Revisionsrapport Gotlands kommun Självservice inom lönehantering 2006-10-19 Maria Grotherus Lisa Hiller Mats Renborn
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och förslag till åtgärder...1 2. Uppdrag och bakgrund...4 3. Resultat av granskning...5 3.1 Är självservicerutinerna ändamålsenligt utformade...6 3.2 Är själservicerutinerna tillförlitliga och säkra...10 3.3 Är attestrutinerna ändamålsenligt utformade...12 3.4 Sker attest enligt reglementet?...13 3.5 Lönehantering inom barn- och utbildningsförvaltningen...15 3.6 Lönehantering inom Hälso- och sjukvården...16 3.7 PA-enheten...16
1. Sammanfattning och förslag till åtgärder På uppdrag av revisorerna i Gotlands kommun har självservicerutinerna i personalsystemet IFS granskats. Det nya personalsystemet som infördes år 2003 bygger på att de anställda själva ska registrera löneavvikelser. Självservicerutinerna är helt IT-baserade, vilket innebär att löneblanketter på papper ska försvinna. Totalt c:a 4500 anställda är idag aktiva användare av självservicefunktioner i personalsystemet. Är själservicerutinerna ändamålsenligt utformade? Ett av målen med införandet av det nya personalsystemet var att det skulle minska det administrativa arbetet för chefer, arbetsledare och handläggare samt att korta ner handläggningstider. Granskningen visar att självservicerutinerna inte fullt ut fungerar på ett ändamålsenligt sätt inom Gotlands kommun. Det finns stora skillnader vid en jämförelse mellan barn- och utbildningsförvaltningen och hälso- och sjukvårdsförvaltningen. En förklaring är att hälsooch sjukvårdsförvaltningen infört schema- och bemanningsverktyget Medvind, som är ett försystem till personalsystemet. Inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen är alla anställda aktiva användare av självservice. Inom barn- och utbildningsförvaltningen har självservice införts i begränsad omfattning p.g.a. schemaläggningsproblem och arbetstidsmodeller. Barnoch utbildningsförvaltningen planerar att pröva Medvind vid en av kommunens förskolenheter. Ett annat mål med införande av nytt personalsystem var att användarna skulle få ett IT-stöd som var modernt, säkert, kostnadseffektivt, användarvänligt och flexibelt. Vid intervjuer med verksamhetschefer så anser de att förenklingar uppnåtts i liten utsträckning. Flera av de intervjuade anser att lönehanteringen tar mer tid i anspråk jämfört med tidigare. En förklaring är att flera enheter nu arbetar parallellt med självservice och lönehantering enligt gamla rutiner, vilket inte blir effektivt. Granskningen visar att det fortfarande finns handhavandeproblem med personalsystemet. En förklaring till problemen är att antalet behöriga användare ökat kraftigt samt att det varit svårt att lära sig funktioner i det nya systemet. Trots omfattande utbildningsinsatser vid införandet så måste kommunen satsa mer resurser på fortsatt utbildning för att säkra ett korrekt handhavande av personalsystemet. När det gäller frågan om verksamheterna har tillräckliga ITresurser för att självservicen ska fungera, så har anskaffningar skett löpande för att möjliggöra ett bredare användande. Är självservicerutinerna tillförlitliga och säkra? Resultatet av granskningen visar att självservicerutinerna inte fullt ut upplevs som säkra och tillförlitliga. Vid intervjuer med elva av kommunens chefer ges indikationer om att kontrollen inom lönehanteringen försämrats, jämfört med tidigare. De intervjuade cheferna anser att 1
kontrollmöjligheterna i personalsystemet är begränsade och de anser dessutom att systemfunktionerna med självservice känns osäkert. Det nya personalsystemet erbjuder ökade kontrollmöjligheter, jämfört med det gamla. Det finns mer utvecklade funktioner som innebär att detaljerade kontroller kan utföras. En förutsättning är att användaren har tillräcklig kompetens för att kunna använda systemets funktioner. Felhanteringen vid införandet av det nya personalsystemet var omfattande men har enligt PAenheten minskat betydligt. Intervjusvaren visar dock att det fortfarande finns felaktigheter som behöver förklaras. De anställda kan i efterhand gå in personalsystemet och justera sin tid t.ex. så kan en medarbetare ändra sin inklockade tid till något annat. Justeringen kan tydas i loggen men ansvariga chefer kan inte se justering av tid med lätthet. Ur kontrollsynpunkt är det önskvärt med tydligare signaler i systemet i de fall anställda gör justeringar av tid på egen hand. I den nya chefsportalen som införs i oktober 