PROTOKOLL 1 (15) 2014-11-12 Nämnden för support och lokaler Plats och tid Sammanträdesrum E4, stadshuset. Klockan 10.00 16.30. ande Stefan Bergman (s), ordförande Leif Holmqvist (c), vice ordförande Britt-Marie Lundström (s) Caroline Cercio (s) Fredrik Barrljung (s) Robert Ignberg (s) 98, 104-109 Tjänstgörande ersättare Elsy Larsson (s) för Ulrika Larsson (v) Roland Löfmark (fp) för Jan-Erik Ershag (kd) Catharina Falk (fp) för Peter Nyman (m) Daniell Enwall (s) för Lilliann Carlstén (s), 107 Övriga deltagande Magnus Hedman, kommunal 97-106, 108-109 Erik Wikström, Kommunrevisionen 103 Bo Rehnberg, PWC 103 Martin Gandal, PWC 103 Jenny Rönngren, kommunledningskontoret 107 Krister Gustafsson, Kommunledningskontoret 107 Ersättare Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef Ulrica Marklund, controller Fredrik Nilsson, avdelningschef fastighet Peter Lundmark, avdelningschef måltid Emma Sundelin, projektchef fastighet, 95 Erika Nilsson, avdelningschef kommunikation, 107 Mathias Rönngren, avd. chef verksamhetsstöd, 107 Emanuel Mattsson, enhetschef måltid, 107 Ewa Boström, sekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer 97-109 Ersättare Underskrifter.. Stefan Bergman, ordförande Ewa Boström, sekreterare.. Leif Holmqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av fastighetsnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2014-11-12 2014-11-21 2014-12-15 Förvaringsplats för protokollet Support och lokaler, nämndsekreterare Underskrift. Ewa Boström
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 97 Dnr FA 2014-000126 295 Medborgarförslag Sätt upp krokar på Stadshuset för att underlätta att koppla hundar (132/14) Nämnden för support och lokaler har fått ett medborgarförslag där förslagsställaren vill att det ska sättas upp krokar kring stadshuset för att underlätta att koppla hundar. Nämnden för support och lokalers svar: Kring stadshuset finns det idag en anordning på den östra sidan och två på den västra sidan för att koppla hundar. Bedömningen är att det uppfyller de behov som finns, men skulle det visa sig att behovet ökar, kan det ske en komplettering med fler anordningar. Avslå medborgarförslaget med hänvisning till att nämnden för support och lokaler tillhandahåller en anordning på den östra sidan och två på den västra sidan för att koppla hundar utanför stadshuset. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-11-04 Kommunfullmäktiges beslut 2014-10-14 245 Medborgarförslag 132/14 et sänds till: Förslagställare Kommunstyrelsen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 98 Dnr FA 2014-000138 292 Nybyggnad av kiosker och omklädningsutrymmen på Norrvalla, tilldelningsbeslut Support och lokaler har genom annons på e-avrop infordrat anbud på rubricerat objekt enligt anbudsförteckning daterad 2014-11-04. Efter granskning av anbuden, som bedömts efter en på förhand upprättad värderingsmall AF-5 där högst viktad poäng föreslås bli vinnande anbud. Avtalsspärr upphör 2014-11-24. 1. Ge tilldelningsbeslut till Hellströms Bygg AB till en anbudssumma av 1 855 000 kr 2. Uppdra åt beställarombud Emma Sundelin att teckna kontrakt. Paragrafen anses omedelbart justerad. sunderlag Anbudsgivare Anbudssumma Viktad poäng 1. Contractor Bygg i Skellefteå AB 1 970 000 kr 5,73 2. Nordkust Bygg 1 987 700 kr 4,27 3. Hellströms Bygg AB 1 855 000 kr 7,65 4. Peab Sverige AB 2 469 000 kr 3,00 et sänds till: Anbudsgivare Support och lokaler/projektchef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 99 Dnr FA 2014-000137 299 Fördelning av investeringsbudget - Nordanå utemiljö Det finns avsatt 3 195 000 kronor till utemiljö på Nordanå. Av dessa medel vill support och lokaler fördela 1 300 000 kronor till att bygga en ny parkering. Parkeringen föreslås ligga där den före detta lekparken på Nordanå fanns. Behovet av parkering för området är stort redan idag och kommer att öka i samband med att Science Center förläggs till området. Science Center kommer att flytta in under maj 2016. Det ska även byggas två sporthallar på Balderskolans tomt, vilket gör att det försvinner cirka 125 personalparkeringsplatser. Dessa måste ersättas i en övergångsperiod och då kan denna parkering tillsammans med en utökning av parkering på Norra Järnvägsgatan fungera som en ersättning under en tid. Behovet av att ersätta parkeringar på Balderskolan är aktuellt från januari 2015. Den föreslagna parkeringen innebär att det skapas 83 platser varav 16 platser utrustas med motorvärmaruttag. Fördelning av investeringsbudget: Parkering Nordanå Ofördelat Summa 1 300 000 kr 1 895 000 kr 3 195 000 kr Investering ska genomföras och finansieras enlig föreslagen fördelning sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-11-04 Ritning parkering Utdrag från geografiskt informationssystem, Solen et sänds till: Skol- och kulturkontoret Skellefteå museum Support och lokaler/avdelningschef fastighet
