Förfrågningsunderlag Naturinventeringar för att uppfylla övervakningsplikt enligt Rådets direktiv 92/43/EEG 23.3.2016
Innehåll 1 ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN 4 1.1 Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition 4 1.2 Beskrivning av uppdraget 4 1.3 Uppdragstid 4 1.4 Upphandlingens omfattning 4 1.5 Annonsering 5 1.6 Upphandlande enhet 5 1.7 Kontaktperson under anbudstiden 5 1.8 Planerad tidplan för upphandlingen 6 2 REGLER FÖR UPPHANDLING OCH ANBUD 6 2.1 Upphandlingsform 6 2.2 Inlämning av anbud 6 2.3 Formkrav på anbud 7 2.4 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) 7 2.5 Anbudsgivarens kontaktuppgifter 7 2.6 Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan 7 2.7 Ersättning för anbud 8 2.8 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) 8 2.9 Avslutad upphandling och tecknande av avtal 8 2.10 Allmänna handlingars offentlighet och sekretess 8 2.11 Bedömning av anbud 8 2.12 Utvärdering av anbud 8 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN (KVALIFIKATIONSKRAV) 10 3.1 Språk 10 3.2 Teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer 10 3.3 Intyg, beskrivning mm 11
4 UPPDRAGSBESKRIVNING 11 4.1 Prisuppgifter 12 4.2 Accept 12
1 Allmänt om upphandlingen 1.1 Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition Detta dokument är indelat i fyra avsnitt: 1. Allmänt om upphandlingen 2. Regler för upphandling och anbud 3. Krav på anbudsgivaren (kvalificeringskrav) 4. Uppdragsbeskrivning Förfrågningsunderlaget består förutom detta dokument även av följande bilagor: Bilaga 1 Anbudsformulär Bilaga 2 Avtalsvillkor Anbudsgivaren ansvarar för att denne erhåller ett fullständigt förfrågningsunderlag. 1.2 Beskrivning av uppdraget Denna upphandling avser naturinventeringar. Upphandlingen består av 6 stycken separata uppdrag, som upphandlas var för sig: 1. Inventering av hotade och lagskyddade arter och biotoper samt arter och biotoper av gemenskapsintresse inom Jomalaöjen naturreservat i Jomala, landareal 16 ha. 2. Inventering av hotade och lagskyddade arter och biotoper samt arter och biotoper av gemenskapsintresse inom Skag naturreservat i Lumparland, landareal 19 ha. 3. Inventering av hotade och lagskyddade arter och biotoper samt arter och biotoper av gemenskapsintresse inom Natura 2000 avtalsområdet Torp urskog i Eckerö, landareal 28 ha. 4. Inventering av hotade och lagskyddade arter och biotoper samt arter och biotoper av gemenskapsintresse inom Barrmatteskärrett Natura 2000 avtalsområde, landareal 5ha. 5. Inventering av hotade och lagskyddade arter och biotoper samt arter och biotoper av gemenskapsintresse inom Träsket naturreservat och Natura 2000 område i Eckerö, landareal 103 ha. 6. Uppföljningsutredning av naturtyper och växtbestånd inom fyra rikkärrsområden på Åland, sammanlagd areal ca 36 ha. Anbud kan lämnas för en eller flera utredningar. Priset måste anges för var inventering för sig, det går inte att villkora priset till köp av flera utredningar. Även privatpersoner kan lämna in ett anbud. Då måste anbudet gälla arvode. Endast en leverantör kommer att antas för varje uppdrag. 1.3 Uppdragstid Uppdraget utförs under året 2016 så att man tar hänsyn till optimala utredningstider för olika arter och biotoper. Uppdraget presenteras i en skriftlig rapport på svenska, vilken lämnas in till landskapsregeringen senast den 31.10.2016. 1.4 Uppdragets omfattning I fråga om uppdragen 1-5: Varje uppdrag omfattar samling av befintlig information om viktiga arter 4