2006 går det att på ett tydligare sätt se manuella justeringar av in- och uttider. Är attestrutinerna ändamålsenligt utformade? Resultatet av granskningen visar att chefernas ansvar som attestant inte är tydligt. Det är ett stort ansvar att beslutsattestera personalkostnader och det är viktigt att chefer är medvetna om vilket ansvar det innebär. Enligt de intervjuade cheferna så hinner de inte göra tillräckligt med kontroller. I mars månad 2006 var det 85 chefer som inte gjort fullständig attest av personalkostnader, vilket indikerar att attestrutinerna inte fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Sker attest enligt attestreglementet? Resultatet av granskningen visar att attestreglementet inte följs fullt ut när det gäller attest av personalkostnader. Vid kontroll av mars månads löner så var det 85 ansvariga chefer som inte attesterat lönetransaktioner enligt gällande regler. Totalt 6 024 transaktioner var inte attesterade vilket omfattade 369 anställda. De transaktioner som inte blir attesterade förs ej vidare till den månatliga lönegenereringen, vilket innebär att de anställdas löner ej är aktuella för den beräknade perioden. Enligt PA-enheten så kan ej attesterade transaktioner släpa efter i flera månader p.g.a. att attest ej skett. De transaktioner som inte blir attesterade förs inte vidare till lönegenereringen. Det kan innebära att t.ex. sjukfrånvaroavdrag, semesterledighet, OBtillägg mm inte blir registrerade. I september månad var det c:a 10 000 transaktioner som inte var attesterade, vilket inte är tillfredställande. 2
Förslag till åtgärder Det är nu nästan 4 år sedan det nya personalsystemet anskaffades och granskningen visar att det fortfarande ännu inte införts fullt ut inom kommunen. Utifrån granskningsresultatet föreslås följande åtgärder för att öka effektiviteten och för att nå målen med anskaffningen av personalsystemet: Schema- och bemanningsverktyget Medvind bör införas inom Barn- och utbildningsförvaltningen för att underlätta och säkra administrationen i lönehanteringen. Manuella lönerutiner bör avvecklas inom samtliga förvaltningar, innebärande att alla löneblanketter försvinner vad gäller löneavvikelser. Ett av målen med det nya personalsystemet var att reducera pappersmängden i administrationen. Utdatan ur personalsystemet måste förbättras och analyskuberna i personalsystemet bör därför användas i större omfattning. En förutsättning för det är att kommunen uppgraderar Excel till version 2003. Ansvaret för attestanterna måste tydliggöras för att höja effektiviteten. Det är ett stort antal transaktioner som inte attesteras varje månad. Utbildningsinsatserna bör förstärkas och utvecklas. Möjligheter till egenutbildning bör erbjudas i större utsträckning än vad som görs idag. Styrningen från kommunledningen måste bli bättre. Det är kommunledningen som äger personalsystemet och för att målen med det nya personalsystemet ska nås behövs en tydligare och fastare styrning. Lönehanteringen är den viktigaste administrativa processen i kommunen och varje månad hanteras c:a 170 000 transaktioner i personalsystemet. För att kommunen ska nå uppställda mål med det nya personalsystemet är det viktigt att vidta åtgärder. 3
2. Uppdrag och bakgrund Nytt personalsystem har införts i Gotlands kommun from år 2003. Personalsystemet IFS anskaffades efter det att en offentlig upphandling genomförts år 2002. Inför upphandlingen hade flera mål ställts upp. Personalsystemet skulle stödja olika arbetssätt och olika inrapporteringsvägar vad gäller de administrativa processerna. Personalsystemet skulle: Ge stöd som skulle minska det administrativa arbetet för chefer, arbetsledare och handläggare samt att korta ner handläggningstider. Ge alla anställda möjligheter att själva lämna uppgifter direkt till personalsystemet och ta del av uppgifterna från detta. Ge förvaltningsledningen och verksamhetsansvariga på olika nivåer ett enkelt och flexibelt system så att de själva kan hämta erforderlig information. Möjliggöra att personal- och löneadministrationen kan använda ett modernt ITstöd som är säkert, kostnadseffektivt, användarvänligt och flexibelt. Reducera pappersmängden i administrationen. De totala personalkostnaderna för Gotlands kommun uppgick för 2005 till 2,7 mdkr vilket innebär att betydande löneutbetalningar görs. Ur kontrollsynpunkt är det därför viktigt att rutinerna och säkerheten i lönesystemet är tillfredställande. Revisionsfrågor Den interna kontrollen i lönehanteringen är viktig för att undvika ekonomiska förluster. Följande revisionsfrågor gäller för granskningen: Är själservicerutinerna ändamålsenligt utformade? Är självservicerutinerna tillförlitliga och säkra? Är attestrutinerna ändamålsenligt utformade? Sker attest enligt attestreglementet? I personalsystemet har specifika kontroller gjorts av hur verksamhetschefer gör attest av löner. Totalt elva chefer har intervjuats och i samband med det ombads de göra skattningar utifrån 10 påståenden om lönehantering. 4
