Internkontrollrapport för kommunledningsförvaltningen 2012

1\atrineholms kommun KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Kommunstyrelsens handling nr 10/2013 1 (11) 2013-02-19 Vär beteckning Vår handlåggare Jenny Bolander Biträdande förvaltningschef Ert datum Er beteckning Internkontrollrapport för kommunledningsförvaltningen 2012 Enligt kommunstyrelsens reglemente för intern kontroll ska nämnderna löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom deft egna ansvarsområdefi och senast i samband need årsredovisningen upprättas, rapportera resultatet från uppföljningen sill kommunstyrelsen. Nedan redovisas resultatet från uppföljningen av kotnmunledningsförvaltningens interna kontroll. Eventuella vidtagna åtgärder till följd av genomförda kontroller framgår nedan. 1 Rätt lön Kontrollmoment: Rätt lön betalas ut rätt person med rätt belopp. Kontrollmetod: Slumpmässigt har anställningsuppgifter för 151 tillsvidareanställda (ca 5 % av kommunens tillsvidareanställda) kontrollerats. Uppgifter i lönesystemet har jämföl-ts mot uppgifter i personakterna. Resultat: Ett felaktigt skrivet avtal hittades där datum och lön inte stämmer överens. Alla akter gick att hitta. Åtgärd: Skicka tillbaka det felaktigt skrivna avtalet så att det koi~rigelas. Ta upp avtalet till diskussion på löneenheten i syfte att förhindra att ett sådant avtal accepteras igen. Avtalet skulle ha skickats åter till chefen direkt då det kom in. 2 Avslutade anställningar Kontrollmoment: Att lön ej utbetalas när anställd slutat. Kontrollmetod: Stickprov på 10 % av de anställda som avslutat sin anställning under kvartal 3, 2012. Resultat: Inga felaktigheter upptäcktes vid kontrollen. Åtgärd: Ingen åtgärd. 3 Arbetsmiljö Kontrollmoment: Aktuell handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM). Kontrollmetod: Stickprov på en stor och en liten förvaltning. Vård- och ~msorgsföivaltningen (VOF) och kultur- och turismförvaltningen (KTF) K:\Beredningsmöten~2013~13~227\Internkontrolirapport KLF 2012.doc

1\~ttrineholYns kommun 2 (11) Resultat: VOF har aktivt arbetat med handlingsplaner på arbetsplatsnivå. KTF har arbetat med systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) men inte dokumenterat i handlingsplan. Åtgärd: Skapa I1rtin för insamlinb och kontroll av handlingsplaner. 4 Jämställdhet Kontrollmoment: Att aktuell jämställdhetsplan finns på förvaltningarna. Enligt 13 disk~-imineringslagen är arbetsgivaren skyldig att upprätta en plan för jämställdhetsarbete var tredje år. Kontrollmetod: Två förvaltningar granskas. Vård- och omsorgsförvaltningen (VOF) och kultur- och turismförvaltningen (KTF) har granskats 2012. Resultat: VOF skulle revidera sin jämställdhetsplan under 2012 men avbröt arbetet då planen är att personalkontoret ska ta fram en mall för upprättande av jämställdhetsplan som ska gälla för samtliga förvaltningar. KTF:s jämställdhetsplan reviderades 2009. Åtgärd: Personalkontoret kommer under 2013 att ta fram en mall som ska vara till hjälp för samtliga förvaltningar i upprättandet av sin jämställdhetsplan och handlingsplan. 