Förfrågningsunderlag. Upphandling av Affärssystem

Förfrågningsunderlag Upphandling av Affärssystem

Innehållsförteckning 1 ALLMÄN ORIENTERING... 3 1.1 Beskrivning av upphandlingen... 3 1.2 Den upphandlande enheten... 3 1.3 Kontraktsföremålet... 4 1.4 Avtalstid... 5 1.5 Antagning och villkor för tilldelning av avtal... 6 1.6 Förteckning över förfrågningsunderlaget... 6 2 ADMINISTRATIVA KRAV... 6 2.1 Upphandlingsförfarande... 6 2.2 Frågor om upphandlingen... 6 2.3 Förutsättningar för anbudsinlämningen... 7 2.4 Accept av avtalsvillkor... 7 2.5 Tilldelningsbeslut... 7 2.6 Upphandlingssekretess... 8 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE... 8 3.1 Uteslutningsgrunder... 8 3.2 Tekniska krav... 9 4 uppdragsbeskrivning och omfattning... 9 5 värderingsgrunder vid prövning av anbud... 10 6 AVTALSVILLKOR... 11 6.1 Avtalstolkning... 11 2 (11)

1 ALLMÄN ORIENTERING 1.1 Beskrivning av upphandlingen Upphandlingen avser upphandling av affärssystem med fokus på projektredovisning inom en internationell miljö. 1.2 Den upphandlande enheten Upphandlande enheten är Stiftelsen The Stockholm Environment Institute, SEI (802014-0763). SEI är ett internationellt oberoende och icke vinstdrivande (NON PROFIT) forskningsinstitut som arbetar med miljö- och utvecklingsfrågor. I USA är SEI certifierad som jämbördig till U.S. public charity av NGOsource och i Sverige har SEI godkänts av Techsoup. SEI verkar i en internationell miljö och arbetar i projektform tillsammans med personer från olika kulturer och organisationer. SEI är en projektbaserad organisation dvs. verksamheten bedrivs nästan uteslutande genom olika projekt. En stor del av finansieringen kommer från Sida och från Miljö-och energidepartmentet (via Formas) i form av kärnstöd. Vissa delar av denna budget är avsatta som stöd till HQ-funktioner och kärnstöd till SEI-center, men en stor del av denna budget disponeras genom att fördela budgeten på olika projekt enligt interna ansöknings- och godkännadeprocedurer. Förutom denna finansiering finns ett stort antal (>100) finansiärer för olika projekt där varje projekt styrs av kontrakt med respektive finansiär. Villkoren i dessa kontrakt skiljer sig från kontrakt till kontrakt. Större delen av kontrakten är bidragsfinansiering där SEI får betalt för faktiska kostnader i enlighet med intern kalkylmodell för direkta och indirekta kostnader. Flertalet kontrakt har särskilda villkor för t.ex. hur stor procent indirekta kostnader som finansieras eller krav på samfinansiering. I samband med projektansökan eller lämnande av offert för ett projekt måste en kostnadsberäkning göras som tar hänsyn till samtliga kostnader som projektet förväntas medföra. Det innebär att både direkta som indirekta kostnader måste ingå i beräkningen. Förutom att kalkylen ska visa projektets totala kostnad måste den också visa hur finansieringen kommer att se ut. Tidrapportering är en central del i den operativa verksamheten, och utgör underlaget för större delen av intäkterna. SEI har kostnadspriser per timme indelade i direkt personalkostnad och indirekta kostnader (overhead). Intäktspriser är specifika per projekt. SEI använder sig av redovisningsprinciperna för successiv vinstavräkning varför det är viktigt att kunna löpande följa upparbetad tid och kunna göra en jämförelse med total budget och med slutförandegraden av projektet. En stor del av intäkterna mottas som förskottsbetalningar, oftast enligt rekvisition, som sedan redovisas enligt kontraktets föreskrifter. En del av intäkterna faktureras på andra sätt bl.a. efter slutfört projekt/uppdrag eller på löpande räkning. 3 (11)