och biotoper inom respektive naturreservat samt fältarbete med kartering av naturtyper (lagskyddade, hotade och sådana som enligt Rådets direktiv 92/43/EEG är av gemenskapsintresse) och inventering av arter (lagskyddade, hotade och sådana som enligt Rådets direktiv 92/43/EG och 2009/147/EG är av gemenskapsintresse). Resultaten presenteras i en skriftlig rapport som utförligt beskriver naturtyperna inom området, de ovannämnda arternas förekomstplatser samt naturtypernas och arternas nuvarande tillstånd. Naturtyperna och förekomstplatserna ska även visas på kartor så noggrannt som möjligt. Korta skötselrekommendationer kan ges. Uppdrag 6 omfattar karteringen av växtlighet inom de fyra rikkärren I Eckerö, jämförelse av resultaten med tidigare karteringar av samma område samt skrivning av en rapport om resultaten. 1.5 Annonsering Annonsunderlaget för denna upphandling sänds till Ålandstidningen, Nya Åland, opic.com https://www.opic.com/ och Hilma http://www.hankintailmoitukset.fi/sv/ samt publiceras på landskapsregeringens webbplats. 1.6 Upphandlande enhet Upphandlande myndighet är Ålands landskapsregering, Miljöbyrån, FO-nummer 0145076-7, PB 1060, AX-22111 Mariehamn. 1.6.1 Organisation Landskapsregeringen utövar förvaltning på de områden som enligt självstyrelselagen (ÅFS 1991:71) ska skötas av landskapet i stället för staten. 5
1.7 Kontaktperson under anbudstiden I fråga om uppdragen 1-5: Namn: Maija Häggblom, naturvårdsintendent E-post: maija.haggblom @regeringen.ax I fråga om uppdrag 6. Namn: Inkeri Ahonen, vik.byråchef E-post: inkeri.ahonen@regeringen.ax 1.8 Planerad tidplan för upphandlingen Tidpunkt Aktivitet 30.3.2016 Annonsering av upphandlingen 16.4.2016 kl 16:15 17.4.2016 Sista dagen att ställa frågor, tidsfrist 2 vardagar innan anbudstiden går ut Sista dagen för svar, tidsfrist 1 vardag innan anbudstiden går ut kl 16:15 20.4.2016 Sista dagen att lämna anbud kl 16:15 22.4 25.4.2016 Utvärdering, ev. möte/kontakt med referenser 6
29.4.2016 Beslut om antagande av anbud. 2.5. 16.5..2016 Avtalstecknande 17.5. 14.10.2016 Arbetet utförs 31.10.2016 Rapporten lämnas in 2. Regler för upphandling och anbud 2.1 Upphandlingsform Denna upphandling omfattar tjänster och genomförs som en öppen upphandling enligt Ålands landskapsregerings beslut (ÅFS 2006:41) gällande vissa upphandlingar under EUs tröskelvärde. Upphandlingsformen medger inte förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet. 2.2 Inlämning av anbud Sista inlämningsdag och klockslag ska vara den 20.4.2016 finsk tid kl. 16:15. Anbud som lämnats in för sent beaktas inte, oavsett orsak. Anbudet ska sändas i slutet kuvert till Ålands landskapsregering, PB 1060, AX-22111 Mariehamn eller lämnas in till Ålands landskapsregering, Självstyrelsegården, Strandgatan 37. Kuvertet bör märkas med texten Anbud naturinventeringar, miljöbyrån. Anbud per fax eller e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretess inte kan säkerställas. Anbudet ska vara giltigt minst två månader efter sista inlämningsdag. Om en besvärsprocess inleds förlängs anbudets giltighetstid automatiskt i enlighet med resultatet av domstolens beslut. Anbudshandlingar lämnas på anbudsgivarens ansvar. 2.3 Formkrav på anbud På anbud ställs följande formkrav: - Anbudet ska lämnas skriftligt i ett exemplar, undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren - Anbudets språk ska vara svenska, inklusive alla bilagor, (intyg/certifieringar kan vara på finska eller engelska). Ifyllnad av anbudsformulär etc.: - Bifogade anbudsformulär ska användas för att besvara förfrågningsunderlaget. - Svaren kan också skrivas i separata dokument som bifogas anbudet med tydlig hänvisning till respektive krav. - Hänvisningar till webbsidor godtas inte som anbudssvar. Förekommer i detta förfrågningsunderlag och i bilagorna mot varandra stridande uppgifter gäller 7
texten i förfrågningsunderlaget före bilagorna. Anbudsgivaren måste själv kontrollera att alla frågor är besvarade och att alla efterfrågade dokument är bifogade. Möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller lämna kompletterande uppgifter är begränsade. Detta innebär att anbudgivare inte kan avvakta med att lämna svar, till exempel genom att hänvisa till att frågan önskas behandlas muntligt. Anbud som inte är komplett riskerar att inte tas upp till prövning. 2.4 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) Anbudsgivare ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i denna anbudsbegäran. Inga reservationer eller alternativa anbud (så kallade sidoanbud) accepteras. 2.5 Anbudsgivarens kontaktuppgifter Anbudsgivarens kontaktuppgifter anges i bilaga 1 anbudsformulär. 2.6 Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan Alla förfrågningar som rör anbudshandlingarna ska skickas per e-post till respektive kontaktperson förupphandlingen, se kapitel 1.7. För att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information, publicerar den upphandlande enheten alla frågor och svar gällande anbudshandlingarna på: http://www.regeringen.ax/upphandlingar.pbs Anbudsgivarna ansvarar för att hålla sig uppdaterade med de eventuella frågor och svar som publiceras angående upphandlingen. Om anbudsgivaren upplever krav i förfrågningsunderlaget som otydligt, orimligt, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att kontakta den upphandlande enheten på ovan nämnda e-postadress på ett så tidigt stadium som möjligt, så att missförstånd kan undvikas. Eventuella frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska ställas i god tid och bör ställas minst 4 vardagar före sista anbudsdag. Svar och andra kompletterande upplysningar lämnas kontinuerligt, dock senast 2 vardagar före sista anbudsdag. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av den upphandlande enheten under anbudstiden är bindande för både den upphandlande enheten och anbudsgivare. 2.7 Ersättning för anbud Ersättning för att upprätta anbud och delta i anbudsprocessen utgår inte. 2.8 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut. Meddelandet skickas per post i enlighet med leverantörens uppgifter i anbudsformuläret, se rubrik 2.5. Besvärsanvisning bifogas delgivningen. 8
2.9 Avslutad upphandling och tecknande av avtal Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behörig företrädare för den upphandlande enheten. Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att anta anbudet i sin helhet eller delar av det. 2.10 Allmänna handlingars offentlighet och sekretess Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS 1977:72) om allmänna handlingars offentlighet. Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåtts eller om upphandlingen avbryts utan att ny upphandling genomförs. Om anbudsgivare anser att uppgift(er) i anbud bör beläggas med sekretess ska utförlig motivering ges i anbudet. I annat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas. Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga anbud starkt begränsade sedan upphandlingen avslutats. Detta gäller särskilt uppgifter i anbud som rör utvärderingskriterierna, vilket också omfattar priserna. 2.11 Bedömning av anbud Anbudsutvärderingen sker i tre steg: 1. Kvalificering av anbudsgivaren, där anbudsgivarens lämplighet, erfarenhet och organisation prövas samt kontroll av eventuell grund för uteslutning, enligt kapitel 3. 2. Prövning av anbudet, där kontroll av att alla "ska-krav" i detta dokument uppfyllts. 3. Utvärdering (tilldelning av kontrakt). En anbudsgivare som inte klarar ett steg i processen går inte vidare till nästa steg. 2.12 Utvärdering av anbud Utvärdering sker per uppdrag. Det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas enligt nedanstående rangordning och vikt: - Pris vikt 25% - Arbetsplanens utförlighet, relevans och vetenskapligt värde, vikt 40% - Beskrivningen av rapportens planerad disposition och innehåll, vikt 35% Total vikt 100 % 2.12.1 Pris Vid utvärderingen jämförs pris på grund av det fasta engångsbeloppet. Då anbudet gäller arvode läggs 19,71 % sociala kostnader på arvodet när priset jämförs med andra anbud. Om kilometerersättningar anges skilt måste man ge en exakt totalsumma. Anbudet med det lägsta priset erhåller 3 poäng. Poängantalet för de övriga anbuden beräknas enligt följande: 9