5 Korrekta uppgifter i WinLas, systemstöd Kontrollmoment: Korrekta uppgifter firms i WinLas. Kontrollmetod: Uppgifter i Winlas stäms av mot uppgifter i personakt. Stickprov tas utifrån lista över visstidsanställd vi mätdatum, två månader innan kontrollmånad. Antalet stickprov är 30 och fördelas över bildningsförvaltningen, vård- och omsorgsförvaltningen och service- och teknikförvaltningen. Resultat: Kontrollen visar att övervägande del av uppgifter i personakt stämmer överens teed det som finns Y egistrerat i WinLas. I de fall där det inte stämmer är det anställningsavtal som saknas i förhållande till de anställningar som finns registrerade i VVinLas. En person med tillräckligt många dagar för konvertering har ej blivit konvet-terad. Åtgärd: Öve1 syn av respektive förvaltnings Y utin för upprättade av anställningsavtal. Ta tram listor på personer som uppnått dagar för konvertering och därefter påtala för respektive chef om konverteringsskyldigheten. 6 Handlingsplan rehabilitering Kontrollmoment: Att aktuell handlingsplan för arbetslivsinriktad rehabilitering finns. Kontrollmetod: Stickprov på individnivå av långtidssjukskrivna (mer än 60 dagar). Fyra slumpvis utvalda personer per förvaltning. Stickproven gjorda på bildningsförvaltningen, vård- och omsorgsförvaltningen och service- och teknikförvaltningen. Resultat: Nio personer där medicinsk behandling pågår eller tjänsten är på väg att avslutas och arbetslivsinriktad rehabilitering inte är aktuell. Tre personer ska återgå i arbete. Totalt nio personer som är i en fas där det inte är aktuellt med handlingsplan föl arbetslivsinriktad rehabilitering. Två personer är på återgång till arbete och det K:\Beredningsmöten12013113022711nternkontrollrapport KLF 2012.doc KOMMUNLEDNINGSFORVALTNINGEN Besöksadress: Djulögatan 41 Org.nummer 212000-0340

1\atrineholms kommun 3 11O finns en handlingsplan. En person är på väg tillbaka till arbete men handlingsplan saknas. Åtgärd: Under våren 2013 planeras fyra utbildningstillfällen föi chefer i Adato. EI1 pilotgrupp med chefer från BIF och STF finns redan. Adato är ett IT-stöd för chefer i rehabiliteringsprocessen och som bland annat underlättar dokumentationen iett rehabiliteringsärendeärende. 7 Resurssäkring i projekt Kontrollmoment: Säkerställa att förvaltningarna avsätter projektarbetstid enligt projektdirektiv som fastställs av kommunstyrelsen. Kontrollmetod: Säkerställa att projektkontoret kommunicerar med och far klartecken av förvaltningscheferna för kommande projektdirektiv. Ska ske minst två månader innan projektdirektiv behandlas i kommunstyrelsen. Resultat: Kontrollmomentet anses vara uppfyllt utan avvikelser. Kontrollen visar vidare att projekt "Samlad jour och beredskap" och "Nytt affärssystem" kommunicerats kontinuerligt på kommunens ledningsgluppsmöten under punkten Kommunövergripande projekt. Åtgärd: Fortsatt arbete med resurssäkring genom kontrollmomentet. 8 Informationssäkerhetspolicy - aktuell Kontrollmoment: Att dokumenten är aktuella och tillgängliga. Kontrollmetod: Genomgång på IT-rådet. Resultat: Sammanslagning och reviderinb har skett av Informationssäkerhetspolicy samt IT-policy. Åtgärd: IT-rådet har det sammanslagna dokumentet på remiss. 9 IT-strategi - aktuella Kontrollmoment: Att dokumenten är aktuella och tillgängliga. Kontrollmetod: Genomgång tillsammans med IT-rådet. Resultat: IT-vision och IT-strategi är från 20007 samt 2008. Åtgärd: Uppdatering av dokumenten sker under 2013. 10 Informationssäkerhetspolicy - efterlevnad Kontrollmoment: Att dokumenten efterlevs. Kontrollmetod: Stickprov genom telefonsamtal till utvalda anställda inom förvaltningarna. Resultat: Streckprov visar på att alla nyanställda inte blir uppdaterade på befintliga dokument. Åtgärd: Utökad och förbättrad information på Infranätet, förvaltningsansvariga på IT-kontoret utbildar sina kontaktpersoner. 11 IT-policy och IT-strategi - efterlevnad Kontrollmoment: Att dokumenten efterlevs. K:\Beredninasmöten12013\130227\Internkontrollrapport KLF 2012.doc Telefon: 0150-57058