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 100 Dnr FA 2014-000124 289 Remiss av förslag till Boverkets allmänna råd om friyta för fritidshem, förskolor, skolor eller liknande verksamhet med tillhörande konsekventsutredning Boverket önskar synpunkter på förslag till allmänna råd till 8 kap. 9 andra stycket och 10-11 plan- och bygglagen (2010:900), PBL, samt på tillhörande konsekvensutredning. Reglerna är tänkta att gälla från och med 1 mars 2015. Remissen har bland annat gått till landets kommuner och nämnden för support och lokaler har fått den till sig för Skellefteå kommuns räkning. Remissvar ska vara Boverket tillhanda senast 5 december 2014. Uppdra till förvaltningschef att besvara remissen och informera nämnden på nästa sammanträde. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-10-28 Boverkets remissbrev med tillhörande remissförslag et sänds till: Support och lokaler/förvaltningschef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 101 Dnr FA 2014-000102 283 Skrivelse - Kartlägg för Norrlands bästa mat Kommunfullmäktigeledamöterna Birgitta Burström (FP), Ida Lindh (FP) och Lars Åhman (FP) har kommit med en skrivelse om att kartlägga måltidssituationen i skola, förskola och äldreomsorg. Folkpartiet har tagit fram en rapport, Matfest 2.0 även för våra barn och årsrika, där man lyfter en rad förslag som man anser kan leda till bättre mat i skola och äldreomsorg. Man föreslår att en kartläggning av nuläget ska göras som första steget i en förändringsprocess, att kartläggningen ska göras skyndsamt och att resultatet ska presenteras för kommunfullmäktige. Kommunstyrelsens arbetsutskott har remitterat skrivelsen till nämnden för support och lokaler. Uppdra till förvaltningschef att undersöka om kartläggningen kan genomföras och återkoppla till nämnden. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-10-28 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2014-10-20 615 Skrivelse Kartlägg för Norrlands bästa mat till 2018 Rapport Matfest 2.0 även för våra årsrika et sänds till: Support och lokaler/förvaltningschef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 102 Dnr FA 2014-000131 042 Ekonomisk uppföljning och prognos, oktober 2014 Nämnden för support och lokaler har sammanställt en kortfattad ekonomisk prognos för innevarande år till kommunledningskontoret. Utförligare rapporter lämnas vid delårsrapporter samt vid bokslut. Dessa rapporteringstillfällen innebär att kontoansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella över- samt underskott samt att förvaltningen vid budgetavvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Årsprognosen pekar totalt sett på en budgetavvikelse (drift) för förvaltningen på 0,3 mnkr. Nämndens avdelningar uppvisar dock både positiva och negativa budgetavvikelser. Prognos, avvikelse mot budget 2014 Nämnden för support och lokaler 0 Måltidsavdelning 2,0 Avdelning för verksamhetsstöd 1,5 Kommunikationsavdelning 13,6 Fastighetsavdelning 10,4 SUMMA 0,3 (mnkr) För kommunikationsavdelningen är prognosen ca -13,6 mnkr, inklusive balanserat underskott (ca - 4 mnkr) från 2014. I samband med årsredovisning 2013, samt i samband med budgetarbetet inför år 2015, så informerade nämnden både kommunstyrelsen och budgetberedningen om det utredningsarbete som pågår. I samband med delårsrapporten i augusti återkopplades en fördjupad handlingsplan till nämnden. Godkänna redovisad information. sunderlag Ekonomiuppföljning och prognos oktober 2014, bilaga 1 Översikt investeringsprojekt, support och lokaler 2014, bilaga 2 et sänds till: Support och lokaler Budget och bokslut
