Vägledning för OHSAS 18001 ledningssystem för hälsa och säkerhet

Vägledning för OHSAS 18001 ledningssystem för hälsa och säkerhet Denna guide förklarar vad standarden OHSAS 18001 innebär, när du ska införa ledningssystem för arbetsmiljö. Hör av dig till oss om du har frågor kring certifiering. Första steget i en certifieringsprocess kan ofta vara en förrevision. Det är, en frivillig förberedande granskning/gap-analys, som visar vilka områden ni behöver jobba mer för att vara redo inför en skarp certifieringsrevision. Behöver du gå en kurs har vi kurser om arbetsmiljöledningssystem, intern revision, integrerade ledningssystem mm. Där får du bland annat möjlighet till grupparbeten, diskussion och exempel från verkligheten från våra erfarna kursledare. 08-587 940 00 Strukturen i OHSAS 18001 Allmänna krav 4.1 Arbetsmiljöpolicy 4.2 Planering 4.3.1 Identifiera faror och risker, bedöma risker samt bestämma hur faror och risker styrs 4.3.1 Lagar och andra krav 4.3.3 Mål och handlingsplaner Införande och drift 4.4.1 Resurser, roller, ansvar, organisationsansvar och befogenheter 4.4.2 Kompetens, utbildning och medvetenhet 4.4.3 Kommunikation, deltagande och samråd 4.4.4 Dokumentation 4.4.5 Dokumentstyrning 4.4.6 Verksamhetsstyrning 4.4.7 Beredskap och agerande vid nödlägen Uppföljning 4.5.1 Mätning och övervakning 4.5.2 Utvärdering av att lagar och andra krav följs 4.5.3 Utredning av incidenter, avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder 4.5.4 Redovisande dokument 4.5.5 Intern revision Uppföljning 4.6 Ledningens genomgång

4.1 Allmänna krav Organisationen behöver definiera och dokumentera omfattningen av arbetsmiljöledningssystemet. Ni behöver försäkra er om att det är implementerat och följs inom hela organisationen. Innan ett ledningssystem kan byggas upp måste organisationen identifiera de risker som ska prioriteras och där insatserna behövs. Detta kan till exempel göras genom en intern granskning. Ställ er frågor som Vilka risker finns för arbetstagarna? Vilka är riskerna för besökare, konsulter, leverantörer och underleverantörer? Vilka lagar och andra krav behöver vi följa? Hur ser det ut i nuläget? Vilka rutiner, mätningar och säkerhets- /skyddsanordningar behövs? Det finns en viss flexibilitet i omfattning (scope) och avgränsning av ett arbetsmiljöledningssystem, men det övergripande syftet är att skydda liv och hälsa. Därför kräver detta ledningssystem, i större utsträckning än andra, att ert certifieringsorgan besöker era arbetsställen, inklusive eventuella aktiviteter när era arbetstagare befinner sig utanför er site, för att säkerställa att systemet är fullständigt integrerat. Scopet bör inte utesluta en aktivitet, eller del av en process, på grund av att den är riskfylld och väsentlig för organisationen som helhet. Om en del av verksamheten undantas från scopet bör detta kunna motiveras. Även om en del av organisationen undantas från arbetsmiljöledningssystemets omfattning kvarstår skyldigheten att följa lagar och andra krav. 4.2 Arbetsmiljöpolicy Ledningsgruppen ska, definiera och dokumentera en arbetsmiljöpolicy, som baseras bl a på identifierade arbetsmiljörisker. Syftet med policyn är att skapa en ram för vad som ska uppnås innan man tar steget in i det cykliska Plan-Do- Check-Act (PDCA) arbetet; dvs. planering, implementering, drift, övervakning, korrigerande åtgärder och ledningens genomgång. Policyns omfattning Är den relevant för verksamheten och dess processer? Innehåller den åtaganden om ständig förbättring, förebyggande av skador och dålig hälsa och ett åtagande om att följa lagar och andra krav? Till exempel, Vi strävar efter att erbjuda en säker och hälsosam arbetsplats. Vi ska ständigt sträva efter att minska olyckor och skador till ett minimum", "Vi anser att lagkraven är lägsta acceptabla nivå." - Ger den en ram för att fastställa och revidera målen? Ovanstående uttalanden är ett exempel på detta. - Är den dokumenterad, kommunicerad, granskad och underhållen? Uttalanden i policyn får inte vara vilseledande. Det är viktigt att policyn är ett trovärdigt dokument, som inte används till att antyda bättre arbetsmiljöförhållanden än vad som är fallet. Kom ihåg att policyn är ett dokument som granskas. Standardens text tillgänglig för intressenter innebär att policyn är tillgänglig vid förfrågan, inte nödvändigtvis att den aktivt distribueras och sprids. Minimikravet är att policyn finns tillgänglig för