Tj y~ 1\atrineholms kommun ', _' _--:. 4 (11) Kontrollmetod: Frågan avseende policy och strategi lyfts på IT-rådet. Resultat: IT-policy är inaktuell. Åtgärd: IT-policy är omformulerad och ingås nu i informationssäkerhetspolicy. 12 Avveckling, uppgradering, utökning och implementering av ITsystem samt utrustning Kontrollmoment: Inköp kanaliseras via IT-kontoret. Kontrollmetod: Genomgång av fakturor och bokförda transaktioner. Resultat: Kontroller visar att förvaltningar efterlever KS beslut. Åtgärd: Fortsatt kontroll. 13 Inventariehantering Kontrollmoment: Rutiner finns dokumenterade, är spridda på IT-kontoret och efterlevs. Kontrollmetod: Stämma av samtliga internfaktureringsunderlag med förvaltningarna en gång per månad. Resultat: Inventering samt uppdatering av register sker under kvartal 1 2013, därefter löpande kvartalsvis. Åtgärd: Ta fram ny rutinbeskrivning tillsammans ined extern levet aritör. '14 Kontanthantering Kontrollmoment: Handkassor kontroll att kvitton och underlag finns. Kontantkassor att rutiner för kassahantering följs. Kontrollmetod: Stickprov på 25 stycken handkassor under perioden 2012-01-O 1-- 2012-12-31. Resultat: Granskningen visar att 21 stycken handkassor är utan anmärkning. I ett fall har återstående belopp i kontantkassan justerats. I ett fall finris det frågetecken på inoms. I ett fall har man inte dragit momsen. I ett fall har det inte gått att få fram en giltig attestförteckning. Två kvitton har felaktig underskrift. Åtgärd: Utbildning/information till de soin får ut en handkassa. Utbildningsinsatser vad det innebär att attestera vara attestant. Betydelsen av en aktuell attestförteckning bör tydligt förklaras. 15 Investeringar Kontrollmoment: Att riktlinjerna för investeringar följs. Kontrollmetod: Vid aktivering av investeringar har alla transaktioner på 10 stycken investeringar granskats. Period: 2012-01-O 1--2012-12-31 Resultat: De rutiner som finns för aktivering av investering efterlevs inte. Ansvarig för investeringen ska anmäla till ekonomi- och upphandlingskontoret när investeringen är klar och tas i drift. Denna rutin har inte fungerat under året. Anläggningar aktiveras för sent, tillgången bokförs inte i balansräkningen och avskrivningar påbörjas för sent. K:\Beredningsmöten~20131130227\Internkontrollrapport KLF 2012.doc

_...,; l~atrineholins kominan 5 (17 ) Vär beteckning Åtgärd: Ett finer aktivt arbete mot förvaltningarna. Genomgång av hur rutinen ska fungera. Förvaltningsekonomerna måste göra regelbundna uppföljningar på investeringar. 16 Behörighet i system Kontrollmoment: Kontroll av att personer som slutar är avslutade r Agresso och Proceedo. Kontrollmetod: En lista över alla tillsvidareanställda som slutat under 2012 från löneenheten jämfördes med användare i Agresso och Proceedo. Period: 2012-0l -O 1-- 2012-12-31 Resultat: Av de som slutat var det 33 personer som inte var avregistrerade i Agresso. I Proceedo var det 68 personer sore inte var avslutade. Av alla som slutat så har inte alla haft tillgång till systemen. Det finns blanketter som ska skickas in till ekonomioch upphandlingskontoret för avregistrering i systemet då anställningen upphör. Kontrollresultatet visar att rutinen inte tycks fungera. Åtgärd: Information till förvaltningarna om vilka rutiner som gäller. 