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 103 Dnr FA 2014-000134 007 Rapport om övergripande ansvarsutövande 2014, besök av revisorerna Nämnden får besök av Kommunrevisionen tillsammans med revisorer från Pwc. De har gjort en granskning av nämndens övergripande ansvarsutövande 2014 och redovisar sin rapport. Det har skett en positiv utveckling av nämndens verksamhet rörande alla kontrollområdena och ansvarsutövandet bedöms för år 2014 sammantaget vara tillräckligt. Bedömningen baseras på att nämnden kan visa att den i tillräcklig grad styr, följer upp och vidtar aktiva åtgärder utifrån det uppdrag den tilldelats. Nämndens ansvarsutövande bedöms också ha utvecklats positivt under innevarande mandatperiod. För att ytterligare utveckla ansvarsutövandet föreslås nämnden att sätta tidsramar när till exempel uppdrag ges åt förvaltningschefen. Nämnden tackar för informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 104 Dnr FA 2014-000129 009 Årlig utvärdering av nämndens arbetsformer Enligt nämndspolicyn så ska nämnden själva, utan tjänstemän, utvärdera sina arbetsformer en gång per år. Syftet är att fånga upp när förbättringar behövs för att öka kvalitén i processerna och kunna uppnå effektiviseringsvinster som också påverkar ledamöternas möjlighet till att fatta bra beslut. Nämnden har utvärderat sin arbetsform: 1. Vilka ska vara närvarande vid nämndens sammanträden? Förvaltningschef, nämndens sekreterare, samt den som handlägger specifikt ärende närvar endast under sitt ärende, handläggare skall om möjligt vara tillgänglig. 2. Föredragningarnas längd, innehåll och kvalitet. Som tidigare år, lyfta fram väsentliga punkter för beslutet. Ekonomiska beslut skall vara detaljerade inom rambudget. Även AU beslut vid om till eller nybyggnad skall ekonomin redovisas i nämnden. 3. Tjänsteskrivelsernas utformning, läsbarhet och volym. Konsekvensbeskrivningar med olika alternativ. Mer detaljerade underhållsplaner. Med viss prioritering. 4. Förvaltningens information om kommande ärenden. Om sådana finns, bör det informeras om. 5. Sammanträdenas längd. Då nämnden har flera ansvarsområden, ökar sammanträdestiden. 6. förslagens utformning. Ordalydelse viktig, granskas av arbetsutskottet. 7. Extra ärenden. Skall vara få, helst inga. 8. Kontakter med media. och handläggningsfrågor: Förvaltningschefen Nämndens: Ordförande 9. Övrigt. Övriga frågor under alla sammanträdena, skall tas med i protokollet, gäller även AU. Då fler områden överförts till nämnden krävs mer detaljerad info i berört område. Förvaltningschefen informerar, har varit en bra punkt på sammanträdarna, skall finnas kvar. Vid förändringar i projekt skall nämnden informeras omgående förslagsvis per mail eller brev. Diskussionsunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-10-28 Utdrag från 2013 års utvärdering
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 105 Dnr FA 2014-000135 009 Mentometerfråga till ungdomsfullmäktige 2015 2015 års Ungdomsfullmäktigedag är den 12 februari. Nämnden har uppdragit till förvaltningschefen att uppdatera informationsbilden om nämnden samt att föreslå en mentometerfråga som kan användas på ungdomsfullmäktigedagen. Uppdaterad informationsbild redovisas. Förvaltningschefen föreslår följande fråga med svarsalternativ: Nämnden för support och lokaler får ofta synpunkter på skoltoaletterna. Vad tror du är den viktigaste saken att göra för att toaletterna ska kännas fräschare? 1. Papperskorgarna töms oftare 2. Toalettstolarna städas oftare 3. Tvättställen städas oftare 4. Säkrare lås 5. Toalettringen/locket byts ut oftare 6. Toaletterna målas om oftare 7. Alla elever tar ansvar för att städa efter sig och hålla toan fräsch Godkänna föreslagen mentometerfråga sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-10-30 Nämnden för support och lokalers beslut 2014-10-15 et sänds till: Demokratilots
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 106 Dnr FA 2014-000141 049 Omföring av rambudget mellan nämnder 2015, lönecenter Kommunens lönecenter startades upp i november 2014 och finansieras innevarande år genom interna debiteringar. Från och med den 1 januari 2015 ska finansiering ske genom flytt av rambudget från övriga förvaltningar enligt tabell nedan. Summan är beräknad utifrån antalet löner per förvaltning. Support och lokalers egen rambudget för att hantera löner och lönesystem flyttas även till lönecenter. Viss budgetram och kostnader för systemförvaltning och lönesystem ligger idag även mot Gemensam nämnd för personalsystem och flytt av ram till nämnden för support och lokaler för dessa delar kommer att göras i separat ärende efter grundligare genomgång av kostnader och ansvar. Nämnd Budgetram