Arkitekten som organisatör - från prick till prick. Eva Kammerfors ITARC 19 april 2016

Arkitekten som organisatör - från prick till prick Eva Kammerfors ITARC 19 april 2016

2

3

4

Innehåll Arkitekten som organisatör Lite om arkitekturorganisationer Framgångsfaktorer och tips 5

Innehåll Arkitekten som organisatör Lite om arkitekturorganisationer Framgångsfaktorer och tips 6

Vad är organisation? 1. Ordnandet av olika delar till inbördes samverkan, eller en större sammanslutning 2. Ett system av roller som knyts samman med kommunikationsvägar för att hjälpa deltagarna att gemensamt uppnå vissa bestämda mål. 3. Ett medvetet, stabilt och målinriktat samarbete mellan människor Själva idén med organisation är att mål kan uppnås effektivare genom samarbete mellan individer än genom individuella ansträngningar 7

Vi befinner oss i en komplex struktur som ständigt är i rörelse 8

En verksamhet är ett system med starka inbördes beroenden Källa: Boken om IT-arkitektur, Leavitt s diamantmodell 9

Som arkitekter har vi många samband att hålla reda på Källa: Cast Software 10

Källa: Tom Graves 11

Arkitekten är en organisatör 1. Ordnandet av olika delar till inbördes samverkan, eller en större sammanslutning 12

Sättet att förändra är under förändring A Nya utvecklingsmetoder Nya utvecklingsverktyg Nya koncept (Bi-modal /Automation..) Nya organisationsformer och roller Nya managementdiscipliner Nya styrmodeller B 13

Några spaningar och trender Arkitektur förs allt oftare samman med CM, PPP, QA, Arkitektur, Strategi, Compliance & Risk Bredare agilt arbetssätt och fokus på utvecklingsteam med blandade kompetenser (inkl arkitektur!) och tydlig koppling till verksamhetsområden Strategidokument ersätts mer och mer av enkla styrande principer Stadsplanen och målarkitekturarbetet engagerar hela verksamheten, inte enbart IT-avdelningen. 14

Många roller med specifika kompetenser arbetar tillsammans för helheten Källa: IASA 15

Arkitekten är en organisatör 2. Ett system av roller som knyts samman med kommunikationsvägar för att hjälpa deltagarna att gemensamt uppnå vissa bestämda mål.

Arkitekten är en organisatör 3. Ett medvetet, stabilt och målinriktat samarbete mellan människor 17

Innehåll Arkitekten som organisatör Lite om arkitekturorganisationer Framgångsfaktorer och tips 18

En organisation är inte en maskin utan den är ett levande socialt system men för att samarbete ska bli effektivt krävs i de flesta fall någon form av ansvarsfördelning En formell organisation kännetecknas av Arbetsfördelning och specialisering Samordning och styrning Ledarskap Mål medan en social organisation avser det mer allmänna samspelet mellan människor 19

Tekniska vs sociala system + The sweet spot Tekniska system Prestanda - Oreglerat Målstyrt Strukturkapital Sociala system Detaljreglerat Källa: Bo Rex, Cordial 20

Vanliga organisationsmönster Traditionell hierarki Platt organisation Processorganisation Projektorganisation Nätverksorganisation 21

Ju större företag, desto större behov av formalisering Ju större företag, desto fler specialister och fler strukturer för att samordna dessa Ju större företag, desto flera regler och rutiner för samordning av arbetet Den ökade formaliseringen gör det lättare att delegera 22

Från ordergivning till samarbete Organiserad ordergivning Kommandomodell Organiserat samarbete Uppdragsmodell Planekonomisk modell vertikal Marknadsekonomisk modell horisontell 1900-talet 2000-talet Källa: Bo Rex, Cordial 23