Särskilda möten har genomförts med PA-enheten, personalenheten vid barn- och utbildningsförvaltningen och hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Revisionsrapporten är sakgranskad av berörda fackförvaltningar. 3. Resultat av granskning Intervjuer har gjorts med 11 verksamhetschefer inom Gotlands kommun. Åtta chefer är verksamma inom barn- och utbildningsförvaltningen, två inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen och en inom social- och omsorgsförvaltningen. Cheferna har gjort skattningar utifrån 10 påståenden och resultatet av dessa redovisas i nedanstående diagram. Skattningarna har gjorts på en skala 1-5 vilken framgår under diagrammet. Användarna har fått utbildning i handhavandet. Felaktigheter uppstår i löneredovisningen pga felregistreringar. Systemet med självservice känns säkert. Införandet av självservice har förenklat lönehantering. Vi får tillräckligt med stöd från den systemansvarige. Vi har tillräckligt med IT-resurser för att självservicen ska kunna fungera. Personalsystemet är lätt att använda. Som attestant hinner jag göra tillräckligt med kontroller. Systemet ger möjligheter att utföra tillräckliga kontroller. Mitt ansvar som attestant är tydligt. 0 1 2 3 4 5 1 = I mycket liten utsträckning 2 = I liten utsträckning 3 = I varken liten eller hög utsträckning 4 = I hög utsträckning 5 = I mycket hög utsträckning Utifrån chefernas skattningar av 10 påståenden så har vi fått en värdering av lönehanteringen som sköts genom personalsystemet. Resultatet av skattningarna visar att ingen av frågorna kommer upp till nivå 4 som betyder i hög utsträckning. Skattningarna kommenteras under respektive revisionsfråga här nedan. 5
3.1 Är självservicerutinerna ändamålsenligt utformade Rationella lönerutiner är viktigt för att säkra en effektiv lönehantering inom kommunen. Ett viktigt syfte med anskaffningen av nytt personalsystem har varit att uppnå rationaliseringar i lönehanteringsprocessen. Vid intervjuer med verksamhetsansvariga chefer så har vi fått följande kommentarer: En av de intervjuade anser att personalsystemet inte är anpassat till chefer som ansvarar för fler än 100 löner. En enhetschef nämner att med ett personalansvar på över 100 anställda och alla elever så finns det inte tillräckligt med tid att sköta lönehanteringen utan en assistent. På stora enheter behövs en mellannivå mellan medarbetare och enhetschef. En av cheferna anser att assistenten är nödvändig som stödfunktion. Annars så skulle man inte kunna uppfylla sitt ansvar som attestant, det tar för lång tid och man har inte den kontrollen om man attesterar för över 100 personer. Ett antal kommentarer finns angående utbildningsinsatserna. Det förekommer stora variationer i huruvida man upplever att utbildningen varit tillräcklig. Det har nämnts att utbildningstakten har varit för snabb och otillräcklig. Flera chefer har inte haft tillräckligt med resurser för att gå på alla utbildningar. Utbildning har inte alltid ansetts komma rätt i tiden, då utbildning förekommit innan systemet är färdigt. Kritik som också lämnats är att de som gått på samma utbildningstillfälle kanske inte arbetar på samma sätt vilket gör att delar av utbildningen varit irrelevant för vissa chefer. Det vore bättre att de som jobbar på ett liknande sätt med självservice och Medvind hade utbildning tillsammans. Enligt en enhetschef är problemet med utbildningen att utbildarna och de utbildade har haft olika utgångspunkter. Utbildarna primära syfte har varit att lära ut systemet och mottagarna vill ha svar på om IFS passar just deras verksamhet och vad systemet kan hjälpa till med. Enligt en av cheferna var utbildningen en monolog och det fanns ingen tid till att ställa frågor. Det är också svårt att ställa frågor när man inget vet om systemet. Ytterligare utbildningsinsats hade behövts efter en inkörningsperiod där man skulle fått möjlighet att ställa frågor. Enligt en av cheferna var det en bra utbildning men det hade behövts ytterligare tillfällen efter en tid då alla frågor uppstår i efterhand. Hon har själv eftersökt information och sett till att hon fått ytterligare utbildning/stöd. Annars hade hon inte klarat sig. 6