att flytta Gymnasienämnden 1 015 000 Barn och grundskolenämnden 4 650 000 Kulturnämnden 190 000 Socialnämnden 6 000 000 Bygg och miljönämnden 190 000 Fritidsnämnden 460 000 Personalnämnden (Kommunhälsan) 35 000 Kommunstyrelsen 320 000 Tekniska nämnden + taxefinansierat Varav Tekniska kontoret Varav Räddningstjänsten Ökning av OH till Support och lokaler 980 000 356 000 330 000 290 000 Summa 13 840 000 1. Godkänna föreslagen omföring 2. Föreslå kommunstyrelsen att besluta att överföra rambudget från övriga nämnder till nämnden för support och lokaler för år 2015 och kommande år, enligt specifikation i ärende. Inkluderar även en utökad OH kostnad för taxefinansierad verksamhet inom Tekniska kontoret enligt tabell.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-11-10 Kommunstyrelsens beslut om införande av Lönecenter 2014-01-29 87 (Dnr KS 2014-000035) et sänds till: Kommunstyrelsen Support och lokaler
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 107 Dnr FA 2014-000136 040 Inför budget 2016 och plan 2017-2018 Nämnden har fått planeringsförutsättningarna för budget 2016 och plan 2017-2018. Jenny Rönngren och Krister Gustafsson är inbjudna till sammanträdet för att berätta om trender som finns i samhället och hur de påverkar Skellefteå kommun i förhållande till andra städer och andra nationer. Trendspaningen har haft särskilt fokus på målet att vi ska bli 80 000 invånare i Skellefteå år 2030. Nämndens ledamöter får i grupper diskutera konsekvenser utifrån trenderna. Avdelningscheferna beskriver nuläge i respektive avdelning och vilka utmaningar de ser framför sig. Ledamöterna diskuterar utmaningarna och tar fram viktiga arbetsområden. Förvaltningschefen kommer att sammanställa resultatet från grupparbetena och presentera förslag till målområden till nämndsammanträdet i december.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 108 Dnr FA 2014-000127 009 Delgivningar Följande delges: Kommunfullmäktige 2014-09-16 207 Riktlinjer för styrande dokument Kommunfullmäktige 2014-10-14 230 Bestämmelser om ersättningar med mera till kommunalt förtroendevalda i Skellefteå kommun från och med 2015-01-01 Kommunfullmäktige 2014-10-14 231 Förslag till bestämmelser om omställningsstöd och pension till förtroendevalda Kommunfullmäktige 2014-10-14 232 Riktlinjer för en utvecklad invånardialog Kommunfullmäktige 2014-10-14 235 Omföring av investeringsbudget till kulturnämnden för konstnärlig utsmyckning Kommunstyrelsen 2014-09-30 351 Nyttjanderätt till Storstugan i Lövånger Kommunstyrelsen 2014-09-30 360 Lokalisering av Science center Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-10-20 592 Detaljplan för ny gruppbostad på Sörböle Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-10-20 620 Motion om säker skolväg vid skolor och förskolor (35/14) Gymnasienämnden 2014-10-09 117 Elevcafé i gymnasieskolan Kommunstyrelsen 2014-10-22 403 Hamnmagasinet på Bjuröklubb Tekniska nämnden 2014-10-20 255 Ändring av renhållningsordningens lokala föreskrifter Barn- och grundskolenämnden 2014-10-22 175 Bildande av politisk referensgrupp om kostpolitiska programmet Delgivningarna läggs till handlingarna
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 109 Dnr FA 2014-000132 009 Informationer Förvaltningschef informerar Förvaltningschefen visar en liggare där nämndsekreteraren noterar alla ärenden som delegeras till förvaltningschef. När nämnden har fått återkoppling så stryks ärendet från listan. Nämnden ska vid nästa sammanträde gå igenom listan och få information om aktuellt läge i de olika ärendena. Lönecenter är på plats i gamla fullmäktigesalen i Hjorten. Lönecentret kommer att invigas den 21 november klockan 13.00 av nämndens ordförande. Den 21 november på kvällen är förvaltningens anställda inbjudna till förvaltningsfest. Festen anordnas vartannat år och erbjuds istället för julklapp. Över 500 medarbetare har anmält sig. Fastighetschefen berättar om aktuellt läge för ombyggnationerna på gymnasieskolorna, ABK (Anderstorp, Balder, Kaplan). Under novemberlovet blev köket på Anderstorp klart och just nu pågår upphandling av den nya bollhallen på Balder. I övrigt så löper allt på enligt tidsplanen. Sveriges television har gjort ett inslag om mat-appen i Mitt Skellefteå. Mat-appen är ett sätt för eleverna att direkt berätta vad de tycker om skolmaten och på så sätt kunna påverka den. Nämnden tittar på inslaget.