Styrelsen 16-09-14 Närvarande Ledamöter Alfredsson, Viveka professor Ordförande Al-Karadaghi, Salam professor Jannasch, Patric professor Levin, Maria institutionsadministratör Wärnmark, Kenneth professor Frohm, Birgitta forskningsingenjör Suppleant i ordinarie ledamots ställe Holst, Olle professor ersätter Nordberg Karlsson, Eva Övriga Isaksson, Karolina ekonomichef Nilsson, Jörgen administrativ chef protokollförare Manner, Sophie Studierektor GU Föreståndarträff Föreståndare m fl enligt särskild förteckning 4-10; endast information Frånvarande Lidin, Sven Berg, Jennifer Gorwa-Grauslund, Marie Nordberg Karlsson, Eva Stahre, Linnéa prefekt student LTH professor professor student NF
1 Fastställande av dagordning Styrelsen beslutar fastställa utsänd dagordning. 2 Utseende av justeringsperson Styrelsen utser Birgitta Frohm att jämte ordföranden justera dagens protokoll. 3 Föregående mötesprotokoll Protokollet från 2016-06-20 godkänns och läggs till handlingarna. 4 Meddelanden Projekteringen av ombyggnationen med anledning av flyttandet av KC bibliotek har avstannat något, vilket beror på att omförhandling av hyreskontraktet av hus 1 har inletts. Hyresförhandlingarna tar normalt sett några månader och sedan tas projekteringen upp igen. Med hjälp av avdelningsföreståndarna har det nu genomförts en inventering av samtliga lokaler vid KILU och KCs lokaler som ligger till grund för kommande budgetarbete. Vid årsskiftet implementeras ett nytt städavtal vid hela LU. Grunden för det nya avtalet är att det kommer finnas en mer omfattande bas-städning av alla ytor och sedan ett urval av olika tillval. Det behöver göras en inventering av rumstyper och städfrekvenser inför införandet av det nya avtalet. Underlag och mer information kommer skickas ut till avdelningsföreståndarna. Arbetet med arkivering av administrativa- och GU-dokument vid KILU är slutfört vid avdelningarna och kommer att avslutas helt inom någon vecka. Det pågår också ett arbete med att ta fram ett stöd kring hur arkiveringen ska ske framöver. KILU-dagen är den 13 oktober och årets tema är mång- och tvärvetenskap. Program och tider kommer att skickas ut inom kort.
Institutionens nya IT-samordnare är Magnus Ullner vid teoretisk kemi. Vad som ingår i uppdraget och hur informationsspridningen kommer att ske, ska utarbetas under hösten. Magnus Ullner kommer att bjudas in till ett styrelsemöte och presentera uppdraget. 5 Grundutbildnings- och forskarutbildningsfrågor GU - Sophie Manner informerade om: o Samtliga programplatser är nu fyllda vid KILU. o Med anledning av överproduktionen så är det endast en antagen till fristående kurs för höstterminen och det kommer inte att antas någon till fristående kurs till vårterminen 2017. Utlandsavtalen kommer framöver också att begränsas ytterligare då dessa också påverkar överproduktionen. o Det är viktigt att de tas fram kursplaner för de kurser som samläses av både GU-studenter och doktorander. FU - på uppdrag av Sofi Elmroth informerade Sophie Manner om: o ISP-UPDATE (initierad HT15/VT16) En jämn ström av ISP:ar passerar numera Thomas Björkman, Sven Lidin och Sofi Elmroth. Kom ihåg 1: Sofi Elmroth skall kopplas som studierektor till doktorander på såväl LTH som NF Kom ihåg 2: ISPn måste låsas (via separat knapptryck LOCK VERSION ) för att offentlig version skall genereras För nya användare arbetsgång för ISP i korthet: 1. Initiering av ISP, i nära anslutning till antagning. 2. Revision av initial ISP, genererar nya sparade (tryck på SAVE ) versioner. 3. Låsning av ISP (tryck på LOCK VERSION ); minst en gång om året i samband med protokollfört ISP-möte. Genererar officiell (dvs granskningsbar) version av ISP. 4. ISP med underskrifter av doktorand, handledare (1 eller flera), och institutionsrepresentant lämnas i 2 exemplar till administrativa enheten (Thomas Björkman) för vidare signering av KILU FU studierektor (Sofi Elmroth) och prefekt (Sven Lidin). 5. Ett exemplar av ISP arkiveras hos Thomas Björkman och det andra exemplaret arkiveras på respektive enhet/avdelning
tillsammans med protokollet som förts vid ISP-mötet. I avsaknad av protokoll fungerar underskriven ISP som bekräftelse av att enighet råder kring den förelagda ISPn. o Uppdatering kursplaner (initierat VT16 bör genomföras ASAP) Bakgrund: LU centralt beslut ang. införande av kursplaner för samtliga kurser på GU- och FU-nivå. Viktigt bl.a. därför att: 1. Doktorander som antas på GU-kurskoder bidrar felaktigt till GUöverproduktion. 2. Möjliggör anspråk på ekonomisk ersättning för FU-kurser Förslag: Tag tillfället i akt att uppdatera kurserna så kursplanen avpassas till FU-nivån map innehåll och arbetsbelastning där 1.5 ECTS motsvarar 1 veckas arbete (40h). OBS! En kurs som ges på både GU- och FU-nivå kan alltså generera olika antal ECTS-poäng. Arbetetsgång (avhängigt fakultetstillhörighet) LTH: Webbaserad ansökan 1. Ansvarig lärare fyller i kursplanen direkt på webben; Se LTH:S medarbetarwebb för doktorander: http://www.lth.se/medarbetare/forska-utbilda/doktorand/ Kurser (http://www.lth.se/medarbetare/forska-utbilda/doktorand/kurser/) Ämnesövergripande kurser (http://fukurser.lth.se/fud/ ) Logga in (uppe till vänster) Kursadministration (http://fukurser.lth.se/fud/admin/ ); Här kan Kurs/Kursplan/Kurstillfälle genereras och editeras (tryck på respektive box i marginalen till vänster). Preliminära versioner av aktuell information sparas här, och slutgiltig kurs/kursplan/kurstillfälle måste bekräftas genom knappen Spara.... All övrig hantering går sedan automatiskt (via elektronisk granskning av KILU FU studierektor följt av godkännande på högre nivå). NF: Färdigt förslag till kursplan skickas som pappers- OCH elektronisk (word) version till KILU FU studierektor för granskning. Den senare ombesörjer sedan hantering gentemot högre instans. Templat för kursplan finns på KILU FUs hemsidan för doktorandkurser, se: http://www.kilu.lu.se/forskning/forskarutbildning/kurser/, högra kolumnen under titeln Malldokument (NF).
6 Hälsa miljö säkerhet Johan Ohlin informerar om att tillståndsbevisen gällande brandfarligvara för KILU har kommit. Det nya tillståndet gäller för 6 år. Det finns en del åtgärder som ska genomföras, vilka Johan Ohlin och Karl-Erik Bergqvist arbetar med. Johan Ohlin meddelade också att det kommer att ske en utrymningsövning för hela KC i höst under vecka 42. I samband med förberedelserna har det skickats ut listor till avdelningarna för uppdatering av mobilnummer för att möjliggöra utskick av sms med information. Johan Ohlin ser också över möjligheten att få tillgång till de mobilnummer som finns i Lucat. Karl-Erik Bergqvist informerade att institutionen ska inlämna en riskanalys för verksamheten till räddningstjänst syd senast den 1 november 2016. Det finns redan en preliminär version inlämnad som innehåller tre åtgärdsförslag som ska vara åtgärdade tills den slutgiltiga lämnas in. Karl-Erik Bergqvist kommer under hösten skicka ut en ny enkät som ska ligga till grund för den slutgiltiga riskanalysen. 7 Rapporter från arbetsgrupper JoL-gruppen o Informerar om höstens två konferenser: Nationella lika villkorskonferensen för universitet och högskolor 2016 som omfattar villkor, normer och makt. Konferensen är den 6-7 oktober i Lund. (bilaga 7.a) Konferens arrangerad av LERU - Equality in STEMM-Academia? Konferensen är den 4-5 oktober i Lund. (bilaga 7.b) o Höstens workshop är också planerad och den blir i direkt anslutning till avdelningsföreståndarmötet och KILU-styrelsemöte den 14 oktober. Workshoppen är för avdelningsföreståndare och deras ställföreträdare, JoL-gruppen samt ledningsgruppen och den inleds med lunch för deltagarna. Mötena hålls i Biskopshuset. (bilaga 7.c)
8 Ekonomisk uppföljning Karolina Isaksson föredrog bokslutet per den 2016-06 och P2 2016. (bilaga 8.a) Karolina Isaksson informerade om att för forskningsråden Formas, Forte och veteskapsrådet ska ekonomisk och vetenskaplig återrapportering ske via Prisma. Under hösten 2017 sker en pilot vid LU. (bilaga 8.b) Karolina Isaksson informerade om Eget köp. (bilaga 8.c) Karolina Isaksson meddelade att det är lite personalförändringar i ekonomi gruppen som beror på föräldraledigheter, tjänstledigheter och någon som har gått vidare till andra utmaningar. Slutligen så informerade Karolina Isaksson också att institutionens budgetmöten är den 19/9 för LTH och 26/9 för NF. Interna budgetmöten är bokade under vecka 46. Vid protokollet Jörgen Nilsson Justeras Viveka Alfredsson Birgitta Frohm