En av cheferna anser att de projektanställda som lärt ut systemet till personalen har varit guld värda! De har kunnat hjälpa till med allt och har de inte kunnat vissa frågor, har de tagit reda på fakta. Flera enhetschefer var initialt positiva till införandet av IFS men tycker att det har medfört merarbete. Flertalet av de intervjuade använder inte systemet fullt ut utan använder fortfarande blanketter för vissa registreringar. En enhet inom barn- och utbildningsförvaltningen registrerar inte avvikelser i systemet efter uppmaning från PA-enheten på BUF. Detta har lett till att enhetschefen förbjöd sin personal att gå in i systemet och godkänna sin tid. Att endast godkänna att den arbetade tiden är lika som föregående vecka anses slöseri med tid. Lönehanteringen inom kommunen har centraliserats vilket innebär att kommunens löneassistenter samlats till ett kontor. Flera av de intervjuade anser att den personliga kontakten och närheten till löneassistenten har försämrats. En annan kommentar är att det är fel att centralisera lönehanteringen. Närheten mellan löneadministratören och medarbetarna är viktig inte minst ur kontrollsynpunkt. Inom barn- och utbildningsförvaltningen används inte Medvind vilket innebär att schemaläggning och schemaändringar utförs av PA-enheten. PA-enheten blir då överbelastade under vissa perioder av året och hinner inte lägga in alla scheman i tid, vilket resulterar i stora eftersläpningar. Alla tillfrågade enhetschefer lägger ner mer tid på lönehantering efter införandet av IFS. En allmän uppfattning är att de har fått fler arbetsuppgifter i och med IFS. En enhetschef uppskattar att hon innan införandet av IFS lade ner ca en timme i månaden på lönehanteringen medan hon nu måste tillbringa ungefär två timmar i månaden. Det får inte bli så att man måste ta resurser från verksamheten för att hinna med IFS. En av de intervjuade cheferna upplever de varierande datakunskaperna hos de anställda som en av de största svårigheterna med självservicen. En enhetschef nämner att hon upplever systemet som komplext. T.ex är det svårt att veta hur man ska rapportera en halvtidssjukskriven medarbetare. Helpdesken för lönefrågor upplevs positivt av några chefer och negativt av vissa. Flertalet nämner att kunskapen på helpdesk är väldigt varierande. Löneassistenten har dessutom inte alltid befogenheten att gå in i systemet och ändra vissa saker. Detta gör att hjälpprocessen fungerar långsamt. 7
Flertalet enhetschefer nämner att det är viktigt att PA-enheten lyssnar på kritik och inte ser det som gnäll. Helpdesk är ofta överbelastad då man verkligen behöver hjälp om man ens kommer fram. Har hänt att man fått svaret att -Du får väl pröva dig fram istället för konkret hjälp. En enhetschef tycker att nyckelfrågorna är att ha ett användarvänligt system och bra backup. Systemet går ofta trögt. Enligt en rektor är systemet inte anpassat för BUF och deras behov. Det är svårt att få gehör för de behov de har och vad som skulle få systemet att fungera hos dem. En av cheferna använder sig av dubbel registrering för säkerhets skull. IFS och det som användes innan IFS fanns. Det går inte att lita på uppgifterna i IFS. En av cheferna som inte har inte tillgång till Medvind har en uppfattning om att Medvind skulle underlätta schemaläggningen mot hur det fungerar i dagsläget, då personalen lämnar sitt schema till assistenten. Assistenten kontrollerar att totaltiden stämmer och överlämnar till chefen för attestering. Schemat sänds efter det till PA enheten för stansning. Det kan ske förändringar i schemat innan det blivit stansat i systemet och proceduren börjar om. Eftersläpningarna påverkar tiden som personalen ser (ska godkänna) och chefen ska attestera. En av cheferna använder fortfarande mycket blanketter som skickas till PA för manuell instansning. Dessa rutiner innebär inte några förenklingar i lönearbete jämfört med hur det var innan IFS började användas. Det är en katastrof med PA-systemet i förskolan. Det finns inte tid att handlägga så många personer (45 st). Ska vi ägna vår tid åt pedagogisk verksamhet eller vara administratörer? Eftersom systemet inte klarar att registrera barnfri tid mm så uppstår en massa dold tid som aldrig registreras i personalsystemet. Det innebär så mycket krångel att försöka göra rätt och det blir aldrig korrekt i alla fall trots att man försöker sitt bästa. Stämpelklocka vore bättre för personalen. Då skulle all tid verkligen registreras för personalen arbetar i regel mer än de ska, men tar inte upp tiden (nu finns det möjlighet att lägga ut stämpelklockan i datorerna). En av de intervjuade cheferna anser att lönehanteringen har förbättrats i det avseendet att pappersmängden har minskat. 8
En av de intervjuade cheferna menar att när personalsystemet fungerar som det ska, så har införandet av självservice förenklat lönehanteringen. Många enheter inom BUF registrerar fortfarande ledighet manuellt. Det beror på problem med rutinerna i systemet. T.ex. är det svårt att förstå hur man registrerar ledighet för heldag. Det beror på att man i systemet kan fylla i både datum och tidsangivelse som resulterar i en konflikt i systemet som leder till minustid. Bedömning Resultatet av granskningen visar att självservicerutinerna inte fullt ut fungerar på ett ändamålsenligt sätt inom Gotlands kommun. Det finns stora skillnader vid en jämförelse mellan barn- och utbildningsförvaltningen och hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen är i princip samtliga anställda aktiva som självserviceanvändare medans barn- och utbildningsförvaltningen endast infört det i begränsad omfattning. Inom barn- och utbildningsförvaltningen har självservice införts i begränsad omfattning p.g.a. schemaläggningsproblem och arbetstidsmodeller. Ett schemaläggningsproblem som funnits har varit hur barnfri tid i verksamheten ska schemaläggas. Från år 2007 kommer även s.k. barnfri tid att schemaläggas. Inom barn- och utbildningsförvaltningen finns ett omfattande och varierande behov av stöd från personalsystemet beroende på vilken verksamhet som bedrivs. Genom att införa schema- och bemanningsverktyget Medvind så kan de administrativa rutinerna underlättas. Barn- och utbildningsförvaltningen planerar att pröva Medvind vid en av kommunens förskolenheter. Flera av de intervjuade cheferna anser att mycket tid åtgår till löneadministration istället för pedagogisk verksamhet, vilket kan vara ett problem. Om det är så att enheten endast delvis infört självservice och samtidigt arbetar med lönerutiner enligt traditionell modell, så blir det inte rationellt. På frågan om införandet av självservice förenklat lönehanteringen så har de intervjuade cheferna gett en låg skattning. Endast i liten sträckning (1,9) har förenklingar uppnåtts. Flera enheter arbetar nu parallellt med självservice och lönehantering enligt gamla rutiner, vilket inte blir effektivt. Det innebär att många chefer upplever att lönehanteringen tar längre tid, jämfört med tidigare. På frågan om personalsystemet är lätt att använda erhålls en något högre skattning (2,6) Granskningen visar att det fortfarande finns handhavandeproblem med personalsystemet. En förklaring till problemen är att antalet behöriga användare ökat kraftigt samt att det varit svårt att lära sig funktioner i det nya systemet. Trots omfattande utbildningsinsatser 9
vid införandet så måste kommunen satsa resurser på fortsatt utbildning för att säkra ett korrekt handhavande av personalsystemets funktioner. På frågan om den systemansvarige ger tillräckligt med stöd erhålls skattningen i varken hög eller liten utsträckning (3,2). När det gäller frågan om verksamheterna har tillräckliga IT-resurser för att självservicen ska fungera ges skattningen i nästan hög utsträckning (3,6). Det styrks även vid intervjuerna att kommunen medvetet har anskaffat utrustning för att öka effektiviteten i användandet. 3.2 Är själservicerutinerna tillförlitliga och säkra Inom lönehanteringen sker en omfattande rapportering mot de fasta löneuppgifterna som påverkar den slutliga löneutbetalningen. För att säkra en rättvisande redovisning är det viktigt att lönerutiner är tillförlitliga och säkra. Chefernas kommentarer redovisas här nedan: En av cheferna anser att IFS inte känns säkert vilket innebär att kontroller utförs om och om igen. Det är inget effektivt arbetssätt och det gamla lönesystemet kändes säkrare. En av cheferna upplever att man har sämre kontroll i dagsläget jämfört med innan IFS. Det känns som saker kan falla mellan stolarna utan att någon märker det. En av cheferna anser att det ser ut som plustid loggas som minustid i IFS. Det skapar förvirring. De anställda har inte minustid i den omfattningen som systemet påvisar. En av cheferna anser att personalsystemet inte är anpassat efter