Välkommen som anställd vid Bibliotek och IT

1(10) Välkommen som anställd vid Bibliotek och IT Vår målsättning är att: Alla nyanställda vid Malmö högskola skall bli introducerade på ett professionellt sätt. Genom en bra introduktion skall all personal känna delaktighet i Malmö högskolas verksamhet. En god introduktion ökar trivseln och ger högre kvalitet i arbetet. Som nyanställd har du säkert många frågor och funderingar kring hur olika saker fungerar här på Malmö högskola (Mah) och på Bibliotek och IT (BIT). Detta häfte är tänkt att på ett överskådligt och kortfattat sätt sammanställa en del praktisk information och samtidigt visa på några dokument som du kan ha nytta av som nyanställd. Mycket information finns på våra webbsidor, dels på högskolans centrala sidor och dels på områdets egna sidor. Har du frågor om vår verksamhet kan du alltid vända dig till den person som är ansvarig för din introduktion. På www.mah.se under sök hittar du telefonnummer till de personer/funktioner som nämns i detta häfte samt information om var de har sin arbetsplats. Postadress Besöksadress Tel Fax Internet E-post Malmö högskola Nordenskiöldsg 10 040-665 70 79 040-665 71 74 www.mah.se peter.nilsson@bit.mah.se Bibliotek och IT 205 06 Malmö

2(10) Innehåll Introduktion Ansvar för din introduktion.. 3 Gemensam introduktionsdag 3 Organisation Malmö högskola... 3 Bibliotek och IT 3 Lokaler och utrustning Lokaler. 4 Nycklar, passerkort och larm 4 Datoridentitet, introduktion, nätverk och support 4 Telefonanknytning, röstbrevlåda, telefonlista, telefon- och kompetensregister, fax 4 Post, inkl e-post... 5 Kopiering/utskrifter.. 6 Återvinning... 6 Kontorsmaterial och visitkort 6 Brand, utrymning och första hjälpen 6 Informationsfrågor Informationsvägar.. 6 Dokumentmallar, logotyp och typsnitt. 7 Offentlighet, diarieföring och sekretess... 7 PuL, Personuppgiftslagen 8 Din anställning Arbetstid 8 Lön och anställningsvillkor.. 8 Friskvård, företagshälsovård, personalförmåner.. 8 Egenrapportering. 8 Sjukdom/vård av sjukt barn.. 9 Semester och övrig ledighet.. 9 Fackliga företrädare. 9 Skyddsombud, arbetsmiljöfrågor. 9 Viktiga dokument. 9 Inköp och resor Inköp av varor och tjänster, fakturahantering.. 10 Resor, bokningar och reseräkningar.. 10 Representationsregler 10

3(10) Introduktion Ansvar för din introduktion Ansvarig för din introduktion är din närmaste chef eller utsedd introduktionsansvarig. Uppföljning av din introduktion kommer att ske vid första medarbetarsamtalet. Gemensam introduktionsdag Gemensam introduktion för hela högskolan genomförs årligen och syftar till att ge grundläggande kunskaper om verksamheten, dess visioner och mål. Läs mer på hemsidan www.mah.se under För medarbetare, Nyanställd. Organisation Malmö högskola Malmö högskola består av fem flervetenskapliga områden för utbildning och forskning: Hälsa och samhälle HS Kultur och samhälle - KS Centrumbildning för teknikstudier - CTS Lärarutbildningen LUT Odontologiska fakulteten OD Högskolans högsta beslutande organ är högskolestyrelsen. Verksamheten leds av rektor. Den gemensamma förvaltningen är övergripande för högskolan och ansvarar bland annat för administrativa funktioner. Läs mer på www.mah.se under Om Malmö högskola. Bibliotek och IT Verksamheten vid Bibliotek och IT (BIT) leds av en nämnd, Nämnden för Bibliotek & IT, och under nämnden av chefen för Bibliotek och IT. Nämnden ansvarar för att de övergripande mål som högskolans styrelse fastställt för verksamheten uppnås. För mer information se hemsidan under Bibliotek och IT, Nämnden för Bibliotek & IT. Inom Bibliotek och IT finns sju funktioner, dessa är: Medieförsörjning Kundtjänst/undervisning Digitala informationstjänster Nät/Drift Systemutveckling Support Telefoni

