2016 05 05, Mötesprotokoll Styrelsen Vid fasttällande av ansvarsområden/arbetsuppgifter för viss person kommer personens namn nedan tilldelas viss färg för en lättare överskådlighet. Närvarande: Max, Mimmi, Pudas, Celia, Hampus, Linnea, Hedda, Lovisa Dagordning : 1. Nöjesutskottet 2. Näringslivsutskottet 3. Utbildningsutskottet 4. Kommunikationsutskottet 5. Hemsidan 6. Styrelsearbete 7. Ordförandeträffen 8. Konferensen i Heby 9. Ekonomi 10.Övrigt 1. Nöjesutskottet a. Avslutningsfest i. Examenssittning 1. 4 juni kl 19 Planeringen går bra. Lokal är bokad på Grabbar och Kök vid Sveavägen/Rådmansgatan. Bra kontaktperson som verkar lätt att ha att göra med. 350kr per biljett för T6 kan bli lite klurigt att få T6 att delta. 3 sätt att få tag på T6: 1 Event i klassgrupp, 2 Personligt mail/inbjudan via inriktningsval på mondo, 3 Agnes, Sophia och Lage ska prata om examenssittningen med respektive inriktning. Det finns möjlighet att ta med sig +1, denne måste även betala 350kr. 2 ytterligare personal behövs. Det kommer finnas ett sånghäfte med nya låtar från PVD sittningen i Uppsala dessa är nichade för Personalvetare. Det kommer vara mycket fokus på mingel och nätverkande. 2 ½ rätt nya bordsplaceringar för varje maträtt. Max kommer konfa tillsammans med en person till, denna är inte satt än. Personal finns utom i garderoben. ii. Sommarfest den 4 juni kl 22: entrevärdar, 1 vakt, två bartenders och två garderobspersonal hyrda. Finns kapacitet på 350 personer. Sommarfesten är för hela PAO + kompisar. Förköpsbiljetter kostar 60kr och vid dörren köp kostar 100kr.
Förköpet stänger en vecka innan där hänvisas man till att köpa biljett i dörren. Evenemang för detta kommer upp under kvällen 5/5. Lokalen kommer i helhet att kosta 10 000kr. Intresset hittills verkar stort. Kontaktpersonen behöver veta hur många som kommer klockan 12:00 samma dag (4/6). Jocke kollar med kontaktpersonen om det går att dra av de sista timmarna om det inte blir tillräckligt mycket deltagande eller annat. Hampus ansvarar för att Jocke kontaktar kontaktpersonen. Styrelsen kliver in och betalar om deltagandet inte blir tillräckligt. Nöjesutskottet blir skyldiga att betala tillbaka dessa pengar. Det kommer finnas en organiserad förfest för denna sommarfest som eventuellt kommer att vara i Humlegården. Plats är inte satt än. Städning fixas av den inhyrda personalen. Hampus ansvarar för att prata med kontaktpersonen om hur betalningen vid dörren ska ske. Alla i styrelsen måste sprida info om sommarfesten till sina terminer och vänner. b. Spex i. Spexgruppen har haft introduktionsmöte. Hittills består spexgruppen av 6 8 personer. Några som inte har varit engagerade innan. Spexgruppen ska vara involverade under insparken med olika aktiviteter. På sittningen kommer Spexgruppen att hålla ett slags uppträdande. c. Inspark i. Spexgruppen är involverad i insparken även för att avlasta resten av nöjesutskottet. Insparken börjar planeras i mitten på juni. ii. Utbildningsutskottet har en schemalagd aktivitet. Och eventuellt en miniföreläsning om SU. d. Avslutningskickoff för engagerade medlemmar i. 10 juni en slags fest. Kanske på Ekerö eller en grillfest på Lidingö hos Pelle. Hampus ansvarar för att kolla med Pelle om vi kan vara där. Event kommer läggas upp den 14 maj, Hampus ansvarar för detta. Alternativt kareokefest. 2. Näringslivsutskottet a. Val av poster och projektgrupp i. Utskottet hade möte igår (3/5).
1. Samarbetskoordinatorer och kommer att väljas in i september för att kunna gå parallellt med nuvarande koordinatorer och sedan ta över i januari). 2. Projektgruppen får sökas. 6 poster + mentor, huvudansvarig, mentor från gamla gruppen, marknadsföringsansvarig och 2 föreläsningsansvariga och 1 logistikansvarig. a. Annons kommer att skrivas och ska ut i slutet av maj. Mimmi och Linnea skriver denna. 3. Rollerna ska även definieras av Mimmi och Linnea. Logistikansvarig ska till exempel ansvara för kontakten med nöjesutskottet gällande sittningen. 4. Ny Näringslivsansvarig kommer att väljas i höst för att först kunna gå parallellt med Mimmi och sedan ta över i exempelvis januari. b. Deltagande på föreläsningar i. Uppslutningen på samarbetsföreläsningarna har inte varit så bra under terminen. 1. Samarbetskoordinatorn för det företaget kommer framöver ansvara för att gå ut i terminerna och berätta om föreläsningen och varför man ska gå på denna. Hen ansvarar också för att det kommer upp ett event på Facebook. 3. Utbildningsutskottet a. Studentrådet i. Möte i måndags, 4 personer deltog Studentråden är oftast fokuserade på studierna och hur de utformas. Bra möte, mötesprotokollet finns på hemsidan under utbildningsrådets flik. ii. Utbildningsrådet får 500kr per temin från kåren. Styrelsen bör se över hur SthlmUP fördelar våra pengar. Det är viktigt att pengarna används på aktiviteter som främjar utbildningen och studenternas utbildningsmöjligheter. b. Frukostmöten i. Celia sitter själv som ansvarig för Utbildningsrådet. Det saknas representanter från T3 och T5. En lösning på detta är ett frukostmöte där Utbildningsrådet bjuder på frukost. Detta måste budgeteras för. c. Rekryteringsupplägg i. Anordna tävlingar och liknande för att få fler engagerade till Utbildningsrådet. Styrelsen måste lägga mer fokus på att värva
engagerade medlemmar under insparken. Styrelsen bör bli mer kreativa och mer aggressiva i sitt sätt att värva medlemmar. En inkörsport till SthlmUP kan vara både i Nöjesutskottet och Utbildningsrådet. d. Masterprogrammet i. Vi bör involvera studerande på Masternivå. Celia kan ansvara för att ta fram klasslistor till Masterprogrammet. e. Alumninätverk i. Detta är en vilande punkt. Näringslivsutskottet kan tänkas ha ansvar över detta. Medlemsskapet i Alumninätverket kan börja vara gratis. f. Kursutvärderingarna i. SthlmUP skulle kunna börja hålla i kursutvärderingarna för att få bättre resultat och kunna jämföra med tidigare kurser osv. Vi skulle eventuellt kunna ta över dessa uppgifter från institutionerna och eventuellt få betalt för det. Om studenterna tar detta ansvar kan vi visa på resultat och på en större påverkan på utbildningen. Vi skulle eventuellt kunna dela ut fysiska utvärderingar under tentor. Celia tittar vidare på möjligheter i ledningsgrupper. g. Studerandeskyddsombud och studerandejämlikhetsombud i. Två poster som kan vara en del av studentrådet. Kåren har olika råd för dessa. Vi har platser där som vi inte nyttjar. Man kan även engagera sig i olika faktulteter. h. Creative leadership i. Everyday School kommer ha en 6 veckorskurs som är en certifierande kurs om ledarskap Creative Leadership. Intresseanmälan finns uppe nu i alla klassgrupper. i. Hösten i. WWI som utbildningen anordnade på insparken kommer följas upp under hösten. ii. Cut e kommer med utbildningsrådet anordna ytterligare en utbildning j. Styrelsens närvaro i. En representant i Sociologens styrelse behövs ii. Celia behöver hjälp med rekrytering till utskottet/rådet
