en budget med till verksamheten. Enhetscheferna vet redan från början hur mycket pengar de kan få per timme. Ekonom får varje månad en fil från handläggarenheten och fördelar mot denna bakgrund ut pengar till verksamheterna vilket innebär en budgetjustering jämfört med tidigare. Ca 11000 tim./mån fördelas i dagsläget. Pengen är olika beroende på om det handlar om tätort eller landsbygd. Ersättning erhålls även för service eller omvårdnadsinsatser, dubbelbemanning om den är biståndsbedömd. Är det dubbelbemanning pga. arbetsmiljö erhålls inte ersättning. I Sunne har man valt att fördela budgeten utifrån biståndsbedömd timme. Detta gäller också utförare enligt LOV. Bedömd tid är oftast inte detsamma som utförd tid, faktiskt utförd tid hos kund. Detta uppfattas hos flera som vi intervjuat som en brist. Man vet i praktiken inte hur mycket tid som är utförd hos den enskilde. Arbetad tid mäts men i denna tid ingår också tid som inte är direkt hänförlig till brukare. Enhetschefer är delaktiga i budgetarbetet och även i uppföljningsarbetet av budget. Detsamma gäller personalen i arbetsgrupperna som regelbundet får information om budget och utfall. 12
4.3.2 Uppföljning I samband med delårsrapporten redovisas ett prognostiserat underskott på ca 820 tkr. Under årets första sju månader finns ett underskott för personalkostnader som beror på att den beviljade tiden har ökat med 7000 tim. vilket innebär att det utförs flera hemtjänsttimmar än ursprungligt planerat och budgeterat. Hemtjänsttimmarna har varierat månad för månad både uppåt och neråt. Antalet platser i särskilt boende är förhållandevis gott i Sunne och det var i början på året fler lediga platser än vanligt vilket innebär att man har kunnat erbjuda plats i särskilt boende inom två månader. I samband med delårsbokslutet har en utvärdering gjorts och man ser tendenser på större effektivitet och att en större del av den arbetade tiden används hos kund. Man kan också se tendenser till lägre bilkostnader samt att det är färre personer hos varje kund vilket antas bero på förbättrad planering. Kostnad per timme mäts regelbundet av ekonom och man kan se att hemtjänsttimmen var billigare första halvåret 2016 jämfört med motsvarande tid år 2015. Budgetutfall redovisas månatligen till Kommunstyrelsen. Ekonom följer regelbundet upp och mäter verksamheten utifrån olika variabler. Beviljad tid och arbetad tid kan mätas idag. Ekonom följer upp insatstid, Procapitatid, dubbelbemanning, beviljad tid och frånvarotid. Den bedömning som görs vid tillfället för denna granskning är att verksamheterna kan komma att klara verksamheten bättre nu gentemot budget. Enhetscheferna bedömer att de har ett bra system där det är förhållandevis enkelt att följa upp ekonomin. De får redovisning varje månad på antal timmar och därmed på den ersättning de får utifrån fastställda riktlinjer. De får en total budget och den budgeten ska räcka till allt. Granskarens kommentarer Sunne har högre kostnader för hemtjänst totalt per invånare 65 åt och äldre. Det finns med stor sannolikhet många anledningar till detta och det blir viktigt med analyser. Analyser görs också av förvaltningen. Vår bedömning är att Sunne har en mycket bra modell för uppföljning av verksamheten idag. Denna uppföljning ligger också till grund för resursfördelning. Vår bedömning är att bör överväga att mäta utförd tid. Detta i syfte att veta den exakta tiden man är hos brukaren. Att mäta utförd tid innebär att det är enklare att bedöma effektivitet, resursbehov mm. 13
Datum som ovan KPMG AB Lena Forssell Certifierad kommunal yrkesrevisor David Bäcker Kundansvarig 14