SEI är momsregistrerat men har en s.k. blandad verksamhet med endast en begränsad del av verksamheten som klassificeras som näringsverksamhet. Större delen av verksamheten är bidragsfinansierad och ej momspliktig vilket innebär att för denna del av verksamheten ingen utgående moms bokförs och att ingående moms inte heller är avdragsgill. Detta avgörs per projekt dvs. vissa projekt är ej momspliktiga och vissa projekt är momspliktiga. För de operativa kostnaderna (ej projektkostnader) tillämpas en schablonmässig lägre momssats som för närvarande innebär att 5% av ingående moms är avdragsgill moms (i stället för 25%). SEI hanterar ett antal olika valutor främst p.g.a. att projektkontrakten är i olika valutor (framförallt SEK, EUR, USD, GBP) men även då SEI har kontor i olika länder. SEI har idag ett gemensamt system (PMEC) som beskrivs i bilaga 5. PMEC stödjer en överenskommen projektmodell som man arbetar efter, modellen är fokuserad på beslutsprocessen inför ett forskningsåtagande samt presentation av forskningsresultat. Organisation Organisatoriskt består SEI av Stiftelsen The Stockholm Environment Institute (HQ, Stockholm, Bangkok, Nairobi, vilka drivs inom samma juridiska person), samt 4 fristående Centres, SEI Oxford Ltd (dotterbolag till Stiftelsen, registrerat i UK), SEI York (separat juridisk person, del av University of York), SEI Tallinn (separat juridisk person, stiftelse registrerad i Estland), samt SEI US (separat juridisk person, Charity registrerad i USA). Stiftelsens redovisning hanteras idag i gemensamt system, och övriga kontor hanteras i praktiken som externa parter dvs. kostnader faktureras/rekvireras från Stiftelsen. Många projekt bedrivs idag med medarbetare från olika Centres, dessa hanteras idag som underkonsulter på grund av att gemensamt projektredovisningssystem saknas. Se mer info på www.sei-international.org 1.2.1 Ansvarig upphandlare Effendy Yu E-post: effendy.yu@sei-international.org I denna upphandling har vi tagit hjälp av Sundbom & Partners AB. Frågor gällande upphandlingen ska ställas via e-post till: Orvar Lindbäck E-post: orvar.lindback@sundbompartners.se 1.3 Kontraktsföremålet 1.3.1 Upphandlingens omfattning Upphandlingen omfattar upphandling av nytt affärssystem inklusive licenser, support samt drift och underhåll enligt kravspecifikation Bilaga 2. 4 (11)

Syftet med ett nytt affärssystem ar att minska de manuella processer som finns inom organisationen samt stärka/stödja projekt- och resursplaneringsprocessen. Tillhandahålla ett enkelt verktyg till användarna för att de ska kunna utföra sina uppgifter och presentera information på olika nivåer från projektverksamheten. Den organisation som beskrivs i punkten 1.2 ovan innebär att ett totalintegrerat system kommer vara mycket svårt att åstadkomma. Därför begränsas upphandlingen att gälla: Ett integrerat system för ekonomi- och projektredovisning gällande den juridiska personen Stiftelsen The Stockholm Environment Institute. Det offererade tids-, projekt- och resurshanteringssystemet ska användas av alla Centres. Information ur systemet ska kunna extraheras ur projektredovisningen för inmatning i de fristående Centrens finansiella system. Vissa delar av PMEC (bilaga 5) ingår i kravspecifikationen (bilaga 2) (projekt- budget och -planering) och kommer att flytta över till det nya systemet. Den funktionalitet som finns i PMEC avseende Project Concept Note (PCN) finns med som ett bör-krav under punkten 15 i kravspecifikationen. Nedanstående bild visar de delar som ska ingå i offererat system. Det vill säga ett integrerat system för Stiftelsen där tid- och projektredovisning samt resursplanering ska användas av alla Centres. Någon form av dataöverföring ska kunna ske från offererat system till de olika centrens individuella finanssystem. 1.4 Avtalstid Avtalstiden är 2017-01-01 2019-12-31 med möjlighet för SEI till en eller flera förlängningar. SEI har dock som målsättning att förlängning ska ske med ett år i taget. Sker inte förlängning upphör avtalet utan föregående uppsägning vid avtalstidens slutdatum. 5 (11)

Om avtalstidens start förskjuts på grund av försening i upphandlingsprocessen förskjuts avtalstidens slut i motsvarande mån. 1.5 Antagning och villkor för tilldelning av avtal En (1) anbudsgivare kommer att antas. 1.6 Förteckning över förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: Detta Förfrågningsunderlag daterad 2016-09-27 Bilaga 1 Anbudsformulär daterad 2016-09-27 Bilaga 2 Kravspecifikation daterad 2016-09-27 Bilaga 3 Prisbilaga daterad 2016-09-27 Bilaga 4 Utvärderingsmodell Bilaga 5 Presentation av PMEC, Project manual (PMEC) Bilaga 6 Presentation av SEI projektmodell. OBS bilaga 5 och 6 är inte en del av kravspecifikationen, utan ligger endast med som bakgrundsinformation. 2 ADMINISTRATIVA KRAV 2.1 Upphandlingsförfarande Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) tillämpas för upphandlingen. Upphandlingen genomförs med tillämpning av bestämmelserna för förenklat förfarande i LOU. SEI avser att förhandla med en eller flera anbudsgivare. 2.2 Frågor om upphandlingen Frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska ställas skriftligt via mail till: Orvar Lindbäck E-post: orvar.lindback@sundbompartners.se Frågor ska ställas senast 2016-10-20. Svar på ställda frågor lämnas senast 2016-10-24. SEI kan komma att formulera om ställda frågor för att öka tydligheten i frågan och svaret. Svar på frågor, kompletterande handlingar och andra uppgifter kring upphandlingen, delges registrerade anbudsgivare via e-post på den adress som lämnats i Anbudsbrevet Anbudsgivarens kontaktperson under avtalstiden Var noggrann med att lämna korrekt e-postadress. 6 (11)

