Protokoll vid Svinesundskommitténs årsmöte

Transkript

1 Protokoll vid Svinesundskommitténs årsmöte Plats och tid: Quality SPA Hotel Sarpsborg kl Beslutande: Jon-Ivar Nygård Fredrikstad kommune Eivind Norman Borge Hvaler kommune Ulf Eriksson Västra Götalands R Peter Birgersson Dafteryd Strömstad kommun Per Jonsson Bengtsfors kommun Linda Marie Engsmyr Sarpsborgs kommune Janne Eidessen Östfolds Flk (ersätter Cecilie Agnalt) Tommy Olsson Dals Eds kommun Tony Geourgiou Trollhättans Stad Övriga deltagande: Ersättare Svein Larsen Sarpsborgs kommune Ersättare Carina Halmberg Dals Eds kommun Ersättare Uno Nilsson Västra Götalands R Berit Karlsson Revisor Rune Fredriksen Revisor Niklas Hasselblom KGH Anita Hansson Svinesundskommittén Elsie Hellström Svineundskommittén Utses att justera: Jon-Ivar Nygård och Uno Nilsson Sekreterare: 1 Elsie Hellström Ordförande: Peter Birgersson Dafteryd Justerande: Jon-Ivar Nygård Uno Nilsson

2 Mötet öppnas 1 Ordförer Linda M Engsmyr hälsar de närvarande välkomna och förklarar mötet öppnat. Godkännande av dagordning Fastställande av röstlängd / stemme berättigade 2 att godkänna utsänd dagordning 3 Ordförande läser upp medlemmarnas ombud och fastställer röstlängd/ stemmeberättigade Utlysning av mötet 4 Ordförande ställer frågan om mötet blivit behörigen utlyst. Enligt stadgarna skall kallelse sändas ut senast 20 dagar före mötet. att mötet blivit behörigen utlyst Val av ordförande 5 att till ordförande för årsmötet/ föreningsmötet utse Peter Dafteryd Val av sekreterare 6 att till sekreterare för årsmötet/ föreningsmötet utse Elsie Hellström, Svinesundskommittén Val av två justerare 7 att utse Jon- Ivar Nygård och Uno Nilsson att justera dagens protokoll Verksamhetsberättelse 8 Elsie Hellström redogör för verksamhetsberättelse och ekonomi för perioden Närvarande för att presentera årsredovisningen är Niklas Hasselblom KGH Den ekonomiska granskningen omfattar enligt PM Årsredovisning för Svinesundskommitten, (organisationsnummer ). att godkänna verksamhetsberättelsen och den ekonomisk redogörelse för Balansräkningen 10 Niklas Hasselblom redogör för balansräkningen. Årsomsättningen enligt den ekonomiska redogörelsen uppgår till sek samt ett överskott på sek. Balansräkningen per omsluter sek att fastställa balansräkningen per den till sek sek

3 Ansvarsfrihet 11 Revisorerna föreslår att ansvarsfrihet beviljas för den period som redovisningen omfattar. att bevilja styrelsen ansvarsfrihet. Fastställande av antalet ledamöter/ ersättare/ varemen Val av ledamöter och ersättare 12 Ordförande läser upp valberedningens protokoll och förslag att styrelsen skall bestå av sjutton ledamöter och lika många ersättare. att fastställa antalet ledamöter till sjutton ledamöter och sjutton ersättare. att respektive kommun bör utse ordförande/ordförer i kommunstyrelsen/formanskapet till ordinarie ledamot och till ersättare /vare, vice ordförande/vice ordförer i formanskapet men att de ledamöter som kommunerna har valt är de som väljs in i styrelsen för Svinesundskommittén. 13 Ordföranden redogör för förslag till ledamöter och ersättare/varemen. Kommun Ordinarie Ersättare/Vara Aremark Geir Aarbu Alf Ulven Halden Thor Edqvist Inger Midttun Fredrikstad Jon-Ivar Nygård Anita Vik Sarpsborg Linda M Engsmyr Svein Larsen Eivind Norman Hvaler Borge Kim-Erik Ballovarre Rygge Inger-Lise Skartlien Finn-Erik Blakstad Råde René Rafshol Frederikke Stensrød Östfolds fylkeskom. Cecilie Agnalt Tor Pröitz Strömstad Peter Dafteryd Ronnie Brorsson Tanum Liselotte Fröjd Roger Wallentin Dals Ed Martin Carling Per Erik Norlin Bengtsfors Per Jonsson Susanne Öhrn Rakkestad Ellen Solbraekke Lars-Kristian Holøs Pettersen Västra Götalandsregionen Ulf Eriksson Uno Nilson Melleruds kommun Tommy W Johansson Ewa Pärsson Åmåls kommun Michael Karlsson Anne Sörqvist Trollhättans Stad Tony Georgiou Anders Castberger