Poäng = lägsta pris/givet anbudspris x 3 T.ex. om det lägsta anbudet ligger på 20 och det näst lägsta på 25 erhåller det lägsta anbudet 3 poäng medan det näst lägsta erhåller (20/25 x 3) = 2,4 poäng. Vid bedömningen används två decimaler med avrundning upp om den tredje decimalen är 5 eller högre. 2.12.2 Arbetsplanens utförlighet En bedömning av varje uppdrag kommer att ske på basis av Hur utförligt kända, gamla förekomster inom området utreds p.g.a. t.ex. herbariumsamlingar, litteratur och naturhistoriska databaser. Hur utförligt och för ändamålet relevant fältarbete planeras. Ändamålet är att göra en täckande fältkartering av naturtyper och arter inom områden. Både nya och tidigare kända förekomsters tillstånd ska kontrolleras. Av särskilt intresse är hotade och lagskyddade arter samt arter och naturtyper av gemenskapsintresse enligt Rådets direktiv 92/43/EG och 2009/147/EG Arbetsplanens allmänna vetenskapliga värde Varje kriterium tilldelas 0-3 poäng, där kriterierna bedöms enligt följande skala Poäng Bedömning 0 Ingen, eller ofullständigt beskriven i anbudet 1 Låg 2 Medel 3 Hög Samtliga erhållna poäng summeras och divideras med antalet kriterier. Vid bedömningen används två decimaler med avrundning upp om den tredje decimalen är 5 eller högre. 2.12.3 Rapporten En bedömning av uppdrag 1-5 kommer att ske på basis av beskrivningen om: Innehållets planerade omfattning (se punkt 4. Uppdragsbeskrivning) Det beskrivna innehållets relevans för ändamålet, som är att p.g.a. denna inventering och rapport bearbeta skötselplaner för områden. En bedömning av uppdrage 6 kommer att ske på basis av tillstånd hos de biotoper och växtbestånd som har hittats i tidigare växtlighetskarteringar inom området (särskilt de som har gjorts 2012, 2013 och 2014) samt att kartera eventuella nya förekomster. Varje kriterium tilldelas 0-3 poäng, där kriterierna bedöms enligt följande skala Poäng Bedömning 0 Ingen, eller ofullständigt beskriven i anbudet 1 Låg 2 Medel 3 Hög Samtliga erhållna poäng summeras och divideras med antalet kriterier. Vid bedömningen används två decimaler med avrundning upp om den tredje decimalen är 5 eller högre. 2.12.4 Sammanräkning och resultat 10
Anbudsgivarens slutpoäng för pris och upplägg multipliceras med den vikt % som är angiven. Summan av dessa utgör anbudsgivarens totalpoäng. Det anbud som erhåller flest totalpoäng antas. För det fall två eller flera anbud efter utvärderingen betraktas som likvärdiga (det vill säga erhållit samma totalpoäng) kommer anbuden rangordnas efter pris. 3 Krav på anbudsgivaren (kvalifikationskrav) 3.1 Språk Åland är ett svenskspråkigt landskap i Finland. Uppdraget ska utföras på svenska och all till uppdraget hörande dokumentation ska vara skriven på svenska. 3.2 Teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer Anbudsgivaren ska ha kompetens, resurser och kapacitet för att utföra respektive uppdrag. En samlad bedömning kommer ske av anbudsgivarens beskrivning av verksamheten samt av referenser. Referenstagningen syftar till att få information om anbudsgivarens yrkeskunnande, effektivitet, erfarenheter och tillförlitlighet. För samtliga uppdragen ska anbudsgivaren presentera personal som: Har god kännedom av respektive organismgrupp eller naturtyp, av arterna som ska karteras, arternas ekologi samt av forskningsmetodiken som man använder I dylika vetenskapliga undersökningar. 