Omfattande revidering av ISO 14001 väntar

2010-08-23 Handläggare, tfn Karin Bagge, +46 8 555 520 86 E-post Karin.bagge@sis.se Omfattande revidering av ISO 14001 väntar SIS, Swedish Standards Institute Framtidens miljöledningssystem bör enligt ISO bland annat ha ökad fokus på faktiska miljöförbättringar. Det ska bli enklare att integrera miljöarbetet med hållbarhet och samhällsansvar. Dessutom bör miljöarbetet bättre kopplas till de strategiska företagsfrågorna. Andra utvecklingsområden för nya ISO 14001 är förbättrad extern information, samt bättre involvering av intressenter. Bakgrund ISO 14001 publicerades första gången 1996 och genomgick en mindre revidering 2004 vilken är den senaste utgåvan. Då gjordes endast mindre anpassningar, förenklingar och förbättringar av standarden. Det har hänt mycket inom området miljö sedan 1996. ISO 14001 kommer därför att genomgå en omfattande revidering de närmaste åren. ISO har i en arbetsgrupp studerat framtida utmaningar som måste kunna hanteras inom ett miljöledningssystem. Framtida utmaningar i ISO 14001 I juli 2010 presenterade en arbetsgrupp inom ISO:s kommitté för miljöledningssystem, Study Group for Future Challenges, 11 framtida utmaningar för framtidens ISO 14001. Sverige har deltagit med en svensk expert i arbetsgruppen, Karin Östman på Sandvik Materials Technology. De 11 identifierade utmaningarna ska integreras och beaktas i arbetet med att revidera ISO 14001. De 11 utmaningarna är: 1. Ökat fokus på faktiska miljöförbättringar 2. Bättre koppling till strategisk företagsledning 3. ISO 14001 som en del av hållbarhetsfrågor och socialt ansvarstagande 4. Fortsatt anpassning för små och medelstora företag 5. Livscykelperspektiv i nya ISO 14001 6. Ökade fokus på extern kommunikation även avseende produkter 7. Bättre involvering av intressenter 8. Tydligare krav avseende efterlevnad av lagar och andra krav 9. Bedömning av miljöledningssystemet 10. Miljöledningssystem med sektorsspecifika sub-system, t.ex. växthusgaser och energi 11. Positionera miljöledningssystem på internationella och nationella policies/agendor 1. Ökat fokus på faktiska miljöförbättringar ISO 14001 specificerar krav på ett miljöledningssystem som gör det möjligt för en organisation att upprätta och införa en policy, miljömål och handlingsplaner. Standarden gäller de miljöaspekter som en organisation identifierar och som är möjliga att styra och de som är möjliga att påverka. Standarden i sig anger inte några kriterier för miljöprestanda. Det är den egna organisationen som sätter upp mål för att minska sin miljöpåverkan. Definitionen SIS is the Swedish member of ISO and CEN Postadress: 118 80 STOCKHOLM Besöksadress: Sankt Paulsgatan 6, Stockholm Organisationsnr: 802410-0151 Telefon: 08-555 520 00 Telefax: 08-555 520 01 E-post: info@sis.se Postal address: SE-118 80 STOCKHOLM, Sweden Office address: Sankt Paulsgatan 6, Stockholm V.A.T. No. SE802410-015101 Phone: +46 8 555 520 00 Telefax: +46 8 555 520 01 E-mail: info@sis.se www.sis.se