17 Avtalstrohet Kontrollmoment: Alla aktuella ramavtal finns i Proceedo. Kontrollmetod: Alla avtal. Resultat: Kommunjurist har meddelat att en fiillständig kontroll gjordes i slutet av året när kommunen bytte avtalsdatabas i samband med projekt Nytt affärssystem. Nästa år kommer den, i och med det nya affärssystemet alltid att vara uppdaterad. Åtgärd: Ingen åtgärd. 18 Kundfakturering Kontrollmoment: Att kundfaktu~ a skickas så snart som möjligt efter utförd tjänst. Kontroll sker av ströfakturering. Kontrollmetod: Kontroll av har skett av ströfakturering. Service- och teknikförvaltningen, Viadidakt och samhällsbyggnadsförvaltningen kontrollerades. Här valdes slumpmässigt 10 stycken ordnar avseende ströfakturering. Förvaltningarna fick skicka in underlagen som hörde till ordnarna och dessa jämfördes med ordern och när faktura skickats ut. Period: 2012-01-0--2012-12-31. Resultat: Inget att anmärka. Åtgärd: Ingen. 19 Inköp Kontrollmoment: Kontroll att LOU följs, huruvida direktupphandling görs vid rätt ti11fä11ey1. Resultat: Kontroll har inte genomförts som planerat 2012 varför en avvikelse rapporteras. Kontrollmomentet genomförs 2013. Åtgärd: Fortsatt kontroll. 20 Verifikationer Kontrollmoment: Att godkänt bokföringsunderlag fituis till utanordningar. K:\Beredningsmöten~2013\130227\Internkontrollrapport KLF 2012.doc

_ 1\atrineholms kommun ~( 11 Kontrollmetod: 50 stickprov från olika förvaltningar. Samma underlag användes vid kontroll Attest utanordningar. Period: 2012-01-01--2012-12-31. Resultat: Belopp har återbetalats till annan än som angivits som inbetalare. Moms har inte bokförts. Åtgärd: Utbilda och förtydliga vad det krävs tör underlag för utbetalningar. Se också åtgärd Attest utanordningar. 21 Momsregler - billeasing Kontrollmoment: Moms vid billeasing, kontroll att momsreglerna följs. Kontrollmetod: 25 stickprov hela kommunen. Sökning i Agresso konto 6141 Billeasing. Där har två verifikationer plockats från leverantrösreskontran per månad januari-november, tre stycken i december. Avstämning mot fakturorna i Proceedo om hel eller halv moms har dragits. Period: 2012-01-O 1--2012-12-31. Resultat: Fem fall där felaktig moms drabits. Vid fyra av dessa fem fall harförvaltningen upptäckt felet och rättat. Åtgärd: Utbildning och information om regler. 22 Momsregler åter sökning Kontrollmoment: Att återsökning av moms sker enligt gällande regler för särskild momskompensation. Kontrollmetod: Stickprov i hela kommunen för 3 olika månader. Period: 2012-01- O 1--2012-12-31. Resultat: Momsen är inte alltid återsökt under rätt månad tjänsten köptes. Ibland är flera månader sammanslagna. Svårt att veta från vilka leverantörer som morns ska återsökas. Listan över hyror särskilt boende stämmer inte. Åtgärd: Listan över hyror särskilt boende kommer att gås igenom under våren. Vidare ska resultatet av översynen avseende återsökningarna 2009-2011 ses över. 23 Attest - listor Kontrollmoment: Attestlistor aktuella i Proceedo. Kontrollmetod: Period 2012-10 vald för kontroll av samtliga förvaltningar. Ett slumpmässigt antal fakturor har valts ut för perioden för respektive förvaltning. En kopia av fakturan har skrivits ut och verifikationsnummer, kontering, granskare och attestant har noterats. Därefter har kontroll i attestförteckningen skett. I de fall där attestförteckning har saknats har ekonomen på förvaltningen kontaktats. Resultat: Kommunledningsförvaltningen Fem fakhiror kontrollerade. Samtliga attestförteckningar finns. Samhällsbyggnadsförvaltningen En faktura kontrollerad. Attestföl-teckning finns. Service- och teknikförvaltningen Fem fakturor kontrollerade. 4 av 5 attestförteckningar finns. Ekonomen kontaktad. Kultur- och tursimförvaltningen Två fakturor kontrollerade. 1 av 2 attestförteckningar finns. Ekonomen kontaktad. Bildningsförvaltningen K:16eredningsmöten~2013\130227\Internkontrollrapport KLF 2012.doc