Hur ser då arkitekturorganisationer ut? Informella kompetensnätverk En eller flera befattningar Mer - eller mindre - synliga arkitekter Virtuell organisation Central avdelning Federerad organisation Arkitekturorganisationen följer oftast ordinarie organisations- och styrmodell (central styrning central arkitekturstyrning, federerad styrning federerad arkitekturstyrning) 24

Hur stort ska arkitektteamet vara? Uppskattat förhållande mellan arkitektur- och IT-personal Typisk storlek på centrala EA-teamet Antal medarbetare i IT-organisationen Källa: Forrester Research, Inc 25

Det handlar om balans En alltför stor tyngd på arkitekter på central nivå ger en bild av ivory tower eller vi och dem En alltför stor tyngd på arkitekter på lösningsnivå ökar risk för splittring av helheten i arkitekturen och därmed kan gemensamma mål som t ex bygger på minskning av redundans och ökad återanvändning vara svårare att uppfylla Ett alltför stort fokus på arkitekter riskerar att minska fokus på det arkitekturen ska vara till 26

Några perspektiv att tänka på när man bestämmer sig för organisationsform Ska vi gruppera oss utifrån funktion (vad vi kan och vad vi gör?) Ska vi gruppera oss utifrån produkt (vad vi levererar?) Ska vi gruppera oss utifrån vår marknad (för vem levererar vi värde? 27

Stadsplanen möjliggör logiska grupperingar ur verksamhetsperspektiv Källa: Boken om IT-arkitektur 28

Stadsplanen ger struktur, ordning och överblick utan att man behöver känna till alla detaljer Bra för att Visualisera och diskutera Gruppera och organisera Planera, rationalisera och optimera Styra och leda utvecklingen Avgränsa och beskriva Bra start om kartan är relativt okänd Bra underlag för att prata återanvändning Kanske vår viktigaste arkitekturmodell 29

Organisation utifrån arkitekturdisciplin Process Information System Teknik Fördelar: Hög specialisering Enkel styrning Funktionsorienterad organisation Nackdelar: Introvert Svårt se helheten Ingen integration 30

Organisation utifrån verksamhetsområden Verksamhetsområde 1 Verksamhetsområde 2 Verksamhetsområde n Marknadsorienterad organisation Fördelar: Bra verksamhetsfokus Fokus på utveckling Nackdelar: Risk för ökad kostnad Risk för redundans Inget tvärgående lärande 31

Organisation utifrån arkitekturdisciplin och verksamhetsområden Process Information System Teknik Verksamhetsområde 1 Verksamhetsområde 2 Verksamhetsområde n Kombinerad funktions- och marknadsorienterad organisation Fördelar: Bra verksamhetsfokus Hög specialisering Nackdelar: Matrisorganisation Komplex styrning 32

Organisation utifrån arkitekturdisciplin, verksamhetsområden och scope Process Information System Teknik Övergripande Scope Verksamhetsområde Lösning Kombinerad funktions-, marknads- och produktorienterad organisation Fördelar: Bra verksamhetsfokus Hög specialisering Tydlig ansvarsfördelning Nackdelar: Matrisorganisation Komplex styrning 33

Många kompetenser behövs för att säkerställa ett arkitekturarbete som täcker alla ansvarsområden Architecture skills Architecture skills Strategic analysis Communication Business Architecture Leadership and Management Business Model analysis Strategic analysis Communication Business Architecture Leadership and Management Business Model analysis Process Development EA Modeling Process Development EA Modeling Organization Development Process Architecture Organization Development Process Architecture Change Management Information Architecture Change Management Information Architecture Architecture skills targets Architecture Management Vision Architecture Solution Architecture Service Architecture System Architecture Team target Team AS IS (mean) Architecture skills Architecture Management Solution Architecture System Architecture Team target Vision Architecture Service Architecture Team AS IS (max) Architecture skills = Process Development Organization Development Strategic analysis Communication Leadership and Management Business Architecture Business Model analysis EA Modeling Process Architecture Strategic analysis Communication Business Architecture Leadership and Management Process Development Business Model analysis EA Modeling Strategic analysis Communication Business Architecture Leadership and Management Process Development Business Model analysis EA Modeling Change Management Architecture Management Information Architecture Vision Architecture Solution Architecture Service Architecture System Architecture Team target Organization Development Process Architecture Organization Development Process Architecture Change Management Architecture Management Solution Architecture System Architecture Team target Information Architecture Vision Architecture Service Architecture Team AS IS (max) Change Management Architecture Management Information Architecture Vision Architecture Solution Architecture Service Architecture System Architecture Team target Team AS IS (mean) 34