2(6) av ständig förbättring diskuteras ofta. Den nuvarande definitionen av ständig förbättring är "återkommande process för att förbättra miljöledningssystemet i syfte att uppnå bättre total miljöprestanda i enlighet med organisationens miljöpolicy". Debatten har gällt balansen mellan just förbättring av miljöledningssystemet och den verkliga miljöförbättringen, d.v.s. miljöprestandan. ISO 14001 syftar till att öka organisationers miljöprestanda men texten i standarden kanske inte är tillräcklig tydlig på den punkten. Texten upplevs av många som svår att förstå och behöver därför förtydligas. ISO 14001 kommer därför att behöva förtydliga kraven avseende förbättrad miljöprestanda. Det är kraven på de faktiska miljöförbättringarna som ska tydliggöras i standarden. Detta krav kommer troligen att stärkas i nuvarande krav "4.5.1 Övervakning och mätning" i ISO 14001. Även GRI (Global Reporting Initiative), EMAS III (den europeiska miljöledningsförordningen), ISO 50001 Energiledningssystem och ISO 14031 Utvärdering av miljöprestanda kommer att beaktas under revideringen av ISO 14001 beträffande hur standarden kan förtydliga behov eller mål av förbättrad miljöprestanda. 2. Bättre koppling till strategisk företagsledning ISO 14001 är ett verktyg för organisationer att arbeta strategiskt och systematiskt med sitt miljöarbete. Genomslagskraften är beroende av engagemang på alla nivåer inom organisationen, särskilt hos den högsta ledningen. I praktiken kan miljöledningssystemet i många fall vara operationellt placerade i organisationer och inte direkt kopplade till eller del av den strategisk företagsledning. Den reviderade ISO 14001 kommer att lägga mer fokus på fördelar och möjligheter med att ha en tydlig koppling mellan miljöledningssystemet och företagsledningen. Idag beaktas detta endast i introduktionen i ISO 14001 men den reviderade utgåvan kommer förtydliga denna koppling. Man kommer också att beakta behov av nya strategiska affärsmodeller som inkluderar miljöledningssystem. 3. ISO 14001 som en del av hållbarhetsfrågor och socialt ansvarstagande Idag arbetar många organisationer med hållbar utveckling och socialt ansvarstagande. Exempel på det är hållbarhetsredovisningar och den kommande internationella standarden ISO 26000 Socialt ansvarstagande. Organisationers påverkan på miljön ingår som ett av flera områden som beaktas i dessa begrepp. Miljöaspekter påverkar idag till fler områden än bara just miljö och ISO 14001 måste tydliggöra miljöledning i perspektivet att bidra till en hållbar utveckling. Miljökomponenterna i begreppen hållbar utveckling och socialt ansvarstagande behöver integreras och förtydligas i ISO 14001. Miljöledningssystemet kan komma att användas i en organisation för att strategiskt arbeta med dessa frågor. Ett förslag är att inkludera praktiska verktyg för att arbeta med hållbarhetsfrågor i en vägledningsstandard till ISO 14001. En utmaning för ISO 14001 är hur principerna gällande miljö i ISO 26000 kan adresseras i ISO 14001. 4. Fortsatt anpassning för små och medelstora företag De senaste åren har det förekommit många diskussioner huruvida ISO 14001 är anpassat eller inte för små och medelstora företag. Frågan har diskuterats intensivt inom ISO och i den svenska miljöledningskommittén. I den senaste revideringen av ISO 14001 gjordes en ansats att förenkla kraven och anpassa kraven så att de fungerar i mindre organisationer. Den ansatsen kommer även den kommande revideringen att ha och det kan t.ex. göras genom att fortsatt ha enkla och lättförståeliga krav. Man kan också samla exempel på hur små och medelstora företag har implementerat ISO 14001.

