KALLELSE TILL SVINESUNDSKOMMITTÉNS ÅRSMÖTE 21 OKTOBER 2016 Till Svinesundskommitténs medlemmar; kommuner, region/ fylke, kommunalförbund och ombud Kommuner: Region/Fylke: Aremark, Bengtsfors, Dals-Ed, Fredrikstad, Halden, Hvaler, Rakkestad, Rygge, Råde Sarpsborg, Strömstad och Tanum, Åmål, Mellerud, Trollhättan Västra Götalandsregionen, Östfolds fylkeskommune samt Fyrbodals kommunalförbund. Utsedda ombud Styrelsen för Svinsundskommittén Härmed kallas medlemmarna genom utsedda ombud till Svinesundskommitténs extra årsmöte/ föreningsstämma fredagen den 21 oktober kl.13.00. Extra Årsmötet äger rum Fredagen den 21 april i Länsstyrelsens Sessionssal Drottninggatan 2, Vänersborg https://www.google.se/maps/place/l%c3%a4nsstyrelsen+v%c3%a4stra+g%c3%b6taland s+l%c3%a4n/@58.3822619,12.318421,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x0:0xe7a5e2cd11 b1cd81!8m2!3d58.3822619!4d12.3206097 Mötesförhandlingarna inleds kl. 13.00. Handlingar till mötet finns bifogade i kallelsen. Nedan framgår dagordning vid årsmötet. Vid detta extra årsmöte skall beslut fattas om budget, service/medlemsavgifter, varför det är angeläget att samtliga medlemmar är representerade. Stadgar/vedtekter för Svinesundskommittén finns att läsa på www.svinesundskommitten.com Frågor med anledning av denna kallelse, kan ställas till Elsie Hellström, +46 (0)706 48 60 79 eller elsie.hellstrom@svinesundskommitten.com Strömstad 2016-09-22 Elsie Hellström Verksamhetsledare/Daglig Ledere Svinesundskommittén c/o Strömstads Kommun 452 80 Strömstad Besök: Stadshuset Norra Bergsgatan 23 Strömstad Tel: +46 706 48 60 79 info@svinesundskommitten.com www.svinesundskommitten.com
SVINESUNDSKOMMITTÉNS ÅRSMÖTE 21 OKTOBER 2016, VÄNERSBORG Dagordning: 1. Årsmötet öppnas av styrelsens ordförande 2. Godkännande av dagordning 3. Fastställande av röstlängd 4. Frågan om mötet blivit behörigen utlyst 5. Val av ordförande vid mötet 6. Val av sekreterare vid mötet 7. Val av två ledamöter att justera protokollet 8. Fastställande av årsavgifter 9. Fastställande av budget 2017 10. Fastställande av firmatecknare 11. Mötet avslutas Svinesundskommittén c/o Strömstads Kommun 452 80 Strömstad Besök: Stadshuset Norra Bergsgatan 23 Strömstad Tel: +46 706 48 60 79 info@svinesundskommitten.com www.svinesundskommitten.com
Budget förslag Svinesundskommittén 2017 Kostnader inkl moms 2017 2017 Arvoden + resor 100000 (möten, styrelsen, revision)pol valda 100 000 Reseersättningar ovanst Löner baspersonal 1 903 952 2 400 000 ingen ersättare för föräldraledig medarbetare sparar 496048 Administrativa tjänster, 220 785 Lokalhyra 47 285 Försäkring 6 000 Finansiella kostnader Serviceavgifter till branschorg 15 000 Tele och mobil 20 000 Kontorsmaterial och tidningar 17 500 Redovisning och revision 65 000 Datorer m fl inventarier, program,licenser 50 000 Externa tjänster 289 696 IT och kommunikationstjänster 37 500 Konsulter 252 196 Personalens resor, traktamenten, seminarier Bilkostnader 160 000 Resor 150 000 Seminarier, deltagaravg 10 000 SK:s egna möten o konferenser 120 000 120 000 Representation Seminarier
