Avesta kommun Övergripande granskning - Representation och Direktupphandling av konsulttjänster KPMG AB 2012-09-19 Antal sidor: 11 2012 KPMG Bohlins AB, the Swedish member firm of KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved.
Avesta kommun Kommunrevisionen Innehåll 1. Inledning 2 2. Uppdrag 2 3. Regelverk 2 4. Metod 3 4.1 Representation 3 4.2 Konsultupphandlingar 3 5. Iakttagelser 3 5.1 Representation 3 5.2 Konsultupphandlingar 4 6. Rekommendation 5 2012 KPMG Bohlins AB, the Swedish member firm of KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved.
1. Inledning Mot bakgrund av allt oftare förekommande larmrapporter om missbruk av representation, utebliven upphandling eller felaktigt utförd sådan, m m, i statliga verk, statligt och kommunalt ägda bolag samt kommunala nämnder och styrelser, har den samordnade kommunrevisionen beslutat uppdra åt KPMG att omgående genomföra en granskning avseende 1. Hur upphandling sker av konsulttjänster genom direktupphandling 2. Hur VD respektive ordförande i de kommunala bolagen samt förvaltningschefer respektive ordförande i kommunens styrelser och nämnd genomfört representation. 2. Uppdrag Utifrån ovan nämnda uppdrag har KPMG i dialog med den samlade kommunrevisionen avgränsat uppdraget till att gälla år 2012. Omfattningen omfattar Avesta kommun och dess bolag; Avesta VA&Avfalls AB samt Gamla Byn AB (GBAB). Granskade upphandlingar omfattar endast tjänsteproducerade företag. Granskningen ska vara övergripande och ses som ett stöd till ett förbättringsarbete. Granskningen har inte som uppdrag att finna eventuella oegentligheter genom systematisk vilseledning i bokföringen eller på grund av bristande intern kontroll. 3. Regelverk En direktupphandling är enligt lagen om offentlig upphandling (LOU), ett förfarande utan krav på anbud i viss form (2 kap. 23 LOU). Även om det inte ställs krav på anbud i viss form så bör den upphandlande myndigheten, när så är lämpligt, vända sig till tre-fyra leverantörer i syfte att göra en så bra affär som möjligt och främja konkurrensen. I LOU går gränsen för direktupphandling vid ett kontraktsvärde om cirka 284 tkr. Ett anskaffningsbehov får inte delas upp i mindre delar i syfte att komma under gränsen för direktupphandling. Representation delas enligt skatteverkets regelverk in i extern och intern representation. Extern representation är aktiviteter som syftar till att förbättra affärsrelationer med kunder, leverantörer och andra intressenter som finns utanför en enhet/organisation/bolag. Intern representation är aktiviteter som personalfester och interna kurser men även informationsmöten med personalen och planeringskonferenser. I denna granskning sker ingen kontroll avseende skattemässiga konsekvenser. Kommunens antagna policies och riktlinjer som beaktats i granskningen är; Riktlinjer för upphandling och inköp inom Avesta kommun (KS 2007 62 /2011 124), Policy för intern och extern representation (KF 2004 43) samt Riktlinjer för First Card (koncernledningsgruppen 2011-08-18).
4. Metod 4.1 Representation Vi har utifrån ekonomisystemen gjort en kontoanalys på konton för Representation/ Personalrepresentation/ Representation - avdragsgill/ Representation ej avdragsgill. Benämning av dessa konton skiljer sig åt mellan granskade enheter. Utifrån dessa uppgifter har vi granskat samtliga månadsfakturor för kreditkort First Card inklusive kvitton för granskade funktionärer. Varje kort har en inköpsgräns 50 tkr per månad och 10 tkr per tillfälle. Samtliga granskade enheter har attestförteckning som visar vem som godkänner vems utlägg på First Card och fakturor. Samtliga skiljer på förtroendevaldas utlägg och förvaltningens utlägg. 4.2 Konsultupphandlingar Vi har i samtal med företrädare för granskade enheter gjort en bedömning av rutinen för direktupphandling av tjänstekonsulter. Exempel på upphandlingar under de senaste åren har granskats. 5. Iakttagelser 5.1 Representation 5.1.1 Kommunen Kontoanalysen för hela kommunen visar på representation (konto 71XX) under år 2012 på ca 141 tkr. För personalrepresentation (konto 587X) på 117 tkr. Huvuddelen av kostnaderna kan klassas som kaffebröd och livsmedel, blommor, avtackningar och personalaktiviteter. Ett fåtal besök på lokala restauranger främst luncher. Granskade funktionärer har under året nyttjat First Card för ca 11 tkr. 5.1.2 Avesta VA&Avfalls AB Kontoanalysen visar på representation (konto 71XX) under år 2012 på ca 2 tkr. Kostnaderna är lunchmöten vid 4 tillfällen. Granskade funktionärer saknar egna First Card 5.1.3 Gamla Byn AB Kontoanalysen visar på representation (konto 71XX) under år 2012 på ca 41 tkr. Huvuddelen av kostnaderna kan klassas besök på lokala restauranger främst luncher. Taklagsfest kv Örnen och första spadtag vid Balders belastar kontot med ca 17 tkr.
