Styrelsemötesprotokoll datum: 26 augusti 2015 Närvarande: Sofia Björk, Andreas Stedt, Sofie Gustafsson, Miranda Algotsson, Emmelie Rova, Punkter Information om fattade beslut och/eller information om vad som ska göras? Vem ansvarar för att verkställa? När ska beslutet verkställas? Signatur: bekräftar att beslutet är verkställt 1. Mötet öppnas Alla Under mötet /Styrelsen 2.. Val av sekreterare Sofia valdes Alla Under mötet /Styrelsen 3. Val av justerare Alla Under mötet /Styrelsen Emmelie och Sofie valdes 4. Godkännande av dagordning, förslag till övriga frågor Alla Under mötet /Styrelsen Styrelsekickoff Vem ansvarar för att ragga spelningar?
5. Föregående mötesprotokoll Alla Under mötet, omgående /Styrelsen Ekonomi: Kontobehörigheten är uppdaterad. Jubileum: Musikgruppen uppdaterade affischen och lade ut denna samt gjorde en tidsplan. Dirigentläget: Johanna har genomfört en dirigentkurs med höstens dirigenter. Hösten är i övrigt planerad och klar. Bandets lön och önskemål: Sofia har informerat bandet om vad som gäller angående löner. Bandet är också informerade om att de blir ersatta 500 kronor per person för vårens två spelningar i Almtuna. Att göra inför och under sommaren: Pärmarna till arbetsgrupperna är ihopsatta och förberedda. Fetingmötet skall planeras under styrelsemötet 26 augusti. Vikarieplaneringen är klar samt låtlista inför jubileumet. Ansvarsfördelning inför jubileumet skall bestämmas under mötet 26 augusti. Släpande är att kolla med producenterna hur spelningsläget ser ut inför hösten. Andreas gör detta. Släpande är att hitta ett bra system för närvarodokumentation. Styrelsen fattar beslut om att närvaro tas vid repets
början. Vid sen ankomst meddelar man själv detta vid ankomst. Beslut tas också om att upprätta en separat närvarolista för kören och styrelsen där markering kan göras vid sen ankomst. Vid sen ankomst många gånger bör styrelsen prata med medlemmen. Sofie får i uppgift att kolla med Niklas och Johanna om de fortsättningsvis vill ha mail och liknande trots att de har delvis uppehåll under hösten. 6. Ekonomi Miranda Omgående / Summan som finns på kontot är för närvarande 19462 kronor. Gällande årsbudgeten meddelar Miranda att vi ligger bra till gällande det mesta. Det vi ligger efter med är konsertarvoden och personalkostnader. Att vi inte har så mycket konsertarvoden under året har vi sedan tidigare varit medvetna om på grund av exempelvis tillfälligt nya dirigenter. Gällande personalkostnader så har vi tidigare haft problemet att kvitton redovisas och bokförs oregelbundet. Detta är nu åtgärdat och bör bli bättre under höstterminen. Miranda meddelar att arbetsgivardeklarationen och arbetsgivaravgifterna är hängande, det skulle varit klart i juli. Miranda arbetar dock med detta och tror inte att det är några problem trots förseningen.
7. Medlemsläget Sofia, Andreas Omgående / Sivia, Erica och Cecilia kommer tillbaka till kören inför höstens termin. Andreas ansvarar för att dessa medlemmar blir inplacerade i arbetsgrupper. Emma har varit frånvarande mycket under vårterminen och även som styrelmsemedlem under styrelsemöten. Sofia skall prata med Emma om detta inom kort för att se hur hon tänker kring detta. 8. Planering av terminen Emmelie Omgående / Det som finns planerat för terminen är jubileum 14 november samt två gidstjänster i Almtuna och en julkonsert i Almtuna. Emmelie kommer att maila dessa datum till styrelsen. 9. Spelning 20års jubileum Sofia meddelar att lunchen är på gång, det verkar inte vara några problem att få maten sponsrad. Styrelsen + samtliga arbetsgrupper Inom kort/inför jubileumet / Sofia har sammanställt en lista på samtliga medlemmar som anmält intresse. Hon lägger upp denna lista i ett doc så att alla i styrelsen får tillgång till denna. Arbetsfördelningen bör se ut som följer:
PR använda affischen, skapa event för gamla medlemmar och för konserten på fb. Skriv ihop en inbjudan till specialla medlemmar + medlemmar som inte har facebook (Sofia ordnar detta utifrån svarsmailet som hon skrivit ihop). Sofie kollar med Niklas om han kan ordna så att loggan även finns i vitt. PR ansvarar för att sammanställa info som kan läggas upp på det särskilt skapade intranätet inför jubileumet. Web intranätet och inlogg till detta finns. Ansvarar för att publicera info som de får från PR. Publicerar alla stämfiler i takt med att de blir färdigställda. Utförarna Största delen av deras arbete kommer att uppstå närmre jubileumet. De ansvarar tillsammans med Sofia för lunchen. Event Börja fundera på hur konsertlokalen kan se ut och saker att göra under dagen utöver musiken. Hur gör vi dagen rolig? Kan vi skapa en rolig presentation över körens historia med bilder och liknande? Scenteknik samma som inför varje konsert. Alla fetingar kommer att informeras under fetingmötet 3 september om gruppernas ansvar och uppgifter. 10. Fetingmöte Mötet äger rum 3 september före körrepet och planeras/genomförs av Sofia, Andreas, fetingar Inom kort, löpande under terminen /
Andreas och Sofia. Färdigställda pärmar delas ut och gås igenom. Fetingarna skall informeras om arbetsgruppernas ansvarsområden inför jubileumet. Fetingarna får i uppgift att hålla ett möte med sina arbetsgrupper senast under september månad för att gå igenom pärmarna samt arbetsuppgifterna inför jubileumet. De får också i uppgift att sammanställa en vision/planering över terminen. Här vill styresen att de funderar över vad de skulle vilja göra under terminen, vad skulle motivera dem? Hur kommer de att lägga upp och fördela arbetet under terminens gång? Grupperna skriver ned detta och lämnar in till styrelsen efter sitt möte. Styrelsen diskuterar arbetsfördelningen mellan grupperna och kommer fram till att de grupperna där arbetsuppgifterna är otydligast är inom producent och utförargruppen. Styrelsen är överrens om att det inte är producentgruppens ansvar att ragga spelningar. Gällande utförargruppen blir en första uppgift för dem att hitta en person som verkligen vill vara feting och känner sig motiverad för detta. Styrelsen skall också påminna de andra grupperna om utförargruppen och att man kan använda dem. Utförargruppen får också själva fundera på hur de vill arbeta och liknande under mötet som de skall hålla, se föregående stycke.
11. Övriga frågor Vem ansvarar för spelningar? Styrelsen kommer överrens om att de tillsammans är ansvariga för att ragga spelningar till kören tills vidare. Styrelsen utser Sofie som ytterst ansvarig för att ta kontakt med kyrkor och liknande för att försöka få spelningar. Sofie kommer att göra detta under hösttermin med assistans från övriga i styrelsen. Styrelsen Löpande under terminen /Styrelsen Styrelsekickoff Styrelsekickoff kommer att äga rum 7 september då vi äter mat kl. 18.00 på Messob. 12 Nästa möte Alla Onsdag 23 september hemms hos Emmelie, 18.30. 13 Mötet avslutas Alla Vid pennan: Sofia Björk Justerat av (namn): Emmelie Rova Justerat av (namn): Sofie Gustafsson