4 OBS! Fr.o.m återinträder Bjørn Laabak som ersättare för Jon Ivar Nygård Fredrikstad kommune att fastställa styrelsen enligt föredragen namnuppräkning Val av ordförande/ val av vice ordförande 14 Ordförande redogör för valberedningens förslag. att till ordförande i styrelsen och arbetsutskottet utse Linda M Engsmyr att till vice ordförande i styrelsen och arbetsutskottet utse Peter Birgersson Dafteryd Val av revisorer 15 Ordförande redogör för valberedningens förslag när det gäller revisorer och ersättare samt siffergranskare. att utse Rune Fredriksen Fredrikstad kommune och Berit Carlsson Tanums kommun till revisorer att utse Victor Kristiansen Fredrikstad kommune och Ingemar Edvardsson Strömstad kommun till ersättare/varemän Val av valberedning 16 Då inga avsägelser har inkommit från valberedningen, föreslår ordförande omval på sittande valberedning att till valberedning för kommande verksamhetsår utse följande; Kari Agerup, Fredrikstad kommune, Frederikke Steneröd, Råde kommune, Per Eriksson, Bengtsfors kommun Peter Heie, Strömstad kommun att till sammankallande utse Peter Heie Fastställande av verksamhetsplan 17 Elsie Hellström redogör för verksamhetsplan för verksamhetsåret 2019 att anta föredragen verksamhetsplan som ett ramdokument att uppdra åt AU och styrelsen att arbeta vidare med verksamhetsplan att presentera en detaljerad handlings- och aktivitetsplan på styrelsens möte i oktober

5 Fastställande av arbetsordning 18 Elsie Hellström redogör för föreslagen till arbetsordning för styrelsen. att fastställa föreslagen arbetsordning Fastställande av budget Verksamhetsledaren Elsie Hellström redogör för budgetram för verksamhetsåret 2019 att anta den presenterade budgeten för verksamhetsåret 2019 som en rambudget att ge i uppdrag till verksamhetsledaren att utarbeta en detaljbudget för verksamhetsåret 2019 att presentera den vid styrelsens möte i oktober 2018 för beslut Fastställande av årsavgifter Verksamhetsledaren presenterar förslag, att motsvarande belopp uttages verksamhetsåret 2019 som verksamhetsåret 2018 att medlemsavgift/serviceavgift verksamhetsåret 2019 uttages enligt samma principer som verksamhetsåret Fastställande av arvode till styrelseledamöter och revisorer 21 Valberednings förslag till arvoden för verksamhetsåret är följande; Ordförande (fast arvode) sek Vice ordförande (fast arvode) 7.500, sek Revisorer (2 st.) sek/ pers. Ordförande, vice ordförande, ledamot och ersättare/vareman, i styrelsen och/eller AU sek per möte att fastställa föreslagna arvoden att gälla från och med att varje enskild ledamot avgör om han/hon skall ta ut arvode/mötesersättning att reseersättning utgår med den skattefria delen enligt bestämmelser från respektive lands skatteverk och reseersättningar i övrigt sker enligt Strömstads kommuns reglemente. Övrigt 22 Enligt stadgarna skall ärenden som anmälts senast 30 dagar före mötet behandlas. Verksamhetsledare Elsie Hellström presenterar förslag till stadgeändring i 14

6 Nuvarande formulering Kallelse till årsmötet skall med fullständig föredragningslista tillställas medlemmarna skriftligen senast 20 dagar före mötet. Kallelse får skickas per e-post om medlem så önskar. Att ändras till Kallelse till årsmötet skall med fullständig föredragningslista tillställas medlemmarna skriftligen senast 20 dagar före mötet. Kallelse skickas i första hand per e-post att antaga stadgeändringen enligt förslaget, Kallelse till årsmötet skall med fullständig föredragningslista tillställas medlemmarna skriftligen senast 20 dagar före mötet. Kallelse skickas i första hand per e-post Mötet avslutas 23 Mötesordförande, Peter Birgersson Dafteryd avslutar mötet och tackar närvarande för ett aktivt och konstruktivt möte samt förklarar årsmötet/ föreningsmötet avslutat. Därefter avtackar Peter Birgersson Dafteryd Svinesundskommitténs ekonom Anita Hansson som har sagt upp sig från sin tjänst fr.o.m maj månad. Peter tackar Anita för hennes förtjänstfulla sätt att sköta föreningens bokföring och administrativa arbete, och önskar henne Lycka till i det kommande arbetet. Anita kommer att under maj månad vara timanställd för att introducera Svinesundskommitténs nya ekonom Cathrine Kullander i sin tjänst.