Alkohol finns med på minst tre fakturor under 2012. En faktura är helt intern representation. En kompletterande granskning visar även på intern representation med alkohol under år 2011 vid minst fyra tillfällen. Belopp för dessa sju tillfällen är 11.912:- inkl moms. Granskade funktionärer har under året nyttjat First Card för ca 27 tkr. Ett antal poster har analyserats närmare. Ordföranden attesterar VDs utlägg och två ledamöter i AU attesterar ordförandens utlägg 5.2 Konsultupphandlingar 5.2.1 Kommunen Den studie vi gjort över två direktupphandlingar visar i stort på god dokumentation. Avtal sluts i konkurrens. 5.2.2 Avesta VA&Avfalls AB Kommunrevisionen granskade 2011 dåvarande Fritid- och Teknikförvaltningen. En av rekommendationerna var att omgående göra en inventering av de tjänster som har en sådan omfattning att de kräver en upphandling. Någon sådan är inte gjord inte inom tidigare förvaltning eller efter att delar av verksamheten drivs i bolagsform. Dialog förs med inköpsenheten om konsultupphandling. Den studie vi gjort över tre direktupphandlingar under år 2012 visar stora brister i dokumentation. Avtal sluts utan upphandling i konkurrens och pågående arbeten utförs på löpande räkning. Omfattningen av arbetena kan överstiga gränsvärdet för direktupphandling. 5.2.3 Gamla Byn AB Den studie vi gjort över tre direktupphandlingar visar brister. En upphandling av teknik konsult har inte skett i konkurrens men avtal baserat på ABK 96 är upprättat. För de två övriga finns stora brister. Bristerna omfattar såväl beslutsgång som dokumentation. Oklarheter redovisas även om vem som beställt tjänster. Avtal sluts utan upphandling i konkurrens och pågående arbeten utförs på löpande räkning. Omfattningen av arbetena i ett fall överstiger gränsvärdet för direktupphandling. Vi bedömer att två av granskade upphandlingar bör kommenteras närmare. 1. KeK-Konsult Konsulten engagerades av bolaget i oktober 2010 genom direktupphandling med uppdrag inom företags-/ verksamhetsutveckling. Vi har funnit två accepterade offerter om tillsammans 148 tkr. Företaget har tom juni 2012 fakturerat GBAB 693 tkr. På fakturor från KeK-konsult står GBABs ordförande som referens.
Attest av fakturor har skett av flera olika funktionärer; ledamot i styrelsen, ordföranden och VD. 2. MConsulting 18 20 juni 2012 var en marknadsföringskonsult inbjuden av VD på uppdrag av styrelsens ordförande för att diskutera ett eventuellt uppdrag. GBAB betalade konsultens resa till och från Avesta inklusive en lunch, en middag med alkohol och ett besök på Verket. VD ger konsulten i uppdrag att återkomma med idéer kring marknadsföringsinsatser. Konsulten fakturerar i början av augusti GBAB 117 tkr. Vi har inte kunnat finna någon beställning av uppdraget fakturan bestrids av bolaget. VD har efter förhandling med konsulten godkänt en ny faktura och därmed avslutat uppdraget. Fakturan avser Förstudie gällande marknadsföringsuppdrag med belopp om 48 tkr och inkom 2012-08-23. Som referens på fakturan står VD. Styrelsen får uppdraget redovisat på styrelsemöte 2012-08-28. Under augusti redovisar ordföranden en privat relation till konsulten. Attest av fakturor har skett av flera olika funktionärer; ledamot i styrelsen och VD. Varken kommunen eller bolagen har några anvisningar om direktupphandling. Anvisningar för representation är kortfattade och allmänt hållna. 6. Rekommendation Med utgångspunkt i vår översiktliga granskning; Frågor kring etik och moral faller alltid tillbaka på ledningen. Hur ledningen agerar vägleder den övriga verksamheten Ansvar för de frågor vi granskat representation och upphandling faller inom styrelsens ansvar för den interna kontrollen. Styrelsen (kommunstyrelsen och bolagens) har ansvar att se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Kommunstyrelsen bör inom sin uppsiktsplikt omgående genomföra en revidering av nu gällande Reglemente för Intern kontroll, KF 2001 43. Reglementet bör även omfatta kommunens bolag. Extern / Intern representation ska hanteras med förnuft. Intern representation ska nyttjas restriktivt/ med gott omdöme kan vara nödvändig men inte regelbunden! Kommundirektören föreslås få i uppdrag att lämna rekommendationer om tillämpning och tydligare anvisningar av representation inom kommunen och dess bolag. Dessa rekommendationer är en komplettering till nu gällande kommunfullmäktige beslut Granskningen bygger på ett mycket begränsat urval av direktupphandlingar. Men med redovisat utfall gör vi antagandet om stora brister generellt vilket bl a gäller avsaknad av egna anvisningar vid direktupphandling. Påtalade brister vid upphandlingar åtgärdas omgående gärna med stöd av Upphandlingsenheten Gamla Byn AB har en arbetsordning för styrelsen och en VD-instruktion. Det är av avgörande betydelse att gränsdragningen mellan styrelsens uppgifter och löpande förvaltning klargörs och tillämpas i enlighet med Aktiebolagslagen kapitel 5. Idag finns, i det dagliga arbetet, klara brister i rollfördelning mellan VD och styrelsen.
Ansvarsfrågor bör bedömas i samband med slutrevisionen. Uppföljande granskning bör ske i början av år 2013. Avesta 2012-09-19 Mats Lundberg Uppdragsansvarig