3.3 Intyg, beskrivning m.m. Anbudsgivaren bekräftar ovan ställda krav genom att till anbudet bifoga: - En kortfattad beskrivning av företaget/organisationen, t.ex. företags- /organisationsform, år i branschen, verksamhet, erfarenhet av liknande uppdrag, omsättning, bemanning, etc. - Privatpersonen redovisar t.ex. sin utbildning, år i branchen, erfarenhet av liknande uppdrag osv. - Redovisning av resurser och kapacitet för respektive uppdrag. - Beskrivning av arbetssätt och metoder (kan beskrivas i arbetsplanen). - CV för de personer som är tänkta att ingå arbetsgruppen för genomförandet av respektive uppdrag. Den anbudsgivare som väljs ska senast vid avtalstecknandet lämna in följande intyg: - Intyg över anbudsgivarens registrering i närings- eller yrkesregistret. Ej Privatpersoner. - Intyg från skattemyndighet över att anbudsgivaren inte har försummat att betala skatter, förskottsinnehållningar eller lagstadgade socialskyddsavgifter. För finska företag krävs även ett utdrag över att ArPL (pensionsavgifter) är betalda. Ej privatpersoner. 4 Uppdragsbeskrivning 1. Uppdrag 1-5. Syftet med uppdragen är att inom respektive naturreservat och Natura 2000-11
område samla befintlig information om viktiga naturförekomster samt att göra en täckande fältkartering av naturtyper och arter, särskilt av sådana som är hotade, lagskyddade enligt den åländska naturvårdslagen eller av gemenskapsintresse enligt rådets direktiv 92/43/EG och 2009/147/EG. Tillståndet för både kända och nya förekomster kontrolleras. Uppdraget redovisas i en skriftlig rapport på svenska, vilken lämnas in till landskapsregeringen senast den 30.10.2016. I rapporten beskrivs tidigare kända och nyupphittade naturtypers och arters utbredning och tillstånd inom karteringsområdet. De vetenskapligt definierade naturtypernas motsvarighet med de naturtyper som används i den åländska skogs- och naturvårdslagstiftningen och med de naturtyper som används i Rådets direktiv 92/43/EEG (habitatdirektiv) måste framgå. Naturtyperna och förekomstplatserna ska även visas på kartor så noggrannt som möjligt. GPS- koordinater redovisas 92/43/EG och 2009/147/EG för förekomsterna. Korta skötselrekommendationer kan ges. 2. Uppdrag 6: Syftet med uppdraget är att göra en uppföljning av tidigare karteringar (särskilt de som har gjorts 2012 och 2013) av naturtyper och växtlighet inom fyra rikkärrsområden, Slätmyra, Holmträsket, Mörstuskogen och Ängesträsk i Eckerö kommun på Åland. Särskilt viktigt är att uppföljningen av ag (Cladium mariscus) bestånd. Uppdraget redovisas i en skriftlig rapport på svenska, vilken lämnas in till landskapsregeringen senast den 31.10.2016. I rapporten beskrivs tidigare kända och nyupphittade naturtypers och växtbeståndens utbredning och tillstånd inom karteringsområdet. De vetenskapligt definierade naturtypernas motsvarighet med de naturtyper som används i den åländska skogs- och naturvårdslagstiftningen och med de naturtyper som används i Rådets direktiv 92/43/EEG (habitatdirektiv) måste framgå. 4.1 Prisuppgifter Samtliga prisuppgifter ska anges i EUR exklusive mervärdesskatt. I angivna priser ska ingå samtliga kostnader för arbetsledning, administration, erforderligt material, resekostnader, arbets- och semesterlöner, arbetsgivaravgifter, övriga lönekostnader samt försäkring enligt gällande lagar och avtal. Kilometerersättningarna som överstiger den i anbudet angivna summan ersätts inte. De fakturerade kostnaderna måste dock redovisas. Den upphandlande enheten betalar inga övriga extra kostnader eller avgifter. Det ankommer även på leverantören att införskaffa och bekosta de hjälpmedel som leverantören behöver för att utföra arbetet. Anbudsgivaren ska i bilaga 1 (Anbudsformulär) ange priser. 4.2 Accept Anbudsgivaren ska acceptera avtalsvillkoren enligt bilaga 2 och samtliga ska-krav i detta dokument. 12