2.3 Förutsättningar för anbudsinlämningen 2.3.1 Anbudets form, innehåll och språk Anbudet ska lämnas i enlighet med Bilaga 1 Anbudsformulär, och där i efterfrågade handlingar. Anbudet ska vara på svenska. Till anbudet bifogade handlingar och eventuell övrig kommunikation i upphandlingen, skriftlig och muntlig, ska vara på svenska med undantag för certifikat, intyg och bevis som kan vara på engelska. Anbudet ska vara undertecknat av firmatecknare eller person som har fullmakt från firmatecknare. Vid förfrågan från SEI ska ovanstående kunna styrkas via t ex registreringsbevis och fullmakt. Priser ska lämnas i SEK exklusive moms 2.3.2 Anbudslämning Anbud ska lämnas skriftligt digitalt, gärna på USB minne. Ifylld Bilaga 1 Anbudsformulär måste fyllas i, undertecknas och därefter scannas in och bifogas anbudet. Anbud ska lämnas till Stiftelsen Stockholm Environment Institute, SEI Att: Effendy Yu Linnégatan 87D 115 23 Stockholm 2.3.3 Sista anbudsdag Anbud ska vara SEI tillhanda senast 2016-10-28 kl 17:00 2.3.4 Anbudets giltighetstid Anbud ska vara giltigt i minst sex (6) månader från sista anbudsdag. 2.4 Accept av avtalsvillkor Anbudsgivare ska acceptera de avtalsvillkor som angivits i förfrågningsunderlagets samtliga delar. 2.5 Tilldelningsbeslut Samtliga anbudsgivare underrättas via ett tilldelningsmeddelande. Detta utgör inte civilrättslig accept av anbud. Avtal sluts genom ett särskilt kontrakt. Meddelandet sänds elektroniskt till den e-postadress som har lämnats i Anbudsformuläret Anbudsgivarens kontaktperson under avtalstiden En avtalsspärr om tio (10) dagar tillämpas efter att meddelande om tilldelning har distribuerats. Därefter kan slutgiltigt bindande avtal uppkomma. 7 (11)

2.6 Upphandlingssekretess I de fall anbudsgivaren anser att uppgifter i anbudet ska vara föremål för sekretess även efter det att tilldelningsbeslut meddelats, kan anbudsgivaren i Bilaga 1 Anbudsformulär ange detta samt skälen därför. Förutom skälen anges vilka uppgifter i anbudet som ska omfattas av sekretess och vilken skada som kan uppstå om uppgiften offentliggörs. SEI prövar därefter frågan om sekretess ska råda i varje enskilt fall. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE Nedan anges de krav som ställs på leverantören. 3.1 Uteslutningsgrunder 3.1.1 Uteslutningsgrunder enligt 10 kap 2 LOU SEI förbehåller sig rätten att utesluta anbudsgivaren om anbudsgivaren, företrädare för anbudsgivaren eller eventuella underleverantörer: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och beställaren kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land upphandlingen sker, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar avseende ovanstående punkter. SEI får, utom i de fall som avses i 10 kap 4 LOU, begära att anbudsgivaren visar att det inte finns någon grund för att utesluta anbudsgivaren med stöd av första stycket 1, 2, 3 eller 5. SEI kan komma att kontrollera att anbudsgivare har erlagt skatter och socialförsäkringsavgifter. 3.1.2 Registrering Anbudsgivaren ska senast vid tidpunkten för meddelande om tilldelningsbeslut vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register, som förs i det land där anbudsgivarens verksamhet är etablerad. SEI kan komma att kontrollera att anbudsgivaren uppfyller kravet genom att hämta in aktuella uppgifter. 8 (11)