Summa Övriga projektkostnader 466 000 SSC 50 000 Blå tillväxt 0 tas inte ut 2017 utan 200 000 2018 Gränshinder 111 000 FRAMFOR 50 000 Gränsen som attraktion 125 000 Grön tillväxt - Skog 100 000 Turism Forskning 30 000 466 000 Summa kostnader 3260433 Intäkter 2017 Norska kommuner 642 103 Svenska kommuner 418 330 Östfolds fylkeskommune 300 000 VGR 400 000 Fyrbodal 90 000 I anspråktagande av reserverade medel 0 Nordiska ministerrådet 1 050 000 850' DKK Stöd för Annikas tjänst 360 000 Summa intäkter 3 260 433
Avgifter Bas x1 kr x2 kr Summa Summa SVERIGE 2016 2017 Invånare x x2 kr S:a 2017 Antal invånare % av totalt antal invånare Bengtsfors 9626 8,12% 40000 40000 19252 59252 59252 Dals-Ed 4799 4,05% 40000 20000 9598 29598 29598 Strömstad 12854 10,84% 40000 40000 25708 65708 65708 Tanum 12455 10,50% 40000 40000 24910 64910 64910 Mellerud 9169 7,73% 40000 40000 9169 49169 49169 Trollhättan 57092 48,14% 40000 40000 57092 97092 97092 Åmål 12601 10,63% 40000 40000 12601 52601 52601 118596 280000 198862 219468 118596 100,00% Summa 418330 NORGE Halden 30544 15,20% 40000 40000 61088 101088 101088 Sarpsborg 54678 27,20% 65500 40000 109356 149356 149356 Fredrikstad 78967 39,29% 92000 40000 157934 197934 197934 Hvaler 4511 2,24% 7500 20000 9022 20022 20022 Aremark 1404 0,70% 7500 20000 2804 22804 22804 Råde 7357 3,66% 15000 40000 7357 47357 47357 Rakkestad 8084 4,02% 15000 40000 8084 48084 48084
Rygge 15458 7,69% 22500 40000 15458 55458 55458 201003 100,00% 265000 150899 419672 491204 Summa 642103 Totalt Kommunerna SWE Kommunerna NO Västra Göltralandsregionen Östfolds Fylkeskommune Fyrbodals kommunalförbund (endast 2017) S.a avgifter
198862 219468 418330 150899 491204 642103 400000 300000 90000 1850433
Firmatecknare Bakgrund Vid Svineundskommitténs årsmöte i april togs inget beslut om firmatecknare. Banken kräver att det skall fattas beslut vid varje årsmöte, och dessutom har det skett namnförändringar. Firmatecknare beslut från årsmötet 2015 Nytt förslag Firmatecknare extra årsmötet 2016 Styrelsen beslutar att styrelsen i sin helhet i förening tecknar föreningens firma. att två (2) styrelseledamoter i förening tecknar föreningens firma. att verksamhetsledare Elsie Hellström, 550929-4822, har teckningsrätt vad gäller löpande förvaltning, kassa, behörighetsadministration bank och inbetalningar av mervärdesskatt och arbetsgivaravgifter samt rätt att utkvittera ankommande ass, brev, postförskott och paket. att Anita Hansson, 561018-4862, har rätt att göra uttag eller överföringar från plusgiro, bankgiro och bank när det gäller den löpande förvaltningen upp till två (2) prisbasbelopp per transaktionstillfälle samt att Anita Hansson har rätt att göra inbetalningar av mervärdesskatt och arbetsgivaravgifter samt rätt att utkvittera ankommande ass, brev, postförskott och paket.
