Malmö stad Fritidsförvaltningen Handläggande avd: Föreningsavdelningen Ärende nr: 9 Datum: 2012-02-02 Ärende: Ansökan om dispens GAK Enighet Sammanfning: GAK Enighet inkom den 25 januari med ansökan om dispens från kravet rapportera in aktivitetsuppgifter via det digitala aktivitetsrapporteringssystemet. Föreningen hemställer i sin skrivelse Fritidsnämnden ger föreningen dispens för perioden januari-juni 2011 rapportera enligt tidigare system och godkänner de aktiviteter vilka lämnats in i pappersform. Föreningar registrerade på nivå 3 barn och ungdom ska från och med 1 januari 2011 inrapportera aktiviteter digitalt. Redan från och med 1 januari 2010 gavs alla föreningar på registreringsnivå 3 barn och ungdom möjlighet börja använda systemet. Malmö stads digitala system tar höjd för alla regler som ligger inom bidraget, tar fram olika typer av statistik samt är kopplat till Malmö stads folkbokföringsregister (dock kan föreningen välja endast inrapportera deltagaren utan de fyra sista siffrorna i personnummer). Förvaltningen har informerat alla föreningar kontinuerligt och anordnat utbildningar i och om det digitala systemet sedan hösten 2009. Föreningen har enligt egna uppgifter fört sin närvarorapportering i pappersform för januari juni 2011 på ett korrekt sätt enligt de gamla reglerna och har dessa uppgifter bevarade. Eftersom det rör sig om ett relativt stort antal aktiviteter så anser förvaltningen det är viktigt dessa aktiviteter kommer in i den statistik som går ta fram ur det digitala aktivitetssystemets databas. Därför är det inte lämpligt särredovisa dessa i pappersform. Förvaltningen föreslår föreningen ges avslag på sin dispensansökan men ges möjlighet föra in sina aktivitetsuppgifter i det digitala systemet fram till och med den 15 april 2012. Förslag till beslut: Fritidsnämnden föreslås besluta avslå GAK Enighets ansökan om dispens från kravet rapportera in aktivitetsuppgifter via det digitala aktivitetsrapporteringssystemet ge GAK Enighet en utökad tidsdräkt fram till 2012-04-15 för rapportera in föreningens aktivitetsuppgifter för perioden 2011-01- 01 2011-06-30 omedelbart justera paragrafen Kortis dispens GAK Enighet Bo Sjöström Fritidsdirektör
2 (5) Till Fritidsnämnden Tjänsteutlåtande Handläggande avdelning: Föreningsavdelningen Datum: 2012-01-27 Ärende: Ansökan om dispens GAK Enighet Ärendet GAK Enighet inkom den 25 januari med ansökan om dispens från kravet rapportera in aktivitetsuppgifter via det digitala aktivitetsrapporteringssystemet. Föreningen hemställer i sin skrivelse Fritidsnämnden ger föreningen dispens för perioden januari-juni 2011 rapportera enligt tidigare system och godkänner de aktiviteter vilka lämnats in i pappersform. Vidare framför föreningen i sin skrivelse de önskar bli beviljade aktivitetsbidrag för de i pappersform inrapporterade aktiviteterna samt låta aktiviteterna ligga till grund för lokalkostnadsbidrag och konsulentbidrag. Bakgrund Föreningar registrerade på nivå 3 barn och ungdom ska från och med 1 januari 2011 inrapportera aktiviteter digitalt. Redan från och med 1 januari 2010 gavs alla föreningar på registreringsnivå 3 barn och ungdom möjlighet börja använda systemet. Malmö stads digitala system tar höjd för alla regler som ligger inom bidraget, tar fram olika typer av statistik samt är kopplat till Malmö stads folkbokföringsregister (dock kan föreningen välja endast inrapportera deltagaren utan de fyra sista siffrorna i personnummer). Förvaltningen informerade alla föreningar som har konsulentbidrag om det digitala systemet, regler och datum för inlämning och när det skulle bli obligatoriskt använda sig av systemet på konsulentkonferensen i mitten av oktober 2009. På denna konferens medverkade Enighets tre konsulenter. Sedan slutet av 2009 har förvaltningen anordnat utbildningar i det digitala systemet kontinuerligt, sammanlagt åtta utbildningstillfällen under 2009 och 2010 samt fem tillfällen under 2011. Utöver utbildningarna har förvaltningen haft föreningar på enskilda möten om systemet, inklusive Enighet. Fritidsförvaltningen skickade ut användaruppgifter och användarmanualer till alla föreningar som innehar konsulentbidrag i början av 2010. Därefter fortse fritidsförvaltningen skicka ut, efter ansökan från föreningen, användaruppgifter till övriga föreningar på nivå 3 med barn och ungdomsverksamhet. Förvaltningen har sedan hösten 2009 kontinuerligt informerat föreningar via föreningsnytt, interbook, utbildningar och malmo.se om systemet och regler som rör detta. Två föreningar har av fritidsnämnden beviljats dispens från använda det digitala
3 (5) aktivitetsstödet sedan tidigare, IF Friskis o Svettis och Korpföreningen Malmö Fotboll. Dessa föreningar har beviljats dispens från 1 januari 2011 till och med 31 december 2012. Bakgrunden till dessa dispenser är dessa föreningar sedan tidigare själva tagit fram egna digitala närvarorapporteringssystem och de i stället för lägga ned dessa system ska arbeta för dessa anpassas så information kan föras över mellan systemen. Under tiden ska dessa verksamheter rapportera in uppgifter från sina system om aktiviteter uppdelat på kön, ålder och stadsdel. Föreningens skrivelse Två av föreningens konsulenter skulle den 23 november 2010 gå på utbildning om det digitala aktivitetsstödet. Kursen blev framflyttad och blev senare fulltecknad vilket gjorde det inte fanns några platser kvar när föreningen anmälde sig. Den 2 februari 2011 var en av föreningens konsulenter på utbildning i det digitala aktivitetsstödet. En av föreningens konsulenter har under 2011 varit föräldraledig, en annan fick sluta med omedelbar verkan i mitten av 2011. Enligt föreningens egen utsago beslöt de sig för påbörja sammanställningen av aktiviteter på samma sätt som tidigare (via pappersblankett) på grund av systemet var instabilt, långsamt och hade andra brister. Föreningen har haft en rad möten med fritidsförvaltningen där föreningen har blivit informerad om vad som gäller. Under mötet den 8 augusti fick föreningen en genomgång av hur systemet fungerar och vad som gäller. På mötet meddelade föreningen de ville ha dispens för fortsätta rapportera aktiviteter via pappersblankett. Vidare har föreningen haft kontakt och samtal med både fritidsdirektören och avdelningschef från föreningsavdelningen. Den 20 december 2011 förstod föreningen det skulle vara omöjligt hinna rapportera in alla aktiviteter som föreningen bedrivit någon gång under 2011 i det digitala systemet tills den 15 februari. Föreningen mejlade därför in de aktiviteter föreningen haft under våren till fritidsförvaltningen. Det var samma underlag som skickades till Riksidrottsförbundet den 15 augusti. Förvaltningen ställde sig frågande till mejlet och föreningen svarade då de kommer rapportera in aktiviteter som de har haft från den 1 juli och framåt i det nya systemet och det inte finns några möjligheter lägga in aktiviteterna för våren i efterhand på grund av föreningens stora verksamhet. I samma mejl skriver föreningen, om det krävs separat dispensansökan för våren 2011 till grund för utbetalning skickar föreningen in en sådan vid begäran från förvaltningen. Den 2 januari svarar fritidsförvaltningen dispens endast kan beviljas av fritidsnämnden. Föreningen hade även ett möte med Bo Sjöström den 19 januari där det tydliggjordes för föreningen det endast är fritidsnämnden som kan bevilja dispens i detta ärende. Vidare skriver föreningen ett avslag innebär en ekonomisk katastrof för föreningen. Föreningen fick först i slutet av januari i år ett slutgiltigt besked om lokalkostnaderna ökar med 170 000 kronor. Fritidsförvaltningens bedömning
4 (5) Förvaltningen anser å ena sidan det funnits en del brister i systemet, men å andra sidan anser förvaltningen föreningen trots detta borde ha rapporterat in sina aktiviteter i det digitala systemet och i likhet med vad övriga föreningar har gjort. Gällande alla föreningar hamnade i ett öppet register så handlar detta om en bug i systemet gjorde föreningar kunde se de i systemet inlagda personerna med för-/efternamn, födelse- /personnummer och postnummer, men inte med föreningstillhörighet. Detta var något som framkom i mitten av 2011 vartefter förvaltningen vidtog omedelbara åtgärder. Numera är alla uppgifter som en förening lagt in i systemet endast knutna till berörd förening. Föreningen har som enda förening i Malmö stad bidrag för tre konsulenter. Vanligtvis beviljas föreningar bidrag endast för maximalt två konsulenter men på grund av föreningens omfande verksamhet har föreningen beviljats dispens för ytterligare en och sammanlagt tre konsulenttjänster. Föreningen är utan tvekan en av Malmös största föreningar. Föreningen inrapporterade för 2010 sammanlagt 6182 aktiviteter och 1759 bidragsberättigade medlemmar. Fritidsförvaltningen beviljade föreningen bidrag på sammanlagt 1 372 657 kr för verksamhetsåret 2010. Förvaltningen anser föreningen borde ha planerat sin verksamhet utifrån de nya riktlinjer som finns samt föreningen haft alla möjligheter sköta inrapporteringen av aktiviteter i enlighet med nämndens beslut. Föreningen har vidare haft alla möjligheter ansöka om dispens tidigare men inte gjort detta. Förvaltningen har vid de två tidigare dispensansökningarna haft en rad möten, samtal och informationsutbyte för säkerhetsställa de system och rutiner som dessa föreningar använder sig av följer fritidsförvaltningens riktlinjer samt likadan statistik som finns i det digitala systemet kan tas ut från föreningens system. Ett flertal föreningar som ligger strax under GAK Enighet gällande antal aktiviteter och medlemmar men med färre anställda med konsulentbidrag har använt sig av det digitala systemet sedan början av 2010 utan några större problem. Vidare anser förvaltningen föreningen sedan frågan om eventuell dispens kom på tal informerats på ett tydligt vis, d.v.s. det enbart är fritidsnämnden som kan bevilja detta. Vid ett eventuellt avslag kommer föreningen förmodligen fortfarande ligga kvar på en nivå gällande antalet aktiviteter så ett bidrag för två konsulenttjänster kan beviljas dock kommer lokalkostnadsbidraget och såklart aktivitetsbidraget minskas mot föregående år. Föreningen har enligt egna uppgifter fört sin närvarorapportering i pappersform för januari juni 2011 på ett korrekt sätt enligt de gamla reglerna och har dessa uppgifter bevarade. Eftersom det rör sig om ett relativt stort antal aktiviteter så anser förvaltningen det är viktigt dessa aktiviteter kommer in i den statistik som går ta fram ur det digitala aktivitetssystemets databas. Därför är det inte lämpligt särredovisa dessa i pappersform. Förvaltningen föreslår föreningen ges avslag på sin dispensansökan men ges möjlighet föra in sina aktivitetsuppgifter i det digitala systemet fram till och med den 15 april 2012.
5 (5) Fritidsnämnden föreslås besluta avslå GAK Enighets ansökan om dispens från kravet rapportera in aktivitetsuppgifter via det digitala aktivitetsrapporteringssystemet ge GAK Enighet en utökad tidsdräkt fram till 2012-04-15 för rapportera in föreningens aktivitetsuppgifter för perioden 2011-01-01 2011-06-30 omedelbart justera paragrafen Bo Sjöström Fritidsdirektör