4(10) Varje funktion leds av en funktionsansvarig som även fungerar som stöd åt bibliotekschefen och IT-chefen. Lokaler och utrustning Lokaler Bibliotek och IT har verksamhet på följande adresser: Orkanenbiblioteket, Nordenskiöldsgatan 10 Kranenbiblioteket, Ö. Varvsgatan 11 H Biblioteket OD, Carl Gustafs Väg 34 Biblioteket HS, Universitetssjukhuset MAS, ingång 49 IT och Telefoni, Nordenskiöldsgatan 10 Bibliotek & IT bemannar också receptionerna i Tornhuset, Studentcentrum samt Orkanen. När det gäller bibliotekens öppettider hittar du dessa på www.mah.se under Bibliotek och IT, Bibliotekens öppettider, adresser & personal. Där finns alla biblioteken uppradade, det är bara att välja. Nycklar, passerkort och larm Introduktionsansvarig ombesörjer att nycklar och passerkort erhålls. Entréerna är öppna vid olika tider i de olika husen. Övriga tider använder man sitt passerkort. Datoridentitet, introduktion, nätverk och support Som nyanställd tilldelas du dator och datoridentitet inkl e-postadress. På http://www.mah.se/templates/page 894.aspx hittar du information om datorutbildning, vanliga frågor, datorregler, virus mm. På Mah s nätverk bör du spara dina filer på enhet M:\ som är din hemkatalog och som automatiskt säkerhetskopieras varje natt. Vill du att andra inom BIT skall kunna ta del av din information kan du spara din fil på Share, enhet G:\ (gemensam) efter att ha tagit del av gällande regler. Mer information och riktlinjer om datoranvändning inom Mah finns i vår informationspolicy, IT-plan m fl dokument som du finner på hemsidan under För medarbetare, Dokument/Protokoll, Dokumentarkiv. Telefonanknytning, röstbrevlåda, telefonlista, telefon- och kompetensregister, fax Som nyanställd tilldelas du telefon och telefonanknytning och röstbrevlåda. Röstbrevlådan ger dig möjlighet att använda ett personligt hälsningsmeddelande. Du ges också möjlighet att hänvisa din telefon med hjälp av Netwise Office Web. För att ringa internt inom Mah räcker det att slå de sista fem siffrorna i telefonnumret. För att ringa externt slår du först en nolla och därefter det externa numret. Detta gäller också om du ringer 112. Växeln kan du nå internt via 99 och externt via 040-665 70 00. Högskolan erbjuder en grundläggande utbildning inom data och telefoni.

5(10) Mer information finns på www.mah.se under För medarbetare Telefoniservice, Utbildning. Samtliga anställda vid Mah bör finnas med i vårt sökbara telefon- och kompetensregister, se www.mah.se under Sök. Blankett för anmälan till telefon- och kompetensregistret finns på hemsidan under För medarbetare, Telefoniservice. Blanketten ska skrivas under av dig själv och din närmaste chef innan den sänds till växeln. Fax finns på ett flertal ställen. Post, inkl e-post Den som är ansvarig för din introduktion ser till att postfack finns och att e-post adress beställts. Personliga postfack finns samlade på ett eller några få ställen i respektive byggnad. Här kan du också lämna utgående extern post samt intern post som ska till andra byggnader inom Mah. För intern post ska följande framgå av adresseringen: adressatens namn, område och hämtställe. Hämtställe för respektive person finner du i telefonregistret, www.mah.se under Sök. Våra hämtställen är: Lärarutbildningen 40 Centrumbildning för teknikstudier, Kranen 41 Odontologiska fakulteten 44 Hälsa och Samhälle 46 Tornhuset 70 Studentcentrum 71 Kajplats 305 72 K3 (Beijerskajen) 73 IT och Telefoni 74 Orkanenbiblioteket 75 IMER (Flundran) 76 IMER (Gäddan 8) 77 Observera att inkommande post som är adresserad med högskolans namn överst öppnas av högskolans registratorer medan post som har ett personnamn överst sänds oöppnad till personen ifråga. Allmänna handlingar skall diarieföras så snart de kommit in till myndigheten. Det är därför viktigt att den som får personadresserad post snarast möjligt lämnar sådant som skall diarieföras till registrator. Läs mer om diarieföring under avsnittet Offentlighet, diarieföring och sekretess. För utgående extern post används kuvert med streckkod för Bibliotek och IT. Mer om post, adressering och paket finns på www.mah.se under För medarbetare, Lokal och postfrågor. All personal förväntas läsa sin post och e-post dagligen och i samråd med introduktionsansvarig anmäla sig till de listor man vill vara med på. Detta gör man genom att skicka ett mail till listserv@listserv.mah.se med innehållet subscribe NN_listnamn (NN=område). Texten skall skrivas i meddelandefältet. Någon signatur får ej medfölja mailet. Anmälan fullbordas genom att du svarar på det mail som genererats från listservern. Följ anvisningarna i mailet. För att lämna listan skickas motsvarande mail med innehållet signoff NN_listnamn.