~. 1\atrineholms l~ominun 7 (11) Fem fakturor kontrollerade. 4 av 5 attestförteckningar finns. Administratören kontaktad. Viadidakt Två fakturor kontrollerade. Attestförteckning finns. Vård- och omsorgsförvaltningen Fyra fakturor kontrollerade. Attestförteckning finns. Socialförvaltningen Två fakturor kontrollerade. 1 av 2 attestförteckningar finns. Ekonomen kontaktad. Åtgärd: Attestförteckningarna bör kompletteras. 24 Attest - utanordning Kontrollmoment: Attest utanordningar - attest sker av behöriga personer. Två personer i förening. Kontrollmetod: 50 stickprov från olika förvaltningar. 2012-01-O 1--2012-12-31. Resultat: Granskningen visar att det fattas attestlista på vissa objekt samt för en förvaltning. Behörighetsattester saknas. Förvaltningschefen eller annan chef har beslutsattesterat objekt. Granskningsattest saknas och i vissa fall har samma person ~ anskat och beslutattesterat. Granskningsattest är fjord av samma som är betalningsmottagare. En expedition har inte skickat in något underlag alls till ekonomi trots påminnelse. Åtgärd: En mall för attestförteckning bör tas fram som måste användas av alla förvaltningar. En ny aktuell attestförteckning ska skickas in till ekonomikontoret varje år eller vid förändringar av attestanter. Utbildning i vad det innebär att vara attestant och vilka attester som krävs. Eventuellt skanna utanordningarna så att de går i samma flöde som andra leverantörsfakturor. 25 Balanskonto Kontrollmoment: Kontroll att balanskonton är avstämda. Period: 2012-01-01--2012-12-31. Kontrollmetod: Kontroll att balanskonton stämts av regelbundet. Ett schema för när avstämning ska ske per konto finns upprättat. Kontroll har skett utifrån detta schema. Resultat: Alla konton hat stämts av per 2012-08-31 saint 2012-12-31. Det finns konton som inte stämts av månadsvis trots att schemat anger månadsvisa axstämningar. De konton som är "viktigast" att stämma av som till exempel bankkonton stäms av löpande. Vissa stäms av dagligen. Åtgärd: Tydliga riktlinjer att balanskonton ska stämmas av och när det ska ske. Rapport till redovisningsansvarigatt avstämning har skett. 26 Placeringar Kontrollmoment: Kontroll att finanspolicyn följs. Resultat: Kommunen hade inga placeringar under 2012. Åtgärd: Fortsatt kontroll. 27 Bilder Kontrollmoment: Kontrollera upphovsrätt och publiceringstillstånd K:\Beredningsmöten~2013113022711nternkontrollrapport KLF 2012.doc

'~.'P `' ~ 1\atrineholms 1=ommun Kontrollmetod: Förutom frågan till förvaltningarnas kommunikatörer har stickprov tagits för: 1. KatT ineholm.se: startsidan, http:///arbete-och-narin s~ liv/ och http:///halsa-stod-och-omsorms -/ 2. Månadsannonserna ikatrineholms Kuriren under 2012 3. Tidningen nyinflyttad 4. Katrineholms skolor på Facebook Resultat: Alla bilder som användes hade avtal och publiceringsgodkännande. Åtgärd: Blanketten för publiceringsgodkännandet bör göras mer tillgängligt under 2013. Många äldre och personer med funktionsnedsättning kan inte fylla i den centralt framtagna blanketten, därför förekommer anpassningar av blanketten. Det är svårare att kontrollera hur medarbetarna använder clipart i till exempel PowerPoint. Där kan det förekomma bilder som inte får används. Clipar-t ska inte användas enligt den grafiska profilen, enen det är samtidigt svårt att förhindra. Ett sätt att komma tillrätta med problemet kan vara att göra en koppling mellan den centrala bildbanken och PowerPoint som underlåttar tillgång till rätt typ av bilder för alla medarbetare. UndeY 2013 bör också användningen av den centrala bildbanken unde~ lättas genom en uppgradering och utbildning för fler att nyttja systemet. 