iii. Max, Linnea och Celia snackar ihop sig och har ett möte om hur Styrelsen kan stötta rådet/utskottet. 4. Kommunikationsutskottet a. Uppstart i. Det finns personer som är intresserade av utskottet. Information har inte kommit ut då en konkret planering inte finns. Alla på PAO programmet får vara med men det är viktigt att rätt kompetens finns i utskottet. b. Annons i. Förslag kommer upp om att en stor gemensam SthlmUP annons kommer upp för lediga poster i respektive utskott. Styrelsen ses efter Prag resan för att formulera denna annons. Detta kan vara i samband med planeringsmötet den 19/5. ii. Mimmi och Max har skrivit ihop en annons som förslag. Detta utkast läggs upp på driven i Kommunikationsutskottens mapp och i boarden på trello. Max ansvarar för att detta utkast läggs upp. c. Planerad startfokus i. Kommunikationsutskottet kommer bestå av olika sektioner. En kreativ sektion, journalistisk sektion och en sektion inriktad på event. ii. KU kan börja med att intervjua samtliga i Styrelsen om hur det är att arbeta i styrelsen iii. Succesivt ta över sociala medier (+ LinkedIn) iv. Ta över ansvaret för foto för varje event/aktivitet. v. Sammansättningen: journalistik (flytande post flertalet engagerade), foto (ca 2 pers), hemsidan (1 webmaster och en till) d. Överblick i. Kommunikationsutskottet kan ha ett övergripande ansvar för publicering av event och att knyta samman utskotten. e. Master och praktik i. Viktigt att information om masterprogrammet och praktikterminen kommer upp på hemsidan. Lovisa ansvarar för att skriva ihop lite information om dessa och eventuellt intervjua
studenter. Detta bör ske innan start HT16. 5. Hemsidan a. Bilder i. Vi måste ha bilder till all information som kommer upp på hemsidan. Annonser, artiklar osv. Pudas tar ansvar för att kolla upp önskad storlek på bilderna. ii. Bilder ska in under evenemang fliken. Skriv sedan detta på nyheter nu har vi flyttat bilder. Pudas ansvarar för detta. b. Utskottsloggor i. Pudas ansvarar för att lägga till respektive logga. Och fixa en kommunikationsutskottsflik. c. Ny flik till Personalvetardagen i. Denna läggs in istället för Bilder och Kontakt. Pudas ansvarar för detta. Event blir till Event/Bilder. d. Ny policy vid publicering av evenemang i. Från och med nu ska alla event läggas in under eventfliken och startsidan ska vara statisk. Allt externt läggs under Arbetsliv. Man kan lägga till en extra test för jobbannons. Pudas och Celia skriver ihop en policy. e. Annonser i. Ska innehålla deadline, text och bild och eventuell länk. f. Dokument i. Max och Pudas går igenom historiska dokument och publiceringen av dessa. 6. Styrelsearbete a. Styrelsetitlar i. Ansvarig för...utskotett låter inte bra. Förslag kommer upp om att ändra detta till Ordförande utskottet Celia uppdaterar stadgar och hemsida. b. Överlämning styrelse (inval + doktrin) i. Doktrin Respektive post i styrelsen sammanställer ett dokument om vad posten handlar om. Detta för att underlätta och förtydliga arbetet för kommande styrelse. Respektive post ansvarar för sin egen doktrin. Max och Mimmi ansvarar för att skapa en mall för detta.
ii. Inval Det vore bra att hälften av styrelsen väljs in i hösten och andra hälften i januari. Celia kollar stadgarna för möjligheter till detta. c. Kontrakt i. Inspiration från andra styrelser Vi formulerar kontakt om hur vi kommunicerar till varandra, arbetsbelastning, deadlines, arbetsuppgifter osv. Detta kontrakt behöver vara relativt flexibelt. ii. Projektplan Vi borde vara bättre på att arbeta efter projektplaner. Delmål, slutgiltiga mål, deadlines. Detta ger handlingsutrymme till de som utför aktiviteten. En mall för detta bör utformas med punkter man ska ta hänsyn till. Denna mall bör vara hur vi ska använda oss av projektplaner på trello. Detta ska ske under en konferensdag. d. Inställning till arbetsbelastning i. Vi ska försöka se till hur alla mår och att alla vågar säga nej. I början av ett möte går vi igenom en check in Hur ser du på din arbetsbelastning idag 30 sek per person. Vid slutet av varje möte gör vi en check out med samma sak. Detta implementeras i nästa styrelsemöte och ordförande i respektive utskott har ansvar för att det implementeras i respektive utskott. e. Trello deadlines i. Beskrivningen på deadlinen ska skrivas i description och revideras med tiden. f. Facebookgruppen sluten eller ej(?) i. Vad är syftet med gruppen? Den interna kommuikationen sker på FB och den externa kommunikationen sker på hemsidan. g. Låsbara skåp på psykologen i. Om vi köper lås kan vi få tillgång till låsbara skåp. Dessa finns på psykologen. Max ansvarar för att kolla upp dessa skåp. h. Mall för mötesprotokoll i. Finns en mall som SthlmUP ALLTID ska användas och heta datum, mötesprotokoll, utskott/styrelsen i. Intyg i. Alla kollar igenom Intyget som Max laddat upp på Trello så att Max kan arbeta vidare med detta. Detta måste ske senast j. Schema för hela terminen i. Alla utrskott måste bli bättre på att lägga upp allt i kalendern. k. Gå ut till klasserna i. Vi måste göra det mer och i anslutning till föreläsningarns början. Maila föreläsaren innan. 7. Ordförandeträffen
a. Mer fokus på hur personerna mår b. Utvecklingssamtal i. Vi bör implementera utvecklingssamtal där Ordförande ansvarar för att ha utvecklingssamtal med samtliga styrelsemedlemmar. c. SthlmUP:s budord i. På konferensen ska budord formuleras där visioner och värderingar skrivs ner. Detta för att ha som underlag och stöd. 8. Konferens i Heby a. Ändra namn på SthlmUP gubben på FB i. Gubben bör ha ett kortare namn för publicerat event ska synas. 9. Ekonomi a. Skatteverket i. Max ansvarar för att skicka in byte av firmatecknare för organisationen. b. Balansräkning i. Finns att se på Driven. Heddas kontaktuppgifter finns även tillgängliga i ekonomimppen på driven om det skulle behövas. c. P riks verksamhetsbidrag i. Samtliga motiveringar godkändes av P Riks. Vi fick 12233kr i verksamhetsbidrag. Hedda ansvarar för att skicka in kvitton för sökta bidrag. d. Eget konto i. Blanketter bör fyllas i för konto och Mastercard av Max och Hedda som firmatecknare. 1. För att ändra företrädare så måste vi lämna in fysiskt underskrift med stadgar samt årsmötesprotokoll. Det behöver även kompletteras med legitimationskopia för den firmatecknare som inte följer med till banken för inlämning. Detta bör därför förberedas i god tid innan vi behöver byta så att det går smidigt. 2. Utifrån detta så ska vi även inkludera i kallelsen till årsmötet att de som avser att kandidera till styrelseposter måste medtaga legitimation för kopiering. e. Betalningssystem i. Ett av de största och mest krävande delarna i att hålla i ett evenemang är att ta ansvar för betalningar. Det går att skapa ett konto som är kopplat till ett specifikt konto som heter SthlmUP. Detta skulle underlätta arbetet och förenkla rekryteringen av projektmedlemmar. Ett alternativ är att köpa en telefon och koppla det till SthlmUP kontot.
10.Övrigt a. Styrelsemöten i. Mötena med styrelsen tar för lång tid. Vi kan börja förlägga mötena tidigare för att effektivisera mötena och sedan ha middag efter mötena för se som kan stanna. Styrelsemedlemmarna bör använda Trello korrekt för att genomgång om vad som händer i varje utskott inte ska ta den tid det tar. Istället kan vi ha mer en frågestund (checkin/checkout) istället för genomgång. Vi skulle även kunna implementera veckovisa möten för att ventilera mer. Varje styrelsemedlem tar ansvar för att bjuda in andra styrelsemedlemmar för att alla ska få en överblick om vad som händer och kunna förbereda sig inför nästa möte. Vi bör schemalägga styrelsemöterna för hösten och varje utskott ska ansvara för att ha möte innan varje styrelsemöte. ii. Mötet ska alltid inledas med SthlmUP:s ekonomi.