Svinesundskommittén SAMMANTRÄDESPROTOKOLL AU Datum: 12 september 2016 Sida 1 av Plats och tid: Telefonmöte Måndagen 12 september kl. 17.30 Beslutande: Siv Henriette Jacobsen Östfolds fylkeskommune (ordförer) Peter Birgersson Dafteryd Strömstad kommun Ulf Eriksson Västra Götalandsregionen Per Jonsson Bengtsfors kommun Jon Ivar Nygård Fredrikstad kommune Thor Edquist Halden kommune Linda Engsmyr Sarpsborgs kommune Övriga deltagande: Elsie Hellström Verksamhetsledare/Daglig Ledere,, Sekreterare:.,,,,,,,,, Paragrafer: 50- Elsie Hellström Justerare: Ordförande Peter Birgersson Dafteryd... Siv Henriette Jacobsen Justerare:
Svinesundskommittén SAMMANTRÄDESPROTOKOLL AU Datum: 12 september 2016 Sida 2 av 50 Sammanträdet öppnas Ordförer öppnar mötet 51 Justerare Dagens möte justerades genom att det nya förslaget till budget och årsavgifter ( se bilaga) sändes ut per e-post till AUs ledamöter som svarade med vändande e-post. 52 Godkännande av dagordningen Detta är ett extra möte för att slutligen fastställa AUs förslag till styrelsen avseende budget och årsavgift för verksamhetsåret 2017 53 Budget och årsavgifter 2017 Återupptogs frågan avseende budget och årsavgift från AU den 26 augusti Årsavgiften har varit en återkommande fråga under 2015 och 2016. I dag finns inga riktlinjer i stadgarna, för hur årsavgiften skall beräknas vilket innebär avsaknad av en gemensam struktur för medlemmarna. Förutom att det bör fastställas riktlinjer för uttag av årsavgift/serviceavgift har driftkostnaderna ökat vilket innebär förslag på höjda avgifter. Orsak till kostnadsökningarna för Svinesundskommittén är följande; Den förlorade rätten, att lyfta moms på grund av att vi nu är en ideell förening och likställs i moms lagstiftningen med privat företag. Vi vilar ej längre under den s.k Ludvikamomsen. Vi skall enligt Skatteverket sälja tjänster riktade till enskilda uppdragsgivare, inte driva verksamhet som riktar sig till medlemmarna generellt, om momsrätten skall återföras. Detta gäller enligt beslut från Skatteverket fr.o.m 20160701, de kräver en mer konsultliknande verksamhet. Viktigt att poängtera är att bedriva konsultverksamhet ligger inte i linje med det avtal som Svinesundskommitténs och tidigare Gränskommittén har med Nordiska Ministerrådet. Det avviker även från styrelsens beslutade verksamhetsplan. Nordiska Ministerrådets bidrag är Svinesundskommitténs största årliga intäktskälla. Ökade kostnader för Svinesundskommittén kopplat till beslutet, att vara en fristående organisation (egen juridisk person). Nya och/eller ökade kostnader är -kopplade till Svinesundskommittén som arbetsgivare, -försäkringskostnader företag och personal -kostnader för att köpa ekonomi och redovisningstjänster, -kostnader för att bygga upp eget datasystem Justerare:
Svinesundskommittén SAMMANTRÄDESPROTOKOLL AU Datum: 12 september 2016 Sida 3 av -kostnader för att kommunikation och information Tjänsterna går att inte att köpa genom Strömstad kommun, som utredningen antydde vid bildandet av Svinesundskommittén. Det är flera orsaker men främst på grund av kommunernas säkerhetspolicy och ekonomiska system som inte tillåter externa användare, samt regler för att kunna driva EU- Interregprojekt. Krav från Nordiska Ministerrådet att höja egeninsatsen för att behålla den nuvarande nivån från NMR i årligt stöd fr.o.m. 2018 För att kunna genomföra den verksamhetsplan som fastställdes på styrelsemötet 20160704, som bl.a innebär att stärka Svinesundskommittén som en gränsregional arena för projekt och att vara en stark arena för kommuner och region/fylke i Svinesundsregionen/gränsregionen. Elsie Hellström presenterar ett förslag till budget och årsavgifter enligt AUs diskussion vid mötet 20160826 (se bilaga) Beslut Svinesundskommittén AU beslutar att föreslå årsmötet att fastställa en bas avgift på 40 000 kronor per kommun för kommuner med 5000 invånare och över att fastställa en bas avgift på 20 000 kronor för kommuner under 5000 invånare att fastställa en tilläggsavgift på 2 kr per kommuninvånare för kommunerna Strömstad, Tanum, Bengtsfors, Dals Ed, Halden, Fredrikstad, Sarpsborg, Aremark samt Hvaler kommune, att fastställa en tilläggsavgift på 1kr per kommuninvånare för övriga medlemskommuner att äska 400 000 kronor från Västra Götalandsregionen och 300 000 kronor från Östfolds Fylkeskommune d.v.s en fördubbling av avgiften att fastställa budget för verksamhetsåret 2017 enligt bilagda förslag att arbeta aktivt för att rekrytera nya medlemmar under 2016/2017 Justerare: