Förberedelser inför ett årsskifte I den här manualen får du tips på vad du kan förbereda inför ett årsskifte. Här på första sidan finns en checklista som anger några moment som du kan göra/kontrollera. Om du vill kan du pricka av momenten i checklistan efterhand som de blir klara. Checklista förberedelser inför ett årsskifte Arbetsmoment Sidhän visning Skapa/skicka CSR-förfrågan 1-3 Kontrollera tjänstekörning med förmånsbilar 3-4 Personal - underlag för kontrolluppgiften 4 Personal - redovisning till Fora (AFA) 5-6 Förbered automatisk radering av lönearter 7 Ingående värden för Kontrolluppgift/Fora 7 Skattelista årsavstämning 8 Rapporter vid brutet räkenskapsår 8 Klart X Datum Skapa/skicka CSR-förfrågan Inför det nya inkomståret ska en förfrågan om anställdas skatteavdrag göras mot det Centrala Skatteregistret (CSR-förfrågan). Skatteverket har en e-tjänst, som ger dig möjlighet att skicka CSR-förfrågan och att ta emot svaret via Skatteverkets hemsida. För att använda e-tjänsten krävs att du har en e-legitimation. CSR-förfrågan som gäller det nya inkomståret kan tidigast tas emot den 1 november av Skatteverket. Det finns inget slutdatum när du senast måste skicka in din förfrågan via internet. Fördelen med att använda e-tjänsten är att du kan avvakta med att sända in din förfrågan. Svar på din CSR-förfrågan får du normalt i mitten på december då preliminärskatteuppgifterna för de anställda är klara. Svaret hämtar du själv på Skatteverkets webbsida. CSR-svar som gäller kommande år sparas hos Skatteverket fram till den 31 januari. CSR-förfrågan på mobilt medium (diskett, CD eller DVD) kommer att upphöra. Från och med den 1 november 2016 ersätts mobila medier fullt ut av Skatteverkets e-tjänst. 1
CSR-förfrågan görs för de anställda som du är huvudarbetsgivare för. Om du har personer som inte ska vara med i din CSR-förfrågan undantar du dem genom att markera fältet Undantas i CSR, som finns i Personalregistret på flik Skatter. För att skapa en frågefil i programmet, gå till Årsrutiner > CSR- Förfrågan > Skapa fil. Det är viktigt att din CSR-förfrågan skapas med rätt filformat. Eftersom det gamla formatet via Mobilt media tas bort hos Skatteverket den 1 november 2016, ska du välja något av de andra två alternativen och skicka filen via internet. 2
När filen är skapad ska du skicka den till Skatteverket. Om du i programmet väljer Årsrutiner > CSR-Förfrågan > Skicka fil via Internet, och klickar på knappen Internet, kommer du till rätt sida på Skatteverket. Bra att veta! CSR-svaret som du sedan får, ska uppdateras i programmet efter att du har startat nytt år i Kontek Lön. Svaret bör vara inläst när du startar upp det nya årets första löneberäkning. Kontrollera tjänstekörning med förmånsbilar En anställd som kör minst 3000 mil i tjänsten med sin förmånsbil under kalenderåret ska få lägre bilförmånsvärde (75% av värdet). Kontrollera därför i god tid om du har gjort inställning för denna reducering, samt om de anställda når upp till 3000 mil eller inte. I de fall resultatet inte har blivit som förväntat behöver justering av förmånsvärdet göras retroaktivt för hela året, så att rätt arbetsgivaravgift betalas och rätt förmånsvärde redovisas på den anställdes kontrolluppgift. Uppgift om bilförmån lagras i Personalregistret på flik Löner. Klicka på pilen efter Månadsvärde för att se underformuläret. Här ser du rutan för Reducering till 75% (3000 mil). Om du som arbetsgivare har satt ner bilförmånsvärde till 75% för att den anställde förväntas köra minst 3000 mil i tjänsten, och om dessa mil inte uppnås under året, måste bilförmånsvärdet räknas om till fullt värde. Kontrollen är även viktig då man inte har satt ner ett bilförmånsvärde p.g.a. omfattande tjänstekörning. Om den anställde kommer upp till minst 3000 mil kan du retroaktivt justera förmånsvärdet till 75% av fullt värde. Om du har betalat ut kilometerersättning för tjänstekörning med förmånsbil, kan du enkelt kontrollera antal körda kilometer i Lönestatistiken. Uppgiften finns då i underlaget för Kontrolluppgift, AFA och redovisas under rubriken Ersättn för bilförmån Antal km. 3
Om du upptäcker att justering av bilförmånsvärdet behöver göras, såväl uppåt som nedåt, kan du använda standardlöneart 899 (Justering bilförmån). Om du saknar lönearten, finns den att importera i Löneartsregistret från alla Konteks standardavtal, markera Enstaka löneart så hittar du löneart 899 i listan. Personal - underlag för kontrolluppgiften I Personalregistret på flik Årsuppgifter m.m finns följande uppgifter som kan kontrolleras. Uppgifterna redovisas på kontrolluppgiften. Arbetsställe SCB Om företaget redovisar statistik till Statistiska Centralbyrån och har fått en förteckning över sina arbetsställen från SCB, ska arbetsställenummer lagras här. Arbetsställenummer redovisas i ruta 060 på kontrolluppgiften. Delägare i fåmansföretag Om ditt företag är fåmansföretag eller fåmansägt handelsbolag och om den person kontrolluppgiften avser är företagsledare, närstående till en sådan person eller delägare i företaget ska detta markeras. Markeringen här gör att ruta 061 på kontrolluppgiften kommer att redovisas med ett kryss. Förmån som pension Om företaget har tidigare anställd som har en förmån som pension, exempelvis tjänstebostad eller bilförmån, ska detta markeras. Markeringen här gör att ruta 049 på kontrolluppgiften kommer att redovisas med ett kryss. 4
Personal - redovisning till Fora (AFA) Om företaget har avtal om AFA-försäkringarna och Avtalspension SAF- LO, ska du i Personalregistret på flik Årsuppgifter ha fyllt i hur de anställda ska redovisas på försäkringsuppgiften till Fora. Uppgifterna används vid den slutliga lönerapporteringen som du gör i januari varje år. Kategori Ange hur den anställde ska redovisas till Fora. Speciellt avtal Fältet används för företag inom måleribranschen samt inom elektrikeravtalen EIO-Installationsavtalet, EFA-Kraftverksavtalet och EGA-Elektroskandiaavtalet. De här avtalen genererar uppgift till Fora i filen (en kod presenteras i filens position 80). Speciellt avtal kan också användas för de som ska redovisa lönebelopp för övriga kollektivavtalade avgifter i samband med den årliga rapporteringen till Fora, men övriga val än ovan påverkar inte Fora filen, endast utskriften. Arbetsställenr Uppgiften ingår inte längre i redovisningen till Fora (upphörde 2009). Fältet finns dock kvar i löneprogrammet och kan användas för internt bruk. Kod för deltidspension Uppgiften är endast aktuell för AFA (Fora) Kategori Arbetare. Uppgiften är viktig för dig som skapar fil med individuella löneuppgifter för arbetare och som dessutom enligt kollektivavtalet ska göra avsättning för deltidspension. Koden (en siffra eller bokstav framtagen av Fora) som ska anges i fältet, används av Fora för att identifiera avtalet och för att kunna beräkna premier och avsättning för deltidspension. Saknar du information om vilken kod du ska använda, se Foras 5
hemsida Koder deltidspension eller kontakta Fora för närmare information. Om kollektivavtalet inte innehåller någon överenskommelse om avsättning för deltidspension ska fältet lämnas tomt. Avtalspension SAF-LO efter 65 år Uppgiften är endast aktuell för AFA (Fora) Kategori Arbetare och är endast synlig fr o m det år den anställde fyller 65 år. Arbetare som är äldre än 65 år eller som fyller 65 år under inkomståret och som kvarstår i tjänst kan fortsätta att tjäna in till Avtalspension SAF-LO. Detta förutsätter att det finns överenskommelse om fortsatt intjänande mellan arbetsgivare och arbetstagare. Om överenskommelse finns ska markering göras i rutan. Hela årets lön kommer då att rapporteras till Fora. Om ingen överenskommelse finns och ingen markering görs, redovisas endast den utbetalda lönen tom månaden innan personen fyllde 65 år. Arbetare som blir Tjänsteman under året att tänka på För eventuell arbetare som har blivit tjänsteman under året, ska du ha lagt in avgångsdatum på anställningsnumret som arbetare, och lagt upp personen på ett nytt anställningsnummer som tjänsteman. Då får du automatiskt redovisningen korrekt till Fora. Om du har missat att lägga upp den anställde på två olika anställningsnummer, och bara bytt AFA (Fora) Kategori till Tjänsteman, kommer du behöva göra manuell justering vid redovisningen till Fora eftersom all lön för året i detta fall kommer redovisas som Tjänsteman. Den manuella justeringen (som du kan göra i samband med rapporteringen till Fora i januari) blir då att lägga till lön som arbetare och minska lön som tjänsteman. AFA (Fora) Kategori för kommuner och landsting (KL) Om företaget har avtal om AFA-försäkringarna AGS-KL Avtalsgruppsjukförsäkring, TFA-KL Trygghetsförsäkring vid arbetsskada och Avgiftsbefrielseförsäkringen (PFA-98) ska fältet för AFA-Kategori anges med alternativet Kommunalt avtal. Du får då ett anpassat underlag till redovisningen av årslönesummor till Fora. Detta alternativ gäller också för arbetsgivare som har anställda inom Svenska Kyrkan. (Kommunalt avtal sätts på samtliga anställda oavsett avtalsområde.) 6
Förbered automatisk radering av lönearter Om du har lönearter som inte längre används och som du vill radera, gå till registret Lönearter, flik Allmänt och sätt fältet Status till Borttages. Borttagsmarkerade lönearter raderas vid uppstart av nytt inkomstår om de inte har använts under det senaste året. Ingående värden för Kontrolluppgift/Fora Det här gäller endast dig som har börjat med programmet under året! Företag som har börjat med Kontek Lön under kalenderåret, och därmed inte har kört alla årets löner i programmet, behöver värden i rutinen Ingående värden för varje anställd. Dessa värden är nödvändiga för att erhålla en fullständig kontrolluppgift till inkomsttagaren/skatteverket och ett komplett underlag för AFAförsäkringarna och Avtalspension SAF-LO som ska redovisas till Fora. Ingående värden hittar du under Arkiv. Här lagrar du värden från ditt tidigare lönesystem som saknas i Kontek Lön. 7
Skattelista årsavstämning När den sista lönen för året är utbetald är det lämpligt att göra avstämning av inbetalda skatter och arbetsgivaravgifter för året. Under Årsrutiner i menyraden finns Skattelista årsavstämning, som passar bra för detta ändamål. Tänk på att vissa summor, inte på kronan, är direkt jämförbara eftersom t ex Arbetsgivardeklarationen slopar ören (månadsvis och gruppvis) på underlaget före beräkning av arbetsgivaravgift. Det går alltså inte att med exakt resultat jämföra årsavstämning för arbetsgivaravgift med inbetalda arbetsgivaravgifter enligt arbetsgivardeklarationerna. Rapporter vid brutet räkenskapsår Om du vill skriva ut rapporter för din årsredovisning, t ex Medeltal anställda & löner, och har brutet räkenskapsår (dvs har uppgifter som avser inkomstår 2015) måste du skriva ut rapporterna före uppstart av inkomstår 2017. När inkomstår 2017 startas kommer 2015 års uppgifter att flyttas till Arkiverat år. Rapporter kan inte skrivas ut gemensamt för en period som sträcker sig från ett arkiverat år till ett öppet år. Invänta den nya årsversionen Övriga årsrutiner arbetar du med när du har installerat den nya årsversionen av Kontek Lön. Årsversionen brukar finnas tillgänglig i slutet av december. I samband med att årsversionen läggs ut på hemsidan läggs även Årshäftet ut. Årshäftet beskriver hur du avslutar det gamla inkomståret samt hur du förbereder det nya. 8