28 Grafisk profil Kontrollmoment: Kvalitetsgranskning. Att rutiner för grafisk profil följs. Kontrollmetod: G~~cf sku profzlen: Regelbunden genoyngång av den för att hitta områden som behöver uppdateras eller läggas till. Detta görs även då vi "springer på" något som behöver uppdateras eller läggas till i profilen. U~~~följning: Vid kännedom om produkter som inte produceras centralt kontrolleras efterlevnaden av den grafiska profilen. De soin inte följer den kontaktas för dialog oln utformning. Resultat: Gf~afisku pyofilen: Verksamheterna följer den Grafiska profilen och ber om hjälp vid osäkerhet. Den Grafiska profilen äz uppdaterad och ska upp som ärende till kommunstyrelsen. Uppföljning: Kontroller av informationsmaterial från kommunen genomförs regelbundet. Det är dock svårt med internkontrollen enligt de nya direktiven. Åtgärd: Informationschefen har tillsammans med informatör på en förvaltning träffat en verksamhet som inte följt den grafiska profilen för att berätta om manualens syfte och innehåll. Dessutom erbjöds stöd till verksamheten för att underlätta användandet av manualen och bra togs mallar mn~ fram. Informationschefen har också träffat ansvarig för medieprogrammet och diskuterat den Grafiska profilen för framtida gemensamma uppdrag. Informationschefen såä att en musikförening använde en gammal kominunlogotyp och kontaktade föreningen och såg till att föreningen fick de gällande logotypetna. Uppdateringen av den Grafiska profilen är tagen i berörda instanser. 29 Digitala medier efterleva PUL Kontrollmoment: Att PUL-regler efterföljs. Kontrollmetod: Under decenlbet månad genomfördes stickprovskontl oll av PUL på veebben. Föi kontroll utsågs nämndernas kallelser till sammanträden då dessa är extra K:\Beredningsmöten~20131130227\Internkontrollrapport KLF 2012.doc KOMMUNLEDNINGSFORVALTNINGEN Besöksadress: Djulögatan 41 Org.nummer 212000-0340

- :..r 1\atriYZeholms kommun 9 (11) KOMMUNLEDNINGSFC7RVALTNINGEN 2013-02-19 utsatta för missar i personuppgiftslagen. Stickprov på senaste kallelserna för fem av kommunens nämnder har utförts. Dessa är: Kallelse till kommunfullmäktiges sammanträde den 17 dec 2012. Kallelser till byggnadsnämndens sammanträde den 25 september 2012 Kallelse till miljö och hälsoskyddsnämnden sammanträde den 30 oktober 2012 Kallelse till socialnämndens sammanträde den 12 dec 2012 Kallelse till valnämnens sammanträde 24 okt 2010. Resultat: Inga felaktigheter har hittats. I de fall där det skulle kunna förekomma arunärkning enligt PUL, så har nämnderna föredömligt använt XXX för att inte avidentifiera en privat fastighet eller anläggning. Även hänvisningar till separata handlingar gör vid sekretessärenden. Åtgärd: Fortsätta göra stickpl ov. Fortsätta utbilda om PUL när' medarbetare går kursen Episerver för att få publicera på webbplatsen. 30 Pressmeddelanden Kontrollmoment: Kvalitetsgranskning. Kontrollmetod: Alla pressmeddelanden kontrolläses av en person utöver den som skrivit för att kvalitetssäkra innehållet. Vid pressmeddelanden där fler personer/verksamheter är involverade faktagranskar de som ska stå som kontaktperson och en kontroll av datum och tid ska ske. Informationschefen eller ställföreträdande ska läsa pressmeddelandet inulan utskick. Vid särskilt känsliga fakta ges även kommunchefen möjlighet att återkoppla innan utskick. Resultat: Hög andel korrekt publicerade pressmeddelanden. Under en lång period har inga synpunkter framkommit ang text, innehåll, process mm däremot har publiceringssystemet krånglat med att skicka ut i rätt tid. Detta har dock leverantören åtgärdat. Åtgärd: Fortsätter enligt kontrollmetoden. 31 Avtal föreningar Kontrollmoment: Kontrollera F-skattebevis och moms. Kontrollmetod: Avtal med olika föreninbar kan gälla för flera år framåt eller tecknas år för år. Summa och vad som ska samarbetas kring varierar. Det innebär att F- skattebevis, moms mm redan har kontrollerats. När nya avtal ska tecknas ställs frågor till samarbetspartners för se till att enskilda företag inte gynnas eller att avtal skrivs med privatpersoner. Vi begär också in kopia på F-skattebevis och organisationsnummer står med i avtalet. Kommunens jurist rådfrågar och är ibland med och formulerar avtalen. Just nu håller vi på att se över och systematisera hanteringen kring hur informationskontoret tillhandahåller material till föreningarna. Vi träffar föreningarna för uppföljning innan nya avtal skrivs och många föreningar skickar skriftliga rapporter om vilket resultat våz~t samarbete gett. Resultat: Inga avtal är tecknade av informationskontoret som inte följer våra regler. Åtgärd: Fortsätter enligt konrollmetoden. 32 Delegationsordning Kontrollmoment: Att delegationsordningen är relevant i förhållande till organisations struktur och angivna beslutsfunktioner. K:1Beredningsmöten~2013\130227~Internkontrollrapport KLF 2012.doc

I\atrineholrns kommun 10 (11) KOMMUNLEDNINGSF~RVALTNINGEN 2013-02-19 Kontrollmetod: Genomgång av nuvarande organisation och jämförelse av delegationsordningen. Resultat: Delegationsordningen uppfyller kontrollmomenten. Åtgärd: Inget behov av åtgärd med anledning av kontrollmomenten. Däremot kan delegationsordningen behöva en översyn med anledning av de synpunkter kommunen fatt om att vi har med åtgärder som berör den interna organisationen i delegationsordningen och som snarare har karaktären av verkställighet. Dessa skulle till viss del kunna tas bort från delegationsordningen. 33 Delegationsbeslut Kontrollmoment: Att det är rätt beslutsfattal e och att inan inte överskrider sin befogenhet. Kontrollmetod: Kontroll av anmälda beslut till kommunstyrelsen samt kontroll om beslut anmälts i kommunstyrelsen. Resultat: Av protokollet från kommunstyrelsen ifebruari 2012 framgår att följande delegationsbeslut har rapporterats: Två beslut om förordnanden om kontorschef under frånvaro Ett beslut om yttrande angående ansökan till hemvärnet Tre beslut om föreningsbidrag Två beslut om att förordnanden under begränsad tid Ett beslut om medverkan vid kurs och konferens för förvaltningschef Ett yttrande rötande ansökan om kameraövervakning Vid kontroll noterades att nytecknade och prolongerade avtal felaktigt anmäldes under rubriken Meddelande i stället för ruby iken Anmälan av delegationsbeslut. Detta är felaktigt. Det konstateras även att det inte anmäls att något avtal tecknats under februari månad. Då endast en enskild månad har kontrollerats kan detta vara korrekt, men bör ändock noteras. Åtgärd: Uppmärksamma avtalsansvarig på ekonomi- och upphandlingskontoret om kraven på anmälan av delegationsbeslut. 34 Styrdokument Kontrollmoment: Att versioner alltid är uppdaterade; aktualitet. Kontrollfrekvensen anger den 1 j uni varje år. Resultat: Alla styrdokument har inte blivit helt uppdaterade inför och under 2012 varför internkontrollen inte blivit genomförd. Åtgärd: Fortsatt kontroll. 35 ID-kort Kontrollmoment: Att personal som slutar inte har ID-ko~~t kvar och att återkallande skett av förekomna kort. Kontrollmetod: Kontroll av antalet utfärdade ID-kor, antalet giltiga ID-kort, antalet förekomna kort och antalet makulerade kort. K:\Beredninasmöten~2013\130227\Internkontroliragport KLF 2012.doc

~~~ 1\atrineholins kommun 11 11 Resultat: Två kontrollmoment utförs årligen. Den törsta sker i samverkan med Inera som i Sverige ansvarar för SITHS ID-kortshantering och anslutning. Inera har begärt uppgifter om antal utgivna kort samt antal förkomnalstulna kort och antal återlämnade under aktuell period. Inera har inte framfört någon anmärkning med anledning av den 1 appoit kommunledningsförvaltningen lämnade iaugusti/september 2012. Kontrollmoment två avser kontroll att personer som avslutat sin anställning har återlämnat sina ID-kort. Kontrollen visar att det finns tie ID-kort som inte återlämnats. Åtgärd: Rutinerna för återlämning att ses över och kontrollen kommer att utföras fyra gånger per år i fortsättningen. 36 Expediering av beslut Kontrollmoment: Att rutiner används och att de ät tillräckligt bra. Kontrollmetod: En gång per år ska ett protokoll från vardera kommunstyrelsen och kommunfullmäktige gås igenom.genomgång av samtliga paragrafer i ett pl otokoll vardera från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Urvalet görs genom kronologi (2011 års granskning avsåg januari och 2013 avser mars). Denna gång granskades kommunstyrelsens protokoll från. 29 februari 2012 samt kommunfullmäktiges protokoll från den 13 februari 2012. Utifrån däri förekommande beslut kontrolleras att protokollsutdrag markerats för dem som berörs av besluten. Vidare kontrolleras att samtliga angivna protokollsutdrag återfinns som expedierade i ärende- och dokumenthanteringssystemet Lex. Resultat: Vid granskningen av KF konstaterades att ett namn angivits felaktigt i protokollsrutan för expedierat (KF 2012-02-13, 21) men att rätt person enligt Lex fått sig tillsänt protokollsutdraget. Konstaterandet föranleder ingen åtgärd då det saknar betydelse. Däremot noterades att det finns en otydlighet i rutinen kring hantering av protokollsutdrag gällande rapportering av ej verkställda gynnande beslut. Det föranledes en översyn av rutinbeskrivningen. Vidare noterades vid uppföljningen av KS beslut inga brister i hanteringen av protokollsutdrag. Däremot uppmärksammades att vid ett tillfälle nåddes inte mottagaren av ett beslut förrän angiven tidsfrist löpt ut. Det berodde dock inte på något dröjsmål i expedieringen utan på att protokollet inte hunnit justeras tidigare. Marginalen var helt enkelt för liten för att det skulle varit möjligt att hinna hantera. Åtgärd med anledning av det inträffade blir att uppmärksamma handläggarna på behovet att granska tidsfrister och vid behov agera utöver ordinat ie t-utiner. Avslutningsvis uppmärksammades ett förhållande som ligger utanför rutinkontrollen, nämligen att vissa avtal inte anmäls till kommunstyrelsen soin delegationsbeslut utan som meddelanden. Åtgärd: Resultatet av internkontrollen har förts vidare till kommunjuristen för bedömning. K:\Beredninasmöten~2013\13022711nternkontrollrapaort KLF 2012.doc