det arbete som ska utföras och täckas in (avtalsmässigt och arbetstidsmässigt) utan man får anpassa arbetet efter systemet och det är därför det uppstår så mycket problem! En av cheferna förklarar att PA-funktionen har förbjudit dem att använda vissa funktioner i systemet utan hänvisar till blanketter så det blir därför inga förenklingar som var tanken från början. Vi fyller i samma papper som förut. Skillnaden nu är att vi har sämre koll. En av cheferna förklarar att det finns problem med inloggning för personalen när portalen ligger utanför brandväggen. Tillgängligheten är mycket bättre innanför brandväggen. Vi skulle haft en IT-kiosk på skolan där anställda kommer åt Portalen innanför brandväggen där tillgängligheten är bra. 10
En av cheferna anser att han tappat kontrollen helt jämfört med tidigare. Förut hade han t.ex. fullständig koll på kvarvarande semester. En rektor som har hand om över 100 löner anser sig inte ha tid att utföra tillräckligt med kontroller innan han attesterar. Han är beroende av hjälp från sin assistent. IFS har inte bidragit till bättre kontroll. En av cheferna anser att det upplevs att fler löner blir fel sedan införandet av IFS. Oförklarliga felregistreringar har uppstått i systemet trots att ingen har varit inne och gjort ändringar. Flertalet intervjuade uppger att de inte litar på systemet. Detta leder till mycket extra kontroller för att säkerställa riktigheten av uppgifterna. På en av de besökta enheterna tankas information från Medvind över till IFS i slutet på varje månad. Dock visas uppgifterna i IFS inte på precis samma sätt som de uppgifter som lagts in i Medvind av medarbetarna. Detta medför att medarbetarna känner en osäkerhet när de ska godkänna uppgifterna. En enhetschef nämner stora tekniska problem med systemet. T.ex fördes inte någon semester över från Medvind till IFS. Enhetschefen fick då sitta och registrera semestern per medarbetare och per dag i IFS. När sedan uppgifterna fördes över från IFS tillbaks till Medvind så uppstod överlappningar och enhetschefen fick ännu en gång registrera in semestrarna. På en enhet litar inte personalen på Medvind då det vid flertalet tillfällen har genererats sex timmars positiv flextid utan påverkan av medarbetarna. En enhetschef känner inte att systemet är säkert då det går att korrigera tider i efterhand. T. ex så kan en medarbetare ändra sin inklockade tid till något annat. Några chefer säger att de inte kan utföra tillräckliga kontroller i systemet. Vissa har problem att kontrollera övertid, komptid och sjuktal. En enhetschef uttrycker att systemet inte är anpassat till verksamheten vilket gör att det inte fungerar som det ska och då är det inte heller någon mening att göra kontroller genom systemet. Detta gör att tillförlitligheten har sjunkit sedan införandet av IFS. Bedömning Resultatet av granskningen visar att självservicerutinerna inte fullt ut upplevs som säkra och tillförlitliga. Intervjusvaren indikerar att kontrollen inom lönehanteringen försämrats. På frågan om systemet ger möjligheter att utföra kontroller erhålls skattningen i liten ut- 11
sträckning (2,4). Samma skattning ges på frågan om systemet med självservice känns säkert (2,2). Cheferna litar inte fullt ut på systemets funktioner vilket leder till att man känner sig osäker. På frågan om felaktigheter uppstår i löneredovisningen ges skattningen i varken hög eller liten utsträckning (3,1). Felhanteringen vid införandet var omfattande men har enligt PAenheten minskat betydligt. Intervjusvaren visar att det fortfarande finns felaktigheter som behöver förklaras. De anställda kan i efterhand gå in personalsystemet och justera sin tid t. ex så kan en medarbetare ändra sin inklockade tid till något annat. Justeringen kan tydas i loggen men ansvariga chefer kan inte se justering av tid med lätthet. Ur kontrollsynpunkt är det önskvärt med tydligare signaler i systemet i de fall anställda gör justeringar av tid på egen hand. 3.3 Är attestrutinerna ändamålsenligt utformade Chefer inom Gotlands kommun ska attestera de anställdas tid varje månad. Enligt attestreglementet finns särskilda regler angående attest av personalkostnader. Chefernas kommentarer redovisas här nedan: En av cheferna anser att attestfunktionen är tydlig i vad som ska göras men är osäker på om hon gör tillräckligt. Den intervjuade skulle inte klara av attestansvaret om hon inte hade en assistent till hjälp som kollar upp och samlar in information. En av cheferna förklarar att om en anställd sänder in semesteransökan med kort varsel och chefen inte är på plats så går det inte att attestera semesteransökan i efterhand. Det känns tvingande att gå in personalsystemet varje dag vilket inte är praktiskt genomförbart. På en enhet nämns att systemet inte känns säkert då man kan gå in och attestera händelser som ännu inte inträffat. En rektor som har fler än 100 löner får inte upp alla medarbetare på en sida i systemet. På första sidan kan man välja funktionen att attestera samtliga samtidigt. På andra sidan måste man däremot gå in och attestera var och en för sig. En av cheferna anger att Attestera alla funktionen upplevs positivt. 12