Några perspektiv att tänka på när man bestämmer sig för organisationsform Ska vi gruppera oss utifrån funktion (vad vi kan och vad vi gör?) Ska vi gruppera oss utifrån produkt (vad vi levererar?) Ska vi gruppera oss utifrån vår marknad (för vem levererar vi värde? Ska vi gruppera oss utifrån vilka vi är? 35

Bygg arkitekturorganisationen med fokus på hela verksamhetens utveckling Skapa självständiga team som är med där det händer Inkludera samtliga utvecklingsroller inklusive leverantörer! Sätt tydliga mål i varje team Skapa team av team Sist men inte minst: Skapa stödjande strukturer för teamsamarbetet (ett måste i nätverksorganisationer) Process Information System Teknik Övergripande Verksamhetsområde Lösning 36

Exempel på organisation för arkitekturstöd och styrning Beslutar om styrande principer, stadsplan och målarkitektur Planerar, prioriterar och koordinerar strategiska initiativ Förvaltar investeringsbudget Ansvarar för framtagning och förvaltning av stadsplan/kvarter samt målarkitektur Planerar, prioriterar och koordinerar långsiktiga arkitekturarbeten Förvaltar arkitekturutvecklingsbudget Beslutar om utvecklingsmetod, ramverk, verktyg, roller Ansvarar för framtagning och förvaltning av lösningsarkitektur i förändringsinitiativ. Vägleder utvecklingsprojekt genom omfattningsanalyser, upphandlingar och val av lösning Beslutar om samordning av lösningar 37

Innehåll Arkitekten som organisatör Lite om arkitekturorganisationer Framgångsfaktorer och tips 38

Som arkitekt är du förändringsagent! Vänta inte på att bli inbjuden. Bjud själv in icke-arkitekter i dialogen, ställ frågor och var nyfiken Placera dig smart sätt dig så du syns! Starta studiecirklar, bjud på kunskap och gör studiebesök 39

Förmedla dina insikter Göm inte undan komplexiteten Bär med dig ritningarna, tapetsera väggarna Presentera modeller som efterfrågas Kom ihåg: Modellerna är resultat av samtal 40

Slå in guldtrådar i den befintliga väven Ta vara på befintliga förändringsprocesser och beslutsfora Kommunicera den gemensamma målbilden Bevara och förstärk kopplingarna mellan strategi och utförande, mellan affär, verksamhet och IT 41 41

Tänk utifrån och in när ni organiserar arkitekturarbetet Kartlägg eraintressenter och förstå vad de behöver Hitta era samarbetspartners Bygg team och upprätta strukturer för samarbete Underlätta teamarbetet med god infrastruktur, stödjande ledarskap samt en öppen och intensiv kommunikation! 42

Att organisera ett lagarbete: Arkitekten som organisatör! 43

It doesn t matter what you want to do in business, it s all done with people René Carayol 44

Vem är Eva Kammerfors? Rådgivare och coach inom arkitekturledning och styrning. Inriktning på affärs- och teamdrivet arkitekturarbete Zachman-Certifierad Enterprisearkitekt, Certifierad Affärsarkitekt, IASA-certifierad Business Technology Strategist PROSCI Förändringsledare och Projektledare Lärare i affärs- och verksamhetsarkitektur samt förändrings- och programledning Styrelsemedlem och Communityansvarig IASA Sverige 45