6(10) Ett antal e-postlistor finns, bl a: (Mellanrummet efter Bit är tecknet _ ) Bit_staff@listserv.mah.se, där samtliga anställda vid Bibliotek och IT ska finnas med, Bit_bibl@listserv.mah.se, som innefattar all bibliotekspersonal inom BIT. Bit_IT@listserv.mah.se, innehållande IT-personal inom BIT. Bit_orkan@listserv.mah.se, all personal på Orkanenbiblioteket. Bit_HSOD@listserv.mah.se, all personal på biblioteken på HS och OD. Bit_DIT@listserv.mah.se, personalen inom digitala informationstjänster. Kopiering/utskrifter Kopieringsmaskiner/skrivare finns utplacerade på ett flertal platser i de olika byggnaderna. Hör med introduktionsansvarig vilken maskin som är närmast. Återvinning För återvinning av papper finns speciella behållare i anslutning till kopieringsmaskinerna. Vi återvinner också kartong/wellpapp, lysrör, kemikalier och batterier. Kontakta servicekoordinatorn för information om var sådant material lämnas. Kontorsmaterial och visitkort Vår servicekoordinator har en samordnande funktion när det gäller inköp av kontorsmaterial. Behöver du visitkort vänder du dig till servicekoordinatorn som beställer dessa. Brand, utrymning och första hjälpen Nödutgångarna är markerade med grönvita skyltar. Kontrollera alltid var närmaste nödutgång finns. Brandsläckare finns uppsatta på ett flertal platser i byggnaderna, liksom grönvita skyltar med den aktuella byggnadens utrymningsplan. Brandövningar genomförs regelbundet. Tänk på att aldrig blockera utrymningsvägar eller tillfartsvägar för larmfordon. Vid larm ska byggnaderna omedelbart utrymmas. Kontrollera var återsamling sker i den byggnad du befinner dig. Informationsfrågor Informationsvägar En stor del av informationen inom området sker via våra webbsidor, under Bibliotek och IT samt i BIT:s webbrum. Adressen är www.mah.se/bit/webbrum. För att få åtkomst till informationen i webbrummet krävs att du loggar in med din Novellidentitet samt att du är registrerad som användare. Registrerad användare blir du om du kontaktar funktionen DIT. Information finns också på högskolans centrala webbsidor, www.mah.se. En annan viktig informationskälla är högskolans nyhetsbrev som skickas ut med e-post varje vecka.