En av cheferna förklarar att sent inkomna tidrapporter gör att det ofta blir tidsbrist i attesteringen för enhetschefen. Bedömning Resultatet av granskningen visar att chefernas ansvar som attestant är tydligt i liten utsträckning (2,4), vilket inte är tillfredsställande. Det är ett stort ansvar att beslutsattestera personalkostnader och det är viktigt att chefer är medveten om vilket ansvar det innebär. När det gäller frågan om attestanten hinner göra tillräckligt med kontroller så erhålls skattningen i liten utsträckning (2,4). I mars månad var det 85 chefer som inte utfört fullständig attest av personalkostnader vilket indikerar att attestrutinerna inte fungerar på ett ändamålsenligt sätt. 3.4 Sker attest enligt reglementet? Särskilda regler gäller för anställningar och löneutbetalningar. Beslutsattestant godkänner anställningar och attesterar underlag till månatliga löneutbetalningar t.ex. arbetad tid, övertid, ob, frånvaro mm. Den slutliga löneutbetalningen skall förses med attest av kommunstyrelsen utsedd tjänsteman eller dennes ersättare. En viktig princip som fastslås i attestreglementet är att attest och kontroller ska ske innan transaktionen får slutföras. Vid kontroller av mars månads lönefil så var 6 024 transaktioner inte attesterade. I nedanstående tabell redovisas transaktioner som inte blivit attesterade uppdelat på löneartstyp. Löneartstyp Antal ej attesterade poster Mars 2006 Flexsaldo 543 Frånvaro 893 Kompsaldo 54 Kvittningssaldo 7 Mertid 12 Normaltid 4068 Tillägg 382 Upplysning (tex friskvård) 43 Övertid 22 Total 6024 Totalt 6 024 transaktioner fördelat på 369 anställda har inte blivit attesterade. För 111 av transaktionerna gäller att de är klassade som beräknade inte OK. Det vanligaste felet ang de 111 är att in- eller utstämpling saknas. För övriga 5 913 transaktioner gäller att de är korrekta men ej attesterade. Det är totalt 85 ansvariga chefer som inte utfört erforderliga attester. 13
Om man fördelar de ej attesterade posterna per förvaltning så får man följande fördelning: Förvaltning Antal ej attesterade poster Mars 2006 Barn- och utbildningsförvaltningen 2535 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen 1166 Social- och omsorgsförvaltningen 1140 KSK 45 Räddningstjänsten 23 Ledningskontoret 222 Kultur- och fritidsförvaltningen 490 Miljö- och hälsoskyddskontoret 23 Tekniska förvaltningen 380 Total 6024 Tabellen visar att hela 2535 transaktioner inte blivit attesterade inom barn- och utbildningsförvaltningen. Attestrutinerna inom barn- och utbildningsförvaltningen har följts upp för att finna förklaringar till resultatet. Även inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen och social- och omsorgsförvaltningen finns det ett stort antal transaktioner som inte blivit attesterade i rätt tid. Bedömning Resultatet av granskningen visar att attestreglementet inte följs när det gäller attest av personalkostnader. Vid kontroll av mars månads löner så var det 85 ansvariga chefer som inte attesterat lönetransaktioner enligt gällande regler. Totalt 6 024 transaktioner var inte attesterade för mars månad och det omfattade 369 anställda. En kontroll av augusti månads löner visar att totalt 5 696 transaktioner inte var attesterade. De transaktioner som inte blir attesterade förs ej vidare till den månatliga lönegenereringen vilket innebär att de anställdas löner ej är aktuella för den beräknade perioden. Enligt PA-enheten så kan ej attesterade transaktioner släpa efter i flera månader pga att attest ej skett. 14