intressenter och är kommunicerad till alla arbetstagare. Arbetstagarna behöver inte kunna policyn utantill, men de bör kunna visa att de har förståelse för vilken innebörd den har för deras arbete och att de medverkar till att följa policyn. Implementering av OHSAS 18001 Genomför en identifiering/ undersökning av de aktiviteter, som finns och deras inneboende risker eller faror Utvärdera risker kring identifierade faror och ranka dem enligt prioritet/allvarlighet Ta fram en arbetesmiljöpolicy Sätt mål och skapa styrning för hur de ska uppnås 4.3 Planering 4.3.1 Planering för riskidentifiering, bedömning, styrning Identifiering av risker, och hur sannolika de är, är nyckeln till hela ledningssystemet, eftersom det är konsekvenserna av riskerna som behöver styras. Alla risker/faror behöver identifieras och sedan granskas för att avgöra om de är allvarliga (signifikanta). De flesta organisationer använder riskidentifieringsmetoder för att möte detta krav i OHSAS 18001. Lämpliga kontroller/mätpunkter måste finnas på plats för att minska riskerna till en acceptabel nivå, och detta är ett löpande arbete. De risker som ska beaktas är de som kan leda till dödsfall, ohälsa, tillbud, olycksfall, skador eller

andra negativa konsekvenser. Det är inte enbart fysiska risker, utan även organisatoriska, psykologiska och sociala risker ska ingå. Organisationen ska sedan avgöra hur allvarliga riskerna är baserat på de kriterier som tagits fram. Det finns inte en enskild rekommenderad metod för riskbedömning. Det är upp till organisationen att välja vilken metod, som ska användas, men metoden behöver medge att den kan upprepas och ge ett jämförbart resultat över tiden. Kriterierna bör inkludera konsekvens och sannolikheten för att risker inträffar. Exempel på frågor är: Har alla aktiviteter identifierats: nuvarande och planerade, i normala, speciella omständigheter (tex underhåll) och nödsituationer? Har alla risker vid en aktivitet, inklusive de som finns i anslutning till arbetsstället, identifierats? Har de risker som identifierats granskats och har lämpliga kontroller/rutiner införts? Har de signifikanta riskerna beaktas, när målen satts? Har de signifikanta riskerna tagits med vid utformningen av övervakning/mätning och i programmen för interna revisioner? Det ska finnas dokumenterade genomgångar av ovanstående frågor och eventuella allvarliga avvikelser ska dokumenteras. Det ska även göras återkommande granskningar av riskidentifiering och analys för att säkerställa att processen fungerar och är aktuell. Modellen nedan visar hur processen för identifiering av faror/risker ger input till andra delar i arbetsmiljöledningssystemet. Så snart de signifikanta farorna och riskerna identifierats är det möjligt att: Skapa en relevant arbetsmiljöpolicy Ange mål och delmål för att förbättra prestanda och /eller minska riskerna Avgöra var rutiner behöver införas för att hantera risker Avgöra var extra utbildning behövs Identifiera gällande lagstiftning Riskanalys och länkar till andra delar av ledningssystemet Policy Mål och delmål Lagstiftning Identifiering av risker Rutiner och instruktioner Utbildning & medvetenhet 4.3.2 Lagar och andra krav Att förstå lagkraven och visa att man uppfyller dem och andra krav (som t ex koncernkrav, code of conduct, kollektivavtal, egna krav mm) är en avgörande del i OHSAS standarden. Det måste finnas en process för att identifiera aktuella lagkrav, förordningar, tillstånd, licenser eller andra krav och hålla sig uppdaterad vid förändringar. Om det sker förändringar av lagkrav är det viktigt att dessa kommuniceras effektivt till de som är berörda. I korthet är syftet med certifiering säkerställa att: Det finns en pålitlig process för att identifiera lagar och andra krav, och för att bedöma om dessa är tillämpliga Viktiga krav kommuniceras till de som behöver informationen Löpande granskningar görs för att uppmärksamma ändringar Organisationen bör visa att den har identifierat tillämpliga krav. Detta kan vara i form av en laglista. 4.3.3 Mål och handlingsplaner Mål och delmål ska dokumenteras och vara i linje med policyn, de identifierade betydande arbetsmiljöaspekterna/riskerna samt lagar och andra krav. För att försäkra sig om att arbetstagare förstår och lever upp till målen bör de medverka vid framtagningen av dem. Mål och delmål ska vara Specifika Mätbara Accepterade Realistiska Tidsbestämda och revideras regelbundet.

Handlingsplaner ska innehålla ansvarsfördelning, resurser för att uppnå målen och tidsramar. Kort och gott; vem ska göra det, hur ska det göras och när ska det göras/vara klart? Särskild vikt ska läggas vid att tydligt definiera de resurser som behövs för att nå respektive mål. Om det är lämpligt kan någon form av relations mätetal användas, så som t ex per anställd, antal timmar osv. Mål och delmål bör fokuseras på att förbättra arbetsmiljö och säkerhet, men även andra mål kan ingå, till exempel: Prestanda för hälsa och säkerhet (ex mätbar minskning av arbetstid vid olyckor) Kontroll (ex förbättrad utbildning leder till bättre kontroll) Kunskap och information (t.ex. undersökningar för att få större förståelse innan investeringar görs). Vissa organisationer sätter mål som handlar om att klara av att leva upp till lagstiftningen. Även om det i standarden inte finns något som säger att man inte får sätta sådana mål, bör målen sträva efter en verklig förbättring av arbetsmiljön och säkerheten (prestandan). Vid en certifiering görs en utvärdering av om målen är utmanande men ändå nåbara. 4.4 Införande och tillämpning 4.4.1 Ansvar och befogenhet För att implementeringen ska bli effektiv behöver organisationen bygga upp den kapacitet och de stödfunktioner (processer) som behövs för leva upp till sin policy, sina mål och klara att hantera sina signifikanta risker. Resurser kan omfatta personal, utrustning och rutiner, såsom schemalagd planering (inklusive granskning, tester och verifiering) och upprätthållandet av dokumentation kring hälsa och säkerhet. Exempel på frågor är: Har ansvar och befogenhet angivits, dokumenterats och kommunicerats? Har ledningen tillhandahållit de resurser som behövs föra att implementera och upprätthålla ledningssystemet för hälsa och säkerhet? Finns ledningens representant utsedd, och är rollen definierad? Har alla chefer åtagit sig att arbeta för att förbättra hälsa och säkerhet? Till skillnad från andra ledningssystemstandarder (ISO 9001 för kvalitet, ISO 14001 för miljö) kräver OHSAS 18001 att ledningens representant är en medlem i högsta ledningen. I de flesta fall är det en medlem i ledningsgruppen. Ansvar och befogenheter för utsedd representant ska vara definierat och dokumenterat. I ledningssystemet för arbetsmiljö ska ansvar och roller definieras tydligt. Detta görs enklast/bäst genom organisationsscheman och/eller instruktioner, processkartor, rutiner och funktionsbeskrivningar. Minimikravet är att det ska finnas en beskrivning av roller och ansvar inom arbetsmiljöledningssystemet. 4.4.2 Utbildning, medvetenhet och kompetens För att få ett framgångsrikt arbetsmiljöarbete krävs att arbetstagarna har tillräcklig kunskap för att utföra sina arbetsuppgifter på ett säkert sätt. Den kunskap som behövs varierar självklart med arbetets art och vilka risker som finns; den kunskap som behövs på ett kontor skiljer sig självklart från den på en byggarbetsplats. Organisationen ska säkerställa att nödvändig utbildning, övning och erfarenhet finns hos all personal, som utför uppgifter som kan medföra signifikanta hälso- och säkerhetsrisker. Detta gäller även underleverantörer, konsulter och besökare. Frågor: Vilka kompetenser behöver vi för att hantera våra risker? Finns det lagkrav som innebär att ni behöver upprätthålla tillstånd/certifiering av kompetens inom något område? Hur identifieras behov av utbildning, medvetenhet och kompetens? Är alla inom organisationen medvetna om sitt ansvar, och de konsekvenser deras arbete kan ha på dem själva och andra? Och de följder det kan få om de inte fullföljer detta? Känner arbetstagarna till sina roller och sitt ansvar för hälsa och säkerhet? Finns det dokumenterat att utbildning genomförts och bevis på att kompetensen höjts? All personal ska ha informerats och vara medvetna om organisationens betydande/signifikanta risker som kan påverka dem själva eller andra. De ska förstå de övergripande målen och det system som finns. Man kan tillexempel använda utbildning, övningar, genomgångar, anslagstavlor, nyhetsbrev, intranätet, e-post etc. Genomförda utbildningar ska vara dokumenterade. När en entreprenör anlitas för att utföra arbete, som medför hälso- och säkerhetsrisker, vid den egna siten (arbetsstället) ska det även finnas dokumentation som visar att de har den utbildning, kunskap och erfarenhet som behövs. 4.4.3 Kommunikation, deltagande och samråd Högsta ledningen ska säkerställa att det finns en effektiv process för samråd med anställda, konsulter, besökare och andra intressenter för att hantera frågor som kan påverka deras hälsa och säkerhet. För att detta ska vara effektivt ska det även finnas möjlighet till feedback kring dessa frågor, såväl som kring ledningssystemets effektivitet.

Det ska även finnas en process för medarbetarnas samverkan i frågor som rör hälsa och säkerhet. Detta omfattar riskanalys, identifiering av lämpliga mätpunkter, delaktighet i utredning av skador och olyckor och granskning av ledningssystemets effektivitet (t ex policy och mål). Samverkan ska finnas kring alla förändringar som rör arbetstagares hälsa och säkerhet, och arbetstagare ska vara representerade vid frågor kring arbetsmiljö (t ex via facket eller vid skyddskommittéer). Även entreprenörer ska omfattas då de berörs. Intern kommunikation är viktigt för att införande av arbetsmiljöledningssystemet ska bli effektivt. Möten, nyhetsbrev, anslagstavlor och intranät kan användas för den interna kommunikationen. Det ska finnas dokumentation som visar att den interna kommunikationen har ägt rum. Det kan vara t ex mötesprotokoll, nyhetsbrev, anslag mm. 4.4.4 Dokumentation Detta är ett generellt krav som anger vilken dokumentation som ska finnas på plats. Syftet är att säkra att organisationens ledningssystem hänger ihop och att interaktioner/gränsytor är tydliga. Det ska finnas dokumentation som visar: Hur arbetsmiljöledningssystemet fungerar, dess centrala delar och hur dessa interagerar. Systemets omfattning. (Scope) Var man kan hitta relevant information och ledningssystemet ska även ange vart relaterad dokumentation och information finns. Arbetsmiljöledningssystemet kan integreras med befintliga ledningssystem för kvalitet och miljö. Många organisationer arbetar i ett verksamhetssystem med rutiner som täcker aspekter inom såväl kvalitet, miljö som hälsa och säkerhet för att säkra att processerna blir rätt från början, vilket minskar risker för potentiella utsläpp samtidigt som jobbet blir utfört på ett säkert sätt. Vi vill poängtera att de kritiska frågorna inte ska överlappa varandra. Med andra ord, om det vid en arbetsuppgift (t ex vid slutna utrymmen) blandas in frågor om kvalitet och miljö, riskerar man att missa fokus på det som är viktigt. Detta är ett illustrativt exempel, men syftet är att visa hur kritiska arbetsuppgifter kräver ett stort fokus. Det är inte ett krav i OHSAS 18001 standarden att skapa en manual, men best practice är att dokumentera arbetsmiljöledingssystemet på ett sätt som är lätt att förstå, återge och är effektivt. En eventuell manual, systembeskrivning eller rutinbeskrivning ska vara så detaljerad, som det behövs. Den ska inte återupprepa orden i OHSAS 18001 standarden, men ska vara en länk som visar hur organisationen hanterar sina hälso- och säkerhetsfrågor samtidigt som den uppfyller kraven i standarden. 4.4.5. Dokumentstyrning Organisationen behöver en process för att ta fram, distribuera, kontrollera och upprätthålla dokumentationen i arbetsmiljöledningssystemet. Finns det en rutin för dokumentstyrning och: Är dokumentationen identifierbar, granskad, godkänd och uppdaterad när så behövs? Innehåller dokumentationen information om ansvar för ändringar? Att rätt version finns där så behövs? Dokumentation tas bort om den är gammal eller finns det ett sätt at visa vilken status den har? Är dokumentationen tydlig, daterad, välorganiserad och arkiverad när så behövs? 4.4.6 Verksamhetsstyrning Syftet med verksamhetsstyrning är att säkra att alla delar av verksamheten, som är kopplade till de identifierade riskerna, lagar, policy och målen hanteras och styrs effektivt. Denna del i OHSAS 18001 syftar till att införa effektiva rutiner för att hantera de identifierade riskerna. Frågor: Är de arbetsuppgifter som är kopplade till signifikanta risker, policy och mål/delmål planerade och kontrollerade? Omfattas underhållsarbete? Finns det dokumenterade säkerhetsföreskrifter/rutiner/instruktioner där så behövs? Finns instruktioner och är dessa tydliga för dem de berör? Hanteras förändringar på ett fungerande sätt? Kommuniceras rutinerna även till leverantörer och entreprenörer när så behövs? Metoder kan vara: Dokumentation som beskriver tillvägagångssätt så som säkerhetsföreskrifter, rutiner och arbetsinstruktioner. Att sätta tydliga kriterier Övervaka efterlevnad av dessa metoder och kriterier Information, instruktioner, övning/utbildning och monitorering Utfärdande av tillstånd (arbetstillstånd) Regelbundet underhåll av utrustning Observationer Revisioner Vissa aktiviteter som normalt sett inte medför någon risk kan bli riskfylld i samband med onormala omständigheter, vid en olycka eller vid nödsituationer. Organisationen måste vara förberedd för alla situationer, som rimligen kan förutses. Ett typiskt exempel på en situation, som avviker från det normala, är när det sker underhåll eller

verksamheten stängs ned/av. Kontroller måste även omfatta deltidsanställda och underleverantörer. Det som bör dokumenteras är: Arbetstillstånd Protokoll från översyn/genomgångar Revisioner Minnesanteckningar från observationer Vissa aktiviteter som normalt sett inte medför någon risk kan bli riskfylld i samband med onormala omständigheter, vid en olycka eller vid nödsituationer. Organisationen måste vara förberedd för alla situationer, som rimligen kan förutses. Ett typiskt exempel på en situation, som avviker från det normala, är när det sker underhåll eller verksamheten stängs ned/av. Kontroller måste även omfatta deltidsanställda och underleverantörer. 4.4.7 Beredskapsplan Organisationen måste vara förberedd på alla olyckor eller nödsituationer, som kan förutses. Detta ska finnas i en beredskapsplan där åtgärder, som ska vidtas i nödsituationer, anges. Exempel på innehåll är rutiner, procedurer som ska följas, telefonnummer, kontroller, uppsamlingsplatser akuta isoleringspunkter skyddutrusning, olika planer (ex vid brand, lagerhållning av farliga ämnen/material etc). Planerna/Rutinerna ska vara testade så långt det är praktiskt möjligt och korrigerade åtgärder vidtagna där de inte fungerade eller där förbättringar behövdes. Detta kan oftast göras genom övningar eller regelbundna tester, men även skrivbordsgenomgångar och datorsimuleringar kan användas. 4.5 Kontroll och korrigerande åtgärder 4.5.1 Mätning av prestanda och övervakning Mätning och övervakning är den löpande granskning som görs. De flesta företag använder statistik för att mäta prestandan. Detta är accepterat, men är en eftersläpande indikator och i sig inte är tillräckligt eftersom antalet olyckor är en reaktiv och kvantitativ indikator.det gäller inte enbart skydd och säkerhet, utan också ohälsa samt organisatoriska, psykologiska och sociala faktorer. Standarden anger även proaktiva eller ledande indikatorer, som kan vara kvantitativa eller kvalitativ. Det innebär åtgärder som görs för att aktivt förebygga tillbud, olyckor och ohälsa. Det kan vara indikatorer som baseras på övningar, inspektion, möten för hälsa & säkerhet, revisioner, snabba åtgärder vid avvikelser mm. Rutinerna ska ange hur övervakningen ska genomföras, hur ofta, kriterier och vad som ska dokumenteras. Kalibrering ska även göras av den utrustning som används för att övervaka arbetsmiljön. Här varierar det självklart beroende på typ av verksamhet. 4.5.2 (4.5.2.1 och 4.5.2.2) Utvärdering av att lagar och andra krav följs Organisationen ska visa hur man kontrollerar att lagar och andra krav (krav inom koncernen, egna krav, bransch praxis, osv ) följs. De flesta uppfyller kravet genom sina interna revisioner, men även andra granskningar och kontroller kan användas. Organisationen ska definiera sin process för kontroll av efterlevnad av lagar och andra krav och det ska finnas dokumentation från dessa kontroller. Detta avsnitt i standarden misstolkas ofta det är inte själva identifieringen av lagkrav som ifrågasätts här. Det är att själva processen, för att hantera att de tillämpliga lagkraven följs, som ska finnas på plats. Detta görs, enligt ovan, genom någon form av intern revision/granskning. Det bör betonas att om man använder interna revisioner för att kontrollera efterlevnad, så ska man även vara medveten om att man ska visa de avvikelser som hittades vanligen i en revisionsrapport i vilken lagkrav som följt upp dokumenteras. 4.5.2 Olycksfall och tillbud, avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder 4.5.3.1 Utredning av olycksfall och tillbud Organisationen behöver ha rutiner som visar hur olyckor, tillbud (även nästan tillbud ) och avvikelser ska rapporteras och utredas. Man ska visa att korrigerande åtgärder vidtagits och kunna bekräfta att åtgärden inte skapat nya/andra faror. Kom även ihåg att göra riskbedömning för planerade korrigerande och förebyggande åtgärder. 4.5.3.2 Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder I det här avsnittet kräver OHSAS att organisationen skapar, implementerar och underhåller rutiner för att ta hand om faktiska och potentiella avvikelser och vidtar korrigerande och förebyggande åtgärder. Avvikelse Organisationen ska hantera alla avvikelser åtgärda omedelbara problem och minska deras följder. Korrigerande åtgärd Att identifiera orsaken till problemet och hindra att det händer igen. Förebyggande åtgärd Det behövs även en mekanism för att identifiera och undanröja potentiella problem. Korrigerande och förebyggande åtgärder bör stå i proportion till de faror och risker som finns. Organisationen måste sträva efter att lösa grundorsakerna, snarare än att bara behandla symtomen. Förändringar till följd av vidtagna åtgärder måste återspeglas i rutinerna.

Dokumentation av avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder ska upprätthållas och innehålla: En beskrivning av den befintliga eller potentiella avvikelsen (t ex olycks- eller tillbudsrapport) Orsaken till avvikelsen De åtgärder som vidtagits för att eliminera orsakerna till befintliga eller potentiella avvikelser Ändringar som gjorts i rutiner och dokumenterats på grund av avvikelser Information kring olyckor bör förvaras säkert eftersom de ofta innehåller persondata. Det är värt att notera att utan att identifiera orsaken, kan förebyggande åtgärder inte säkert ha uppnåtts. För att hitta grundorsaken kan man använda sig av den enkla metoden 5 x Varför. (Läs mer om metoden på Wikipedia) 4.5.4 Redovisande dokument Organisationen måste etablera och upprätthålla ett system för att identifiera, underhålla och gallra dokumentation. Dokumentationen måste vara tydlig, identifierbar och åtkomlig. Detta kan vara viktigt när IT-lösningar används och både mjuk- och hårdvara uppdateras. Dokumentationen ska ha en fastställd arkiveringstid. Ett system behöver skapas för att dokumentationen bevaras och förvaras på sådant sätt att de är lätt åtkomliga och skyddade mot att förstöras. Olika krav på arkiveringstid finns för olika typer av dokument (ex ekonomiska, läkarjournaler, avtal osv), kontrollera vad som gäller för era dokument. Dokumentationen ska omfatta: Dokumentation för lagstadgade och juridiska syften. Dokumentation som anges i ledningssystemets processer och rutiner. Register över utbildningar och övningar Rapporter från arbetsmiljöinspktion och interna revisioner Konsultrapporter Olycks- och tillbudsrapporter Protokoll från skyddskommité och skyddsrond Medicinska journaler och hälsokontroller Rapport från företagshälsovård Protokoll från genomgång och underhåll av personlig skyddsutrustning Ledningens genomgång Identifiering av faror, Risk analys och riskbedömning (Hazard identification, risk assessment and risk control records) De korrigerande åtgärder som vidtagits för att undanröja orsaker till potentiella och befintliga avvikelser. Dokumentation över de rutiner som implementerats eller ändrats till följd av avvikelser. 4.5.5 Revision Ett revisionsprogram ska tas fram och detta ska omfatta hela ledningssystemet. Syftet med revisionen är att försäkra sig om att planerade aktiviteter genomförs som planerat och att identifiera möjligheter till förbättring. Revisionsprogrammet bör ha de signifikanta riskerna som utgångspunkt. Det bör säkerställas att: Återkommande revisioner planeras in och att dessa omfattar hela ledningssystemet Revisionen ska omfatta en granskning av att ledningssystemet är implementerat och underhållet för att visa att man lever upp till kraven i OHSAS 18001, lagar och de egna rutinerna. Revisionsprogrammet är baserat på det som är viktigt för hälsa och säkerhet signifikanta risker och resultaten från tidigare revisioner. Planen för revisionerna ska omfatta scope, frekvens, metodik, ansvar och rapportering Revisionsplanen ska stå i proportion till de betydande riskerna, ta i beaktande hur väl mål och delmål har nåtts, såväl som resultaten från tidigare revisioner. Interna revisorer ska vara kompetenta och oberoende. Kompetenta innebär att revisorerna förstår processen som ska granskas, har förstått hälso och säkerhetsriskerna och relevant lagstiftning. De ska också ha god kunskap om ledningssystemet och revisionstekniker. Oberoende innebär att revisorerna inte är ansvariga för de aktiviteter/arbetsuppgifter de reviderar. Det betyder att t.ex. en Säkerhetsansvarig kan revidera delar av arbetsmiljöledningssystemet, men inte de delar hon/han själv är ansvarig för. 4.6 Ledningens genomgång Syftet med ledningens genomgång är att avgöra om arbetsmiljöledningssystemet är effektivt och dess förmåga att nå målen. Ledingens genomgång ska göras med lämpliga intervall, årligen är ett minimikrav. För ett nytt system behöver det dock göras oftare. All relevant och nödvändig information måste finnas tillgänglig för att genomgången ska vara meningsfull. Lämpliga ledningsfunktioner måste vara representerade vid genomgång och uppföljning, även detta för att det ska vara meningsfullt och säkerställ att nödvändiga åtgärder kan implementeras. Protokoll från ledningens genomgång ska finnas och vara upprättade på ett sådant sätt att det går att se att standarden efterlevs. Följande information ska finnas tillgänglig:

Resultat från interna revisioner och granskning av efterlevnad av de lagar och andra krav som organisationen berörs av. Resultatet från 4.4.3 Kommunikation, deltagande och samråd. relevant kommunikation från externa intressenter, inklusive klagomål. arbetsmiljöprestandan inom organisationen. i vilken utsträckning målen har uppnåtts status från utredning av olyckor och tillbud, korrigerande och förebyggande åtgärder. uppföljning av ledningens genomgångar från tidigare tillfällen. ändrade omständigheter, inklusive lagkrav och andra krav kopplade till hälsa och säkerhet. Förbättringsförslag. Resultatet från ledningens genomgång ska vara i linje med organisationens åtagande till ständig förbättring och ska omfatta alla beslut som är kopplade till prestandan inom hälsa och säkerhet policy och mål för hälsa och säkerhet resurser andra delar inom ledningssystemet för arbetsmiljö Lämpliga delar av resultatet ska göras tillgängligt för kommunikation, deltagande och samråd (se 4.4.3) Lycka till med ert ledningssystem för arbetsmiljö! Kontakta oss gärna Ring oss på 08-587 941 90 så berättar vi mer. Behöver ni utbildning? DNV kan erbjuda öppna och företagsinterna kurser om ledningssystem för arbetsmiljö och OHSAS 18001. För mer information om innehåll och datum. Se www.dnvba.com eller kontakta utbildning@dnv.com. Redo för externa revisioner? När vi reviderar använder vi DNVs metod som vi kallar Risk Based Certification *. Det innebär att vi fokuserar revisionen på de områden som är viktigast för ert företag att ha god kontroll över. Därmed kan vi ge väl underbyggd information till er högsta ledning om ledningssystemets förmåga att stödja företagets mål. Vi berättar gärna mer om vårt arbetssätt hör av dig till oss oavsett om ni står i startgroparna för en certifiering eller om ni är certifierade sedan tidigare och vill komma vidare. DNV BUSINESS ASSURANCE