T J Ä N S T E S K R I V E L S E 1 (5) 2016-06-02 Kommunstyrelsen Dnr Kst 2016/197 Hyresavtal med Atrium Ljungberg för utbildningslokaler respektive verksamhetslokaler för kultur- och fritid i BAS Barkarby Förslag till beslut Kommunstyrelseförvaltningens förslag till kommunstyrelsen 1. Under förutsättning att kommunfullmäktige beslutar att godkänna och anta detaljplan för Barkarbystaden II respektive marköverlåtelseavtal för blivande kvarteret Bas Barkarby inom del av nuvarande fastigheten Barkarby 2:2 till Atrium Ljungberg, godkänns förslag till hyresavtal för utbildningslokaler respektive verksamhetslokaler för kultur- och fritid. 2. Kompetensnämnden och kultur-, demokrati- och fritidsnämnden ges i uppdrag att förbereda planeringen för BAS Barkarby i budgetarbetet för åren 2018-2019. Ärendet i korthet Som en följd av sedan tidigare tecknat ramavtal mellan kommunen och Atrium Ljungberg har förslag till hyresavtal upprättats mellan parterna avseende inhyrning av lokaler inom det blivande kultur-, innovations-& lärocentret BAS Barkarby. De två hyresavtalen är på tjugo år och omfattar totalt ca 10 810 kvm LOA, fördelat på 6445 m2 lokalyta för gymnasieutbildning respektive 4365 m2 för verksamhetslokaler inom kultur- och fritidsområdet. Bashyran uppgår till 2340 kr/m2 och år. Hyresavtalen är för sin giltighet villkorat att kommunfullmäktige beslutar att godkänna och anta detaljplan för Barkarbystaden II respektive marköverlåtelseavtal för blivande kvarteret BAS Barkarby inom del av nuvarande fastigheten Barkarby 2:2 till Atrium Ljungberg. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att kommunstyrelsen beslutar att godkänna förslag till hyresavtal med Atrium Ljungberg avseende gymnasieutbildning respektive verksamhetslokaler för kultur- och fritid inom kvarteret BAS Barkarby. Dessutom föreslås kompetensnämnden och kultur-, demokrati- och fritidsnämnden få i uppdrag att förbereda planeringen för BAS Barkarby i budgetarbetet för åren 2018-2019. Kommunstyrelseförvaltningen Besöksadress: Kommundirektörens stab Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA Michael Yhr, Fastighetsstrateg Telefon växel: 08-580 285 00 Telefon: 08-580 285 13 (direkt) E-post: Michael.Yhr@jarfalla.se Webbplats: www.jarfalla.se Fax: Organisationsnummer: 212000-0043 Postgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082
2(5) Handlingar 1. Kommunstyrelseförvaltningens tjänsteskrivelse 2016-06-02 2. Förslag till hyresavtal med Atrium Ljungberg AB avseende utbildningslokaler i BAS Barkarby, 2016-05-27 3. Förslag till hyresavtal med Atrium Ljungberg AB avseende verksamhetslokaler för kultur och fritid i BAS Barkarby, 2016-05-27 4. Beslut kommunstyrelsen 2015-02-02, 5, ink. bilagor 5. Ramavtal med Atrium Ljungberg AB avseende Barkarby College Bakgrund Järfälla kommun har länge bedrivit ett utvecklingsarbete av kvarteret BAS Barkarby (med det tidigare arbetsnamnet Barkarby College). Den 2 februari 2015 beslöt kommunstyrelsen att godkänna det av Atrium Ljungberg AB undertecknade ramavtalet, daterat 2014-12-18, avseende utveckling av Barkarby College/Symbiosis. I korthet innebär ramavtalet att Atrium Ljungberg erhåller markanvisning inom Barkarbystaden II. Parterna ska gemensamt och i nära samverkan vidareutveckla konceptet Barkarby College/Symbiosis till en regional mötesplats för lärarande, kultur, näringsliv och högre utbildning. Den totala volymen beräknas uppgå till ca 50 000 kvm bruttoarea (BTA). Utbyggnaden ska ske etappvis med en första etapp om ca 20 000 till 25 000 kvm BTA. Av dessa bedöms kommunen hyra 12 000 kvm BTA +/-15 % för i första hand utbildningsverksamhet. Av ramavtalet framgår att det indikeras om en hyresnivå nyproduktion färdig lokal om ca 2300-2400 kronor/kvm LOA. Vidare anges att parterna ska sträva efter långsiktighet om ca 20 år med option om förlängning. Analys Under våren 2016 har arbetet pågått inom berörda förvaltningar med att ta fram lokalprogram för de delar som Järfälla kommun ska hyra i BAS Barkarby. BAS Barkarby blir en plats för lärande, läsande, utforskande, upptäckande, upplevelser, möten och bildning. BAS Barkarby kommer att ge plats för utbildning på flera nivåer samt kultur, konst, upplevelser, idrott och mötesplatser. Bas Barkarby ska också vara attraktiv för konferenser, föredrag, kongresser och allehanda evenemang. Bas Barkarby ska präglas av kreativitet, innovation, fantasi och påhittighet och innehålla klokast möjliga multifunktioner som går att ställa om snabbt. Framtagna lokalprogram och övrig programplanering för de funktioner som kommunen velat få tillgodosedda inom BAS Barkarby har behandlats av kultur-, demokrati- och fritidsnämnden den 31 maj 2016 (Dnr Kdn 2015/133) respektive kompetensnämnden den 8 juni 2016 (Dnr Kon 2016/195).
3(5) Dessa programhandlingar har tillsammans med förutsättningarna i ovan nämnda ramavtal legat till grund för de mycket intensiva hyresförhandlingar som på kort tid genomförts mellan kommunens förhandlingsdelegation och Atriums dito. Noterbart i sammanhanget är att i ramavtalets begrepp färdig lokal ingick inga verksamhetsspecifika åtgärder i angiven indikationshyra såsom t.ex. fullt utrustade laborationssalar, nödvändiga el/kanalisationsdragningar och vissa andra grundläggande funktionskrav för verksamheternas bedrivande. Dessa krav har dock så långt möjligt och utifrån förutsättningarna förhandlats fram och konfirmerats i den s.k. tekniska beskrivning (TBG) och gränsdragningslistor som bilagts huvudavtalen och som numer ingår i hyresförslaget. För att reglera hyresvillkoren med Atrium Ljungberg har två stycken hyreskontrakt upprättats. Kontrakten är uppbyggda med huvudavtal, särskilda bestämmelser, ritningar, teknisk beskrivning för genomförande, gränsdragningslistor m.m. Det ena avtalet omfattar utbildningslokaler i form av gymnasium för ca 950 elever, komtek och elevhälsa. Ytan för detta uppgår till ca 6445 kvm, vilket innebär extremt yteffektiva lokaler per elev. Det andra avtalet omfattar verksamhetslokaler inom kultur- och fritidsområdet, d.v.s. bibliotek, multihall, konsthall, danssal, projektverkstäder m.m. Lokalytan för dessa verksamheter uppgår till ca 4365 kvm. Dessutom tillhandahåller hyresvärden en s.k. Blackbox med läktare för totalt ca 250 personer som kan användas för föreläsningar, seminarier, som scen för teater- och musikframträdanden, som extra golvyta vid mässor, utställningar m.m. Kommunen liksom andra blivande hyresgäster kommer att hyra tid för utnyttjande av denna facilitet. Ekonomiska konsekvenser Resultatet av det planeringsarbete och förhandlingar som nu genomförts med Atrium Ljungberg innebär att kommunen föreslås teckna hyresavtal avseende lokaler för gymnasieutbildning respektive verksamhetslokaler inom kultur och fritid för en period om 20 år. Uppsägningstiden är satt till två år före den avtalade hyrestidens utgång. I annat fall förlängs kontrakten med tre år i sänder. Den samlade lokalytan för kommunens inhyrning i objektet uppgår till ca 10 800 m2 (av totalt ca 24 000 kvm). Årskostnaden för kommunen motsvarar ca 3000 kr/m2, varav ca 300 kr/m2 av dessa kostnader bedöms utgöras av de tillägg som utgår i form av t.ex. el, va, lås/passagesystem, larm, IT, underhåll samt kostnad som följer av de insatser som krävs av kommunens egen fastighetsförvaltning i hyresobjektet. Utöver detta har kommunen överenskommit med Atrium om att kommunen förfogar över en s.k. äta-pott (ändrings-och tilläggsarbeten) på 5 miljoner kronor i samband med
4(5) projekteringen av BAS Barkarby. Eftersom alla nödvändiga beslut inför ett genomförande ännu inte är tagna har en preliminär hyresperiod satts till 2019-06- 03 2039-06-30. En projekteringstid på ca 40-50 veckor följer efter påskrivet hyresavtal då slutliga ritningar färdigställs på de ytor som kommunen ska hyra. Produktionstiden ligger på ca två år. Bedömd hyreskostnad per kvadratmeter ligger i paritet med den hyresnivå som Stockholms universitet enligt uppgift får betala för sina relativt likvärdiga lokaler NOD i Kista. Järfälla kommun är dock bara en de aktörer som fastighetsägaren Atrium Ljungberg samarbetar med. Det innebär att Järfälla kommun inte ensam kommer att stå som ansvarig för alla de olika verksamheter och samhällsfunktioner som BAS Barkarby kommer att innehålla. Oaktat detta bör understrykas att BAS Barkarby innebär ett avsevärt hyreskostnadsåtagande för kommunen under lång tid framöver varför det är extra viktigt att andra samverkande aktörer kontrakteras i BAS Barkarby. Barnkonsekvensanalys 1. Kommer beslutet att beröra barn och ungdomar, nu eller i framtiden? Ja, beslutet kommer att beröra Järfälla kommuns och regionens barn och ungdomar. 2. Innebär beslutet att barns och ungas bästa sätts i främsta rummet? Ja, den verksamhet som kommer att drivas av kommunens förvaltningar på nämnda plats har barn och unga som prioriterad målgrupp. 3. Har barn och unga fått utrycka sin mening? Ja, ett par fokusgrupper med unga representanter och diskussion med elevråd har genomförts. Slutsatser Under förutsättning att kommunfullmäktige beslutar att godkänna och anta detaljplan för Barkarbystaden II och marköverlåtelseavtal för blivande hyresobjekt inom del av nuvarande fastigheten Barkarby 2:2 till Atrium Ljungberg, godkänns förslag till hyresavtal för utbildningslokaler respektive verksamhetslokaler för kultur- och fritid inom kvarteret BAS Barkarby. Dessutom föreslås att kompetensnämnden och kultur-, demokrati- och fritidsnämnden ges i uppdrag att förbereda planeringen för BAS Barkarby i budgetarbetet för åren 2018-2019. Christina Rapp Lundahl Kommundirektör
5(5) Beslutet ska skickas till Akten Atrium Ljungberg Kompetensnämnden Kultur-, demokrati och fritidsnämnden