3.5 Lönehantering inom barn- och utbildningsförvaltningen Vid en träff med personalchefen och PA-konsult inom barn- och utbildningsförvaltningen gavs en kort en orientering om hur lönehanteringen utvecklats efter bytet av personalsystemet år 2003. Inom Barn- och utbildningsförvaltningen har självservice inom lönehanteringen införts i begränsad omfattning. De anställda inom förvaltningen har utbildats i de nya lönerutinerna och centrala resurser har avsatts för införandet. Inom barn- och utbildningsförvaltningen finns idag dels lönerutiner som är pappersbaserade med manuell registrering i personalsystemet, dels IT-baserade lönerutiner som är helt papperslösa. Beträffande IT-resurser så finns det idag tillräckligt med datorer för att skapa förutsättningar till införande av självservice för de anställda. Tidklockor (regtime) finns endast i begränsad omfattning. Nya tidklockor har tagits fram av leverantören vilket kan bli aktuellt att installera vid vissa enheter. Det finns idag tre enheter som infört självservice fullt ut och det är Komvux, Kulturskolan och S:t Hansskolan. Samtliga rektorer inom barn- och utbildningsförvaltningen attesterar de anställdas tid varje månad. Den redovisade tiden bygger dock på konstruerade scheman som inte stämmer med verkliga scheman. Det innebär att attesterad tid inte överensstämmer med verklig tid för de anställda. Rätt scheman är idag inte inlagda för de anställda inom BUF vilket innebär att det inte är meningsfullt för de anställda att godkänna sina avvikelser. Det finns även problem med man ska kunna schemalägga den barnfria tiden på förskolorna. PA-enhetens support kan idag inte fullt ut svara upp till BUF:s behov av användarstöd. Enligt BUF så finns det ett fåtal nyckelpersoner på PA-enheten som kan ge erforderligt stöd. En vidareutveckling av supporten är önskvärd. Barn- och utbildningsförvaltningens personalenhet arbetar aktivt med att lösa de problem som finns när det gäller schemaläggning, arbetstidsmodeller mm. Bl.a. så informerar man sig om hur andra kommuner (som har IFS) har löst problemen. Ett projekt med Medvind kommer att genomföras på en förskoleenhet, vilket kan leda till att problemen med schemaläggning löses. 15
3.6 Lönehantering inom Hälso- och sjukvården Vid en träff med personalchefen vid hälso- och sjukvårdsförvaltningen gavs en kort orientering om hur införandet av självservice utvecklats. Inom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen har självservice inom lönehanteringen införts fullt ut och förvaltningen har ungefär 1600 anställda som är behöriga. Regtimeklockor finns uppsatta på alla enheter och lönerutinerna fungerar i huvudsak bra. Läkarna rapporterar inte fullt ut sina löneavvikelser själva och planer finns bl.a. på inköp av handterminaler (som ska kunna användas vid jour och beredskap). Lönehanteringen är huvudsakligen papperslöst förutom tex jourlistor på papper. Det finns idag inga begränsningar på vilka avvikelser som är tillåtet att registrera. Verksamhetschefer och avdelningschefer ansvarar för att utföra kontroll av tid samt attestera. Någon kontroll av avvikelser och tid sker inte av personalfunktionen. Kontroll sker dock av att övertidsgränsen på 200 timmar inte överskrids. Enligt personalfunktionen så är felhanteringen hanterbar och enligt granskad lönefil är det flextid, frånvaro och normaltid som behöver rättas. Ett problem som kvarstår är att kunna ta fram bra statistik ur personalsystemet. Utdata är viktig för den interna kontrollen och enligt PA-enheten så finns det konstruerade rapporter i Excel som ska distribueras till verksamheterna. 3.7 PA-enheten Vid en särskild träff med PA-enheten gavs en visning av personalsystemets uppbyggnad och en kort orientering om hur lönehanteringen utvecklats efter bytet av personalsystem. Löneorganisationen centraliserades under år 2005 och finns nu i lokaler vid norra Hansegatan i Visby. Det totala antalet anställda uppgår till 46 st. Den nya PA-enheten är organiserad i fyra avdelningar. Löneavdelningen (31 anställda) Systemförvaltaravdelningen (8 anställda) Löneredovisning- och pensionsavdelningen (4 anställda) Komjobb (3 anställda) Inom PA-enheten finns en support till kommunens användare av personalsystemet. Supporten finansieras via den interna avgiften som debiteras med 175 kr per löneberäkning. 16
PA-enheten ansvarar för utbildning och utveckling av personalsystemet. Utbildningsinsatserna vid införandet har varit omfattande och löpande utbildningsinsatser sker enligt planer. Självservice i lönehanteringen omfattar nu 4500 anställda vilket innebär att mer än hälften av kommunens anställda själva rapporterar löneavvikelser. Numera kan de anställda gå in via dator i hemmet och utföra rapportering av avvikelser. De anställda har tilldelats användar-id och lösenord. 17