Migrationsverket Funktionen för fonderna www.migrationsverket.se/fonder Rapport 2016-10-18 Hur du skapar en ansökan om utbetalning
Innehållsförteckning 1. Allmänna råd... 3 1.1. Maximalt antal tillåtna tecken och otillåtna tecken... 3 1.2. Lägg till rader i tabeller... 3 1.3. Expandera textfält... 4 1.4. Bilagor... 4 1.5. Vägledning... 4 2. Hur du skapar en ansökan om utbetalning... 5 2.1. Öppna ansökan om utbetalning... 5 2.2. Allmänt... 7 2.3. Verksamhetsrapport... 7 2.3.1. Mål och indikatorer... 7 2.3.2. Aktivitets- och tidplan... 9 2.3.3. Riskhantering... 10 2.3.4. Eventuella avvikelser och övrig information... 10 2.4. Ekonomisk rapport... 11 2.4.1. Sammanställning... 11 2.4.2. Kostnader... 12 2.4.3. Finansiering... 14 3. Kontrollera och skicka in ansökan... 15 2
1. Allmänna råd Innan du börjar med rapporteringen vill vi ge dig några råd som kommer att underlätta för dig när du fyller i din ansökan om utbetalning. Läs igenom nedan inledande råd innan du påbörjar din rapportering. 1.1. Maximalt antal tillåtna tecken och otillåtna tecken I vissa fritextfält finns begränsningar på maximalt antal tillåtna tecken. Blanksteg räknas som ett tecken. Hur många tecken som kan fyllas i framgår av fritextfälten. När du matar in information i fälten sparas informationen automatiskt efter tre sekunder. Informationen sparas emellertid inte om det finns för många tecken eller otillåtna tecken i fritextfältet. Otillåtna tecken är exempelvis tabeller och bilder. Var observant på om fältet får en röd markering (se bilden nedan). Om du byter sektion när rutan är rödmarkerad kommer inget av det du fyllt i att sparas i det rödmarkerade fältet. 1.2. Lägg till rader i tabeller Under vissa sektioner har du möjlighet att lägga till nya rader som du kan mata in information i. Detta gör du genom att klicka på + Lägg till ny rad. Om du lägger till rader utan att lägga in data i varje inmataningsfält i raden, så kommer du att få ett felmeddelande om detta när du försöker skicka in ansökan. Radera därför alltid ofullständiga rader genom att trycka på papperskorgen i slutet av raden. 3
1.3. Expandera textfält Du kan förstora textfälten genom att klicka på fyrkanten med pilarna. Den visas när du för muspekaren över fältet. Textfältet expanderar då till helskärmsläge. Du kan välja att gå tillbaka till ursprungligt läge genom att klicka på Stäng eller genom att använda Esctangenten. 1.4. Bilagor Förutom rapporteringen i Projektrummet ska din ansökan om utbetalning kompletteras med bilagor. Vissa bilagor är alltid obligatoriska medan andra beror på vilka aktiviteter ni genomfört under perioden. Huvudboksutdrag för aktuell rapportperiod från er som stödmottagare samt eventuella projektpartners är alltid en obligatorisk del av er ansökan. Protokoll från styrgruppsmöten ska skickas in om sådana har förekommit under rapportperioden. Dessa handlingar kan skickas in per mejl till fonderna@migrationsverket.se. Om det har förekommit aktiviteter under rapportperioden ska deltagarlistor per aktivitet skickas in per post till: Migrationsverket Funktionen för fonderna Slottsgatan 82 601 70 Norrköping 1.5. Vägledning Om du har frågor, behöver mer information eller vägledning gällande verksamhetsfrågor kontaktar du i första hand din projektkoordinator. Vid tekniska problem mejla din fråga till fondernasupport@migrationsverket.se 4
2. Hur du skapar en ansökan om utbetalning 2.1. Öppna ansökan om utbetalning Logga in i Projektrummet och välj det projekt som du vill ansöka om utbetalning för. Det gör du genom att klicka på länken för projektet: Därefter klickar du på Utbetalningar och Lista ärenden. 5
Då visas alla ansökningar om utbetalning som är skapade för projektet. Du ser även status på föregående ansökningar. I tabellen med ansökningar ser du vilken period ansökan avser. Välj den ansökan som motsvarar den period du ska rapportera. Tills dess att ansökan är inskickad står det Saknas i kolumnen för diarienummer. Ett diarienummer kommer att skapas när din ansökan har skickats in. 6
2.2. Allmänt Du ska nu börja fylla i din ansökan om utbetalning. Under sektionen Allmänt finns några inledande frågor som du behöver besvara samt information om bilagor och annat underlag som du behöver komplettera ansökan om utbetalning med. 2.3. Verksamhetsrapport Efter sektionen Allmänt kommer sektionen Verksamhetsrapport. Verksamhetsrapporten är en del av ansökan om utbetalning. Rapporteringen ska beskriva genomförd och pågående verksamhet under perioden som din ansökan gäller. Sektionen har ett antal underrubriker som presenteras nedan. 2.3.1. Mål och indikatorer I det övre textfältet ska du beskriva hur ni arbetar för att nå uppställda mål och förväntade resultat. Du ska även beskriva vilka resultat som hittills uppnåtts och på vilket sätt målgruppen deltagit. 7
I det nedre textfältet ska du ange eventuella omständigheter som påverkar möjligheten att uppnå projektets mål samt vilken betydelse dessa omständigheter har för projektets resultat och genomförande. Under rubriken Avstämning mot indikatorer ska du ange utfall för aktuell period för de gemensamma indikatorer projektet är kopplat till. Observera: Det är viktigt att du fyller i 0 om du inte vet utfallet för aktuell period då systemet inte tillåter tomma textfält. I de fall du har angett 0 i utfall ska en förklaring anges i fritextfältet. Om projektet har projektspecifika mål och indikatorer i den beslutade ansökan ska dessa registreras. I tabellen ska varje indikator som hör ihop med respektive mål anges samt ingångsvärde, förväntat utfall och utfall för aktuell period för varje indikator. Observera: Det är viktigt att du fyller i 0 om du inte vet utfallet för aktuell period då systemet inte tillåter tomma textfält. I de fall du har angett 0 i utfall ska en förklaring anges i fritextfältet. 8
2.3.2. Aktivitets- och tidplan Under rubriken Redovisning av genomförd och pågående verksamhet registrerar du vilka aktiviteter som genomförts, inte genomförts eller delvis genomförts under den aktuella perioden. Notera att du enbart kan välja de aktivitetsrubriker som har godkänts av funktionen för fonderna i er ansökan om stöd. Om du lägger till rader utan att lägga in data i varje inmataningsfält i raden, så kommer du att få ett felmeddelande om detta när du försöker skicka in ansökan. Radera därför alltid ofullständiga rader genom att trycka på papperskorgen i slutet av raden. I fritextfältet anger du kommentarer och beskrivningar avseende genomförda och delvis/icke genomförda aktiviteter i förhållande till den godkända aktivitets- och tidplan. 9
2.3.3. Riskhantering Under denna rubrik kan du utläsa de risker som angetts i den beslutade ansökan. I fritextfältet ska du beskriva hur ni arbetat för att hantera dessa risker. Ange även vilka eventuella åtgärder som vidtagits under aktuell period, om riskvärdet ändrats för någon risk samt om nya risker tillkommit. 2.3.4. Eventuella avvikelser och övrig information Under rubriken Avvikelser och förändringar i förhållande till ansökan om stöd ska du ange eventuella avvikelser och förändringar som är planerade, påbörjade eller genomförda under aktuell period. Förklara hur avvikelserna uppstått och hur det eventuellt påverkar riktning, uppsatta mål och förväntade resultat. Ange även hur ni hanterat avvikelserna. 10
Under rubriken Övrig information ska du ange eventuell ytterligare information om projektet och dess verksamhet som behöver uppmärksammas. Denna ruta kan även användas för kompletterande motiveringar av avvikelser och förändringar i förhållande till ansökan om stöd som funktionen för fonderna efterfrågat vid en tidigare kvartalsrapportering/dialog. 2.4. Ekonomisk rapport Efter sektionen Verksamhetsrapport kommer sektionen Ekonomisk rapport. Redovisningen du ska lämna här styrs av projektets beslutade budget. I ansökan om utbetalning kan du endast rapportera kostnader under de kostnadsslag som i beslutet har en summa över noll kronor. Det är viktigt att de redovisade kostnaderna går att koppla till den beslutade budgeten. 2.4.1. Sammanställning Under denna sektion kan du på en övergripande nivå se projektets ekonomiska rapportering. Sammanställningen innehåller: Periodens rapporterade belopp Belopp som rapporterats för aktuell ansökan om utbetalning. Godkänt belopp Belopp som utbetalats (godkänts) för aktuell ansökan om utbetalning. Ackumulerade belopp Alla beslutade utbetalningar inklusive under beredning (godkänt belopp + tidigare godkända belopp). Tidigare godkända belopp Alla tidigare beslutade ansökningar om utbetalningar. Beslutad budget Budget enligt beslut/medfinansieringsavtal. 11
2.4.2. Kostnader Här redovisar du de kostnader ni har haft under den aktuella perioden. Kostnaderna ska redovisas under tillhörande kostnadsslag och det gör du genom att expandera kostnadsslagen. Kostnadsslagen expanderas genom att du klickar på plustecknet framför varje rad. Du får fram nya rader genom att klicka på + Lägg till ny rad. Om du lägger till rader utan att lägga in data i varje inmataningsfält i raden, så kommer du att få ett felmeddelande om detta när du försöker skicka in ansökan. Radera därför alltid ofullständiga rader genom att trycka på papperskorgen i slutet av raden. 12
När du redovisar en kostnad måste du alltid ange vilken organisation som haft kostnaden. När projektet genomförs av en organisation kommer stödmottagarens namn vara det enda alternativet att välja, men i de fall projektet ska genomföras av flera aktörer kommer du även att kunna välja de projektpartners som godkänts i er ansökan om stöd. Det är endast stödmottagaren och projektpartners som kan redovisa kostnader i projektet. I den ekonomiska rapporteringen ska personalkostnader redovisas per individ och månad. Observera: lämna inga rader med 0 kr i kostnader eftersom det skapar poster som genererar en varning när du försöker skicka in ansökan om utbetalning. 13
2.4.3. Finansiering Under denna sektion ska du redovisa er finansiering. Er redovisning av finansering sker enligt samma principer som er redovisning av kostnader. För att redovisa intäkter eller finansering i projektet expanderar du respektive finansieringsrad genom att du klickar på plustecknet framför varje rad. Du lägger till rader genom att klicka på + Lägg till ny rad. Om du lägger till rader utan att lägga in data i varje inmataningsfält i raden, så kommer du att få ett felmeddelande om detta när du försöker skicka in ansökan. Radera därför alltid ofullständiga rader genom att trycka på papperskorgen i slutet av raden. Kom ihåg att om ert projekt genererar intäkter under projektperioden ska dessa redovisas under aktuell period även om de inte finns i beslutad budget. 14
3. Kontrollera och skicka in ansökan När du fyllt i er ansökan och går du till sektionen Kontrollera och skicka in ansökan. Där finns två knappar: Kontrollera: Kontrollera alltid din ansökan innan du skickar in den. Det gör du genom att välja Kontrollera-Verkställ. Då påbörjas ett kontrollflöde för att säkerställa att alla nödvändiga uppgifter finns med er ansökan. Om något är felaktigt får du information om detta i form av röda varningar. Du måste då gå tillbaka till de avsnitt där något blivit fel och korrigera uppgifterna för att du ska kunna gå vidare. Du lämnar kontrollflödet genom att trycka på Stäng. 15
Skicka in ansökan: När du kontrollerat er ansökan och säkerställt att den innehåller all nödvändig information är ansökan klar att skicka in. Detta gör du genom att klicka på Skicka in ansökan. Observera: Det är viktigt att du har gått igenom er ansökan ordentligt. Inga ändringar kan göras efter att ansökan har skickats in till funktionen för fonderna. När du klickat på Skicka in ansökan kommer systemet att påbörja ett kontrollflöde för att säkerställa att alla nödvändiga uppgifter finns med. Om inga fel upptäcks i kontrollen kommer er ansökan om utbetalning att registreras i systemet. Systemet skapar då ett diarienummer för er ansökan. Diarienumret som din ansökan om utbetalning får när den är inkommen till funktionen för fonderna visas i rubriken för ansökan samt i listan över projektets ärenden (se avsnitt Öppna ansökan om utbetalning). 16
17