3.1.3 Ekonomisk stabilitet Anbudsgivaren ska vara ekonomiskt stabil. För att uppfylla kravet ska anbudsgivaren ha en stabilitet motsvarande lägst riskklass A enligt Bisnode Kredit AB. Denna uppgift kan kontrolleras av SEI och för de anbudsgivare som är i läge för att bli antagna och där kompletterande uppgifter behövs ska dessa uppgifter efter förfrågan från SEI kunna insändas inom fem arbetsdagar. 3.2 Tekniska krav Nedan redovisas de krav som ställs på leverantören avseende resurser, kompetens, erfarenhet och kapacitet. 3.2.1 Referenser Leverantören ska som bevis lämna två (2) referensuppdrag, för att påvisa erfarenhet, drift, support och leveransförmåga för: 1. Offererat affärssystem 2. Drift av affärssystem 3. Drift av Infrastruktur De två referensuppdragen kan vara för samma Kund/Referens och i samma leverans. En kortfattad beskrivning av respektive referensuppdrag ska inkluderas i Anbudsformuläret (bilaga1) Uppdraget ska ha utförts 2011-06-01 eller senare. Vidtalade kontaktpersoner ska under två veckor efter ansökningstidens slut gå att nå via antingen telefon eller e-post Vidare ska framgå vilken typ av uppdrag/leverans leverantören utfört (utför) hos referensen. Referenserna ska bekräfta att uppdragen utförts i enlighet med leverantörens beskrivning och att leverans skett i enlighet med det avtal som låg till grund för uppdraget/leveransen. 4 UPPDRAGSBESKRIVNING OCH OMFATTNING Avsikten med denna upphandling är att: 1. Ersätta befintligt affärssystem. Krav på det nya systemet finns i bilaga 2 Upphandlingen omfattar ett totalåtagande för införande av standardsystem med anpassningar, införandeprojekt och efterföljande support och användarstöd. Se avgränsning i punkt 1.3.1 ovan 9 (11)

5 VÄRDERINGSGRUNDER VID PRÖVNING AV ANBUD Stegvis förfarande Inom upphandlingen bedöms anbudet i följande steg: 1. Kontroll utförs om samtliga ska-krav uppfylls. Anbudsgivare som inte uppfyller samtliga ska-krav utesluts utan genomförande av steg 2. 2. Anbuden utvärderas enligt principen ekonomiskt mest fördelaktiga, vilket kallas utvärderingen. Utvärdering utförs enligt bilagd utvärderingsmodell. (Bilaga 4) 3. Förhandling kommer att genomföras med de anbudsgivare som uppnår bäst resultat vid utvärderingen i steg 2. Målet är att förhandla med tvåtre anbudsgivare. Under en förhandling får valda anbudsgivare möjlighet att justera sina anbud. Den anbudsgivare som efter förhandlingen uppnår bäst resultat vid utvärderingen enligt i bilaga 4 beskriven utvärderingsmodell vinner upphandlingen. Förhandlingar kan komma att genomföras i successiva steg, dvs. förhandlingen behöver inte nödvändigtvis slutföras med samtliga anbudsgivare som inbjuds till förhandlingar. Underlag för prövningen och utvärderingen är den information som ingår i de skriftliga anbuden utan hänvisningar till annan information. Anbudsgivare kan således inte utgå från att några andra uppgifter ska vara självklara eller kända av SEI. Anbudsgivaren har ingen rätt att förtydliga och komplettera anbudet på eget initiativ, utöver att s.k. uppenbara fel får rättas om SEI medger detta. SEI har möjlighet att begära förtydliganden och kompletteringar under hela processen. Anbudsgivarens kommer inte att få någon ersättning för deltagandet i upphandlingen. Ska-krav och bör krav Kraven på systemet är sammanställda i kravspecifikationen (bilaga 2). Dessa krav är antingen benämnda ska-krav eller bör-krav. Ska-krav kallas även obligatoriska krav. Ett ska-krav är antingen uppfyllt eller ej uppfyllt. Någon värdering av ett ska-kravs grad av uppfyllelse kan alltså inte ske. I det fall ett ska-krav är kombinerat med förbehåll i form av reservation eller villkor för svarets giltighet på någon plats i anbudet, kan kravet komma att bedömas vara ej uppfyllt. Ett bör-krav kommer värderas enligt den beskrivning som finns i kravspecifikationen samt kunna korrigeras efter demo/förhandling, och är en del av den värdering som sker enligt utvärderingen. Notera att alla bör-krav bedöms efter den beskrivning som leverantören ger av den funktion som bör-kravet uttrycker. Utvärderingsmodell beskrivs i bilaga 4 10 (11)

6 AVTALSVILLKOR 6.1 Avtalstolkning Skulle det uppstå oklarheter omkring villkor, upphandlingsmaterial etc. gäller följande tolkningsordning. Detta förfrågningsunderlag med bilagor Eventuella förtydliganden av förfrågningsunderlaget Anbud med bilagor 11 (11)