7(10) Information ges också via möten av olika slag, arbetsplatsträffar, Biblioteksmöten, IT-möten och gemensamt för alla, BIT-möten. De flesta anställda har också ett personligt postfack. Externa informationsvägar är t ex våra webbsidor och våra kurs- och utbildningskataloger men alla vi som arbetar vid Mah är naturligtvis också ansiktet utåt. Informationspolicyn innehåller bl a riktlinjer för kontakt med massmedia, se www.mah.se under För medarbetare, Dokument/Protokoll, Dokumentarkiv. Dokumentmallar, logotyp och typsnitt För Mah finns en uppsättning dokumentmallar i Word och PowerPoint så att vi ger ett enhetligt intryck i våra kontakter med omvärlden. Mallar finns för både PC och Mac. Ladda ner dem till din dator från www.mah.se under För medarbetare, Informationsfrågor, Informationsmaterial, Mallar. I dokumentmallarna kan du välja om du vill skriva ut med svartvit logotyp eller använda brevpapper med logotyp i färg. Logotypen finns i en svensk och en engelsk version, se under För medarbetare, Informationsfrågor, Informationsmaterial, Logotyp. Malmö högskolas logotyp ska alltid framträda klart och tydligt och får inte användas intill andra symboler, logotyper eller liknande. Logotypen har en unik form får inte ändras annat än i storlek i sin helhet. För intern produktion av informationsmaterial, t ex försättsblad till rapporter, A3-affischer etc ska typsnitten Arial användas i rubriker och mellanrubriker, och Times New Roman (PC) / Times (Mac) i brödtexter. Offentlighet, diarieföring och sekretess Som statlig myndighet omfattas Malmö högskola av offentlighetsprincipen vilket innebär att vem som helst har rätt att ta del av våra allmänna handlingar. En allmän handling är en handling som har inkommit till eller upprättats hos en myndighet och förvaras där. Allmänna handlingar är offentliga om det inte finns stöd i lagen att sekretessbelägga dem. Allmänna handlingar skall registreras/diarieföras så snart de kommit in till eller blivit upprättade hos en myndighet. Samma regler gäller för alla handlingar, vare sig de kommer med post, fax eller e-post. Handlingar som ska diarieföras skickas till diarium@mah.se. Om du är osäker på om något ska diarieföras eller inte, kontakta Registrator direkt. Exempel på handlingar som skall diarieföras: - Kontakter med myndigheter, företag och organisationer - Ansökningshandlingar och beslut om anställning (diarieförs av personalavd) - Avtal och kontrakt - Policydokument, riktlinjer, föreskrifter Exempel på handlingar som inte behöver diarieföras: - Handlingar som registreras på annat sätt, t ex i studerande-, ekonomi- eller personaladministrativa system - Skrivelser för kännedom som inte föranleder någon åtgärd - Skrivelser som är av ringa betydelse för högskolans verksamhet

8(10) PuL, Personuppgiftslagen Med personuppgifter avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Med behandling av personuppgifter menas varje åtgärd eller serie av åtgärder som vidtas i fråga om personuppgifter, insamling, aktivt bearbetande, lagring och tillhandahållande. För att behandla personuppgifter krävs i princip den registrerades samtycke. PuL reglerar vilka personuppgifter som får lämnas ut om en individ i olika typer av register t ex låntagarregistret och utbildningsdatabasen. PuL-ombud för Mah är högskolans jurist och kontaktperson på BIT är Peter Nilén. Din anställning Arbetstid På hemsidan under För medarbetare, Personalfrågor, Arbetstid/Ledighet, Flextid, kan du läsa om flextidsavtal för administrativ personal. Lön och anställningsvillkor Frågor kring anställningsvillkor besvaras av Bibliotek och IT s personalhandläggare. Frågor rörande lön besvaras av Bibliotek och IT s lönehandläggare. Lön betalas ut via personkonto i Nordea den 25:e, eller närmast liggande vardag, för innevarande månad. Beloppet kan överföras till annan bank om det finns överföringsuppdrag, vilket du ordnar via din ordinarie bank. Semester, sjukfrånvaro, utlägg etc regleras efterföljande månad. Mer information finns på hemsidan under För medarbetare, Personalfrågor. Malmö högskola tillämpar individuell lönesättning samt provanställning i 6 månader. Friskvård, företagshälsovård, personalförmåner För anställda vid Mah finns avtal om företagshälsovård. Arbetsgivaren ersätter också arbetstagaren för vissa sjukvårdskostnader. Friskvård, t ex gym- eller gympakort, ersätts med högst 1000 kr per kalenderår och anställd för styrkta kostnader. Läs mer om friskvård, företagshälsovård och personalförmåner på www.mah.se under För medarbetare, Personalfrågor, Lön/Förmåner. Under Personalfrågor finner du också information om försäkringar och pensioner. Egenrapportering Du rapporterar själv ledigheter, sjukanmälan, övertid/mertid och reseräkning. Inloggning sker på www.mah.se/egenrapportering. När granskning genomförts, förs händelsen över i lönesystemet och utfaller på din lön. Har du frågor, ring Palasso-support 57710 eller maila till palasso.support@mah.se