3(6) 5. Livscykelperspektiv i nya ISO 14001 Enligt ISO 14001 ska organisationen upprätta, införa och underhålla rutiner för att identifiera de miljöaspekter som orsakas av aktiviteter, produkter och tjänster inom miljöledningssystemets omfattning som organisationen kan styra, och de miljöaspekter som den kan påverka. Livscykelperspektivet är dock relativt implicit uttryckt i standarden och det finns olika åsikter om ISO 14001 inkluderar till exempel ekodesign-aktiviteter. Rekommendationer till revideringen av ISO 14001 är att adressera livscykeltänkandet och värdekedjeperspektivet tydligare i identifiering och utvärdering av miljöaspekter relaterade till tjänster och produkter, inkludera tydliga krav eller vägledning som relaterar till miljöstrategiska överväganden, konstruktion och utveckling, inköp och marknadsföringsaktiviteter i enlighet med organisationens prioriteringar och utveckla exempel på hur organisationer kan adressera livscykelperspektivet eller värdekedjeperspektivet som en del i ett miljöledningssystem. 6. Ökade krav på extern kommunikation även gällande produkter ISO 14001 adresserar extern kommunikation men det finns inga krav kopplade till frivillig pro-aktiv extern kommunikation. Det finns idag inte heller några krav kopplade till information om tjänsters och produkters miljöaspekter till externa intressenter. Det finns flera vägledande standarder som adresserar miljökommunikation. ISO 14031 Utvärdering av miljöprestanda, ISO 14063 Miljökommunikation och ISO 14025 Miljömärkning och miljödeklarationer - Typ III miljödeklarationer - Principer och procedurer är exempel på det. Utanför ISO finns även andra standarder och vägledande dokument för hållbarhetsredovisning, exempel vis GRI (Global reporting initiative) som organisationer använder i allt högre utsträckning vid extern kommunikation. Den kommande ISO 14001 bör adressera krav på att utveckla en extern kommunikationsstrategi som inkluderar kommuniktionsmål, identifiering av relevanta externa intressenter och en beskrivning av vad som ska kommuniceras och när. Även en vägledning (i ex. en bilaga) bör utvecklas med information om hur extern kommunikation om produkters miljöaspekter kan gå till. 7. Bättre involvering av intressenter ISO 14001 addresserar "intressenter" som en person eller grupp som har intresse av eller påverkas av en organisations miljöprestanda. I ISO 26000 Socialt ansvarstagande pratar man däremot om "stakeholder" som är mer omfattande än ISO 14001. Definitionerna är olika men innebörden i stort densamma. För att anpassa ISO 14001 så att det kan användas t.ex. vid arbete med socialt ansvarstagande bör en revidering se över hur frågan om interssenter/stakeholders kan harmoniseras. Den kommande gemensamma strukturen för alla ledningssystemstandarder introducerar ett mer systematiskt angreppssätt för att identifiera, konsultera och kommunicera med intressenter. ISO 14001 bör utveckla detta för miljö. Frågor att diskutera under revideringen av ISO 14001: Kommunicerar organisationer externt till intressenter i dag? Om ja, på vilket sätt och i vilken omfattning? Om nej, varför inte? Vilka är för- respektive nackdelarna med att belysa intressenter/stakeholders i ISO 14001 såsom ISO 26000 rekommenderar? 8. Tydligare krav på efterlevnad av lagar och andra krav ISO 14001 innehåller krav beträffande lagar och andra krav. Organisationen ska upprätta, införa och underhålla rutiner för att bl.a. identifiera och ha tillgång till tillämpliga lagkrav och andra krav som organisationen berörs av och som har samband med organisationens

4(6) miljöaspekter. ISO 14001 är därför ett verktyg för organisationer att uppfylla efterlevnad när det gäller lagar och andra krav. Idag finns skiljaktigheter vad som förväntas av en organisation gällande efterlevnad av lagar och andra krav. Lagefterlevnad upplevs av många som ett krav som är svårt att förstå omfattningen av. ISO 14001 behöver tydliggöra vad organisationer behöver göra för att uppfylla kraven om lagar och andra krav. Konceptet "demonstration of the commitment to legal compliance" behöver därför adresserad i ISO 14001. Man bör också överväga att inkludera konceptet att kunna påvisa kunskap och förståelse för en organisations legala status. Ny struktur på ISO 14001 standardisering av standarder Förutom att ovanstående 11 teman ska beaktas i en revidering kommer ISO 14001 att få en helt ny struktur. Inom den internationella standardiseringsorganisationen ISO har man beslutat att underlätta för organisationer som vill tillämpa fler ledningssystem samtidigt. Det är en av de största förändringarna inom ledningssystemsområdet på länge. Även fast alla standarder för ledningssystem bygger på samma principer skiljer sig strukturen i dagsläget fortfarande