9(10) Sjukdom/vård av sjukt barn Sjukanmälan sker till Inger Werner om du jobbar på ett av biblioteken eller till din funktionsansvarige om du jobbar på IT eller Telefoni. Vid vård av sjukt barn måste du även kontakta Försäkringskassan. När du tillbaka i arbete ska du anmäla detta i Egenrapportering. Semester och övrig ledighet Semesterår och intjänandeår sammanfaller och är detsamma som kalenderår. Beroende på ålder har du 28, 31 eller 35 semesterdagar. Uttag av semester vid sjukdom kan inte ske. Rapportering av semester sker i Egenrapportering. Information om övrig ledighet, t ex föräldraledighet, finns på www.mah.se under För medarbetare, Personalfrågor. Fackliga företrädare Fackliga företrädare finns för ST, SACO, LR, Lärarförbundet, SULF och SEKO. Läs mer på hemsidan under För medarbetare, Fackligt arbete. Skyddsombud, arbetsmiljöfrågor Chefen för Bibliotek & IT ansvarar för skyddsområdena. Vid Bibliotek och IT finns två skyddsombud. Mer information om arbetsmiljöfrågor hittar du på www.mah.se under För medarbetare, Personalfrågor, Arbetsmiljö. Viktiga dokument Här följer en förteckning över några dokument som vi tycker att det är viktigt att du som anställd vid Bibliotek och IT känner till. Dokumenten finner du på www.mah.se under För medarbetare, Dokument/Protokoll, Dokumentarkiv: Arbetsmiljöpolicy Besluts- och delegationsordning Informationspolicy (inkl webbpolicy) Inköpspolicy IT-plan Jämställdhets- och mångfaldsplanplan Miljöpolicy Personuppgifter, rutiner och riktlinjer för behandling av Studenternas rättigheter och skyldigheter Säkerhetspolicy Visionsdokumentet Personal- och Ekonomisidorna innehåller samlad information inom sina respektive områden och kan användas som uppslagsböcker om du är osäker på något. Du är naturligtvis också välkommen att fråga någon på administrationen.

10(10) Inköp och resor Inköp av varor och tjänster, fakturahantering IT ansvarar för inköp av all datorutrustning. För övriga inköp gäller följande: Alla inköp ska godkännas i förväg. Kontrollera med din funktionsansvarige vem som ska godkänna köpet. Högskolans fakturaadress är: Malmö högskola BGC-Id MAH 4422 Box 50500 202 50 Malmö Resor, bokningar och reseräkningar Alla resor ska godkännas i förväg. Kontrollera med din funktionsansvarige vem som ska godkänna resan. Om du haft kostnader i samband med resan eller är berättigad till traktamente skall du själv upprätta en reseräkning i Egenrapportering. Representationsregler All representation ska godkännas i förväg. Vid representation ska det framgå av fakturan vem beställaren är (referens). Deltagare med angivande av företags-/myndighetstillhörighet, värd, syftet med representationen och underskrift av ansvarig ska bifogas till fakturan. Blankett för representation finner du på www.mah.se under Bibliotek & IT, För BIT:s medarbetare, Riktlinjer & Blanketter. Vid extern representation bör inte antalet deltagare från Mah vara fler än antalet externa deltagare. Takbelopp för representation samt mer information finner du på www.mah.se under För medarbetare, Ekonomifrågor, Ekonomihandboken.