åt ganska mycket. Det i sin tur försvårar integrerad användning av flera olika standarder. Till exempel skiljer sig standarderna för kvalitetsledning, miljöledning och informationssäkerhet åt på flera punkter. En arbetsgrupp inom ISO har tagit fram en struktur som ska gälla för framtida ledningssystemsstandarder. Den innefattar gemensamma kapitelrubriker, identiska textstycken och gemensamma termer och definitioner. Svenska experter som även deltar i SIS kommittéer har deltagit i detta arbete som bedrivits i en grupp som kallats Joint Technical Coordination Group (JTCG). Arbetet är nu avslutat och nedanstående slutförslag till ny struktur kommer efter årsskiftet att skickas ut till alla ISO's medlemsländer för godkännande: Introduction 1 Scope 2 Normative references 3 Terms and definitions 4 Context of the organization 4.1 Understanding the organization and its context 4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties 4.3 Determining the scope of the management system 4.4 xxx management system * 5 Leadership 5.1 General 5.2 Management commitment 5.3 Policy 5.4 Organizational roles, responsibilities and authorities 6 Planning 6.1 Actions to address risks and opportunities 6.2 xxx objectives and plans to achieve them * 7 Support 7.1 Resources 7.2 Competence 7.3 Awareness 7.4 Communication 7.5 Documented information 8 Operation 8.1 Operational planning and control

5(6) 9 Performance evaluation 9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation 9.2 Internal Audit 9.3 Management review 10 Improvement 10.1 Nonconformity and corrective action 10.2 Continual improvement * xxx ovan kommer att ersättas av titeln på det område som standarden riktar sig till, till exempel "Environment" i ISO 14001. Under respektive rubrik kommer det även att finns gemensamma underrubriker och färdig brödtext. Tanken är att alla avsnitt som behandlar själva ledningssystemet i sig ska vara identiskt i alla standarder. Sedan är det fritt för varje kommitté att bestämma hur man vill utforma de krav som representerar själva området standarden riktar sig till. Det här kommer på sikt att innebära att alla nya förslag och framtida versioner av existerande ledningssystemsstandarder kommer att följa den nya strukturen. Det kommer att underlätta både vid införande och vid användning av olika ledningssystem. Vad kan din organisation göra? För att kunna möta kraven i den reviderade standarden kan det vara klokt att redan nu titta på hur dessa aspekter hanteras i det egna nuvarande miljöledningssystemet. SIS är det nationella standardiseringsorganet i Sverige som ansvarar för utvecklingen och revideringen av ISO 14001. Inom SIS finns en kommitté som heter Miljöledningssystem. Det är inom den kommittén ca 40 svenska experter deltar från olika företag, organisationer, myndigheter, konsulter, forskningsinstitutet mm. Det är de svenska experterna som framför svenska ställningstaganden och ståndpunkter i revideringsarbetet. Historiskt har Sverige haft en stark position internationellt. Trenden är att fler och fler företag arbetar strategiskt med miljöfrågor i ett miljöledningssystem och även certifierar sig emot ISO 14001. Det är viktigt att de som använder standarden är med och påverkar den. Bakom alla standarder sitter nämligen världens experter och användare som har utformat standarden inom ISO. Där har Sverige stor möjlighet att påverka. För att din organisation direkt ska kunna bevaka och/eller påverka utvecklingen av ISO 14001 är medverkan i SIS kommitté Miljöledningssystem en god idé, se särskilt informationsblad om hur det arbetet går till. Ev. tidplan för revideringen av ISO 14001 Juli 2010-April 2011 Februari 2010 Våren 2011 Juni 2011 Augusti 2011 - Scopet för revideringen av ISO 14001 utvecklas Den gemensamma strukturen för alla ledningssystemstandarder fastställs av ISO Svensk arbetsgrupp inom SIS kommitté Miljöledningssystem aktiveras och börjar förbereda svenska strategier Beslut tas av ISO att starta revideringen av ISO 14001 och ISO 14004. Tidplan för arbetet presenteras Den svenska arbetsgruppen arbetar parallellt med den internationella spegelgruppen fram tills revideringen är färdig

6(6) Faktaruta ISO 14001 Började utvecklas efter miljökonferensen i Rio 1992 och publicerades första gången 1996 Gällande utgåva publicerades 2004 Bygger på PDCA-metodiken för ständig förbättring, Plan-Do-Check-Act Innehåller 55 krav Ingår i ISO 14000-serien som består av ett 20-tal standarder som alla stöttar ett systematiskt arbete med miljöfrågor 2008 fanns det ca 190 000 ISO 14001-certifikat utfärdade i 155 länder Kina har flest antal ISO 14001-certifikat följt av Japan och Spanien Sverige ligger på 10-topplistan i världen över antalet utfärdade certifikat Anneli Rafiq Projektledare ISO 14001